¿Cree que cada acción tiene siempre una reacción igual y opuesta?
Muchos expertos creen que el 80 % de los resultados provienen en realidad de solo el 20 % de los esfuerzos. Esta idea, conocida como el principio de Pareto o la regla 80/20, fue introducida por el economista italiano Vilfredo Pareto en 1896.
La regla del 80/20, visualizada a través de los gráficos de Pareto, es una herramienta poderosa para identificar los factores clave que contribuyen a un problema o al éxito. Esto le ayuda a centrarse en los factores más significativos, lo que permite realizar mejoras más específicas y eficientes.
Aunque es posible crear un gráfico o un diagrama de Pareto con Microsoft Excel, a menudo implica pasos complejos y puede llevar mucho tiempo.
Pero no tiene por qué romperse la cabeza pensando en cómo crear un gráfico de Pareto en Excel. En esta guía, le guiaremos paso a paso por el proceso. También exploraremos algunos métodos alternativos para ayudarle a crear un gráfico de Pareto sin esfuerzo.
¡Empecemos!
Creación de un gráfico de Pareto en Excel
El proceso de creación de un gráfico en Excel depende de la versión de Excel que utilice y de sus habilidades con este programa.
Con Microsoft Excel 2016, el navegador o la aplicación Excel 365, puede crear un gráfico de Pareto en unos sencillos pasos.
Sin embargo, las versiones antiguas de Microsoft Excel carecen de las herramientas de gráficos que necesita y no hay una opción directa para crear un gráfico de Pareto. Tendrá que combinar el gráfico de líneas y el gráfico de columnas para obtener el gráfico de Pareto de Excel.
Exploremos ambos procesos uno por uno.
Para Excel 2016, Microsoft Office 365 y versiones posteriores
Para crear un gráfico de Pareto en Excel 2016 o versiones posteriores, siga los pasos que se indican a continuación:
Paso 1: Prepare sus datos
- Para crear un gráfico de Pareto, enumere todos los valores y categorías en orden descendente. Comience añadiendo todos sus datos a una hoja de Excel, como se muestra en la imagen siguiente.
En este ejemplo, hemos utilizado las respuestas de autónomos que pasaron a trabajar a tiempo parcial o completo en 2020. La encuesta tiene como objetivo recopilar los factores más importantes que contribuyeron al cambio desde la pandemia de COVID-19.
- A continuación, vaya a la pestaña Datos y, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Orden descendente (ZA con la flecha apuntando hacia abajo).
- Una vez que tenga sus datos en orden descendente, calcule el recuento acumulativo. Para ello, introduzca la fórmula que se muestra en la pestaña C3. Repita esto para las celdas inferiores para obtener el recuento acumulativo de cada una.
- Por último, añada los porcentajes acumulativos de todos los valores. Para obtener el porcentaje acumulativo de cada celda, siga la fórmula de la pestaña D3. Necesita los valores correctos del gráfico de columnas para obtener las fórmulas adecuadas.
Nota: La celda C9 contiene el número total de respuestas de autónomos que pasaron a trabajar a tiempo parcial o completo tras la COVID-19. Por lo tanto, hemos calculado el porcentaje acumulado desde el factor principal (pérdida del empleo debido a la COVID-19) hasta el último factor de nuestra encuesta.
Paso 2: Insertar el gráfico de Pareto
- Una vez que tus datos estén listos, selecciona toda la tabla y ve a la pestaña Insertar. Aquí encontrarás la opción «Gráfico de Pareto» en el grupo Estadístico.
- Esto insertará el gráfico de Pareto en su hoja. A continuación, vaya a la opción Gráfico y seleccione Formato para realizar cambios en el título, el eje horizontal, el eje vertical o más.
Paso 3: Dar formato al gráfico de Pareto
Para garantizar que el gráfico de Pareto en Excel proporcione información completa, asegúrese de hacer lo siguiente con sus datos:
- Ajuste los rótulos de los ejes: cambie el nombre del eje horizontal para mostrar las categorías y el del eje vertical para mostrar los valores o porcentajes.
- Añada un título: Asigne a su gráfico de Pareto un título descriptivo.
- Personalice los colores y estilos: ajuste los colores, las fuentes y otros elementos visuales para que el gráfico resulte más atractivo.
Para la versión Excel 2013
Aunque Excel 2013 no tiene un tipo de gráfico de Pareto integrado, puede crear uno utilizando el gráfico combinado. Esto requiere algunos pasos adicionales en comparación con las versiones más recientes de Excel, pero el proceso es sencillo.
