Anne, desarrolladora de software senior en una empresa de productos, ha decidido renunciar a su trabajo después de cinco años. Sin un proceso formal de desvinculación, sigue teniendo acceso a sistemas cruciales de la empresa tras su marcha.
Unas semanas después, los datos confidenciales de los clientes están en peligro y nadie sabe si ha sido un accidente o un fallo de seguridad. No está claro quién asume sus responsabilidades, el equipo está confuso y los plazos críticos corren peligro. Sin un proceso adecuado de transferencia y traspaso de conocimientos, su sustituto tiene dificultades para ponerse al día.
Esto ocurre más a menudo de lo que crees.
un proceso formal de incorporación. Sin él, corre el riesgo de sufrir problemas de seguridad, confusión en el equipo y daños en la reputación de su empresa.
En este artículo, exploraremos los pormenores de la incorporación de empleados, la importancia de una lista de control de la incorporación y cómo implementar el proceso de forma eficaz.
Comprender la incorporación de empleados
El offboarding de un empleado es el proceso formal de gestión de la separación de un empleado de la empresa por dimisión, despido o jubilación. Mientras que el onboarding se centra en ayudar a los empleados a asimilarse a la empresa, el offboarding garantiza una salida suave y respetuosa.
Un proceso de offboarding correcto es crucial por varias razones:
- Protección de los intereses de la empresa: El offboarding garantiza la recuperación de los activos de la empresa y la seguridad de la información confidencial
- Continuidad de la empresa: La incorporación adecuada facilita la transferencia de conocimientos, garantizando que no queden tareas críticas en el limbo
- Experiencia del empleado: Incluso en la fase de salida, una experiencia de incorporación respetuosa y profesional pone de relieve la reputación de su organización y deja en los antiguos empleados una impresión positiva duradera
La diferencia entre onboarding y offboarding
Tanto el onboarding como el offboarding son una parte esencial del
pero tienen objetivos totalmente distintos:
La incorporación consiste en ayudar al recién contratado a aclimatarse a su rol y a la cultura de la empresa, a menudo con la compatibilidad de un sistema de gestión eficaz
Por el contrario, el offboarding se centra en facilitar la transición de los empleados fuera de la empresa, garantizar la continuidad del negocio y salvaguardar los activos
Estas son las diferencias:
| Incorporación a la empresa (onboarding) y desvinculación (offboarding) | ||
|---|---|---|
| Presentar la historia, misión y valores de la empresa | Garantizar que los conocimientos y responsabilidades fundamentales se traspasan a los miembros del equipo adecuados | Realizar la formación y el perfeccionamiento específicos del puesto |
| Recoger los bienes de la empresa, como ordenadores portátiles, tarjetas de acceso y otros equipos | ||
| Completar el papeleo y la documentación necesarios, inscribirse en las prestaciones y familiarizarse con las políticas de la empresa | ||
| Ajuste del entorno de trabajo. Revocación del acceso a los sistemas y cuentas de correo electrónico de la empresa |
Un sistema de gestión de recursos humanos (SGRH) es crucial para la incorporación y la salida de los empleados. Las herramientas del SGRH ayudan a hacer un seguimiento de las tareas, automatizar el papeleo y gestionar los derechos de acceso, agilizando el proceso y reduciendo los errores humanos.
Mejoran la eficiencia y la eficacia de los procesos de incorporación y desincorporación:
- Automatización de las tareas administrativas
- Agilización de la comunicación y la documentación
- Seguimiento de la formación y el rendimiento
- Gestionar las devoluciones de activos y las liquidaciones finales
- Recopilación de opiniones y garantía de cumplimiento
Guía para la correcta incorporación de los empleados
Cuando un empleado abandona una organización, ya sea por decisión propia o por las circunstancias, el proceso de desvinculación se convierte en un componente crítico de la transición; implica algo más que un correo electrónico de despedida.
Entonces, ¿cómo despedir adecuadamente a un empleado? ¿Y qué pasos hay que dar para asegurarse de que se ha terminado correctamente?
Agilice la incorporación de empleados con la plataforma de gestión de RRHH todo en uno de ClickUp
es una completa herramienta de gestión de proyectos que hace las veces de
. Le ayuda a agilizar y automatizar todos los aspectos del proceso de incorporación de empleados.
Con esto en mente, vamos a recorrer una guía paso a paso para asegurar una transición sin problemas.
1. Comunicación sobre la salida
Siempre es mejor anunciar la marcha de un empleado cuanto antes. Así se mantiene informado al equipo y se evitan cotilleos innecesarios. Asegúrate de que tú y el empleado que se va estáis de acuerdo en cuándo y cómo compartir la noticia.
