Das Verfassen und Verwalten einer Angebotsanfrage (RFP) kann eine Herausforderung sein. Es gibt umfangreiche Geschäftsprozesse, die involviert sind, egal ob Sie mit einem neuen Anbieter zusammenarbeiten möchten und sicherstellen müssen, dass Sie das richtige wettbewerbsfähige Angebot finden, oder ob Sie ein potenzieller Bieter sind, der sein erfolgreiches Angebot in einen Vertrag umwandeln möchte, der Ihrem Unternehmen zugute kommt.
Glücklicherweise muss dieser Prozess nicht manuell erfolgen. Die richtige RFP-Software kann sogar einen großen Unterschied machen.
Natürlich müssen Sie zuerst die richtige Software finden. Es gibt viele Optionen, die versprechen, Ihnen bei der Optimierung Ihrer Angebotsabläufe zu helfen. Doch nicht alle Automatisierungstools sind gleich, und das gilt ganz sicher auch für Software zur Angebotsautomatisierung. Deshalb konzentrieren wir uns in diesem Leitfaden auf die besten Optionen für RFP-Management-Software für Ihre geschäftlichen Anforderungen.
Was ist eine Software für Angebotsanfragen?
RFP-Software beschreibt jedes Tool, das Sie bei der Entwicklung, Kategorisierung und Versendung von Angeboten an potenzielle Kunden unterstützt und gleichzeitig die Bewertung, Präsentation und Beantwortung dieser Dokumente auf der Anbieterseite erleichtert.
Mit anderen Worten: RFP-Software unterstützt Sie und Ihre Angebotsteams bei der Einholung und Verwaltung Ihrer Ausschreibungsantworten.
Die Details, die über diese Grundlagen hinausgehen, können je nach Plattform unterschiedlich sein. Vielleicht finden Sie ein All-in-One-Tool, das die Beschaffungsteams bei jedem Teil der Ausschreibungsantwort unterstützt. Oder Sie finden eine Verwaltungslösung, die in erster Linie auf die Erstellung und Anpassung von Angebotsvorlagen abzielt.
Natürlich gibt es auch Software für die Dokumentenanalyse, die vor allem dazu dient, Angebote zu analysieren und zu verfolgen, um Ihnen die Wahl des Anbieters zu erleichtern.
Welche Lösung für Sie die richtige ist, hängt also von Ihren aktuellen und künftigen Anforderungen an die Rationalisierung und Automatisierung des Prozesses ab. Unabhängig von diesen Nuancen kann RFP-Software ein entscheidender Bestandteil werden von ressourcenmanagement für jede Organisation.
Worauf sollten Sie bei RFP-Software achten?
Mit der richtigen RFP-Software können Sie zuverlässig ausgefeilte und konforme Angebote einholen, sammeln und bearbeiten. Um dies zu erreichen, weisen die besten Tools in der Regel einige gemeinsame Merkmale auf:
- Benutzerfreundlichkeit: Der Ausschreibungsprozess ist komplex, und jede Software sollte dazu beitragen, ihn zu vereinfachen und zu straffen, um schnell ausgefeilte Angebote zu liefern
- Vorlagenbibliothek: Je mehr Sie sich auf vorhandene Vorlagen verlassen könnenRFP-Vorlagenverlassen können, desto besser. Das Gleiche gilt für frühere Phasen des Verkaufsprozesses, wie z. B. die Verwendung vonAnfrage nach Informationen (RFI) undprojektvorschlag vorlagen
- Automatisierungsmöglichkeiten: Ihre Angebotssoftware ist auchsoftware zur Automatisierung von Dokumenteneine leistungsstarke Automatisierungslösung, die Ihnen stundenlange Arbeit im Prozess erspart
- Mehrbenutzerzugriff: Die Verwaltung von Ausschreibungsantworten erfolgt nicht automatisiert. Der Multi-User-Zugriff ermöglicht es größeren Angebotsteams, mühelos zusammenzuarbeiten, um bessere und zahlreichere Geschäfte abzuschließen
- Verbindung zu größeren Prozessen: Der RFP-Prozess erreicht alle Bereiche eines Unternehmens. Im besten Fall wird dies auch Ihre Software tun und Angebote miteinander verbinden,projektvorschlägeund den Prozess der Vertragsprüfung
- Erweiterte Funktionen: Integrierte Due-Diligence-Fragebögen oder künstliche Intelligenz (KI) können den Prozess verbessern, z. BKI-Schreibwerkzeuge die Vertriebs- und Marketingteams dabei helfen, bessere Angebote zu erstellen und die Qualität der Antworten zu verbessern
Die 10 besten RFP-Tools für das Jahr 2024
Lassen Sie uns eintauchen. Dies sind unsere Top-Angebotssoftware-Optionen für 2024, die allen helfen sollen, einschließlich kleinen Unternehmen, staatlichen Auftragnehmern und Organisationen mit mehreren Tochtergesellschaften, die Effizienz zu steigern und bessere Angebote für ihre Projekte zu erhalten.
