Průvodce řízením programů s podrobnými příklady

{ „@context“: „http://schema. org“, „@type“: „FAQPage“, „mainEntity“: [ { „@type“: „Question“, „name“: „Co je to programové řízení?“, "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Programové řízení je strategické plánování a koordinace programů za účelem dosažení iniciativ a zavedení změn v organizaci. Program je soubor souvisejících projektů, procesů a aktivit řízených jako skupina za účelem dosažení společného cíle. " } } ] }

Podívali jste se někdy na svůj seznam úkolů a pomysleli si: „Mohli bychom přeskočit plánování programu a přejít rovnou k oslavám?“

Chápeme vás a rozumíme, proč se vám zdá, že programové řízení vyžaduje více času, než kolik vám ho ušetří. Pokud vynakládáte čas, peníze a zdroje nesprávným způsobem, je to reálná možnost. Ale my to nedopustíme.

Místo toho vám ukážeme, jak přeformulovat svůj přístup k rozšiřování a správě programů.

Programové řízení je často zaměňováno za projektové řízení, ale má strategickou odlišnost a zaslouží si svou pozornost! Jak tedy rozlišit program od projektu? Které programy má smysl realizovat? Jaká je hodnota programů pro organizaci, její zaměstnance a zákazníky?

Máte otázky a my máme odpovědi! Pojďme se podívat na to, jak se programy liší od projektů, jaká je role programového manažera a jaké jsou základní technické nástroje pro úspěšné řízení programů!

Co je to programové řízení?

Programové řízení je strategické plánování a koordinace programů za účelem dosažení iniciativ a zavedení změn v organizaci. Program je soubor souvisejících projektů, procesů a aktivit řízených jako skupina za účelem dosažení společného cíle.

Ptáte se: „Pokud ve vaší definici nahradím slovo program slovem projekt, znamená to totéž... je to na vás. “

Pokud budeme programy považovat za stejné jako projekty, vytvoříme si tím první překážku. Zde je důvod:

Vy (projektový manažer) jste kapitánem lodi (projektu), který dohlíží na provoz a dosahuje cíle podle plánu. Kolem vás jsou další lodě (projekty) s jejich kapitány (projektovými manažery). Bylo by pro vás možné řídit všechny lodě, jejich provoz a plány? Pravděpodobně ne.

Vyzkoušejte naše šablony pro správu programů!

Řízení programů vs. řízení projektů

Jaký je tedy rozdíl mezi řízením programů a projektů? Projekt se zabývá cestou a zdroji k dosažení cíle. Program přesahuje tradiční odpovědnosti projektu a zaměřuje se na to, co se stane poté, co projekty dosáhnou svého cíle. Výhody, transformace a změna organizace. ✨

Životní cyklus programu

Jaký je s ohledem na to životní cyklus programu? Pro začátek je třeba zvážit tři hlavní fáze, mezi které patří:

Podívejme se na několik příkladů programů relevantních pro jakékoli odvětví:

Tyto obchodní iniciativy nelze realizovat v rámci jediného projektu. Vzpomínáte si na naši analogii s lodí?

Program v zásadě zahrnuje více funkcí, které přesahují rámec jednorázového projektu, a proto vyžaduje specializované pracovníky, kteří se starají o vývoj a průběžné řízení programu.

Programoví manažeři vstoupili do chatu.

Co dělá programový manažer?

Srdcem každého programového ekosystému je programový manažer. Mezi jeho každodenní priority patří:

Programový manažer často nemá přímou autoritu nad projektovými manažery a přispěvateli programu. Pokud se nad tím zamyslíte, program zahrnuje všechny různé typy týmů: marketing, prodej, nábor, zákaznická podpora, IT, lidské zdroje atd. Tyto týmy se specializují na svou oblast a programový manažer poskytuje dlouhodobou strategii, aby všechny týmy zůstaly v souladu s cíli a výstupy programu.

Problém je v tom, že programový manažer nemusí mít hned všechny odpovědi. Pokud se zabýváte něčím, co ve vašem odvětví nebo organizaci ještě nikdy nebylo provedeno, existuje mimořádná míra nejistoty. A programy jsou na začátku většinou nejasné. Zde je skutečný příklad programu:

Program SparkShorts je navržen tak, aby objevoval nové vypravěče, zkoumal nové techniky vyprávění příběhů a experimentoval s novými produkčními postupy. Tyto filmy se liší od všeho, co jsme kdy v Pixaru natočili, a poskytují příležitost odhalit potenciál jednotlivých umělců a jejich vynalézavé přístupy k filmové tvorbě v menším měřítku, než je u nás obvyklé.

