Viele Menschen halten Meetings von Führungsteams für eine enorme Zeitverschwendung. Das liegt daran, dass die meisten Meetings unstrukturiert sind und oft durch negative Teamdynamiken aus der Bahn geworfen werden.
Ein wirklich effektives Meeting konzentriert sich auf das, was wirklich wichtig ist und was als Nächstes geschehen muss. Beginnen Sie mit dem Level-10-Meeting.
Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, was ein Level-10-Meeting ist und warum es so gut funktioniert. Anschließend werfen wir einen Blick auf die Struktur des Meetings und lernen einige Methoden kennen, mit denen Sie Ihre Teams auf die nächste Stufe bringen können. Sie werden Meetings nie wieder auf die gleiche Weise durchführen. ✨
Was ist ein Level-10-Meeting?
Das Level-10-Meeting-Format (L10) wurde entwickelt, um Unternehmern, Führungsteams und Start-ups dabei zu helfen, Probleme zu identifizieren, zu diskutieren und zu lösen. An diesem 90-minütigen Meeting nimmt jede Woche das gesamte Führungsteam teil.
Während Stand-up-Meetings sich auf tägliche Aufgaben konzentrieren und Client-Gespräche oft dem Aufbau von Beziehungen und dem Sammeln von Informationen dienen, stehen bei L10-Meetings eher strategische Aspekte und die Lösung von Problemen im Vordergrund. Sie fördern Klarheit, Abstimmung und Handeln und verbessern so die Produktivität, steigern den Umsatz und verbessern die Zusammenarbeit innerhalb des Führungsteams. 👪
Wöchentliche L10-Meetings sind nur eines der tools und Prinzipien, aus denen sich das Entrepreneurial Operating System® (EOS) zusammensetzt. EOS wurde von Gino Wickman gegründet und basiert auf sechs Schlüsselelementen, nämlich:
- Vision
- Menschen
- Daten
- Probleme
- Prozess
- Traktion
Jedes dieser Elemente wird während der L10-Meetings angesprochen, wobei der Großteil der Zeit für die drei wichtigsten Probleme auf der Tagesordnung aufgewendet wird.
Vorteile eines Level-10-Meetings
L10-Meetings sind äußerst effektiv, und dafür gibt es mehrere Gründe.
Sie sind zielorientiert
Geschäftsziele und strategische Ziele stehen während des gesamten Meetings im Mittelpunkt. Die Teilnehmer tauschen sich schnell über ihre Scorecard-Metriken aus und geben so einen Überblick darüber, wie das Unternehmen in Bezug auf diese Ziele abschneidet. So ist es einfach, auf Kurs zu bleiben und sich weiter in die richtige Richtung zu bewegen. 🎯
Sie lösen Probleme
Sechzig der 90 Minuten dieses wöchentlichen Meetings konzentrieren sich darauf, Probleme zu verstehen, die der Erreichung der Ziele des Geschäfts im Wege stehen. Die Meetingzeit wird sinnvoll genutzt, um Ursachen zu erörtern und Lösungen auf strategischer Ebene zu suchen. Dieses Format wurde entwickelt, um Probleme zu lösen, bevor sie zu größeren Problemen werden, und so Zeit und Energie zu sparen.
Sie sind äußerst zielgerichtet und umsetzbar.
Jeder Tagesordnungspunkt hat einen bestimmten (meist kurzen) Zeitrahmen, sodass keine Zeit verschwendet wird. Aktionspunkte werden klar dokumentiert, im Rahmen der Berichterstellung berichtet und entweder abgehakt, weitergeführt oder als Probleme angesprochen. ✅
Sie haben eine klare Struktur
L10-Meetings finden jede Woche zur gleichen Zeit am gleichen Tag statt und folgen einem Standardprozess, sodass jeder weiß, was ihn erwartet, und sich entsprechend vorbereiten kann.
Es sollte daher nicht überraschen, dass die Durchführung dieser Art von Meetings eine starke Moderation und einen sorgfältigen Protokollführer/Administrator erfordert – vorzugsweise jede Woche dieselben Personen, um Kontinuität zu gewährleisten.
