Cómo calcular la estimación al completarse (EAC) en proyectos

Una encuesta realizada por McKinsey reveló que, en promedio, los proyectos superan sus presupuestos y plazos entre un 30 % y un 45 %. Un análisis más profundo de un estudio sobre «megaproyectos», algunos de los cuales superan los mil millones de dólares, revela que los costes se exceden en un 79 % con respecto a las estimaciones presupuestarias iniciales.

Esto pone de relieve los retos evidentes en la entrega, pero también señala estimaciones deficientes de los costes y el calendario en la aprobación del proyecto.

Una de las razones clave por las que los proyectos se salen del presupuesto y se retrasan es la inexactitud de las estimaciones. Los gestores de proyectos suelen enfrentarse a este problema y han creado varios marcos para abordarlo. El concepto de estimación al completarse (EAC) es uno de ellos.

En esta entrada del blog, comprenderemos esta técnica de estimación de proyectos, aprenderemos a calcular el EAC y exploraremos sus usos en la empresa.

¿Qué es EAC (Estimación al completarse)?

La estimación al completarse (EAC) es un término utilizado para prever el coste total de un proyecto al completarse. Se trata de un cálculo continuo que supervisa cualquier cambio en las estimaciones durante el ciclo de vida del proyecto.

Antes de que comience el proyecto, el EAC debe ser igual al presupuesto. Esto significa que, al final del proyecto, habrá gastado lo que estimó.

Sin embargo, durante el transcurso de un proyecto, es posible que se enfrente a varios retos o eventos externos.

Estos gastos inesperados se suman a los costes del proyecto. El EAC ayuda a prever el coste total ajustado del proyecto en tiempo real, teniendo en cuenta estos costes adicionales.

¿Cómo se calcula el EAC?

Primero definamos estos términos y luego veamos el cálculo con un ejemplo.

Supongamos que ha iniciado un proyecto de desarrollo de software con un presupuesto total (BAC) de 20 000 $.

Hasta ahora, ha completado el 50 % del trabajo en el 40 % del tiempo y ha gastado 12 000 $. El valor ganado en la gestión de proyectos es la cantidad de trabajo que ha completado en términos de su valor presupuestado. Por lo tanto, para simplificar el cálculo, el 50 % del trabajo debería haberle costado 10 000 $, que es su valor ganado.

Por lo tanto, su fórmula de estimación al completarse sería 20 000 + (12 000-10 000) = 22 000 $

Ahora, si se pregunta «¿cómo puede estar seguro de que las siguientes partes del proyecto no costarán más?», ¡muy bien!

Veamos también otras formas más matizadas de calcular el EAC.

Índice de rendimiento de costes (CPI): la tasa de eficiencia del gasto de su proyecto. Se calcula dividiendo el valor ganado por el coste real. Si el CPI es > 1, está gastando menos de lo previsto, y si el CPI es < 1, está gastando más de lo previsto.

Ampliando el ejemplo anterior, su valor ganado es de 10 000 $ y su coste real es de 12 000 $. Por lo tanto, el IPC = 10 000/12 000 = 0,83.

Por lo tanto, utilizando esta fórmula, su EAC = 20 000 / 0,83 = 24 390 $

En este caso, verá que la fórmula asume que sus gastos futuros seguirán la misma tasa de cambio que en el pasado.

En el mismo ejemplo, con esta fórmula, EAC = 12 000 + [(20 000 – 10 000)/0,83] = 24 048 $.

Aquí hay otra métrica, el índice de rendimiento del calendario. Definámoslo.

Índice de rendimiento del programa (SPI): El SPI es el equivalente en tiempo del CPI. Mide la eficiencia de su progreso con respecto al tiempo estimado de finalización. Se calcula dividiendo el valor ganado por el valor planificado. Si el SPI > 1, va por delante del programa. SPI = 1 significa que va según lo previsto. Si el SPI < 1, va por detrás del programa.

Como en el ejemplo anterior, si ha completado el 50 % de su trabajo en el 40 % del tiempo, su SPI = (50 % de BAC) / (40 % de BAC) = 10 000/8000 = 1,25.

Por lo tanto, su EAC = 12 000 + [(20 000 – 10 000) / (0,83 x 1,25)] = 22 375 $

La estimación ascendente hasta la finalización se refiere a las estimaciones revisadas para todas las tareas restantes. A menudo, esto se hace manualmente.

