Führungskräfte im Business befinden sich in einem Investitionsparadoxon. Die Ausgaben für KI sind um 130 % gestiegen, doch 80 % der Unternehmen geben an, dass ihre Investitionen in generative KI keine spürbaren Auswirkungen auf das unternehmensweite EBIT haben (Quelle: Wharton, McKinsey ).
Diese Kluft zwischen Investition und Wirkung ist nicht auf die Technologie selbst zurückzuführen. Sie resultiert aus einer reaktiven, von Angst getriebenen Strategie, die Agentenausbreitung und Tool-Überlastung begünstigt.
Die Angst, zurückzubleiben, führt zu einer überstürzten Besessenheit, neue, unverbundene KI-Tools einzuführen, wodurch unbeabsichtigt ein „KI-Wildwuchs“ entsteht – ein unverbundenes Ökosystem, in dem einzelne Tools zwar leistungsstark sind, aber der gemeinsame Kontext der Kernarbeitsbereiche eines Teams fehlt.
Dieses interne Chaos wird nun auch öffentlich sichtbar, da Software-Giganten wie Salesforce und Atlassian damit beginnen, den Zugriff von Drittanbieter-Tools auf sensible Daten und kontextbezogene Informationen zur Arbeit zu drosseln oder zu blockieren.
Genau diese Art von Chaos und Fragmentierung stellt die Annahme in Frage, dass das nächste KI-Tool das Problem der Ausbreitung lösen wird. Um über Spekulationen hinauszugehen und die Realität des täglichen KI-Einsatzes aufzudecken, haben wir über 1.000 Wissensarbeiter aus der ganzen Welt befragt.
Unser Ziel war es, wichtige Fragen zu beantworten: Was sind die tatsächlichen Kosten von KI-Wildwuchs und was motiviert Wissensarbeiter wirklich dazu, KI für häufige, hohe Werte erzeugende Anwendungen einzusetzen?
Schlüsselergebnisse unserer Umfrage:
- Nur 7,2 % der Teams geben eine Bewertung ihrer KI-Strategie mit hohem ROI als „äußerst effektiv“ ab.
- 91 % der Arbeitnehmer nutzen wöchentlich nur 1 bis 4 KI-Tools, obwohl Unternehmen in Dutzende investieren.
- 44,8 % der Teams haben bereits KI-Tools aufgegeben, die sie im letzten Jahr eingeführt hatten.
- Benutzer mit integrierter KI erreichen mit 2,78-mal höherer Wahrscheinlichkeit eine konstante tägliche Nutzung.
Die Lösung? Unsere Untersuchungen zeigen, dass kontextbezogene, integrierte KI zu deutlich höheren Akzeptanzraten und einer höheren Benutzerzufriedenheit führt.
Die große KI-Abkehr hat bereits begonnen
Während IT-Abteilungen weiterhin auf Einkaufstour sind, haben die Mitarbeiter bereits mit ihren Workflows abgestimmt. Trotz der Investitionen des Unternehmens in Dutzende von KI-Tools verwenden 91 % der Mitarbeiter nur 1 bis 4 Tools pro Woche:
- 54,4 % verwenden nur 1–2 tools.
- 36,8 % verwenden 3–4 tools
- Nur 9 % verwenden regelmäßig 5 oder mehr tools.
Noch alarmierender ist, dass 44,8 % der Teams bereits KI-Tools aufgegeben haben, die sie im letzten Jahr eingeführt hatten:
- 32,0 % haben einige tools aufgegeben (weniger als die Hälfte)
- 12,8 % gaben mehr als die Hälfte ihrer KI-Investitionen auf.
Das sind nicht nur verschwendete Lizenzkosten – es geht auch um verlorene Implementierungszeit, Schulungsressourcen und das schwindende Vertrauen der Mitarbeiter in zukünftige KI-Initiativen.
Die Botschaft ist klar: Ihr KI-Portfolio enthält wahrscheinlich erhebliche Ballast. Jedes neue Tool, das hinzugefügt wird, ohne andere auszusortieren, erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass weitere Tools aufgegeben werden.
Die versteckten Kosten des Kontextwechsels
Fast die Hälfte aller Arbeitnehmer (46,5 %) ist gezwungen, zwischen zwei oder mehr KI-Tools hin und her zu wechseln, um eine einzige Aufgabe abzuschließen.
Dieses produktivitätsmindernde Muster – das in einem Tool beginnt, Ergebnisse in ein anderes kopiert, Eingabeaufforderungen neu formuliert und Ergebnisse abgleicht – schafft Compliance-Risiken und Verwirrung. Das ist keine Automatisierung. Das ist Komplikation.