1. ClickUp 
Sehen Sie sich die über 15 Ansichten in ClickUp an, um Ihren Arbeitsablauf an Ihre Bedürfnisse anzupassen
Für Marketing und verkaufsteams gibt es keine bessere Plattform als ClickUp, um den Fortschritt Ihrer Angebote zu verfolgen und sie in Ihr größeres Arbeitsmanagement-Tool zu integrieren. Mit ClickUp erhalten Sie alles, was Sie für eine umfassende projektdokumentation und Optimierung.
Starten Sie mit einer umfangreichen Bibliothek von Vorlagen, darunter die ClickUp RFP-Prozess-Vorlage . Sie hilft Ihnen, jeden Teil des Prozesses im Auge zu behalten, einschließlich der Erstellung der ursprünglichen Angebotsanfrage und der Verwaltung jeder RFP-Antwort und des Vertragsprüfungsprozesses. Auf dem Weg dorthin sind Ihre Vertriebs- und Angebotsteams immer auf dem Laufenden, was Aufgaben, Fristen und andere wichtige Informationen angeht.
Und das ist erst der Anfang. ClickUp-Dokumente ist nicht nur eine leistungsstarke Lösung für das Dokumentenmanagement, sondern bietet auch eine Vielzahl von Vorlagen für Ausschreibungen und Angebotsanfragen, so dass Sie mit Ihren genehmigten Inhalten nie wieder bei Null anfangen müssen. Sie können immer noch personalisierte Angebote einholen, aber auf einem Niveau, das Sie ohne die Vorlagen einfach nicht erreichen könnten.
ClickUp beste Eigenschaften
- Umfangreiche Vorlagenliste zur Vereinfachung der Angebotserstellung und Verwaltung des gesamten Prozesses
- Projektmanagement-Integration, um sicherzustellen, dass Sie nicht nur Verkaufsdokumente verwalten, sondern auch Aufgaben zuweisen und Workflows erstellen, um jedes Mal das beste Angebot auszuwählen
- ClickUp AI clickUp AI, eine Reihe fortschrittlicher Funktionen, die die Plattform in ein automatisiertes Schreibwerkzeug, eine Software zur Dokumentenanalyse und mehr verwandeln
- Erweiterte Microsoft Word-Integration zur schnellen Übernahme von Dokumenten aus MS Word in ClickUp
ClickUp Einschränkungen
- Nicht alle Ansichten sind in der mobilen App verfügbar
- ClickUp ist keine spezielle Angebotsverwaltungssoftware, was eine steile Lernkurve für Benutzer bedeuten kann, die nur diese speziellen Funktionen benötigen
ClickUp Preise
- Kostenlos für immer
- Unbegrenzt: $7/Monat pro Benutzer
- Business: $12/Monat pro Benutzer
- Unternehmen: Preise bei der Verkaufsabteilung erfragen
- ClickUp AI kann für alle kostenpflichtigen Pläne zum Preis von 5 $ pro Workspace-Mitglied und internem Gast pro Monat erworben werden
ClickUp Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4.7/5 (8,900+ Bewertungen)
- Capterra: 4.6/5 (3,800+ Bewertungen)
2. Loopio
Über Loopio Speziell für Vertriebsteams, die regelmäßig Angebote einreichen, verwendet Loopio eine zentralisierte Inhaltsbibliothek. Für jedes Angebot zieht das Tool Inhalte aus dieser Bibliothek, um personalisierte und relevante RFQ-, RFP- und RFI-Vorschläge zu erstellen, die die Aufmerksamkeit potenzieller Partner erregen sollen.
