Wenn Ihr Geschäft Kunden verliert, ist das Problem möglicherweise kleiner – und viel einfacher zu beheben – als Sie denken.
Ein Lead wartet möglicherweise zu lange auf eine Antwort. Ein Auftrag kommt möglicherweise zum Stillstand, weil alle auf Teile warten. Ein Kunde ist möglicherweise frustriert, weil ihn seit einer Woche niemand mehr auf dem Laufenden gehalten hat.
Aus diesem Grund gewinnen KI-Pipeline-Management-Tools zunehmend an Bedeutung. Wenn ein KI-Agent eine Pipeline kontinuierlich überwachen kann – durch Nachverfolgung überfälliger Arbeiten, ins Stocken geratener Aufgaben und unzufriedener Kunden –, kann er Risiken aufdecken, bevor sie zu Reputations- (und Umsatz-)Problemen werden.
KI-Agenten funktionieren jedoch nur dann gut, wenn sie auf den tatsächlichen Workflows basieren, die Ihr Team bereits verwendet.
Anstatt also zu fragen „Welche Art von KI-Agent soll ich entwickeln?“, schlage ich vor, mit einer anderen Frage zu beginnen: Wo gibt es bereits Lücken in der Pipeline?
In diesem Artikel werde ich Ihnen ein Beispiel aus der Praxis vorstellen:
- Ein fiktiver Client, Ben the Builder, dessen Service-Pipeline still und leise Umsatz und Vertrauen verliert.
- Wie ich sein bestehendes ClickUp- Setup als Grundlage für einen Project Recovery Coach Super Agent genutzt habe
- Die konkreten Methoden, mit denen der Agent seine Pipeline überwacht, Risiken kennzeichnet und ihn jeden Tag zum richtigen nächsten Schritt anleitet.
Dafür war keine aufwendige KI-Entwicklung erforderlich, sondern lediglich der Converged AI Workspace von ClickUp und ein ClickUp Super Agent. Aber es hat Bens Sichtweise auf seine Arbeit völlig verändert – und die Zuverlässigkeit, mit der er für seine Kunden da ist.
Über mich: Systeme, Kundenservice und ClickUp Super Agents
Ich bin Anna Bullock, Mitbegründerin der ABX2 Agency. Ich bin Kreativstrategin, Leiterin des Projektmanagements und Systemdenkerin – und Ihre Business-Mutter, wenn Sie Klarheit und Fürsorge brauchen.
Durch Beratung, Inhalte und die Entwicklung von Online-Workspaces helfe ich ambitionierten Menschen dabei:
- Ideen in die Tat umsetzen
- Bauen Sie unterstützende Systeme rund um ihre Arbeit auf.
- Wachsen Sie mit Geschäften, die wirklich zu Ihrem Leben passen
In den letzten Jahren hat dies dazu geführt, dass viele Bauunternehmer, Dienstleister und kleine Teams ClickUp nicht nur als Liste zum Zu erledigen, sondern als Rückgrat ihrer Geschäftstätigkeit nutzen.
Als ClickUp Super Agents auf den Markt kam, wollte ich KI nicht einfach auf ein chaotisches System aufsetzen. Ich wollte:
- Agenten, die sich direkt in die realen Prozesse einfügen, die Teams bereits verwenden
- Automatisierungen, die Reibungsverluste reduzierten, anstatt weitere Registerkarten und manuelle Berichterstellung hinzuzufügen
- Eine Möglichkeit für Eigentümer, Sichtbarkeit zu schaffen, ohne ihr Team den ganzen Tag lang nach Updates zu fragen.
Die „undichte Pipeline” von Ben the Builder war der perfekte Spielplatz, um dies aufzubauen.
🦄 Neu bei ClickUp oder Super Agents?
ClickUp Super Agents sind KI-gestützte Assistenten innerhalb von ClickUp, die Ihnen helfen, Ihre Arbeit automatisch zu verwalten. Anstatt auf Anweisungen zu warten, können sie Ihren Arbeitsbereich beobachten, verstehen, was bei Aufgaben, Dokumenten und Chats vor sich geht, und die nächsten Schritte empfehlen. Sie können ihnen eine bestimmte Rolle zuweisen, z. B. die Überwachung einer Vertriebspipeline, die Zusammenfassung von Kundenfeedback oder die Ermittlung der täglichen Prioritäten.
