Obchodní procesy, které fungovaly, když jste měli méně členů týmu nebo než jste dosáhli současné velikosti, mohou být nyní zastaralé, neefektivní a neúčinné.
Řízení podnikových procesů (BPM) vám pomáhá analyzovat a optimalizovat vaše současné procesy pomocí osvědčených postupů pro zlepšování procesů. To může znamenat zlepšení podnikových procesů, jako je automatizace opakujících se činností, odstranění úzkých míst, náprava neefektivních procesů nebo resetování cílů v souvislosti s obchodními výsledky.
Podívejme se na několik příkladů řízení podnikových procesů a osvědčených postupů, které zvyšují efektivitu, šetří náklady a pomáhají při digitální transformaci.
Co je řízení podnikových procesů?
Řízení podnikových procesů (BPM) je přístup, při kterém organizace vyhodnocují, modelují a přepracovávají své podnikové procesy s cílem dosáhnout maximální efektivity a růstu tržeb.
Obchodní proces je série úkolů nebo činností, které vaše firma provádí koordinací lidí, systémů a informací za účelem dosažení obchodních výsledků, které podporují vaši obchodní strategii nebo splňují konkrétní cíle.
BPM sladí investice do podnikových IT systémů s obchodní strategií a pomáhá standardizovat provoz, zlepšit agilitu, zvýšit efektivitu pracovních postupů a zlepšit dodržování předpisů.
Jak se řízení podnikových procesů liší od podnikových procesů?
Obchodní proces zahrnuje různé úkoly, činnosti a pracovní postupy, které organizacím umožňují dosáhnout jejich cílů. Řídí každodenní činnosti podniku, včetně zákaznické podpory, výroby, nákupu, finančního řízení atd.
Řízení podnikových procesů optimalizuje tyto procesy tak, aby byly efektivnější. Pomáhá řídit jak strategickou, tak operativní stránku vašich podnikových procesů.
Podrobné vysvětlení řízení podnikových procesů
Jak se řízení podnikových procesů liší od řízení projektů a úkolů?
Řízení úkolů se zaměřuje na organizování, přidělování, stanovování priorit a sledování úkolů a činností, aby bylo zajištěno jejich včasné dokončení. Sledujete každodenní úkoly, které přispívají k větším projektům nebo procesům.
Projektové řízení dohlíží na všechny činnosti v rámci projektu od začátku do konce. To zahrnuje definování rozsahu projektu, přidělování úkolů, vytváření harmonogramů, sledování pokroku a přidělování zdrojů.
Číst dále: Řízení projektů vs. řízení úkolů
BPM optimalizuje různé obchodní procesy a operace, aby pomohl organizacím dosáhnout větších cílů, jako je řízení vztahů se zákazníky, nákup, zapracování zaměstnanců, řízení dodavatelského řetězce a plnění objednávek.
| Přehled | Řízení úkolů | Řízení projektů | Řízení podnikových procesů BPM |
| Co to je | Zahrnuje dokončení samostatných a individuálních úkolů | Zahrnuje události, které mají datum zahájení a ukončení | Zabývá se průběžnými strategiemi a stávajícími procesy |
| Zaměřuje se na | Řízení pracovní zátěže vašeho týmu | Dohlíží na jednotlivé události podle potřeby | Maximalizuje efektivitu každodenních obchodních procesů |
| Cíl | Řízení týmu | Transparentnost | Efektivita |
Výhody řízení podnikových procesů:
- Zvýšená efektivita: Optimalizace procesů minimalizuje provozní náklady, zvyšuje produktivitu zaměstnanců a eliminuje nadbytečné činnosti, čímž šetří čas a úsilí.
- Lepší rozhodování: Software pro řízení podnikových procesů poskytuje zainteresovaným stranám cenné informace o provozní efektivitě konkrétních podnikových procesů. Pomáhá jim optimalizovat procesy v celé společnosti prostřednictvím reengineeringu podnikových procesů s využitím analytických nástrojů a reportingu, aby mohli činit informovaná rozhodnutí.
