To poslední, co chcete, je spoléhat se na sebe nebo na člena týmu, aby aktualizace projektu byly přesné.
Aktualizace totiž neprobíhají v průběhu práce. Probíhají až později – po schůzkách, po rozhodnutí, až si někdo vzpomene, že se k tomu musí vrátit.
Co kdybyste se dozvěděli, že i my v ClickUp se v tomto ohledu spoléháme na automatizaci?
Automatizace úkolů aktualizuje stavy, přiřazuje další kroky, spouští upozornění a posouvá práci vpřed bez nutnosti ruční rutinní práce.
Zajímá vás, jak na to? Čtěte dál.
Problém s ručními aktualizacemi projektů
Podle průzkumu společnosti ClickUp musí typický znalostní pracovník v průměru spolupracovat s přibližně 6 lidmi, aby mohl svou práci dokončit.
Jinými slovy, každý den kontaktují klíčové spolupracovníky, aby získali potřebné informace, sladili priority a zajistili plynulý průběh práce.
Zde je vysvětleno, proč ruční aktualizace projektů v praxi selhávají:
- Aktualizace rychle zastarávají: Když závisí aktuální stav úkolu na tom, zda si někdo vzpomene jej zveřejnit, dochází ke zpoždění rozhodnutí a ta tak zastarávají, zejména v případě různých časových pásem
- Pokrok se stává subjektivním: Ruční aktualizace mají tendenci popisovat činnost (co se stalo) namísto výsledků (co se posunulo), takže zúčastněné strany mají potíže rozpoznat, co je skutečně na dobré cestě
- I malé mezery ve zprávách způsobují velký zmatek: Přehlédnutá závislost, zastaralý vlastník úkolu nebo nesprávné datum se rychle promění v opakovanou práci, zdvojení úsilí a eskalace na poslední chvíli.
- Přepínání mezi úkoly zabírá spoustu času: Lidé přeskakují mezi dokumenty, chatovými konverzacemi a tabulkami jen proto, aby si udělali přehled o aktuálním stavu, než mohou začít jednat
- Odpovědnost se stává nejasnou: Pokud nejsou důsledně zaznamenány další kroky a odpovědné osoby, překážky zůstávají skryté déle a předávání úkolů se zpomaluje a stává se chaotičtější
- Vzniká tak skrytá časová zátěž: Každý tráví čas psaním aktualizací a ještě více času jejich čtením, interpretací a opětovnou kontrolou – zejména když se hromadí opakující se úkoly, jako je podávání zpráv o stavu, upomínání ohledně aktualizací a kopírování poznámek mezi nástroji.
Co je to automatizace úkolů v projektovém řízení?
Automatizace úkolů v projektovém řízení zahrnuje využití softwarových nástrojů, pravidel, spouštěčů a někdy i umělé inteligence k automatickému provádění opakujících se, rutinních nebo předvídatelných úkolů. Jinak by tyto úkoly vyžadovaly manuální zásah projektových manažerů nebo členů týmu.
⭐ Bonus: Zde se dozvíte, jak automatizovat své pracovní postupy a ušetřit více než 5 hodin týdně
📮 ClickUp Insight: 43 % lidí tvrdí, že opakující se úkoly dodávají jejich pracovnímu dni užitečnou strukturu, ale 48 % je považuje za vyčerpávající a za překážku smysluplné práce.
Ačkoli rutina může navozovat pocit produktivity, často omezuje kreativitu a brání vám v dosažení skutečného pokroku. ClickUp vám pomůže vymanit se z tohoto koloběhu automatizací rutinních úkolů pomocí inteligentních AI agentů, abyste se mohli soustředit na soustředěnou práci. Automatizujte připomenutí, aktualizace a přidělování úkolů a nechte funkce jako automatické blokování času a priority úkolů chránit vaše nejproduktivnější hodiny.
💫 Skutečné výsledky: Společnost Lulu Press díky automatizacím v ClickUp ušetří 1 hodinu denně na každého zaměstnance, což vede ke zvýšení efektivity práce o 12 %.
Jak automatizace v ClickUp eliminují manuální práci
ClickUp nabízí více než 100 přednastavených automatizací, které zefektivňují pracovní postupy, usnadňují předávání úkolů a snižují manuální zátěž týmů. Automatizace v ClickUp mají tři přizpůsobitelné komponenty:
- Spouštěče: Události, které spouští automatizaci. Například když se změní stav
- Podmínky: Volitelná kritéria, která musí být splněna, aby se automatizace spustila (k dispozici v některých tarifech)
- Akce: Události, které automatizace spustí po svém aktivování
Zde jsou funkce automatizací ClickUp, které vám každý den zachraňují den. 👇
1. Automatická aktualizace stavů úkolů
Pomocí úkolů v ClickUp rozdělíme práci na přehledné nadřazené úkoly, podúkoly a závislosti. Poté přidáme automatizace ClickUp, které mění stavy na základě signálů o postupu, jako jsou dokončené podúkoly nebo vyřešené závislosti.
