Checkliste zur Einhaltung der GDPR: Schritte und Tools zur Einhaltung des Datenschutzes

Wir haben alle schon von der Allgemeinen Datenschutzverordnung (DSGVO) gehört.

Es geht um den Datenschutz, richtig? Im Wesentlichen, ja.

Aber für Businesses bedeutet sie eine grundlegende Veränderung der Art und Weise, wie sie mit ihren Kunden und Einzelzielen interagieren und in Kontakt bleiben.

Zum Beispiel wurde Meta mit einer saftigen Geldstrafe von 1.3 Milliarden Dollar für die Nichteinhaltung der in der Datenschutz-Grundverordnung festgelegten Parameter. 😲

Wenn Sie also Kunden in der EU-Region haben, müssen Sie diese Angelegenheit so schnell wie möglich erledigen!

Dieser Blog-Beitrag vermittelt Ihnen ein klares Verständnis der GDPR-Compliance, eine praktische Checkliste, um sie zu erreichen, und einige hilfreiche Tools, um den Prozess zu automatisieren und zu rationalisieren.

Los geht's. 🎢

GDPR 101: Die Grundlagen verstehen

Was ist GDPR? Die Datenschutz-Grundverordnung ist eine von der EU durchgesetzte Verordnung zum Schutz des Datenschutzes von Einzelpersonen in der Region. Sie schreibt vor, wie personenbezogene Daten von EU-Bürgern von Geschäften erhoben, gespeichert, verwendet und letztlich geschützt werden.

Das Gesetz wurde im Mai 2018 umgesetzt und hat erhebliche Auswirkungen darauf, wie Unternehmen mit Kunden interagieren. Diese ausführliche Richtlinie wurde eingeführt, um drei umfassende Aspekte des Datenschutzes zu regeln:

• Datenschutz: Die GDPR gewährt Einzelpersonen eine größere Kontrolle über ihre personenbezogenen Daten, einschließlich des Rechts auf Zugang, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenportabilität, Objekt gegen die Verarbeitung und Information über Datenverarbeitungsaktivitäten
• Datensicherheit: Sie verpflichtet die Unternehmen, angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zu ergreifenmaßnahmen zum Schutz personenbezogener Datenvor unbefugtem Zugriff, Veränderung, Weitergabe oder Zerstörung zu schützen
• Rechenschaftspflicht: Die Unternehmen sind für den Nachweis der Einhaltung der DSGVO verantwortlich. Dazu gehört die Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen (DPIAs) für risikoreiche Verarbeitungstätigkeiten, wie z. B. Bankgeschäfte, und die Ernennung eines Datenschutzbeauftragten (DSB) in bestimmten Fällen

🚦Erinnern: Jede Organisation, die personenbezogene Daten von in der EU ansässigen Personen sammelt oder verarbeitet, muss unabhängig vom Speicherort des Unternehmens mit der DSGVO konform sein. Dazu gehören kleine Geschäfte, multinationale Konzerne und sogar gemeinnützige Organisationen.

Über welche Daten reden wir?

GDPR konzentriert sich auf personenbezogene Daten (PII), d. h. jede Information, die zur direkten oder indirekten Identifizierung einer Person verwendet werden kann. Beispiele dafür sind:

• Direkte Identifikatoren: Name, Adresse, Nummer der sozialen Sicherheit oder eine gleichwertige Nummer, Telefonnummer, E-Mail Adresse
• Indirekte Identifikatoren: Geschlecht, Ethnie, Geburtsdatum, geografischer Indikator, Beruf, demografische Daten
• Sensible PII: Führerscheinnummer, Reisepassnummer, biometrische Daten, Finanzinformationen, medizinische Daten, elektronische und digitale Kontodaten, Personalunterlagen von Mitarbeitern, Passwortinformationen, Schulidentifikationsnummern

Weiter lesen: 10 beste Data-Governance-Software im Jahr 2024 (Bewertungen & Preise) )

Was bedeutet das für Geschäfte?

