Vždy, když si myslíte, že máte vše pod kontrolou, objeví se nový požadavek.
Co kdyby bylo možné shromáždit všechna tato data na jednom místě a měla by pro vás připravená a uspořádaná?
Vyzkoušejte ClickUp Forms – nástroj vytvořený za účelem odstranění nesrovnalostí při sběru dat (zadávání dat).
Díky polím přizpůsobeným umělou inteligencí, automatizovaným pracovním postupům a aktualizacím v reálném čase se dostanete od shromažďování odeslaných formulářů a organizování dat k jejich optimalizaci.
V tomto průvodci si ukážeme, jak ClickUp používá formuláře ke standardizaci interních požadavků.
Problém: Chaos nestrukturovaných interních požadavků
Pokud si zmapujete, jak žádosti dnes procházejí vaší organizací, obvykle uvidíte, že se opakovaně objevují stejné problémové body. Zde je několik běžných problémů, o kterých jsme slyšeli: 👇
- Neviditelné vlastnictví: Když je požadavek odeslán v chatu nebo e-mailu, málokdy je jasné, kdo je za něj zodpovědný, takže úkoly zůstávají „neviditelné“ nebo se přetahují, dokud je někdo neochotně nepřevzal.
- Žádné konzistentní SLA: Bez standardizovaných polí pro naléhavost, dopad a termíny je téměř nemožné definovat nebo splnit interní SLA, takže zúčastněné strany mají často pocit, že práce je „pomalá“, i když váš tým již pracuje na maximum.
- Slepá místa v rozhodování a auditu: Schválení, kontext a historická rozhodnutí se nacházejí v různých vláknech, což ztěžuje zodpovězení základních otázek, jako například „Proč jsme tento proces změnili?“ nebo „Kdo naposledy schválil tento přístup?“
- Nekonzistentní zkušenosti zaměstnanců: Manažer, který „zná systém“, získá rychlou a jasnou podporu, zatímco nový nebo vzdálený člen týmu nemá ponětí, kam se obrátit, což tiše vytváří vnitřní nerovnost a frustraci.
- Žádné spolehlivé reporty: Vzhledem k tomu, že požadavky přicházejí v nestrukturovaných formátech, nelze snadno získat údaje o objemu, poptávce podle týmů nebo kapacitě, takže je obtížné odůvodnit počet zaměstnanců, renegociovat rozsah nebo odmítnout požadavky na základě dat.
⭐ Vybraná šablona
Šablona formuláře žádosti ClickUp vám poskytuje efektivní systém přijímání žádostí, takže každá žádost dorazí se správnými údaji, ve správný čas a na správné místo.
Tato šablona obsahuje:
- Nezbytná pole, jako jsou informace o žadateli, typ požadavku, naléhavost, podpůrné podrobnosti a přílohy.
- Standardizujte důležité informace ve všech požadavcích (jako je priorita, oddělení, kategorie, role žadatele a zapojený systém), aby byly zprávy přehledné.
- Automaticky přiřazujte vlastníky, stanovujte priority, přidávejte podúkoly nebo směrujte požadavky pomocí automatizace na základě typu nebo oddělení.
Co jsou formuláře ClickUp?
ClickUp Forms je vestavěný nástroj pro tvorbu formulářů od ClickUp, který vám umožňuje shromažďovat informace (od kolegů nebo externích osob) a automaticky převádí každé odeslání do úkolů ClickUp.
Stručně řečeno, někdo vyplní formulář ➜ ClickUp vytvoří úkol se všemi jeho odpověďmi.
Když tedy vytváříte formuláře pomocí ClickUp, v podstatě navrhujete, jak by měla nová úloha vypadat:
- Jedna otázka se stává názvem úkolu.
- Delší otázky lze vyplnit do popisu úkolu.
- Rozbalovací nabídky, čísla, data atd. se stanou vlastními poli v úkolu.
- Vy rozhodujete o výchozím příjemci, stavu, prioritě, seznamu, značkách atd.
Pokud chcete získat rychlý přehled o tom, jak vytvořit vlastní proces přijímání žádostí pomocí Forms v ClickUp, máme pro vás video:
Jak ClickUp používá formuláře interně (+ příklady)
V ClickUp, prvním konvergovaném AI pracovním prostoru na světě, používáme Forms každý den.