Jedním z mnoha spouštěčů je „Podúkoly vyřešeny“. Jakmile jsou všechny podúkoly nadřazeného úkolu vyřešeny, spustí se automatizace a ClickUp vyřeší podúkoly přímo pod nadřazeným úkolem.
A co víc, jakmile se úkol odblokuje, můžete jej automaticky posunout dál, aniž by si někdo musel ručně všímat změny v závislostech.
Poté spouštěč spojíte s akcí, například se změnou stavu (případně s volitelnou podmínkou, pokud chcete).
🚀 Výhoda ClickUp: Software pro správu úkolů ClickUp dokáže během několika sekund proměnit jediný komentář nebo zprávu v chatu na proveditelný a měřitelný úkol!
Úkoly můžete vytvářet přímo z komentářů k úkolům, komentářů v doručené poště a dokonce i z komentářů v dokumentech. A pokud používáte ClickUp AI, může vám generovat úkoly s plným kontextem pracovního prostoru.
2. Automatické přiřazování nebo přeřazování vlastníků
Rychlý způsob, jak odstranit nejasnosti ohledně odpovědnosti, je nechat pracovní postup, aby za vás přiřadil dalšího odpovědného.
Funkce ClickUp Automations obsahuje akci „změnit přidělené osoby“.
Je-li aktivována ClickApp „Více přidělených osob“, lze pomocí funkce „Změnit přidělené osoby“ přidat další osoby. Není-li aktivována, dojde k nahrazení aktuálně přidělené osoby.
V čem spočívá účinnost této automatizace pracovních postupů?
Nejste také omezeni na pevné přiřazení konkrétní osoby. ClickUp vám umožňuje nastavit nového příjemce úkolu pomocí inteligentních možností, jako je tvůrce úkolu, sledující úkolu nebo spouštěč automatizace. Můžete tak rozdělovat práci na základě vašich provozních pravidel, i když dojde ke změnám v týmu.
🧠 Zajímavost: Slovo „robot“ je staré jen asi sto let. Do populární kultury se dostalo díky hře Karla Čapka z roku 1920 s názvem R. U. R. a pochází z českého slova robota (práce/otroctví).
3. Automatické nastavování termínů a priorit
V ClickUp Automations nastavte termíny vztažené k okamžiku, kdy dojde k určité události.
Můžete například automaticky nastavit termín splnění na určitý počet dní poté, co úkol dosáhne konkrétního stavu, nastavit jej na datum spouštěče (nebo na konkrétní čas), vybrat přesné datum nebo termín splnění zrušit, když již neplatí.
To se hodí, když správný termín závisí na dané fázi. Například když se úkol přesune do fáze kontroly nebo když je žádost přijata.
Stejným způsobem můžete využít funkci automatizace řízení projektů i v případě priorit. Jakmile úkol vstoupí do fáze, která by měla být považována za časově citlivou, ClickUp automaticky zvýší jeho prioritu, aby vynikl v přehledech a na řídicích panelech.
⚡ Chcete vytvořit co nejefektivnější seznam priorit pro vás a váš tým? Podívejte se na toto 👇
4. Automatické vytváření opakujících se úkolů nebo upomínek
To, co činí nástroj pro řízení projektů ClickUp tak neocenitelným, je možnost převést jakýkoli úkol na opakující se. Poté stačí nastavit harmonogram a rozhodnout, jak se má další výskyt úkolu chovat.
A co víc, můžete si vybrat, zda se úkol bude opakovat podle kalendářního cyklu nebo na základě dokončení, což pokrývá většinu následných pracovních postupů.
To je obzvláště užitečné, když spravujete více projektů a potřebujete, aby se opakující se práce prováděly konzistentně, aniž byste se museli spoléhat na paměť nebo ruční nastavení.
Můžete například nastavit opakování úkolu:
- Podle plánu, například týdně, měsíčně nebo podle vlastního nastavení
- Po uplynutí stanoveného počtu dnů od označení úkolu jako dokončeného, což je užitečné pro následné kroky, které by měly následovat po skončení posledního cyklu
- Jakmile úkol dosáhne stavu „hotovo“ nebo „uzavřeno“
Pomocí automatizace úkolů v ClickUp můžete také nastavit, kolik úkolů se přenese do dalšího cyklu.
