Každá organizace spolupracuje s řadou dodavatelů v nejrůznějších oblastech. Může se jednat o nákup notebooků/jiných elektronických zařízení, správu mezd, pořádání školení/workshopů, zabezpečení kanceláří, audity kvality nebo outsourcing projektového řízení.
Studie ukazují, že počet externích dodavatelů využívaných organizacemi se v posledních dvou letech zvýšil. Tento trend bude pokračovat.
Abyste mohli tuto rostoucí síť dodavatelů spravovat efektivně a bezpečně, potřebujete robustní systém správy dodavatelů. Podívejme se, jak můžete vytvořit systém správy dodavatelů, který bude fungovat.
Co je to správa dodavatelů?
Správa dodavatelů je proces udržování zdravých vztahů s dodavateli a poskytovateli služeb organizace. Zahrnuje několik činností, například:
- Výběr dodavatele
- Vyjednávání smluv
- Začlenění dodavatelů a umožnění přístupu
- Příjem faktur a provádění plateb
- Hodnocení výkonu
- Odchod zaměstnanců, pokud je to nutné
Účinný proces řízení dodavatelů je základem pro správné provedení práce. Umožňuje organizacím budovat strategické vztahy s dodavateli a zajišťuje kvalitu, spolehlivost a nákladovou efektivitu jejich produktů a služeb. Je také zásadní pro plynulý provoz, snižování rizik a řízení dodavatelského řetězce.
Zde jsou některé z výhod v detailu.
Výhody správy dodavatelů
Úspěšná správa dodavatelů je stejně důležitá jako správa pracovní síly nebo zkušenosti zaměstnanců. Pomáhá organizaci využívat síť dodavatelů/poskytovatelů služeb k maximalizaci vzájemného prospěchu. Zde je návod, jak na to.
Podrobný přehled
První a nejdůležitější výhodou dobrého řízení vztahů s dodavateli je přehlednost. Pomáhá organizacím pochopit:
- Kdo poskytuje jaký produkt/službu
- Jaká je cena každého produktu/služby?
- Jsou všechny smlouvy o úrovni služeb (SLA) plněny?
- Jsou nějaké faktury nevyřízené?
Díky sledování všech aktivit souvisejících s dodavateli v reálném čase můžete eliminovat plýtvání, posílit bezpečnost a optimalizovat efektivitu.
Zvýšená produktivita
Systém správy dodavatelů připravuje dodavatele na úspěch. Nastavuje práci, kterou musí vykonat, kritéria přijatelnosti a termíny.
Pro dodavatele tato jasnost usnadňuje proces dodávání produktu/služby. Pro týmy nákupu organizace to zjednodušuje vztahy. Díky dobrému řízení dodavatelů můžete:
- Automatizujte opakující se procesy
- Zefektivněte pracovní postupy pro lepší konzistenci
- Zaměřte se na strategické iniciativy namísto běžné administrativy.
Snižování rizik
Správa dodavatelů pomáhá nastavit strategický přístup k identifikaci a zmírnění rizik, ať už se jedná o nedodržování předpisů nebo neplnění povinností. Dobrý systém správy dodavatelů bude zahrnovat procesy, automatizaci a kontrolní seznamy pro:
- Hodnocení schopností dodavatelů
- Řízení dodržování předpisů
- Soulad s firemními standardy a politikami
- Spolehlivost a historie služeb
Postupy správy dodavatelů můžete využít k provádění prověrek, vyžadování finančních informací a kontrole referencí, abyste se ujistili, že dodavatel nepředstavuje právní nebo provozní riziko. Identifikací a zmírněním těchto rizik předem můžete předejít nákladným výpadkům, právním sankcím a poškození své reputace.
Výsledky ESG
Cíle v oblasti životního prostředí, sociálních otázek a správy a řízení (ESG) se stávají pro organizace po celém světě nesmírně důležitými. Dobrý systém správy dodavatelů pomáhá sladit výběr dodavatelů s vaší strategií ESG, včetně pracovních postupů, diverzity a zapojení komunity.
Strategické řízení
Spolehlivý nástroj pro správu dodavatelů poskytuje cenné informace o výdajových vzorcích, výkonu dodavatelů a tržních trendech a podporuje strategické rozhodování.
Pokud například data ukazují, že utrácíte více za technologické konzultanty, můžete jako alternativu zvážit najmutí interního týmu.
