Owen Jones es el responsable sénior de marketing de contenidos de ZoomShift, una app para crear calendarios online. Es un experimentado profesional del marketing SaaS especializado en marketing de contenidos, CRO y publicidad en Facebook. Le gusta compartir sus conocimientos con los demás para ayudarles a mejorar sus resultados.
Una de las mejores cosas de tener un equipo de diseño distribuido es la libertad de contratar a los mejores profesionales disponibles, independientemente de dónde vivan. Con las habilidades y herramientas adecuadas para gestionar equipos distribuidos, podrás dirigir el equipo de diseño de tus sueños hacia el éxito.
De todos los retos que plantea la gestión de un equipo remoto, el más difícil es garantizar que las personas sigan siendo productivas, creativas y colaborativas cuando no hay nadie más alrededor. Como gerente, tendrás que asegurarte de que tus empleados estén siempre al máximo rendimiento.
5 estrategias que pueden ayudar a mantener un equipo distribuido por el buen camino
1. Establezca objetivos empresariales y personales cuantificables.
No es ningún secreto que la comunicación suele ser más fácil en la oficina. Por eso es importante escribir y hablar de forma clara y fácil de entender, al tiempo que se acuerdan tareas y plazos realistas.
Establecer indicadores clave de rendimiento (KPI) es una excelente idea para definir sus expectativas como empleador. Abarcará todo lo que espera de ellos. A continuación se muestra una tabla con ejemplos de KPI para diferentes divisiones de una empresa.
En su caso, sin embargo, los KPI abarcarán aspectos como:
- Tiempo pendiente del proyecto de diseño
- ¿Cuánto trabajo esperas que produzca una persona en un día?
- Valoraciones de los clientes
Cuando los miembros de su equipo saben lo que espera de ellos, pueden elaborar estrategias para alcanzar esas metas desde el principio. Establecer un proceso de trabajo de diseño sólido para que todo el equipo cumpla las metas del equipo también es imprescindible para la eficiencia.
2. Programa reuniones individuales una vez a la semana.
Las reuniones periódicas son imprescindibles. Necesitas saber si se están completando las tareas y si se están cumpliendo los objetivos. Las reuniones individuales te ayudarán a realizar un seguimiento de los resultados. Podrás conocer mejor a los miembros de tu equipo y tomar nota de cualquier preocupación que puedan tener.
Estructura siempre tus reuniones.
Antes de cada reunión, cree una agenda. La agenda le ayudará a mantener la reunión por el buen camino. Aquí tiene algunas razones por las que es necesaria:
- Informe previamente a los miembros del equipo de diseño sobre el propósito.
- Establece expectativas claras sobre lo que debe hacerse antes y durante una reunión.
- Mantiene a los participantes centrados en el tema.
- Marca el ritmo de la reunión
- Indique la hora de inicio y finalización para que todos puedan planificarse en consecuencia.
Otra buena idea son las reuniones diarias de puesta al día. Se trata de sesiones rápidas con los miembros del equipo remoto para estar al tanto de las novedades diarias. No te preocupes, no es necesario que estés de pie mientras se llevan a cabo estas reuniones.
Puede debatir sobre las tareas actuales, los problemas, los aspectos que deben mejorarse, las tendencias de diseño y las mejores acciones. Usted quiere que su equipo de diseño tenga una vista general de todo en lo que se está trabajando, asigne el trabajo de manera eficiente, aclare malentendidos y se mantenga al día de las últimas noticias sobre diseño.
Por ejemplo, puede cubrir lo que los miembros de su equipo de diseño harán el lunes y el viernes de la semana. El uso de un software de programación es una excelente manera de mantenerse al tanto de todas las agendas ocupadas. Aquí hay un ejemplo de programación de Zoomshift que se muestra en una aplicación móvil.
También deberías planificar chats grupales mensuales con todo el equipo. Estos chats son una oportunidad para que las personas se conozcan y se conecten.
Otra cosa que merece una mención es lo importante que es para un empleado que se le reconozca a menudo su excelente trabajo. Esto se aplica especialmente cuando estás en una reunión individual, en la que tu empleado tiene toda tu atención.
Si aún no lo sabe, tenga en cuenta que los empleados, incluidos los del sector creativo, buscan constantemente la validación de su trabajo y son más propensos a mostrar lealtad cuando reciben elogios. No se quedarán si no hay una cultura de retroalimentación en la empresa. Sus opiniones deben considerarse importantes, y una línea de comunicación abierta debería ser suficiente para garantizarlo.
Por último, no se asuste si de vez en cuando ve a niños o mascotas participando en la reunión. Estas situaciones se dan durante las reuniones y forman parte de la cultura del teletrabajo.
3. Utilice software de gestión de proyectos y herramientas de comunicación
No puedo dejar de insistir en la importancia de establecer canales de comunicación claros para un equipo remoto. Todas las empresas deberían tener un canal de comunicación preferido. Debe ser claro y fácilmente accesible. Skype es un buen ejemplo de software de comunicación sencillo y gratuito.
Para garantizar el cumplimiento de su plan de negocio y las metas del equipo, necesita una solución de gestión de proyectos. Puede utilizar un software de gestión de proyectos para compartir información y asignar tareas. Con este tipo de software, puede crear un canal de diseño en el que sus diseñadores puedan comunicarse fácilmente.