Už první věta je plná otázek. Ne, všech otázek: Jak objevíme vypravěče? Jaká jsou naše kritéria pro vypravěče? Jaký je rozsah těchto experimentů? Budou tyto nové pracovní postupy vyžadovat pomoc našeho hlavního týmu?

Programoví manažeři začínají s tím, co vědí, a postupně si vytvářejí obraz o zbytku. Jelikož se nezabývají každým projektem do detailu (opět si vzpomeňte na naši analogii s lodí), spoléhají se na projektové manažery, kteří jim poskytují taktickou podporu. Na vysoké úrovni programoví manažeři:

Co takhle pár dalších příkladů programů? ⬇️

Tipy pro úspěšné řízení programů

Od start-upů po zavedené podniky, kroky potřebné k proměně nápadů ve skutečné organizační výsledky mohou být zdrcující. Kolik, jak rychle a jak zajistíte, aby program fungoval? Zde jsou tři tipy, které můžete použít ještě dnes pro úspěšné a účinné programy.

Tip 1: Povzbuzujte týmy, aby se vyjadřovaly otevřeně a často

Kvalita našich lidských dovedností z nás dělá lepší pracovníky a vedoucí pracovníky.

Přečtěte si tuto větu ještě jednou.

Již dříve jsme zjistili, že někteří programoví manažeři nemají přímou autoritu nad týmy. Mají však odpovědnost za průběh a výsledky programu. Podporování týmů, aby se vyjadřovaly otevřeně a často, přináší mnoho pozitivních výsledků:

Úspěch programu závisí na týmové práci. Je důležité to sdělit hned od prvního dne životního cyklu programu, ale nikdy není pozdě začít. Pokud tedy hledáte praktické rady, jak vybudovat efektivní týmovou práci, máme pro vás řešení!

Tip 2: Pečlivě zhodnoťte nápad programu

Nepovažujte pár slov vyměněných za nápad na program za zelenou! Definování programu je nejdůležitější fází v životním cyklu programu, protože energie, peníze a zdroje vaší organizace budou vynaloženy na tento velký projekt. Než tedy napíšete e-mail s kopírováním svého vysněného týmu, věnujte chvíli času přemýšlení o tom, co z tohoto programu vzejde.

Tip 3: Používejte nejlepší software pro správu programů ve své třídě

Jak vypadá nejlepší software ve své třídě? Konkurenční cenové plány a spolehlivost platformy? Samozřejmě, ale pro úspěšné řízení programů budete také potřebovat:

Podívejme se na bod č. 3: 360° pohled na veškerou práci v celé společnosti. Víte, kolik hodin týdně ztrácíme přepínáním mezi různými nástroji? Qatalog a výzkumníci z Ellis Idea Lab na Cornellově univerzitě provedli výpočty a zjistili následující skutečnosti týkající se moderního pracoviště:

Počet hodin, které týdně ztrácíme hledáním informací ukrytých v aplikacích.

Podíl lidí, kteří uvádějí, že vyhledávání informací potřebných k výkonu své práce je časově náročné.

⅔

Počet lidí, kteří uvádějí, že si nejsou jisti, zda všechna oddělení používají stejné online aplikace.

Dokážete se s tím ztotožnit?

Pokud máte pocit, že vám na bedrech leží těžký náklad, pojďme to změnit!

Chápu, že po vyzkoušení aplikací Monday, Asana, Jira a dalších můžete mít z softwaru dost. Prvních pár týdnů je vše skvělé, ale pak se týmy náhle potýkají s konkurenčními prioritami a projekty se zastaví.

3 funkce ClickUp, které potřebujete pro správu programů

ClickUp je software pro správu programů, který budou vaše týmy chtít používat každý den. S ClickUp mají kontrolu nad optimalizací své produktivity a zároveň spolupracují na dosažení cílů programu. Zde jsou tři nezbytné funkce ClickUp pro provoz vašeho programu:

1. Cíle ClickUp pro propojení všech úkolů s výstupy programu

„Cíle ClickUp pomáhají udržet pozornost každého člena oddělení na tom, co je opravdu důležité, což je při uvádění nového produktu na trh zásadní.“

Darya HYPERVSN

2. Dashboardy ClickUp pro zobrazení datového příběhu

„Používání ClickUp nám pomohlo nejvíce, zejména v úspoře času. Dříve jsme používali systém, ve kterém každý člen týmu na konci týdne zasílal týdenní zprávy e-mailem, které byly o víkendu analyzovány. Ale s ClickUp postupně rušíme nadbytečné zprávy, čímž šetříme čas, který nyní věnujeme produktivnějším činnostem.“

