Lidé pracující na dálku to znají až příliš dobře. Stačí otevřít kalendář a uvidíte, že máte na celý týden naplánováno několik schůzek přes Zoom.
A přiznejme si to, pravděpodobně nebudete během všech schůzek plně soustředění, ani si nebudete pamatovat všechno, o čem se mluvilo.
Podle průzkumu společnosti Microsoft 42 % účastníků schůzek během typického týdne provádí více činností najednou.
Proto je důležité pořizovat – nebo mít přístup k – poznámkám a nahrávkám ze schůzek. Kdo ale dokáže věnovat pozornost řečníkům a zároveň si vše přesně a rychle zapisovat? Málokdo z nás.
S vhodnými nástroji a několika užitečnými tipy však může být tento proces mnohem snazší.
V tomto příspěvku vám ukážeme, jak rychle a snadno pořizovat záznamy, včetně způsobů, jak tento proces automatizovat. Brzy budete mít k dispozici všechny nástroje, které potřebujete k tomu, abyste pokaždé vytvořili podrobné a prakticky využitelné poznámky ze schůzek v Zoomu.
⏰ 60sekundové shrnutí
- Zoom Notes je funkce aplikace Zoom, která pomocí aplikace Zoom Companion automaticky vytváří poznámky ze schůzek.
- Zoom pomáhá přepisovat schůzky a zaznamenávat klíčové body a úkoly během hovorů, což usnadňuje udržení přehledu.
- Efektivní pořizování poznámek v Zoomu zahrnuje tři fáze. Před schůzkou si naplánujte klíčové body a stanovte cíle. Během schůzky si pořizujte přehledné poznámky k důležitým tématům. Poté si poznámky projděte a uspořádejte je do úkolů.
- ClickUp Notepad vám pomůže rychle si během schůzek pořizovat stručné poznámky, zatímco ClickUp Docs vám umožní vytvářet podrobnější záznamy a propojit tyto informace s vaším pracovním postupem
- ClickUp Brain jde ještě o krok dál – vaše poznámky převede na úkoly k provedení a automaticky naplánuje další kroky
- Častou a závažnou chybou je zapisování každého slova z jednání, což později ztěžuje vyhledání klíčových bodů.
- Nedodržování akčních bodů může také vést k nedodržení termínů, zatímco neuspořádané poznámky se těžko hledají
- Těmto chybám se můžete vyhnout tím, že se zaměříte na shrnutí klíčových bodů a rozhodnutí a využijete výkonné funkce ClickUp pro lepší organizaci, vyhledávání a sledování bodů jednání.
Co jsou poznámky v Zoomu?
Zoom Notes je šikovná funkce integrovaná do oblíbené platformy pro videokonference, která vám umožňuje během schůzek pořizovat poznámky a sdílet je s ostatními. Během hovoru můžete vytvořit novou poznámku nebo otevřít již existující. Jakmile ji sdílíte, mohou se všichni zapojit a spolupracovat na zaznamenávání důležitých detailů v reálném čase.
A to není vše – zde můžete také vytvářet a sdílet programy schůzek se svým týmem! A jakmile hovor skončí, tyto poznámky lze snadno naformátovat a sdílet s ostatními.
Skvělé na této funkci je, že je k dispozici všem uživatelům platformy Zoom bez dalších nákladů.
💡Tip pro pokročilé: Zapněte živé přepisy během schůzek v Zoomu kliknutím na tlačítko vedle funkce Nahrávat. Tím se vygenerují titulky pro všechny mluvčí. K přepisu se můžete později vrátit, což vám pomůže mnohem rychleji sepsat zápis ze schůzky.
Proč jsou poznámky v Zoomu revolučním krokem pro produktivitu
👉🏼 Již v roce 1885 představil německý psycholog Hermann Ebbinghaus takzvanou křivku zapomínání. Ta ukázala, jak se nově získaná informace z paměti vytrácí, pokud není opakovaně upevňována.
A teď si představte, kolik informací na vás během jediného pracovního dne přichází. Spoléhat se na paměť a snažit se zapamatovat si vše, o čem se během hovoru na Zoomu mluvilo, je recept na katastrofu. Proto si dělejte poznámky!
Zde je vysvětleno, jak to zjednodušuje práci a přispívá k vaší produktivitě:
- Udržuje vaši mysl soustředěnou a zapojenou: Když píšete rukou nebo na klávesnici, nejenže posloucháte, ale také zpracováváte a shrnujete to, co se říká, což usnadňuje porozumění a pozdější vybavení si informací.