Loopio beste Eigenschaften
- Zentralisiertes System, das die Einreichung von individuellen Vorschlägen vereinfacht
- Zuordnung von Inhaltsblöcken zu einem Fachexperten, der für die Aktualisierung und Anpassung in einzelnen Dokumenten verantwortlich ist
- Fortgeschrittene Integrationen mit Tools wie Salesforce, Slack und MS Word für eine schnelle Dokumentgestaltung und höhere Effizienz
- Einfache Benutzeroberfläche, die das Einreichen von Vorschlägen erheblich vereinfacht
Loopio Einschränkungen
- Dieses relativ einfache Tool zur Benutzerverwaltung ist möglicherweise nicht ideal für komplexere Teams
- Einige Nutzer berichten von wiederkehrenden Softwarefehlern, wie z. B. der Unmöglichkeit, Änderungen an Inhaltsblöcken zu speichern
Loopio-Preise
- Grundlegend: Preise beim Vertrieb erfragen
- Plus: Kontaktieren Sie den Vertrieb für Preise
- Fortgeschrittene: Preise beim Vertrieb erfragen
- Enterprise: Kontakt zum Vertrieb für Preise
Loopio Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4.7/5 (490+ Bewertungen)
- Capterra: 4.6/5 (70+ Bewertungen)
3. Reaktionsschnell
Über Reaktionsfähig Responsive, früher unter dem Namen RFPIO bekannt, ist dank eines KI-gestützten Prozesses, der Ihre Angebote automatisieren soll, ein führender Anbieter von Software für das Antwortmanagement. Dieselbe Software erstellt nicht nur RFPs, sondern auch RFI-Antworten, Sicherheitsfragebögen und alle anderen Dokumente, die Ihre Geschäftsentwicklung unterstützen.
Responsive beste Eigenschaften
- Intuitive und automatisierte LookUp-Funktion, um frühere Inhalte zu finden und Ihre Angebotssoftware in eine umfassende Inhaltsdatenbank zu verwandeln
- KI-gestützte Empfehlungsfunktion, die Inhalte aus Ihrer Datenbank vorschlägt, die am besten zu der Ausschreibung passen, die Sie einreichen möchten
- Erweiterte Benutzerrechte, um sicherzustellen, dass Ihre Teams den richtigen Zugriff auf die richtigen Projekte und Inhalte haben, ohne dass es zu Sicherheits- oder Datenschutzproblemen kommt
- Import- und Exportoptionen, um Ihre Angebote in Ihr Customer Relationship Management-System, Microsoft Word und andere von Ihnen bereits genutzte Tools zu übertragen
Reaktionsfähige Einschränkungen
- Die Navigation zwischen den Projekten ist nicht immer intuitiv, insbesondere wenn man auch auf die zentrale Bibliothek für häufig verwendete Inhalte zugreift
- Die Begrenzung der Anzahl aktiver Projekte kann für größere Unternehmen oder Unternehmen mit mehreren Tochtergesellschaften schwierig sein
Ansprechende Preisgestaltung
- Preise erfragen Sie bitte beim Vertrieb
Responsive Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4.6/5 (600+ Bewertungen)
- Capterra: 4.7/5 (70+ Bewertungen)
4. Qvidian
Über Qvidian Qvidian zeichnet sich durch seine leicht anpassbaren Vorlagen und automatisierten Arbeitsabläufe aus. Aber diese Cloud-basierte RFP-Software kann noch mehr, denn ihre Funktionen für die virtuelle Zusammenarbeit zielen speziell darauf ab, verteilte Angebots- und Ausschreibungsteams bei der Zusammenarbeit zu unterstützen, um jedes Mal das bestmögliche Angebot zu erstellen.
