8 beste E-Mail-Alternativen für die Business-Kommunikation

Ach, E-Mails. Sie sind einfach. Sie sind vertraut. Sie sind ... veraltet und quälend langsam. 🐌

Sicher, E-Mails eignen sich gut für formelle Besprechungen oder den Versand wichtiger Dokumente. Da wir jedoch zunehmend auf digitale Zusammenarbeit setzen, wird deutlich, dass E-Mails einfach nicht für die groß angelegte, kollaborative Kommunikation konzipiert sind.

Glücklicherweise gibt es viele E-Mail-Alternativen, die speziell die globale Zusammenarbeit in Echtzeit unterstützen. Durch die Nutzung einer oder mehrerer dieser E-Mail-Alternativen können Sie die Produktivität Ihrer gemeinsamen Aufgaben steigern.

Sie sind sich noch nicht sicher, ob Sie bereit sind, sich von E-Mails zu verabschieden? Keine Sorge, wir verstehen das! Um Ihnen zu verdeutlichen, woher wir kommen, wollen wir kurz darauf eingehen, warum E-Mails nicht geeignet sind, um Ihren modernen Anforderungen an die Geschäftskommunikation gerecht zu werden.

Anschließend geben wir Ihnen acht der besten E-Mail-Alternativen und Kommunikations-Tools frei, mit denen Sie die Kommunikation in Ihren Teams und im Geschäft optimieren können. 🙌

3 Gründe, warum Sie eine Alternative zur E-Mail benötigen

E-Mails sind der Tod jeder Zusammenarbeit.

Nein, im Ernst, wir übertreiben nicht: 70 % der Mitarbeiter sind der Meinung, dass E-Mails die Produktivität erheblich beeinträchtigen.

Warum?

Denn im Gegensatz zu anderen hybriden Arbeitsplatzlösungenverfügt E-Mail nicht über die Features und Flexibilität, die eine effektive Zusammenarbeit fördern.

Werfen wir einen Blick auf die drei Hauptprobleme von E-Mails. 👀

1. E-Mails sind für Echtzeit-Feedback nicht geeignet 🔁

Feedback ist der Motor für unsere kontinuierliche, agile Verbesserung. Je schneller und regelmäßiger Sie Feedback erhalten, desto eher können Sie es für fundierte Änderungen nutzen.

Das Problem mit E-Mails ist jedoch, dass sie bekanntermaßen langsam und unzuverlässig sind.

Stellen Sie sich vor, Sie haben ein Dokument zur Überprüfung an zehn Personen per E-Mail verschickt. Wie lange müssen Sie nun auf deren Antwort warten?

Ein paar Stunden? Einen Tag? Ein oder zwei Wochen? Woher wissen Sie überhaupt, dass sie Ihre E-Mail überhaupt gesehen haben? (Stichwort: passiv-aggressive Folge-E-Mail. )

Ohne die Möglichkeit, einen Echtzeit-Feedback-Kreislauf zu ermöglichen, verlangsamt E-Mail die Entwicklung und das Wachstum auf ein Schneckentempo.

2. E-Mails können leicht in Threads verloren gehen 📨

E-Mails sind eine Informationssackgasse.

Nach ein paar hin- und hergehenden Nachrichten wird es schwierig, bestimmte Informationen in einem E-Mail-Thread zu finden – und das schon bei einer Unterhaltung zwischen zwei Personen. Wenn noch ein paar andere Personen hinzukommen, gleicht das Auffinden bestimmter Informationen in einem Thread der Suche nach einer Nadel im Heuhaufen.

Tatsächlich geben 73 % der Mitarbeiter an, dass sie zu viel Zeit damit verbringen, E-Mails zu suchen. 56 % empfinden die Suche nach Dokumenten in ihrem Posteingang als äußerst frustrierend.