Můžete buď zachovat stejný úkol s jeho historií, nebo pokaždé vytvořit novou kopii. Můžete si dokonce vybrat, která pole chcete do budoucích instancí zahrnout, například přidělené osoby, kontrolní seznamy, přílohy, závislosti a další.
Pokud váš opakující se úkol obsahuje dílčí úkoly, můžete při vytvoření nových instancí dokonce změnit termíny dílčích úkolů.
Chcete-li mít přehled o opakujících se úkolech, stačí přejít do sekce „Přehled opakujících se úkolů“. Je to tak snadné!
⚡ Archiv šablon: Bezplatné šablony pro správu úkolů v Excelu a ClickUp
5. Automatické informování zainteresovaných stran o změnách
Co se stane po dokončení úkolu?
Ve většině týmů stále někdo musí informovat příslušné osoby, sdílet kontext nebo potvrdit další kroky.
Automatizační modul ClickUp to zvládá automaticky. Jakmile se u úkolu změní stav, vlastník, priorita nebo termín splnění, ClickUp o tom okamžitě informuje příslušné zúčastněné strany.
Stačí si vybrat konkrétní změnu, která by měla spustit aktualizaci, a zvolit způsob doručení (e-mail, Slack, komentář, webhook).
Můžete například automaticky informovat zúčastněné strany, když úkol:
- Přesune se do konkrétního stavu, jako je „Připraveno ke kontrole“, „Blokováno“ nebo „Hotovo“
- Změna priority, termínu, přidělené osoby nebo seznamu/složky/prostoru
- Aktualizuje vlastní pole, jako je verze vydání, úroveň rizika nebo dopad na zákazníka
Chcete-li tuto funkci nastavit, přejděte do příslušného seznamu/složky/prostoru a otevřete sekci Automatizace, poté:
- Vyberte spouštěč podle toho, co by se mělo považovat za změnu (změna stavu, aktualizace pole, přesun, přeřazení atd.)
- Přidejte podmínky, abyste se vyhnuli zbytečným upozorněním, například tak, že budete informováni pouze v případě, že dopad na zákazníka je kritický nebo když se stav změní na „Blokováno“.
- V akci, která určuje, jakým způsobem mají být zainteresované strany informovány, zvolte možnost vytvořit komentář. Můžete také přidat příspěvek do chatového kanálu, ve kterém @označíte uživatele, nebo spustit webhook, který aktualizaci odešle do jiného systému.
Chcete-li zajistit, aby zainteresované strany zůstaly v obraze, přidejte je jako sledující úkolu. Budou dostávat aktualizace související s aktivitou a kontextem daného úkolu.
Jak týmy těží z automatizace úkolů v ClickUp
Jeden z recenzentů na G2 říká:
ClickUp je mimořádně univerzální a umožňuje mi vytvářet řešení prakticky pro jakýkoli obchodní případ nebo proces. Automatizace a agenti s umělou inteligencí jsou také velmi výkonní. Mohu nastavit automatické akce pomocí logiky nebo podnětů umělé inteligence tak, aby v ClickUp prováděly prakticky jakoukoli akci, kterou si dokážu představit.
ClickUp je mimořádně univerzální a umožňuje mi vytvářet řešení prakticky pro jakýkoli obchodní případ nebo proces. Automatizace a agenti s umělou inteligencí jsou také velmi výkonní. Mohu nastavit automatické akce pomocí logiky nebo výzev umělé inteligence tak, aby v ClickUp prováděly prakticky jakoukoli akci, kterou si dokážu představit.
Stručně řečeno to znamená:
✅ Týmy tráví méně času údržbou systému: Místo toho, aby se od lidí očekávalo, že si budou pamatovat různé úkoly, týmy tuto údržbu převádějí do pravidel. Když se stav úkolu změní, ClickUp může aktualizovat přidělené osoby, termíny, prioritu, sledující, komentáře a další položky jako akce.
✅ Předávání úkolů je přehlednější: Častým problémem není to, že by práce uvízla na mrtvém bodě, ale spíše to, že není jasně určen, kdo má provést další krok. Automatizace tento problém řeší tím, že při vstupu úkolu do fáze kontroly nebo schvalování přiřadí úkol novému vlastníkovi, takže se u úkolu ve správný okamžik zobrazí správný vlastník.
