Vytvoření efektivního shrnutí schůzky: Produktivní tipy pro týmovou spolupráci [se šablonami]

Pokud se váš pracovní den jeví jako nekonečná sága přeskakování z jedné schůzky na druhou, oceníte život zachraňující umění psaní dobrého shrnutí schůzky. Jedná se o jednoduchý text, ale pokud je napsán dovedně, může krásně shrnout klíčové informace z rušných schůzek všech tónů a rozměrů.

Pro mnoho týmů může být psaní poučných shrnutí strašlivým bojem. Problémem je, že členové týmu jsou celý den zaplaveni e-maily, schůzkami a zprávami ve Slacku, což vede k přetížení informacemi. A než se někdo dostane k psaní poznámek ze schůzky, má mozek vygumovaný a nedokáže si ani vzpomenout na celý kontext toho, co se stalo.

V tomto průvodci se budeme zabývat tím, jak přistupovat k rekapitulacím schůzek a jaké jsou osvědčené postupy pro jejich včasné sepsání.

Bonus: Představíme vám také ClickUp, nástroj pro správu schůzek a pořizování poznámek založený na umělé inteligenci, který vám i vašemu týmu usnadní život. 🤩

Proces psaní efektivního shrnutí schůzky: 5 kroků

Příprava shrnutí schůzky není žádná věda – stačí, aby bylo přímé a stručné, podobně jako základní dokument projektu nebo informační dokument, s konečným cílem:

Problém s psaním efektivního shrnutí schůzky často spočívá pouze v lidských nebo procedurálních omezeních. Nemusí to však být nijak složitý úkol, pokud se budete řídit naším jednoduchým pětikrokovým přístupem uvedeným níže. 🔽

Krok 1: Určete logistiku pro psaní shrnutí

Logistikou rozumíme kdo, kdy a co v souhrnu ze schůzky, který platí pro celou společnost. Měli byste:

Krok 2: Během schůzky si pořizujte podrobné poznámky

Aby bylo možné vytvořit dobrý e-mail s rekapitulací schůzky, měl by určený zapisovatel pořizovat poznámky během schůzky, nikoli až po ní. Cílem je zaznamenat hlavní body jednání, jako jsou klíčové informace, rozhodnutí a navrhované úkoly, v reálném čase.

Zapsat si, co se říká, není jediná důležitá věc – u některých schůzek může být nutné poznamenat si, kdo co řekl a komu. Navíc musíte být intuitivní a zapsat si všechny otázky, které během schůzky vyvstaly, nebo informace, které by zúčastněné strany měly znát, například kdo je zodpovědný za daný úkol, jaký je termín jeho splnění a podobné důležité detaily.

Ten, kdo pořizuje zápis, musí být během schůzky pozorný, aby čtenáři shrnutí, který nemusí být vždy přítomen během schůzky nebo si nemusí pamatovat živou diskusi, poskytl ucelený obraz.

Ještě lepší by bylo, kdyby původní poznámky v tomto kroku byly uspořádány podle témat, aby se s nimi později snadno pracovalo. 🔍

Krok 3: Napište e-mail s shrnutím schůzky

Představte si, že jste na zážitkové cestě. Ale když se o své zážitky podělíte s přáteli, pravděpodobně zmíníte jen ty nejdůležitější body a nebudete je nudit podrobným popisem každé hodiny. O tom je tento krok!

E-mail s shrnutím schůzky by měl být rychlým a výstižným přehledem celé schůzky, aniž by čtenáře zahlcoval každým jednotlivým detailem. 🧐

Jakmile schůzka skončí, sepište všechny důležité podrobnosti, o kterých se mluvilo, v souvislém textu. V podstatě vylepšujete své rozsáhlé poznámky, vyřazujete irelevantní části a uspořádáváte klíčové body ve správném pořadí pomocí srozumitelných vět.

Krok 4: Přiložte k e-mailu podpůrné dokumenty

Představte si, že jste na týmové schůzce, kde se diskutuje o návrhu nového projektu, a během diskuse vedoucí týmu odkazuje na dokumenty, jako jsou projektové plány, datové grafy a marketingové strategie.