Při implementaci systému, který přináší výhody v oblasti správy dodavatelů, se pravděpodobně setkáte s několika výzvami.
Výzvy v oblasti řízení dodavatelů a jejich řešení
Výzvy související se systémy řízení dodavatelů lze pochopit v části Řízení smluv a snižování rizik.
Správa smluv
Smlouva je komplexní soubor podmínek, které definují vztah mezi dodavatelem a společností. To s sebou nese různé výzvy, například:
Rozsah: Pokud musíte u dodavatele provést šest kontrol, pak pouhá síť deseti dodavatelů bude vyžadovat provedení 60 úkolů. Ruční provádění těchto úkolů u každého nového dodavatele nebo při každém novém sjednávání smlouvy může být zdlouhavé.
Složitost: Smlouvy mohou obsahovat několik vzájemně propojených ustanovení týkajících se sledování povinností, milníků, dodávek, plateb, řešení sporů atd. Ještě důležitější je, že nelze použít stejnou smlouvu pro dodavatele softwarových služeb a dodavatele kávy: čím více dodavatelů, tím složitější podmínky.
Flexibilita: Smlouvy jsou uzavírány tak, aby byly pevné a vymahatelné. Podniky je však musí učinit dostatečně flexibilními, aby se mohly přizpůsobit měnícím se obchodním potřebám, aktualizacím předpisů nebo problémům s výkonností.
Dodržování předpisů: V rámci smlouvy se obě strany dohodnou na konkrétních podmínkách. Zajistit, aby tyto podmínky byly po celou dobu trvání smlouvy dodržovány, může být značnou výzvou.
Správa životního cyklu: Správa celého životního cyklu, včetně obnovení, renegociací a ukončení, může být komplikovaná, zejména pokud se jedná o smlouvy s velmi dlouhou dobou platnosti.
Přehlednost a integrace: Udržujte centralizovanou databázi záznamů, která je v případě potřeby přístupná všem. Rozdílné systémy mohou bránit toku informací, což vede k neefektivitě a chybám.
Hodnocení rizik
Všechny výše uvedené problémy v oblasti správy smluv jsou umocněny riziky, která pro organizace představují. Mezi nejčastější výzvy v oblasti řízení rizik patří:
Standardizace: Nemůžete provádět stejné hodnocení rizik pro každého dodavatele. Vytvoření jedinečného kontrolního seznamu pro každého dodavatele však může být zdlouhavé.
Konzistence: Zajištění konzistence při hodnocení, bodování a stanovování priorit rizik napříč různými odděleními nebo obchodními jednotkami může proces správy dodavatelů zkomplikovat.
Omezené zdroje: Provádění důkladných hodnocení vyžaduje značné zdroje v podobě času, odborných znalostí a technologií.
Kybernetická bezpečnost a ochrana osobních údajů: Rychlá digitalizace komplikuje řízení rizik kybernetické bezpečnosti a ochrany osobních údajů spojených s dodavateli.
K překonání těchto výzev a posílení vašich postupů v oblasti správy dodavatelů potřebujete správné nástroje a procesy.
Jak vytvořit systém správy dodavatelů?
Vytvoření efektivního systému správy dodavatelů nemusí nutně znamenat vývoj nového softwaru. Můžete si vybrat software vyvinutý pro tento účel nebo přizpůsobit robustní nástroj pro správu projektů tak, aby spravoval vaše vztahy s dodavateli.
Několik organizací používá ClickUp pro správu vztahů s dodavateli, nastavování procesů, úkolů, kontrolních seznamů a připomínek. Pokud chcete pro svou organizaci vytvořit systém správy dodavatelů, zde je návod, jak na to.
1. Definujte požadavky
Začněte jasným definováním cílů a požadavků vašeho systému řízení dodavatelů. Stanovení jasných cílů bude vodítkem pro vývoj a implementaci vašeho systému.
Mezi běžné obchodní cíle, které organizace chtějí dosáhnout pomocí strategie řízení dodavatelů, patří:
- Úspora nákladů
- Řízení rizik
- Sledování SLA
- Hodnocení výkonu
- Finanční řízení
2. Nastavte software pro správu dodavatelů
Na základě potřeb a požadavků, které jste dříve identifikovali, nastavte následující funkce, abyste vytvořili pevný základ.