✅ Termíny a naléhavost se sjednotí: Týmy mohou standardizovat, jak má vypadat přiměřený termín v každé fázi. Například jakmile se úkol přesune do stavu „Probíhá“ nebo „Vyžaduje schválení“, může automatizace nastavit termín a upravit prioritu tak, aby se práce správně zobrazovala v přehledech a na řídicích panelech.
✅ Složité pracovní postupy mohou běžet autonomně díky AI agentům: Zatímco automatizace se řídí předem definovanými pravidly, superagenti ClickUp dokážou interpretovat kontext a jednat dynamicky. Agent například může sledovat úkoly v rámci celého prostoru, identifikovat překážky zmíněné v komentářích, shrnout problém a informovat příslušného člena týmu s uvedením relevantního kontextu.
✨ Pokud si to chcete prohlédnout v praxi, v tomto videu vám ukážeme, jak Super Agents pohánějí náš systém obsahu.
Příklady automatizace v praxi
Podívejme se tedy, jak naše týmy (a mnoho dalších po celém světě) využívají automatizace v ClickUp:
1. Marketingové týmy
Autoři, redaktoři, designéři i správci kanálů řeší stejné úkoly, což způsobuje, že změny stavu patří k oblastem, kde se ruční práce hromadí nejčastěji.
Z celé řady úkolů vám tedy přinášíme malou ukázku toho, k čemu v marketingu využíváme automatizace ClickUp:
- Přesunutí položky ze stavu Návrh do stavu K revizi v okamžiku, kdy je návrh hotový, čímž se stav úkolu přizpůsobí skutečné fázi práce
- Automatické převedení odpovědnosti při změně stavu a přesměrování úkolu na editora nebo zainteresovanou osobu odpovědnou za schválení
- Nastavení termínů splnění na základě fáze, například přiřazení termínu pro kontrolu, když se úkol dostane do fáze Kontrola
- Upozornění příslušných osob v rámci úkolu, jakmile se úkol dostane do fáze K revizi, a centralizace zpětné vazby
2. Produktové týmy
Na vývoji produktu se podílí řada zúčastněných stran – projektoví manažeři, designéři, vývojáři, pracovníci kontroly kvality a někdy i pracovníci podpory nebo bezpečnosti.
Takto produktový tým využívá automatizace v ClickUp:
- Přesunutí úkolu týkajícího se funkce do stavu „Připraveno pro QA“ po dokončení požadovaných dílčích úkolů, přičemž stav nadřazeného úkolu zůstává v souladu se skutečným pokrokem
- Automatické přeřazení odpovědnosti, když úkol přejde do nové fáze, jako je kontrola kvality (QA) nebo revize návrhu
- Stanovení termínů splnění, když práce vstupuje do časově citlivých fází, jako je příprava na vydání nebo třídění chyb, a zajištění konzistentnosti časových plánů
- Automatické zvýšení priority, když je něco označeno jako překážka, což pomáhá zvýraznit urgentní práci na řídicích panelech ClickUp
👀 Věděli jste, že? Váš mozek platí „daň za přeorientování“. Podle časopisu HBR přepínají pracovníci mezi aplikacemi a webovými stránkami asi 1 200krát denně, což v součtu představuje necelé 4 hodiny týdně strávené tím, že se znovu dostávají do tempa.
💡 Tip pro pokročilé: Využijte AI pole v ClickUp ke standardizaci neuspořádaných vstupních dat ještě předtím, než se jich dotkne automatizace.
Přidejte do svého seznamu operací pole AI, jako jsou Shrnutí, Kategorizace, Velikost trička a Akční položky, aby se u každé žádosti automaticky generovala stejná základní metadata (o co jde, kam to patří, jak velký je rozsah a co je třeba udělat dál).
Poté pomocí automatizací ClickUp na základě těchto polí generovaných umělou inteligencí úkoly směrujte, přiřazujte a eskalujte. Tím zajistíte, že třídění zůstane konzistentní i v případě náhlého nárůstu počtu požadavků.
3. Prodejní týmy
Prodejní týmy se opírají o rychlé předávání úkolů. Přijde potenciální zákazník, proběhne jeho kvalifikace, naplánuje se předvedení produktu, odešlou se následné e-maily a poznámky musí zůstat propojené s danou obchodní příležitostí. Automatizace pomáhá udržet tento proces konzistentní napříč obchodními zástupci i regiony.
