Finanzielle Transparenz ist entscheidend für die Verwaltung von Abteilungs- und Projektbudgets im gesamten Unternehmen. Von marketing-Kampagnen bis hin zu Software und Reisen und darüber hinaus, summieren sich die Kosten schnell. Ohne eine konsequente Überwachung wird es schwierig, den Wert zu rechtfertigen.
Ein rationalisiertes System zur Kostenverfolgung ist für eine klare Finanzberichterstattung unerlässlich. Eine maßgeschneiderte Dokumentation bietet einen detaillierten Einblick in den Geldfluss auf Projekt-, Abteilungs- und Teamebene. Genauere Prognosen und der Nachweis des ROI werden für große und kleine Initiativen möglich. 🏆
Anhand von Schritt-für-Schritt-Anleitungen lernen Sie, wie Sie Berichte zur Ausgabenverwaltung in folgenden Bereichen erstellen können Excel . Nutzen Sie diesen Leitfaden als Ausgangspunkt für Gespräche über die Optimierung der Durchsetzung der Ausgabenpolitik Ihres Unternehmens!
Was genau ist eine Geschäftskostenabrechnung? Lassen Sie uns einige der wichtigsten Merkmale einer wirkungsvollen Spesenabrechnung untersuchen.
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Was ist eine Betriebskostenabrechnung?
Eine Betriebskostenabrechnung ist ein Dokument, das die Ausgaben des Unternehmens für Produkte, Dienstleistungen, Löhne und andere Kosten aufzeichnet. Das Dokument enthält Zeilen und Spalten, in denen das Datum, die Beschreibung, der Lieferant, der Betrag, die Kategorie und andere Details der aufgelisteten Ausgaben protokolliert werden.
Excel-Registerkarten innerhalb einer Kalkulationstabelle werden verwendet, um Ausgaben nach Abteilungen, Projekten, Personen oder anderen Arten zu trennen. Formeln berechnen die Ausgabensummen nach Woche, Monat, Quartal oder einem beliebigen Datumsbereich.
Anhand der erfassten Ausgaben können Manager wichtige Fragen zur Projektarbeit beantworten und ressourcenzuweisung : Do projektbudgets mit den tatsächlichen Kosten übereinstimmen? Werden die Ausgaben unter den richtigen GL-Codes verbucht? Welche Kosten steigen schnell an?
Die Vorteile der Verwendung von Excel zur Organisation von Ausgabenblättern sind unter anderem:
- Budgetverfolgung für Abteilungen: Anzeige der vierteljährlichen oder jährlichen Ausgaben im Vergleich zum zugewiesenen Budget
- Vorhersagegenauigkeit: Erkennen Sie vergangene Ausgabentrends, um zukünftige Unternehmensausgaben vorherzusagen
- Organisation: Verwalten Sie eine einzige, standardisierte Vorlage für Spesenabrechnungen und ein System, das die Prüfung von Belegen und Rechnungen erleichtert
Wir hoffen, dass Sie ein gesundes Maß an organisierten Daten erreichen, damit Sie nicht von Budgetänderungen in letzter Minute überrascht werden und ein möglichst genaues Finanzbild erhalten. Damit kommen wir zum wichtigsten Punkt: Einrichtung der Ausgabenverwaltung!
Wie man einen Geschäftskostenbericht in Excel erstellt
Bevor wir beginnen, lassen Sie uns die wichtigsten Komponenten besprechen, die benötigt werden:
- Jede Excel-Version: Wir verwenden die universellen Tabellenkalkulationsfunktionen
- Ausgabenbelege und Dokumentation: Alle Transaktionsdatensätze zum Eingeben (Warum nicht gleich die nächste Spesenabrechnung erstellen?)
- Ausgabenkategorien: Definieren Sie eine Liste von Ausgabentypen, die für Ihren Betrieb relevant sind
Mit den gesammelten Grundlagen haben wir nun alle Zutaten, um eine Vorlage für eine Reisekostenabrechnung in Excel zu erstellen. Beginnen wir gleich mit der Schritt-für-Schritt-Anleitung!
Schritt 1: Laden Sie unsere kostenlose Vorlage für die Kostenabrechnung herunter
Anstatt eine Spesenabrechnung von Grund auf neu zu erstellen, verwenden Sie unsere kostenlose Excel-Vorlage für Spesenabrechnungen als Ausgangspunkt. Sie enthält bereits die Standardfelder für die Erfassung von Daten, Lieferanten und Beträgen sowie vorgefertigte Formeln für die automatische Addition der Summen nach Kategorien. Überschreiben Sie die Dummy-Daten mit Ihren Geschäftsausgaben und behalten Sie dabei die integrierten Formeln bei. 🧪
Öffnen Sie einfach die heruntergeladene Datei und folgen Sie den unten stehenden Schritten!
