El inicio de cualquier proyecto es siempre una pregunta: ¿por qué? 😏
Aclarar los objetivos del proyecto debería ser siempre el primer paso a la hora de definir su alcance, ya que permite explicar por qué es necesario hacer ese trabajo.
Una vez que entiendas por qué el cliente quiere realizar el proyecto, tú y tu equipo sabréis en qué aspectos se va a centrar cuando evalúe vuestro trabajo. Ajusta tus entregables a estos objetivos y tendrás muchas probabilidades de que tu cliente esté satisfecho con los resultados.
Sigue el programa para alcanzar tus metas con plazos claros, objetivos medibles y un seguimiento automático del progreso.
Las metas del proyecto también definen tu rol como asesor estratégico. No te limites a los entregables tangibles y gánate a los clientes aconsejándoles sobre cómo pueden alcanzar sus objetivos.
Las siguientes preguntas te ayudarán a definir tus metas:
- ¿Qué resultados esperas conseguir?
- ¿Cómo se va a medir el éxito del proyecto?
- ¿Hay alguna métrica o KPI específico para hacer un seguimiento comparativo del rendimiento?
Después, cuando ya tengas tus metas específicas, compártelas con tu equipo para que puedan hacer un trabajo excelente dentro del alcance del proyecto. Algunos clientes —sobre todos los nuevos o los quisquillosos— intentarán asignarte tareas o hacer sugerencias que no guardan relación con el objetivo general del proyecto. Y a otros les costará darte feedback a tiempo.
Recuerda al cliente qué objetivos te sirven de brújula cuando surge algún inconveniente (o incluso antes). Siempre es buena idea mostrarle cómo el cumplimiento de las fechas límite de cada entregable y tarea es fundamental para alcanzar las diferentes metas.
Si es necesario, rechaza sus sugerencias de última hora cuando vayan en la dirección opuesta a lo que indica su brújula y explícale cómo podrían afectar los cambios sugeridos al calendario del proyecto.
Reprograma las dependencias para mostrar el impacto que tiene cambiar las fechas límite de tareas en la vista Gantt de ClickUp.
Cuando muestras al cliente la repercusión de un cambio (grande o pequeño) en el proyecto, le estás presentando una vista imparcial de cómo afecta al flujo de trabajo. Sí, sabemos que algunos clientes son especialitos.
Por suerte, no hace falta que accedas a peticiones aleatorias o de última hora si puedes señalar con claridad cómo impactarían en el proyecto y cuál es la mejor manera de mantenerlo en el buen camino.
Cuando pongas las metas del proyecto por escrito, procura seguir el marco de los objetivos SMART. Define metas que sean:
- Específicas
- Medibles
- Alcanzables
- Relevantes
- Temporales
Así consigues dos cosas: te aseguras de que el alcance del proyecto es realista y estableces estándares para evaluar su éxito.