Náš prodejní tým využívá automatizace ClickUp pro své každodenní pracovní postupy, včetně:
- Automatické vytváření navazujících úkolů po změně fáze obchodu v CRM, díky čemuž jsou další kroky propojeny s danou obchodní příležitostí v okamžiku, kdy dojde ke změně fáze
- Vytváření konzistentních navazujících úkolů, když příležitost přejde do nové fáze, například „Naplánována ukázka“ nebo „Odeslána nabídka“
- Automatické přiřazování úkolů na základě území, segmentu nebo vlastníka účtu
- Upozornění manažerů nebo zainteresovaných stran z oddělení pro správu obchodů, když je obchod označen jako „ohrožený“ nebo když je dosaženo kritické fáze schvalování
⭐ Bonus: Jak přiřazovat úkoly členům týmu
4. Provozní týmy
Práce v oblasti provozu má jinou podobu než marketing, vývoj produktů nebo prodej. Je to práce s velkým objemem, s mnoha pravidly a plná požadavků, které se na první pohled zdají podobné. Zahrnují však směrování, načasování a schvalování. V našich provozních pracovních postupech slouží automatizace jako ochranné zábrany, které zajišťují přehlednost příjmu požadavků a konzistentní provádění.
Několik způsobů, jak využíváme automatizace ClickUp v provozních činnostech:
- Každý nový úkol se převede na definovaný úkol s použitím správné šablony, včetně povinných polí a kontrolního seznamu připraveného k použití
- Automatické směrování požadavků na základě rozevíracího seznamu nebo typu požadavku, odeslání úkolu do správné fronty nebo správnému vlastníkovi bez ručního třídění
- Zajištění schvalování tím, že se práce přesune do stavu „Schvalování“ a skupina schvalovatelů je informována v okamžiku, kdy úkol do této fáze vstoupí
- Použití logiky SLA nastavením termínů splnění vztažených k okamžiku přijetí požadavku a následným zvýšením priority, pokud se termín blíží
Vytvoření automatizovaného pracovního postupu v ClickUp (krok za krokem)
Jak tedy v ClickUp vytváříte automatizace pracovních postupů pomocí umělé inteligence?
Krok 1: Zmapujte pracovní postup, který chcete automatizovat
Než se pustíte do nastavení, definujte tři věci:
- Spouštěč: Jaká událost spustí pracovní postup? (Příklad: Úkol se přesune do stavu „K posouzení“)
- Podmínky: Co musí být splněno, aby se úkol spustil? (Příklad: Pouze pokud je úkol v seznamu „Marketing“)
- Akce: Co by měl ClickUp udělat dál? (Příklad: Přiřadit recenzenta a přidat komentář)
🎯 Napište to do jedné věty: „Když se stane X, a pokud platí Y, ClickUp by měl provést Z.“
Krok 2: Vyberte umístění automatizace
Otázka zní: „Chceme, aby se tato automatizace vztahovala na jeden pracovní postup, nebo na více pracovních postupů, které mají stejnou strukturu?“
Od této odpovědi se odvíjí, zda to vytvoříte na úrovni seznamu nebo na vyšší úrovni. Máme na mysli toto 👇
- Automatizaci na úrovni seznamu použijte, když automatizujete jeden konkrétní proces (například tvorbu blogových příspěvků, třídění chyb, zapracování nových zaměstnanců nebo průběh jednotlivých fází obchodního jednání). Úroveň seznamu je optimálním výchozím nastavením, protože se nejlépe testuje a ovládá.
- Použijte automatizaci složky nebo prostoru, pokud více seznamů sleduje stejné stavy a předávání úkolů a chcete, aby se chování všude sjednotilo. Takto standardizujete například pravidlo „když se cokoli dostane do stavu ‚K posouzení‘, přiřaďte skupinu recenzentů“ napříč týmy
Rychlý způsob, jak se rozhodujeme:
- Seznam = Jeden pracovní postup týmu, jedna sada stavů, minimum překvapení
- Složka = Několik souvisejících pracovních postupů, které by se měly chovat stejně
- Prostor = sdílený operační systém napříč mnoha seznamy (pouze pokud je struktura konzistentní)
Krok 3: Otevřete automatizace
Nyní se dostáváme k nástroji Automation Builder v tomto softwaru pro řízení projektů. Provedete to z místa, kde spravujete svůj pracovní postup: ze seznamu, složky nebo prostoru (podle toho, co jste si vybrali v kroku 2).