🎥 Sehen Sie sich dieses Video an, um Weitere Informationen darüber zu erhalten:
Das eigentliche Problem: Eine Vertriebspipeline voller stiller Lecks
Bevor ich den Agenten entwickelte, betrat ich Bens ClickUp-Workspace und stellte eine einfache Frage:
Wo findet die Arbeit bereits statt – und wo gibt es Probleme?
Ben ist kein Neuling bei ClickUp. Sein Workspace umfasst bereits einen „Ben's Building Yard Space“, in dem eingehende Anfragen und aktive Aufträge gespeichert werden. Außerdem verfügt er über ein Überwachungs-Dashboard und einen Marketingbereich für die Kundenkommunikation.
Es handelte sich also nicht um einen Neuanfang.
Als ich mich jedoch näher mit den Aufgaben befasste, wurden die Lücken in der Pipeline offensichtlich:
- Einige Leads wurden an Bens ehemaligen Lehrling Leo weitergeleitet.
- Andere blieben einfach länger unberührt, als sie hätten bleiben sollen.
- Kunden, die auf Teile warteten, wurden zunehmend frustriert, da niemand sie auf dem Laufenden hielt, obwohl die Verzögerung intern bereits bekannt war.
- Dann gab es noch die laufenden Reparaturen in Bearbeitung.
Oberflächlich betrachtet sah alles gut aus, aber kleine Details wie unvollständige Arbeitsnotizen oder ungenaue Adressen konnten bevorstehende Besuche leicht in die Kategorie „überfällig” verschieben.
🚩Und das größte Warnsignal? Nicht geprüfte Anfragen.
Kunden reichten Website-Tickets mit der Frage „Hey Ben, kannst du das beheben?“ ein, aber einige dieser Anfragen waren noch nicht einmal geöffnet worden.
Als ich den Workspace nach Fälligkeitsdaten filterte, wurde das Muster deutlich:
- Einige Aufgaben waren um Tage oder Wochen überfällig.
- Andere hatten Termine, die näher rückten, ohne dass in letzter Zeit viel passiert war.
- Und mehrere langfristige Projekte waren noch nicht dringend – würden aber irgendwann zu Notfällen werden, wenn niemand eingreifen würde.
💡 Profi-Tipp: ClickUp Brain ist der integrierte KI-Assistent von ClickUp, der den Kontext Ihres gesamten Arbeitsbereichs versteht – Aufgaben, Dokumente, Chats und Kommentare. Anstatt Listen manuell zu durchsuchen, können Sie ihm Fragen stellen wie „Welche Aufgaben in diesem Space sind überfällig oder gefährdet?“ und es analysiert Aktivitäten, Fälligkeitsdaten und Aktualisierungen, um festgefahrene Arbeiten sofort aufzudecken.
Es gab einfach zu viel Arbeit bei zu vielen Aufgaben, als dass eine Person alles ständig im Blick behalten konnte.
Genau hier kommt die Leistungsfähigkeit des KI-Pipeline-Managements zum Tragen.
Anstatt einen Menschen zu beauftragen, täglich Dutzende von Aufgaben manuell zu überprüfen, können Sie diese Aufgabe einem KI-Agenten übertragen, dessen Aufgabe es ist, die Pipeline zu überwachen und aufzuzeigen, was als Nächstes zu tun ist.
🧠 Interessante Tatsache: 12 % der Befragten der ClickUp-Umfrage geben an, dass KI-Agenten schwer einzurichten oder mit ihren Tools zu verbinden sind, und weitere 13 % sagen, dass es zu viele Schritte sind, um einfache Dinge mit Agenten zu erledigen.
Die Lösung: Entwerfen eines KI-Vertriebspipeline-Management-Agenten in ClickUp
Als ich verstanden hatte, wo die Pipeline undicht war, begann ich mit der Entwicklung des Super Agents.
Beginnen Sie mit der Registerkarte „KI“.
Um Bens Projekt-Recovery-Coach zu entwickeln, habe ich:
- Gehen Sie zur Registerkarte „KI” in der linken Navigationsleiste.