Qvidian beste Eigenschaften
- Vorlagenerstellung mit eigenem Branding, um sicherzustellen, dass jedes Angebot Ihr Unternehmen positiv repräsentiert
- Erweiterte Analysefunktionen zur Analyse der Zeit, die Sie für jedes Angebot aufwenden, der Gewinnraten und anderer relevanter Metriken
- Integrierte Kollaborationstools, wie z. B. Direct Messaging, für Teams zur Optimierung ihres Antwortmanagements
- Renommierte Servicemitarbeiter, die allen Kunden umfassenden, kostenlosen Support bieten
Qvidian Einschränkungen
- Es gibt keine erweiterte Suchoption, so dass Sie Schlüsselwörter direkt abgleichen müssen, um relevante Inhalte zu finden
- Sie können immer nur einen Datensatz gleichzeitig bearbeiten, was die Arbeit an mehreren Vorschlägen verlangsamt
Qvidian Preise
- Preise erhalten Sie vom Vertrieb
Qvidian Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4.3/5 (60+ Bewertungen)
- Capterra: 4.5/5 (mehr als 40 Bewertungen)
5. RFP360
Über RFP360 RFP360 ist in vielerlei Hinsicht das direkte Gegenstück zu Responsive und stammt aus demselben Unternehmen. Es handelt sich um eine Response-Management-Software, mit der Ihr Team alles bewältigen kann, einschließlich der Verwaltung von Anfragen und der Vertragsverhandlung und -prüfung.
RFP360 beste Eigenschaften
- Dynamische Dashboards, die Ihnen einen kontinuierlichen Überblick über die einzelnen RFP-Prozesse ermöglichen
- Zentralisierte Nachrichtenübermittlung undzusammenarbeit in Echtzeit tools zur Verbesserung Ihres RFP-Bewertungsprozesses
- KI-gestütztes Antwortmanagement, das auf der Grundlage Ihrer bestehenden Wissensdatenbank prompte Antworten auf Fragen von Anbietern verfasst
- Eine breite Palette von integrierten Erweiterungen, einschließlich der Möglichkeit, Ihre RFP zu nutzenwissensdatenbank in MS Word verwenden oder digitale Unterschriften für Ihre Verträge sammeln, ohne die Plattform zu verlassen
RFP360 Einschränkungen
- Das Onboarding kann für Teams, die mit RFP-Software nicht vertraut sind, frustrierend sein
- Es ist nicht möglich, Fragen von der cloudbasierten Plattform herunterzuladen und Antworten offline zu verwalten
RFP360 Preise
- Preise erfahren Sie beim Vertrieb
RFP360 Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4.4/5 (280+ Bewertungen)
- Capterra: 4.5/5 (270+ Bewertungen)
6. QorusDocs
Über QorusDocs QorusDocs ist stolz darauf, als Cloud-basierte Lösung den Nutzern zu helfen, bessere Angebote schneller zu erstellen angebotsmanagement-Software mit Effizienzoptimierung. Die optimierte Benutzeroberfläche und der Arbeitsablauf ermöglichen es Ihnen, innerhalb von Minuten personalisierte Angebote zu erstellen, die Geschwindigkeit des Geschäftsabschlusses zu erhöhen und sich wiederholende Arbeiten zu reduzieren.
QorusDocs beste Eigenschaften
- Massenanpassungsansatz mit einem breiten Vorlagen-Hub, den Sie schnell für Ihr Unternehmen und jedes Projekt anpassen können
- KI-Option für die Angebotserstellung, um frühe, verfeinerbare Entwürfe auf der Grundlage des RFP zu erstellen
- Umfassende Funktionen zur Geschäftsentwicklung, einschließlich Vorlagen für Präsentationen und Arbeitsbeschreibungen, die sich an der Ausschreibung orientieren
- Erweiterte Suchfunktion, die von den Nutzern sehr geschätzt wird, da sie bestehende Inhalte aus der Bibliothek und frühere Angebote durchsuchen können
QorusDocs Einschränkungen
- Sie können Kampagnen und Dokumente nicht sortieren, da die Sortierung automatisch nach Erstellungsdatum erfolgt
- Einige Benutzer haben über Verzögerungen beim Laden von Vorschlägen und Inhaltsblöcken berichtet
QorusDocs Preise
- Kontaktieren Sie den Vertrieb für Preise
QorusDocs Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4.4/5 (140+ Bewertungen)
- Capterra: 4.7/5 (80+ Bewertungen)
7. PandaDoc
Über PandaDoc PandaDoc ist mehr als nur eine Ausschreibungssoftware und verspricht, Unternehmen bei der Erstellung von Angeboten, Kostenvoranschlägen und der Vertragsverwaltung zu helfen. Das bedeutet, dass die Gewinnung neuer Kunden durch die Erstellung von Angeboten ein einfacher, rationalisierter Prozess ist, ebenso wie die Erstellung und Unterzeichnung des endgültigen Vertrags, um das neue Unternehmen nach Hause zu bringen.