Jinými slovy:
- Otevřete vybraný seznam/složku/prostor
- V rozevíracím menu klikněte na Automatizace (ikona blesku)
- Klikněte na Vytvořit automatizaci nebo Procházet předem připravené automatizace
Krok 4: Vyberte si, jak to chcete vytvořit
Jakmile se ocitnete v sekci Automatizace, ClickUp vám obvykle nabízí dva způsoby, jak začít. To znamená, že si můžete vytvořit vlastní automatizace od základu nebo si vybrat z předdefinovaného seznamu.
Jak ale vědět, kterou možnost zvolit? Záleží to hlavně na tom, co chcete automatizovat (a jak složitý je daný proces). Podívejme se tedy na možnosti, které máte k dispozici:
Možnost A: Začněte s navrhovanou automatizací (nejrychlejší)
ClickUp vám nabídne návrhy založené na běžných vzorcích (jako jsou změny stavu nebo aktualizace přiřazených osob). Vyberte si ten, který nejlépe odpovídá vašim potřebám, a poté upravte podrobnosti.
Možnost B: Vytvořte vlastní automatizaci (nejpřesnější)
Zde si ručně vyberete:
- Spouštěč (co se stane)
- Podmínky (filtry, volitelné)
- Akce (co by měl ClickUp udělat)
Toto je ideální volba, pokud má váš pracovní postup specifická pravidla (vlastní pole, více cest, výjimky).
👉 Existuje ještě možnost C, ale počkejme si, až se o ní dozvíme více!
Krok 5: Nastavte spouštěč
Automatizace v ClickUp vždy začínají spouštěčem (základním prvkem, který vede k výsledku) a spouštěče můžete použít na úkoly, podúkoly nebo na obojí.
Takto to musíte nastavit:
- V nástroji pro tvorbu automatizace nejprve vyplňte požadovaný spouštěč
- Vyberte požadovanou událost (například změny stavu)
- Pokud je tato možnost k dispozici, vyberte, zda se vztahuje na úkoly, podúkoly nebo obojí
Běžné spouštěče, které používáme (a k čemu slouží):
- Změny stavu → Nejvhodnější pro pracovní postupy (Návrh → K revizi → Schváleno)
- Úkol vytvořen → Ideální pro pracovní postupy při přijímání úkolů (automatické přiřazení, použití šablony)
- Přidání/změna přidělené osoby → Ideální pro předávání úkolů a zajištění odpovědnosti
- Změny v uživatelských polích → Nejvhodnější pro logiku typu „pokud je zaškrtnuto políčko / dojde ke změně v rozevíracím seznamu“
📚 Přečtěte si také: Optimalizace kategorií úkolů v projektovém řízení
Krok 6: Nakonfigurujte a přidejte příslušné podmínky (pokud je to relevantní)
V automatizacích ClickUp jsou podmínky jednoduše kritéria, která musí být splněna, aby automatizace pokračovala. Pokud dojde ke spouštěči, ale podmínky nejsou splněny, nic se neprovede 🤷.
Takto je můžete nakonfigurovat:
- V nástroji pro tvorbu automatizace klikněte na + Přidat Podmínku
- Přidejte jeden nebo více filtrů (můžete také kombinovat více podmínek)
- Jako podmínku můžete také zvolit štítek nebo vlastní pole
- A nezapomeňte kliknout na „Uložit“!
📚 Přečtěte si také: Průvodce vizuální správou úkolů
Krok 7: Přidejte jednu nebo více akcí
Akce představují část automatizace typu „poté proveď toto“. Jakmile dojde ke spuštění spouštěče (a jsou splněny podmínky, pokud jste nějaké nastavili), ClickUp provede příslušné akce.
V nástroji pro tvorbu automatizací:
- Stačí kliknout na rozevírací nabídku a vybrat požadovanou akci.
- Vyberte, co má ClickUp udělat
- V případě potřeby přidejte další akce kliknutím na + Přidat akci
Krok 8: Pojmenujte, publikujte a zkontrolujte správnost
Už to máte skoro hotové! Nyní se jen ujistěte, že je automatizace aktivní a funguje tak, jak má.
Ve zkratce 👇
- Zveřejněte a zapněte: V modálním okně „Automatizace“ vytvořte pravidlo a potvrďte jeho zapnutí. Ve stejném modálním okně můžete později také zapnout/vypnout nebo upravit stávající pravidla.
- Vyzkoušejte si to za 2 minuty: Spusťte daný spouštěč jednou na skutečném (nebo testovacím) úkolu – například změnou stavu na vámi vybraný – a ověřte, zda se akce provedly (změna přidělené osoby, přidání komentáře atd.). Pokud se něco nespustí, zkontrolujte protokol aktivit automatizací. Ukazuje, co se spustilo, a pomáhá s rychlým řešením problémů.