Si le confunden las cinco fórmulas diferentes para el mismo cálculo, le ofrecemos ayuda.

Cuándo utilizar cada fórmula EAC

El propósito de estas fórmulas es el mismo, es decir, encontrar el EAC. Sin embargo, la fórmula que utilice para calcular su EAC depende del contexto, incluida la naturaleza del proyecto, los eventos que lo afectan y sus implicaciones en los costos. Exploremos algunos escenarios.

El rendimiento de los costes es estable + se mantendrán las tendencias pasadas

EAC = BAC / CPI

Si detecta que su proyecto presenta alguna ineficiencia o se ha producido un exceso presupuestario y prevé que la situación se mantendrá, utilice la fórmula anterior.

Este método asume que cualquier variación en el coste es sistémica y persistirá de manera uniforme en el resto del proyecto. Es aplicable a proyectos estables y bien gestionados con poca variabilidad en el rendimiento.

Existen variaciones en los costes + la tendencia actual de eficiencia continuará

EAC = AC + [(BAC – EV) / CPI]

Si ha experimentado variaciones en los costes, pero espera que sigan las tendencias actuales de rendimiento, utilice la fórmula anterior. Este enfoque es práctico en proyectos en los que se espera que las variaciones se estabilicen, reflejando la eficiencia de costes actual.

Con este método, se tienen en cuenta las discrepancias pasadas al tiempo que se proyectan los costes futuros basándose en los niveles de productividad actuales, lo que lo hace adecuado para proyectos dinámicos pero gestionables.

Las variaciones en los costes son anomalías + el futuro coincidirá con las estimaciones originales

EAC = AC + (BAC – EV)

Si las variaciones de costes son incidencias aisladas y cree que el proyecto progresará al ritmo presupuestado originalmente para el trabajo restante.

Este método es adecuado cuando eventos únicos, como costos iniciales de configuración inesperados o ineficiencias tempranas, causan variaciones que el equipo del proyecto no espera que se repitan.

Variación de costes + variación del calendario

EAC = AC + [(BAC – EV) / (CPI × SPI)]

Si el calendario es un factor importante para la previsión del coste total, la fórmula anterior es la más adecuada. Ajusta la previsión del coste del trabajo restante teniendo en cuenta los retrasos en el calendario y la eficiencia de los costes. Este método es especialmente útil para proyectos que se han excedido del presupuesto y están retrasados.

Las tendencias de los costes son impredecibles

EAC = AC + Estimación ascendente

Si el rendimiento de su proyecto ha sido impredecible o las tendencias de los costes ya no son indicadores fiables del rendimiento futuro, utilice la fórmula anterior.

En lugar de basarse en fórmulas basadas en el IPC o el SPI, este método consiste en volver a estimar el trabajo restante desde cero y añadirlo a los costes reales incurridos hasta el momento, lo que lo hace más preciso.

Si aún tiene dudas sobre cómo calcular el EAC, aquí tiene una breve introducción.

Pasos para calcular el EAC

Enfoque EAC descendente

Cuatro de las cinco fórmulas anteriores adoptan un enfoque descendente. Esto significa que se basan en presupuestos ya existentes y en el rendimiento pasado.

Para utilizar la fórmula anterior y calcular el EAC, siga estos pasos.

Enfoque EAC ascendente

El enfoque ascendente implica recalcular el coste de todo el trabajo restante desde cero y añadirlo al coste real incurrido hasta el momento. Este método proporciona la estimación más precisa y detallada, ya que tiene en cuenta las condiciones actuales del proyecto y cualquier cambio en el alcance.

De hecho, una buena herramienta puede facilitar mucho todo esto.

Herramientas para el cálculo del EAC

El cálculo es sencillo, es aritmética básica. Por lo tanto, si tiene todos los datos, una calculadora será suficiente. Comencemos con la herramienta más sencilla para calcular el EAC.

Hojas de cálculo para calcular el EAC

Con los campos de fórmula, puede automatizar el cálculo de EAC. Por ejemplo, puede realizar un seguimiento de todos los costes en una pestaña, con una celda para el total. Puede realizar un seguimiento del progreso del proyecto en otra pestaña con una celda para supervisar la variación.