Paso 1: Prepare sus datos
De forma similar a los pasos mencionados en Excel 2013 y versiones posteriores, deberá añadir porcentajes acumulativos y columnas a sus datos. Ordene los datos en orden descendente antes de calcular los valores acumulativos.
Paso 2: Crear un gráfico combinado
Una vez que sus datos estén listos, seleccione la tabla y siga los pasos que se indican a continuación:
- Seleccionar datos: Seleccione toda la tabla de datos.
- Insertar gráfico: vaya a la pestaña «Insertar» y seleccione «Gráficos recomendados».
- Selecciona el gráfico combinado: ve a la pestaña «Todos los gráficos» y selecciona el tipo de gráfico «Combinado».
En la opción Gráfico combinado, seleccione los siguientes ajustes:
- Para la serie de recuento (normalmente la primera columna), elija la opción «Columna agrupada».
- Para la serie % acumulativo (la columna recién añadida), seleccione «Línea» y observe el Box «Ejes secundarios».
Paso 3: Perfecciona el gráfico
A estas alturas, ya tendrá el gráfico de Pareto en Excel 2013. Sin embargo, le recomendamos que siga estos pasos adicionales para obtener el aspecto refinado que se ve en las nuevas versiones de Excel.
- Establecer el porcentaje máximo: haga clic con el botón derecho del ratón en el eje Y secundario (el de los porcentajes) y seleccione «Formato del eje». Establezca el valor «Máximo» en 100 %.
- Ajustar el ancho de las barras: haga clic con el botón derecho del ratón en las barras y seleccione «Formato de serie de datos». Ajuste el «Ancho del espacio» para reducir el espacio entre las barras.
- Ocultar leyenda (opcional): si no necesita la leyenda, haga clic con el botón derecho del ratón sobre ella y seleccione «Ocultar leyenda».
¡Eso es todo! Ha creado correctamente un gráfico de Pareto en Excel 2013.
Para la versión Excel 2010
Para aquellos que tienen Microsoft Excel 2010, crear un gráfico de Pareto puede resultar un poco complicado. En esta versión, la elaboración de informes de Excel no tiene la opción de gráfico de Pareto ni la función de combinar dos gráficos utilizando la función «Tipo de gráfico combinado».
A continuación le explicamos cómo hacerlo:
Paso 1: Prepare sus datos
Puede seguir las instrucciones que le hemos dado en la sección anterior. En primer lugar, organice sus datos en una tabla con dos columnas: las categorías y los valores correspondientes. A continuación, ordénelos en orden descendente según su valor y añada los valores acumulativos y porcentuales. Puede hacerlo manualmente utilizando una fórmula o la función «SUM» de Excel 2010.
Paso 2: Crear un gráfico básico
- Seleccione toda la tabla de datos.
- Desplácese hasta la pestaña «Insertar» en la cinta de opciones.
- Haga clic en el botón «Gráficos» dentro del grupo «Gráficos».
- Seleccione la opción «Columna agrupada en 2D».
Esto generará un gráfico de columnas básico con dos series de datos: una que representa los valores (recuento) y otra para el porcentaje acumulativo.
Paso 3: Dar formato al porcentaje acumulativo
- Haga clic con el botón derecho del ratón en las barras que representan el porcentaje acumulado.
- Seleccione «Cambiar tipo de serie de gráficos» en el menú contextual.
- Seleccione el tipo de gráfico «Línea» en la ventana «Cambiar tipo de gráfico».
Paso 4: Añada un eje vertical secundario
Si ha llegado a este paso, verá un gráfico de barras con una línea plana. Para obtener la curva que desea ver en el gráfico de Pareto, añada un eje vertical secundario en el lado derecho. Para ello:
- Haga clic con el botón derecho del ratón en la línea recién creada que representa el porcentaje acumulado.
- Seleccione «Formato de serie de datos».
- En el panel «Formato de series de datos», en «Opciones de serie», marque la casilla situada junto a «Eje secundario».
Esto añadirá un eje vertical secundario en la parte derecha del gráfico, específico para los valores porcentuales acumulativos.
Paso 5: Perfecciona tu gráfico
Con esto, ha creado correctamente un gráfico de Pareto en Excel 2010. Para darle el mismo aspecto que tiene en las últimas versiones de Excel, puede dar los últimos retoques de la siguiente manera:
- Ajuste del valor máximo: haga clic con el botón derecho del ratón en el eje secundario y seleccione «Formato del eje». En «Opciones del eje», ajuste el valor «Máximo» al 100 %. De este modo, se garantiza que la línea del porcentaje acumulativo se mantenga dentro del intervalo del 0 al 100 %.