Laden Sie die Excel-Vorlage herunter
Schritt 2: Einrichten der Kopfdaten
Geben Sie oben die wichtigsten Informationen ein, um den Bericht zu identifizieren:
- Erstellt für: Fügen Sie den Namen des Mitarbeiters oder der Abteilung hinzu, der/die die Ausgaben getätigt hat
- Eingegeben von: Führen Sie auf, wer die Ausgabeninformationen und die Tabelle erstellt/mitgeteilt hat
- Zweck: Erläutern Sie kurz den Grund für den Bericht (wöchentliche Budgetsitzung, Anfrage des Vorgesetzten, allgemeine Vorgänge der Abteilung)
- Ausgabenzeitraum: Geben Sie das Anfangs- und Enddatum (Tag, Monat und 4-stelliges Jahr) mit einem Datumsbereich für alle dokumentierten Transaktionen an
Verwenden Sie Blattüberschriften, um den Budgetprüfern Kontext und Klarheit zu geben
Schritt 3: Ausgabenkategorien einrichten
Die Dropdown-Listen in der Vorlage für die Ausgabentabelle sind nicht dazu da, die, wie soll man sagen, "karge" Ästhetik von Excel zu überspielen.
Sie dienen vielmehr dazu, eine saubere Kategorisierung und Konsistenz bei allen unternehmensweiten Transaktionen zu gewährleisten.
Dies erstreckt sich auf dateneingabe zu. Dropdowns sind ein Garant für eine fehlerfreie Datenverarbeitung und optimierte Analysen. Eine falsch geschriebene Ausgabenart oder Kostenart kann alles aus dem Gleichgewicht bringen. ⚖️
Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre Kategorien über Dropdowns festlegen können:
- Klicken Sie auf die Position Bürobedarf (Zelle B18), und das Pfeilsymbol für die Dropdown-Liste wird angezeigt
- Gehen Sie zur Menüleiste am oberen Rand, klicken Sie auf Daten > Datenüberprüfung_, und ein Popup-Fenster wird geöffnet
- Schreiben Sie die Liste unter dem Textfeld Quelle so um, dass sie mit den Ausgabenkategorien in Ihrem Unternehmen übereinstimmt. Trennen Sie die einzelnen Kategorien durch ein Komma. (Wir empfehlen, sie in alphabetischer Reihenfolge aufzulisten, um die Navigation zu erleichtern!)
- Klicken Sie auf Anwenden, wenn Sie fertig sind, und überprüfen Sie Ihre neue Liste, indem Sie auf das Dropdown-Pfeilsymbol
- Wiederholen Sie den Vorgang für die anderen Dropdown-Kopfzeilen: Anbieter, Kosten, Zentrum, Code, Zahlungsart und Zahlungsstatus
- Um Kategorien in Zukunft zu bearbeiten, fügen Sie im Textfeld Quelle nach Bedarf Text hinzu oder entfernen ihn
Bearbeiten Sie die vorgefertigten Kategorien für konsistente Geschäftskostenerfassung
Schritt 4: Füllen Sie die Vorlage mit Positionen
Fügen Sie schließlich jede einzelne Geschäftsausgabe als eigene Zeile hinzu. Auf die Details kommt es an, also fügen Sie so viel Kontext wie möglich ein, um eine klare finanzielle Dokumentation zu erhalten.