Basándose en ellos, puede calcular el valor ganado con estos datos.

Aunque son muy populares y fáciles de usar, las hojas de cálculo son totalmente manuales. Tendrás que introducir todos los datos en las hojas de cálculo tú mismo. Esto es propenso a errores y puede resultar tedioso. Puedes hacerlo mejor con una herramienta como ClickUp para equipos financieros.

Aprovecha el EAC con ClickUp

El uso de una plataforma integral de gestión de proyectos como ClickUp garantiza que todos los datos que necesita para realizar los cálculos de EAC ya estén disponibles.

Gestión de costes de proyectos: puede integrar cualquier herramienta externa que utilice para el seguimiento de gastos y calcular automáticamente el AC dentro de ClickUp.

Seguimiento del progreso: como herramienta de gestión de proyectos, ClickUp te permite tener una visión en tiempo real de tu progreso. Basándose en las tareas que has configurado, calcula automáticamente la cantidad de trabajo completada.

Supervisión del calendario: con fechas de inicio, fechas de finalización y campos de fecha personalizados, puede realizar un seguimiento detallado de los cronogramas de su proyecto. Esto le ayuda a calcular las variaciones del calendario, que necesita para medir el EAC.

Costeo de recursos: si facturas un proyecto según el modelo de tiempo y materiales (T&M), necesitas que todos los miembros del equipo realicen un seguimiento del tiempo que han trabajado. Con las tareas de ClickUp, tus equipos pueden realizar un seguimiento del tiempo desde cualquier dispositivo, añadir notas, asignar rótulos y marcar el tiempo como facturable (o no). También permite agregar el tiempo de tareas y subtareas.

Cálculos automáticos: ¿Te gusta la simplicidad de las hojas de cálculo para configurar fórmulas? ¡Puedes hacerlo con ClickUp! Utiliza datos numéricos de tus tareas y proyectos para calcular automáticamente el EAC, actualizado en tiempo real.

Elaboración de informes en tiempo real: el EAC es una métrica para el futuro, es una previsión. Sin embargo, para asegurarse de no sobrepasar los presupuestos o los cronogramas, es necesario realizar ajustes en el presente. Los paneles de ClickUp pueden ayudarle con eso.

La supervisión continua de los gastos reales en comparación con el presupuesto planificado le permite identificar rápidamente los excesos de costes y tomar medidas correctivas. Ayuda a evitar sorpresas presupuestarias y garantiza que las partes interesadas se mantengan informadas sobre la salud financiera del proyecto.

El rol de las herramientas y técnicas de calidad en el intento correcto de un proyecto

Se puede calcular el EAC con una calculadora o incluso con papel y lápiz. Sin embargo, las herramientas y técnicas de calidad pueden hacer que el proceso sea más preciso y eficiente. A continuación le explicamos cómo.

Calidad de los datos: Las herramientas que utiliza determinan la calidad de los datos. Una herramienta como ClickUp, que ya recopila información relacionada con los proyectos, garantiza la calidad de los datos, como un calendario en constante evolución, la duración estimada, los gastos, etc.

Integraciones: Una herramienta completa que también recopila datos de fuentes externas. Por ejemplo, si realiza un seguimiento del tiempo con una herramienta externa, puede importarlo a ClickUp con API.

Automatizaciones: El cálculo de métricas como el EAC puede ocupar una parte importante del ancho de banda del gestor de proyectos. Para facilitar esta tarea, pueden resultar útiles las herramientas de automatización. También pueden facilitar la elaboración de previsiones más precisas mediante análisis de tendencias y simulaciones de Monte Carlo.

Replicabilidad: Las herramientas adecuadas también proporcionan los marcos, las plantillas de análisis de rentabilidad y las plantillas de estimación para calcular y realizar el seguimiento de las métricas de los proyectos.

Descargar esta plantilla

La plantilla de análisis de costes de proyectos de ClickUp es un marco listo para usar, totalmente personalizable y fácil de usar para principiantes, destinado al análisis de proyectos. La columna de cálculo automático puede proporcionar un desglose detallado de los costes, lo que facilita los cálculos.

Ventajas de la EAC en la gestión de proyectos

Si todos estos cálculos le parecen excesivos, sopéselos con las ventajas que ofrecen.