Žádost o nabídky
Každý vztah s dodavatelem začíná žádostí o nabídku (RFP). Nastavte svůj software pro správu nákupu tak, aby shromažďoval informace prostřednictvím jediného standardizovaného formuláře. Umožněte zobrazení těchto údajů o dodavatelích jako seznamu/seřazeného podle konkrétních značek, abyste mohli snadno vybrat a porovnat subjekty.
Formuláře ClickUp jsou skvělým místem, kde můžete toto nastavit jako součást své praxe správy dodavatelů. Použijte šablonu ClickUp pro žádost o nabídku (RFP) a můžete hned začít.
Posuďte riziko dodavatelů
Zaveďte standardizované audity rizik, které hodnotí dodavatele z různých hledisek, jako je finanční zdraví, provozní stabilita, dodržování předpisů a postupy v oblasti kybernetické bezpečnosti.
Tyto údaje můžete shromažďovat pomocí formulářů ClickUp. Můžete také nastavit úkoly s opakovaně použitelnými kontrolními seznamy, které pomohou týmům nákupu urychlit proces.
Integrace
Propojte svůj software pro správu dodavatelů/smluvních partnerů s různými podnikovými nástroji, jako jsou ERP, fakturace, správa plateb atd. Tím zajistíte plynulý tok dat a procesů napříč systémy, zvýšíte provozní efektivitu a minimalizujete chyby.
ClickUp se integruje s více než 1000 nástroji, včetně Zendesk, Dropbox, Google Suite atd.
Přizpůsobte si
Přizpůsobte svůj software pro správu dodavatelů svým jedinečným potřebám. Více než 15 výkonných zobrazení, více než 35 aplikací ClickApps, četné šablony a integrace ClickUp vám umožní vytvořit software přesně podle vašich představ.
Zaveďte zásady
Zaznamenejte zásady a postupy, které musí dodavatelé dodržovat, a zpřístupněte je všem, kteří je potřebují. Pokud například potřebujete, aby vaši dodavatelé nahrávali faktury ve formátu PDF do vašeho ERP systému, sepište standardní operační postup (SOP) s podporou pro řešení problémů.
ClickUp Docs nabízí moderní, dynamické a snadno použitelné rozhraní pro zapisování SOP. S ClickUp Brain můžete také klást otázky a dostávat na ně odpovědi, místo abyste ztráceli čas hledáním.
Zajistěte, aby tyto zásady byly v souladu s cíli vaší organizace a regulačními standardy. Využijte vzory smluv.
Automatizujte
Využijte systém správy dodavatelů k centralizaci a automatizaci procesů. Namísto přijímání nabídek e-mailem a jejich ručního konsolidování nastavte šablony žádostí o nabídku (RFQ), které usnadňují sběr dat.
ClickUp Automations vám také umožňuje provádět rutinní práci na autopilotu. Mezi nejcennější automatizace v oblasti správy dodavatelů patří:
- Přiřaďte úkol oddělení pro dodržování předpisů/právnímu oddělení, jakmile obdržíte všechny dokumenty od dodavatele.
- Připomínejte uživatelům úkoly po termínu
- Přejděte na samostatný seznam „vybraných dodavatelů“, pokud dojde ke změně jejich stavu.
- Použijte šablonu kontrolního seznamu, když se stav změní na „hodnocení dodavatele“.
Po nastavení softwaru pro správu dodavatelů je čas začít spravovat vaše vztahy.
3. Řízení vztahů s dodavateli
Začlenění
Vytvořte strukturovaný proces přijímání dodavatelů, abyste zajistili, že všichni noví dodavatelé splňují standardy a požadavky vaší organizace.
- Pomocí kontrolního seznamu se ujistěte, že jste shromáždili všechny potřebné informace.
- Vytvořte dodavatelům v ClickUp uživatelské účty jako hostům nebo plnohodnotným uživatelům, aby měli přístup ke všem potřebným informacím.
- Přiřazujte úkoly a snadno přejděte k řízení projektů. ClickUp můžete použít také jako software pro správu objednávek dodavatelů.
- Stanovte cíle v ClickUp Goals a umožněte svým dodavatelům sledovat jejich pokrok.
Komunikujte
Zaveďte pravidelné kontroly a schůzky s dodavateli. Vyzvěte je, aby se vyjádřili k úkolům a dílčím úkolům, aby mohli v kontextu a v reálném čase objasnit cokoli.
