„Skvělá schůzka! Brzy se ozvu.“
Tuto větu jste možná slyšeli po produktivní schůzce. Schůzky jsou však pouze výchozím bodem.
To, co skutečně ovlivňuje výsledky, je způsob, jakým navazujete. Následný e-mail po schůzce překlenuje propast mezi produktivní konverzací a konkrétními výsledky. Je to vaše šance zdůraznit klíčové body, objasnit další kroky a zanechat trvalý dojem.
Ať už uzavíráte individuální rozhovor, pohovor, týmovou schůzku nebo obchodní jednání, promyšlený následný e-mail může mít zásadní význam.
V tomto článku se budeme zabývat tím, jak napsat následný e-mail po schůzce, a podělíme se o příklady a šablony, které vám pomohou s jistotou kliknout na tlačítko „odeslat“.
⏰ 60sekundové shrnutí
Následná zpráva po obchodním jednání nebo networkingové akci je klíčová pro budování vztahů, zajištění jasnosti výsledků a zvýšení profesionality. Základní prvky efektivního následného jednání po schůzce:
✅ Projevte vděčnost za schůzku
✅ Shrňte klíčové body diskuse a shrňte rozhodnutí.
✅ Nastíňte další kroky a přiřaďte úkoly vyplývající ze schůzky.
✅ Uveďte datum další schůzky, abyste zajistili kontinuitu.
2. Profesionální tipy pro následné e-maily:
✅ Odeslat do 24 hodin
✅ Buďte struční a jasní
✅ Zaměřte se na konkrétní kroky
✅ Uzavřete schůzku pozitivní poznámkou.
3. Šablony a vzory následných e-mailů:
✅ Po týmové schůzce
✅ Po informativním pohovoru
✅ Po schůzce se zákazníkem
✅ Po schůzce s potenciálním klientem
Proč je důležité navázat kontakt?
Byli jste někdy v situaci, kdy jste měli úžasnou schůzku, na které se rodily nápady a všichni byli zajedno? Ale pak... ticho. Bez následné konverzace hrozí, že všechny ty brilantní nápady a společné cíle zmizí jako pára nad hrncem. 🥺
Následná komunikace není jen otázkou zdvořilosti – jde o to, jak tento impuls proměnit v měřitelné výsledky schůzky . Je to nástroj, který pomáhá budovat pozitivní vztahy.
🧠 Zajímavost: První následný e-mail v oblasti prodeje zvyšuje míru odpovědí o 49 %.
Zde je několik důvodů, proč je důležité napsat e-mail po schůzce:
Budování a udržování silných vztahů
Obchodní vztahy vzkvétají díky komunikaci a respektu. Následný e-mail po schůzce ukazuje, že vám na lidech, se kterými pracujete, skutečně záleží. Je to váš způsob, jak říci: „Váš čas a vaše názory jsou pro mě důležité. “
Ať už se jedná o následný e-mail po pohovoru nebo obchodní schůzce, promyšlený e-mail zanechá dobrý dojem. Je to také vynikající příležitost k personalizaci zprávy.
Sdíleli během schůzky skvělý nápad? Zmíňte to! Dohodli jste se na budoucí spolupráci? Zdůrazněte to.
Taková malá gesta mají velký význam pro budování důvěry a zajištění toho, že vaše profesionální vztahy zůstanou pevné i v budoucnu. 🙏
Zajištění jasnosti výsledků schůzky
Schůzky týmu a klientů jsou často plné diskusí, rozhodnutí a dalších kroků. Ale buďme upřímní – kolik si účastníci schůzky po jejím skončení pamatují?
Následná zpráva funguje jako tahák ze schůzky, který shrnuje základní body, odpovědnosti a termíny.
Odstraňte zmatek a nedorozumění tím, že jasně nastíníte, na čem jste se dohodli, kdo co dělá a kdy musí být úkoly splněny.
Díky tomu si všichni mohou znovu projít konverzaci a potvrdit své porozumění, což je obzvláště užitečné při řešení složitých projektů nebo řízení velkých týmů. 💫
Zvyšte profesionalitu a spolehlivost
V obchodním světě jsou činy výmluvnější než slova – a následný e-mail po schůzce o vás hodně vypovídá. Ukazuje, že jste organizovaní, proaktivní a odhodlaní dotáhnout věci do konce. Je to váš způsob, jak se odlišit jako někdo, kdo na obchodních schůzkách nejen diskutuje o tom, jak věci zařídit, ale také je skutečně zařídí.
