Arten der elektronischen Kommunikation im Business

Haben Sie sich jemals gefragt, wie eine schnelle E-Mail einen Millionen-Dollar-Deal auslöst oder wie Teams, die über Kontinente verstreut sind, nahtlos zusammenarbeiten? Willkommen bei der elektronischen Kommunikation im Business - wo der digitale Austausch den globalen Handel antreibt.

Unter elektronischer Kommunikation im Business versteht man jeden digitalen Informationsaustausch innerhalb eines Unternehmens oder zwischen Unternehmen. Von den Punkten und Strichen des Telegrafen bis hin zu den heutigen KI-gesteuerten Chatbots hat sie die Art und Weise, wie wir Geschäfte abwickeln, revolutioniert.

Während traditionelle Methoden wie persönliche Meetings eine persönliche Note bieten, ermöglichen moderne digitale Formulare eine sofortige Verbindung und einen datenintensiven Austausch. Sie bringen jedoch auch Herausforderungen wie Informationsüberlastung und Cybersicherheitsrisiken mit sich.

In diesem Leitfaden gehen wir auf die verschiedenen Arten der elektronischen Kommunikation ein, gehen auf Probleme mit der Einhaltung von Vorschriften ein und stellen einen schrittweisen Plan für die Umsetzung vor.

Arten der elektronischen Kommunikation

Da es so viele Möglichkeiten der elektronischen Kommunikation gibt, müssen Sie die Stärken jedes Mediums kennen und ihm Kernfunktionen zuweisen. Sehen wir uns die wichtigsten Arten der Business-Kommunikation an, die sich auf elektronische Mittel stützen.

E-Mail: Für formelle Kommunikation und offizielle Dokumentation

Die elektronische Post oder E-Mail ist das älteste Formular der elektronischen Kommunikation, das auch heute noch an den Arbeitsplätzen relevant ist.

Laut einer Berichterstellung von Radicati, 361.6 Milliarden E-Mails werden allein in diesem Jahr weltweit freigegeben!

Die E-Mail hat sich bewährt, weil sie als offizielles Kommunikationsmittel weit verbreitet ist. Sie eignet sich hervorragend für Aufzeichnungen und ist flexibel genug, um sowohl im synchronen als auch im asynchronen Modus verwendet zu werden.

Die schiere Menge an E-Mails, die wir täglich erhalten, kann jedoch zu einer Überlastung des Posteingangs führen, so dass die Einführung effektiver Strategien für das E-Mail-Management unabdingbar ist. Hier können integrierte Tools für das Kommunikations- und Arbeitsmanagement einen entscheidenden Unterschied machen.

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Instant Messaging: Für schnelle Fragen und sofortige Antworten - formell und informell

Instant-Messaging-Plattformen wurden immer beliebter, weil es eine Nachfrage nach inoffizieller, synchroner Kommunikation gab. Die Menschen brauchten e-Mail-Alternativen für Echtzeit-Chats und zeitkritischen Austausch.

Instant Messaging hat die Kommunikation am Arbeitsplatz revolutioniert und bietet schnelle, oft informelle Möglichkeiten zur Verbindung von Mitgliedern des Teams. Beliebte Plattformen sind:

• Slack: Bekannt für seine kanalbasierte Organisation und Integrationen
• Microsoft Teams: Integriert in Office 365 für einen nahtlosen Workflow
• WhatsApp: Wird häufig für internationale Kommunikation (und Aktionen) genutzt

Auch gelesen: 25 Slack-Hacks zur Verbesserung der Kommunikation am Arbeitsplatz Obwohl diese Plattformen großartige Funktionen bieten, existieren sie oft isoliert von Ihrer Arbeit. Letztendlich müssen Sie mehrere Plattformen verwalten apps für die Kommunikation am Arbeitsplatz .

