Heutzutage weiß jedes professionelle Team, wie wichtig Daten sind. Ob es sich um Finanztabellen, Vektorgrafikdateien, gemeinsame Dokumente oder Präsentationen oder etwas ganz anderes handelt – Daten ermöglichen es Ihrem Team, seine tägliche Arbeit zu erledigen. Daher ist es sinnvoll, dass die Datenverwaltung an jedem Schritt des Prozesses im Fokus Ihres Teams steht.
Die Sicherheit der Daten Ihres Teams muss nicht kompliziert sein. Wir haben eine Liste mit 5 tools und Strategien zusammengestellt, die jedes professionelle Team nutzen kann (und sollte!), um seine Daten zu schützen.
Hier ist, was auf der Liste steht:
- Sichern Sie Ihre Daten frühzeitig und regelmäßig.
- Wählen Sie eine Cloud-Speicherplattform mit Remote-Löschfunktion.
- Behalten Sie die Kontrolle über den Zugriff auf Dateien und Ordner
- Passwörter sind nach wie vor ein wichtiger Bestandteil der Sicherheit der Daten.
- Lassen Sie kein Gerät unbeaufsichtigt
Die Sicherung der Daten Ihres Teams auf den sicheren Servern eines Anbieters von Cloud-Speichern ist eine hervorragende Möglichkeit, sich vor Datenverlust zu schützen.
Sichern Sie Ihre Daten frühzeitig und regelmäßig
Wenn es um die Sicherheit Ihrer Daten geht, ist die Welt da draußen verrückt. Vieles kann schiefgehen. Was passiert, wenn die Hardware Ihres Geräts ausfällt und Sie Ihre lokal gespeicherten Dateien verlieren? Was passiert, wenn Ihre Daten durch einen Virus beschädigt werden? Was passiert, wenn Ihr Gerät gestohlen oder zerstört wird? Ohne ein Backup der Daten Ihres Teams könnte jede dieser Situationen bedeuten, dass Ihre Daten für immer verloren sind.
Der einfachste Weg, Datenverluste zu verhindern, ist die Sicherung Ihrer Daten in der Cloud. Wenn Sie Daten in der Cloud sichern, wird eine Kopie Ihrer Informationen erstellt und auf dem sicheren Server Ihres Cloud-Anbieters gespeichert.
Je häufiger Sie ein Backup Ihrer Daten durchführen, desto weniger Informationen gehen im Notfall verloren. Wie oft Ihr Team seine Daten sichern muss, hängt von verschiedenen Faktoren ab, beispielsweise von der Art der Arbeit Ihres Teams.
Wählen Sie eine Cloud-Speicherplattform mit Fernlöschfunktion
Wenn Ihr Gerät verloren geht oder gestohlen wird, hilft ein aktuelles Backup Ihrer Daten Ihrem Team, ohne Unterbrechung weiterzuarbeiten. Was aber, wenn Ihr Gerät in die falschen Hände gerät? Alle sensiblen Daten, mit denen Ihr Team gearbeitet hat – Nummern für Konten, Namen von Clients, was auch immer – könnten potenziell gefährdet sein.
Glücklicherweise bieten einige Cloud-Speicheranbieter als Maßnahme zur Sicherheit die Möglichkeit zum Fernlöschen. Das bedeutet, dass Sie bei Verlust oder Diebstahl eines Geräts die mit der App Ihres Cloud-Speicheranbieters verbundenen Dateien löschen können, auch wenn Sie das Gerät nicht mehr in Ihren Händen halten.
Da Ihre Daten bereits in der Cloud gesichert sind, können Sie weiterhin von anderen Geräten darauf zugreifen und müssen sich keine Sorgen um die Sicherheit durch unbefugten Zugriff auf Ihre Daten machen.
Wenn Sie Ihr Gerät verlieren, wissen Sie nie, wer auf Ihre Daten zugreifen könnte. Mit der Fernlöschfunktion können Sie Ihre Daten in jedem Fall schützen.