Die Rolle des Moderators besteht darin, die Teilnehmer an die Tagesordnung zu binden und die Meeting-Etikette durchzusetzen – beispielsweise indem er dafür sorgt, dass alle gut vorbereitet sind und sich an die Zeitvorgaben halten. Der Administrator macht sich Notizen, aktualisiert die To-Do-Liste (die Teil der Tagesordnung ist) und hält alle auf dem Laufenden.
Mit den richtigen Mitarbeitern, Prozessen und tools sind L10-Meetings der Aufwand wert.
Level 10 Meeting-Struktur
Einer der Schlüssel zum Erfolg ist, dass die meisten L10-Meetings derselben Agenda folgen. Schauen wir uns Schritt für Schritt an, was genau das bedeutet.
Segue
Dauer: 5 Minuten
Das Meeting beginnt mit einer Überleitung, auch bekannt als Check-in. Jedes Team-Mitglied teilt persönliche oder berufliche gute Nachrichten mit, zum Beispiel einen Erfolg oder einen Aha-Moment aus seiner Woche. Dies gibt jedem die Möglichkeit, sich voll und ganz auf das Meeting einzulassen, schafft Verbindungen innerhalb des Führungsteams und sorgt für einen positiven Start in die Sitzung. 😊
Scorecard
Dauer: 5 Minuten
In diesem Abschnitt werden die Ziele und wichtigsten Ergebnisse (OKRs) – oder die wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs) – überprüft, die zur Erreichung der Ziele des Geschäfts beitragen. Der Eigentümer jeder wichtigen Metrik gibt lediglich Rückmeldung darüber, ob seine Metrik „im Plan“ oder „nicht im Plan“ liegt, ohne an dieser Stelle weitere Erläuterungen zu geben. Wenn sie nicht im Plan liegt, wird sie in die Liste der Probleme verschoben, die später im Meeting besprochen wird.
Rock Review
Dauer: 5 Minuten
Rocks sind vierteljährliche Ziele, für die jedes Team-Mitglied in der Regel drei bis fünf davon verantwortlich ist. Rock-Updates bestehen ebenfalls nur aus einer Antwort „auf Kurs“ oder „nicht auf Kurs“, wobei alle Probleme in die Liste der Probleme verschoben werden. 🪨
Benutzerdefinierte Kunden- und Mitarbeiter-Schlagzeilen
Dauer: 5 Minuten
Hier geben die Teilnehmer gute und schlechte Nachrichten über Mitarbeiter oder Kunden frei. Gute Nachrichten werden gefeiert, schlechte Nachrichten kommen direkt auf die Liste der Probleme.
To-Do-Liste
Dauer: 5 Minuten
Die To-Do-Liste enthält Aktionspunkte, die innerhalb von 7 Tagen abgeschlossen werden müssen. Daher dürften viele der beim letzten Meeting besprochenen Elemente in der vergangenen Woche bereits fertiggestellt worden sein. Beim aktuellen Meeting erklären die Teilnehmer sie entweder als „erledigt“ oder „nicht erledigt“. Alle Elemente, die in die letztere Kategorie fallen, können entweder in die nächste Woche verschoben werden, um beim nächsten Meeting erneut behandelt zu werden, oder – wenn sie zu einem Problem geworden sind – auf die Liste der Probleme für diese Woche gesetzt werden.
Problemliste
Dauer: 60 Minuten
Dieser Teil des Meetings, auch bekannt als „Identifizieren, Diskutieren, Lösen“ (IDS®), dient dazu, die wahren Ursachen von Problemen aufzudecken und anschließend Lösungen zu finden. Nach einer kurzen Zusammenfassung der Probleme aus der Liste der letzten Woche sowie aller Probleme, die während dieses Meetings hinzugefügt wurden, stimmen die Teilnehmer darüber ab, wie diese priorisiert werden sollen. Anschließend werden die drei wichtigsten Probleme angegangen, beginnend mit dem wichtigsten. Alle weiteren Schritte werden zur To-Do-Liste hinzugefügt. Wenn ein Problem auf der Liste nicht innerhalb weniger Wochen gelöst wird, wird es auf eine längerfristige Liste verschoben, um es beim nächsten vierteljährlichen Meeting zu besprechen.
