Les projets sont de formes et de tailles très diverses, qu'il s'agisse de la rénovation de votre maison ou de la conception d'un entrepôt de données d'entreprise. Même au sein d'une organisation, l'équipe d'ingénieurs peut avoir un projet de développement de logiciel, les RH un projet de sortie annuelle de l'équipe, les finances un projet d'allocation de budget, etc.
Quel que soit son paramètre, chaque projet comporte son lot de complexités. Une gestion de projet efficace est le seul moyen de gérer les complexités, d'éliminer les gaspillages, d'optimiser les ressources et d'atteindre l'objectif.
Heureusement, nous disposons aujourd'hui de logiciels qui peuvent s'en charger. Dans cet article de blog, nous explorons comment vous pouvez mener à bien la mise en œuvre d'un logiciel de gestion de projet dans votre organisation - de la planification à l'adoption.
Comprendre la mise en œuvre d'un logiciel de gestion de projet
Pour comprendre ce qu'implique la mise en œuvre d'un logiciel de gestion de projet, vous devez connaître la réponse à plusieurs questions. Nous allons donc nous y atteler.
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de projet ?
Un logiciel de gestion de projet est un outil numérique conçu pour gérer les activités, les ressources et les tâches liées à un projet. Un bon gestionnaire de projet saisit dans le logiciel toutes les données et tous les évènements entourant un projet et en donne la visibilité à toutes les parties prenantes.
logiciel de gestion de projet ClickUp
Qu'est-ce que la mise en place d'un logiciel de gestion de projet ?
La mise en œuvre d'un logiciel de gestion de projet est le processus de sélection, de paramétrage et de déploiement d'outils de gestion de projet pour différents utilisateurs. Nous abordons le processus étape par étape de cette activité plus loin dans ce billet de blog.
Comment la mise en œuvre des logiciels de gestion de projet a-t-elle évolué ?
La gestion de projet elle-même a évolué de manière significative au cours des deux dernières décennies.
L'ère des feuilles de calcul : Les premiers outils de gestion de projet étaient simplement des feuilles de calcul. Les gestionnaires de projet créaient d'innombrables tableaux et diagrammes pour gérer toutes les informations en un seul endroit. Il s'agissait d'une méthode très manuelle, sur laquelle il était difficile de collaborer.
L'ère de l'ERP/CRM : Les grandes organisations sont passées des feuilles de calcul aux progiciels de gestion intégrés (ERP) et aux logiciels de gestion de la relation client (CRM), qui leur ont permis de gérer les tâches liées à des projets spécifiques. Par exemple, le CRM pouvait prendre en charge le flux de travail du marketing.
Si l'accent n'est pas mis sur la gestion de projet, ces outils ne constituent qu'une solution de fortune. Ils étaient inadéquats et inefficaces. En outre, leur mise en œuvre, voire leur utilisation, constituait un véritable défi.
L'ère des gestionnaires de tâches simples : À mesure que le modèle SaaS se développait, de nombreux outils de gestion des tâches simples sont devenus populaires. Les gestionnaires de projet inséraient leurs centaines de tâches dans de simples checklists, ce qui rendait impossible la gestion de projets à grande échelle.
L'ère des logiciels de gestion de projet puissants : À mesure que le marché du SaaS est arrivé à maturité, les outils de gestion de projet sont devenus nettement plus puissants. L'ère des logiciels de gestion de projet un outil de gestion de projet tout-en-un comme ClickUp vous permet de gérer n'importe quel type de projet de la manière dont vous le souhaitez.
Avec la flexibilité, les personnalisations, les intégrations et l'automatisation, un logiciel de gestion de projet puissant est le superpouvoir de tout gestionnaire de projet !
C'est comme si vous aviez un centre de commande virtuel au bout des doigts, permettant une communication, une collaboration et un suivi de la progression sans faille.
Pourquoi tout le monde parle-t-il des logiciels de gestion de projet en ce moment ?
La pandémie et l'essor des modèles de travail hybrides ont placé les logiciels de gestion de projet à l'épicentre de la productivité organisationnelle. Alors que la main-d'œuvre distribuée est devenue la norme, le logiciel de gestion de projet est devenu le bureau virtuel.
Si vous avez l'impression de parler beaucoup, nous vous entendons. Voyons en détail pourquoi vous devez envisager la mise en œuvre d'un logiciel de gestion de projet.