3. E-Mails sind nicht agil 🐌

Wenn Sie ein Meisterwerk schaffen möchten, müssen Sie in der Lage sein, agile, kollaborative Unterhaltungen zu führen. Ideen sollten kommen und gehen, Pläne sollten komplexer werden, Elemente sollten verworfen und verbessert werden, während Ihr Projekt Form annimmt.

E-Mails erschweren nicht nur agile Unterhaltungen.

Keine Ihrer Unterhaltungen findet in Echtzeit statt. Lange E-Mail-Threads sind unübersichtlich und schwer zu navigieren. Mitarbeiter werden über neue Entwicklungen nicht auf dem Laufenden gehalten, was zu Wissenssilos und Verlusten an Produktivität führt. All diese Probleme können Ihren internen Workflow und die Qualität Ihrer Projekte beeinträchtigen.

8 E-Mail-Alternativen für die Kommunikation im Business-Bereich

Es ist noch nicht alles verloren – es gibt zahlreiche E-Mail-Alternativen, die Sie für Ihre Kommunikation im Geschäft nutzen können.

Schauen wir uns zunächst einmal Software für das Projektmanagement an.

1. Projektmanagement-Software

Ein großer Teil Ihrer Geschäftskommunikation dreht sich um Projektmanagement-Software, richtig? Aber haben Sie jemals versucht, ein Projekt über Gmail oder Outlook zu verwalten?

Es ist mühsam. Es ist verwirrend. Es gibt kein zentrales Speichersystem für die Dateifreigabe, keine Echtzeit-Feedbackschleife und keine Sichtbarkeit des Projekts. Und das alles nur, weil E-Mail-Plattformen einfach nicht für das Projektmanagement ausgelegt sind.

Die Lösung? Projektmanagement-Software.

Die Lösung für E-Mail-Fans? E-Mail-Projektmanagement in ClickUp!

Bestes Tool: Die E-Mail-Projektmanagement-Software von ClickUp

Wenn Sie nach einer unkomplizierten Lösung für das Projektmanagement suchen, ist ClickUp genau das Richtige für Sie. Aber was genau macht ClickUp zu einem Fünf-Sterne-Projektmanagement-Tool?

Projektmanagement-Software wie ClickUp wurde entwickelt, um Ihren Projektmanagementprozess zu optimieren und Einzelpersonen und Teams jeder Größe dabei zu helfen, ihre Produktivität zu steigern, indem sie alle ihre Arbeiten an einem Ort zusammenführen.

Dank flexibler und fortschrittlicher Features können Sie Aufgaben einfach zuweisen und nachverfolgen, mehrere Aufgaben effektiv verwalten, benutzerdefinierte Automatisierungen einrichten, in Echtzeit mit Teammitgliedern kommunizieren und vieles mehr – alles auf einer zentralen Plattform.

ClickUp verhindert auch, dass Ihre Geschäftskommunikation in einem chaotischen Gewirr versinkt. Es zentralisiert die Kommunikation und bietet Ihnen eine vollständige Sichtbarkeit auf jede einzelne Unterhaltung (natürlich mit sicherem E-Mail-Dienst).

Mit der E-Mail-ClickApp können Outlook-, IMAP-, Office 365- und Gmail-Benutzer ihre E-Mail-Konten mit ClickUp verbinden, um E-Mails direkt aus einer ClickUp-Aufgabe zu senden und zu empfangen. So lassen sich die Kommunikation optimieren, Unterhaltungen nachverfolgen und Zeit sparen, da man nicht mehr zu einer anderen Registerkarte wechseln muss, um E-Mails zu verwalten. 📧

Sie können nicht nur E-Mails direkt aus Aufgaben heraus senden und empfangen, sondern auch:

ClickUp bietet eine funktionsreiche kostenlose Version, mit der Sie das Projekt- und E-Mail-Management-Tool kostenlos testen können. Laden Sie die App herunter und integrieren Sie sie in Ihre meistgenutzten E-Mail-Anbieter wie Outlook und Gmail, um Ihre Team- und Client-Kommunikation noch heute zu optimieren. ⚡️

2. VoIP

Verfügen Sie über ein VoIP-Telefonsystem für Ihr Geschäft?