- Zvýšená agilita: Adaptabilní a škálovatelný proces dokáže odolat měnícím se marketingovým podmínkám, kolísajícím požadavkům zákazníků a konkurenci.
- Lepší zákaznická zkušenost: Trvale poskytujte zákazníkům přidanou hodnotu zlepšováním výkonnosti procesů a automatizací pracovních postupů ve všech odděleních.
- Lepší dodržování předpisů: Provádějte pravidelné audity procesů, abyste zkontrolovali dodržování předpisů. Sladění obchodních procesů s průmyslovými standardy dodržování předpisů a interními politikami pomáhá snižovat rizika, udržovat bezpečnost a vyhnout se pokutám.
- Snížení nákladů: Nástroj pro řízení podnikových procesů vám pomůže automatizovat opakující se úkoly a identifikovat procesy, které lze vylepšit, čímž se sníží plýtvání a optimalizují podnikové procesy, což vede k úspoře nákladů na pracovní sílu a materiál.
Typy řízení podnikových procesů
1. BPM zaměřené na člověka
BPM zaměřené na člověka se točí kolem zapojení lidí, typicky u úkolů vyžadujících schválení.
Příkladem může být kontrola dat a vytváření dokumentů, jako jsou zprávy, návrhy a smlouvy s dodavateli.
BPM můžete použít k automatizaci podpůrných funkcí, jako je přidělování úkolů a oznamování zainteresovaným stranám.
2. Integračně orientované BPM
Tento typ řízení podnikových procesů nevyžaduje pro neustálé zlepšování velkou míru lidského zapojení.
Integrační obchodní procesy závisí na API a systémech, které integrují data z různých aplikací, jako je řízení vztahů se zákazníky (CRM) nebo řízení projektů.
3. Dokumentově orientované BPM
Tento typ BPM se zaměřuje na konkrétní dokumenty, jako jsou návrhy nebo smlouvy.
Centralizuje a standardizuje všechny procesy, od vytváření dokumentů přes schvalování až po archivaci.
Například když společnost nakupuje produkt, musí smlouva projít různými odděleními a několika koly schvalování, aby došlo k dohodě mezi klientem a dodavatelem.
Deset příkladů řízení podnikových procesů
Než se pustíte do praxe, podívejme se na několik příkladů řízení podnikových procesů, se kterými se můžete ztotožnit.
1. Zapojení zákazníků
Zde je návod, jak můžete implementovat životní cyklus BPM za účelem zefektivnění pracovních postupů v procesu přijímání nových zákazníků.
Příklad: Banka chce optimalizovat proces přijímání nových zákazníků, aby zvýšila efektivitu, minimalizovala chyby a zlepšila celkovou zákaznickou zkušenost.
Začněte vytvořením mapy procesů různých kroků zapojených do onboardingu. To zahrnuje žádost o účet, ověření identity a nastavení účtu.
Dále zvažte, které procesy můžete automatizovat pomocí technologií BPM.
Například online žádosti o otevření účtu lze integrovat do bankovních CRM systémů, aby bylo možné automaticky zaznamenávat informace o zákaznících a zahájit proces ověřování totožnosti.
Centralizovaný systém řízení podnikových procesů umožňuje digitální ukládání dokumentů zákazníků, což usnadňuje přístup k nim a snižuje množství papírování. BPM standardizuje tyto procesy a zajišťuje hladký přechod mezi různými odděleními zapojenými do procesu onboardingu.
Výsledek: Rychlejší zapojení zákazníků, které je zároveň v souladu s nezbytnými předpisy.
Další informace: Zde je našich 10 oblíbených šablon pracovních postupů pro prakticky jakýkoli tým a proces
2. Zaškolování nových zaměstnanců
Zaškolování zaměstnanců BPM vám pomáhá efektivně zaškolovat nové zaměstnance. BPM zefektivňuje vše od papírování až po integraci do vaší organizace.