Behalten Sie die Kontrolle über den Zugriff auf Dateien und Ordner
In diesem Zusammenhang ist es auch wichtig zu überwachen, wer auf Ihre Daten zugreift und was damit gemacht wird. Die meisten Cloud-Speicheranbieter erleichtern die Zusammenarbeit und damit den gemeinsamen Zugriff auf Dateien und Ordner, was Ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschafft. Sichere Collaboration-Tools gewähren außerdem je nach Rolle unterschiedliche Berechtigungen.
Gewähren Sie grundsätzlich nur den Personen Zugriff auf Dateien und Ordner, die diesen unbedingt benötigen. Auch wenn es unwahrscheinlich ist, dass Mitarbeiter aus anderen Teams absichtlich etwas tun würden, das Ihre Daten gefährden könnte, verringert die Beschränkung des Zugriffs auf Dateien und Ordner das Risiko von Unfällen.
Es ist sicherlich wichtig, mehrere Personen an einem Projekt arbeiten zu lassen, aber es ist ebenso wichtig, die Nachverfolgung zu gewährleisten, wer Zugriff auf welche Daten hat.
Passwörter sind nach wie vor ein wichtiger Bestandteil der Sicherheit.
Das ist Sicherheit für Anfänger, und dennoch machen es sich viele Menschen immer noch nicht zur Gewohnheit, bewährte Best Practices für Passwörter anzuwenden. Bei all den privaten und beruflichen Konten, auf die wir täglich zugreifen, kann es schwierig sein, sich für jedes Konto ein einzigartiges Passwort zu merken, und der Gedanke, alle diese einzigartigen Passwörter alle sechs Monate zu ändern (wie es die meisten Cybersicherheitsexperten empfehlen), ist geradezu einschüchternd.
Bonus: Erfahren Sie, wie Sie ein Rahmenwerk für das Cybersicherheits-Risikomanagement implementieren
Aber keine Sorge! Es gibt eine Vielzahl sicherer Passwort-Tools, die Ihnen dabei helfen können, Alles im Griff zu behalten.
Lassen Sie kein Gerät unbeaufsichtigt
Wenn ein Gerät verloren geht oder gestohlen wird, machen wir uns sofort Sorgen um die Sicherheit unserer Daten. Denn wer weiß schon, wer auf unsere Daten zugreifen könnte, wenn das Gerät nicht mehr in unserer Obhut ist?
Aber was ist, wenn Sie Ihr Mobiltelefon, mit dem Sie auf Ihre Arbeits-E-Mails zugreifen, auf dem Tisch im Café liegen lassen, während Sie kurz aufstehen, um sich noch etwas Milch zu holen? Und was ist, wenn Sie Ihren Laptop oder Desktop-Computer bei der Arbeit verlassen, ohne sich aus Ihrem Konto abzumelden?
Unabhängig davon, wo Sie sich befinden und wie schnell Sie voraussichtlich zu Ihrem Gerät zurückkehren, bestehen die Best Practices zur Gewährleistung der Datensicherheit darin, sich entweder vor dem Verlassen des Geräts abzumelden oder das Gerät nach Möglichkeit mitzunehmen.
Aktivieren Sie außerdem die Zwei-Faktor-Authentifizierung, um den Zugriff auf Ihre Daten zu erschweren.
Mit diesen einfachen tools und Best Practices für die Datensicherheit kann Ihr Team einen großen Beitrag zum Schutz Ihrer Daten leisten.
Datensicherheit ist für professionelle Teams heutzutage extrem wichtig, aber die Umsetzung von Best Practices für Datensicherheit muss nicht schwierig sein. Diese 5 Tools und Strategien gehören zu unseren bevorzugten Methoden, um die Daten jedes Teams zu schützen und einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Welche Sicherheitsvorkehrungen trifft Ihr Team? Wir freuen uns über Ihre Kommentare!
Dies ist ein gesponserter Beitrag für Dropbox. Alle Meinungen sind meine eigenen. Dropbox ist weder mit anderen erwähnten Produkten oder Dienstleistungen verbunden noch unterstützt es diese.
*
Melissa Pallotti ist professionelle Autorin, Computerfreak und Eishockeyfan und lebt in Pittsburgh, Pennsylvania. Sie können mit Melissa eine Verbindung auf Twitter oder LinkedIn herstellen.