Führungskräfte in der Wirtschaft befinden sich in einem Investitionsparadoxon. Die Ausgaben für KI sind um 130 % gestiegen, doch 80 % der Unternehmen berichten, dass ihre Investitionen in generative KI keine spürbaren Auswirkungen auf den EBIT des gesamten Unternehmens haben (Quelle: Wharton, McKinsey ).
Diese Diskrepanz zwischen Investition und Wirkung ist nicht auf die Technologie selbst zurückzuführen. Sie entsteht durch eine reaktive, angstgetriebene Strategie, die Agentenflut und Tool-Überlastung begünstigt.
Die Angst, zurückzubleiben, führt zu einer überstürzten Besessenheit, neue, nicht miteinander verbundene KI-Tools einzuführen, wodurch unbeabsichtigt ein „KI-Wildwuchs“ entsteht – ein unzusammenhängendes Ökosystem, in dem einzelne Tools zwar leistungsstark sind, aber der gemeinsame Kontext der Kernarbeitsbereiche eines Teams fehlt.
Dieses interne Chaos wird nun auch öffentlich sichtbar, da Software-Giganten wie Salesforce und Atlassian damit beginnen, den Zugriff von Tools von Drittanbietern auf sensible Daten und kontextbezogene Arbeitsinformationen zu drosseln oder zu blockieren.
Genau diese Art von Chaos und Fragmentierung stellt die Annahme in Frage, dass das nächste KI-Tool das Problem der unkontrollierten Ausbreitung lösen wird. Um Spekulationen zu vermeiden und die Realität des täglichen KI-Einsatzes aufzudecken, haben wir über 1.000 Wissensarbeiter aus aller Welt befragt.
Unser Ziel war es, wichtige Fragen zu beantworten: Was sind die wahren Kosten von KI-Wildwuchs und was motiviert Wissensarbeiter wirklich dazu, KI für häufige, wertschöpfende Anwendungen einzusetzen?
Schlüssel-Ergebnisse unserer Umfrage:
- Nur 7,2 % der Teams bewerten ihre KI-Strategie als „äußerst effektiv“ mit starkem ROI
- 91 % der Mitarbeiter nutzen wöchentlich nur 1–4 KI-Tools, obwohl Unternehmen in Dutzende investieren
- 44,8 % der Teams haben KI-Tools, die sie im letzten Jahr eingeführt haben, bereits wieder aufgegeben
- Benutzer mit integrierter KI erzielen 2,78-mal häufiger eine konstante tägliche Nutzung
Die Lösung? Unsere Untersuchungen zeigen, dass kontextbezogene, integrierte KI zu deutlich höheren Akzeptanzraten und einer höheren Zufriedenheit der Benutzer führt.
Die große Abkehr von KI hat bereits begonnen
Während IT-Abteilungen weiterhin auf Einkaufstour sind, haben die Mitarbeiter bereits mit ihren Workflows abgestimmt. Trotz Investitionen in Dutzende von KI-Tools nutzen 91 % der Mitarbeiter nur 1 bis 4 Tools pro Woche:
- 54,4 % verwenden nur 1–2 Tools
- 36,8 % verwenden 3–4 Tools
- nur 9 %* verwenden regelmäßig 5 oder mehr Tools
Noch alarmierender ist, dass 44,8 % der Teams die im letzten Jahr eingeführten KI-Tools bereits wieder aufgegeben haben:
- 32,0 % gaben einige Tools auf (weniger als die Hälfte)
- 12,8 % gaben mehr als die Hälfte ihrer KI-Investitionen auf
Das sind nicht nur verschwendete Lizenzkosten, sondern auch verlorene Implementierungszeit, Schulungsressourcen und ein schwindendes Vertrauen der Mitarbeiter in zukünftige KI-Initiativen.
Die Botschaft ist klar: Ihr KI-Portfolio enthält wahrscheinlich erhebliche Ballast. Jedes neue Tool, das hinzugefügt wird, ohne dass andere ausgemustert werden, erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass weitere Tools aufgegeben werden.
Die versteckten Kosten des Kontextwechsels
Fast die Hälfte aller Arbeitnehmer (46,5 %) muss zwischen zwei oder mehr KI-Tools hin- und herwechseln, um eine einzige Aufgabe abzuschließen.