Diese Art des Kontextwechsels ist kontraproduktiv forschung der American Psychological Association (APA) deuten darauf hin, dass der häufige Wechsel zwischen verschiedenen Aufgaben die Produktivität um bis zu 40 % verringern kann, da das Gehirn Zeit benötigt, um sich zwischen den Aufgaben neu zu orientieren. ClickUp , eine umfassende Plattform für Projektmanagement und Produktivität, bietet eine Lösung für diese Herausforderung mit

ClickUp Chat

. Dieses Tool hilft Ihnen, die Umschaltsteuer von Instant Messaging zu vermeiden, indem es direkt in Ihre Aufgaben integriert wird.

Arbeiten Sie in Echtzeit mit Stakeholdern zusammen, um Aufgaben schneller zuzuweisen, zu verfolgen und abzuschließen - mit ClickUp Chat

Diese interne Kommunikationssoftware ermöglicht es Teams,:

• Besprechung von Aufgaben und Projekten im Kontext - jede Unterhaltung wird automatisch mit der entsprechenden Aufgabe verknüpft
• Dateien und Updates freigeben, ohne die Plattform zu wechseln
• Organisieren von Unterhaltungen nach Themen oder Projekten zum einfachen Nachschlagen
• Sofortige Umwandlung von Nachrichten in Aufgaben mit einem Mausklick
• Sofortige KI-Zusammenfassungen aus Ihren Chat-Threads erhalten, um schnell auf den neuesten Stand zu kommen, ohne Hunderte von Nachrichten lesen zu müssen

Indem ClickUp Chat Unterhaltungen an Ihre Arbeit bindet, hilft es, Missverständnisse zu vermeiden und die Produktivität zu steigern, was es zu einem unschätzbaren Tool in Ihrem elektronischen Kommunikationsarsenal macht.

So geht's

Rosana Hungria

, Projektleiterin, hat diese Vorteile aus erster Hand erfahren:

ClickUp hat die gesamte Kommunikation aus verschiedenen Kanälen wie E-Mails, Chats und Whatsapp an einen Ort gebracht. So weiß man immer, wo man die benötigten Infos findet.

Rosana Hungria, Projektleiterin

Soziale Medien: Zur Überbrückung der Kluft zwischen Geschäften und ihren Kunden

Mit der Ausweitung des elektronischen Kommunikationsnetzes, das die aktuellen Trends widerspiegelt, sind Social Media-Plattformen zu einem integralen Bestandteil geworden, der eine doppelte Rolle als leistungsstarkes Networking- und Marketing-Tool für Geschäfte spielt.

• LinkedIn, mit seinen über 800 Millionen Mitgliedern, ist eine großartige Plattform für Fachleute, um miteinander zu kommunizieren, Branchennachrichten und Influencer zu verfolgen, nach Jobs zu suchen und sich zu bewerben, Beziehungen zu knüpfen, Headhunting zu betreiben und vieles mehr
• Andere Apps wie X (früher Twitter), Instagram, und Facebook werden von Marken genutzt, um mit Kunden in Kontakt zu bleiben, potenzielle Kunden anzusprechen und ein positives Markenimage zu pflegen

Die Posteingänge in diesen Apps bieten die gleichen unkomplizierten und sofortigen Lösungen, die die Menschen bevorzugen. Wenn Sie den Kundensupport und das Markenimage zu erledigen haben, müssen Sie die sozialen Medien nutzen.

In der Tat, 87% der Vermarkter befragt in HubSpot's Social Media Bericht glauben, dass die Verbraucher Marken häufiger über soziale Medien als über Suchmaschinen finden werden!

Die Verwaltung mehrerer Konten in den sozialen Medien kann jedoch eine Herausforderung sein. Die Integration Ihrer Social-Media-Strategie in Ihr gesamtes Projektmanagement kann dazu beitragen, diesen Prozess zu verbessern und ein konsistentes Messaging auf allen Plattformen zu gewährleisten.

Video-Kommunikationsplattformen: Für die Synchronisierung in Echtzeit

Videoplattformen sind unverzichtbar geworden, vor allem mit der Zunahme der Remote-Arbeit.