Aus Sicht der DSGVO sind Sie entweder ein für die Verarbeitung Verantwortlicher oder ein Datenverarbeiter, der mit den Daten von EU-Bürgern arbeitet. Je nachdem, in welche Kategorie Sie fallen, können die Erwartungen an Sie als Business unterschiedlich sein.

• Datenverantwortlicher: Dies ist die Stelle, die den Zweck und die Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten bestimmt. Sie ist für die Einhaltung der GDPR verantwortlich
• Datenverarbeiter: Dies ist die Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des für die Verarbeitung Verantwortlichen verarbeitet. Sie müssen die Anweisungen des für die Datenverarbeitung Verantwortlichen befolgen

In einem realen Beispiel könnte der für die Verarbeitung Verantwortliche ein Krankenhaus sein und der Datenverarbeiter ein Cloud-Speicher-Anbieter, bei dem das Krankenhaus Patientenakten speichert. Als für die Datenverarbeitung Verantwortlicher entscheidet das Krankenhaus, welche Informationen es speichert und wie es sie verwendet. Der Cloud-Anbieter (Datenverarbeiter) speichert die Daten einfach sicher nach den Anweisungen des Krankenhauses.

🚦Erinnern: Die DSGVO nimmt die für die Datenverarbeitung Verantwortlichen stärker in die Pflicht, den Datenschutz in alle ihre Geschäftsprozesse einzubauen und umzusetzen.

GDPR: Ein Gesetz über den Datenschutz oder ein Gesetz über den Informationsschutz?

Die Begriffe "Datenschutz" und "Datenschutz" werden oft synonym verwendet, aber sie haben unterschiedliche Nuancen. Zwar geht es in beiden Fällen um den Schutz der Daten des Einzelnen, doch gehen sie das Problem aus leicht unterschiedlichen Blickwinkeln an

Im weitesten Sinne geht es beim Datenschutz um den Schutz des Einzelnen vor dem Eindringen in sein persönliches Leben und seinen physischen Space, z. B. vor unerwünschten Hausbesuchen. Das Recht des Datenschutzes hingegen konzentriert sich speziell auf den Schutz personenbezogener Daten, wie IP-Adressen oder E-Mails.

In der Praxis könnte ein Dienst, für den Sie sich angemeldet haben, über das GPS Ihres Telefons auf Ihren Speicherort zugreifen und Ihnen Aktualisierungen für Ihren Aufenthaltsort senden, oder ein Lieferdienst könnte Elemente an Ihre Heimatadresse liefern. Kommt es in einem dieser Geschäfte zu einer Datenpanne, ist Ihr Speicherort plötzlich öffentlich und könnte ausgenutzt werden.

In diesem Zusammenhang schützt die GDPR zwar in erster Linie personenbezogene Daten, berührt aber auch allgemeinere Belange des Datenschutzes.

Bei der DSGVO geht es nicht nur um Datenschutz. Es geht um Grundrechte, darunter das Recht auf Datenschutz und das Recht, vergessen zu werden. Max Schrems aktivist für den Datenschutz

Die Checkliste zur Einhaltung der GDPR: Ihr Fahrplan zum Datenschutz

Nachdem wir nun den Code der DSGVO geknackt haben (zumindest die Grundlagen!), wollen wir uns nun die Schritte ansehen, die Sie in eine Checkliste für die Einhaltung der DSGVO aufnehmen müssen.

1. Karte Ihrer Datenquellen

Bevor Sie sie schützen können, müssen Sie verstehen, welche Daten Sie sammeln. Führen Sie ein Audit durch, um alle in Ihrem Business anfallenden personenbezogenen Daten zu identifizieren, woher sie stammen und wie sie verwendet werden.