Zusammenfassung
Dauer: 5 Minuten
Die letzten Minuten werden für die Überprüfung der Liste mit Dingen, die zu erledigen sind, und der nächsten Schritte genutzt. Die Teilnehmer entscheiden auch über alle weiterzugebenden Informationen, die an den Rest der Organisation weitergeleitet werden sollen. Schließlich erfolgt die Bewertung des Meetings auf einer Skala von 1 bis 10, und wenn der Durchschnitt unter 8 liegt, besprechen sie, was sie beim nächsten Mal anders machen könnten.
Mit einer so übersichtlichen L10-Vorlage werden immer die wichtigsten Themen behandelt, und Sie sollten jedes Mal pünktlich alles erledigt haben. ⏱️
10 Tipps zur Verbesserung Ihrer Level 10-Meetings
Jetzt wissen Sie, was Sie erreichen möchten. Schauen wir uns also an, wie Sie diese Meetings noch besser gestalten und dabei Zeit und Aufwand sparen können.
1. Nutzen Sie Meeting-Tools optimal
Moderne Technologie kann ein echter Segen sein – und Meeting-Management-Software ist ein Beispiel dafür.
Nehmen Sie zum Beispiel ClickUp Meetings. Diese Online-Meeting-Plattform bietet Checklisten für die Planung, Meeting-Vorlagen, Tools zum Erstellen von Notizen, hervorragende Aufgabenverwaltung und vieles mehr – allesamt darauf ausgelegt, Ihnen das Leben zu erleichtern. Beginnen Sie mit der ClickUp Level 10 Meeting-Vorlage und bauen Sie darauf auf.
Gut zu wissen: Die Vorlagen von ClickUp decken nahezu alle Eventualitäten ab. Von Vorlagen für den Projektstart, die Ihnen bei der Planung und Priorisierung helfen, bis hin zu Vorlagen für Einzelmeetings zur Führung Ihres Teams – Sie müssen nie wieder bei Null anfangen.
2. Planen Sie strategisch
Um die Bedeutung Ihres L10-Meetings zu unterstreichen, halten Sie es jede Woche zur gleichen Zeit ab. Wenn es immer im Kalender steht, gewöhnen sich die Teilnehmer daran, sich darauf vorzubereiten, und ihre Teams lernen, andere Meetings darum herum zu planen. 🗓️
Mit der Kalender-Ansicht von ClickUp ist die Planung von Meetings ein Kinderspiel. Richten Sie einfach ein wiederkehrendes Meeting ein und laden Sie alle erforderlichen Teilnehmer ein. Verbinden Sie dann alle Ihre Meeting-Dokumente mit diesem Meeting, damit jeder sie finden kann.
3. Geben Sie Ihre Agenda für das Meeting frühzeitig bekannt
Je früher Sie die Tagesordnung für das L10-Meeting herausgeben, desto mehr Zeit haben alle, um Daten für die Vorbereitung des Meetings zu sammeln. Die Tagesordnung legt auch klare Erwartungen an die zu behandelnden Themen fest, sodass alle konzentriert bleiben.
Verwenden Sie ClickUp Docs und die ClickUp-Agenda-Vorlage, um die Tagesordnung für das wöchentliche Meeting zu erstellen. Schreiben Sie die Tagesordnung selbst oder arbeiten Sie mit dem gesamten Team zusammen, wobei jeder Benutzer im System durch eine eigene Farbe gekennzeichnet ist. Mit den integrierten Formatierungstools lassen sich ohne zusätzlichen Aufwand professionell aussehende Dokumente erstellen.