Comprendre la nécessité de mettre en œuvre un logiciel de gestion de projet
Votre entreprise est une ruche bourdonnante d'activité. Les projets sont le miel et votre équipe, les abeilles diligentes. Sans un système permettant d'organiser, de hiérarchiser et de suivre ces projets, les choses peuvent rapidement se gâter. Bon exécution du projet peut éviter cela et apporter une valeur ajoutée extraordinaire. Voici comment.
Consolidation : Un logiciel de gestion de projet consolide toutes les informations, actions et résultats d'un projet. À tout moment, tout ce dont vous - ou quelqu'un d'autre - avez besoin peut être trouvé ici. Cela rend la gestion de projet simple et efficace.
Visibilité : La mise en œuvre d'un logiciel de gestion de projet offre une visibilité sur l'ensemble de vos projets, en mettant en évidence ce qui est en bonne voie et ce qui a besoin d'un coup de pouce. Grâce à cette transparence, vous pouvez facilement prendre des décisions difficiles.
Collaboration : Pour les équipes distantes/hybrides, la mise en œuvre d'un logiciel de gestion de projet comble la distance physique, permettant une collaboration transparente quels que soient les fuseaux horaires ou les emplacements.
Même si l'équipe est localisée au même endroit, les solutions de gestion de projet permettent de collaborer avec les partenaires, les fournisseurs, les clients, les sponsors, etc. et de mettre toutes les parties prenantes clés sur la même page.
Prévisibilité : Les logiciels de gestion de projet vous permettent de comparer les forfaits avec les réalisations en temps réel. Vous pouvez modifier vos forfaits à venir en fonction de vos performances afin d'être plus précis.
Automatisation : Un bon logiciel de gestion de projet ne vous permet pas seulement de faire le travail, mais aussi d'en assumer une partie. Il automatise les processus répétitifs et prévisibles, ce qui permet à votre équipe de projet de se libérer pour se concentrer sur ce qu'elle fait le mieux.
Paramétrer facilement une automatisation personnalisée sur ClickUp
Amélioration continue : Les logiciels de gestion de projet enregistrent tout ce qui concerne un projet. Selon l'endroit où vous regardez, c'est un trésor d'informations sur tout ce que vous pouvez améliorer à l'avenir.
Comme vous pouvez le constater, les avantages d'un logiciel de gestion de projet vont bien au-delà de la simple organisation du travail. Il insuffle rythme et précision à vos processus d'entreprise. Il permet aux gestionnaires de projet de maximiser les résultats de leurs ressources existantes.
Cependant, la clé pour tirer parti de la meilleurs outils de gestion de projet la clé de la réussite d'une entreprise réside dans la mise en œuvre. Si vous la paramétrez mal, elle peut devenir un cauchemar, entravant le travail au quotidien.
Dans la section suivante, nous examinerons comment vous pouvez paramétrer votre logiciel de gestion de projet pour accélérer la réussite de votre entreprise.
Étapes clés de la mise en œuvre d'un logiciel de gestion de projet
La mise en œuvre d'un logiciel de gestion de projet paramètre les fondements de toutes les activités que vous effectuez sur ce logiciel. Des fondations faibles peuvent être peu fiables et inefficaces et, par conséquent, peu utilisées.
Pour poser des paramètres solides, vous avez besoin d'un forfait de mise en œuvre du logiciel réussi. Vous avez de la chance ! Voici la feuille de route avec des exemples à l'aide d'un projet de développement de logiciel.
Étape 1 : Évaluation des besoins et définition des exigences de l'entreprise
Avant de vous lancer dans vos achats, vous devez savoir ce que vous voulez. Commencez donc la mise en œuvre de votre logiciel de gestion de projet par un processus complet d'évaluation des besoins.
1. Recueillir les besoins
Demandez à vos équipes de projet ce dont elles ont besoin. Identifiez chaque partie prenante impliquée dans les projets de votre organisation et demandez-leur leur avis. Par exemple :
- Un développeur pourrait avoir besoin de fonctionnalités pour ajouter des histoires d'utilisateurs, gérer le carnet de commandes, prioriser les tâches, inclure des critères d'acceptation, etc.
- Un analyste de la qualité peut avoir besoin d'une description des cas d'utilisation, de checklists, de la possibilité de faire des commentaires au développeur, etc.
- Le chef de projet pourrait vouloir consulter des rapports, recevoir des notifications sur les tâches en retard, etclogiciel de gestion de produits Dressez une liste précise de tout ce dont vous avez besoin dans le logiciel de gestion de projet.
l'affiche Chat de ClickUp pour une communication en temps réel dans le contexte_
Engager les parties prenantes dès le début
Personne n'aime les nouveaux processus qui lui sont imposés d'en haut. Il faut donc les impliquer très tôt et les faire participer au processus de prise de décision.