Geschäftsleute benötigen VoIP für eine schnelle und zuverlässige Telefonkommunikation. VoIP steht für „Voice over Internet Protocol“ und ermöglicht es Ihnen, Anrufe über eine Internetverbindung statt über ein physisches Festnetz zu tätigen.

VoIP-Telefonate sind eine unverzichtbare Alternative zu E-Mails, denn seien wir ehrlich: Manche Unterhaltungen eignen sich einfach nicht für E-Mails.

Sprachanrufe sparen Zeit, sind persönlicher und bieten Ihnen mehr Mobilität und Produktivität. Für VoIP-Anrufe über ein Headset benötigen Sie Ihre Hände nicht, sodass Sie Anrufe entgegennehmen können, während Sie an einem Entwurf arbeiten, Dateien sortieren, Kaffee kochen oder was auch immer!

The best tool: Dialpad

Dialpad ist kein gewöhnliches VoIP-Telefonsystem. Es handelt sich um eine Cloud-basierte Contact-Center- Lösung, die VoIP, native künstliche Intelligenz und eine Vielzahl anderer Technologien nutzt, um vollständig integrierte Sprach-, E-Mail-, SMS-, Social-Media- und Instant-Messaging-Dienste bereitzustellen.

Diese Features können unabhängig von Ihrem physischen Standort auf mehreren Geräten genutzt werden. Für Sprachanrufe bietet Dialpad leistungsstarke, kommunikationsfördernde Features wie:

Und denken Sie daran: Es handelt sich um eine All-in-One-Plattform, die darauf ausgelegt ist, die Kommunikation zu optimieren. Wenn Sie also versuchen, eine komplexe Idee per E-Mail zu vermitteln, und damit nicht weiterkommen, können Sie Ihren Kollegen, Stakeholder oder Kunden einfach per Schaltfläche direkt innerhalb derselben Plattform anrufen.

Datensilos und umständliches Wechseln zwischen Apps gehören der Vergangenheit an!

Bonus: E-Mail-Drip-Kampagnenvorlagen zur Automatisierung von E-Mail-Workflows

3. Kollaborative Plattformen

Die Zusammenarbeit per E-Mail führt oft zu Chaos. Am Ende hat man unübersichtliche E-Mail-Threads, Wissenssilos überall und zehn verschiedene Versionen des gemeinsamen Dokuments.

Tools für die geschäftliche Zusammenarbeit bieten Unternehmen die Möglichkeit, von überall aus über eine einzige Plattform miteinander in Verbindung zu treten und zusammenzuarbeiten, ohne Unordnung, Silos oder mühsames Hin und Her.

Das beste tool: Google Workspace

Google Workplace ist eine Sammlung von cloudbasierten Tools für Produktivität und Kollaboration, darunter:

Speziell für die Teamkommunikation bietet Google Workspace die folgenden tools als E-Mail-Alternative an:

4. Intranet

Stellen Sie sich vor, Sie hätten Ihr eigenes privates Netzwerk für das Geschäft Ihres Unternehmens, auf das nur die Mitarbeiter Ihres Unternehmens Zugriff haben.

Das ist ein Intranet. Es ist eine gängige Lösung zur Erleichterung der Transformation der Unternehmen, da es großen Unternehmen einen sicheren, gemeinsam genutzten und anpassbaren Workspace für die Kommunikation und Zusammenarbeit bietet. Aber es ist nicht nur für Unternehmen geeignet – auch kleine Unternehmen können von einem Intranet profitieren.

Mit Intranets können Sie eine interne Wissensdatenbank erstellen, um Informationssilos für neue Mitarbeiter zu beseitigen. Sie können auch private Kanäle für bestimmte Mitglieder des Teams einrichten.