Způsob, jakým na nich závisí naše vlastní týmy, ukazuje, jak mocný může být strukturovaný systém požadavků. Zde je lepší pohled na to, jak různé oddělení uvnitř ClickUp využívají Forms:
1. Marketingové požadavky
Marketing se celý den zabývá nápady, termíny a názory (mluvíme o projektovém řízení ve velkém měřítku). Proto vytvářejí přizpůsobitelné formuláře pro typy práce, se kterými se každý týden setkávají, jako jsou uvedení produktů na trh, kampaně, obsah a podpora designu.
Členové týmu pak mohou vytvářet podrobná a důkladná pole formulářů. Jinými slovy, marketingový tým ručně vybírá otázky, které mu poskytnou dostatek údajů z formulářů, aby pochopil požadavek, odhadl náročnost a zařadil jej mezi ostatní úkoly, které má na starosti.
Například typický formulář marketingové žádosti odesílá úkoly do seznamu „Marketing Intake“ a požaduje:
- Co potřebujete: kampaň, jednotlivý aktivum, obsahový prvek nebo podporu akce
- Pro koho je určen: Segment, skupina zákazníků nebo konkrétní účet
- Jak vypadá úspěch: Registrace, schůzky, návštěvnost nebo cíle v oblasti příjmů
- Kdy to potřebujete: Klíčová data, termíny spuštění a tvrdá omezení
- Odkazy a soubory: Shrnutí, návrhy textů, prezentace nebo příklady z minulosti
Když přijdou odpovědi na formuláře:
- Každé podání se dostane do seznamu přijatých žádostí a pomáhá týmu sledovat pokrok od nápadu až po dodání hotové práce.
- Mapovaná pole vyplňují podrobnosti úkolu, jako je název úkolu, kanál, priorita a cílové datum.
- Zobrazení ClickUp seskupená podle typu požadavku a vlastní stavy ClickUp poskytují marketingu živý obraz o tom, kolik práce je právě v procesu.
📮 ClickUp Insight: Jaké je ideální řešení pro práci s příliš velkým počtem záložek? 33 % respondentů našeho průzkumu si přeje AI, která si vše pamatuje a na požádání to znovu vyhledá.
Naše touha po kognitivním odlehčení v práci je zde zřejmá: představte si, že můžete důvěřovat systému, který uchovává znalosti, takže naše mozky to nemusí dělat. ✨
ClickUp Brain přesně to umožňuje, takže můžete zaznamenávat, ukládat a vyvolávat nápady odkudkoli ve svém pracovním prostoru nebo propojených aplikacích, kdykoli je potřebujete. Je to váš druhý mozek a poradce!
2. Žádosti o IT podporu a přístup
IT týmy jsou vždy zavaleny nejasnými požadavky typu „rozbitý notebook“ nebo „nefunguje dashboard“.
ClickUp Forms jim pomáhá shromažďovat správné diagnostické údaje předem, aby mohli rychle provést třídění (bez nekonečného přetahování). Každá událost, žádost o přístup nebo požadavek na hardware začíná strukturovaným přijetím, které lze filtrovat a vykazovat.
Například „Formulář žádosti o podporu IT nebo přístup“ může obsahovat:
- Kdo se ptá: Jméno, tým, kontaktní údaje a naléhavost
- O jaký typ požadavku se jedná: Incident, přístup, nový hardware, instalace softwaru, problém se sítí
- Který systém je zapojen: ClickUp, Google Workspace, VPN, SSO nebo jiné nástroje
- Co se děje: Jasný popis, dopad na práci, chybové zprávy a reprodukovatelné kroky
- Užitečné přílohy: Screenshoty, protokoly nebo krátká videa
Když se tento formulář promění v úkol:
- Nové tikety se zařadí do seznamu IT požadavků nebo servisního střediska s již vyplněným typem, systémem a dopadem.
- ClickUp Automations směruje tikety správnému vlastníkovi na základě typu nástroje nebo požadavku a nastavuje priority nebo termíny SLA.
- Podúkoly se automaticky spouštějí u vícefázových úkolů, jako je například zajištění více nástrojů pro nového zaměstnance.
- ClickUp Dashboards zobrazuje objem ticketů, doby odezvy a starší problémy, takže IT může včas odhalit úzká místa.
