Owen Jones es el responsable sénior de marketing de contenidos de ZoomShift, una app, aplicación, para crear calendarios online. Es un experimentado profesional del marketing SaaS especializado en marketing de contenidos, CRO y publicidad en Facebook. Le gusta compartir sus conocimientos con los demás para ayudarles a mejorar sus resultados.
Una de las mejores cosas de tener un equipo de diseño distribuido es la libertad de contratar a los mejores profesionales disponibles, independientemente de dónde vivan. Con las habilidades y herramientas adecuadas para gestionar equipos distribuidos, podrás dirigir el equipo de diseño de tus sueños hacia el éxito.
De todos los retos que plantea la gestión de un equipo remoto, el más difícil es garantizar que las personas sigan siendo productivas, creativas y colaborativas cuando no hay nadie más alrededor. Como gerente, tendrás que asegurarte de que tus empleados estén siempre al máximo rendimiento.
5 estrategias que pueden ayudar a mantener un equipo distribuido por el buen camino
1. Establezca objetivos empresariales y personales medibles
No es ningún secreto que la comunicación suele ser más fácil en la oficina. Por eso es importante escribir y hablar de forma clara y fácil de entender, al tiempo que se acuerdan tareas y plazos realistas.
Establecer indicadores clave de rendimiento (KPI) es una gran idea para definir tus expectativas como empleador. Abarcarán todo lo que esperas de ellos. A continuación se muestra una tabla con ejemplos de KPI para diferentes divisiones de una empresa.
En su caso, sin embargo, los KPI abarcarán aspectos como:
- Tiempo que hay que dedicar al proyecto de diseño
- ¿Cuánto trabajo espera que produzca una persona en un día?
- Valoraciones de satisfacción de los clientes
Cuando los miembros de tu equipo saben lo que esperas de ellos, pueden elaborar estrategias para alcanzar esas metas desde el principio. Establecer un proceso de trabajo de diseño sólido para que todo el equipo cumpla con los objetivos del equipo también es imprescindible para la eficiencia.
2. Programa reuniones individuales una vez a la semana
Las reuniones periódicas son imprescindibles. Es necesario saber si las tareas se están completando y si se están cumpliendo los objetivos. Las reuniones individuales le ayudarán a realizar un seguimiento de los resultados. Podrá conocer mejor a los miembros de su equipo y tomar nota de cualquier preocupación que puedan tener.
Estructura siempre tus reuniones.
Antes de cada reunión, cree una agenda. La agenda ayudará a mantener la reunión por el buen camino. He aquí algunas razones por las que es necesaria:
- Avisa con antelación a los miembros del equipo de diseño sobre el propósito
- Establece expectativas claras sobre lo que debe hacerse antes y durante una reunión
- Mantiene a los participantes centrados en el tema
- Establece el ritmo de la reunión
- Indica la hora de inicio y finalización para que todos puedan planificar su trabajo en consecuencia
Otra buena idea son las reuniones diarias de puesta al día. Se trata de sesiones rápidas con los miembros del equipo remoto para estar al tanto de las novedades del día a día. No te preocupes, no es necesario que te pongas de pie para llevar a cabo estas reuniones.
Podrás debatir sobre las tareas actuales, los problemas, los aspectos que hay que mejorar, las tendencias de diseño y las mejores acciones. Quieres que tu equipo de diseño tenga una visión general de todo en lo que se está trabajando, que asigne el trabajo de manera eficiente, que aclare malentendidos y que se mantenga al día de las últimas noticias sobre diseño.
Por ejemplo, podrías cubrir lo que los miembros de tu equipo de diseño tendrán pendiente el lunes y el viernes de esa semana. El uso de un software de programación es una forma estupenda de estar al tanto de todas las agendas apretadas. Aquí tienes un ejemplo de programación de Zoomshift mostrado en una app, aplicación móvil.
También debe planificar chats grupales mensuales con todo el equipo. Estos chats son una oportunidad para que las personas se reúnan y conecten.
Otra cosa que vale la pena mencionar es lo importante que es para un empleado que se le reconozca a menudo su excelente trabajo. Esto se aplica especialmente cuando se está en una reunión individual, en la que el empleado tiene toda tu atención.
Si aún no lo sabes, toma nota mentalmente de que los empleados, incluidos los del sector creativo, buscan constantemente la validación de su trabajo y son más propensos a mostrar lealtad cuando reciben elogios. No se quedarán si no hay una cultura de feedback en la empresa. Sus opiniones deben parecer importantes, y una línea de comunicación abierta debería ser suficiente para garantizarlo.
Por último, no se asuste si ve que los niños o las mascotas se unen a la reunión de vez en cuando. Estas situaciones son habituales durante una reunión y forman parte de la cultura del trabajo desde casa.
3. Utilice software de gestión de proyectos y herramientas de comunicación
No puedo insistir lo suficiente en la importancia de establecer canales de comunicación claros para un equipo remoto. Toda empresa debe tener un canal de comunicación preferido. Debe ser claro y fácilmente accesible. Skype es un buen ejemplo de software de comunicación sencillo y gratuito.
Para garantizar que cumples tu plan Business y las metas de tu equipo, necesitas una solución de gestión de proyectos. Puedes utilizar un software de gestión de proyectos para compartir información y asignar tareas. Con este tipo de software, puedes crear un canal de diseño en el que tus diseñadores puedan comunicarse fácilmente.