Bestes tool: ClickUp

ClickUp bietet Ihnen alles, was Sie für Ihr Intranet benötigen: ein zentrales Online-Portal, eine interne Kommunikationsplattform, Projektmanagement mit maximaler Sichtbarkeit und funktionsübergreifende Zusammenarbeit.

Hier sind einige erweiterte Features, die Sie mit ClickUp erhalten:

Durch die Optimierung und Vereinheitlichung der Zusammenarbeit innerhalb eines sicheren, privaten Netzwerks hilft Ihnen ClickUp dabei, Ihre Teams in jeder Phase des Projektlebenszyklus auf dem Laufenden zu halten und produktiv zu arbeiten.

5. Video-Konferenzen

Videoanrufe kommen einem persönlichen Meeting am nächsten. Sie ermöglichen Ihnen eine flüssige, agile Diskussion, anstatt des gestelzten Hin und Her, das Sie bei E-Mails erdulden müssen.

Mithilfe von Videokonferenz-Apps können Mitglieder der Teams Ideen in Echtzeit austauschen und erhalten sofortiges Feedback und sofortige Lösungen. Videoanrufe können Remote-Mitarbeitern auch dabei helfen, eine bessere Verbindung zu ihren Kollegen zu spüren als durch E-Mails, Telefonate und andere „gesichtslose” Kommunikationsmethoden, was sie zu einer effektiven Kommunikationsstrategie und einer großartigen E-Mail-Alternative macht.

The best tool: Dialpad Meetings

Mit Dialpad Meetings können Sie unabhängig von Ihrem Standort oder Gerät unbegrenzt Videokonferenzen durchführen. So profitieren Sie von produktiven Videoerlebnissen von überall auf der Welt.

Einige der angebotenen Features sind:

Oh, und dank der praktischen Webanwendung benötigen Ihre Kontakte nicht einmal die App, um an einer Video-Konferenz teilzunehmen.

6. SMS und Instant Messaging

Bei so viel Unordnung in Ihrem Posteingang kann es leicht passieren, dass Sie eine wichtige E-Mail übersehen oder vergessen, auf eine Frage zu antworten.

Hinzu kommen noch die oben erwähnten Probleme (mangelnde Zusammenarbeit, Sichtbarkeit ... Sie wissen schon).

SMS und Instant Messaging bieten eine einfache, unkomplizierte Lösung für die Kommunikation des Teams.

Bestes tool: ClickUp Chat-Ansicht

Die Chat-Ansicht von ClickUp bietet die perfekte Balance zwischen Einfachheit und Funktionalität.

Es reduziert die Notwendigkeit, an Meetings teilzunehmen, und ist eine der besten Alternativen zu Gmail oder anderen E-Mail-Anbietern. Es bietet Ihnen die gleichen Funktionen wie E-Mails und ermöglicht Ihnen eine schnellere Kommunikation mit Ihrem Team, ohne dass Sie Ihre Arbeitsplattform verlassen müssen.

Starten Sie ein Chatten mit einer oder mehreren Personen, tauschen Sie sofort Nachrichten aus, geben Sie Updates schnell in Echtzeit frei, verknüpfen Sie Ressourcen und konsolidieren Sie die Kommunikation des Teams an einem Ort. Außerdem können Sie:

Die Chat-Ansicht ist im Free Forever-Plan, der kostenlosen Version von ClickUp, verfügbar. Probieren Sie es aus und beschleunigen Sie noch heute Ihre Teamkommunikation.

7. Soziale Medien für das Geschäft

Soziale Medien können eine wertvolle Methode für die Kommunikation zwischen Teams sein, insbesondere wenn Sie sie zusammen mit einigen der anderen Alternativen zur E-Mail nutzen, die wir erwähnt haben.

Überlegen Sie nur, wie viel einfacher und effektiver es ist, einen Status auf der LinkedIn-Seite Ihres Unternehmens zu veröffentlichen, anstatt eine E-Mail zu versenden. Alle Ihre Mitarbeiter werden sofort benachrichtigt, und Sie können alle Antworten auf den Beitrag an einem Ort sehen.

