Nedávný článek v MIT Sloan tvrdí, že „dnešní znalostní pracovníci obvykle tráví více než 85 % svého času na schůzkách. Více než dvě třetiny týmů pracujících na dálku pociťují zvýšenou únavu z digitálních komunikačních nástrojů. Mnozí uvádějí, že neustálé schůzky omezují jejich soustředěnou a produktivní práci, což je nutí pracovat déle.
Přiznejme si to: ne každý má rád schůzky. Přesto umožňují spolupráci, kreativitu a budování důvěry mezi firemními týmy.
Jako vedoucí týmu jste zodpovědní za zajištění poutavých a produktivních schůzek, které umožní členům vašeho týmu komunikovat a spolupracovat.
V tomto blogovém příspěvku vám představíme několik nápadů na týmové schůzky, které fungují. Ale nejprve si položme otázku: proč vůbec potřebujete týmové schůzky?
Důležitost zapojení týmových schůzek
Aby tým mohl spolupracovat, musí si vyměňovat informace jasně, kontextově a úplně. Vezměme si jako příklad marketingovou kampaň.
- Obchodní tým musí komunikovat svou strategii
- Marketingový tým musí naplánovat kampaň
- Designový tým potřebuje vytvořit vizuály v souladu se strategií/plánem.
- Copywriteři musí psát příběhy kampaní.
- Distribuční tým potřebuje zakoupit reklamní prostor napříč kanály.
- Digitální tým musí kampaň integrovat do online prostředků, jako jsou webové stránky, aplikace atd.
- Finanční tým musí zkontrolovat a aktualizovat rozpočty.
Každý může sice zaznamenávat své nápady do dokumentu Google Docs nebo si navzájem posílat e-maily, ale skutečná hodnota spočívá v mezifunkční spolupráci. To je hlavní důvod, proč jsou schůzky nezbytné. Ale to není vše.
Jasnost úkolů: Schůzky umožňují týmům ujasnit si porozumění získaným informacím. To pomáhá sjednotit všechny členy týmu a nasměrovat je ke společnému cíli.
Rozhodování: Schůzky pomáhají všem členům týmu získat kontext. Díky tomu mohou činit rozhodnutí, která slouží širšímu účelu projektu.
Neustálé zlepšování: Když týmy diskutují o postupu svého projektu, mohou sdílet nápady, které zlepšují celkové výsledky.
Mezilidské vztahy: Je těžké budovat vztahy prostřednictvím e-mailů. Setkání pomáhají lidem vzájemně se pochopit a sblížit se jako jednotlivci.
Pocit sounáležitosti: Týmové schůzky pomáhají členům cítit se jako součást něčeho většího než jen úkolů, které denně plní.
Navzdory mnoha výhodám většina dnešních schůzek vyvolává u členů týmu reakci: „Ach ne, už zase!“ Zde je deset nápadů pro virtuální týmové schůzky, které tomu zabrání a zajistí, že vaše schůzky budou produktivní a zajímavé.
10 nápadů na spolupráci a zábavné týmové schůzky
1. Vytvořte zábavný program schůzky
Aby byla schůzka efektivní, potřebuje program. Většina vedoucích týmů proto sepíše body, které chtějí projednat.
Aby byly vaše schůzky více spolupracující a zábavné, musíte se zlepšit. Pro vaši příští schůzku zde najdete nápady pro týmové schůzky, které můžete vyzkoušet.
Vyprávějte příběh prostřednictvím svého programu schůzky. Zacházejte se svými kolegy jako s hrdiny tohoto příběhu. Pokud někdo odvedl skvělou práci, napište o tom, jako o vývoji hrdiny.
Zahrňte hádanky: Důležité informace uveďte ve formě hádanek, aby tým měl zájem se schůzky zúčastnit.
Vizualizujte: Přidejte grafy, kresby nebo diagramy, aby byl váš program rychle a snadno srozumitelný.
Udělejte si pár vtípků: Nenechte program týmové schůzky být nudný. Vdechněte mu trochu osobnosti. Udělejte si (špatný/otcovský) vtip, aby se váš tým zasmál.
2. Prolomte ledy
Prvních pár minut schůzky, zejména když čekáte, až se všichni účastníci připojí, může být nepříjemných. Jako vedoucí týmu je vaší povinností prolomit ledy. Můžete se zeptat na víkend nebo koníčky ostatních. Položení běžné otázky je jedním z nejlepších nápadů pro týmové schůzky, jak prolomit ledy.