- Ajustar el ancho de las barras: Puede ajustar el ancho de las barras para mejorar la visibilidad. Haga clic con el botón derecho del ratón en las barras de datos y seleccione «Formato de serie de datos...». Puede modificar los ajustes de «Ancho de barra» en las opciones de formato.
- Ocultar leyenda (opcional): si la leyenda no es necesaria, haga clic con el botón derecho del ratón sobre ella y seleccione «Ocultar leyenda».
Limitaciones de la creación de gráficos de Pareto en Excel
Microsoft Excel es una popular herramienta de visualización de datos que sigue siendo muy utilizada en la mayoría de las organizaciones. Sin embargo, a pesar de su simplicidad y facilidad de uso, la plataforma tiene varios límites, especialmente cuando se realiza un análisis más profundo.
Algunas limitaciones pueden afectar significativamente a la eficiencia, precisión y eficacia de su análisis de datos, especialmente en el caso de los gráficos de Pareto. Entre ellas se incluyen:
Rótulos y actualizaciones manuales de datos
Es difícil sincronizar e importar grandes conjuntos de datos de varios canales de datos en Excel. Tendremos que introducir los datos manualmente o exportarlos como un informe desde otras herramientas a Excel. Esto lleva mucho tiempo y aumenta el riesgo de cometer errores humanos.
Opciones de formato complejas
La creación de gráficos de Pareto visualmente atractivos en Excel a menudo implica técnicas de formato complejas, lo que puede resultar difícil para los usuarios que no dominan las funciones de Excel.
Aunque Excel ofrece algunas opciones de personalización, dominarlas puede resultar difícil para los usuarios habituales. Las herramientas modernas de gráficos para la gestión de proyectos permiten a los usuarios hacerlo rápidamente, utilizando opciones de arrastrar y soltar con controles detallados sobre el aspecto y el formato del gráfico de Pareto.
Retos de integración
Aunque los formatos y los informes de Excel son fáciles de integrar con la mayoría de las herramientas, integrar datos de otras herramientas de supervisión de proyectos en Excel no es tan sencillo. Integrar gráficos de Excel con otras herramientas de gestión de proyectos o colaboración puede resultar engorroso, lo que dificulta un flujo de trabajo eficiente y, a menudo, crea silos de datos.
Sin colaboración ni actualizaciones en tiempo real
Excel no ofrece sincronización en tiempo real ni integración con otras herramientas. Esto puede hacer que obtener información realista o precisa con un gráfico sea todo un reto. El gráfico de Pareto debe actualizarse cada vez con nueva información para que sea relevante, y gestionar varias versiones del mismo gráfico a menudo puede resultar difícil, lo que puede generar confusión o posibles errores.
Falta de funciones de escalabilidad
El mayor reto de Excel o cualquier herramienta de hoja de cálculo es que la aplicación se ralentiza a medida que los datos se vuelven más complejos y voluminosos. Esto puede provocar respuestas lentas, un retraso notable en la velocidad o que la hoja de cálculo no funcione correctamente o se bloquee.
Estas limitaciones a la hora de crear y mantener un gráfico de Pareto pueden afectar significativamente a su productividad y a la calidad de su análisis de datos.
Para superar estos retos y crear gráficos de Pareto más eficientes, precisos y reveladores, se pueden considerar opciones alternativas y herramientas de control de proyectos diseñadas específicamente para la visualización de datos y la colaboración.
Cree gráficos de Pareto con ClickUp
Microsoft Excel puede ser suficiente para crear un gráfico de Pareto básico. Sin embargo, para obtener un gráfico de Pareto interactivo que se actualice automáticamente con la información y los datos más recientes, necesitará una solución más avanzada.
Para aplicar el principio de Pareto a su análisis de datos, pruebe a utilizar un software de control de proyectos como ClickUp. Esta herramienta le permite:
Comprenda sus áreas de interés
La vista Tabla de ClickUp le permite organizar y visualizar sus datos de múltiples herramientas y soluciones en un único panel. Olvídese de las entradas manuales: utilice la función de importación o copie y pegue sus datos directamente en la tabla.
Genere sus datos en tiempo real para mantenerse informado con las últimas actualizaciones. Organice sus datos fácilmente utilizando columnas de arrastrar y soltar sin fórmulas de Excel ni procesos complejos.
Utilice la plantilla de gráfico de barras apiladas de ClickUp para visualizar conjuntos de datos complejos convirtiéndolos en gráficos de barras apiladas interactivos, similares al gráfico de Pareto. Esto le ayudará a:
- Resalte la relación entre varios conjuntos de datos.