- Ausgabedatum: Tag, Monat und Jahr des Auftretens der Ausgabe
- Ausgabenkategorie: Kategorie der Ausgabe (Marketing, Reisen, Honorare)
- Anbieter: Der vollständige juristische Name der Person oder des Unternehmens, der mit ihrem W-8 oder W-9 übereinstimmt. (Bedrängen Sie Ihren Buchhalter nicht mit Spitznamen)
- Kostenstellencode: Die interne Kostenstelle aus Ihrem Kontenplan, an die die Ausgabe gebunden ist
- Ausgabenbeschreibung: Eine kurze Beschreibung, die die Transaktion detailliert beschreibt
- Betrag: Ausgabenbetrag in Dollar
- Zahlungsmethode: Wie der Betrag bezahlt wurde (Kreditkarte, Bargeld, Scheck)
- Zahlungsstatus: Ausgaben bezahlt oder ausstehend
Sie werden feststellen, dass wir insgesamt 7 Optionen für den Zahlungsstatus hinzugefügt haben. Ihre Lieferanten kennen Ihre fleißigen Finanzfreunde nicht so gut wie Sie, daher schaffen diese nuancierten Stadien des Rückerstattungsprozesses Transparenz in den Zeitabläufen rund um die entstandenen Ausgaben. Der zusätzliche Kontext hilft Projektmanagern bei Gesprächen mit Anbietern, die auf die Zahlung warten. 💬
Kleine, aber bedeutsame Anpassungsmöglichkeiten verwandeln Ihre Ausgabentabelle in eine Maschine für finanzielle Einblicke. Diese Dokumente werden in Ihren Unternehmensunterlagen gespeichert, so dass weitere Attribute den analytischen Wert erhöhen.
Ermöglicht Teams die genaue Verfolgung von Zahlungen durch den Ausgabeprozess
Schritt 5: Gesamtausgaben nach Kategorie
Die hervorgehobenen Zellen enthalten vorgefertigte Formeln, um die Gesamtsummen für jede Ausgabenkategorie zu ermitteln. So können Sie die Verteilung der Ausgaben genau verfolgen.
Automatisch Ausgaben nach Kategorie summieren
Die gute Nachricht: Sie müssen nicht selbst rechnen! 🤩
Die schlechte Nachricht: Es gibt einen Haken. 👀
Wir halten Sie im Moment hin, weil der nächste Schritt von den Jedi Geduld erfordert. Bis jetzt haben Sie alle Einzelposten in Ihrem Ausgabenblatt. Als Nächstes müssen Sie Quittungen und andere Belege beifügen.
Schritt 6: Quittungen und relevante Belege hinzufügen
Wir wünschten, wir könnten Ihnen sagen, dass dieser Vorgang in Excel einfach ist, aber das Anhängen von Dateien wird schnell umständlich. Zunächst müssen Sie jede Quittung in ein separates PDF anstelle eines JPEGs konvertieren. Dann benennen Sie sie in einem geeigneten Format, das Excel problemlos speichern kann.
Um Dateien hinzuzufügen, benötigen Sie die erweiterten Excel-Funktionen Objects und/oder Object Linking and Embedding (OLE). Was eigentlich eine einfache Aufgabe sein sollte, wird dadurch mühsam. Beispielsweise ist das Hochladen von Nicht-Microsoft-Dateien kompliziert. Funktionen in der Menü-Symbolleiste, die anklickbar sein sollten, sind nicht aktiv, so dass es einiger Versuche und Irrtümer bedarf.
Wenn Sie bereits eine Microsoft Excel-Tabelle im Internet verwenden, wäre die beste und effizienteste Lösung die Nutzung von OneDrive von Microsoft. Dies würde einige Probleme lösen, auf die Teams mit Excel-Anwendungen wahrscheinlich stoßen werden:
- Dateien in einem webbasierten Dateispeicher machen die Daten über den Browser zugänglich
- Die Teams müssen nicht auf allen Geräten Excel installieren, um gemeinsam an den Daten zu arbeiten
- Jeder kann mit den Daten in Excel arbeiten, auch wenn sie mit unterschiedlichen Versionen arbeiten
Selbst die fortgeschrittensten Nutzer müssen die gleichen Wege gehen, um externe Dateien zu verbinden.
Aber wenn Sie auf der dunklen Seite der Macht stehen wollen, ist eine Produktivitätsplattform, die über eine einfache Vorlage für Spesenabrechnungen hinausgeht, der Ort, an dem die strategischen Allianzen und Partnerschaften stattfinden
Sagen Sie hallo zu ClickUp! 👋
Erstellen Sie eine Kostenabrechnung mit ClickUp 15+ Ansichten und Automatisierungswerkzeugen
3 Vorlagen für ein automatisiertes Finanzüberwachungs-Toolkit
Während Excel lange Zeit das Standardprogramm für die Erfassung von Ausgaben war, sprechen seine Einschränkungen in Bezug auf Zusammenarbeit, Flexibilität und Funktionalität dafür, wichtige Finanzdokumente wie Spesenabrechnungen stattdessen auf spezielle Produktivitätsplattformen wie ClickUp zu migrieren.