⚡ Archiv šablon: Trvají vaše interní nebo zákaznické servisní požadavky déle, než by měly, protože očekávání nejsou předem jasná? Dobře strukturovaná šablona pomáhá nastavit správná očekávání od samého začátku. Podívejte se na tyto pečlivě vybrané šablony servisních požadavků, které zlepšují přehlednost a zrychlují řešení!
3. Žádosti HR
Vaše personální týmy řeší nejrůznější citlivé, mezifunkční úkoly, které mohou být ztraceny, pokud jsou uloženy v e-mailech.
S Forms můžete přijímat vše od onboardingu přes interní přesuny až po dotazy týkající se volna, a to vše při spouštění úkolů pro IT, finance a manažery v pozadí.
Například „Formulář žádosti o personální služby“ může obsahovat sekce pro:
- Noví zaměstnanci: role, manažer, datum nástupu, místo, oddělení a požadované vybavení nebo přístup
- Změny v zaměstnání: Povýšení, změny v týmu, aktualizace titulů, data účinnosti a schvalovatelé
- Volno nebo dovolená: Typ dovolené, termíny, částečné dny, kontaktní osoba a případné poznámky
- Obecná pomoc v oblasti lidských zdrojů: otázky týkající se politiky, benefitů, mezd nebo podpory vztahů se zaměstnanci
Když je odeslán požadavek:
- Formulář se zařadí do seznamu požadavků People Ops s polem kategorie, kde můžete filtrovat podle nových zaměstnanců, změn nebo volna.
- Podmíněná logika ve formuláři zajišťuje, že uživatelé uvidí pouze pole, která odpovídají jejich situaci.
- ClickUp Automations přiřazuje úkoly správnému HRBP nebo specialistovi a navíc vytváří podúkoly pro partnerské týmy, jako jsou IT, mzdy nebo provoz.
🧠 Zajímavost: Netflix kdysi vytvořil 127stránkovou prezentaci firemní kultury, která byla tak legendární, že ji provozní ředitel Facebooku označil za „nejdůležitější dokument v Silicon Valley“. Ovlivnila personální politiku v celém technologickém odvětví.
4. Provozní a mezitýmové požadavky
Provozní týmy podporují všechny ostatní, což znamená, že jejich příjem je náchylný k tomu, aby se postupem času stal nestrukturovaným.
Formuláře pomáhají převést širokou škálu ad hoc požadavků na jasně definované žádosti, které lze prioritizovat, vymezit a předat správnému vlastníkovi.
Formulář žádosti pro provozní nebo mezitýmový tým obvykle zahrnuje:
- Potřeby zařízení a kanceláří: přesuny stolů, opravy, přístup do budovy, problémy s místnostmi nebo vybavením a otázky úklidu nebo bezpečnosti
- Vybavení a spotřební materiál: Hardware, periferní zařízení, kancelářské potřeby nebo firemní reklamní předměty, včetně množství a požadovaných termínů
- Akce a logistika: Interní akce, mimoúrovňové akce, podpora konferencí, koordinace dodavatelů nebo logistika cestování
- Obecná provozní podpora: Pomoc s procesy, interními systémy nebo administrativními úkoly, které se týkají všech týmů.
Když tyto požadavky dorazí prostřednictvím formuláře:
- Tyto požadavky se shromažďují v seznamu operačních požadavků nebo týmových požadavků s poli pro kategorii, umístění, odhad rozpočtu a termín splnění.
- Podmíněné otázky ve formulářích zachycují správnou úroveň detailů podle kategorií, jako jsou kanceláře a patra pro zařízení nebo modely a množství pro vybavení.
- Provozní oddělení může využívat zobrazení seskupená podle kategorií a stavu k řízení pracovní zátěže, ochraně kapacity a informování zainteresovaných stran.
💡 Tip pro profesionály: ClickUp Forms podporuje podmíněnou logiku, což znamená, že otázky se zobrazují nebo skrývají na základě předchozích odpovědí. Tím se zabrání zobrazení irelevantních polí a sníží se počet neúplných nebo nekvalitních podání.