- Geklickt Super Agent erstellen
- Wir haben ihm dieses einfache Leitbild gegeben, das direkt mit unserer Kernservice-Pipeline Space verbunden ist.
Der Builder kümmerte sich um den Rest – er schlug Funktionen vor, stellte Folgefragen und machte Vorschläge, wie er mit den Aufgaben im Workspace von Ben interagieren sollte.
Ich musste nicht raten, was möglich war. Da der Entwickler seine ClickUp-Umgebung kennt, konnte er Fragen wie diese beantworten:
- Kann dieser Agent diese Benutzerdefinierten Felder aktualisieren?
- Kann es auf diesen Space oder diese Listen zugreifen?
- Welche Tools kann es verwenden, um tatsächlich Maßnahmen zu ergreifen und nicht nur zusammenzufassen?
Anstatt lange Anweisungen oder komplizierte Anleitungen zu schreiben, half mir der Builder dabei, dem Agenten eine klare Rolle zuzuweisen:
Sie sind mein Experte für Vertrieb und Kundenerfahrung. Ich verfolge alle meine eingehenden und aktiven Projekte im Bereich „Ben’s Building Yard“ und möchte, dass Sie die dortigen Informationen nutzen, um mir dabei zu helfen, Projekte wieder auf Kurs zu bringen.
Sie sind mein Experte für Vertrieb und Kundenerfahrung. Ich führe die Nachverfolgung aller meiner eingehenden und aktiven Projekte im Space „Ben’s Building Yard“ durch und möchte, dass Sie die dortigen Informationen nutzen, um mir dabei zu helfen, Projekte wieder auf Kurs zu bringen.
Keine zehnseitigen Anweisungen. Keine Zauberformeln. Nur:
Keine zehnseitigen Anweisungen. Keine Zauberformeln. Nur:
- Wer ist der Agent (Vertriebs- und Kundenerfahrungsexperte)?
- Wo sollte es suchen (Bens Bauhof)?
- Welches Ergebnis ist uns wichtig (Projekte wieder auf Kurs bringen)?
An dieser Stelle erledigte der Agent Builder etwas, das mir sehr gefällt: Er bat um Klarstellung.
Gemeinsam haben wir die Aufgabe so verfeinert, dass der Agent nun folgende Aufgaben übernimmt:
- Aktualisieren Sie die Felder „Gesundheit” und „Stimmung”: Passen Sie beispielsweise das Feld „Zufriedenheit” oder „B-Faktor” an, wenn ein Auftrag gefährdet erscheint oder ein Client offensichtlich unzufrieden ist.
- Begeisterte Kunden und Möglichkeiten für Erfahrungsberichte erkennen: Wenn Aufgaben mit dem Tag „begeistert” gekennzeichnet sind oder großartige Ergebnisse erzielt wurden, sollte uns das eine Erinnerung an die Einholung von Erfahrungsberichten bringen.
- Tag Ben und mich mit den empfohlenen nächsten Schritten: Immer wenn eine Aufgabe überfällig ist oder seit mehr als drei Tagen keine Aktivität stattgefunden hat, sollte Folgendes geschehen: Das Risiko hervorheben Einen praktischen nächsten Schritt vorschlagen (Kontakt aufnehmen, den Kunden informieren, die voraussichtliche Lieferzeit für Teile überprüfen usw.)
- Risiko hervorheben
- Schlagen Sie einen praktischen nächsten Schritt vor (Kontakt aufnehmen, den Kunden informieren, die voraussichtliche Lieferzeit von Teilen überprüfen usw.).
- Risiko hervorheben
- Schlagen Sie einen praktischen nächsten Schritt vor (Kontakt aufnehmen, den Kunden informieren, die voraussichtliche Lieferzeit von Teilen überprüfen usw.).
Am Ende dieser Unterhaltung hatten wir die Rolle des KI-Pipeline-Management-Agenten klar definiert: Ben, der Projekt-Recovery-Coach von Builder. Anstatt ein generischer KI-Assistent zu sein, hatte der Agent nun eine fokussierte Mission: die Service-Pipeline zu überwachen und Maßnahmen zu empfehlen, die das Kundenerlebnis schützen.