✅ Ahorro de costes: no se puede ahorrar lo que no se ve. El EAC le permite observar y medir los excesos presupuestarios, que puede controlar con estrategias de mitigación.

✅ Detección de riesgos: al analizar las tendencias en el rendimiento, puede identificar posibles ineficiencias y riesgos en los costes de los proyectos antes de que se conviertan en problemas importantes.

✅ Comunicación con las partes interesadas: el EAC proporciona datos concretos para informar a las partes interesadas sobre la salud financiera del proyecto. Las actualizaciones periódicas generan confianza entre las partes interesadas y demuestran responsabilidad.

✅ Toma de decisiones: EAC proporciona a los equipos información útil para tomar decisiones informadas cuando surgen cambios imprevistos. Puede reasignar recursos, ajustar el alcance del proyecto o implementar medidas de reducción de costes basándose en datos precisos y actualizados.

✅ Seguimiento del rendimiento: EAC le ayuda a supervisar el rendimiento del proyecto en relación con el coste y el calendario previstos. Puede utilizar estos datos para proporcionar información a los equipos, gestionar los presupuestos de los proyectos, planificar extensiones del calendario, etc.

✅ Previsión presupuestaria: obtendrá una estimación precisa y continua del coste total, lo que le permitirá realizar un seguimiento del cumplimiento del presupuesto del proyecto. Esto puede ser una gran aportación para la elaboración de presupuestos, la planificación y el control de proyectos en el futuro.

Para aprovechar estas ventajas, hay algunos errores comunes que debe evitar.

Errores comunes que se deben evitar al calcular el EAC

Por sencillo que parezca, los pequeños errores pueden dar lugar a conclusiones erróneas, decisiones ineficaces y resultados contraproducentes. A continuación, se indican algunos errores comunes y cómo evitarlos.

Uso de la fórmula incorrecta: Calcular el EAC como BAC / CPI en un proyecto con retrasos significativos en el calendario ignora el impacto de las ineficiencias en el tiempo, lo que da como resultado una estimación demasiado optimista.

Tenga en cuenta todos los factores y elija la fórmula más adecuada.

Supuestos erróneos: Suponer que el rendimiento pasado refleja perfectamente el rendimiento futuro puede sesgar los cálculos del EAC.

Haga suposiciones razonables basadas en hechos.

Pasar por alto el AC o el EV: Los cálculos del EAC dependen en gran medida de la precisión de los cálculos del coste real y del valor ganado. Si se omiten algunos gastos o se calcula de forma incorrecta el valor ganado, se pueden obtener proyecciones engañosas.

Céntrese en garantizar la exactitud de sus datos.

Ignorar los retrasos en el calendario: No incluir los retrasos en el calendario en los cálculos del EAC a menudo subestima los costes totales. Por ejemplo, un proyecto retrasado varios meses debido a la escasez de recursos probablemente incurrirá en mayores costes en salarios, alquiler de equipos o sanciones.

Para evitarlo, incluya siempre el impacto de los retrasos en el coste.

Uso de un EAC obsoleto: el EAC no es un cálculo que se realiza una sola vez. Es una métrica dinámica que evoluciona con cada día que pasa. Si cambia el alcance, fluctúa el índice de rendimiento del coste o se produce un retraso en el calendario, el EAC original dejará de representar la realidad del proyecto.

Por lo tanto, se recomienda calcular el EAC de forma regular para reflejar con precisión la situación actual.

Manténgase al tanto de las métricas de su proyecto con ClickUp

En un mundo en el que los sobrecostes son tan habituales, puede marcar una gran diferencia simplemente entregando a tiempo y dentro del presupuesto. La única forma de lograrlo es realizar un seguimiento periódico de los costes y los calendarios con respecto a los presupuestos.

La potente plataforma de gestión de proyectos de ClickUp lo hace muy fácil. Captura datos automáticamente, permite realizar cálculos y proporciona visibilidad en tiempo real del estado de los proyectos.

Sus paneles en tiempo real, campos de costos personalizables, seguimiento de cronogramas y gestión de la carga de trabajo proporcionan una forma eficaz de calcular y supervisar el EAC sin esfuerzo.

Pruebe ClickUp hoy mismo gratis