4. Halten Sie sich an den Zeitplan für das Meeting
Ein Teil des Erfolgsgeheimnisses des L10-Meetings besteht darin, den Ablauf genau einzuhalten. Das beginnt damit, pünktlich zu beginnen – was wiederum bedeutet, dass man die Teilnehmer dazu ermutigt, fünf Minuten früher zu erscheinen, um sich einzurichten.
Halten Sie mit ClickUp Reminders den Zeitplan ein. Richten Sie eine Erinnerung ein, um die Teilnehmer aufzufordern, sich rechtzeitig auf das Meeting vorzubereiten, damit niemand in letzter Minute hektisch wird und das Meeting verzögert. Richten Sie dann eine weitere Erinnerung ein, um die Teilnehmer darüber zu informieren, dass das Meeting bald beginnt, damit sich alle rechtzeitig einloggen und bereit sind. 🔔
5. Verwenden Sie visuelle Tools für mehr Klarheit
Die Priorisierung der Elemente auf Ihrer Problemliste ist ein sehr wichtiger Schritt in der IDS-Phase des Meetings – und es ist unmöglich, Prioritäten zu setzen, wenn Sie nicht wissen, was Sie priorisieren sollen. Erstellen Sie eine übersichtliche Liste, die für alle sichtbar ist, damit sie gute Entscheidungen treffen können.
Eine sehr effektive Möglichkeit hierfür ist das ClickUp Whiteboard. Ihr Protokollführer kann zu Beginn der Sitzung bestehende Probleme aus der Problemliste auf das Whiteboard übertragen. Mit den Collaboration-Tools von ClickUp kann jeder das von ihm angesprochene Problem sofort erfassen, sodass Sie bis zur Problemlösungsphase des Meetings eine vollständige Liste zur einfachen Priorisierung vorliegen haben. Dann können Sie die Elemente einfach abhaken, sobald Sie sie bearbeitet haben.
6. Machen Sie sich gute Notizen zum Meeting
Es ist von entscheidender Bedeutung, genaue Aufzeichnungen über den Verlauf eines Meetings zu erstellen. Meeting-Protokolle bilden die Grundlage für zukünftige Meetings und gewährleisten Kontinuität und Fortschritt. Sie dienen auch als letzte Instanz, wenn die Erinnerungen an den Verlauf eines Meetings voneinander abweichen.
Eine gute Software für Besprechungsprotokolle macht hier den Unterschied. Beginnen Sie vielleicht damit, ClickUp Notepad zu verwenden, um während der Besprechung Notizen zu machen. Bitten Sie dann den ClickUp AI Writing Assistant, diese Notizen für Sie zusammenzufassen und in ein Besprechungsprotokoll umzuwandeln. Die ClickUp-Vorlage für Besprechungsprotokolle bietet einen vorgefertigten Rahmen, der die Konsistenz aller Ihrer Besprechungsprotokolle gewährleistet. 📝
7. Nehmen Sie wichtige Videos auf
Teilnehmer geben während L10-Meetings häufig Folien oder andere Dokumente frei. Diese visuellen Hilfsmittel sind ein wichtiger Bestandteil des Meetingprotokolls und werden oft vor oder nach dem Meeting als separate Dokumente verteilt.
Es gibt jedoch einen einfacheren Weg. ClickUp Clip nimmt Videoclips Ihres Bildschirms, Registerkarten des Browsers oder App-Fenster auf – auf Wunsch auch mit Sprachaufzeichnung –, um den Kontext für die Unterhaltung zu liefern. Sie können Clips als Teil des Meeting-Protokolls speichern und über einen öffentlichen Link freigeben, der direkt in Ihrem Browser abgespielt wird.
8. Zentralisieren Sie Ihre Chats
Die Teilnehmer haben möglicherweise im Vorfeld Fragen oder Anregungen oder möchten im Nachhinein weitere Gedanken hinzufügen. Sie könnten diese Unterhaltungen per E-Mail führen, aber E-Mail-Threads sind nicht immer leicht zu finden oder zu verfolgen und stehen zudem in keinem Zusammenhang mit dem Meeting selbst.