Spolehlivost je tedy klíčovým faktorem, který ovlivňuje to, jak ostatní vnímají vaši profesionalitu. Následný e-mail posiluje dojem, že lidé se na vás mohou spolehnout, že budete mít úkoly pod kontrolou a budete věci posouvat kupředu. ⚙️
💡 Tip pro profesionály: Ať už se ucházíte o práci, řídíte projekt nebo komunikujete s kolegou, způsob, jakým napíšete e-mail, hraje klíčovou roli při formování odpovědi. Když zdokonalíte svou e-mailovou etiketu, vaše komunikace s potenciálními klienty bude jasná a profesionální a zanechá na příjemci pozitivní dojem.
Jak napsat e-mail po schůzce?
Psaní perfektního následného e-mailu po schůzce vyžaduje vyváženost mezi srozumitelností, profesionalitou a efektivitou. S několika promyšlenými kroky a správnými nástroji, včetně nástrojů pro psaní e-mailů, zajistíte, že vaše e-maily budou účinné a působivé.
Zde jsou základní prvky, které byste měli zahrnout do svého následného e-mailu po schůzce:
1. Projevte uznání
Určitě jste už slyšeli rčení „čas jsou peníze“. Schůzky často zabírají spoustu času. Studie zjistila, že více než 80 % zaměstnanců tráví třetinu svého týdne na schůzkách.
První věcí, kterou byste měli udělat při psaní následného e-mailu po schůzce, je proto vyjádřit vděčnost. Poděkujte účastníkům za jejich čas, příspěvky a spolupráci během schůzky.
Trocha vděčnosti nastaví správný tón a posílí hodnotu schůzky. Ujistěte se však, že vaše vděčnost má důvod. Namísto pouhého poděkování přidejte důvod, proč jste vděční, abyste posílili osobní vztah. ✅
Příklad:
„Děkuji, že jste si dnes udělali čas ve svém nabitém programu, abyste se mnou prodiskutovali [téma schůzky]. Vaše postřehy k [konkrétnímu bodu] během naší předchozí konverzace byly nesmírně cenné a budou klíčové pro další postup. “
2. Shrňte schůzku
I když schůzka trvala jen několik minut, často je nemožné si zapamatovat vše, co se odehrálo. Proto je v následném e-mailu nutné uvést shrnutí schůzky.
Kromě toho pomůže všem zúčastněným udržet si přehled stručné shrnutí. Zdůrazněte účel schůzky, klíčová projednávaná témata a seznam úkolů a osob, které na nich pracují. Zajistíte tak jasnost, zejména pokud se schůzka týká mnoha různých oblastí. ✅
Příklad:
„Během dnešní schůzky jsme probrali [projednávaná témata] a hledali řešení pro [konkrétní problém]. Diskutovali jsme také o [klíčové myšlence/plánu].“
Pomocí nástrojů, jako je ClickUp Docs, můžete v reálném čase zaznamenávat poznámky ze schůzky a organizovat klíčové body. Jakmile je máte uspořádané, můžete tyto podrobnosti přímo vložit do svého e-mailu.
Nebo přidejte AI Notetaker od ClickUp do události v kalendáři a získejte soukromý dokument s přehledem, hlavními body schůzky, úkoly k provedení a dalšími informacemi!
Navíc při pořizování poznámek z jednání může do dokumentu přispívat současně více účastníků, čímž se zajistí, že budou zachyceny všechny pohledy a podrobnosti. To je obzvláště užitečné v týmovém prostředí. 🤩
S ClickUp Docs můžete související poznámky uchovávat v jednom dokumentu nebo je hierarchicky organizovat pomocí vnořených stránek pro rychlou navigaci. Můžete přidávat štítky pro kategorizaci poznámek a pomocí výkonného vyhledávacího nástroje ClickUp najít konkrétní informace během několika sekund.
Aby byla zajištěna důvěrnost a přehlednost, můžete dále kontrolovat, kdo vaše poznámky prohlíží, upravuje nebo komentuje. ⚡
Posledním krokem je odeslání dobře napsaných e-mailů s rekapitulací. ClickUp tento proces zjednodušuje tím, že vám umožňuje použít strukturované poznámky jako základ pro následné e-maily, čímž zajistí, že klíčové body a úkoly budou přesně sděleny. K následným e-mailům přiložte úkoly a poskytněte příjemcům přímé odkazy na jejich povinnosti.