Impliquez les parties prenantes clés - telles que les gestionnaires de projet, les chefs d'équipe, le service informatique et les utilisateurs finaux - dès les premières étapes de la sélection et de la planification de la mise en œuvre du logiciel. Comprendre leurs besoins, leurs préoccupations et leurs attentes, c'est s'assurer que la solution répond aux exigences.
Commencer petit et évoluer lentement
Si vous changez tout le système de gestion de projet du jour au lendemain, vos équipes vont se sentir dépassées. Pour éviter cela, procédez par étapes.
La mise en œuvre progressive d'un logiciel vous permet de tester le logiciel avec un groupe plus restreint, d'éliminer les problèmes et de le déployer à l'échelle de l'entreprise lorsque vous êtes absolument sûr de vous.
Mettre la formation à disposition
Les logiciels d'aujourd'hui sont intuitifs et ne nécessitent pas de formation complète. Toutefois, en découvrant les produits par eux-mêmes, vos utilisateurs risquent de passer à côté de fonctionnalités puissantes qu'ils ne rencontrent pas.
Assurez-vous que votre équipe de projet utilise le logiciel à son plein potentiel en proposant des sessions de formation. Mettez à disposition des tutoriels en ligne, des FAQ et de la documentation utilisateur. Vous pouvez également le faire de manière informelle en organisant des sessions de partage des connaissances.
Surveiller et optimiser
Un bon processus de mise en œuvre d'un logiciel est un processus continu. Surveillez la façon dont les utilisateurs se servent du produit tout au long du processus de mise en œuvre cycle de vie de la gestion de projet . Apprenez à connaître les fonctionnalités les plus et les moins populaires. Recueillez des commentaires sur ce qui manque au produit.
le tableau de bord ClickUp pour suivre les indicateurs importants pour vous_
Rapportez tout cela au vendeur et optimisez régulièrement le produit.
Rationaliser la gestion de projet avec ClickUp
Qu'il s'agisse d'un #lifeproject ou d'un projet lié au travail, sa gestion nécessite une armure d'outils. Le logiciel de gestion de projet complet de ClickUp est conçu pour être votre armure flexible, personnalisable et puissante.
Avec des fonctionnalités pour la créativité, la collaboration, l'organisation, les conversations, les rapports, et plus encore, ClickUp logiciel de gestion de projet gratuit permet aux équipes de travailler efficacement ensemble. ClickUp se distingue comme un outil global qui non seulement facilite la mise en œuvre des logiciels, mais enrichit également la gestion des effectifs distribués.
Que vous soyez vous-même une équipe de développement de logiciels ou que vous soyez une Business intégrant une solution de gestion de projet dans votre organisation, ClickUp est fait pour vous.
Ne nous croyez pas sur parole. Essayez ClickUp gratuitement dès aujourd'hui !
FAQ sur la mise en place d'un logiciel de gestion de projet
1. Qu'est-ce que la gestion de projet de mise en œuvre de logiciels ?
La gestion de projet de mise en œuvre de logiciels est le processus structuré de planification, d'organisation et de supervision du déploiement d'un système logiciel au sein d'une organisation.
Cette commande de mots - gestion de projet de mise en œuvre de logiciels - fait référence à la gestion de tout projet de logiciel.
Il est légèrement différent du sujet de cet article de blog - la mise en œuvre d'un logiciel de gestion de projet - qui fait référence à l'adoption d'un logiciel de gestion de projet.
2. À faire la mise en œuvre d'un nouveau logiciel de gestion de projet ?
La mise en œuvre d'un nouveau logiciel de gestion de projet est un processus en 6 étapes qui consiste à :
- Procéder à une évaluation des besoins et définir les exigences de l'entreprise
- Sélection des fournisseurs et choix du bon logiciel
- Lancement du projet et mise en œuvre de l'ERP
- Élaboration de l'échéancier de mise en œuvre et définition des paramètres
- Le forfait de formation et d'assistance
- Tester la configuration du logiciel, les tests d'acceptation et l'assurance qualité
3. Qu'est-ce que la mise en œuvre d'un système dans le cadre de la gestion de projet ?
Dans la gestion de projet, la mise en œuvre du système fait référence à la sélection et à l'adoption d'un nouveau système logiciel. Souvent, les organisations choisissent le terme de mise en œuvre du système parce qu'elles modifient/optimisent également leurs processus et flux de travail.