- Zajišťuje přehledný záznam o diskusích a plánech z jednání: Poznámky jasně uvádějí, kdo co dělá, a mapují další kroky, aby nic nezůstalo opomenuto
- Zlepšuje komunikaci a spolupráci: Sdílené poznámky zajišťují, že všichni mají stejné informace. Spolupráce během schůzek omezuje nejasnosti a usnadňuje předcházení nedorozuměním.
- Podporuje aktivní učení: Pořizování poznámek zlepšuje způsob, jakým zpracováváte a chápete informace. Pomáhá také odhalit klíčové body a souvislosti a posiluje kritické myšlení.
- Slouží jako vodítko pro budoucí rozhodování: Poznámky shromažďují rozhodnutí, průběh projektů a diskuse týmu na jednom místě. Mohou tak sloužit jako cenný zdroj informací při zaškolování nových zaměstnanců i pro pochopení minulých strategií.
Přečtěte si také: 20 tipů a triků pro Zoom pro lepší videokonference
Jak automatizovat pořizování poznámek v Zoomu
Proces pořizování poznámek můžete automatizovat pomocí AI Companion ve svém účtu Zoom.
Tento nástroj pro pořizování poznámek s využitím umělé inteligence se připojí k vašim schůzkám nebo webinářům v aplikaci Zoom a automaticky pořizuje poznámky. Přepisuje konverzaci v reálném čase a poskytuje podrobné shrnutí diskuse.
Tento nástroj dokáže rozpoznat, kdo právě mluví, sledovat úkoly k vyřízení a v reálném čase zvýrazňovat klíčová rozhodnutí.
Někteří uživatelé Zoomu však shledávají přesnost tohoto nástroje při složitých konverzacích spornou. Zatímco u jednoduchých diskusí funguje dobře, při překrývajících se konverzacích, rozpoznávání odborných termínů nebo porozumění oborově specifickému jazyku má tento nástroj často potíže.
V důsledku toho můžete nakonec strávit další čas opravováním poznámek, což je téměř stejně časově náročné jako jejich ruční vytváření od nuly.
Nemluvě o tom, že vyhledávání přesných informací, které potřebujete, v poznámkách Zoomu je zdlouhavý proces. Navíc, pokud potřebujete tyto informace využít v praxi, musíte přepínat mezi platformami a vše ručně zadávat do jiných nástrojů pro správu obsahu.
Tak proč nezačít právě tím?
Jako univerzální aplikace pro práci kombinuje ClickUp správu úkolů, dokumentů, schůzek a znalostí do jedné výkonné platformy pro zvýšení produktivity , která využívá umělou inteligenci.
Jak ale můžete automatizovat pořizování poznámek pomocí ClickUp?
Naštěstí nabízí výkonnější nativní AI asistent ClickUp, ClickUp Brain, dokonalé řešení.
Díky integraci ClickUp se Zoomem můžete své poznámky ze schůzek v Zoomu importovat do ClickUp a zbytek nechat na ClickUp Brain. Ten dokáže jediným kliknutím shrnout klíčové body, diskuse a úkoly. Máte málo času nebo potřebujete přepsat hlasovou poznámku ze schůzky? I to zvládne.
Tento nástroj dokáže také přizpůsobit svůj styl, jazyk a úroveň kreativity vašim potřebám. Ať už potřebujete přeložit poznámky pro mezinárodní tým nebo zachovat jednotný styl psaní, dokáže se přizpůsobit vašim potřebám.
ClickUp Brain dokáže vaše poznámky také převést na úkoly k provedení – ale o tom až později. Mezitím se podívejte na toto vysvětlující video o využití umělé inteligence při pořizování poznámek z jednání.
Přečtěte si také: Jak vést schůzky na Zoomu jako odborník: tipy, triky a osvědčené postupy
Jak si efektivně pořizovat poznámky v aplikaci Zoom
Při psaní poznámek nejde o to, abyste si zapisovali každé slovo pronesené během hovoru. Představte si, že byste museli procházet stránku za stránkou z vaší hodinové schůzky! Cílem je identifikovat a zdůraznit úkoly, na kterých budete muset později pracovat.
Samozřejmě, že vám v tom pomůže i umělá inteligence. Aktivní psaní poznámek vám však také zajistí, že budete mít přehled. Zapište si a zdůrazněte body, u kterých budete možná na konci hovoru potřebovat objasnění. Nebo si jednoduše poznamenejte záležitosti, které je třeba dále prodiskutovat s týmem. Podívejme se, jak to můžete dělat správně.