Die Auswirkungen zeigen sich in der Zufriedenheit der Benutzer:
- 79,3 % der Arbeitnehmer geben an, dass der Aufwand für KI im Vergleich zum Wert des Outputs unverhältnismäßig hoch ist.
- Nur 21,7 % erleben selten diese Diskrepanz zwischen Aufwand und Wert.
Jeder Tool-Wechsel erfordert:
- Den Kontext neu erklären
- Daten neu formatieren
- Verwaltung verschiedener Schnittstellen
- Widersprüchliche Ergebnisse in Einklang bringen
Die kognitive Belastung steigt so lange an, bis die Verwendung von KI schwieriger wird als die manuelle Erledigung der Arbeit.
Fazit: Sie verlieren nicht nur Produktivität durch den Wechsel – Sie bringen Ihren Teams bei, KI ganz zu vermeiden.
KI im Dunkeln: Null Kontext
Über ein Drittel der Arbeitnehmer (34,4 %) verwenden KI-Tools, die in keiner Weise in ihre Kernarbeitsbereiche – Projekte, Dokumente und Chats – integriert sind.
Das bedeutet, dass KI-Systeme ihre Projekte nicht kennen, keinen Zugriff auf ihre Dokumente haben und ihre Unterhaltungen nicht verstehen können. Das ist so, als würde man einen Assistenten einstellen und ihm die Augen verbinden.
Die Integrationsstatistiken zeigen das ganze Ausmaß des Problems:
| Integrationsgrad | Prozentualer Anteil der Benutzer |
| Vollständige Integration (alle 3 Arbeitsbereiche) | 25,6 % |
| Teilweise Integration (2 Bereiche) | 22,8 % |
| Minimale Integration (1 Bereich) | 17,3 % |
| Null Integration | 34,4 % |
Wenn KI keinen Zugriff auf den Kontext hat, in dem die Arbeit stattfindet, beginnt jede Interaktion bei Null – was den Aufstieg von Schatten-KI-Tools fördert, die ohne Aufsicht oder ordnungsgemäße Integration eingeführt werden. Benutzer müssen manuell Hintergrundinformationen bereitstellen, Terminologie erklären und den Kontext rekonstruieren, der bereits in ihren Arbeitssystemen vorhanden ist.
Die Realität: Ohne Integration werden KI-Tools zu teuren Taschenrechnern, die eher Sicherheitsrisiken mit sich bringen, als dass sie als intelligente Assistenten fungieren.
Mitarbeiter wünschen sich weniger tools, nicht mehr
Hier ist eine Erkenntnis, die jedes KI-Strategie-Meeting sofort beenden sollte: 77,5 % der Arbeitnehmer würden sich gleichgültig oder erleichtert fühlen, wenn die Hälfte ihrer KI-Tools entfernt würde.
Die Aufschlüsselung zeigt das Ausmaß der Tool-Müdigkeit:
- 53,6 % würden sich gleichgültig fühlen.
- 23,9 % würden sich tatsächlich erleichtert fühlen.
- Nur 15 % würden sich durch eine Konsolidierung verärgert fühlen.
Das sind keine Technologiegegner – es sind Wissensarbeiter, die in der Komplexität der Tools versinken und die Konsolidierung als Befreiung betrachten. Sie verstehen, was viele Führungskräfte nicht verstehen: Mehr Tools bedeuten mehr Kontextwechsel, mehr Passwörter, mehr zu erlernende Schnittstellen und letztendlich weniger Produktivität.
Der Weg in die Zukunft ist klar: Der Erfolg der KI hängt von Konsolidierung ab, nicht von Verbreitung. Ihre Teams verlangen nicht nach mehr Optionen – sie brauchen Vereinfachung.
Der Beweis: Integration verändert Alles
Die Daten kristallisieren sich um eine einzige Wahrheit heraus: Integration ist der Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg von KI.
Der Vorteil der Integration
Mitarbeiter mit vollständig integrierter KI nutzen KI 2,78-mal häufiger im Laufe ihres Arbeitstages:
- 21,1 % der integrierten Benutzer geben an, KI täglich mehr als 20 Mal zu nutzen.
- Nur 7,6 % der nicht integrierten Benutzer erreichen diese Häufigkeit.
Die ROI-Realität, der sich niemand stellen möchte
Weniger als 1 von 10 Teams erzielt einen bedeutenden ROI durch KI:
📊 Schlüssel-ROI-Metriken:
- Nur 7,2 % geben eine Bewertung ihrer KI-Strategie als „äußerst effektiv” mit hohem ROI ab.
- Über 66 % suchen aktiv nach fachkundiger Beratung zur KI-Implementierung.
- 95 % der Mitarbeiter verwenden von Natur aus nur 1–2 tools pro Aufgabe, wenn sie die Wahl haben.