PandaDoc beste Eigenschaften
- Drag-and-Drop-Dokumentenersteller, der es Ihnen ermöglicht, Vorlagen zu verwenden oder von Grund auf neu zu beginnen, um optimierte, unterzeichnungsfähige Dokumente zu erstellen
- Echtzeit-Zusammenarbeit, Kommentierung und Genehmigungsprozess zur Einbeziehung aller Teammitglieder
- Native CRM-Integrationen zur Rationalisierung Ihres E-Procurement-Prozesses für neue Geschäfte
- Integriertes Tool für digitale Signaturen, das die elektronische Unterzeichnung von Dokumenten erleichtert und sie rechtsverbindlich macht
Einschränkungen von PandaDoc
- Kontraintuitive Dokumentenstruktur innerhalb des cloudbasierten Ablagesystems
- Begrenzte oder nicht vorhandene Bildbearbeitungsfunktionen innerhalb der Dokumente
Preise für PandaDoc
- Essentials: $19/Monat pro Benutzer
- Business: $49/Monat pro Benutzer
- Unternehmen: Kontaktieren Sie den Vertrieb für Preise
PandaDoc Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4.7/5 (2.000+ Bewertungen)
- Capterra: 4.5/5 (1,000+ Bewertungen)
8. Vorzeigbar
Über Vorschlagsberechtigt Mit Proposable können Unternehmen jeder Größe ihre Verkaufsdokumente in einer rationalisierten, automatisierten Weise erstellen, verfolgen und unterzeichnen. Das Tool zielt darauf ab, den gesamten Angebotsprozess zu automatisieren, so dass wenig manuelle oder sich wiederholende Aufgaben anfallen, die die Vorbereitung und den Abschluss von Geschäften verlangsamen könnten.
Proposable beste Eigenschaften
- E-Mail- und SMS-Benachrichtigungen für Ihr Team, sobald ein potenzieller Kunde ein Angebot ansieht
- Erweiterte Analysefunktionen, um Ihre Verkaufsdokumente in den größeren Trichter einzuordnen und Einblicke in Ihre Vertriebspipeline zu erhalten
- Erweiterte Dokumentvorlagen für nahezu jede Branche und jeden Anwendungsfall
- Drag-and-Drop-Editor, der auch die direkte Bearbeitung über HTML und Cascading Style Sheets für erweiterte Layouts und Stile ermöglicht
Vorgeschlagene Beschränkungen
- Die Anzeige von Dokumenten außerhalb der Software kann aufgrund der fehlenden MS Word-Integration und Formatierungsproblemen im PDF-Exporttool problematisch sein
- Viele der fortschrittlichen Funktionen, die Proposable zu einer der besten RFP-Softwareoptionen machen, sind nur in der höchsten Preisstufe verfügbar
Proposable Preise
- Solo: $19/Monat pro Benutzer
- Team: $39/Monat pro Benutzer
- Unternehmen: $500+/Monat
Proposable Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4.3/5 (70+ Bewertungen)
- Capterra: 4.4/5 (100+ Bewertungen)
9. Unterbreiten Sie
Über Vorschlagen Proposify ist speziell für Kreativunternehmen gedacht, und jeder Designer wird sofort mit der Adobe InDesign-ähnlichen Oberfläche vertraut sein. Andere werden die erweiterten Analysemöglichkeiten zu schätzen wissen, einschließlich Daten darüber, welche Abschnitte Ihrer Dokumente die meisten Aufrufe und Interaktionen erhielten.
