Mnozí z nás se snaží dosáhnout svých cílů v oblasti produktivity, ale máme pocit, že den skončil, ještě než jsme stihli dokončit vše, co jsme si naplánovali. Můžeme to však překonat a zvýšit svou produktivitu tím, že si stanovíme cíle a budeme sledovat pokrok při jejich plnění. To nám pomůže ocenit pokrok, kterého jsme dosáhli, ale také nám poskytne způsob, jak se udržet na správné cestě k dosažení toho, co chceme, místo toho, abychom se ztratili v rozptýleních.
Tento podrobný pohled na proces stanovování cílů je podložen výzkumem o tom, jak vedoucí týmů, generální ředitelé a projektoví manažeři dokážou zvládnout více práce za méně času. Podíváme se například na to, co jsou chytré (a SMART) cíle a jak je používat. Pokud se budete řídit níže uvedenými radami, budete schopni dosahovat konzistentního pokroku směrem ke svým cílům.
Důležitost stanovení cílů
Stanovení cílů je jedním z nejlepších způsobů, jak dosáhnout cílů vašeho projektu. Pokud jsou cíle nastaveny správně, poskytují realistický plán k úspěchu, odstraňují část stresu spojeného s nejistotou a umožňují vám lépe spravovat svůj čas. Cíle také poskytují odpovědnost, která může pomoci podporovat lepší pracovní a osobní návyky.
Typy cílů
Každý typ cíle má svou roli v tom, aby zajistil, že dosáhnete toho, co jste si předsevzali. Začleňte tyto běžné typy cílů do své strategie a brzy uvidíte, jak se vzájemně doplňují a zvyšují vaši produktivitu.
Krátkodobé versus dlouhodobé cíle
Krátkodobé cíle je třeba splnit okamžitě nebo v blízké budoucnosti. Krátkodobým cílem může být například dokončení úkolu v rámci projektu.
Dlouhodobé cíle, neboli cíle do budoucna, zahrnují širší perspektivu. Například dokončení konkrétního projektu může být krátkodobým cílem a zvýšené příjmy z dokončeného projektu můžete využít k růstu vaší společnosti jako dlouhodobého cíle. Krátkodobé cíle pomáhají dosáhnout ideální budoucnosti.
Osobní versus profesní cíle
Jedním z nejjednodušších způsobů, jak selhat v dosažení cílů, je vyhoření. K tomu dochází, když není dostatečná rovnováha mezi pracovním a soukromým životem. Pokud se příliš soustředíte na jednu oblast svého života, trpí tím ta druhá.
V takovém případě může dojít k poklesu produktivity a zhoršení duševního zdraví. Osobní cíle se mohou jevit jako překážka ve vašem profesním životě, ale ve skutečnosti pomáhají udržet vysokou motivaci k dosažení kariérních cílů.
Vyvažte své úsilí o dosažení cílů v oblasti vedení s osobnějšími cíli, abyste své úsilí dotáhli k dokonalosti.
Výhody stanovení cílů
Cíle mohou být zastrašující. Někteří lidé si kladou otázku, zda stres spojený se stanovováním cílů stojí za to. Jakmile začnete stanovovat cíle a pravidelně sledovat jejich plnění, zjistíte, že vás spíše motivují, než demotivují.
Zaměření a směr
Stanovení cílů vám umožňuje naplánovat si den a dodržovat tento plán. Správně zorganizované cíle vám poskytnou přehled toho, co musíte udělat.
Tento přístup usnadňuje soustředění se na aktuální úkol a pomáhá vyhnout se rozptýlení při přechodu od jednoho úkolu k druhému. Ještě lepší je, že tento typ vedení je snadným způsobem, jak zvýšit produktivitu.
Motivace a odhodlání
Při práci na svých cílech se budete cítit dobře pokaždé, když jeden z nich splníte. Jakmile jeden cíl dokončíte a začnete s dalším, touha znovu zažít ten pocit vám pomůže získat motivaci, kterou potřebujete, abyste se do práce pustili a dokončili ji.