Um dies effizient zu erledigen, müssen Sie die folgenden Punkte berücksichtigen:

• Dateninventarisierung: Erstellen Sie ein detailliertes Inventar aller gesammelten personenbezogenen Datenkategorien, einschließlich Namen, Adressen, Kontaktinformationen, Finanzdaten, biometrische Daten und mehr
• Datenquellen: Identifizieren Sie die Quellen dieser Daten, z. B. Websites, Formulare, Drittanbieter oder physische Interaktionen
• Datenverarbeitungsaktivitäten: Bestimmen Sie, wie die Daten verwendet werden, einschließlich Speicherung, Verarbeitung, Übertragung und Freigeben
• Datenaufbewahrung: Legen Sie Richtlinien zur Datenaufbewahrung fest (wie lange die Daten in Ihrem System verbleiben), die mit den Grundsätzen der DSGVO übereinstimmen und die Speicherung personenbezogener Daten auf ein Minimum reduzieren
• Datenfluss: Erstellen Sie eine Karte des Datenflusses innerhalb Ihrer Organisation und zu externen Parteien. Ein Beispiel: Ein externer Lieferdienst, der die Reihenfolge Ihrer Sendungen ausführt, würde unter diese Kategorie fallen

💡 Pro-Tipp: ClickUp CRM kann hier Ihre umfassende Datenlösung für die Abbildung und Speicherung von Kundendaten sein. Von der Erfassung der E-Mail-Adressen in Vertriebsleads bis hin zur Überwachung der Customer Journeys und aller zusätzlichen Interaktionen hilft es Ihnen, alle Daten an einem Ort zu organisieren.

verwalten von Client Konten, Optimieren von Workflows und Automatisieren der Kundenansprache mit ClickUp CRM_

2. Holen Sie einen Datenschutzbeauftragten (DSB) an Bord

Ein Datenschutzbeauftragter fungiert als zentrale Anlaufstelle für den Datenschutz in Ihrem Unternehmen.

Als Datenschutzexperte stellt der Datenschutzbeauftragte sicher, dass die Datenpraktiken des Unternehmens mit den GDPR-Anforderungen übereinstimmen. In seiner Rolle bearbeitet ein DSB Anfragen von Betroffenen, reagiert auf Datenschutzverletzungen, hilft bei Risikobewertungen und dient als Verbindungsperson zu Datenschutzbehörden.

Um sich als behördlicher Datenschutzbeauftragter zu qualifizieren, muss ein Kandidat über Fachwissen im Datenschutzrecht verfügen und für Mitarbeiter und betroffene Personen leicht erreichbar sein. Durch die Ernennung eines qualifizierten DSB können Sie Ihr Engagement für den Datenschutz unter Beweis stellen, das Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften verringern und Ihre Glaubwürdigkeit als Geschäft bei Ihren Kunden erhöhen.

*Weiter lesen: Wie man KI für Data Governance einsetzt (Anwendungsfälle & tools)

3. Dokumentieren Sie Ihren GDPR-Prozess von Anfang bis Ende

Dokumentieren Sie alles! Bei der Ausarbeitung einer Datenverarbeitungsrichtlinie müssen Sie jeden einzelnen Prozess beschreiben, damit Sie genau wissen, wo die Daten eines Kunden gespeichert werden oder wie lange sie gespeichert werden, nachdem er beispielsweise sein Abonnement gekündigt hat.

Stellen Sie sicher, dass die Prozessübersicht und die detaillierten Angaben klar definiert und für alle Teams zugänglich sind, die sie regelmäßig aktualisieren oder sich darauf beziehen müssen

Nutzen Sie ClickUp Dokumente um eine zentralisierte, leicht zugängliche Aufzeichnung Ihrer Datenverarbeitungsaktivitäten zu führen, einschließlich der Art der Daten, der Rechtsgrundlage für die Erhebung und des Zeitraums der Aufbewahrung.

compliance-Dokumente müssen nicht langweilig sein; versuchen Sie ClickUp Docs!

Erstellen Sie separate Dokumente für verschiedene Aspekte der Compliance, z. B. Karten für Daten, Richtlinien für die Datenaufbewahrung, Pläne für die Reaktion auf Datenverletzungen und Risikobewertungen.

Diese Dokumente können mit Hilfe von verschachtelten Seiten in einer hierarchischen Struktur organisiert werden, so dass sie einfach zu navigieren und zu referenzieren sind. Sie können auch die Collaboration-Features von ClickUp, wie z. B. @mentions, nutzen, um relevante Teams und Einzelpersonen in den Prozess einzubeziehen und so sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind und informiert werden.