Použijte otázku jako „Co byste dělali, kdybyste našli milion dolarů?“
Zahrajte si nějaké hry, abyste se lépe poznali členy svého vzdáleného týmu. Mezi oblíbené příklady patří:
- Co máme společného? Začněte něčím, co vás zajímá, například sportem, televizním pořadem, filmem atd. Každý, kdo má rád totéž, se k tomu přidá a bude o tom mluvit.
- Co kreslím? Nakreslete něco a vyzvěte ostatní, aby uhádli, co to je. K tomu se skvěle hodí dobrý software pro bílé tabule, jako je Whiteboard od ClickUp.
- Kámen, nůžky, papír: Zahrajte si tuto hru a rozhodněte, kdo bude jako první sdělovat novinky na vaší denní poradě.
- Skládačka: Nastavte hlavní program schůzky jako obrázek, rozdělte jej na skládačku a povzbuďte zaměstnance, aby ji složili.
3. Využijte breakout rooms pro zábavné brainstormingy
Časově náročné virtuální schůzky, jako jsou strategické porady nebo celodenní workshopy, mohou být nudné. Ale nemusí tomu tak být. Vnesete do nich trochu zábavy a kreativní brainstorming v breakout rooms, které najdete v každém z dnes dostupných online nástrojů pro schůzky.
Pokud například organizujete čtyřhodinovou schůzku o strategii marketingové kampaně, přesuňte menší skupiny do samostatných místností, kde budou vymýšlet nápady na slogany.
Vyhlašte ceny za nejbláznivější nebo nejzábavnější nápad. Můžete jej vybrat pro kampaň, ale nemusíte, ale oslavte nápady, které vnesou do konverzace zábavu.
4. Pořádejte rychlé workshopy
Nejlepší způsob, jak zajistit, aby lidé neměli pocit, že schůzka je ztráta času, je pomoci jim něco se naučit. Na základě potřeb a profilů vašich týmů zařaďte 15minutové workshopy.
Může to být cokoli, i když to s tématem souvisí jen okrajově.
- Psaní e-mailů
- Psaní životopisu
- Teorie barev
- Zlatý poměr
Tyto workshopy mohou být ještě zajímavější, pokud povzbudíte členy týmu, aby se navzájem učili. Copywriter může učit psaní e-mailů, designér může učit teorii barev atd.
Díky speciálně navrženým aplikacím pro spolupráci můžete také zahrnout aktivity, které je třeba dokončit během těchto patnácti minut, a vnést tak do workshopu trochu akce a vzrušení.
5. Uspořádejte kvíz
Pozvěte tým, aby se pokusil hádat, pokud nemá žádné podklady k nalezení odpovědí. Například pokud technický tým prezentuje své novinky zbytku organizace, může klást otázky jako:
- Kolik funkcí jsme tento měsíc dodali? Možnosti: 10, 24, 108
- Kolik chyb jsme odstranili? Možnosti: 112, 3, 50
- Kdo je nový klient, kterého jsme tento měsíc získali? Možnosti: Apple, Facebook, Reddit
Účelem tohoto kvízu není získat od kohokoli správné odpovědi. Jeho cílem je vzbudit zvědavost tím, že informace prezentuje ve formě otázek.
Pokud se vám zdá, že přípravu kvízu jen pro účely týmové schůzky je příliš pracné, vyzkoušejte formuláře ClickUp. Tato jednoduchá, ale výkonná funkce vám umožňuje vizuálně nastavit otázky s výběrem odpovědí pomocí drag and drop. Je přizpůsobitelná, nabízí řadu možností a snadno se sdílí! Inspiraci najdete v těchto šablonách dotazníků ClickUp.
6. Pořádejte tematické týmové schůzky
Dalším bodem na našem seznamu zábavných nápadů pro schůzky jsou tematické schůzky. Pokud mohou mít akce a týmové výlety témata, proč ne schůzky? Jednou za měsíc nebo za čtrnáct dní uspořádejte tematické schůzky. Samozřejmě můžete zvolit téma Vánoc, Díkůvzdání nebo Halloweenu v příslušném ročním období.
Aby byla schůzka zajímavější, vyzvěte členy týmu, aby si vybrali téma, které je nejvíce baví. Pokud jste fanouškem Marvelu nebo Ghostbusters, čeká vás zábavná schůzka plná smíchu a stmelení týmu.
7. Vyměňujte si vzájemné aktualizace
Produktivní schůzka je taková, ze které všichni odcházejí s jasnou představou o tom, co mají dělat dál, a s pocitem, že byli během schůzky vyslechnuti. Na standupových a revizních schůzkách lidé obvykle podávají vlastní aktualizace. To je činí nesvými a sebevědomými. Často to můžete změnit tím, že pozvete lidi, aby podali aktualizace za ostatní členy týmu.