Pomocí chatu ClickUp můžete konsolidovat konverzace s dodavateli a efektivně na ně odpovídat.
Vyhodnoťte
Definujte jasné ukazatele výkonnosti a zavedete pravidelné procesy monitorování a hodnocení.
- Pomocí šablon seznamů dodavatelů můžete sledovat všechny své dodavatele na jednom místě.
- Pomocí panelu ClickUp můžete diskutovat o metrikách, jako jsou dodací lhůty, standardy kvality, nákladová efektivita a dodržování SLA.
- Pomocí těchto metrik můžete hodnotit výkon dodavatelů a identifikovat oblasti, které je třeba zlepšit.
- Nastavte si připomenutí pro obnovení smluv, audity dodržování předpisů, renegociace atd.
Pokud jste v budování systémů správy dodavatelů nováčky, nemějte obavy. Šablona kontrolního seznamu pro správu dodavatelů ClickUp je ideálním výchozím bodem. Jedná se o komplexní řešení pro správu dodavatelů, od počátečních kontrol až po hodnocení výkonu.
4. Optimalizujte průběžně
Postupem času se dozvíte více o svých procesech správy dodavatelů, na základě čehož můžete také optimalizovat své nástroje. Pokud je například fakturace náchylná k chybám, můžete použít ClickUp Clips pro výukový program procesu snímání obrazovky.
Pokud máte dodavatele z různých geografických oblastí, můžete nastavit vlastní pole pro měnu. Pokud máte dva dodavatele pracující na stejném procesu, můžete nastavit varování o závislosti.
Poučte se ze svých vztahů s dodavateli a investujte do neustálého zlepšování.
Posilte svůj proces správy dodavatelů pomocí ClickUp
Hlavním účelem spolupráce s dodavatelem je snížit pracovní zátěž interních týmů. Celá snaha je zbytečná, pokud řízení dodavatelů vytváří další pracovní zátěž pro vaše projektové/nákupní týmy.
Proto je dobře strukturovaný systém správy dodavatelů zásadní. Bezplatný software pro správu projektů ClickUp je flexibilní a přizpůsobivý, takže je ideální i pro správu dodavatelů.
Pomůže vám spravovat celý životní cyklus od přijetí dodavatele až po jeho odchod. Je flexibilní, přizpůsobitelný a navržený přímo pro vaše potřeby. Zefektivňuje procesy a automatizuje pracovní postupy.
Bude to přínosné jak pro vás, tak pro dodavatele. Vyzkoušejte ClickUp ještě dnes zdarma!
Často kladené otázky o systému řízení dodavatelů
1. Co rozumíte pod pojmem správa dodavatelů?
Správa dodavatelů se týká toho, jak organizace řídí své vztahy s dodavateli a poskytovateli služeb. Zahrnuje výběr dodavatelů, vyjednávání smluv, kontrolu nákladů, řízení dodávek a hodnocení výkonu.
2. Jaké jsou čtyři fáze správy dodavatelů?
Čtyři fáze řízení dodavatelů jsou následující.
- Výběr dodavatele: Identifikace potenciálních dodavatelů, hodnocení schopností a výběr dodavatele na základě kvality, nákladů, spolehlivosti a služeb.
- Vyjednávání smluv: Nastavení podmínek, cen podle obchodního modelu dodavatele, harmonogramů dodávek, standardů kvality a smluv o úrovni služeb.
- Sledování výkonu: Sledování výkonu dodavatelů podle dohodnutých metrik a SLA
- Řízení vztahů: Pravidelná komunikace, řešení problémů nebo obav a spolupráce na zlepšování procesů a výsledků.
3. Kdo je zodpovědný za správu dodavatelů?
Odpovědnost za správu dodavatelů je obvykle sdílená mezi oddělením nákupu, projektovými týmy a finančním oddělením.
- Oddělení nákupu je odpovědné za posuzování nabídek, vyjednávání smluv, zařazování dodavatelů atd.
- Zúčastněné strany projektu budou mít velký vliv na výběr dodavatele. Budou také spolupracovat s dodavatelem, hodnotit jeho výkon, poskytovat zpětnou vazbu, rozhodovat o prodloužení smlouvy atd.
- Finanční týmy zpracovávají faktury, platby, případné pokuty/penále.
Dobré řízení vztahů s dodavateli vyžaduje spolupráci všech tří stran.