Einige der allgegenwärtigen Plattformen sind:

• Zoom: Eine Videokonferenzsoftware, die für ihre Zuverlässigkeit und Benutzerfreundlichkeit bekannt ist
• Skype: Ein Pionier der Videotelefonie, der immer noch häufig für die internationale Kommunikation genutzt wird
• Google Meeting: Ein einfaches, weit verbreitetes Tool für Videokonferenzen, das Teil des Google Workspace ist

Diese Tools eignen sich zwar hervorragend für Meetings in Echtzeit, aber sie lösen nicht immer das Problem der asynchronen Kommunikation in verteilten Teams.

An der asynchronen Front hat Loom das Freigeben von Bildschirmaufnahmen populär gemacht, was von

ClickUp Clips

.

ClickUp Clips ist für Situationen gedacht, in denen Worte nicht ausreichen, um Dinge zu erklären. Um ClickUp Clips zu verwenden, öffnen Sie eine beliebige Unterhaltung in ClickUp und verwenden Sie das Video-Symbol, um Ihren Bildschirm schnell aufzuzeichnen (natürlich mit einem Voiceover!) und es direkt an die Empfänger zu senden. Das ist der einfachste Weg, um Feedback freizugeben, Bugs zu markieren, Tutorials zu erstellen und Demos zu versenden.

Mit ClickUp Clips können Sie im Handumdrehen Bildschirmaufnahmen mit Audio erstellen und für andere freigeben, ohne die Registerkarte zu wechseln

Dieses Feature ermöglicht es Mitgliedern des Teams,:

• Kurze Video-Botschaften zur Erläuterung komplexer Ideen aufzeichnen
• Visuelles Feedback zu Projekten geben
• Schnelle Tutorials oder Komplettlösungen erstellen
• Langwierige Meetings zu vermeiden und die Produktivität zu steigern

Das Beste an ClickUp Clips ist, dass Sie folgende Fragen stellen können ClickUp Gehirn , ClickUp's Mehrzweck-KI-Assistent, um das Video zu transkribieren und für die Wissensdatenbank zu analysieren.

Im Gegensatz zu Loom müssen Sie keine separate App für Clips verwalten. Alle Ihre Bildschirmaufnahmen und die damit verbundenen Aufgaben sind in ClickUp eingebettet, was es zu einer nativen Lösung macht.

Die Nutzung verschiedener elektronischer Kommunikationsmittel hat uns zwar produktiver und effizienter gemacht, birgt aber auch einige Fallstricke. Ein übermäßiger Einsatz dieser Tools kann ablenkend wirken und die persönliche Kommunikation und Beziehungen lähmen, die Kosten des Kontextwechsels sind hoch, und wir müssen auf Sicherheits- und Compliance-Risiken achten.

Elektronische Kommunikation - Risiken und Einhaltung von Vorschriften

Trotz ihrer zahlreichen Vorteile bergen elektronische Kommunikationskanäle auch potenzielle Risiken, mit denen sich Geschäfte auseinandersetzen müssen:

• Cybersecurity-Bedrohungen: E-Mail-Phishing, Malware und Datenschutzverletzungen
• Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes: Gewährleistung der Sicherheit vertraulicher Informationen
• Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften: Einhaltung von Datenschutzgesetzen wie GDPR

Proofpoint, gegründet vom ehemaligen Netscape-CTO Eric Hahn, spielt eine entscheidende Rolle bei der Minderung dieser Risiken. Als führendes Cybersicherheitsunternehmen bietet Proofpoint Lösungen, die:

• Schutz vor E-Mail-basierten Bedrohungen
• Die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen gewährleisten
• Mitarbeiterschulungen zu Best Practices im Bereich der Cybersicherheit anbieten

Proofpoint überwacht außerdem business Kommunikation Apps unterstützt juristische Teams mit einer leistungsstarken Datenvisualisierung und vereinfacht die Einhaltung von Vorschriften durch die Sichtbarkeit von Datenerfassungsströmen.