Den Agenten Ihre Pipeline beibringen: Wissen, Gedächtnis und E-Mail
Ein Super Agent ist nur so nützlich wie der Kontext, den er versteht.
Für Bens Workflow bedeutete dies, dass der Agent Zugriff auf drei Arten von Informationen erhielt:
- Zunächst einmal der Workspace selbst. Der Agent musste den Space verstehen, in dem Ben seine Aufträge verwaltet, sowie die Listen und Dashboards, die seine Service-Pipeline darstellen.
- Zweitens haben wir Speicher und Dokumentation hinzugefügt. Dazu gehörten Kundenlisten, LieferantenNotizen und einige einfache Regeln zu Rabatten und Servicepaketen.
- Schließlich haben wir die E-Mail-Verbindung über ein Gmail-Konto hergestellt, damit der Agent Kundenantworten und Nachfassaktionen für Lieferanten entwerfen kann.
Ich habe den Agenten auch wie ein junges Team-Mitglied behandelt und Einstellungen und Leitplanken konfiguriert, wie zum Beispiel:
- Welche E-Mail-Vorlagen dürfen verwendet werden?
- Wenn vor dem Versand meine Zustimmung eingeholt werden muss
- Wenn es erlaubt ist, eine vorab genehmigte Vorlage basierend auf bestimmten Feldwerten automatisch zu versenden
Da sich alles in ClickUp befindet – Aufgaben, Dokumente und Kommunikation –, kann der Agent den Kontext an einem Ort lesen und an einem anderen Ort Maßnahmen ergreifen. Beispielsweise könnte er eine Verzögerung innerhalb einer Aufgabe erkennen und sofort eine E-Mail-Benachrichtigung für den Kunden vorschlagen.
Dies ist einer der Vorteile eines konvergenten KI-Workspaces. Wenn Aufgaben, Unterhaltungen und Dokumentationen zusammengeführt werden, kann die KI den gesamten Kontext verstehen, anstatt auf der Grundlage von Fragmenten Vermutungen anzustellen.
📮 ClickUp Insight: 19 % der Befragten geben an, dass sie sich KI-Agenten zur Unterstützung beim Management von Projekt-Workflows wünschen.
Ein Projektmanagement-Workflow ist jedoch nicht einfach eine Checkliste. Es handelt sich um ein dynamisches System aus Kompromissen, Übergaben und sich ändernden Prioritäten, in dem der Plan von gestern selten die Realität von heute widerspiegelt.
Die Super Agents von ClickUp sind so konzipiert, dass sie auf den Stand Ihrer Arbeit reagieren und nicht nur auf Anweisungen. Sie führen Arbeiten nach den von Ihnen festgelegten Zeitplänen aus, achten auf Auslöser wie gestellte Fragen, neu erstellte Aufgaben oder eingereichte Formulare und können Probleme proaktiv melden!
Einsatz des Agenten als KI-Pipeline-Management-Assistent
Nachdem der Projekt-Recovery-Coach konfiguriert war, begann Ben, mit dem Agenten wie mit einem Teamkollegen zu interagieren.
Den Agenten den Plan für den Tag erstellen lassen
In einem direkten Chat mit dem Agenten konnte Ben die Dinge ganz einfach halten:
Hallo, ich bin Ben. Das ist mein Unternehmen. Können Sie mir die ersten zehn Personen empfehlen, die ich heute kontaktieren sollte?
Hallo, ich bin Ben. Das ist mein Unternehmen. Können Sie mir die ersten zehn Personen empfehlen, die ich heute kontaktieren sollte?
Der Agent analysiert seine Pipeline und zeigt Folgendes an:
Der Agent analysiert seine Pipeline und zeigt Folgendes an:
- Überfällige oder risikobehaftete Aufträge, bei denen Kunden wahrscheinlich frustriert sind
- Hochwertige Gelegenheiten, bei denen ein Check-in eine Beziehung retten könnte
- Begeisterte Kunden, die wir heute um Erfahrungsberichte bitten sollten
Anstatt eine lange Liste von Aufgaben anzustarren, erhält Ben eine kuratierte Aktionsliste.