Když to udělají, členové týmu mohou:
- Porozumějte si navzájem lépe v práci
- Poznejte překážky a výzvy, kterým čelí ostatní
- Vcítit se do potřeb a nedostatků druhých
- Vážíme si jeden druhého a podporujeme se navzájem.
I když se jedná o skvělou aktivitu pro budování týmu, může být trochu matoucí, když někdo jiný podává informace o novinkách. V takových případech je ClickUp Meetings fantastickým způsobem, jak obnovit přehlednost. Převedete svůj program na kontrolní seznam, abyste se ujistili, že jste prošli všechny body. Pomocí bohatého editoru můžete zefektivnit a organizovat aktualizace v reálném čase.
Pokud komentáře vyžadují úsilí od některého člena týmu, můžete je přiřadit a označit. Používejte opakující se úkoly, abyste měli vždy připravený program schůzek.
8. Organizujte schůzky bez omezení
Členové týmu mají často mnoho otázek nebo připomínek, které se jim možná zdráhají sdělit. Navíc, pokud je schůzka časově omezená, mohou své otázky odložit na později a zapomenout na ně.
Zaveďte pravidelné schůzky bez omezení. Vyzvěte členy týmu, aby se ptali nebo sdíleli, co chtějí. Jako vedoucí týmu využijte funkci Ask Me Anything (AMA) a prokažte svou otevřenost a zodpovědnost.
Využijte tyto schůzky bez omezení k motivování týmu, aby převzal odpovědnost a smysluplně se zapojil.
9. Pořádejte interaktivní týmové schůzky
Schůzky jsou nejnudnější, když mluví jen jedna osoba a ostatní poslouchají. Změňte to pomocí interaktivních schůzek s nejlepšími nástroji pro spolupráci na projektech.
Řekněme, že pořádáte schůzku produktového týmu, abyste navrhli uživatelský tok pro novou funkci, kterou plánujete.
- Spusťte ClickUp Whiteboard a nastavte výchozí bod.
- Povzbuďte členy týmu, aby přidali kroky, které podle nich musí být součástí uživatelského toku.
- Snadno je seřaďte podle priority a zorganizujte pomocí funkce drag-and-drop.
- Proměňte nápady v konkrétní úkoly přímo z vaší tabule do pracovního prostoru ClickUp.
10. Pište společně
Osoba pověřená sepsáním „zápisu ze schůzky“ tuto úlohu pravděpodobně nesnáší. Je to jedna z těch úloh, které lidé nenávidí, protože je často pasivní a nespolupracující.
Změňte to pomocí online nástroje pro spolupráci, jako je ClickUp Docs. Pro každou schůzku vytvořte dokument a pozvěte všechny, aby do něj v reálném čase vkládali poznámky. Formátujte text do nadpisů, kontrolních seznamů, odkazů a dalších prvků.
Jakmile stanovíte priority akčních položek, okamžitě je převedete na úkoly v ClickUp. Přidejte tyto dokumenty jako součást svých pracovních postupů, abyste je měli vždy po ruce.
A to není vše. Můžete také použít nástroje AI pro poznámky ze schůzek, jako je ClickUp AI, které automaticky shrnou vaše poznámky ze schůzek a převedou je na úkoly.
Nevíte, kde začít? Vyberte si některou ze šablon poznámek ze schůzek ClickUp a přizpůsobte ji svým potřebám.
Využijte své týmové schůzky na maximum s ClickUp
Ať se nám to líbí nebo ne, schůzky jsou nevyhnutelné. Nemusí být únavné nebo nepříjemné jen proto, že jsou nevyhnutelné. Implementace těchto pozitivních nápadů pro schůzky zaměstnanců zlepší schůzky pro všechny. Schůzky nemusí být nakonec nudné.
Vyzkoušejte tyto zábavné témata pro týmové schůzky na vaší příští týmové schůzce. Ať už se jedná o teambuildingové cvičení, do kterého se zapojí celý váš tým, nebo jste vedoucí týmu, který experimentuje s nápadem na schůzku – konečným cílem je, aby budoucí schůzky byly zábavné.
Jaký je další zábavný způsob, jak udělat schůzky zajímavějšími? Použijte správný nástroj, který vám pomůže.
Užívejte si zábavné, poutavé a produktivní schůzky díky funkcím ClickUp navrženým přímo pro tento účel. S ClickUp Meetings můžete nastavit program schůzky, pořizovat poznámky a diskutovat o nápadech. Použijte ClickUp Whiteboard k vizuálnímu brainstormingu a společnému vymýšlení inovativních řešení. Převádějte prvky na Whiteboardu, Meetings nebo Docs na úkoly a sledujte je v reálném čase. Proměňte nápady v činy.