Los directivos deben notificarlo rápidamente a su equipo, departamento y RR.HH. La comunicación abierta y honesta es clave para una transición sin problemas y para mantener un ambiente positivo para
. También ayuda a todos a saber qué esperar y cómo cambiarán las cargas de trabajo.
Para facilitar las cosas, es posible que desee crear un estándar
. Esto mantendrá una comunicación coherente y hará que las futuras salidas sean mucho más fluidas.
2. Facilitación de la transferencia de conocimientos
Cuando los empleados se marchan, es esencial aprovechar su experiencia y conocimientos para no interrumpir los proyectos o procesos en curso. Un estudio del American Productivity & Quality Center reveló que
conocimientos incluso después de que un empleado se marche.
He aquí cómo poner en práctica el proceso de transferencia de conocimientos:
- Identifique las tareas y responsabilidades clave de las que se ocupa el empleado que se marcha
- Colabore con él para documentar los procedimientos, los contactos clave y otros detalles importantes
- Asegúrese de que esta información está organizada y accesible para su sucesor
- Ajuste un periodo de transición en el que el empleado saliente pueda formar a su sustituto o traspasarle responsabilidades
Esto ayuda a garantizar que la nueva persona pueda empezar a trabajar y mantener la productividad sin perder el ritmo.
Puede utilizar
, una herramienta de escritura de IA, para crear un
que recoja la información y los recursos esenciales.
Deje que ClickUp Brain redacte los manuales del empleado y pula el texto por usted en unos pocos clics
Aquí tiene tres componentes basados en IA que puede utilizar para simplificar la transferencia de conocimientos:
- AI Knowledge Manager: Obtenga respuestas instantáneas y precisas sobre el empleado que se marcha, incluidas sus responsabilidades y proyectos en curso, garantizando que no se pierda ninguna información crítica
- AI Project Manager: Automatiza las tareas de incorporación, como las actualizaciones de progreso y los informes de estado, reduciendo el trabajo manual y garantizando una gestión eficiente de todas las actividades
- AI Writer for Work: Utilice este asistente de redacción para perfeccionar los documentos y comunicaciones de salida, garantizando claridad y profesionalidad
3. Recuperación y actualización de los activos de la empresa y el acceso al sistema
Comprobación de hechos: A
reveló que el 27% de las organizaciones han experimentado pérdidas superiores al 10% de sus activos tecnológicos debido a una baja incompleta.
Para evitar esta pérdida de activos de la empresa, es crucial pedir a los empleados que se marchan que devuelvan todo el equipo de la empresa en su último día. Esto incluye insignias o cordones, tarjetas de crédito, uniformes, teléfonos, ordenadores portátiles y vehículos de empresa.
4. Entrevista de salida
Las entrevistas de salida son una oportunidad para obtener información de los empleados que se marchan sobre su experiencia, lo que puede ayudar a mejorar la retención de los empleados.
He aquí algunas ideas
a tener en cuenta durante la reunión:
- ¿Qué le ha llevado a tomar la decisión de marcharse?
- ¿Qué mejoras sugeriría para nuestro lugar de trabajo?
- ¿Qué podríamos haber hecho de forma diferente para animarle a quedarse?
- ¿Cómo describiría su relación con su jefe?
- ¿Qué cualidades deberíamos priorizar a la hora de buscar a su sustituto?
- ¿Qué nos falta actualmente que podría mejorar nuestra cultura organizativa?
- ¿Recomendaría nuestra empresa a otras personas de su red?
Al comprender por qué se marchan los empleados, las empresas pueden tomar medidas para evitar que otros lo hagan por motivos similares.
Puede utilizar
para recopilar datos cruciales de las entrevistas de salida. Puede utilizar la lógica condicional para ajustar dinámicamente las preguntas en función de las respuestas dadas. Su encuesta será ahora más sencilla de rellenar y más eficaz a la hora de recopilar información relevante.
Recopile información estructurada de las entrevistas de salida mediante Formularios ClickUp
Estos formularios convierten las aportaciones de los empleados en información estructurada y procesable para que pueda analizar cualquier tendencia y complementarla.
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5. Proceso de pago final
La nómina suele ser una de las partes más delicadas de la desvinculación. Más allá de las obligaciones legales y financieras, el proceso de pago final también afecta significativamente a la nómina y a las operaciones de la empresa.
He aquí una lista de control para asegurarse de que cubre todas las bases:
- Calcular la paga final: Incluir la última nómina, los días de vacaciones no utilizados y cualquier bonificación o comisión adeudada
- Reembolsar gastos: Asegúrese de que se procesan todos los reembolsos pendientes por gastos de la empresa
- Actualizar los sistemas de nóminas: Ajustar los registros de nóminas para reflejar la salida del empleado y asegurarse de que se suspenden todos los pagos posteriores
- Verificar las prestaciones: Confirmar el estado de las prestaciones, como el seguro médico y las cotizaciones para la jubilación, e informar al empleado de cualquier cambio
- Documéntelo todo: Mantenga registros detallados de todas las transacciones y comunicaciones relacionadas con el proceso de pago final para el cumplimiento y futuras referencias
6. Indemnización y prestaciones
Las indemnizaciones por despido suelen formar parte del proceso de incorporación, especialmente en los casos de despidos. Ofrecer una indemnización justa y competitiva es esencial para proteger los intereses del empleado saliente y mantener una imagen positiva de la empresa.