Dieses produktivitätsmindernde Muster – das in einem Tool beginnt, Ergebnisse in ein anderes kopiert, Eingabeaufforderungen umformuliert und Ergebnisse abgleicht – schafft Compliance-Risiken und Verwirrung. Das ist keine Automatisierung. Das ist Komplikation
Die Auswirkungen zeigen sich in der Zufriedenheit der Benutzer:
- 79,3 % der Arbeitnehmer geben an, dass der Aufwand für KI im Vergleich zum Wert der Ergebnisse unverhältnismäßig hoch ist
- nur 21,7 %* erleben selten dieses Missverhältnis zwischen Aufwand und Wert
Jeder Tool-Wechsel erfordert:
- Kontext neu erklären
- Daten neu formatieren
- Verwaltung unterschiedlicher Schnittstellen
- Widersprüchliche Ergebnisse in Einklang bringen
Die kognitive Belastung steigt, bis der Einsatz von KI schwieriger wird als die manuelle Arbeit.
*fazit: Sie verlieren nicht nur Produktivität durch den Wechsel, sondern bringen Ihren Teams auch bei, KI ganz zu vermeiden.
KI im Dunkeln: Null Kontext
Über ein Drittel der Arbeitnehmer (34,4 %) nutzt KI-Tools ohne jegliche Integration in ihre Kernarbeitsbereiche – Projekte, Dokumente und Chats.
Das bedeutet, dass KI-Systeme ihre Projekte nicht kennen, nicht auf ihre Dokumente zugreifen können und ihre Unterhaltungen nicht verstehen. Das ist so, als würde man einen Assistenten einstellen und ihm die Augen verbinden.
Die Integrationsstatistiken zeigen das ganze Ausmaß des Problems:
| Integrationsgrad | Prozentualer Anteil der Benutzer |
| Vollständige Integration (alle 3 Arbeitsbereiche) | 25. 6 % |
| Teilweise Integration (2 Bereiche) | 22. 8 % |
| Minimale Integration (1 Bereich) | 17. 3 % |
| Keine Integration | 34. 4 % |
Wenn KI keinen Zugriff auf den Kontext hat, in dem die Arbeit stattfindet, beginnt jede Interaktion bei Null – was den Aufstieg von Schatten-KI-Tools fördert, die ohne Aufsicht oder ordnungsgemäße Integration eingeführt werden. Benutzer müssen manuell Hintergrundinformationen bereitstellen, Terminologie erklären und den Kontext rekonstruieren, der bereits in ihren Arbeitssystemen vorhanden ist.
Die Realität: Ohne Integration werden KI-Tools zu teuren Rechnern, die Sicherheitsrisiken mit sich bringen, anstatt als intelligente Assistenten zu fungieren.
Mitarbeiter wünschen sich weniger Tools, nicht mehr
Hier ist eine Erkenntnis, die jedes Meeting zur KI-Strategie zum Stillstand bringen sollte: 77,5 % der Mitarbeiter würden sich gleichgültig oder erleichtert fühlen, wenn die Hälfte ihrer KI-Tools entfernt würde.
Die Aufschlüsselung zeigt das Ausmaß der Tool-Müdigkeit:
- 53,6 % würden sich gleichgültig fühlen
- 23,9 % würden sich tatsächlich erleichtert fühlen
- Nur 15 % würden sich durch eine Konsolidierung verärgert fühlen
Das sind keine Technologiegegner, sondern Wissensarbeiter, die in der Komplexität der Tools versinken und Konsolidierung als Befreiung sehen. Sie verstehen, was viele Führungskräfte nicht verstehen: Mehr Tools bedeuten mehr Kontextwechsel, mehr Passwörter, mehr Schnittstellen, die es zu lernen gilt, und letztendlich weniger Produktivität.
*der Weg nach vorne ist klar: Der Erfolg von KI hängt von Konsolidierung ab, nicht von einer zunehmenden Verbreitung. Ihre Teams wollen nicht mehr Optionen, sondern Vereinfachung.
Der Beweis: Integration verändert alles
Die Daten kristallisieren sich zu einer einzigen Wahrheit heraus: Integration ist der Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg von KI.
Der Integrationsvorteil
Mitarbeiter mit vollständig integrierter KI nutzen KI 2,78-mal häufiger über den gesamten Arbeitstag hinweg:
- 21,1 % der integrierten Benutzer geben an, KI täglich mehr als 20 Mal zu nutzen
- nur 7,6 %* der nicht integrierten Benutzer erreichen diese Häufigkeit
Die ROI-Realität, der sich niemand stellen will
Weniger als 1 von 10 Teams erzielen einen nennenswerten ROI mit KI:
📊 Schlüssel-Metriken für den ROI:
- nur 7,2 %* bewerten ihre KI-Strategie als „äußerst effektiv“ mit starkem ROI
- Über 66 % suchen aktiv nach fachkundiger Beratung zur KI-Implementierung
- 95 % der Mitarbeiter verwenden ganz natürlich nur 1–2 Tools pro Aufgabe, wenn sie die Wahl haben
Das ist keine Enttäuschung, sondern ein völliger Misserfolg. Der Wettlauf um externes Fachwissen zeigt, dass die aktuellen Ansätze gescheitert sind – oft aufgrund tiefgreifender Governance-Lücken bei der Konzeption und Umsetzung von KI-Strategien.