Um die Integrität der elektronischen Kommunikation im Geschäft aufrechtzuerhalten, ist es entscheidend, robuste Sicherheitsmaßnahmen zu implementieren und über potenzielle Schwachstellen informiert zu bleiben. Deshalb ist es wichtig, Kommunikationstools zu wählen, die Sicherheit und Compliance in den Vordergrund stellen.

Verbesserung der elektronischen Kommunikation im Business

Laut der Kommunikationsstatistik 2024 von Project.co, 70% der Arbeitnehmer haben das Gefühl, dass sie aufgrund von Kommunikationsproblemen Zeit bei der Arbeit verlieren. Aber es ist nicht alles schlecht und düster.

Sie können proaktive Maßnahmen ergreifen, um das elektronische Kommunikationssystem bei der Arbeit zu verbessern. Während Tools wie Proofpoint Sicherheitsbedenken ausräumen, kann die Implementierung von Best Practices die Kommunikationseffizienz Ihres Teams erheblich verbessern.

Im Folgenden finden Sie einige Strategien zur Optimierung Ihrer elektronischen Kommunikation im Business:

Implementieren Sie klare Kommunikationsrichtlinien

• Legen Sie die Erwartungen an die Antwortzeiten fest
• Definieren Sie die angemessene Nutzung der verschiedenen Kommunikationskanäle
• Festlegung von Richtlinien für das Freigeben sensibler Informationen

Seien Sie in der Business-Kommunikation höflich und kurz

• Respektieren Sie die Zeit des Empfängers und kommen Sie schnell auf den Punkt
• Bewahren Sie einen professionellen Ton, auch in informellen Kanälen

Wählen Sie den richtigen Kommunikationskanal für Ihre Botschaft

• Verwenden Sie E-Mail für formelle Mitteilungen oder wenn Unterlagen benötigt werden
• Entscheiden Sie sich für Instant Messaging für schnelle Fragen oder Aktualisierungen
• Nutzen Sie Videoanrufe für komplexe Diskussionen oder Team Meetings

Betreffzeilen kurz und aussagekräftig halten

• Ermöglichen Sie es den Empfängern, den Inhalt der Nachricht schnell zu verstehen
• Verbessern Sie die Suchbarkeit und Organisation von E-Mails

Bereinigen und organisieren Sie regelmäßig Ihre digitale Kommunikation

• Archivieren Sie alte E-Mails und Nachrichten
• Verwenden Sie Ordner oder Tags, um wichtige Informationen zu kategorisieren
• Melden Sie sich von unnötigen Listen ab

Erhöhen Sie die Sicherheitsmaßnahmen

• Verlangt 14 Zeichen starke alphanumerische und eindeutige Passwörter für Kommunikations-Apps und ändert diese regelmäßig
• Verwenden Sie, wann immer möglich, eine starke Verschlüsselung, um Brute-Force-Angriffe zu verhindern
• Verschärfte Zugangskontrolle mit Multi-Faktor-Authentifizierung und VPNs zur Verbesserunghybride Kommunikation* Üben Sie Pläne für die Reaktion auf Incidents, um Ausfallzeiten zu minimieren und sensible Daten zu schützen

Durch die Beachtung dieser Praktiken können Geschäfte die Effektivität und Sicherheit ihrer elektronischen Kommunikation verbessern und so eine produktivere und geschütztere Arbeitsumgebung schaffen.

Wie Sie einen Plan für die elektronische Kommunikation Ihres Teams erstellen

Lassen Sie uns nun Schritt für Schritt erkunden, wie Sie die oben genannten Tipps umsetzen und einen soliden Kommunikationsplan einführen können.

1. Überprüfen Sie den bestehenden Kommunikationsplan

Bevor Sie eine brandneue elektronische Kommunikationsmethode entwickeln, sollten Sie prüfen, ob das Unternehmen bereits über einen Kommunikationsplan verfügt. Wenn ja, zeigen Sie auf, was bisher funktioniert hat und was verbessert werden könnte.