Das ist keine Enttäuschung, sondern ein völliger Misserfolg. Der Wettlauf um externes Fachwissen zeigt, dass allgemein anerkannt ist, dass die derzeitigen Ansätze gescheitert sind – oft aufgrund tiefgreifender Lücken in der Governance bei der Konzeption und Umsetzung von KI-Strategien.
Das Verhalten der Mitarbeiter spricht Bände. Sie verstehen intuitiv, was viele Strategien übersehen: Die Verbreitung von Tools ist der Feind der Produktivität.
Die harte Wahrheit: Ihre KI-Strategie funktioniert wahrscheinlich nicht, und Ihre Teams wissen das.
Von der Ausbreitung zur Strategie
Die Studie zeigt klare Maßnahmen für Führungskräfte auf, die bereit sind, über KI-Wildwuchs hinauszugehen:
❌ STOP:
- Beschaffung von Punktlösungen ohne native Integrationspläne
- Messung des KI-Erfolgs anhand der Anzahl der Tools statt anhand von Metriken
- Ignorieren der zunehmenden Anzeichen für Tool-Müdigkeit und -Verzicht
- Aufbau von Workflows, die von instabilen Integrationen von Drittanbietern abhängig sind
✅ START:
- Überprüfen Sie Ihr aktuelles KI-Portfolio auf Redundanzen und Stilllegungen.
- Priorisierung tief integrierter, kontextbezogener KI-Lösungen
- Erfolgsmessung anhand von Akzeptanzraten und Effizienzsteigerungen
- Konsolidierung rund um Plattformen, die KI in Ihrem Workflow bereitstellen, als Anbieter
Die kontextbezogene KI-Lösung
Aus diesem Grund haben wir ClickUp Brain entwickelt – nicht als weiteres tool, das Ihre Unübersichtlichkeit noch verstärkt, sondern als Lösung.
Im Gegensatz zu generischen KI-Assistenten bietet ClickUp Brain:
- Lernt den spezifischen Kontext und die Terminologie Ihres Unternehmens
- Funktioniert innerhalb bestehender Workflows (kein Tool-Wechsel erforderlich)
- Bietet KI-Funktionen für alle Arbeitsbereiche von einer einzigen Plattform aus.
- Bietet die Integration, die zu einer 2,78-fach höheren Akzeptanzrate führt.
ClickUp Brain-Benutzer berichten:
- 2. 26-mal höhere Vollintegrationsraten
- 39,1 % erreichen eine vollständige Integration (gegenüber 17,3 % bei anderen tools).
- 27,1 % erleben selten Frustrationen mit KI – die höchste Zufriedenheitsrate
- 83 % zeigen sich erleichtert über die Konsolidierung der Tools (gegenüber 13,5 % der Nicht-Benutzer).
Diese Benutzer haben erfahren, was funktioniert, und tendieren natürlich dazu, effektive tools zu vereinfachen.
Das Fazit: Eine tiefgreifende, native Integration verbessert nicht nur die KI, sondern verändert auch die Arbeitsweise der Teams.
Die Entscheidung ist klar
Unsere Untersuchungen belegen, dass die KI-Ausbreitung das Versprechen der KI zunichte macht – nämlich Routinearbeiten zu eliminieren, statt noch mehr davon zu schaffen. Frustriert von der Fragmentierung lehnen Mitarbeiter tools ab, geben Investitionen auf und sehnen sich nach Konsolidierung.
Die kleine Minderheit, die Erfolg hat, hat eines gemeinsam: tief integrierte, kontextbezogene KI.
Die Zukunft gehört Unternehmen, die diese Wahrheit verstehen: Der Wert der KI liegt nicht darin, viele Tools zu haben, sondern das richtige Tool – eines, das Ihren Arbeitskontext versteht, sich in Ihre Workflows integrieren lässt und mit der Zeit immer wertvoller wird.
Die Frage für jede Führungskraft:
Wollen Sie weiterhin zur Ausbreitung beitragen, zusehen, wie die Abbruchraten steigen, und sich mit einem enttäuschenden ROI zufrieden geben?
Oder entscheiden Sie sich für den bewährten Weg der kontextbezogenen KI?
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Forschungsmethodik: Die Daten für diesen Bericht wurden über einen Zeitraum von zwei Wochen Mitte bis Ende Juni 2025 erhoben. Die Umfrage, bestehend aus 10 Multiple-Choice-Fragen, wurde anonym unter mehr als 1000 Teilnehmern durchgeführt. Die Befragten repräsentierten eine ausgewogene Mischung aus verschiedenen beruflichen Rollen, von Führungskräften und Managern bis hin zu einzelnen Wissensarbeitern und Unternehmern. Die vollständige Methodik und detaillierte Ergebnisse erhalten Sie unter research@clickup.com.