Una indemnización bien estructurada demuestra empatía y compromiso con sus empleados, lo que puede mejorar la reputación y mantener la buena voluntad, incluso en circunstancias difíciles.
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7. Acuerdos de confidencialidad
Los empleados salientes suelen firmar acuerdos de confidencialidad durante el proceso de incorporación para proteger la información confidencial de la empresa. Este marco legal establece expectativas claras sobre qué información es confidencial y las obligaciones del empleado saliente, garantizando que cualquier violación de la confidencialidad pueda abordarse legalmente.
Además, los acuerdos de confidencialidad ayudan a mantener la confianza en la capacidad de la empresa para proteger la información confidencial incluso después de que el empleado se marche.
Puede utilizar
clickUp Docs /%href/, un sistema de gestión de documentos, para almacenar y gestionar estos documentos, asegurándose de que todos los acuerdos de confidencialidad se firman antes de la salida del empleado.
8. Desvinculación de los recursos tecnológicos
Debe asegurarse de que los empleados ya no puedan acceder a los recursos tecnológicos de la empresa, como las herramientas de gestión de proyectos o las plataformas de comunicación interna.
He aquí por qué:
- Seguridad: Revocar el acceso a los recursos tecnológicos garantiza la seguridad de los datos confidenciales de la empresa, la propiedad intelectual y la información de los clientes
- **Cumplimiento: El incumplimiento de la normativa sobre privacidad de datos puede dar lugar a cuantiosas multas o consecuencias legales
- Continuidad operativa: Al transferir correctamente cuentas, datos y archivos, la empresa se asegura de que las operaciones cotidianas no se vean interrumpidas
- Eficiencia de costes: La recuperación de licencias de software y otros recursos tecnológicos evita gastos innecesarios y garantiza que estos recursos estén disponibles para su uso futuro
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Exploración de las buenas prácticas de incorporación
A la hora de despedir a los empleados, aplique las buenas prácticas para garantizar una transición fluida. Tratar a los empleados que se marchan con el mismo respeto que a los recién contratados garantiza que el proceso refleje los valores de su empresa a los futuros empleados.
He aquí algunas buenas prácticas clave a tener en cuenta:
- Seguir todas las directrices legales y reglamentarias para evitar posibles conflictos y garantizar salidas éticas
- Notificar a los clientes y socios externos cualquier cambio e introducir nuevos puntos de contacto para mantener las relaciones
- Gestionar las salidas con profesionalidad, dejando una buena impresión para posibles futuras colaboraciones o recontrataciones
- Identifique con antelación a los sucesores o sustitutos temporales para evitar interrupciones operativas. Aproveche esta oportunidad para delegar responsabilidades o reestructurar equipos si es necesario
- Respete la privacidad de los empleados permitiéndoles recuperar archivos personales y eliminar información no relacionada con la empresa de los dispositivos o plataformas antes de devolverlos
- Además de revocar el acceso a los sistemas de la empresa, realice una revisión exhaustiva de la actividad reciente del empleado saliente en el sistema para asegurarse de que no ha copiado ni transferido datos confidenciales
- Proporcione acceso a una red de antiguos empleados de la empresa, fomentando las relaciones profesionales a largo plazo y la defensa de la marca
- Reconozca y celebre las contribuciones del empleado saliente, reforzando la moral positiva dentro del equipo y dejando la puerta abierta a una posible reincorporación en el futuro
Ningún proceso de incorporación es perfecto, pero evitar los errores comunes puede marcar una diferencia significativa.
Software para la incorporación efectiva de empleados
La incorporación de un empleado implica varias partes móviles, y gestionarlas puede ser todo un reto. Aunque existen varias herramientas de software diseñadas para diferentes aspectos del proceso, la
puede encargarse de todo.
A continuación le mostramos cómo simplifica todo para garantizar una experiencia de baja sin problemas:
1. Gestiona tareas y seguimientos fácilmente
La gestión de la incorporación implica múltiples tareas que deben seguirse y completarse a tiempo. Con
clickUp Tareas /%href/, puede asignar fácilmente tareas específicas al personal de RR.HH. y al empleado saliente, asegurándose de que todos tengan claras sus responsabilidades.