4. Überprüfen Sie Ihre Datenerfassungsprozesse

Brauchen Sie wirklich all diese Daten? Die Datenschutz-Grundverordnung betont den Grundsatz der Datenminimierung, der von Organisationen verlangt, nur die für bestimmte Zwecke erforderlichen personenbezogenen Daten zu erfassen und zu verarbeiten.

Um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten, sollten Sie Ihre Datenerhebungspraktiken regelmäßig überprüfen und sicherstellen, dass sie auf das Notwendige beschränkt sind und in einem angemessenen Verhältnis zu Ihren Geschäftszielen stehen. Hier sind einige Dinge zu beachten:

Zweckbindung

Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen erhobenen Daten in direktem Zusammenhang mit Ihren Geschäftszielen stehen und nicht für unbeabsichtigte Zwecke verwendet werden. Um die Reihenfolge der Bestellungen zu bearbeiten, kann eine E-Commerce-Website Kundennamen, Adressen und Zahlungsinformationen erfassen. Diese Daten sollten nicht ohne die Zustimmung des Kunden für Einzelziele verwendet werden.

Datenminimierung

Ermitteln Sie, ob Datenfelder eliminiert oder anonymisiert werden können, ohne den Zweck der Datenerhebung zu beeinträchtigen. Eine Social-Media-Plattform könnte anfangs die vollständigen Namen, E-Mail-Adressen und Geburtsdaten der Benutzer erfassen. Wenn die Plattform jedoch auch mit Benutzernamen und E-Mail-Adressen angemessen funktionieren kann, sollte sie die Erfassung personenbezogener Daten minimieren.

Datenaufbewahrung

Legen Sie angemessene Richtlinien für die Datenaufbewahrung fest, um sicherzustellen, dass die Daten nicht länger als nötig aufbewahrt werden. Aus Gründen der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften kann eine Bank z. B. Unterlagen über Kreditkartenanträge für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren. Nach Ablauf des vorgeschriebenen Zeitraums können diese Daten anonymisiert oder gelöscht werden.

Zustimmung

Wenn Sie sich auf eine Einwilligung als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung berufen, stellen Sie sicher, dass diese frei, spezifisch, in Kenntnis der Sachlage und unmissverständlich erteilt wird. Eine mobile App bittet Benutzer um ihre Zustimmung zur Erhebung von Speicherortdaten für personalisierte Empfehlungen. Die Einwilligung sollte freiwillig gegeben werden und spezifisch sein (z. B. Zugriff auf den Speicherort nur bei Verwendung der App).

Legitime Interessen

Wenn Sie sich auf legitime Interessen berufen, müssen Sie sorgfältig prüfen, ob diese die Interessen, Rechte und Freiheiten des Einzelnen überwiegen. Eine Nachrichtenorganisation könnte die Kontaktinformationen von Journalisten verarbeiten, um die Kommunikation und Zusammenarbeit zu erleichtern. Dies kann als berechtigtes Interesse für journalistische Tätigkeiten angesehen werden.

🌈 Wussten Sie schon? SOC 2 ist ein dem GDPR gleichwertiger Rahmen, der eher mit amerikanischen Geschäften in Verbindung gebracht wird. Es handelt sich um einen freiwilligen Standard, mit dem Organisationen ihr Commitment zu Datensicherheit und Datenschutz nachweisen können.

Während GDPR eine gesetzliche Regelung ist, die sich auf den Schutz der personenbezogenen Daten von Einzelpersonen innerhalb der Europäischen Union konzentriert, kann SOC 2 als ergänzender Standard betrachtet werden. Durch sOC 2-Konformität erreichen können Sie nachweisen, dass Sie ein datenverantwortliches Geschäft sind und sich an weltweit anerkannte Maßnahmen zur Datensicherheit halten.