Například:
- Pokud žadatel vybere „Naléhavé“ v části Priorita → Zobrazit pole Termín splnění
- Pokud zvolí „Žádost o přístup“ → Zobrazí se pole s dotazem „Který systém?“
Nastavení:
- Přidejte otázku s podporovaným typem (rozevírací seznam, zaškrtávací políčko, stav atd.).
- Zapněte Logiku v pravém dolním rohu otázky.
- Rozbalte Pravidla a definujte: IF [podmínka] → THEN [akce = zobrazit pole]
👉 Podmíněná logika je obzvláště účinná u sdílených vstupních formulářů, které slouží pro více typů požadavků napříč týmy.
Jak vytvořit interní žádostní formulář v ClickUp
Zde je návod, jak nastavit interní žádostní formulář v ClickUp 👇
1. Připravte si proces podávání žádostí
Ještě než otevřete ClickUp, mějte jasnou představu o tom, co by měl váš interní formulář žádostí splňovat.
Definujte účel svého formuláře. Zeptejte se sami sebe:
- Jaké konkrétní typy požadavků by měl tento formulář přijímat a které by měly být přesměrovány jinam? (Zabraňuje nepořádku)
- Jaké informace potřebujeme, abychom mohli okamžitě začít pracovat? (Jména, oddělení, ID zařízení, aktiva, odkazy na projekty a další)
- Měly by různé typy požadavků vyvolávat různé následné otázky nebo směrovací cesty? (Signál, že budete potřebovat podmíněnou logiku nebo více seznamů)
- Existují nějaká pole, která jsou náchylná k nekonzistentním údajům a která by měla být standardizována pomocí rozevíracích seznamů nebo povinných polí? (Například priorita, názvy oddělení, kategorie požadavků)
- Kdo bude tento formulář vyplňovat a jaké termíny nebo pokyny potřebuje, aby jej mohl snadno a správně vyplnit? (Zvláště důležité, pokud stejný formulář používá více týmů)
ClickUp Whiteboards a ClickUp Mind Maps mohou být užitečné pro zmapování všech aspektů těchto procesů a kroků.
Dále, jaké konkrétní informace potřebujete, aby každý žadatel poskytl?
Pokud tento krok přeskočíte, budete muset formulář později několikrát upravovat.
2. Přidejte zobrazení formuláře v ClickUp
Je čas začít vytvářet formulář!
Přejděte do prostoru, složky nebo seznamu, kde chcete, aby se zobrazovaly příchozí požadavky. To je důležité, protože každý formulář je vázán na konkrétní místo. Každé odeslání se stává úkolem na přesně tomto místě.
Jakmile se dostanete na dané místo, můžete přidat formulář:
- Klikněte na tlačítko + Zobrazit.
- Z galerie dostupných typů zobrazení vyberte Formulář.
- Pokud chcete, aby bylo nové zobrazení formuláře snadno identifikovatelné, pojmenujte jej.
- Budete vyzváni, abyste si vybrali šablonu nebo začali od nuly.
⚡ Archiv šablon: Chcete ušetřit hodiny času při nastavování přijímání požadavků? Podívejte se na tyto šablony formulářů pro přijímání požadavků, které jsme pro vás připravili. Každá z nich je navržena tak, aby zvládla vše od IT incidentů po marketingové briefy a provozní požadavky.
3. Vytvořte pole formuláře
Ve formuláři rozhodněte, jaké informace budou lidé vyplňovat a jak bude formulář vypadat.
Začněte tím, že zadáte název a krátký popis. Poté stačí přetáhnout pole, která potřebujete. ClickUp vám nabízí řadu možností (textová pole, rozevírací seznamy, data, přílohy, zaškrtávací políčka a další), takže můžete přesně zrcadlit to, co váš pracovní postup vyžaduje.
Zde je několik oblastí, na které byste se měli zaměřit 👇
- Základní pole: Přidejte jméno žadatele, oddělení a stručný popis problému nebo požadavku.
- Rozbalovací nabídky pro konzistentnost: U kategorií jako „Typ požadavku“ nebo „Priorita“ vám rozbalovací nabídky poskytují nejčistší a nejstandardizovanější datová pole.
- Přílohy: Pokud váš proces vyžaduje screenshoty, kreativní briefy nebo dokumenty, stačí včas přidat pole pro přílohy.
- Povinná pole: Označte jako povinná pole, která nelze obejít, aby lidé náhodou nevynechali něco, co váš tým potřebuje k efektivní práci.