Proposify beste Eigenschaften
- Erweitertes Inhalts- und Markenmanagement, das sicherstellt, dass alle Ihre Dokumente sofort mit der von Ihnen beabsichtigten Botschaft und visuellen Gestaltung übereinstimmen
- Datensicherheitsoptionen, die erweiterte Datenschutzfunktionen und Benutzerrechte bieten
- Analysen, die in einzelne Angebotsabschnitte eingreifen und die Angebotsleistung im Laufe der Zeit verfolgen, um Einblicke in neue Geschäftstrends und Prognosen zu gewinnen
- Kundenbearbeitungsfunktionen, die das Hin und Her eines Verkaufsprozesses rationalisieren und Ihnen mehr Zeit für den Abschluss erfolgreicher Angebote geben
Einschränkungen von Proposify
- Einige Benutzer haben von unregelmäßiger Leistung berichtet, mit mehreren Ausfällen der Software in einem bestimmten Monat
- Kleine Unternehmen erzielen möglicherweise nicht genug Umsatz, um die Kosten zu rechtfertigen oder die hilfreichsten Funktionen zu nutzen
Preise für Proposify
- Team Plan: $49/Monat pro Benutzer
- Business Plan: Kontaktieren Sie den Vertrieb für Preise
Proposify Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4.7/5 (2.000+ Bewertungen)
- Capterra: 4.7/5 (2,000+ Bewertungen)
10. Bessere Vorschläge
Über Bessere Vorschläge Der Kern des Wertversprechens steckt schon im Firmennamen. Die Software soll die Erstellung von Angeboten selbst für kleine Unternehmen vereinfachen. Wenn Sie sich erst einmal mit der Benutzeroberfläche vertraut gemacht haben, können Sie innerhalb weniger Minuten ansprechende Dokumente erstellen, die Sie an potenzielle Kunden senden können - ganz zu schweigen vom Abschluss eines Geschäfts mit dem Vertragsmanagement.
Better Proposals beste Eigenschaften
- Kreativmarktplatz mit einer scheinbar unbegrenzten Bibliothek von Bildern, Grafiken und Vorlagen
- Intuitiver Editor, der die Erstellung von Verkaufsdokumenten auch für neue Benutzer einfach macht
- Integrierte Unterschrifts- und Zahlungsfunktionen, die Ihre e-Procurement-Prozesse optimieren
- Umfassende Integrationen mit CRM- und Kundenservice-Tools,aufgabenverwaltung plattformen und mehr
Bessere Vorschläge Einschränkungen
- Der Einrichtungs- und Einführungsprozess kann mitunter verwirrend sein
- Es gibt keine automatischen Speicher- oder Wiederherstellungsoptionen bei der Online-Bearbeitung von Dokumenten
Preise für Better Proposals
- Starter: $19/Monat pro Benutzer
- Premium: $29/Monat pro Benutzer
- Enterprise: $49/Monat pro Benutzer
Better Proposals Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4.4/5 (40+ Bewertungen)
- Capterra: 4.8/5 (140+ Bewertungen)
Verbessern Sie Ihren Beschaffungsprozess mit der richtigen Angebotsmanagement-Software
Wie finden Sie das Tool, das die Arbeit und Effizienz Ihrer Angebotsteams optimiert?
ClickUp ist mehr als nur eine Software für das Angebotsmanagement; es ist ein cloudbasiertes Tool, das Ihnen bei Ihrem gesamten Geschäftsentwicklungsprozess helfen kann. Dazu gehören RFP- und RFI-Vorlagen, mit denen Ihre Vertriebs- und Angebotsteams schnell ein standardisiertes Formular zusammenstellen können, aber es geht noch viel weiter.
Durch den integrierten Content-Management-Prozess von ClickUp können Ihre Angebotsteams nahtlos zusammenarbeiten, um die Antworten zu kategorisieren und die nächste wichtige Phase einzuleiten, in der die genehmigten Inhalte in einen Vertrag umgewandelt werden. Gleichzeitig erleichtern fortschrittliche Schlüsselfunktionen wie KI die Erstellung von Anfragen für fehlerfreie Angebote, die leichter zu bewerten sind.
Und das Beste ist, dass Sie ClickUp mit dem kostenlosen Forever-Plan unverbindlich testen können. CFOs und Vertragsteams kleiner Unternehmen können beispielsweise alles testen, was diese Managementlösung zu bieten hat, bevor sie sich zu monatlichen Kosten verpflichten.
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