Coaching des Agenten bei der tatsächlichen Arbeit
Die andere Art der Zusammenarbeit mit dem Agenten erfolgt direkt in den Aufgaben.
Stellen Sie sich vor, wir eröffnen einen Auftrag, der auf Teile wartet. Der Lieferant ist für Verzögerungen bekannt, und wir möchten, dass der Agent dies berücksichtigt.
Ich kann den Agenten taggen und sagen:
@Projekt-Coach, der Anbieter hier ist Influx – sie haben oft Verzögerungen. Wenn Sie sehen, dass eine Aufgabe in den Status „Warten auf Teile” wechselt, fragen Sie mich bitte, wer der Anbieter ist, und berücksichtigen Sie dies, wenn Sie die nächsten Schritte empfehlen.
@Projekt-Recovery-Coach, der Anbieter hier ist Influx – sie haben oft Verzögerungen. Wenn Sie sehen, dass eine Aufgabe in den Status „Warten auf Teile” wechselt, fragen Sie mich bitte, wer der Anbieter ist, und berücksichtigen Sie dies, wenn Sie die nächsten Schritte empfehlen.
Jetzt haben wir, ohne die Aufgabe zu verlassen:
Jetzt haben wir, ohne die Aufgabe zu verlassen:
- Angesichts des neuen Fachwissens des Agenten (Influx ist langsam)
- Eine kleine Regel für zukünftige Nachfassaktionen definiert
- Diese Nuance genau dort eingebettet, wo die Arbeit stattfindet
Ich muss nicht sitzen und auf die Antwort warten. Wenn sie kommt, landet die Aktualisierung in meinem ClickUp-Posteingang, wo ich sie abrufen kann, wann immer ich bereit bin.
📌 In einem Beispiel sah eine Antwort des Agenten wie folgt aus:
„Danke für die Achtung. Ich habe festgestellt, dass Influx oft hinterherhinkt. Fragen Sie den Lieferanten nach einer genauen Lieferzeit und informieren Sie dann den Kunden. Möchten Sie einen E-Mail-Entwurf dafür?“
„Danke für die Achtung. Ich habe festgestellt, dass Influx oft hinterherhinkt. Fragen Sie den Lieferanten nach einer genauen Lieferzeit und informieren Sie dann den Kunden. Möchten Sie einen E-Mail-Entwurf dafür?“
Davon ausgehend kann ich sagen:
Davon ausgehend kann ich sagen:
„Ja, bitte geben Sie mir Skripte.“
„Ja, bitte geben Sie mir Skripte.“
Und es kann Folgendes generieren:
Und es kann Folgendes generieren:
- Eine höfliche ETA-Anfrage an den Anbieter
- Eine transparente Aktualisierung für den Kunden
- Eine Erinnerung zur Nachverfolgung, damit wir nicht wieder den Überblick verlieren.
All das geschieht, ohne dass Ben alte E-Mails durchforsten oder zwischen verschiedenen tools hin- und herspringen muss.
Durch diese Art des kontextbezogenen Lernens fühlt sich der Agent weniger wie ein Tool und mehr wie ein Junior-Assistent im operativen Bereich.
📚 Lesen Sie auch: Umgebungsbezogene KI-Transformation
Was sich geändert hat, seit ein KI-Agent die Pipeline überwacht
Der Project Recovery Coach erledigt nichts Auffälliges.
Es schließt keine Geschäfte automatisch ab und baut auch nicht Bens CRM neu auf.
Aber es leistet etwas unglaublich Wertvolles: Es überwacht die Pipeline kontinuierlich und zeigt das Wesentliche an, sodass Ben weiß, was als Nächstes zu erledigen ist.
Nachdem wir Bens Projekt Recovery Coach eingeführt hatten, änderten sich einige Dinge:
Nachdem wir Bens Projekt Recovery Coach eingeführt hatten, änderten sich einige Dinge:
- Risikobehaftete Aufträge wurden früher erkannt. Ben erkannte Probleme, sobald Aufgaben überfällig waren oder ins Stocken gerieten.
- Verzögerungen bei der Lieferung von Teilen sind keine Überraschungen mehr. Der Agent hat uns dazu angeregt, nach voraussichtlichen Lieferzeiten zu fragen und proaktiv mit den Kunden zu kommunizieren.