Utilice la gestión de tareas para simplificar el proceso de incorporación
Por ejemplo, puede crear tareas para la recuperación de activos, como la devolución de los portátiles de la empresa y la revocación del acceso al software. Esta claridad evita la falta de comunicación y los descuidos, que pueden provocar la pérdida de activos o riesgos para la seguridad.
y notificaciones mejoran aún más este proceso.
Mantente siempre al tanto de lo que tienes que hacer con Recordatorios
Una vez asignadas las tareas, puede establecer plazos y recordatorios para que todo el mundo rinda cuentas. El empleado que se marcha puede recibir recordatorios sobre la devolución de equipos, mientras que RR.HH. puede recibir avisos para entrevistas de salida o para completar papeleo.
Además, ClickUp proporciona visibilidad sobre el estado de cada tarea, lo que permite a los miembros del equipo realizar un seguimiento del progreso fácilmente. Utilice
para cambiar el estado de las tareas (por ejemplo, de "en progreso" a "completada") a medida que se finalizan, proporcionando actualizaciones en tiempo real al equipo.
También puede utilizar la función
función para hacer un seguimiento de los activos (como ordenadores portátiles, teléfonos, etc.) que deben devolverse.
Este enfoque organizado protege los activos de su organización y fomenta una experiencia de desvinculación respetuosa y eficiente para todos los involucrados.
2. Cree una lista de control para la salida del servicio
Empiece por elaborar una lista de control detallada que incluya todos los pasos necesarios, desde la notificación a los miembros del equipo hasta la recogida de los activos de la empresa.
Elabore listas de tareas pendientes específicas para el proceso de incorporación de nuevos empleados
Con
, los equipos de RR.HH. pueden crear listas de tareas pendientes adaptadas al proceso de incorporación. Por ejemplo, se pueden asignar tareas como la realización de entrevistas de salida, la actualización de la documentación y la gestión de la devolución de los bienes de la empresa. Cada tarea puede asignarse a diferentes miembros del equipo, garantizando así una clara responsabilidad y propiedad.
Esta estructura aporta claridad: cada miembro del equipo conoce sus responsabilidades y plazos, lo que reduce el riesgo de saltarse pasos importantes. También puede ajustar los plazos de cada tarea para mantener el proceso de incorporación dentro de los plazos previstos.
Una vez que hayas organizado todo, guárdalo como una carpeta
en ClickUp. Esto le permite replicar fácilmente la lista de control cada vez que un empleado sale, garantizando la coherencia y la eficiencia en su proceso de incorporación.
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3. Seguimiento del progreso con paneles de control
Una Panorámica clara le permite identificar posibles cuellos de botella y alinear a todo el equipo durante la transición.
es una potente herramienta para el seguimiento de este progreso en varios equipos. Con widgets personalizables, puede supervisar fácilmente las tareas completadas, detectar retrasos y esbozar los pasos siguientes, proporcionando una vista completa del proceso de incorporación.
Supervise el progreso del proceso de incorporación en varios equipos mediante los cuadros de mando
Esta visibilidad ayuda a garantizar que todas las tareas estén completadas y que todo el mundo conozca sus responsabilidades.
Puede generar informes detallados que evalúen la eficacia de la incorporación, destacando las áreas de mejora y garantizando el cumplimiento de las políticas de la empresa. Este enfoque basado en datos le permite perfeccionar su proceso con el tiempo.
Para empezar, puede utilizar la herramienta lista para usar
plantilla de lista de comprobación de proyectos ClickUp, diseñada para abordar los requisitos estándar de la incorporación.
Esta plantilla para principiantes le permite gestionar el proceso de incorporación de forma más eficaz, garantizando una transición fluida para los empleados que se marchan y minimizando las interrupciones en las operaciones de su empresa.
Utilizar una plantilla de lista de control de proyectos ofrece varias ventajas valiosas. Con ella, usted puede:
- Organizar las tareas en pasos manejables y alcanzables, haciendo que el proceso de incorporación sea menos abrumador y más fácil de seguir
- Asegurarse de que todas las tareas se completan en el orden correcto, reduciendo el riesgo de omitir pasos críticos
- Identificar posibles problemas o riesgos asociados con el proceso de incorporación, lo que permite encontrar soluciones proactivas
- Establecer un cronograma claro para el proyecto, ayudando a los equipos a mantener el rumbo y cumplir los plazos con eficacia
Mejore su proceso de incorporación con ClickUp
La creación de una lista de control para la incorporación de empleados ayuda a mantener la continuidad de la empresa, proteger los activos de la compañía y mantener la reputación de su organización.
Siguiendo un proceso estructurado, respetuoso y minucioso -especialmente con herramientas como ClickUp- puede mejorar tanto la experiencia del empleado como la eficiencia de la organización.
Un proceso de desvinculación bien implementado no es una formalidad; es una parte esencial del ciclo de vida del empleado que deja una impresión duradera. Asegúrese de que sea positiva.
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