Měření pokroku a úspěchu
Bez stanovení cílů a měření pokroku je snadné upadnout do pasti pocitu, že se točíte v kruhu. Někdy toho dosáhneme hodně, ale nedáváme si za to zásluhy.
Když si ale stanovíte cíle a snažíte se je dodržet, získáte možnost ohlédnout se zpět za tím, co jste dokázali. Často zjistíte, že je to více, než jste si mysleli. To vám může pomoci zabránit negativnímu přístupu, který by mohl zničit vaši motivaci.
Časté výzvy při stanovování cílů
Špatný proces plánování při stanovování cílů může vaši motivaci spíše oslabit, než posílit. Níže uvádíme několik věcí, které se mohou při stanovování cílů pokazit, a jak jim čelit, abyste dosáhli pozitivního pocitu, který efektivní cíle přinášejí.
Nedostatek jasnosti
Pokud při plánování svých cílů nebudete postupovat pečlivě, můžete si stanovit příliš obecné cíle. Až přijde čas sednout si a takový cíl splnit, bude vám chybět směr, který poskytuje dobře naplánovaný cíl.
Při stanovování cílů vždy pište cíle, které jsou jasné a snadno srozumitelné. Chcete přesně znát počáteční a koncový bod cíle, abyste jej mohli efektivně dosáhnout.
Nereálná očekávání
Když začnete stanovovat cíle, možná zjistíte, že dobře neznáte své schopnosti. To může vést ke stanovení cílů, které daleko přesahují to, čeho můžete za den dosáhnout. Bez realistických cílů zjistíte, že zaostáváte za svým plánem nebo riskujete, že ztratíte motivaci nebo se vyhoříte.
Vždy si stanovujte cíle, které můžete dosáhnout v čase, který jste si sami vyhradili. Možná hned neznáte své schopnosti. V takových případech buďte opatrní a stanovte si menší cíle.
Špatné řízení času
I když se vám podaří soustředit se na úkoly a pracovat na svých cílech, nemůžete dokončit všechny důležité věci. Je pravděpodobné, že máte mnoho cílů různé důležitosti. Svůj čas nejlépe využijete, když se nejprve zaměříte na ty důležité.
Priorizací svých cílů můžete zajistit, že důležité úkoly budou vždy splněny a že svůj čas využíváte co nejlépe. Mnoho technik, o kterých budeme hovořit později, vám pomůže prioritizovat vaše cíle podle jejich důležitosti.
Strategie a techniky stanovování cílů
Problémy, o kterých jsme hovořili dříve, nejsou nové. Jsou to výzvy, kterým čelí ti, kdo si stanovují cíle, od samého počátku. Dobrou zprávou je, že existuje mnoho metod, jak jim čelit. Zde vám představíme několik technik stanovování cílů, které můžete použít k vytvoření efektivnějších cílů.
1. Stanovte si cíle SMART
Rámec SMART cílů je technika stanovování cílů, která vám pomůže vytvořit cíle, které můžete dosáhnout. Cíle, které vám pomohou udržet motivaci, místo aby ji ubíraly. Název SMART je snadno zapamatovatelná zkratka:
SMART: Specifické, měřitelné, dosažitelné, relevantní, časově ohraničené
Těchto pět faktorů tvoří cíl, který maximalizuje šanci na úspěch. Podívejme se na každý z nich:
- Konkrétní: Konkrétní cíl není nejednoznačný. Když se do cíle pustíte, měli byste přesně vědět, co je třeba dosáhnout.
- Měřitelné: Musíte být schopni sledovat pokrok při dosahování svého cíle. Měřitelné cíle odpovídají na otázky jako: Kolik? Kolikrát? Jak dlouho?
- Dosažitelné: O důležitosti dosažitelných cílů jsme již hovořili. Zabraňují tomu, abyste si kladli příliš vysoké cíle a selhali.
- Relevantní: Cíl, který si stanovíte, by měl být pro vás relevantní a měl by odpovídat hlavním tématům vašich cílů.