5. Achten Sie auf Datenschutzverletzungen und handeln Sie schnell

Bei der Berichterstellung über eine Datenschutzverletzung im Rahmen der Datenschutz-Grundverordnung müssen Unternehmen das potenzielle Risiko für die Rechte und Freiheiten des Einzelnen bewerten. Dabei sind die Art der gefährdeten Daten, die Wahrscheinlichkeit eines unbefugten Zugriffs und die möglichen Folgen für die betroffenen Personen zu berücksichtigen.

Die DSGVO schreibt eine Berichterstattung über Datenschutzverletzungen innerhalb von 72 Stunden vor, wenn ein hohes Risiko besteht, dass die Rechte und Freiheiten von Personen beeinträchtigt werden.

In vielen Fällen müssen Organisationen die betroffenen Personen auch direkt benachrichtigen und klare Informationen über die Verletzung, die betroffenen Daten und die Schritte, die zur Behebung unternommen werden, bereitstellen.

Darüber hinaus ist eine gründliche Untersuchung erforderlich, um die Ursache für die Datenschutzverletzung zu ermitteln und Präventivmaßnahmen zu ergreifen. Es ist wichtig, detaillierte Aufzeichnungen über den gesamten Prozess zu führen, einschließlich der Schritte, die zur Berichterstattung über die Sicherheitsverletzung und zur Minderung ihrer Auswirkungen unternommen wurden.

**Beispiel: Datenpanne bei British Airways

Im Jahr 2018, British Airways hatte einen erheblichen Datenverlust zu verzeichnen, von dem etwa 500.000 Kunden betroffen waren. Hacker konnten sich unbefugt Zugang zum Reservierungssystem der Fluggesellschaft verschaffen und persönliche Daten wie Namen, Adressen, Details zu Zahlungskarten und Reiserouten stehlen.

Dieser Verstoß war ein klarer Verstoß gegen die Datenschutz-Grundverordnung, da es sich um die unbefugte Verarbeitung personenbezogener Daten in großem Umfang handelte. British Airways wurde vom britischen Information Commissioner's Office (ICO) wegen dieses Incidents zu einer Geldstrafe von 20 Millionen Pfund verurteilt.

6. Setzen Sie bei Ihrer Datenerfassung auf Transparenz

Ihre Kunden haben das Recht, genau zu erfahren, welche Daten Sie erheben und wie Sie sie verwenden. Im Folgenden finden Sie einige Schritte, die Sie unternehmen können, um die Transparenz Ihrer Datenerfassungsprozesse zu gewährleisten:

• Klare und prägnante Datenschutzrichtlinien: Stellen Sie leicht zugängliche, verständliche Datenschutzrichtlinien bereit, in denen Ihre Datenpraktiken klar dargelegt sind. Diese Richtlinien sollten in einfacher Sprache verfasst sein und juristischen Fachjargon vermeiden
• Informierte Zustimmung: Legen Sie den Zweck der Datenerhebung, die Art der erhobenen Daten und die Rechte der Kunden in Bezug auf die Daten während des Prozesses der Einholung der Zustimmung dar
• Auskunftsersuchen von Betroffenen: Beantworten Sie Auskunftsersuchen von Betroffenen umgehend und umfassend. Dies bedeutet, dass Sie Einzelpersonen eine Kopie ihrer personenbezogenen Daten und Informationen über deren Verarbeitung zur Verfügung stellen
• Datenfreigabe durch Dritte: Wenn personenbezogene Daten an Dritte freigegeben werden, stellen Sie sicher, dass angemessene Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz der Daten getroffen werden und dass die Dritten ebenfalls die Bestimmungen der DSGVO einhalten

7. Sicherstellung der übergeordneten Zustimmung der Eltern bei minderjährigen Kunden

Nach der DSGVO müssen Unternehmen in den meisten EU-Ländern die Zustimmung der Eltern oder Erziehungsberechtigten einholen, bevor sie personenbezogene Daten von Kindern unter 16 Jahren verarbeiten.

Um das Alter Ihrer Benutzer zu überprüfen, sollten Sie zuverlässige Methoden anwenden, z. B. die Zustimmung der Eltern einholen oder Dienste zur Überprüfung des Alters nutzen. Wenn die übergeordnete Zustimmung der Eltern eingeholt wird, muss sie frei, spezifisch, in Kenntnis der Sachlage und unzweideutig erteilt werden.