Kromě toho můžete také přidat další otázky a přizpůsobit formulář podle svých představ.
🧠 Zajímavost: V 19. století lidé skládali dopisy tak složitým způsobem, aby zabránili jejich manipulaci, že historici dnes tento způsob nazývají „zamykání dopisů“. Některé metody jsou tak složité, že muzea s nimi zacházejí jako s papírovými hádankami.
4. Nakonfigurujte nastavení odesílání a automatizaci pracovních postupů
Dalším krokem je zajistit, aby každé podání skončilo přesně tam, kde má (a samozřejmě fungovalo tak, jak to váš tým potřebuje).
Začněte otevřením panelu Nastavení na pravé straně zobrazení formuláře a: ⬇️
- Vyberte cílový seznam: Každé odeslání formuláře se stává úkolem, proto vyberte přesný seznam, kam by tyto požadavky měly být zařazeny. (např. IT podpora, požadavky na design, schránka zařízení)
- Nastavte výchozího příjemce: Pokud mají všechny požadavky směřovat k jedné osobě nebo týmu, můžete je automaticky přiřadit (ušetříte tak spoustu ručního směrování).
- Použijte šablonu úkolu (volitelné, ale velmi účinné): Pokud má váš tým šablonu pro IT problémy, kreativní briefy, hlášení chyb atd., můžete ji automaticky použít, aby každý nový úkol obsahoval: Podúkoly Kontrolní seznamy Vlastní pole
- Podúkoly
- Kontrolní seznamy
- Vlastní pole
- Podúkoly
- Kontrolní seznamy
- Vlastní pole
Hledáte inspiraci pro vytvoření automatizovanějších procesů? Podívejte se na tyto příklady využití automatizace pracovních postupů pomocí umělé inteligence.
5. Upravte styl a značku svého formuláře
Váš formulář si zaslouží trochu vylepšit, než ho odešlete lidem z vašeho týmu nebo oddělení. Na kartě Design upravte vzhled a styl, aby formulář působil jako vlastní prostor vašeho týmu.
Můžete:
- Přepínejte mezi jedno sloupcovým a dvou sloupcovým rozložením v závislosti na tom, kolik informací shromažďujete.
- Upravte barvy, pozadí a styly tlačítek tak, aby odpovídaly značce vaší společnosti.
- Chcete-li, aby formulář vypadal ještě lépe, nahrajte vlastní obrázek na pozadí.
- Vyberte si světlé nebo tmavé motivy a pohrajte si s barvami své značky, aby formulář skutečně vypadal, jako by patřil do vašeho interního pracovního prostoru.
…a mnoho dalšího.
🤯 Věděli jste, že... ClickUp nyní podporuje více než 4 miliony týmů a zatímco počet nových pracovních prostorů stále roste, prudce stoupá také využívání umělé inteligence. Umělou inteligenci v současné době využívá více než 2 miliony pracovních prostorů, což je nárůst oproti loňským 665 000!
6. Sdílejte formulář interně
A to je ta nejlepší (a nejjednodušší) část! Stačí sdílet svůj formulář ClickUp se svým týmem v:
- Přímý odkaz: Zkopírujte sdílenou URL adresu formuláře a vložte ji do ClickUp Chat, e-mailu nebo Teams. Jedním kliknutím se vaši kolegové dostanou přímo tam, kde potřebují být, aby mohli odeslat požadavek.
- Vložte do interních nástrojů: Získejte kód pro vložení a vložte formulář do Confluence, SharePointu nebo intranetu. Tímto způsobem na něj lidé narazí přirozeně při své běžné práci.
- Omezte přístup: Uložte formulář do soukromého seznamu, aby byl relevantní pouze pro konkrétní interní týmy, a využijte oprávnění pracovního prostoru, abyste zabránili náhodným externím podáním.
- Usnadněte vyhledávání: Přidejte odkaz do dokumentů pro nové zaměstnance, do interní wiki nebo do ClickUp Docs. Poskytněte svému týmu jedno místo, kde najde vše potřebné, aby nikdo nemusel hrát hru „Kde je Waldo?“ s vaším žádostním formulářem.
A je to! Právě jste standardizovali všechny své interní požadavky.