Nastavte spouštěče a přiřazujte úkoly pomocí nástrojů pro automatizaci pracovních postupů nebo platformy BPM, abyste zajistili hladký přechod mezi odděleními.
Například jakmile personální oddělení obdrží vyplněné formuláře a dokumenty od zaměstnance, systém automaticky přidělí úkoly oddělení IT, aby pomohlo nastavit počítač a přístup do systému pro daného zaměstnance.
Výsledek: Rychlejší zapracování nových zaměstnanců s minimální manuální námahou, zlepšení procesů zapracování nových zaměstnanců v oblasti lidských zdrojů.
3. Řízení dodržování předpisů
Můžete standardizovat procesy související s dodržováním předpisů v celé vaší organizaci, abyste zajistili soulad s průmyslovými předpisy a interními zásadami.
Nástroje pro automatizaci procesů vám pomohou naplánovat činnosti související s dodržováním předpisů a automatizovat kontroly dodržování předpisů, schvalovací pracovní postupy a ověřování dat.
Příklad: Farmaceutická společnost musí dodržovat zdravotní a vládní předpisy týkající se výroby a distribuce léků a léčivých přípravků.
V tomto případě, kdykoli je vydána nová regulace, software BPM okamžitě spustí proces hodnocení, aby posoudil současné procesy dodržování předpisů ve společnosti. Systém automaticky přiřadí různé úkoly příslušným oddělením zapojeným do procesu řízení dodržování předpisů.
Po dokončení hodnocení se výsledky shrnují do zprávy a vytvoří se pracovní postup pro implementaci nezbytných změn, jejich kontrolu a schválení.
Díky tomu získáte kompletní přehled o svých procesech dodržování předpisů a můžete se ujistit, že jsou dodržovány všechny kroky. Systém zasílá upozornění, kdykoli je úkol po termínu nebo kdykoli dojde k porušení předpisů. Uchovává také auditní stopu, aby bylo možné sledovat všechny úkoly a činnosti související s dodržováním předpisů.
Výsledek: Vaše firma zůstává v souladu s předpisy a to s menším úsilím.
Další informace: 10 nejlepších softwarů pro dokumentaci obchodních procesů
4. Řízení životního cyklu produktu
Řízení obchodních procesů vám pomáhá systematicky spravovat vše od koncepce přes návrh až po vývoj a distribuci produktu.
Příklad: Softwarová společnost vyvíjí nový CRM software pro malé a střední podniky.
Implementujte BPM, abyste zefektivnili proces shromažďování a správy důležitých informací, jako jsou požadavky uživatelů a specifikace produktů. To umožní produktovým manažerům a vývojářům snadný přístup k důležitým informacím během vývoje produktu.
Nástroje BPM vám také mohou pomoci koordinovat proces nasazení a spravovat komunikaci se zákazníky a podporu ticketingu.
Výsledek: Zkracuje dobu uvedení softwaru na trh a zajišťuje, že produkt lépe odpovídá potřebám a očekáváním zákazníků.
5. Řízení projektů
BPM lze použít ke zefektivnění procesů od zahájení až po dokončení projektu.
Příklad: Marketingová agentura, která zavedla BPM pro lepší řízení projektů.
BPM může pomoci standardizovat plánování kampaní a komunikaci se zákazníky, automatizovat přidělování úkolů, spravovat data s příslušnou dokumentací a efektivně přidělovat zdroje. Může také poskytnout zúčastněným stranám 360stupňový přehled o tom, jak postupují různé aktivity související se spuštěním kampaně.
Výsledek: Optimalizované pracovní postupy projektů, lepší spolupráce a vyšší kvalita výsledků projektů.
6. Správa smluv
Automatizace procesů ve správě smluv umožňuje týmům rychleji vytvářet a spravovat smlouvy.
Příklad: Advokátní kancelář využívá automatizaci obchodních procesů k vytváření a správě smluv. Tyto smlouvy jsou poté předávány schvalovacímu workflow s více schvalovateli. Jakmile schvalovatel podepíše dokument, je automaticky odeslán určenému schvalovateli v další fázi, až do schválení všemi příslušnými zúčastněnými stranami.