Tyto dokumenty poskytují informace a podrobnosti nezbytné pro pochopení rozsahu a požadavků projektu. Vytvoření shrnutí schůzky bez zahrnutí těchto dokumentů je tedy naprosto nepřípustné! ❌

Přidáním těchto dokumentů usnadníte svému týmu vyhledávání kontextových dat, aniž by musel prohledávat spoustu e-mailů nebo souborů. Navíc zajistíte rovný přístup k informacím, takže všichni budou na stejné vlně.

Máte dvě možnosti: vložit odkazy na online umístění souborů nebo připojit příslušné zdroje k rekapitulaci. 🔗

Krok 5: Naplánujte předem, komu je třeba zaslat e-mail s rekapitulací schůzky

Poté, co jste se ujistili, že vaše shrnutí schůzky obsahuje všechny relevantní dokumenty, je dalším důležitým krokem rozhodnutí, komu by mělo být toto shrnutí zasláno. Zvažte následující:

Role umělé inteligence při vytváření dobrého shrnutí schůzky

Pojďme se zabývat tím, co je všem jasné. 🐘

Je psaní shrnutí s pomocí umělé inteligence (AI) dobré? Ano!

V dnešní době se většina schůzek koná online a využití umělé inteligence je skvělým způsobem, jak zefektivnit proces vytváření shrnutí. V kombinaci se softwarem pro schůzky mohou nástroje umělé inteligence zjednodušit komunikační úkoly a automatizovat procesy psaní, což členům týmu umožňuje věnovat se důležitějším aktivitám, jako je brainstorming nebo řešení problémů.

Zde je pět způsobů, jakými AI vylepšila proces shrnutí schůzky:

Shrnutí vytvořená pomocí umělé inteligence již nejsou futuristickým konceptem, ale současnou realitou. Mnoho technologických gigantů, jako například Microsoft, úspěšně využívá umělou inteligenci k vytváření přepisů schůzek.

6 tipů pro zvýšení účinnosti shrnutí schůzek

Možná to bude znít jako ohraná deska, ale nejlepším tipem je, aby shrnutí schůzky byla stručná a výstižná. Zaměření se na srozumitelnost textu zajistí, že všichni členové týmu snadno pochopí klíčové body.

Sestavili jsme šest tipů a osvědčených postupů pro vytváření lepších shrnutí schůzek. Ukážeme vám také, jak lze tuto nevyhnutelnou povinnost stokrát zjednodušit pomocí funkcí pro schůzky a komunikaci v ClickUp. 💯

1. Využijte program nadcházející schůzky na maximum

Základem dobrého shrnutí je často pevný program schůzky.

Program schůzky je vaším spolehlivým průvodcem pro pořizování poznámek během schůzky. Obsahuje již všechna důležitá témata, klíčové body, otázky a cíle, které mají být projednány, přehledně uspořádané na jednom místě. Díky tomu je mnohem snazší sledovat kontext, zejména pokud schůzku vedete a zároveň se snažíte pořizovat poznámky.

ClickUp nabízí řadu šablon agendy, které vám pomohou vytvořit komplexní agendu před schůzkou. Například šablona agendy schůzky ClickUp má univerzální strukturu, která se hodí pro jakoukoli schůzku. Na druhou stranu šablona schůzky ClickUp All Hands je ideální pro schůzky na úrovni celé společnosti.

Pokud si děláte poznámky, můžete k rychlejšímu zapisování bodů použít ClickUp Docs. Jedná se o centralizovaný systém správy dokumentů platformy, který vám umožňuje vytvářet a spolupracovat na bodech programu schůzky, poznámkách a akčních bodech v reálném čase. Můžete:

2. Nejste připraveni? Pořizujte zápisy ze schůzek pomocí poznámkového bloku nebo šablony pro shrnutí schůzky.

Není vždy možné spustit Google Docs nebo podobné dokumenty a psát si poznámky, zejména když telefonujete nebo jste zcela nepřipraveni na náhlou online schůzku. Pokud potřebujete rychle psát poznámky nebo si zapsat své nápady, zvažte použití tradičních poznámkových bloků nebo nástrojů pro psaní poznámek.