Führen Sie außerdem detaillierte Aufzeichnungen über den Einwilligungsprozess, einschließlich Datum, Methode und Identität der einwilligenden Partei. Fügen Sie zusätzliche Schritte hinzu, um sicherzustellen, dass keine sensiblen Informationen von Kindern gesammelt werden und dass ihre Daten nicht länger als erforderlich gespeichert werden.

Beispiel: TikTok vs. Irische Datenschutzkommission TikTok wurde zu einer Geldstrafe von 379 Millionen Dollar verurteilt von der irischen Datenschutzkommission (DPC) verurteilt, weil das Unternehmen es versäumt hat, die personenbezogenen Daten von Kindern angemessen zu schützen. Die DPC stellte fest, dass TikTok keine gültige Einwilligung von Kindern unter 13 Jahren eingeholt hatte, wie es die Datenschutz-Grundverordnung verlangt.

Darüber hinaus kritisierte der DPC, dass TikTok nicht genug zu erledigen hatte, um Kinder davon abzuhalten, potenziell schädliche Inhalte zu sehen. Dies ist eine der höchsten Geldstrafen, die im Rahmen der DSGVO verhängt wurden, und unterstreicht die Bedeutung des Schutzes der Daten von Kindern im Internet.

8. Verwenden Sie eine doppelte Einwilligung

Um ein wirklich informiertes Zustimmungsverfahren zu ermöglichen, sollten Sie die ausdrückliche Zustimmung der Kunden einholen, bevor Sie ihre Daten, einschließlich ihrer E-Mail-Adressen, für Marketingzwecke verarbeiten. Ein Double-Opt-In-Verfahren ist eine solide Methode, um sicherzustellen, dass sich Personen wissentlich und freiwillig in eine E-Mail-Liste eingetragen haben.

**Zu erledigen: Wie funktioniert das Double-Opt-In-Verfahren?

1. Erstes Abonnement: Wenn eine Person ihre E-Mail-Adresse eingibt, um eine Liste zu abonnieren, erhält sie eine Bestätigungs-E-Mail
2. Bestätigung: Die Person muss auf einen Link oder eine Schaltfläche in der Bestätigungs-E-Mail klicken, um das Abonnement abzuschließen

Dieser zweistufige Überprüfungsprozess hilft bei der Vermeidung von Spam und stellt sicher, dass die Personen aktiv dem Erhalt von E-Mails zugestimmt haben. Durch die Einführung eines doppelten Opt-in-Verfahrens können Sie das Risiko verringern, dass Sie für unerwünschtes E-Mail-Marketing markiert werden.

9. Aktualisieren Sie Ihre Datenschutzrichtlinien regelmäßig

Überprüfen und aktualisieren Sie Ihre Datenschutzrichtlinien regelmäßig, um etwaige Änderungen in Ihren Datenpraktiken oder gesetzlichen Anforderungen zu berücksichtigen. Beachten Sie die folgenden Hinweise, um Ihre Datenschutzrichtlinien in bester Form zu halten:

• Genauigkeit: Stellen Sie sicher, dass die Informationen in Ihren Datenschutzrichtlinien korrekt und aktuell sind
• Zugänglichkeit: Machen Sie Ihre Datenschutzpolitik auf Ihrer Website leicht zugänglich und verknüpfen Sie sie mit anderen relevanten Seiten
• Kohärenz: Stellen Sie sicher, dass Ihre Datenschutzerklärung mit Ihren tatsächlichen Datenpraktiken übereinstimmt

💈Bonus: Suchen Sie nach Inspiration? Siehe ClickUp's Datenschutz-Richtlinien.

beispiel aus den Datenschutzrichtlinien von ClickUp

10. Risiken Dritter bewerten

Als datenschutzrechtlich verantwortliches Geschäft sind Sie dafür verantwortlich, zu überprüfen, ob Ihre externen Partner GDPR-konform sind. Leichter gesagt als erledigt, wir wissen! Aber hier finden Sie eine Übersicht über den Prozess, die Ihnen dabei hilft, eine Richtlinie für die Überprüfung von Drittanbietern zu erstellen:

• Erstellen Sie eine ausdrückliche Datenverarbeitungsvereinbarung, die den Umfang der Arbeit, die freigegebenen Daten, die Sicherheitsmaßnahmen und die Verantwortlichkeiten beider Parteien festlegt
• Führen Sie eine gründliche Due-Diligence-Prüfung dieser Dritten durch und bewerten Sie deren Datenschutzrichtlinien, Zertifizierungen und Referenzen
• Bewerten Sie die Risiken, die mit dem Freigeben von Daten verbunden sind, und berücksichtigen Sie dabei Faktoren wie die Sensibilität der Daten, die Verarbeitungstätigkeiten und den geografischen Speicherort, d. h., ob sich der Dritte innerhalb oder außerhalb der EU befindet

• Regelmäßige Kontrolle durch Überwachung der Einhaltung der Vorschriften und Durchführung von Audits

  Weiter lesen:* die 10 besten Tools für Governance, Risiko und Compliance (GRC) im Jahr 2024 Mit automatisierten Tools die GDPR-Compliance einhalten

Puh, das ist eine ganz schöne Checkliste. Zum Glück müssen Sie diese Reise zur Einhaltung der Vorschriften nicht allein antreten.

Mehrere digitale GRC tools eines davon ist ClickUp, eine All-in-One-Plattform für Projektmanagement, die Ihnen die Einhaltung der GDPR-Richtlinien erleichtern kann.

Bei der Einstellung eines so anspruchsvollen Prozesses wie einer Checkliste zur Einhaltung der GDPR brauchen Sie einen schrittweisen Ansatz, und bei ClickUp dreht sich alles um Schritte. 🪜

Features wie das ClickUp Aufgabe Checklisten wurden entwickelt, um komplexe Prozesse wie diese aufzuschlüsseln und zu verwalten. Betrachten Sie sie als Zu-Tun-Listen innerhalb Ihrer Aufgaben. Durch die Erstellung von Checklisten können Sie die spezifischen Aktionen, die zum Abschließen einer Aufgabe erforderlich sind, klar definieren, sie Teammitgliedern zuweisen und ihren Fortschritt nachverfolgen.

einfache Erstellung von Checklisten für jede Aufgabe mit ClickUp's Task Checklists

Um Aufgaben-Checklisten in ClickUp zu verwenden, erstellen Sie einfach eine neue Aufgabe, klicken Sie auf die Registerkarte "Checklisten" in Ihrer Aufgabe und fügen Sie Ihre einzelnen Schritte hinzu. Anschließend können Sie Ihre Checkliste für die Einhaltung der Vorschriften in kleinere, leichter zu handhabende Unteraufgaben unterteilen, z. B. so:

erzeugen von Unteraufgaben in Checklisten

Sobald alle Schritte in Listen erfasst sind, weisen Sie die einzelnen Aufgaben den entsprechenden Teams zu, z. B. dem Rechtsteam, um den Prozess in Gang zu bringen.

Sie können auch die ClickUp Gantt-Diagramm-Ansicht um diesen Prozess auf einer Zeitleiste zu visualisieren, um zu sehen, wie Sie vorankommen, und um klare Zeitleistenschätzungen für den Abschluss des Projekts zu entwickeln.

visualisieren Sie Ihre wichtigsten Aufgaben mit den Gantt-Diagrammen von ClickUp

Und das ist noch nicht alles. Sobald Sie einen Prozess haben, bringen Sie ClickUp Automatisierung um bestimmte Aktionen auf der Grundlage Ihrer definierten Regeln abzuschließen. Instanz können Sie beispielsweise eine benutzerdefinierte Automatisierung festlegen, die Personen benachrichtigt, alle drei Monate Eingaben hinzuzufügen, zu überprüfen und die Datenschutzrichtlinie zu aktualisieren.

erstellen Sie benutzerdefinierte Automatisierungen, um Ihre Aufgaben im Zusammenhang mit der Einhaltung von Vorschriften voranzutreiben

Und schließlich erfordert die Einhaltung der GDPR-Richtlinien eine MENGE an Dokumentation.