Dokumenty ClickUp Docs můžete také převést do formátu PDF, Word nebo Markdown a sdílet je. Pomocí formátování rich textu můžete zvýraznit termíny, úrovně priority nebo zúčastněné strany, díky čemuž bude shrnutí ve vašich e-mailech přesné a praktické. 💯
3. Shrňte klíčová rozhodnutí
Dalším způsobem, jak zajistit, aby vaše následné e-maily byly relevantní, je shrnout klíčová rozhodnutí učiněná během schůzky. Podrobný popis rozhodnutí učiněných během schůzky posiluje odpovědnost a zajišťuje, že všichni jsou na stejné vlně.
Buďte jasní a struční, každé rozhodnutí uveďte v bodech, aby se text snadno četl. ✅
Příklad:
Zde je stručný přehled naší poslední konverzace:
Schválen marketingový plán pro [název projektu/společnosti] Dohodnuto pokračovat v [konkrétní akci] Rozhodnuto o [konkrétním termínu]
Co takhle použít k napsání těchto e-mailů umělou inteligenci? ClickUp Brain, vestavěný asistent umělé inteligence ClickUp, funguje také jako autor umělé inteligence a pomáhá vám vytvořit perfektní následné e-maily.
Jakmile si zapíšete poznámky ze schůzky do ClickUp Docs nebo pomocí AI Notetaker od ClickUp, použijte ClickUp Brain k vytvoření konkrétních následných úkolů na základě diskusí ze schůzky. Zvýrazněte relevantní text nebo části a nechte ClickUp Brain vytvořit propracovaný souhrnný e-mail s dalšími kroky a odkazy na nově vytvořené úkoly.
Využijte jej k sepsání následných e-mailů přizpůsobených potřebám vašich příjemců, které budou obsahovat jasnou komunikaci a konkrétní výsledky. Nástroj AI také navrhuje vylepšené formulace a formáty, čímž dále zvyšuje srozumitelnost a udržuje plynulý průběh konverzace po schůzce. Tato asistence založená na umělé inteligenci šetří čas a zvyšuje profesionalitu vašich e-mailů, díky čemuž jsou všichni informováni a v souladu. 🤖
💡Tip pro profesionály: Nezapomeňte zkontrolovat pravopis a gramatiku svých e-mailů pomocí Brain, aby byly jasné, srozumitelné a relevantní.
4. Přidejte další kroky
Vyjádřili jste svou vděčnost, zrekapitulovali jste, co se během schůzky odehrálo, shrnuli jste přijatá rozhodnutí a e-mail odeslali! Ale počkejte – co mají příjemci dělat dál?
Než tedy e-mail odešlete, nezapomeňte přidat další kroky, které jste vytvořili pomocí ClickUp Brain. Nezapomeňte ke každému úkolu přidat přiřazené osoby a termíny. Nastínění dalších kroků je nejdůležitější částí vašeho následného e-mailu, protože pomáhá i lidem, kteří se schůzky nemohli zúčastnit.
Je čas přidělit úkoly, stanovit termíny a vyjasnit role. ✅
Pokud je váš seznam dalších kroků delší a složitější, použijte ClickUp pro správu e-mailových projektů. Můžete vytvářet úkoly přímo z e-mailů, nastavit automatizaci následných úkolů a připojit e-maily k libovolným úkolům pro kontext.
ClickUp se integruje s Gmailem a Outlookem, takže můžete odesílat e-maily přímo, aniž byste museli přepínat mezi záložkami. Automaticky odesílejte e-maily na základě vlastních polí, odeslaných formulářů nebo událostí úkolů, což vám usnadní proces následné komunikace. 🔗
➡️ Číst více: Chcete-li zefektivnit následné e-maily, automatizovat opakující se úkoly a ušetřit čas, použijte šablonu ClickUp Email Automation Template, abyste měli jistotu, že vám nic neunikne.
5. Uveďte datum příští schůzky
Na konci e-mailu uveďte podrobnosti o dalším setkání nebo následné diskusi.
Pokud datum ještě nebylo definitivně stanoveno, navrhněte časový harmonogram a informujte příjemce, že jej brzy potvrdíte. Tím zajistíte, že účastníci budou mít čas zkontrolovat své úkoly a připravit se na následnou schůzku. 🗓
Zobrazení kalendáře ClickUp je nepostradatelným nástrojem pro plánování nových termínů schůzek v následných e-mailech. Jeho intuitivní rozvržení vám umožní snadno identifikovat volné časové sloty v rozvrhu vašeho týmu. Tato funkce vám umožní navrhnout termíny schůzek, které se vyhýbají konfliktům, a zajistit tak maximální účast a produktivitu.