Bestes tool: Workplace by Meta (ehemals Facebook)

Workplace by Meta ist im Wesentlichen Facebook für Geschäfte. Es hat sogar die gleiche Benutzeroberfläche. Mit Workplace können Sie:

Es bietet zahlreiche Möglichkeiten für produktivitätssteigernde Kommunikation. Und natürlich gibt es den berühmten Facebook-Newsfeed, in dem Sie Updates posten und relevante Informationen zum Geschäft einsehen können.

8. Bildschirmaufzeichnung

Stellen Sie sich vor, Sie haben neue Mitarbeiter, die Schwierigkeiten haben, eine Online-Aufgabe abzuschließen. Mit einer Bildschirmaufzeichnungs-App können Sie ein Walkthrough-Video erstellen, was viel weniger Aufwand bedeutet als das Verfassen einer langatmigen E-Mail, in der Sie erklären, wie die Aufgabe zu erledigen ist.

Ebenso kann es vorkommen, dass Sie einen Fehler auf Ihrer Website entdecken und diesen Ihrem IT-Team melden müssen. Natürlich könnten Sie eine E-Mail verfassen, in der Sie das Problem detailliert beschreiben – oder Sie könnten ihnen das Problem einfach mit einer Bildschirmaufnahme zeigen, um die Problemberichtserstellung schneller durchzuführen und Probleme schneller zu beheben.

Das beste tool für Bildschirmaufnahmen: Clip by ClickUp

Das Erstellen und Freigeben von Bildschirmaufzeichnungen ist mit Clip by ClickUp ganz einfach – einem In-App-Tool zur Bildschirmaufzeichnung, mit dem Teams effektiver kommunizieren können, insbesondere bei Remote-Arbeit und asynchroner Zusammenarbeit.

Sie können nicht nur ohne zeitliche Begrenzung aufzeichnen, sondern der Aufzeichnung über Ihr Mikrofon sogar eine Sprachkomponente hinzufügen. Das ist natürlich noch nicht alles.

ClickUp ist ein Tool für das Projektmanagement, wissen Sie noch? Alle Features von ClickUp sind darauf ausgelegt, Ihren Prozess des Projektmanagements zu vereinfachen. Deshalb können Sie in Clip:

Gehen Sie über E-Mails hinaus – verbessern Sie Ihre Kommunikation mit E-Mail-Alternativen

Sich von E-Mails zu verabschieden, ist eine Herausforderung, insbesondere wenn sie uns so viele Jahre lang treue Dienste geleistet haben. Aber denken Sie daran, dass E-Mails nach wie vor einen wichtigen Platz in der Welt der Geschäftskommunikation einnehmen, der mit hoher Wahrscheinlichkeit noch lange Zeit nicht ersetzt werden wird.

Sie müssen E-Mails nicht vollständig ersetzen – ClickUp lässt sich sogar in Gmail und Outlook integrieren, um Ihre regulären E-Mail-Funktionen zu verbessern.

In der Geschäftswelt, die von Remote-Arbeit und digitaler Zusammenarbeit geprägt ist, ist es jedoch unerlässlich, Ihre Kommunikation mit E-Mail-Alternativen wie Projektmanagement-Tools, Intranet-Software und Video-Konferenzen zu verbessern.

Möchten Sie Ihr Projektmanagement und Ihre geschäftliche Zusammenarbeit beschleunigen? Starten Sie kostenlos und probieren Sie die E-Mail-Projektmanagement-Lösung von ClickUp aus!

Gastautor:

Jenna Bunnell ist Senior Manager für Content Marketing bei Dialpad. Sie liebt es, die Designsensibilität einer Marke zu vermitteln und zu visualisieren, wie Inhalte auf kreative und umfassende Weise präsentiert werden können. Jenna hat auch für andere Domains wie FreshySites und BlockSurvey geschrieben.