Wenn Sie an irgendeinem Punkt des Prozesses nicht weiterkommen, nutzen Sie ClickUp Gehirn , ClickUp's eingebauter KI-Assistent, um Ihnen zu helfen, Richtlinien in leicht verständlicher, einfacher Sprache zu verfassen oder sogar einige Nachforschungen über Best Practices der Branche für GDPR zu erledigen.

ClickUp Brain's KI Writer kann Ihnen helfen, Dokumentationsentwürfe schneller zu erstellen

Darüber hinaus verfügt ClickUp über benutzerdefinierte Vorlagen, die Ihnen die Planung von Checklisten erheblich erleichtern.

ClickUp's Vorlage für den Plan zur Einhaltung von Vorschriften

Diese Vorlage herunterladen

ClickUp's Compliance Project Plan Template gibt Ihnen einen Vorsprung in Ihrem Planungsprozess

ClickUp's Vorlage für den Compliance Plan für Projekte bietet eine umfassende Lösung für die Verwaltung Ihres Aufwands zur Einhaltung der DSGVO: In der Ansicht der Anforderungen können Sie alle erforderlichen Vorschriften auflisten, während die Ansicht des Status der Einhaltung einen klaren Überblick über den Fortschritt bietet und nicht konforme Bereiche identifiziert. Die Ansicht Anforderungen hinzufügen stellt sicher, dass Sie neue Vorschriften problemlos einbeziehen können, sobald diese auftauchen. Insgesamt bietet diese Vorlage rationalisiert den Prozess der Einhaltung von Vorschriften und hilft Ihnen, organisiert zu bleiben, Fortschritte nachzuverfolgen und die Einhaltung der GDPR-Standards zu gewährleisten.

Vorlage für ClickUp's Checkliste für Projekte

Diese Vorlage herunterladen

ClickUp's Projekt Checkliste Vorlage

ClickUp's Vorlage für eine Checkliste für Projekte kann Ihnen helfen, die wesentlichen Schritte für Ihren Compliance-Prozess zu skizzieren. Die Vorlage enthält allgemeine Unteraufgaben, die die Grundlage für jedes Projekt bilden. Verwenden Sie diese Vorlage, um:

• Die richtige Reihenfolge der Aufgaben zu skizzieren, um sicherzustellen, dass jeder Schritt auf dem vorhergehenden aufbaut. So lassen sich Fehler und Auslassungen vermeiden
• Potenzielle Herausforderungen und Risiken im Zusammenhang mit der Einhaltung der DSGVO zu antizipieren und diese Probleme proaktiv anzugehen
• Fristen für jede Aufgabe einzubeziehen, um sicherzustellen, dass das gesamte Projekt rechtzeitig abgeschlossen wird

Compliance leicht gemacht mit ClickUp

Eine gut strukturierte Checkliste zur Einhaltung der GDPR ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen die Anforderungen dieser wichtigen Verordnung erfüllt.

Die Projektmanagement-Features von ClickUp bieten eine leistungsstarke Plattform für die Erstellung und Verwaltung Ihrer Checkliste für die Einhaltung der GDPR. Indem Sie diesen scheinbar komplexen Prozess in kleinere, überschaubare Aufgaben unterteilen, können Sie den Fortschritt effektiv nachverfolgen, potenzielle Probleme identifizieren und die Einhaltung der Vorschriften sicherstellen.

Von der Skizzierung des Prozesses über die Zuweisung von Verantwortlichkeiten und die Überwachung des Fortschritts bis hin zur Zusammenarbeit mit Ihrem Team - ClickUp hilft Ihnen, Ihr Projekt zur Einhaltung der Vorschriften auf Kurs zu halten. Melden Sie sich für ein kostenloses ClickUp-Konto an und bringen Sie Ihren GDPR-Prozess ins Rollen!