Při psaní následných e-mailů přiložte navrhované termíny schůzek zobrazené v kalendáři a doplňte je o kontext projektu a cíle převzaté z ClickUp Docs. Tento optimalizovaný proces vám ušetří čas, udrží váš tým na správné cestě a prokáže profesionalitu ve vaší komunikaci.
Také zasílá upozornění na události, aby vám ani členům vašeho týmu neunikla další schůzka a mohli se na ni dobře připravit! 😊
Tipy pro psaní skvělých e-mailů po schůzce
Zde je několik tipů, jak vylepšit své následné e-maily:
Odeslat do 24 hodin po schůzce
Načasování je vše. Čím dříve pošlete následný e-mail, tím čerstvější bude diskuse v paměti všech zúčastněných. Příliš dlouhé čekání může způsobit, že váš e-mail bude působit jako dodatečná myšlenka – nebo hůře, lidé mohou úplně zapomenout na důležité detaily.
Cílem je proto odeslat e-mail do 24 hodin po schůzce. Tímto způsobem budou mít účastníci čas zamyslet se nad diskusí a rychle se pustit do akčních bodů. ⌛
💡Tip pro profesionály: Nastavte si v ClickUp automatické připomenutí, které vás upozorní, abyste e-mail odeslali během ideálního 24hodinového časového okna.
Buďte struční a jděte k jádru věci
Nikdo nemá čas pročítat dlouhé texty, zejména v dnešním rušném pracovním prostředí. Váš následný e-mail by měl jít přímo k věci. Vyjádřete vděčnost, shrňte schůzku, zdůrazněte klíčové body a nastíňte další kroky.
Tím projevíte respekt k času příjemce a zároveň zajistíte, že e-mail bude přečten, a ne jen zběžně prolistován. 🎯
💡 Tip pro profesionály: Používejte samostatné odstavce, odrážky a nadpisy, abyste zdůraznili důležité body ve svých e-mailech a zlepšili jejich čitelnost.
Vyjasněte a přiřaďte úkoly
Následný e-mail není jen shrnutím, ale nástrojem k akci. Jasně uveďte, co je třeba udělat, kdo je za to zodpovědný a kdy to musí být hotovo. Tím odstraníte jakékoli nejasnosti a zajistíte, že tým bude jednat jednotně.
Když každý zná svou roli a termíny, zabráníte nedorozuměním a zajistíte pokrok. 🤹🏽♂️
Ukončete schůzku pozitivně
Zakončete svůj e-mail optimistickým a povzbuzujícím tónem.
Pozitivní závěr dodá příjemcům motivaci a jistotu ohledně další práce. Přidejte osobní dotek, například kompliment nebo vyjádření nadšení z dalších kroků. 🌻
Šablony a příklady následných e-mailů
Jste připraveni psát skvělé následné e-maily? Použijte šablony, abyste zajistili konzistentnost a pokrytí všech relevantních bodů.
K dispozici jsou připravené e-mailové šablony a vzory, které vám usnadní následnou komunikaci v různých situacích. Navíc můžete využít AI podněty k vytvoření e-mailů připravených k odeslání! 🦾
Podívejme se, jak pomocí ClickUp Brain vytvořit několik šablon pro následný e-mail po schůzce:
Scénář 1: Po schůzce týmu
Předmět: Následná komunikace po našem nedávném týmovém setkání
Dobrý den [název týmu/jméno člena týmu], doufám, že se máte dobře. Chtěl bych vám všem poděkovat za účast na naší nedávné schůzce dne [datum]. Vaše postřehy a příspěvky byly neocenitelné.
Hlavní body:
- [Stručně uveďte klíčová témata nebo rozhodnutí přijatá během schůzky]
Akční body:
- [Akční úkol 1]—[Odpovědná osoba]—[Termín]
- [Akční úkol 2]—[Odpovědná osoba]—[Termín]
Ujistěte se, že splníte přidělené úkoly ve stanovených termínech. Pokud máte nějaké dotazy nebo potřebujete další vysvětlení, neváhejte se na nás obrátit.