Například můžete použít ClickUp Notepad na stolních počítačích i mobilních zařízeních, abyste mohli bez zbytečných komplikací pořizovat zápisy ze schůzek. Kdykoli se můžete vrátit a své poznámky upravit. 📝

ClickUp Notepad nabízí několik skvělých funkcí pro vytváření rychlých shrnutí, například:

ClickUp také nabízí sbírku bezplatných šablon pro shrnutí schůzek. Stačí je přidat do svého pracovního prostoru a začít přidávat poznámky do určených sekcí. Pokud jste například skupina stavitelů, můžete použít šablonu ClickUp Construction Meeting Minutes Template (Šablona zápisu ze schůzky o stavbě) ke sledování pokroku a řešení projektů.

Podívejte se na některé z našich oblíbených sbírek šablon shrnutí schůzek:

3. Seznamte a přiřaďte akční body, aby všichni byli na stejné vlně

Mnoho zapisovatelů má potíže s vybráním akčních bodů ze schůzky. Řešením je sepsat všechny akční body a označit osoby odpovědné za jejich provedení. V podstatě tak měníme slova v činy.

Může se jednat o třífázový proces:

S ClickUp Tasks můžete rychle vytvářet úkoly nebo podúkoly z poznámek ze schůzky. Stačí vybrat příslušnou část poznámek pravým tlačítkem myši, zvolit Vytvořit úkol/podúkol a přidat jednoho nebo více příjemců.

A to není vše – můžete přidat účastníky schůzky jako sledující k úkolu, aby dostávali aktualizace o postupu úkolu nebo jakýchkoli nových vývoji. 👀

4. Využijte záznamy a přepisy schůzek

K převodu konverzací během schůzky do textové podoby můžete použít nástroje pro přepis. Místo toho, aby se zapisovatel spoléhal pouze na písemné poznámky, může využít nahrávky obrazovky a pořídit tak vizuální a zvukový záznam schůzky, díky čemuž se nic neztratí ani nepochopí špatně.

S bezplatným nástrojem pro nahrávání obrazovky Clip od ClickUp můžete snadno zaznamenat obrazovku svého počítače a okamžitě si nahrávku prohlédnout, aniž byste ji museli stahovat. Ať už potřebujete vysvětlit složitý proces nebo uložit podrobnosti z jednání s klientem, Clip vám s tím pomůže. 🎬

Můžete si vybrat, co chcete zaznamenat:

Jakmile je nahrávka hotová, sdílejte ji s osobou, která sepisuje shrnutí, nebo s klienty prostřednictvím sdíleného odkazu.

5. Shrňte klíčové momenty a rozhodnutí pomocí ClickUp AI

ClickUp AI může být velkým přínosem při psaní shrnutí schůzek. Umí formátovat vaše hrubé poznámky, opravit gramatiku, tón a styl a vše strukturovat tak, aby působilo profesionálně. Dokáže dokonce vytáhnout akční body za vás, takže nemusíte ztrácet čas jejich ručním vyhledáváním.

Funkce ClickUp Meeting Summaries navíc využívá pokročilou technologii, díky níž je shrnutí schůzky hračkou. Jakmile schůzka skončí, ClickUp za vás udělá těžkou práci a pomocí umělé inteligence analyzuje záznam nebo přepis, přičemž zaznamená důležité podrobnosti, jako jsou akční body, rozhodnutí a klíčové body.

ClickUp poté sestaví shrnutí schůzky se všemi potřebnými informacemi a úkoly. Shrnutí můžete podle potřeby upravit a ihned sdílet s celým týmem.

Pokud se vracíte k záznamu z minulé schůzky, můžete k jeho shrnutí využít také umělou inteligenci, která vám usnadní orientaci.