⭐ Bonusový krok: Použijte ClickUp AI pro analýzu
Zaznamenávání požadavků je však jen polovina úspěchu. To, co se děje dál, je obvykle místo, kde se věci pokazí. Jakmile se úkoly začnou hromadit, většina týmů se vrátí zpět do chaosu, který všechny zpomaluje. Víte, jak to chodí:
- Hledání chybějícího kontextu
- Žádání o stejné údaje dvakrát
- Přepisování stejných odpovědí
- Ruční třídění a stanovení priorit
- Přeskakování mezi nástroji jen proto, abyste pochopili, co se děje
Jedná se o klasický příklad rozptýlení práce a kontextu. Ale všechnu slávu ClickUp Brain, pracovní AI, která má za úkol eliminovat chaos, kterým každý den procházíte.
Takto váš systém požadavků zázračně zjednoduší:
- Získáte kontext: Každá žádost obsahuje podrobnosti, historii a vzorce. ClickUp AI Fields dokáže vše okamžitě shromáždit pomocí souhrnů AI, takže nemusíte prohledávat záznamy chatů.
- Pomáhá vám automaticky třídit: Brain vám pomůže kategorizovat požadavky, rozpoznat urgentní záležitosti a odhalit související informace.
- Poskytuje vám odpovědi: Požádejte ClickUp Brain o shrnutí, další krok, vysvětlení nebo návrh aktualizace a získáte odpověď založenou na vašich skutečných úkolech, dokumentech a pracovních postupech (skutečný kontext z vaší skutečné práce).
📚 Další informace: Nejlepší nástroje pro tvorbu formulářů s umělou inteligencí
⭐ Bonusový krok: Analyzujte odeslané formuláře pomocí dashboardů.
Dashboardy vám umožňují vizualizovat přijaté údaje, díky čemuž můžete rychleji přijímat rozhodnutí a odhalovat vzorce bez nutnosti ručního vykazování.
Díky tomuto doplňku zobrazují panely ClickUp Dashboards nejdůležitější metriky a trendy v reálném čase.
Takto vám to pomůže zlepšit interní požadavky:
- Vytvořte karty spojené s vašimi seznamy přijatých požadavků: Přidejte karty seznamu úkolů, které odkazují na seznam, kam se dostávají úkoly z formulářů. Použijte seskupování a filtry (např. podle typu požadavku, priority, přidělené osoby), abyste se mohli soustředit na to, co je nejdůležitější.
- Sledujte objem a trendy podání: Pomocí kariet výpočtu (např. počet úkolů) nebo kariet sloupcových/čárových grafů můžete sledovat, jak se typy požadavků vyvíjejí v čase.
- Sledujte probíhající práci: Přidejte karty Pracovní zátěž podle stavu nebo Celkový čas ve stavu, abyste viděli, kde jsou požadavky zablokovány nebo kde jsou v pořádku – ideální pro SLA nebo varování o rizicích SLA.
- V případě potřeby se podívejte podrobněji: Většina karet na řídicím panelu vám umožňuje kliknout na podkladové úkoly, takže můžete zkontrolovat jednotlivé odpovědi ve formuláři, aniž byste museli opustit řídicí panel.
Výhody standardizace požadavků pomocí ClickUp Forms
Zde je několik důvodů, proč standardizace požadavků prostřednictvím ClickUp Forms má tak výrazný dopad:
- Snazší stanovení priorit požadavků: Vzhledem k tomu, že formuláře mohou obsahovat rozevírací seznamy nebo přednastavené priority, váš tým nemusí ručně interpretovat časové osy. Díky konzistentnímu zadávání priorit můžete spolehlivěji vytvářet dashboardy nebo filtry a dokonce standardizovat procesy podle toho, co se kvalifikuje jako vysoká, střední nebo nízká priorita.
- Lepší přehlednost napříč týmy/rolí: Díky standardizovanému přijímání žádostí mohou vedoucí pracovníci a zainteresované strany vidět jednotná data (např. „počet žádostí podle oddělení“, „průměrná doba zpracování podle typu žádosti“). To vám pomůže dokumentovat procesy jasněji, protože každá žádost vstupuje do systému stejným způsobem.