🧠 Zajímavost: Slyšeli jste už o „Zoom fatigue“? Jedná se o únavu způsobenou dlouhými videohovory. Jednou z hlavních příčin je nadměrná potřeba udržovat oční kontakt zblízka.
Před schůzkou
Jako mladý skaut jste pravděpodobně často slýchávali „Buď připraven“. Při pořizování poznámek ze schůzek se budete opět řídit tímto mottem.
Zde je několik tipů, které vám pomohou se na schůzku předem připravit:
- Začněte tím, že si pečlivě prostudujete program schůzky nebo pozvánku, abyste pochopili hlavní témata a cíle. Pokud program není k dispozici, zeptejte se organizátora na účel schůzky.
- Připravte si aplikaci na pořizování poznámek. Pokud používáte digitální nástroj, vyzkoušejte si ho předem, abyste předešli případným problémům během hovoru.
- Vytvořte si před schůzkou jednoduchou šablonu s oddíly jako „Body programu“, „Klíčové body“, „Úkoly“ a „Otázky“. To vám pomůže rychle si během hovoru dělat poznámky.
- Dále zkontrolujte své vybavení. Ujistěte se, že máte nabitý počítač, stabilní připojení k internetu a že sedíte na klidném a dobře osvětleném místě. Zavřete zbytečné záložky v prohlížeči a aplikace, abyste se vyhnuli rozptylování.
- Pokud se má na schůzce projednávat konkrétní dokument nebo materiál, projděte si jej před hovorem. Stáhněte si nebo vytiskněte všechny zprávy, prezentace nebo jiné podklady, které budete potřebovat pro lepší pochopení kontextu
- Rozhodněte se, co chcete z jednání získat. Mohou to být informace o aktuálním stavu projektu nebo plány do budoucna, ale jasný cíl vám pomůže pořizovat správné poznámky.
- Na závěr si připravte všechny otázky, na které se chcete zeptat, nebo témata, o kterých chcete, aby se určitě diskutovalo.
Během schůzky
Účinnost vašich poznámek během schůzky do značné míry závisí na tom, jakou strategii zvolíte. Mezi oblíbené patří například:
- Cornellova metoda (ideální pro ty, kteří mají rádi jasnou strukturu a chtějí si poznámky později zopakovat): Poznámky si děláte ve třech částech – jedna pro klíčové body a detaily, druhá pro klíčová slova nebo otázky a poslední pro shrnutí schůzky
- Metoda rámečků (vhodná pro všechny, kteří se učí vizuálně): Rozdělte si stránku na rámečky, přičemž každý rámeček bude věnován jinému tématu nebo bodu, a vyplňujte je v průběhu schůzky.
- Vytváření osnovy (pro ty, kteří preferují postup krok za krokem): Poznámky zapisujte ve formě seznamu, přičemž pro hlavní témata použijte nadpisy a pod nimi doplňujte podrobnosti jako podbody
Mít připravenou strategii a zapisovat vše slovo od slova však nestačí – musíte se aktivně soustředit na poslech a zaznamenávání hlavních myšlenek, úkolů a rozhodnutí. Využijte klávesové zkratky, zkratky nebo symboly v aplikaci Zoom, abyste udrželi krok s konverzací.
💡Tip od profesionála: Pokud se vše odehrává příliš rychle, neváhejte požádat o shrnutí schůzky nebo o objasnění klíčových bodů.
Po schůzce
Jakmile schůzka skončí, je čas si poznámky uspořádat a zkontrolovat. Snažte se je projít do hodiny, dokud máte detaily ještě v živé paměti.
Zde je seznam všeho, co musíte udělat:
- Uspořádejte si poznámky do přehledného a snadno čitelného dokumentu
- Přepište si své poznámky přehledně a zkraťte zkratky na celé věty
- Zvýrazněte klíčové body, jako jsou rozhodnutí, úkoly a termíny
- K třídění informací používejte barvy. Například červenou pro termíny a zelenou pro úkoly.
- Přidejte shrnutí s hlavními body, klíčovými rozhodnutími a úkoly včetně odpovědných osob a termínů.