Un proceso bien pensado y un software de gestión de proyectos ayudan a garantizar que todos los diseñadores tengan una vista global de lo que está sucediendo con el proyecto. Cuando toda la información está en un solo lugar para que todos la vean, el seguimiento de los cambios y las decisiones es más manejable. Según muchos diseñadores, ClickUp es un software de gestión de proyectos que les ayuda a organizar las tareas de la manera que mejor se adapta a su flujo de trabajo.
Uno de los elementos más críticos para dirigir un equipo es un proceso eficaz de retroalimentación sobre el diseño. Puede utilizar la plataforma de gestión de proyectos que haya elegido para este fin. A continuación le indicamos algunas formas en las que puede dar retroalimentación a su equipo remoto:
- Grabaciones: si vas a dar instrucciones específicas a tus diseñadores, puedes utilizar grabaciones de vídeo para transmitir lo que quieres decir. Puedes añadir comentarios o anotaciones a partes específicas del proyecto que quieras destacar.
- Capturas de pantalla: A veces, es más fácil y rápido mostrar una captura de pantalla para explicar lo que quieres decir. Las imágenes ayudan a aclarar lo que estás diciendo. La extensión FireShot de Google Chrome es también una herramienta estupenda que te permite capturar, editar y guardar capturas de pantalla completas de páginas web como archivos PDF/JPEG/GIF/PNG.
- Bocetos: Cuando describir algo no es suficiente, no tengas vergüenza de dibujarlo. Puedes utilizar lápiz y papel o una app, aplicación en línea para visualizar tus ideas y enviárselas a tu equipo.
- Comentarios: A veces, cuanto más sencillo, mejor. Una buena plataforma de gestión de proyectos te permitirá dejar comentarios, notas adhesivas o comentarios con viñetas.
Intenta limitar los comentarios sobre el diseño a un par de lugares diferentes. El objetivo es facilitar al diseñador la búsqueda y permitir una rápida implementación.
4. Desarrolla una cultura de «tareas completadas»
«Getting Things Done» (GTD) es un sistema de productividad personal desarrollado por David Allen y publicado en un libro del mismo nombre. Se describe como un sistema de gestión del tiempo que permite centrarse en llevar a cabo cada tarea de una lista externa.
El autor afirma que solo se puede realizar una tarea correctamente a la vez.
Basándose en el sistema GTD, ClickUp ha lanzado una plantilla Getting Things Done que ayuda a organizar tareas y proyectos. La plantilla los registra y los divide en elementos de trabajo procesables. Incluye diferentes vistas integradas, campos personalizados y documentos para ayudar a los usuarios a priorizar, realizar el seguimiento y ejecutar las tareas, todo en un solo lugar.
Plantilla «Tareas terminadas» en ClickUp
Las bonificaciones y recompensas son una función bastante habitual en el ámbito laboral profesional. Según Reward Gateway, el 90 % de los trabajadores de RR. HH. están de acuerdo en que un programa eficaz de reconocimiento y recompensa ayuda a impulsar los resultados de la empresa. Si un empleado alcanza constantemente sus KPI y demuestra que es fiable, debes recompensarlo.
5. Sé flexible y confía en tus compañeros de trabajo
Tener a todo el mundo en la misma oficina no garantiza la productividad. Sin embargo, es más fácil hacer un seguimiento de lo que hace cada uno. Es necesario contar con un equipo de trabajadores en los que se pueda confiar. No es posible vigilar a las personas cuando trabajan a distancia.
Trabajar desde casa tiene muchas ventajas. Flexibilidad, ahorro de tiempo y dinero en desplazamientos, ausencia de código de vestimenta, por nombrar algunas.
Sin embargo, no todo el mundo es capaz de rendir al nivel esperado.
Trabajar desde casa puede estar lleno de distracciones, y a algunos trabajadores les puede resultar difícil separar la vida laboral de la personal. Sus empleados tienen que realizar el trabajo que se les ha asignado y cumplir con los objetivos.
Si decides dar a tus diseñadores un alto nivel de libertad creativa, asegúrate de esperar grandes resultados. Deja claro que tus diseñadores serán responsables de su trabajo y de sus decisiones. Si no cumplen con lo prometido, tendrás que tomar la difícil decisión de si son adecuados para tu empresa.
Hoy en día, no es raro tener empleados repartidos por diferentes zonas horarias. Puede resultar difícil ponerse en contacto con alguien cuando son las 2 de la madrugada en su zona horaria. Debe respetar las zonas horarias de los miembros de su equipo. En otras palabras, intente ajustar el horario que mejor se adapte a los demás.
Especifique siempre las zonas horarias junto con la hora de la reunión programada. Recuerde comprobar los días festivos nacionales o religiosos de los países de sus empleados.
Conclusión
El teletrabajo no es para todo el mundo, y eso no tiene nada de malo. Tu tarea como responsable de un equipo de diseño distribuido es encontrar a aquellas personas que disfrutan del teletrabajo y comprenden sus particularidades. El sector del diseño y desarrollo de software está en constante evolución, y debemos ser rápidos para adaptarnos a las nuevas demandas.
No olvides que nada puede sustituir a la interacción cara a cara. Intenta organizar reuniones ocasionales utilizando las herramientas a tu alcance, incluso cuando trabajes a distancia.