Mit anpassbaren automatisierten Workflows für Genehmigungen, Drag-and-Drop-Bearbeitung, rollenbasierten Berechtigungen, KI-Funktionen, Ausgabenformularen und Visualisierungen von Ausgabentrends kann Ihr Unternehmen schneller fundierte Entscheidungen treffen. 📊
Wir haben drei Ausgabenvorlagen in ClickUp in die engere Auswahl genommen, um zu zeigen, wie die benutzerfreundlichen Tools von ClickUp die Dokumentation der Buchhaltung im Vergleich zu statischen Excel-Tabellen, die von Versionsproblemen geplagt sind, vorantreiben.
Hinweis: Keine weiteren schlechten Nachrichten von hier!
1. ClickUp Business Spesen- und Berichtsvorlage
am besten für: Ersetzen von Compliance-Problemen durch praktikable Lösungen_
Nutzen Sie die ClickUp-Tabellenansicht für die Zusammenarbeit mit Buchhaltungspartnern bei Spesenaufgaben
Die ClickUp Business Expense and Report Vorlage und alle ClickUp-Vorlagen enthalten anpassbare Ansichten zur Optimierung der Konfigurationen für Berichte, Genehmigungen, Tags und mehr.
Wenn Sie mit Ansichten in einer Projektmanagement-Software nicht vertraut sind, stellen Sie sich diese wie verschiedene Ordner oder Unterteilungen in einem Aktenschrank vor. Jede Ansicht gruppiert kuratierte Informationen zusammen, zeigt sie aber nach bestimmten Kriterien an, je nachdem, was für die jeweilige Person oder den jeweiligen Zweck am wichtigsten ist.
Die Tiefe der Anpassung dieser Vorlage öffnet die Tür für eine teamweite Zusammenarbeit innerhalb der ClickUp-Plattform. Die Buchhaltung, die Finanzabteilung und andere Abteilungen müssen keine zusätzlichen Berichte erstellen oder Informationen per E-Mail weiterleiten. 📥
Stattdessen reduziert ClickUp doppelte Arbeit, indem es allen Mitgliedern des Workspace den Zugriff auf gemeinsame Informationen an einem Ort erleichtert. Besserer Kontext bedeutet produktive Gespräche, wenn es an der Zeit ist, Spesenabrechnungen abzustimmen.
Situationen wie Richtlinienverstöße oder sich ändernde Budgets lassen sich schneller erkennen. So haben Projektmanager einen besseren Überblick über Ausgabenmuster, Sparmöglichkeiten und Unstimmigkeiten.
Kombinieren Sie diese Vorlage mit der_ ClickUp Steuervorlage zur Verbesserung der Steuervorbereitung mit Funktionen zur Zeiterfassung, Markierungen, Warnungen vor Abhängigkeiten, E-Mails und mehr!
2. ClickUp Small Business Spesenbericht Vorlage
am besten geeignet für: Verwaltung der Haushaltung von Lieferanten und Zahlungsaufgaben_
Segmentieren Sie reisebezogene Ausgaben mit Unterkategorien in einem ClickUp-Dokument
Die Vereinfachung der Berichterstattung ist nur der oberflächliche Vorteil der ClickUp Small Business Expense Report Vorlage . Vereinen Sie Projektmanagement und Buchhaltung unter einem Dach. Integrierte Zeitpläne verbinden Ausgaben mit Leistungen, Kunden und Rechnungen, sodass Sie die finanzielle und betriebliche Effizienz maximieren können.
Diese Vorlage wurde für Geschäftsinhaber und kleine Teams entwickelt und hilft bei der Verwaltung der Lieferantenbuchhaltung, sodass zahlungen anzufordern und regulatorische Anforderungen nicht übersehen werden. 🔍
Alle Ihre Werkzeuge sind innerhalb der Plattform in Reichweite:
- Import- und Einbettungsfunktionen für Excel, Google Sheets und andere Arbeitsanwendungen
- Aufgabenautomatisierungserinnerungen zur Verwaltung von Verlängerungen und Überprüfungen
- Cashboard-Berichte für einen Überblick über die bisherigen Ausgaben
- Benutzerdefinierte Felder zur Verfolgung von Lieferantendetails
Mit diesen Funktionen und Hunderten von anderen Collaboration-Tools und Integrationen in ClickUp können kleine Unternehmen interne und externe Partnerschaften mühelos koordinieren.