Das Verhalten der Mitarbeiter sagt mehr als tausend Worte. Sie verstehen intuitiv, was viele Strategien übersehen: Die Verbreitung von Tools ist der Feind der Produktivität.
Die harte Wahrheit: Ihre KI-Strategie funktioniert wahrscheinlich nicht, und Ihre Teams wissen das.
Von der Ausbreitung zur Strategie
Die Studie zeigt klare Maßnahmen für Führungskräfte auf, die bereit sind, KI-Wildwuchs zu überwinden:
❌ STOP:
- Beschaffung von Punktlösungen ohne native Integrationspläne
- Den Erfolg von KI anhand der Anzahl der Tools statt anhand von Metriken messen
- Die zunehmenden Anzeichen für Tool-Müdigkeit und -Verzicht ignorieren
- Aufbau von Workflows, die von instabilen Integrationen von Drittanbietern abhängig sind
✅ START:
- Überprüfen Sie Ihr aktuelles KI-Portfolio auf Redundanzen und veraltete Komponenten
- Priorisierung tief integrierter, kontextbezogener KI-Lösungen
- Messung des Erfolgs anhand von Akzeptanzraten und Effizienzsteigerungen
- Konsolidierung rund um Plattformen, die KI in Ihren Workflow integrieren
Die kontextbezogene KI-Lösung
Aus diesem Grund haben wir ClickUp Brain entwickelt – nicht als weiteres Tool, das Ihre Unübersichtlichkeit noch verstärkt, sondern als Lösung.
Im Gegensatz zu generischen KI-Assistenten bietet ClickUp Brain:
- Lernt den spezifischen Kontext und die Terminologie Ihres Unternehmens
- Funktioniert innerhalb bestehender Workflows (kein Tool-Wechsel erforderlich)
- Bietet KI-Funktionen für alle Arbeitsbereiche von einer einzigen Plattform aus
- Bietet die Integration, die zu 2,78-mal höheren Akzeptanzraten führt
ClickUp Brain-Benutzer berichten:
- 2. 26-mal höhere vollständige Integrationsraten
- 39,1 % erreichen eine vollständige Integration (gegenüber 17,3 % bei anderen Tools)
- 27,1 % erleben selten Frustrationen mit KI – die höchste Zufriedenheitsrate
- 83 % sind erleichtert über die Konsolidierung der Tools (gegenüber 13,5 % der Nichtbenutzer)
Diese Benutzer haben erfahren, was funktioniert, und tendieren ganz natürlich zu einer Vereinfachung durch effektive Tools.
Das Fazit: Eine tiefe, native Integration verbessert nicht nur die KI, sondern verändert die Arbeitsweise von Teams.
Die Wahl ist klar
Unsere Untersuchungen belegen, dass KI-Wildwuchs das Versprechen der KI zunichte macht – nämlich Routinearbeiten zu eliminieren, statt noch mehr davon zu schaffen. Frustriert von der Fragmentierung lehnen Mitarbeiter Tools ab, geben Investitionen auf und sehnen sich nach Konsolidierung.
Die kleine Minderheit, die Erfolg hat, hat eines gemeinsam: tief integrierte, kontextbezogene KI.
Die Zukunft gehört Unternehmen, die diese Wahrheit verstanden haben: Der Wert von KI liegt nicht in der Anzahl der Tools, sondern in der richtigen Wahl eines Tools – eines Tools, das Ihren Arbeitskontext versteht, sich in Ihre Workflows integriert und mit der Zeit immer wertvoller wird.
Die Frage an alle Führungskräfte:
Wollen Sie die Unübersichtlichkeit weiter zunehmen lassen, die Abbruchraten steigen sehen und sich über einen enttäuschenden ROI ärgern?
Oder entscheiden Sie sich für den bewährten Weg der kontextbezogenen KI?
Handeln Sie noch heute
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Forschungsmethodik: Die Daten für diesen Bericht wurden über einen Zeitraum von zwei Wochen Mitte bis Ende Juni 2025 erhoben. Die Umfrage, bestehend aus 10 Multiple-Choice-Fragen, wurde anonym unter über 1000 Teilnehmern durchgeführt. Die Befragten repräsentierten eine ausgewogene Mischung aus verschiedenen beruflichen Rollen, von Führungskräften und Managern bis hin zu einzelnen Wissensarbeitern und Unternehmern. Die vollständige Methodik und detaillierte Ergebnisse erhalten Sie unter research@clickup.com