Vzhledem k tomu, že smlouvy jsou časově omezené, můžete nastavit automatické připomenutí, aby byly zaslány oznámení o prodloužení všem osobám zahrnutým ve smlouvě.
Výsledek: Rychlejší zpracování a obnovování smluv.
7. Řízení rizik
Jedním z nejlepších příkladů řízení podnikových procesů je BPM, které hodnotí procesy posuzování rizik.
Příklad: Finanční instituce zavádí software pro automatizaci procesů za účelem řízení rizik spojených se schvalováním úvěrů.
Systém zefektivňuje proces schvalování úvěrů tím, že analyzuje údaje o zákaznících, jejich kreditní skóre a předchozí finanční situaci, aby určil, zda představuje dlužník úvěrové riziko. Pokud analýza ukáže, že zákazník představuje vysoké riziko, žádost je předána jinému týmu k dalšímu posouzení.
Aplikace s nízkým rizikem jsou zpracovány okamžitě bez jakýchkoli zpoždění. To pomáhá finanční instituci poskytovat úvěry bez rizika pro její aktiva.
Výsledek: Snižuje počet chyb a pomáhá při snižování rizik.
8. Akvizice a nákup
Řízení obchodních procesů v oblasti akvizic a nákupu zefektivňuje výběr dodavatelů, dodávky zboží a zpracování faktur.
Příklad: Řízení podnikových procesů pomáhá výrobní společnosti automatizovat vytváření nákupních požadavků.
Když zásoby určitého produktu dosáhnou předem stanovené hranice, software BPM okamžitě spustí žádost o nákup. Žádost prochází schvalovacím procesem a je vyhodnocena z hlediska rozpočtu, dostupnosti položky a kvalifikace dodavatele.
Jakmile je žádost definitivně schválena, je vytvořena objednávka a elektronicky odeslána dodavateli. Systém BPM poté sleduje stav objednávky a řídí komunikaci, dokud není daný produkt znovu naskladněn.
Výsledek: Proces zadávání veřejných zakázek v souladu s předpisy a efektivní.
9. Řízení dodavatelů
Můžete vytvořit procesy pro automatizaci onboardingu dodavatelů a správy smluv.
Příklad: Výrobce automobilových dílů chce zlepšit řízení dodavatelů.
Ke shromažďování a vyhodnocování informací o dodavatelích je zapotřebí technologie BPM využívající strojové učení. Algoritmus hodnotí každého dodavatele na základě faktorů, jako je dodržování předpisů, kvalifikace a historie výkonnosti.
Tato hodnocení jsou poté konsolidována do zpráv a zaslána příslušným zainteresovaným stranám, které mohou rozhodnout, s kterým dodavatelem budou pokračovat.
Jakmile je dodavatel vybrán, lze systémy BPM použít také ke správě smluv, obnovení a dodržování předpisů. Tímto způsobem můžete automatizovat manuální úkoly, jako je výběr dodavatele, a získat přehled o stavu vztahů s dodavateli, smlouvách, dodržování předpisů a platbách.
Výsledek: Zlepšení vztahů s dodavateli.
10. Logistika
Řízení obchodních procesů v logistice může optimalizovat správu skladů a přepravu.
Příklad: Globální přepravní společnost využívá nástroje BPM ke zlepšení efektivity svých logistických operací.
Kdykoli zákazník zadá objednávku, systém BPM okamžitě spustí požadavek na odeslání. Požadavek je poté přiřazen nejvhodnějšímu dopravci na základě faktorů, jako jsou dodací lhůty, přepravní trasy, náklady a dostupnost vozidel.
Když je objednávka na cestě, systém sleduje polohu zásilky a zasílá zákazníkovi aktualizace stavu, aby věděl, kde se jeho objednávka nachází a kdy bude doručena.
Pokud se vyskytnou nějaké překážky, dopravce okamžitě obdrží oznámení, což mu umožní přijmout nápravná opatření.