- Lepší sladění značky nebo procesů: S ClickUp Forms můžete přizpůsobit rozvržení a branding („Která produktová řada?“, „Který region?“ atd.), takže samotný vstupní formulář posiluje vaše procesy a očekávání, nejen obsah.
- Rychlejší zapracování nových žadatelů: Když jsou pole ve formuláři předvídatelná a standardizovaná, noví členové týmu nebo externí žadatelé (dodavatelé, smluvní partneři) se zapracují rychleji (méně vysvětlování, méně chyb).
- Snadnější audit/sledování žádostí o změny: Pokud standardizujete přijímání žádostí, můžete sledovat typy žádostí, které byly v průběhu času podány (např. zvýšení rozpočtu, změna rozsahu), protože všichni používají stejnou taxonomii.
- Lepší integrace s úkoly a pracovními postupy: Protože každé odeslání formuláře se v ClickUp stává úkolem (s předvídatelnými poli), řetězec od požadavku → úkol → dokončení se stává plynulejším a je méně pravděpodobné, že budete ručně mapovat jednorázové požadavky do svého systému úkolů.
Standardizujte všechny interní požadavky pomocí ClickUp
Pokud lidé stále zadávají požadavky v náhodných chatech, částečných e-mailech a rozhovorech na chodbě, problém není ve vašem týmu. Problémem je, že neexistuje jediný spolehlivý způsob, jak požádat o pomoc.
ClickUp Forms tento problém řeší tím, že všem poskytuje stejný jednoduchý vstupní bod pro podávání požadavků.
Každá žádost má stejnou strukturu, klade správné otázky a skončí ve správném seznamu jako úkol, na který může váš tým skutečně reagovat. Vlastní pole, podmíněné otázky a automatizace zajišťují, že IT, HR, design a provozní oddělení získají potřebné podrobnosti.
Zaregistrujte se do ClickUp ještě dnes a proměňte své interní požadavky v systém, kterému může důvěřovat celý váš tým. ✅
Často kladené otázky
Ano. Můžete snadno odesílat automatická oznámení do Slacku nebo e-mailem, kdykoli přijde nový formulář. To je obzvláště užitečné pro konkrétní členy týmu, kteří musí rychle reagovat na interní požadavky. Mnoho týmů sdílí ClickUp Forms ve Slacku a poté pomocí ClickUp Automations přesouvá nové podání přímo do správných kanálů.
ClickUp chrání všechna odeslaná formuláře pomocí zabezpečení, šifrování a řízení oprávnění na podnikové úrovni. Vy rozhodujete, kdo může shromažďovat data, kdo může prohlížet odeslané formuláře a kde se vytvářejí úkoly. Přístup je založen na rolích a citlivé informace lze podle potřeby uzamknout pro mezifunkční týmy nebo jednotlivce. Ještě lepší je, že pracovní prostory, seznamy a zobrazení, které ukládají data z formulářů, dědí stejné bezpečnostní standardy používané v celé platformě. Navíc, když aktivujete nastavení formulářů ověřených účtem, mohou formuláře prohlížet a odesílat pouze osoby, které se připojily k vašemu pracovnímu prostoru.
Rozhodně. Mnoho společností vytváří přizpůsobitelné formuláře, které slouží více týmům, pomocí ClickUp Custom Fields a podmíněné logiky. Například marketing, IT a HR mohou přijímat požadavky z jednoho jednotného formuláře a pravidla ClickUp nasměrují každý odeslaný formulář do správného seznamu nebo akčních úkolů pro daný tým. To je ideální pro sdílené servisní středisko nebo zaškolování nových zaměstnanců.
Rozhraní ClickUp s funkcí drag-and-drop usnadňuje přidávání vlastních polí, jako je priorita, typ požadavku nebo oddělení. Jakmile tato pole existují, můžete pomocí automatizací okamžitě kategorizovat nebo prioritizovat nové úkoly v okamžiku, kdy přijdou. Například „naléhavé“ požadavky mohou být automaticky přiřazeny vedoucímu, zatímco IT problémy mohou skončit ve speciální frontě.
Ano. ClickUp Brain, známý také jako ClickUp AI, dokáže shrnout dlouhé nebo nejasné formuláře, upozornit na chybějící údaje a pomoci nasměrovat práci správnému vlastníkovi. Protože rozumí kontextu, dokáže surové podání okamžitě proměnit v akční úkoly.