Další kroky:
[Nastíňte všechny nadcházející schůzky, termíny nebo následné kroky]
Scénář 2: Po schůzce s klientem
Předmět: Rád jsem vás viděl Dobrý den, [jméno klienta], doufám, že se máte dobře. Rád jsem vás viděl na naší schůzce dne [datum]. Oceňuji příležitost prodiskutovat [zmínit probraná témata] a prozkoumat, jak můžeme i nadále podporovat vaše potřeby. Hlavní body, o kterých jsme diskutovali:[Stručně shrňte hlavní body nebo novinky, o kterých jsme diskutovali během schůzky]Akční body:[Akční bod 1] – [Odpovědná osoba/tým] – [Termín][Akční bod 2] – [Odpovědná osoba/tým] – [Termín][Akční bod 3] – [Odpovědná osoba/tým] – [Termín]Další kroky:[Nastínit všechny nadcházející akce, schůzky nebo následné úkoly]V případě jakýchkoli dotazů nebo potřeby další pomoci se na nás neváhejte obrátit. Jsme odhodláni zajistit vaši spokojenost a těšíme se na další spolupráci. Ještě jednou vám děkujeme za váš čas a důvěru. S pozdravem,[Vaše jméno][Vaše pozice][Vaše společnost]
Použitá funkce ClickUp Brain Prompt: Vytvořte šablonu a vzor následného e-mailu po schůzce se stávajícím klientem.
Scénář 3: Po informativním pohovoru
Předmět: Děkuji za informativní pohovor Dobrý den [jméno tazatele], doufám, že se máte dobře. Jsem vděčný, že jste si udělal čas na rozhovor se mnou dne [datum] [pozice tazatele]. Hlavní body:[Stručně shrňte klíčové poznatky nebo rady sdělené během rozhovoru][Uveďte konkrétní témata nebo diskuse, které byly obzvláště užitečné]Velmi si vážím vaší ochoty podělit se o své zkušenosti a rady. Pomohlo mi to lépe porozumět [konkrétnímu aspektu odvětví nebo role] a ještě více podnítilo můj zájem o kariéru v této oblasti. Dejte mi prosím vědět, pokud máte nějaké zdroje nebo kontakty, které mi doporučujete prozkoumat. Těším se na další kontakt a doufám, že se v budoucnu znovu setkáme. Ještě jednou děkuji za Váš čas a velkorysost. S pozdravem, [Vaše jméno]
Použitá funkce ClickUp Brain Prompt: Vytvořte šablonu a vzor následného e-mailu po informativním pohovoru.
Scénář 4: Po schůzce s potenciálním klientem
Předmět: Děkujeme za schůzku s námi Dobrý den, [jméno potenciálního klienta], doufám, že se máte dobře. Chtěl bych vám poděkovat za schůzku s námi dne [datum]. Bylo mi potěšením diskutovat o vašich potřebách a prozkoumat, jak můžeme podpořit vaše cíle. Shrnutí diskuse:[Stručně shrňte klíčové body nebo témata, o kterých jste diskutovali během schůzky][Uveďte konkrétní řešení nebo služby, které byly zdůrazněny]Další kroky:[Další krok 1]—[Odpovědná osoba/tým]—[Termín] [Další krok 2] — [Odpovědná osoba/tým] — [Termín] Těšíme se na možnost spolupráce a jsme odhodláni poskytnout vám nejlepší řešení, která budou odpovídat vašim potřebám. V případě jakýchkoli dotazů nebo potřeby dalších informací nás neváhejte kontaktovat. Ještě jednou vám děkujeme za váš čas a pozornost. S pozdravem, [Vaše jméno] [Vaše pozice] [Název vaší společnosti]
Použitá funkce ClickUp Brain Prompt: Vytvořte šablonu a vzor následného e-mailu po schůzce s potenciálním klientem.
Šablona následného e-mailu ClickUp
Šablona následného e-mailu ClickUp automatizuje vaši komunikaci, sleduje následné kroky a pomáhá nastavit připomenutí pro odpovědi na důležité zprávy. Tato šablona, která je ideální pro správu e-mailových projektů, dokáže konsolidovat všechny šablony pro různé případy použití do jednoho centralizovaného úložiště. 😍
Toto se vám bude líbit:
✅ Nastavte automatizované pracovní postupy pro efektivní správu komunikace se zákazníky.
✅ Zajistěte, aby žádný zákazník nebyl opomenut, pomocí zaznamenávání a sledování následných úkolů.
✅ Používejte připomenutí, abyste měli přehled o důležitých odpovědích a termínech.
ClickUp: Váš dokonalý pomocník pro následnou komunikaci
Dobře napsaný následný e-mail je více než jen zdvořilé gesto; je to nástroj pro budování silných vztahů, zajištění jasnosti a podporu pokroku.
S ClickUpem se správa následné komunikace stává hračkou. Od organizování poznámek ze schůzek v Docs po automatizaci úkolů a odesílání e-mailů přímo z platformy – ClickUp optimalizuje celý proces, šetří vám čas a udržuje vše pod kontrolou.
Jste připraveni posunout své následné kroky na vyšší úroveň? Zaregistrujte se ještě dnes zdarma! 🌻