Výsledek: Zkrácení dodacích lhůt a zvýšení spokojenosti zákazníků.
Osvědčené postupy v oblasti řízení podnikových procesů
Software pro řízení projektů ClickUp má mnoho univerzálních funkcí, které vám pomohou vytvořit pracovní postupy a vybudovat systém řízení podnikových procesů, který vám bude vyhovovat.
Podívejme se na několik příkladů řízení podnikových procesů s ClickUp. Tato platforma vám pomůže zlepšit vaše BPM díky automatizovaným pracovním postupům, spolupráci týmů, reportování v reálném čase, šablonám pro mapování procesů, vestavěnému AI asistentovi a formulářům pro sběr zpětné vazby.
1. Návrh
Nejlepší způsob, jak navrhnout strategii BPM pro vaši organizaci, bude záviset na vašich procesech a strategických cílech vaší organizace.
Analýza SWOT vám pomůže pochopit, co je třeba změnit ve stávajících obchodních procesech, identifikovat potenciální úzká místa a potřebná vylepšení nových procesů.
Získejte také zpětnou vazbu od zainteresovaných stran ohledně každodenních operací a nových obchodních procesů, které plánujete zavést.
Díky funkcím pro spolupráci v Docs, včetně úprav v reálném čase, přidávání komentářů a přiřazování úkolů a bohatého formátování, se zainteresované strany a členové vašeho týmu mohou snadno zapojit do diskuse o řízení podnikových procesů.
Pomocí Docs můžete vytvářet SOP, což jsou centralizovaná úložiště všech informací souvisejících s procesy pro současné i budoucí zaměstnance.
2. Modelování
Ve fázi modelování použijte procesní mapy k vizualizaci navrhovaných obchodních procesů, včetně přehledu různých úkolů, činností, toků a událostí, které přispějí k procesu, na kterém pracujete.
Vytvořte modely procesů pomocí nástroje BPM nebo softwaru pro řízení pracovních postupů, abyste mohli analyzovat tok činností, rozhodovací body a závislosti. Tím se rozloží složité procesy a kroky spojené s automatizací procesů, což přinese přidanou hodnotu a odstraní neefektivní činnosti.
Šablona pro mapování procesů ClickUp vám pomůže vyhodnotit procesy, které je třeba zlepšit, shromáždit informace o úzkých místech a vizualizovat procesy od začátku do konce.
Šablona obsahuje všechny nástroje, které potřebujete k:
- Vyhodnoťte, jak lze procesy zlepšit
- Získejte přehled o úzkých místech nebo slabých stránkách vašeho systému
- Rychlá a snadná vizualizace procesů od začátku do konce
Obchodní analytici a projektoví manažeři rádi používají tuto šablonu, protože zjednodušuje složité procesy do snadno srozumitelných diagramů a ukazuje vztahy mezi jednotlivými kroky v procesu.
3. Provádění
Cílem této fáze je zavést automatizaci, aby se snížil počet opakujících se úkolů a manuálních chyb.
ClickUp Automations podporuje řízení podnikových procesů automatizací vytváření úkolů, jejich přiřazování a aktualizaci stavu. Může automaticky měnit stav úkolů, jak procházejí různými fázemi vašeho BPM workflow.
Automatizaci můžete nakonfigurovat tak, aby po dokončení všech požadovaných akcí aktualizovala stav úkolu z „Probíhá“ na „Dokončeno“.
Integrace ClickUp s více než 1000 aplikacemi zajišťuje bezchybný tok dat mezi softwarem BPM a vaší technologií.
4. Monitorování
Pravidelné sledování výkonu vašich obchodních procesů je důležité pro identifikaci úzkých míst a přijetí nápravných opatření v reálném čase. To může pomoci zajistit, aby se procesy neodchylovaly od očekávaných výsledků.
Chcete-li sledovat výkonnost svých obchodních procesů, identifikovat úzká místa a přijímat nápravná opatření, potřebujete dashboardy v reálném čase, které vizualizují průběh různých úkolů.