Případová studie eHealth4Everyone

3. Více než 15 přizpůsobitelných zobrazení pro vizualizaci úkolů a pracovních postupů

„I když se tyto funkce na první pohled zdají velmi drobné, hrají pro nás obrovskou roli při vyplňování mezer, vzhledem k tomu, že naše týmy pracují na dálku. Díky třem různým zobrazením v ClickUp mají naši klienti a manažeři 360stupňový přehled o tom, co se děje v terénu, což jim umožňuje soustředit se více na strategii a kreativní myšlení než na správu úkolů a týmu.“

Joshua Rozario Mindshare Digital

Příklady řízení programů v ClickUp

Často se nás ptají, zda v ClickUp používáme ClickUp ke správě našich programů. Upřímně řečeno, je to naše oblíbená otázka, protože nám připomíná, jak mocně platforma zvládá jak běžné úkoly, tak složité situace, takže jsme schopni se rozšiřovat.

Všechny naše práce jsou vzájemně propojené. Pracujeme na stejných seznamech projektů a jako tým činíme informovaná rozhodnutí. Každý má přístup k centralizovaným informacím, aby mohl vykonávat svou práci.

Zde je přehled několika spuštěných programů ClickUp, na jejichž úspěchu se podílelo mnoho programových manažerů a veškeré dostupné studené pivo. Týme, můžete mi s tím pomoct?

ClickUp rozšiřuje svůj seniorní tým pro region EMEA, protože poptávka v Evropě vzrostla o 233 %.

Neztráceli jsme čas a ihned jsme sestavili náš hlavní vedoucí tým pro region EMEA, do kterého jsme přivedli výjimečné talenty, které dosahují výsledků a zároveň se soustředí na naši základní hodnotu „bav se, najdi radost a buď sám sebou“.

V regionu již máme pevnou základnu zaměstnanců a členové týmu jsou rozptýleni po celé Evropě. Zaměstnáváme ty nejlepší lidi pro danou práci a využíváme ClickUp, abychom zajistili, že naše týmy jsou hyperproduktivní, i když nejsou na jednom místě. Jsme hluboce odhodláni budovat podnikání, jehož jádrem je spolupráce, kultura a komunita. ”

ClickUp University, bezplatná online vzdělávací platforma

Náš cíl s ClickUp University (CUU) je jednoduchý: pomoci naší komunitě rychleji dosáhnout svých cílů, ušetřit čas, každý den růst o 1 % ve svém oboru a eliminovat zbytečné frustrace způsobené neefektivitou práce.

Ať už jste novým uživatelem ClickUp nebo s námi spolupracujete již několik let, CUU vám pomůže získat znalosti a praktické zkušenosti, které budete potřebovat k vytvoření ideálního pracovního postupu a zvýšení produktivity.

Naučíte se, jak používat ClickUp, jak jej přizpůsobit potřebám vašeho projektu a preferencím pracovního postupu a stanete se časově úsporným a superproduktivním guru ClickUp.

LevelUp od ClickUp (vydání 2021)

V případě LevelUp bylo sice vše realizováno interně, ale potřebovali jsme integrovat proces využívání externích třetích stran, jako jsou produkční společnosti a služby živého vysílání. Vytvořili jsme tedy speciální seznamy, které byly klíčem k celé organizaci této akce.

Vytvořili jsme hlavní seznam a některé úkoly jsme zpřístupnili našim partnerům. Pozvali jsme hosty a umožnili našim partnerům koordinovat úkoly. Díky tomu jsme mohli postupovat rychleji než při použití více nástrojů, včetně e-mailu. Dokážete si představit procházet tisíce e-mailů? ClickUp to za nás vyřešil.

Úspěch našich programů by nebyl možný bez rozmanité skupiny programových manažerů a týmů, které rychle a efektivně komunikují požadavky a sdílejí zpětnou vazbu. A totéž přejeme i vám. 🤝

S ClickUpem dosáhnete svých nejambicióznějších organizačních cílů.

ClickUp je výkonný software, který vám pomůže koordinovat vaše velké nápady, sledovat pokrok v reálném čase a spravovat vaše projekty s plnou přehledností. S ClickUpem a správou programů budete od prvního dne budovat zdravý a vysoce funkční tým!

Náš tým je tu, aby vám pomohl, pokud máte konkrétní případ použití a potřebujete s ním podporu. Upřímně řečeno, o programech můžeme mluvit celý den a rádi se setkáváme s ostatními, kteří to mají stejně! 👋