💡 Porozhlédněte se s našimi odborníky a zjistěte, jaké pracovní postupy jsou pro váš tým ideální k automatizaci a jaká je pro to správná kombinace automatizací a umělé inteligence!
Pokročilé funkce automatizace, které jdou nad rámec základů
Myslíte si, že ClickUp nabízí jen základní automatizace? Kdepak! Podporuje pokročilé a propracované funkce automatizace, které vám každý den trochu usnadní život.
Tady je malá ukázka:
1. Vícekrokové automatizace napodobující lidské chování
Automatizace v ClickUp jsou skvělé pro rutinní úkony, které lze provést jedním kliknutím. Pokrývají základní aspekty správy úkolů a pomáhají nám automatizovat opakující se úkoly, které by jinak zůstaly v komentářích, připomenutích a následných úkonech.
Pokud však pracovní postup vyžaduje úsudek a více kroků – jako je analýza kontextu, příprava výstupů, aktualizace na několika místech a předání úkolu člověku – právě v takových případech přicházejí na řadu ClickUp Super Agents.
Super agenti jsou kolegové využívající umělou inteligenci, kteří dokážou bezpečně provádět vícestupňové pracovní postupy s plným kontextem pracovního prostoru a v podstatě fungují jako autonomní spolupracovníci lidí.
Takto je můžete využít:
- Spouštěč: Úkol se přesune do stavu „K posouzení“ nebo „Připraveno ke schválení“
- Super Agent spustí následující sekvenci: načte kontext z úkolu/propojených dokumentů, shrne změny, vygeneruje akční položky, aktualizuje úkol o další kroky a automaticky přiřadí úkoly správnému vlastníkovi na základě toho, co Agent zjistí
- Human-in-the-loop: Upozorněte schvalovatele/vlastníka na výstup připravený ke kontrole, aby celý proces pokračoval s ohledem na kontext a schvalovatel zasáhl pouze v případě, že je zapotřebí jeho úsudek.
Jsou navíc naprosto flexibilní! Můžete je spustit v přímých zprávách, označit je pomocí @v úkolech, dokumentech nebo chatu, přiřadit jim přímo pracovní položky nebo je spustit podle plánu či prostřednictvím automatizací.
Ruční spouštěče použijte, když potřebujete přímou kontrolu, například když chcete @označit agenta v úkolu nebo kanálu, poslat mu soukromou zprávu s žádostí o individuální pomoc nebo mu přiřadit úkol, aby za něj převzal odpovědnost a začal na něm pracovat.
Mohou načíst celý obsah úkolů a dokumentů, získat zprávy z chatu, prohledávat pracovní prostor (a propojené aplikace) a využívat paměť (nedávné akce + předvolby + inteligentní funkce) k postupnému zlepšování.
Chcete-li se dozvědět více o tom, jak spouštět agenty v ClickUp, podívejte se na toto video 👇
2. Spouštěče automatizace napříč prostory
Automatizace „mezi prostory“ je nejužitečnější, když zajišťuje hladký předání úkolů. Žádost může vzniknout v prostoru jednoho týmu, ale jakmile dosáhne určitého stavu, měla by se automaticky přesunout do pracovního postupu dalšího týmu (zapomeňte na opakované třídění 😮💨).
K tomu využíváme automatizační akce, jako je Přesunout do seznamu (pro přesměrování úkolu do seznamu cílového týmu) nebo Přidat do seznamu, když chceme, aby byl stejný úkol viditelný pro oba týmy prostřednictvím funkce Úkoly ve více seznamech.
Je třeba se rozhodnout, zda má přijímající tým úkol pouze sledovat, nebo ho kompletně zpracovat. Pokud úkol pouze sleduje, obvykle stačí jej přidat do svého seznamu. Pokud je však zodpovědný za provedení a podávání zpráv o postupu, přesuneme úkol do pracovního postupu cílového seznamu.
3. Integrace s externími nástroji
Chceme-li, aby ClickUp zůstal synchronizovaný s nástroji, které týmy denně používají, stačí přejít na integraci ClickUp Automation. Ta nám umožňuje spouštět automatizované úkoly od začátku do konce, jako je aktualizace úkolu v ClickUp při sloučení pull requestu na GitHubu nebo odeslání e-mailu po odblokování úkolu.
Pro jakékoli další přizpůsobené funkce používáme webhooky. ClickUp podporuje akci „Vyvolat webhook “ v rámci automatizací, která umožňuje, aby událost úkolu zasáhla jakýkoli externí koncový bod.