Führen Sie SWOT- und PEST-Analysen durch, um ein klareres Bild zu erhalten. Wenn Sie wissen, wo das Unternehmen steht, ist es einfacher, es zu verbessern oder eine neue Strategie einzuführen.

Die Kommunikationsplan Vorlage von ClickUp ist eine All-in-One-Vorlage, die Ihre Kommunikationsstrategie speichert.

Sie kann als Referenz verwendet werden und hilft dabei, eine konsistente Vorstellung davon zu entwickeln, wie die ideale Kommunikation aussehen sollte, von Projektdetails und -zielen bis hin zu Interessengruppen, tools und Evaluierung.

Diese Vorlage herunterladen

ClickUp Vorlage für einen Kommunikationsplan

Diese Vorlage kann Ihnen helfen:

• Organisieren Sie Ihre Kommunikationsstrategie
• Nachverfolgung der kommunikationsspezifischen Ziele und ihrer Fortschritte
• Sicherzustellen, dass alle Mitglieder des Teams auf derselben Seite stehen

Diese Vorlage bietet einen strukturierten Rahmen für die Entwicklung und Umsetzung Ihres Kommunikationsplans und erleichtert es, alle Beteiligten auf die Kommunikationsstrategie Ihres Teams einzustimmen.

2. Definieren Sie die Ziele und Normen

Jetzt kommt der spannende Teil. Sie haben zwei Schlüssel für Ihre Kommunikationsstrategie: die zu erreichenden Ziele und die Spielregeln.

Wie bereits erwähnt, müssen Sie Kanäle wählen, die für Ihre Ziele im Geschäft von Bedeutung sind. Als Nächstes müssen Sie Normen festlegen, damit externe Parteien wissen, was sie von Ihnen erwarten können.

Wenn einer Ihrer KPIs beispielsweise die Verbesserung der Kommunikation mit den Clients ist, müssen Sie an der Zustellbarkeit von E-Mails, der Nachverfolgung von E-Mails, Briefings vor und nach Meetings und Nachrichtenprotokollen arbeiten.

Legen Sie fest, wie viel Sie über ein Projekt freigeben wollen, wann die Clients mit Updates rechnen können und wie die Ergebnisse aussehen sollen. Gehen Sie auf die Einzelheiten ein und erstellen Sie Vorlagen, um alles zu rationalisieren. Alternativ können Sie auch eine der folgenden Vorlagen verwenden ClickUp's Vorlagen für Kommunikationspläne um einen Anfang zu machen.

3. Erklären Sie die Erwartungen

Intern läuft alles reibungsloser, wenn die Teams wissen, was ihre Vorgesetzten von ihnen erwarten. Und es liegt an Ihnen, dies im Detail zu erklären.

Geben Sie einen One-Pager frei, in dem Sie Ihren Führungsstil, Ihre Vorlieben und Abneigungen bei der Arbeit, Ihre Kommunikationspräferenzen und die Erwartungen des Teams erläutern. Dies wird den Mitarbeitern helfen, Sie besser zu verstehen.

Die Working With Me [Manager] Vorlage von ClickUp ist ein guter Ausgangspunkt. Sie können die Seite bearbeiten, um weitere Infos hinzuzufügen, sie weiter benutzerdefinieren und Beziehungen und Referenzen einfügen, um Dinge zu verdeutlichen.

Diese Vorlage herunterladen

ClickUp Working With Me [Manager] Vorlage

Mit dieser Vorlage können Sie:

• Ihren Führungsstil, Ihren Entscheidungsfindungsprozess und Ihre bevorzugten Methoden für das Geben/Empfangen von Feedback definieren
• Die Transparenz in den Beziehungen zwischen Führungskraft und Mitarbeiter verbessern
• Klare Erwartungen an die Kommunikation und Leistung des Teams einstellen
• Ihren Ansatz zur Unterstützung des Wachstums und der Entwicklung der Mitglieder Ihres Teams darlegen

Dadurch werden Konflikte zwischen den Beteiligten verringert und Missverständnisse vermieden, was uns zum nächsten Schritt führt.