- Své poznámky můžete spravovat v tištěné podobě nebo pomocí digitální platformy, kde je můžete třídit podle projektu, data nebo týmu a používat jasné názvy
Využití integrací pro lepší správu poznámek
Vaše poznámky mají sloužit k zajištění přehlednosti. Ruční správa však může tuto přehlednost rychle proměnit v chaos. Vyhněte se zmatkům propojením svých poznámek z jednání s existujícími aplikacemi pro zvýšení produktivity.
Samozřejmě se můžete vyhnout nepříjemnému přeskakování mezi několika platformami díky všestranné platformě pro zvýšení produktivity ClickUp.
📮ClickUp Insight: Téměř 40 % profesionálů cítí nutnost ihned po každé schůzce vyřídit úkoly.
Podle průzkumu společnosti ClickUp většina lidí sice má v úmyslu plnit úkoly z jednání, ale není toho schopna. Důvod? Úkoly k provedení jsou často roztříštěné a nedostatečně přehledné, protože současné komunikační kanály se dělí mezi e-mail (42 %) a instant messaging (41 %).
ClickUp jako univerzální aplikace pro práci usnadňuje přechod od diskuse k akci. Sdružuje vaše schůzky, poznámky a úkoly do jedné jednotné platformy, čímž zvyšuje produktivitu schůzek!
Proměňte své poznámky v přehledné úkoly pomocí ClickUp
Proměna vašich statických poznámek ze Zoomu v působivý výstup vyžaduje čtyři jednoduché kroky.
Krok 1: Začněte s integrací ClickUp do Zoomu a připojte se k naplánované schůzce (nebo vytvořte novou) přímo z příslušných úkolů v ClickUp.
Krok 2:
- Pořizujte si poznámky z jednání ručně přímo během schůzky pomocí aplikace ClickUp Notepad nebo ClickUp Docs.
ClickUp Notepad se skvěle hodí pro rychlé pořizování poznámek nebo vytváření kontrolních seznamů. ClickUp Docs se naopak lépe hodí pro pořizování podrobnějších poznámek, které zahrnují programy schůzek nebo projektové plány.
Tyto dokumenty lze snadno upravovat pomocí pokročilých formátovacích nástrojů v ClickUp, jako jsou záhlaví, odrážkové a číslované seznamy, bannery a tabulky. Tyto prvky také zvyšují čitelnost vašich poznámek. A to nejlepší? Můžete je sdílet se svým týmem v reálném čase (a dokonce je společně upravovat), takže všichni budou mít stejné informace.
- Po skončení schůzky se vám automaticky do úkolu nahraje přepis schůzky a její záznam (pokud je zapnutý). V ClickUp můžete dokonce nastavit automatizaci, která o tom účastníky schůzky informuje, aby všichni měli okamžitý přístup ke všem materiálům ze schůzky.
Jakmile to uděláte, můžete požádat nativního AI asistenta ClickUp, ClickUp Brain, aby shrnul diskusi a vyvodil z přepisu konkrétní úkoly, aniž byste museli během schůzky ručně zaznamenávat poznámky.
💡 Tip pro profesionály: Už vás nebaví psát poznámky z jednání ručně? Je čas vyzkoušet ClickUp AI Notetaker.
- Věnujte se plně schůzkám, zatímco aplikace za vás automaticky zaznamenává klíčové body, rozhodnutí a úkoly do přehledně uspořádaného dokumentu ClickUp Doc.
- Proměňte konverzace v konkrétní kroky díky souhrnům generovaným umělou inteligencí, které se přímo synchronizují s vašimi úkoly a dokumenty
- Vaše poznámky z jednání jsou okamžitě strukturované, prohledávatelné a propojené s vaším pracovním postupem
Krok 3: Nyní je čas vytvořit úkoly a podúkoly v ClickUp a přiřadit je členům svého týmu (nebo sobě), aby se postarali o jejich splnění. Stačí v poznámkovém bloku nebo v Docs označit položku, kterou chcete převést na úkol, a přidat odpovědnou osobu a termín splnění.
Díky integraci ClickUp Brain do vašich úkolů zjistíte odpovědnosti a termíny přímo z vašich poznámek. Stanovte priority, sledujte pokrok a ujistěte se, že vám nic z povinností neunikne.
Jsem velký fanoušek ClickUp. Nejlepší funkcí, kterou má (a kterou nikdo jiný nemá), je to, že si můžete všechny poznámky uchovávat v Docs a jsou integrovány s úkoly… Můžete tedy v dokumentu zvýraznit větu a kliknutím pravým tlačítkem z ní vytvořit úkol. To je velmi užitečné, když chci převést poznámky z hodinového telefonátu na jednotlivé úkoly… a nemusím je přepisovat ani kopírovat a vkládat.