- Zufriedene Kunden wurden zu echten Referenzen. Wir erhielten einen stetigen Strom von Aufforderungen, Bewertungen zu bitten, solange die Erfahrung noch frisch war.
- Bens mentale Belastung sank. Er musste nicht mehr die gesamte Pipeline im Kopf behalten; der Agent übernahm die Überwachung.
👀 Wussten Sie schon? Vertriebsteams, die KI einsetzen, erzielen mit 1,3-mal höherer Wahrscheinlichkeit Umsatzwachstum.
So erstellen Sie Ihren eigenen KI-Agenten für das Vertriebs-Pipeline-Management
Wenn Sie sich Ihren eigenen ClickUp-Workspace ansehen und denken: „Ich weiß, dass ich Super Agents verwenden sollte, aber ich weiß nicht, wo ich anfangen soll“, empfehle ich Ihnen folgendes Vorgehen:
- Wählen Sie einen Prozess mit Schwachstellen: Vertriebspipeline, Servicebereitstellung, Onboarding, Vertragsverlängerungen – wählen Sie einen einzelnen Flow, bei dem Fehler wirklich schmerzhafte Folgen haben.
- Finden Sie die Schwachstellen in Ihrem bestehenden Space: Sehen Sie sich überfällige Aufgaben, veraltete Tickets und Bereiche an, in denen Kunden warten müssen.
- Definieren Sie eine einfache Rolle für Ihren Super Agent: Für Ben war es ein Experte für Vertrieb und Kundenerfahrung, der sich darauf konzentrierte, Projekte wieder auf Kurs zu bringen.
- Legen Sie fest, wo es gespeichert werden soll: Verweisen Sie auf einen bestimmten Bereich oder eine Reihe von Listen (wie „Ben’s Building Yard“) und verknüpfen Sie die richtigen Kenntnisse, Dokumente und E-Mail-Konten.
- Beginnen Sie mit einer klaren Aufgabe: Zum Beispiel „Beobachten Sie diese Pipeline und sagen Sie mir, wen ich jeden Tag kontaktieren soll“ oder „Markieren Sie alle Aufgaben, die überfällig oder seit drei Tagen inaktiv sind, und schlagen Sie einen nächsten Schritt vor“.
- Behandeln Sie es wie einen Teamkollegen: Chatten Sie direkt mit ihm, taggen Sie es in Aufgaben, bei denen Nuancen wichtig sind, und verschärfen oder erweitern Sie die Berechtigungen, während Sie Vertrauen aufbauen.
Wenn sich der Agent als nützlich erweist, können Sie seinen Aufgabenbereich erweitern.
🎥 Hier finden Sie eine kurze Anleitung für den Einstieg in Super Agents:
Möchten Sie diesen Workflow in Aktion sehen?
Mein Ziel mit diesem Artikel ist es nicht, Sie mit cleveren Aufforderungen zu beeindrucken.
Damit soll gezeigt werden, wie ein fokussierter Super Agent:
- Schließen Sie Lücken in Ihrer Service-Pipeline
- Schützen Sie Ihr Kundenerlebnis
- Verschaffen Sie sich Freiraum, um sich auf sinnvolle Arbeit zu konzentrieren.
Wenn Sie diesen Workflow in Aktion sehen oder die Assets aus diesem Beispiel herunterladen möchten, besuchen Sie: annabullock.com/builder
Dort sammeln Ben und ich Fragen, geben weiterführende Ressourcen frei und senden Links zu den in diesem Workflow erwähnten tools.
Können wir mit ClickUp Super Agents wirklich eine undichte Service-Pipeline reparieren? Ja, das können wir!
Registrieren Sie sich zunächst für ein kostenloses ClickUp-Konto!
Anna Bullock ist Kreativstrategin, Projektmanagerin und Systemdenkerin – und Ihre geschäftliche Mentorin, wenn Sie Klarheit und Support brauchen. Durch Beratung, Inhalte und die Entwicklung von Online-Workspaces hilft sie ambitionierten Menschen, Ideen in die Tat umzusetzen, unterstützende Systeme aufzubauen und Unternehmen zu entwickeln, die tatsächlich zu ihrem Leben passen.