- Časově ohraničené: Časově ohraničené cíle vám pomáhají udržet pocit naléhavosti a zároveň upřednostňovat váš pokrok tím, že vám dávají časový rámec pro jejich splnění.
2. Stanovte si priority
Dříve jsme diskutovali o tom, jak může být cíl naléhavý, důležitý nebo obojí. Naléhavé cíle musí být vždy splněny včas, proto je důležité mít nějaký rámec pro stanovení priorit vašich cílů. Běžnou metodou je takzvaná Eisenhowerova matice (nebo matice naléhavých a důležitých úkolů).
Jedná se o techniku stanovení cílů, která definuje čtyři kvadranty v závislosti na naléhavosti nebo důležitosti cíle. Kvadrant, do kterého cíl spadá, vám řekne, jak byste s ním měli naložit.
Eisenhowerova matice
- Naléhavé a důležité: Pokud je cíl naléhavý i důležitý, měl by být na seznamu věcí, které uděláte okamžitě.
- Není to urgentní, ale důležité: Důležité cíle, které není nutné splnit okamžitě, by měly být naplánovány podle jejich důležitosti.
- Naléhavé, ale nedůležité: Cíl, který je považován za naléhavý, ale nedůležitý, může být nutné splnit okamžitě, ale ne vámi. Předejte odpovědnost za tyto úkoly jiným osobám.
- Není urgentní ani důležité: Cíl, který není ani urgentní, ani důležitý, by měl být zcela odstraněn z vašeho seznamu úkolů.
3. Používejte systémy pro nepřetržité monitorování
Cíle fungují tak, že vám pomáhají sledovat váš čas a motivují vás k jejich dosažení. Bez neustálého sledování však tato motivace nemusí nastat. Existuje několik šablon pro stanovení cílů, které vám mohou pomoci při jejich stanovení a sledování.
Přejděte na digitální stanovování a sledování cílů
Nejlepší způsob, jak sledovat své cíle, je pomocí aplikace pro sledování cílů. S ClickUp získáte plně funkční aplikaci pro sledování cílů spolu s kompletní platformou pro produktivitu.
ClickUp Goals vám umožňuje přiřadit a sledovat konkrétní cíle pro komplexní řešení monitorování cílů, včetně týdenní scorecard. Rozdělení velkých cílů na menší cíle poskytuje flexibilitu, která vám pomůže udržet se na správné cestě. Můžete například oslavovat úspěchy, vypracovat plán růstu, když chcete více struktury, nebo si uvědomovat, jakého pokroku jste dosáhli.
4. Použijte metodu Get Things Done
Někdy máte v hlavě tolik nápadů, že je těžké vědět, kde začít. David Allen vyvinul rámec Getting Things Done (GTD), který vám pomůže dostat tyto nápady z hlavy a zorganizovat je. Základní filozofií je zachytit všechny úkoly a nápady, které vás napadnou, a poté je uspořádat tak, aby se snadno spravovaly. Šablona GTD vám pomůže tuto metodu roztřídit.
Pět kroků GTD
Rámec GTD se skládá z pěti kroků. Po dokončení tohoto procesu získáte přehledný seznam projektů, na kterých je třeba pracovat, a těch, které lze odložit.
- Zachycení: Shromážděte všechny úkoly, nápady, projekty nebo jiné závazky a zaznamenejte je pomocí metody, kterou preferujete.
- Objasněte: Zpracujte význam každé položky. Rozhodněte se, zda stojí za to ji sledovat, nebo ne. Pokud ano, rozhodněte se o dalším kroku a výsledku.
- Organizujte: Roztřiďte všechny úkoly do kategorií. Jak je roztřídíte, je na vás.
- Reflektujte: Pravidelně kontrolujte své seznamy, abyste si osvěžili paměť a soustředili se na úkoly, které jsou v danou chvíli důležité.