Erstellen Sie stattdessen einen eigenen Kanal mit der ClickUp-Chat-Ansicht, damit alles zentralisiert und auf einer Plattform verknüpft ist. Nutzen Sie den Chat-Kanal, um Updates oder Ressourcen zu teilen und in Echtzeit zu kommunizieren. Sie können steuern, wer Zugriff auf Ihren Chat-Kanal hat, Benachrichtigungen für neue Nachrichten einrichten und Ihren Chat neben Ihrer Arbeit in ClickUp sehen, während Sie sich auf das Meeting vorbereiten. 💬
9. Optimieren Sie Ihren Workflow
Bei den meisten L10-Meetings wird eine Liste mit Aktionspunkten erstellt, die bearbeitet werden müssen – was jedoch oft nicht geschieht. Der Trick, um diese Punkte zu erledigen, besteht darin, sie so schnell wie möglich in Ihren Workflow aufzunehmen und dann bis zur Fertigstellung zu verfolgen.
Mit ClickUp können Sie Text aus jedem ClickUp-Dokument oder Whiteboard mit einer Schaltfläche in ClickUp-Aufgaben umwandeln – Kopieren und Einfügen ist nicht mehr erforderlich. Sie können beispielsweise Aktionspunkte erstellen oder Aufgaben direkt aus einem ClickUp-Notepad, Dokument, Whiteboard, Chat oder formelleren Dokumenten wie Meeting-Protokollen zuweisen.
Anschließend übernimmt die Funktion für Projektmanagement von ClickUp die Verwaltung dieser Aufgabe, hilft Ihnen bei der Priorisierung und fügt sie nahtlos in Ihren Workflow ein. Sie können sich sogar Benachrichtigungen erhalten, wenn die Frist näher rückt, um sicherzustellen, dass Sie auf Kurs bleiben, um die Aufgabe abzuschließen.
10. Nutzen Sie Ihre Technologieplattform
Anstatt in neue Tools für Ihr L10-Meeting zu investieren, nutzen Sie die Tools, die Sie bereits verwenden. Wenn Ihr Führungsteam beispielsweise Zoom oder Microsoft Teams bevorzugt oder auf Google Kalender schwört, sollten Sie sich nach Möglichkeit daran halten.
ClickUp bietet eine Vielzahl von Integrationen, darunter Microsoft Teams und Zoom sowie Apple, Outlook und Google Kalender. Starten Sie ein Zoom-Meeting direkt aus einer Aufgabe heraus oder führen Sie eine Synchronisierung von Aufgaben aus ClickUp mit einem Kalender Ihrer Wahl durch und vieles mehr.
Effiziente und effektive Level-10-Meetings durchführen
L10-Meetings wurden von EOS Worldwide entwickelt, um die Produktivität und Effektivität von Meetings zu verbessern. Sie finden jede Woche zur gleichen Zeit statt, folgen einer bestimmten Vorlage und werden vom gesamten Führungsteam besucht. 💯
Diese Art von Meeting konzentriert sich ganz besonders auf die Ausrichtung auf strategische Ziele. Es beginnt mit einer kurzen Besprechung und einer schnellen Überprüfung des Fortschritts anhand von Scorecard-Metriken, Quartalszielen und wöchentlichen Listen mit Dingen, die zu erledigen sind. Der Großteil der Meetingzeit wird dann darauf verwendet, Probleme zu verstehen und zu lösen, die der Erreichung der Ziele des Geschäfts im Wege stehen.
Obwohl L10-Meetings bereits weitaus effizienter ablaufen als die meisten anderen Meetings, gibt es immer Raum für Verbesserungen. Online-Meeting-Tools wie ClickUp optimieren jeden Aspekt Ihrer L10-Meetings und sparen Ihnen so Zeit und Aufwand.
Melden Sie sich noch heute kostenlos bei ClickUp an, um jeden Tag mehr zu erledigen, in weniger Zeit. 🙌