ClickUp Dashboards vám v tom pomůže díky údajům v reálném čase o vašem modelu obchodních procesů a jeho výkonu. Získejte komplexní a detailní přehled o svých operacích a procesech.
Nezapomeňte definovat klíčové metriky a ukazatele výkonnosti, abyste mohli sledovat provozní efektivitu zlepšení vašich obchodních procesů. Můžete sledovat metriky, jako je propustnost, náklady na proces, NPS a metriky dodržování předpisů, které vám pomohou sledovat výkonnost obchodních procesů.
5. Optimalizace
Organizujte pravidelné schůzky se zainteresovanými stranami a členy týmu, abyste všechny informovali o stavu různých procesů v pracovním postupu. Můžete zkontrolovat údaje o výkonu a získat zpětnou vazbu od zainteresovaných stran, abyste vylepšili svůj pracovní postup BPM. To pomáhá při zlepšování procesů.
Formulář Clickup shromažďuje zpětnou vazbu od všech uživatelů ve standardizovaném formátu, aby vám pomohl optimalizovat obchodní procesy, zejména u úkolů, které vyžadují neustálé zlepšování, jako je zákaznická podpora a vývoj produktů.
Tip pro profesionály💡: Využijte pomoc ClickUp Brain k analýze obdržených zpětných vazeb a vytvoření akčních položek.
Pro zajištění účinnosti BPM provádějte opakované změny na základě měnících se potřeb organizace, zpětné vazby od zainteresovaných stran a zákazníků a analýzy dat.
Řízení podnikových procesů: budoucí trendy
Platformy s nízkým nebo žádným kódováním
Ať už jste obchodní analytik nebo projektový manažer, nástroje pro řízení obchodních procesů s nízkými nebo žádnými požadavky na programování vám umožňují navrhovat automatizaci procesů bez závislosti na technickém týmu, zrychlit vývojové cykly a rychleji reagovat na měnící se podmínky na trhu.
AI a ML
Po integraci do BPM umělá inteligence automatizuje úkoly, jako je vytváření dokumentace a procesních pracovních postupů. Strojové učení analyzuje velké datové soubory a poskytuje informace pro optimalizaci stávajících i nových procesů.
Zaměření na zákazníka
BPM zaměřené na zákazníka klade důraz na potřeby zákazníků a soustředí se na zlepšování zákaznické zkušenosti. Procesy, jako je mapování zákaznické cesty, průzkumy mezi zákazníky, sběr zpětné vazby a personalizace, budou i nadále klíčové pro implementaci efektivních obchodních procesů.
Přečtěte si také: Šablony pro zlepšování procesů
Význam a dopady BPM pro moderní podnikání
Výše uvedené příklady BPM ukazují, jak tento přístup přesahuje pouhé zlepšení výkonnosti procesů a činí vaše podnikání agilním a schopným reagovat na podmínky trhu a očekávání zákazníků.
Ať už plánujete automatizaci obchodních procesů v jakékoli oblasti – prodej, správa dodavatelů, získávání nových zákazníků nebo logistika –, bude to mít podstatný vliv na vaše podnikání, jeho úspěch a konkurenceschopnost.
ClickUp je software pro správu obchodních procesů vhodný pro začátečníky, který vám pomůže rychle a snadno vytvářet složité obchodní procesy.
Pokud jste novým uživatelem platformy BPM, doporučujeme vám zaregistrovat se zdarma na ClickUp a vyzkoušet si ji.
Často kladené otázky (FAQ)
1. Jaké jsou příklady řízení podnikových procesů?
Řízení podnikových procesů se týká různých odvětví a oddělení. Zde je několik populárních příkladů BPM:
BPM může zefektivnit proces přijímání nových zákazníků v bankách, automatizovat zpracování objednávek, fakturaci a správu zásob v e-commerce a automatizovat procesy, jako je shromažďování a ověřování informací o zaměstnancích během jejich přijímání.