6. Použijte následný e-mail nebo textovou zprávu

Při spolupráci s týmy z různých oddělení a časových pásem může být po schůzce náročné sledovat, kdo je za co zodpovědný. Shrnutí schůzky může sloužit pouze jako přehled toho, co se odehrálo; možná budete muset podniknout další kroky, abyste zkontrolovali stav navrhovaných úkolů.

Pokud nechcete posílat e-mail kvůli každé maličkosti, použijte přímější komunikační nástroje v rámci ClickUp, jako jsou funkce Chat view, @mentions a Assigned Comment. Pomohou vám označit osoby odpovědné za úkoly, abyste je mohli rychle informovat a zajistit, že nezmeškají žádné důležité termíny nebo připomenutí.

Použijte sadu ClickUp Meetings Suite pro vaši příští schůzku

ClickUp Meetings Suite není jen pomůckou pro shrnutí schůzek – může vám pomoci s celým procesem schůzky. Pro začátek vám může pomoci naplánovat schůzky pro celý tým pomocí zobrazení kalendáře.

Můžete synchronizovat svůj kalendář Google s ClickUp , abyste měli jistotu, že všechny podrobnosti schůzky, jako je datum schůzky, cíle programu a odhadovaná doba trvání jednotlivých bodů, budou zahrnuty do události v kalendáři. 📆

Pro schůzky, které se konají pravidelně, například každé pondělí v 9:00, můžete nastavit opakující se úkoly. Tímto způsobem ClickUp automaticky vytvoří úkoly pro datum příští schůzky, což vám ušetří čas a starosti. Můžete se také připojit k nástrojům, jako je Zoom, a spouštět schůzky přímo z platformy.

Aby vše bylo přehledné, doporučujeme vytvořit speciální místo pro všechny schůzky vašeho týmu, například složku.

V této složce schůzek můžete mít samostatné seznamy pro různé typy obsahu schůzek. Můžete mít například jeden seznam pro velké týmové schůzky a druhý pro individuální rozhovory. Každý seznam obsahuje úkoly představující jednotlivé schůzky, což usnadňuje sledování aktualizací a poznámek přímo v rámci úkolu.

Vaše „úkoly“ ze schůzky mohou být mnohem více než jen pouhá účast. Můžete využít funkce jako:

Během schůzky vyzkoušejte ClickUp Whiteboard pro spolupráci v reálném čase – brainstormujte s účastníky schůzky a vytvářejte akční úkoly přímo na plátně!

Pište efektivní shrnutí schůzek: Poznamenejte si svou příští schůzku pomocí ClickUp

Rozlučte se s nekonečnými schůzkami, po kterých se všichni cítí ztraceni! Díky efektivním nástrojům a šablonám pro organizaci schůzek a vytváření rekapitulací od ClickUp získáte přehledný souhrn každé schůzky, včetně jasných akčních bodů a nových termínů. Už žádná zmatenost – jen rychlá rekapitulace, aby všichni věděli, co mají dělat.

Zaregistrujte se na ClickUp a už nikdy se nebudete muset obávat neproduktivních schůzek. 🌻

Opakované prohlížení častých dotazů

1. Jak se nazývá shrnutí schůzky?

Většina týmů by to nazvala shrnutím schůzky – dalšími termíny, které lze použít, jsou souhrn schůzky, denní standup (v agilních týmech), zápis ze schůzky, synopse diskuse a memorandum o diskusi (velmi formální).

2. Jak shrnete schůzku?

Začněte tím, že nastíníte, proč se předchozí schůzka konala. Poté stručně uveďte body programu. Použijte odrážky nebo seznamy, abyste si zapsali projednávaná témata a klíčová rozhodnutí. Nezapomeňte uvést úkoly nebo akce, které je třeba po schůzce sledovat.

3. Jak napsat e-mail s rekapitulací schůzky po jejím skončení?

Zde je několik tipů, které můžete přidat do svého e-mailu s rekapitulací schůzky:

Podrobné kroky, které jsme zmínili výše, vám pomohou vytvořit kvalitní shrnutí.