Můžete vytvořit webhook, nastavit URL, vložit do ní dynamická pole a přidat hlavičky (přičemž „Content-Type“ je ve výchozím nastavení „application/json“). Navíc lze webhooky opakovaně používat v rámci celého vašeho pracovního prostoru!
⚡ Archiv šablon: Šablony plánů komunikace v rámci projektu
4. Automatizace vylepšená umělou inteligencí
Vzpomínáte si, jak jsme mluvili o „možnosti C“? Tady je!
Pokud vám někdy dochází čas (nebo energie 😴), stačí zadat, co chcete, v běžné angličtině, například „Když se stav změní na ‚Ve schvalování‘, přiřaď úkol redaktorovi a přidej komentář“, a ClickUp AI Automation Builder, součást ClickUp Brain, vám pomůže rychleji vytvořit funkční automatizaci.
V praxi se to řadí do stejné vrstvy umělé inteligence, kterou v ClickUp již používáte. Funkce Brain je k dispozici v celém ClickUp a dokáže pracovat s kontextem pracovního prostoru, včetně vlastních polí a @zmínek.
Ještě zajímavější je, že ClickUp podporuje i logiku založenou na umělé inteligenci v rámci automatizačních výsledků. Můžete například využít funkce „AI Assign“ a „AI Prioritize“ jako součást dalších automatizačních akcí.
Proč je ClickUp dokonalým centrem automatizace
Je to oficiální! 🏆 ClickUp je dokonalé centrum automatizace, které kdy budete potřebovat.
Stručně řečeno:
- Centralizovaná platforma: Důvodem, proč se mnozí obracejí na ClickUp, je to, že tento nástroj ukončuje roztříštěnost práce. Stačí zdokumentovat své procesy v ClickUp Docs (standardní operační postupy, pravidla pro přijímání úkolů, záznamy o rozhodnutích), přidat vrstvy v ClickUp Dashboards a získat tak celkový přehled o práci. Nakonec využijte automatizace k odstranění ručních úprav.
- Předdefinované šablony automatizace: ClickUp již přímo v modálním okně „Automatizace“ nabízí předdefinované šablony automatizace. To znamená, že můžete začít s osvědčeným vzorem, jako je „odeslat e-mail při změně stavu“, a poté jej přizpůsobit svým stavům a pravidlům pro přiřazování odpovědnosti.
- Hladká integrace: ClickUp byl vytvořen, aby vyřešil dnešní neefektivní pracovní postupy! To je jeden z důvodů, proč se integruje s nástroji jako Outlook, HubSpot, Salesforce, GitLab, Zendesk a mnoha dalšími.
- Umělá inteligence a automatizace: Díky funkci ClickUp Brain, která je k dispozici kdekoli v pracovním prostoru ClickUp, můžete generovat logické výstupy, jako jsou souhrny, aktualizace o postupu, analýza sentimentu, překlady a akční položky, a poté nechat funkci Automations na základě těchto dat směrovat, přiřazovat a eskalovat úkoly.
💟 Bonus: Jak sledovat úkoly
S ClickUpem se rozlučte s ručními aktualizacemi projektů
Pokud aktualizace úkolů závisí na tom, zda si na ně někdo vzpomene, systém už nefunguje, jak má. Průběh úkolů by neměl záviset na nesouvislých zprávách nebo ručním zadávání dat, ke kterému dochází jen tehdy, když má někdo čas.
ClickUp tento problém řeší tím, že samotná práce se stává aktualizací.
ClickUp Tasks poskytuje každému projektu jediný spolehlivý zdroj informací o vlastnících, termínech, závislostech a kritických úkolech.
Automatizace ClickUp se pak postarají o opakující se úkony – aktualizaci stavů, přiřazení dalšího odpovědného a spouštění předávání úkolů.
A když potřebujete kontext bleskovou rychlostí, ClickUp Brain vám na základě probíhající práce okamžitě poskytne souhrny, odpovědi a další kroky.
A aby toho nebylo málo, ClickUp Super Agents upozorňuje na rizika, připomíná úkoly jejich vlastníkům a eskaluje překážky podle vašich pravidel.
Nejde o to, aby bylo „více automatizace“. Jde o lepší automatizační funkce, které pomáhají udržet soustředění, sledovat průběh úkolů v reálném čase a zajistit, že nic důležitého nezůstane viset v čekání na aktualizaci. Zaregistrujte se do ClickUp ještě dnes a nechte své projekty běžet samy. ✅