- Zapojte se: Jakmile budete mít jasno v úkolech a seznamech, začněte je postupně zpracovávat pomocí softwaru pro správu úkolů podle svého výběru.
5. Vyzkoušejte cíle a klíčové výsledky (OKR)
Rozdělení úkolů na soubor cílů a klíčových výsledků patří mezi nejlepší techniky stanovování cílů pro celou organizaci. Pomáhá zjednodušit náročné cíle a poskytuje způsob, jak sledovat strategické cíle společnosti pomocí měřitelných výsledků. Existuje několik softwarových projektů OKR, které mohou společnostem pomoci tento rámec co nejlépe využít.
Zásady OKR
OKR zahrnují cíle, které jsou kvalitativní a orientované na akci. Měly by být jasné a snadno zapamatovatelné. Každý cíl by měl být v souladu s vizí a strategií vaší společnosti.
Protože cíle by měly být vždy měřitelné, druhou polovinu OKR tvoří klíčové výsledky. Tyto metriky se budou používat k měření pokroku při dosahování cílů.
OKR mají za cíl posouvat hranice a jsou navrženy tak, aby byly velmi ambiciózní, ale zároveň dosažitelné. Vzhledem k této zvýšené obtížnosti se za dobrou úspěšnost obvykle považuje 60–70 %. Pokud svého cíle nedosáhnete, využijte OKR k prozkoumání metodik zlepšování procesů, abyste mohli pokračovat v úsilí o dosažení požadovaného výsledku.
To je také důvod, proč se jedná o cíle na úrovni organizace. OKR fungují nejlépe při vytváření týmových cílů a měření pokroku. Pokud by byly použity jako individuální metriky výkonu, byla by příliš silná pokušení je zjednodušit z důvodu spravedlnosti.
6. Řešte rozšiřování rozsahu projektu pomocí prognózování projektu
Některé projekty, zejména v oblasti softwaru, mají tendenci narůstat do neovladatelných rozměrů. Tým přichází s více skvělými nápady, než kolik je možné v daném čase realizovat, a pokusy o jejich realizaci vedou k nedodržení termínů a zpoždění spuštění.
Nástroje pro prognózy projektů mohou pomoci naplánovat dobu trvání projektu, ale tento problém je lepší řešit ve fázi stanovení cílů.
Metoda MoSCoW
Tato metoda se zabývá projekty, které se rozrůstají do obrovských rozměrů, a to pomocí hodnocení důležitosti úkolů. Úkoly se řadí do čtyř kategorií: musí být, mělo by být, mohlo by být nebo nebude. Název metody je odvozen od prvního písmene každé kategorie. Zde je vysvětlení jednotlivých kategorií:
- Nutné: Tyto úkoly jsou nezbytnými požadavky projektu. Patří sem dodržování zákonných požadavků, kritické funkce nebo klíčové výstupy.
- Mělo by být: Jedná se o důležité, ale ne kritické úkoly. Mají vysokou prioritu a měly by být zahrnuty, pokud je to možné, protože významně přispívají k konečnému výsledku.
- Mohlo by být: Jedná se o méně důležité, ale přesto žádoucí položky, které mohou projekt vylepšit, ale v případě časových omezení je lze snáze vynechat.
- Nebude obsahovat: Tyto úkoly byly zváženy, ale nedostanou se do finálního produktu. To může znamenat, že se jedná o dobré nápady, ale je třeba je odložit pro budoucí vydání.
Dosáhněte svých cílů s ClickUp
ClickUp poskytuje vaší organizaci všechny nástroje potřebné k nastavení a dosažení cílů. Funkce ClickUp Goals má dlouhý seznam případů použití, ale tento software je více než jen sledování cílů. ClickUp nabízí několik nástrojů pro produktivitu a řízení projektů, které vám pomohou zlepšit pracovní výkon ve všech aspektech vašeho podnikání.
Vyzkoušejte ClickUp ještě dnes zdarma a zjistěte, jak vám může pomoci zvýšit efektivitu a včas dosáhnout cílů vašich projektů!