4. Beschreiben Sie Rollen und Verantwortlichkeiten

Da die Kommunikation die Grundlage der Zusammenarbeit ist, können Sie Ihre Mitarbeiter bitten, ähnliche One-Pager für Teamkollegen und Manager freizugeben. Darin sollten unter anderem ihr Arbeitsstil, ihre bevorzugten Kommunikationskanäle und Zeitpläne enthalten sein.

Auf der Grundlage dieser Daten können Manager Aufgaben denjenigen zuweisen, die sie am besten bewältigen können, und entsprechend planen. Auf diese Weise werden die Fähigkeiten voll ausgeschöpft und gleichzeitig Vertrauen aufgebaut.

Die Mitarbeiter können ihre Produktivität mit Hilfe des Working With Me [Individual] Vorlage von ClickUp . Diese sind vollständig anpassbar ClickUp Dokumente die bearbeitet und um relevante Daten erweitert werden können.

Diese Vorlage herunterladen

ClickUp Working With Me [Individual] Vorlage

Sie können diese Vorlage verwenden, um:

• Abschnitte für Arbeitspräferenzen, Kommunikationsstile und Feedbackmethoden benutzerdefinieren
• Förderung des Selbstbewusstseins und Unterstützung von Teammitgliedern bei der Reflexion ihrer Arbeitsgewohnheiten
• Erleichtern Sie das Verständnis zwischen den Mitgliedern des Teams und reduzieren Sie Missverständnisse
• Persönliche Strategien für die Arbeit im Team freigeben

Diese Dokumente können verknüpft werden mit ClickUp Aufgaben für bessere Sichtbarkeit im Workspace.

5. Backup-Optionen einrichten

Was passiert, wenn es eine Wissenslücke gibt? Oder wenn ein Mitglied des Kernteams aufgrund eines Notfalls nicht verfügbar ist? Projektleiter müssen sich auf Störungen vorbereiten.

Erstellen Sie eine Eskalationsmatrix für Aufgaben, die besonderer Aufmerksamkeit bedürfen, und erklären Sie diese Matrix allen Beteiligten. Außerdem sollten Sie Backup-Kommunikationskanäle einrichten, damit die Arbeit reibungslos weitergehen kann. Wenn Sie dies geregelt haben, werden Ihre Mitarbeiter weniger in Panik geraten, wenn die Arbeit ins Stocken gerät.

Herzlichen Glückwunsch! Sie sind auf dem besten Weg, Kommunikationspannen zu vermeiden und alle elektronischen Kommunikationsmittel bei der Arbeit optimal zu nutzen!

Stärken Sie Ihre elektronische Kommunikation

Die elektronische Kommunikation hat das Business revolutioniert und bietet unvergleichliche Geschwindigkeit und Flexibilität. Sie bringt jedoch auch Herausforderungen mit sich: Cybersicherheitsrisiken, Informationsüberlastung und die Notwendigkeit klarer Richtlinien.

Um erfolgreich zu sein, müssen Businesses geeignete Kanäle für elektronische Medien auswählen, robuste Sicherheit implementieren und Best Practices einführen. Die Verwaltung mehrerer Tools kann überwältigend sein, aber es gibt Lösungen.

ClickUp integriert verschiedene Kommunikationskanäle in einer Plattform, mit Features wie ClickUp Chat für kontextbezogene Textnachrichten und ClickUp Clips für asynchrone Video-Kommunikation.

Es rationalisiert Arbeitsabläufe, verbessert die Zusammenarbeit und sorgt für Sicherheit - und löst damit viele der von uns diskutierten Probleme.

Sind Sie bereit, die Kommunikation und Produktivität Ihres Teams zu steigern? Melden Sie sich noch heute für ClickUp an und erleben Sie den bequemen Zugang zu nahtloser, integrierter Business-Kommunikation.