Un proceso bien pensado y un software de gestión de proyectos ayudan a garantizar que todos los diseñadores tengan una vista global de lo que está sucediendo con el proyecto. Cuando toda la información está en un solo lugar para que todos la vean, es más fácil realizar el seguimiento de los cambios y las decisiones. Según muchos diseñadores, ClickUp es un software de gestión de proyectos que les ayuda a organizar las tareas de la forma que mejor se adapta a su flujo de trabajo.
Uno de los elementos más importantes para dirigir un equipo es un proceso eficaz de retroalimentación sobre el diseño. Para ello, puede utilizar la plataforma de gestión de proyectos que haya elegido. A continuación le ofrecemos algunas formas de dar retroalimentación a su equipo remoto:
- Grabaciones: si vas a dar instrucciones específicas a tus diseñadores, puedes utilizar grabaciones de vídeo para transmitir lo que quieres decir. Puedes añadir comentarios o anotaciones a partes específicas del proyecto que quieras destacar.
- Capturas de pantalla: a veces, es más fácil y rápido mostrar una captura de pantalla para explicar lo que quieres decir. Las imágenes ayudan a aclarar lo que estás diciendo. La extensión FireShot de Google Chrome también es una herramienta estupenda que te permite capturar, realizar edición y guardar capturas de pantalla completas de páginas web como archivos PDF/JPEG/GIF/PNG.
- Bocetos: cuando describir algo no es suficiente, no dude en dibujarlo. Puede utilizar lápiz y papel o una app, aplicación en línea, para visualizar sus ideas y transmitirlas a su equipo.
- Comentarios: A veces, cuanto más sencillo, mejor. Una buena plataforma de gestión de proyectos te permitirá dejar comentarios, notas adhesivas o comentarios con viñetas.
Intenta limitar los comentarios sobre el diseño a un par de lugares diferentes. Lo ideal es que el diseñador pueda encontrarlos fácilmente y que se puedan implementar rápidamente.
4. Desarrolla una cultura de «Getting Things Done» (haz las cosas).
«Getting Things Done» (GTD) es un sistema de productividad personal desarrollado por David Allen y publicado en un libro del mismo nombre. Se describe como un sistema de gestión del tiempo que permite centrarse en llevar a cabo cada una de las tareas enumeradas en un registro externo.
El autor afirma que solo se puede realizar una tarea correctamente a la vez.
Basándose en el sistema GTD, ClickUp ha lanzado una plantilla Getting Things Done que ayuda a organizar tareas y proyectos. La plantilla los registra y los divide en elementos de trabajo procesables. Incluye diferentes vistas integradas, campos personalizados y documentos para ayudar a los usuarios a priorizar, realizar el seguimiento y ejecutar tareas, todo en un solo lugar.
Plantilla «Getting Things Done» en ClickUp
Las bonificaciones y recompensas son una función bastante habitual en el empleo profesional. Según Reward Gateway, el 90 % de los trabajadores de RR. HH. coinciden en que un programa eficaz de reconocimiento y recompensa ayuda a impulsar los resultados empresariales. Si un empleado alcanza constantemente sus KPI y demuestra que es fiable, debe recompensarlo.
5. Sea flexible y confíe en sus compañeros de trabajo.
Tener a todo el mundo en la misma oficina no garantiza la productividad. Sin embargo, es más fácil hacer un seguimiento de lo que hace cada uno. Debe contar con un equipo de trabajadores en los que pueda confiar. No es posible supervisar el trabajo de las personas cuando trabajan a distancia.
Trabajar desde casa tiene muchas ventajas. Flexibilidad, ahorro de tiempo y dinero en desplazamientos, ausencia de código de vestimenta, por nombrar algunas.
Sin embargo, no todo el mundo es capaz de rendir al nivel esperado.
Trabajar desde casa puede estar lleno de distracciones, y a algunos trabajadores les puede resultar difícil separar la vida laboral de la personal. Sus empleados tienen que realizar el trabajo que se les ha asignado y cumplir con sus obligaciones.
Si decide dar a sus diseñadores un alto nivel de libertad creativa, asegúrese de esperar grandes resultados. Deje claro que sus diseñadores serán responsables de su trabajo y de sus decisiones. Si no cumplen con lo prometido, tendrá que tomar la difícil decisión de si son adecuados para su empresa.
Hoy en día, no es raro que los empleados se encuentren repartidos por diferentes zonas horarias. Puede resultar difícil ponerse en contacto con alguien cuando son las 2 de la madrugada en su zona horaria. Debe respetar las zonas horarias de los miembros de su equipo. En otras palabras, intente ajustarse al horario que mejor se adapte a los demás.
Especifique siempre las zonas horarias junto con la hora de la reunión programada. Recuerde comprobar los días festivos nacionales o religiosos de los países de sus empleados.
Conclusión
El teletrabajo no es para todo el mundo, y no hay nada de malo en ello. Su tarea como responsable de un equipo de diseño distribuido es encontrar a aquellas personas que disfrutan del teletrabajo y comprenden sus particularidades. El sector del diseño y desarrollo de software está en constante evolución, y debemos ser rápidos para adaptarnos a las nuevas demandas.
No olvide que nada puede sustituir a la interacción cara a cara. Debe intentar organizar reuniones ocasionales utilizando las herramientas a su disposición, incluso cuando trabaje a distancia.