Jsem velký fanoušek ClickUp. Nejlepší funkcí, kterou má (a kterou nikdo jiný nemá), je to, že si můžete všechny poznámky uchovávat v Docs a jsou integrovány s úkoly… Můžete tedy v dokumentu zvýraznit větu a kliknutím pravým tlačítkem z ní vytvořit úkol. To je velmi užitečné, když chci převést poznámky z hodinového telefonátu na jednotlivé úkoly… a nemusím je přepisovat ani kopírovat a vkládat.
Pokud potřebujete pomoc, rozsáhlá knihovna šablon ClickUp obsahuje řadu šablon zápisů z jednání, které se hodí pro všechny situace.
Bonus: Podívejte se na tyto memy ze Zoomu a pořádně se zasmějte!
Šablony ClickUp, které vám usnadní vedení schůzek
Jednou z našich oblíbených je šablona poznámek ze schůzek ClickUp. Ať už jde o podrobné týdenní hovory nebo každodenní porady, pomáhá udržovat pořádek v týmových schůzkách díky vyhrazeným sekcím pro programy, poznámky a úkoly.
Můžete dokonce přidávat obrázky, odkazy nebo videa pro lepší kontext, abyste měli jistotu, že je vaše schůzka dobře zdokumentována.
Díky ClickUp máte vše, co potřebujete pro schůzky a projekty, na jednom místě, což vám pomáhá udržet pořádek a produktivitu.
Další možností, kterou můžete využít, je šablona zápisu ze schůzky ClickUp. Pomůže vám vytvořit přehled poznámek ve formě podstránek pro každou schůzku, aby vám nic neuniklo. Šablona je ideální pro začátečníky, takže všichni členové vašeho týmu mohou skutečně spolupracovat, aniž by se museli potýkat s náročným zaučováním.
💡Tip od profesionála: Pokud vaše firma používá Google Workspace, vaše programy schůzek jsou pravděpodobně uloženy v Google Docs. Pro začátek si můžete prohlédnout tyto bezplatné šablony programů schůzek pro Google Docs.
Časté chyby při psaní poznámek v Zoomu a jak se jim vyhnout
I s těmi správnými nástroji a přípravou se při online hovorech často stává, že dojde k chybám, které mohou mít přímý dopad na produktivitu.
Většinu z nich lze však snadno napravit. Zde uvádíme několik typických chyb při pořizování poznámek a rady, jak se jim vyhnout.
- Přetížení poznámek zbytečnými detaily může zkomplikovat jejich následné prohlížení nebo práci s nimi. Místo toho, abyste se snažili zaznamenat úplně všechno, soustřeďte se na klíčové body, rozhodnutí a úkoly k provedení.
- Nedodržování akčních bodů po skončení hovoru je častým problémem. Hned po schůzce si akční body zkontrolujte a přiřaďte je správným osobám.
- Neuspořádané a nepřehledné poznámky mohou vést ke ztrátě informací a plýtvání časem. Vytvořte si přehledný systém pro jejich ukládání s jednoduchými názvy složek a jednotnými štítky.
- Multitasking snižuje kvalitu vašich poznámek. Pokud během hovoru kontrolujete e-maily, uniknou vám důležité detaily. Soustřeďte se na schůzku.
- Pokud poznámky nesdílíte s těmi správnými lidmi, snižuje se jejich hodnota a dochází k nejasnostem. Poznámky ihned po skončení hovoru zašlete všem zúčastněným stranám.
Nechte psaní poznámek na ClickUp!
Dobré poznámky jsou klíčem k produktivním schůzkám, při nichž vám neunikne nic důležitého. Interní nástroj aplikace Zoom skvěle slouží týmům po celém světě.
Pokud však hledáte ještě výkonnější a přesnější nástroj, řešením je ClickUp.
ClickUp vám nejen pomáhá s pořizováním poznámek, ale také se propojuje s nástroji pro řízení projektů, takže můžete poznámky z jednání okamžitě převést na úkoly, aniž byste museli přepínat mezi aplikacemi. Od stanovení termínů přes přidělování úkolů až po sledování pokroku – ClickUp to zvládne všechno.
Zaregistrujte se ještě dnes a získejte bezplatný účet ClickUp, který vám pomůže spravovat projekty i poznámky na jednom místě!