- Comprenda los patrones de sus datos y reconozca las áreas de interés.
- Compare diferentes conjuntos de datos y categorías de forma visual en un gráfico fácil de entender.
Colabora con tus equipos
Considere la función ClickUp Whiteboards para obtener un espacio de trabajo colaborativo en el que crear su gráfico de Pareto junto con otros elementos del proyecto, como tareas, hojas de ruta y flujos de trabajo.
Los miembros del equipo pueden trabajar en el gráfico simultáneamente, debatir los cambios y actualizar los datos. Esto fomenta la transparencia y garantiza que todos estén en sintonía.
Con múltiples plantillas de hojas de cálculo, cree un gráfico para obtener una panorámica sencilla de los aspectos más destacados de su gráfico de Pareto en su panel. Una opción fácil de usar es la plantilla de pizarra de gráficos de barras de ClickUp, que le permite comparar datos cuantitativos de forma visual. Esta plantilla le ayudará a:
- Visualice sus datos en tiempo real utilizando gráficos intuitivos y un gráfico de Pareto.
- Interactúa en tiempo real con tu equipo para intercambiar ideas sobre estrategias o identificar áreas de interés.
- Organice su información con estados, campos personalizados, vistas y mucho más personalizados.
Obtenga información en tiempo real en un panel compacto.
Una potente función de ClickUp es su capacidad para generar datos a partir de múltiples herramientas y visualizarlos en un único panel. Esto significa que ya no tendrá que cambiar de aplicación ni abrir varias ventanas para analizar sus proyectos.
Con los paneles de ClickUp, conecte sus datos con otros elementos, como imágenes y enlaces.
Le permite aprovechar el principio 80/20 para obtener los aspectos más destacados de su gráfico de Pareto en una sola ventana, lo que le ayudará a comprender qué funciona para su organización y qué no.
Pruebe alternativas a Excel como ClickUp para:
- Despídase de las fórmulas que requieren mucho tiempo y los retos de formato.
- Asegúrese de que todos estén alineados y contribuyan al análisis.
- Integre su gráfico de Pareto en su flujo de trabajo de gestión de proyectos.
Aunque ClickUp ofrece excelentes funciones analíticas y de visualización que lo convierten en la herramienta ideal para crear gráficos de Pareto, su utilidad va más allá. Esta solución integral de gestión de proyectos y productividad es una solución completa para todas sus necesidades organizativas, incluyendo:
- Sirve como centro centralizado para todos tus documentos: con ClickUp Docs, ya no tendrás que gestionar tus tareas, proyectos, documentación y análisis por separado. Solo tienes que conectarlos todos y almacenarlos en un centro centralizado para que a todo tu equipo le resulte más fácil recuperar y actualizar la documentación.
- Gestión de proyectos y tareas: una de las principales dificultades para muchos equipos es trabajar juntos en las tareas pendientes y colaborar con otros miembros del equipo. Utilice ClickUp Tasks para convertir fácilmente sus notas en tareas pendientes o asignar tareas directamente. Esto permite a sus equipos saber exactamente lo que hay que hacer y mantiene a todos al día.
- Establecimiento de metas y seguimiento de los KPI: utilice ClickUp Metas para aplicar el principio 80/20 y comprender cómo cada actividad y tarea le ayuda a alcanzar sus objetivos. Mediante el uso de indicadores basados en el impacto, realice el seguimiento del progreso que está realizando en un proyecto concreto, eliminando cualquier ruido o tarea no deseada que le impida alcanzar sus objetivos.
- Centralización del chat para todo su equipo: ¿Se está perdiendo actualizaciones o mensajes importantes de su equipo porque no está conectado al canal de comunicación que utilizan? Con la vista Chat de ClickUp, todas las conversaciones dispersas se pueden reunir en un solo lugar centralizado.
Aproveche el poder del principio de Pareto con ClickUp
El análisis de Pareto no solo tiene que ver con la eficiencia, sino también con alcanzar la excelencia enfocada. Al priorizar las tareas vitales que producen los resultados más significativos, puede optimizar su tiempo, reducir el estrés y aumentar su productividad general.
Con herramientas de mejora de procesos como ClickUp, este proceso se vuelve aún más sencillo. Desde establecer prioridades y realizar el seguimiento del progreso hasta reducir la carga de trabajo innecesaria, ClickUp le permite adoptar el principio de Pareto y lograr resultados notables.
¿Listo para embarcarse en un viaje hacia el éxito? ¡Empiece hoy mismo con ClickUp!