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am besten für: Kontrolle über die Unternehmensausgaben_
Überwachen Sie Lieferanten, die mit bestimmten Zahlungsmethoden bezahlt werden, um sie genau zu verfolgen
Etablierte Unternehmen und kostenbewusste Agenturen sollten die ClickUp-Ausgabenbericht-Vorlage um schnell strategische finanzielle Einblicke zu erhalten. Gewinnen Sie das Gesamtbild und die Einzelpostenansichten, die für die Optimierung von Wachstumsausgaben erforderlich sind. ⚡️
Testen Sie die integrierten Tools zur Vorhersage des künftigen Budget- und Ressourcenbedarfs auf der Grundlage früherer Leistungen. Integrationen verbinden die Kundenarbeit mit den Ausgaben, während berichtswerkzeuge und Workflows ersparen den Projektmanagern Zeit beim Aufspüren von Kosten, die von der Buchhaltung markiert wurden.
Mit Werkzeugen zur Vereinfachung der Spesenüberwachung und zur Erfüllung notwendiger Aufgaben, einschließlich flexibler Felder zur Organisation von Zahlungsempfängern und Beträgen, haben Manager die Möglichkeit, die Spesenverfolgung an ihre Arbeitsabläufe anzupassen.
Kombinieren Sie diese Vorlage mit der_ ClickUp Zahlungsformular Vorlage zur Erstellung benutzerfreundlicher Online-Formulare!
Zusätzliches Excel-Training freigeschaltet
Dieser Leitfaden konzentriert sich zwar auf die Erstellung Ihrer eigenen Spesenabrechnung, aber Excel kann auch andere Geschäftsanforderungen unterstützen - wenn es richtig eingesetzt wird.
In Anbetracht der Dinge, die wir enthüllt haben, die ClickUp den Unternehmen bringt, haben wir weitere Ressourcen, Tipps und Vorlagen, um Ihr Excel-Wissen zu erweitern. Sehen Sie sich diese zusätzlichen Leitfäden und Best Practices an, wenn Excel glänzen soll! ✨
Zeitmanagement und -erfassung
Erfahren Sie, wie Sie mit Excel Kalender, Stundenzettel, Zeitpläne und mehr erstellen, um Ihre Tage zu planen und Ihre Arbeit zu verfolgen.
- Wie man einen Kalender in Excel erstellt
- Wie man in Excel die Zeit berechnet
- Wie man einen Stundenzettel in Excel erstellt
- Wie man eine Aufgabenliste in Excel erstellt
Datenvisualisierung und Dashboards
Machen Sie Ihre Excel-Daten mit diesen ausführlichen Anleitungen zur Umwandlung Ihrer Tabellenkalkulationsdaten in anschauliche Grafiken eindrucksvoll!
- Wie man ein KPI-Dashboard in Excel erstellt
- Wie man ein Dashboard in Excel erstellt
- Wie man ein Diagramm in Excel erstellt
Projektverwaltung
Erstellen Sie in Excel Burndown-Diagramme, Gantt-Diagramme, Kanban-Tafeln und mehr, um Arbeitsabläufe zu planen und zu verwalten.
- Wie man ein Burndown-Diagramm in Excel erstellt
- Wie man eine Kanban-Tafel in Excel erstellt
- Wie man ein Gantt-Diagramm in Excel erstellt
- Wie man einen Projektstrukturplan in Excel anzeigt
- Wie man einen Projektzeitplan in Excel erstellt
Organisation
Ordnen Sie Unternehmens- und Mitarbeiterinformationen mit organisatorischen Werkzeugen in Excel.
Bonus: Sehen Sie sich die Spesenabrechnungsvorlagen von Microsoft Excel an!
Verbessern Sie Ihre Spesen-Workflows mit ClickUp Views
Letztendlich geht es darum, Transparenz, Zugänglichkeit und Genauigkeit bei der Spesenabrechnung zu gewährleisten, damit das Geld genau wie vorgesehen fließt.
Wir hoffen, dass dieser Leitfaden Ihnen Möglichkeiten zur Verbesserung Ihrer Prozesse aufgezeigt hat kostenmanagement arbeitsabläufe. Spesenabrechnungen sind eine echte Teamleistung, und Teams, die den Anforderungen und Präferenzen der Aufsichtsbehörden gerecht werden wollen, sollten sich nicht auf Excel beschränken. 🧑💻
Ganz gleich, ob Sie sich für die bewährten Tabellenkalkulationen oder die neueren zentralisierten Hubs entscheiden, wir sagen: "Warum nicht beides?" Starten Sie einen kostenlosen Arbeitsbereich in ClickUp oder ihre Tabellenkalkulationen importieren in eine ClickUp-Tabellenansicht!