PMBOK: Kompletní průvodce moderním projektovým řízením

Pokud se živíte řízením projektů, přirozené organizační schopnosti a dobré plánování vás dostanou jen do určité míry. Programy málokdy běží dokonale – a klíčové je vědět, jak se vypořádat s výzvami.

Proto se mnoho profesionálů v oblasti projektového řízení obrací na PMBOK, aby maximalizovali svou efektivitu a dosáhli cílů svých projektů. PMBOK, zkratka pro Project Management Body of Knowledge (Soubor znalostí o projektovém řízení), se stal nepostradatelným zdrojem informací pro úspěšné projektové řízení. 🎯

Zde prozkoumáme pozadí PMBOK, podíváme se na některé metodiky a procesy projektového řízení a podělíme se o několik tipů pro úspěšné zavedení PMBOK ve vašem pracovním prostředí.

Co je PMBOK v projektovém řízení?

Project Management Institute, zkráceně PMI, je neziskové sdružení profesionálů v oblasti projektového řízení, založené v roce 1969. Jeho oficiální název je Project Management Institute, Inc. , je řízeno členy a dohlíží na dodržování průmyslových standardů.

PMI definuje projektové řízení takto:

„Projektové řízení je praxe využívání znalostí, dovedností, nástrojů a technik k dokončení řady úkolů s cílem přinést hodnotu a dosáhnout požadovaného výsledku.“

V 80. letech se PMI rozhodlo zavést některé základní standardy pro praxi projektového řízení. Vytvořilo tak sbírku terminologie, principů projektového řízení, pokynů a osvědčených postupů. Tato sbírka je známá jako Project Management Body of Knowledge (Soubor znalostí o projektovém řízení). 📚

Plán a rámec projektového řízení popisují základní oblasti znalostí a skupiny procesů, které tvoří životní cyklus projektu. V rámci toho umožňuje řadu metodik projektového řízení, například vodopádový nebo agilní přístup.

Co je průvodce PMBOK®?

Příručka PMBOK® je kniha o projektovém řízení, která dokumentuje všechny principy a postupy PMBOK a slouží jako průvodce znalostmi v oblasti projektového řízení. Poprvé byla vydána organizací PMI jako bílá kniha v roce 1987 a poté v roce 1996 v knižní podobě.

Ačkoli v dnešní době existuje mnoho knih o projektovém řízení, tato je považována za „bibli“ tohoto odvětví. Příručku PMBOK® čtou projektoví manažeři po celém světě a každý den ji využívají, aby dosáhli výsledků svých projektů a vypořádali se s výzvami projektového řízení. 🚧

Stojí za zmínku, že tyto pokyny se neustále vyvíjejí v důsledku nových technologií, změn na trhu a měnících se přístupů. Příručka PMBOK® – páté a šesté vydání byly publikovány v letech 2013 a 2017, ale již jsou zastaralé.

V souladu s tím byla příručka PMBOK® Guide – sedmé vydání v roce 2021 revidována pro moderní pracoviště se zaměřením na flexibilitu, inovace a proaktivitu. Nyní je vydána v angličtině a dalších 10 jazycích, včetně španělštiny, francouzštiny, japonštiny a arabštiny. 🌎

Zatímco šesté vydání se zaměřovalo na oblasti znalostí, nejnovější vydání příručky PMBOK Guide® je organizováno kolem osmi oblastí výkonnosti projektů, a to:

Praktický průvodce také obsahuje řadu přístupů k projektovému řízení a nabízí tipy pro přizpůsobení přístupů k projektovému řízení a procesů projektového řízení.

Role PMBOK v projektovém řízení

PMBOK stanovuje standardy pro postupy projektového řízení a poskytuje odborníkům v oboru všechny principy a nástroje projektového řízení, které potřebují pro efektivní řízení projektů.

Slouží také jako základ pro profesionální certifikace, jako jsou:

Tyto certifikáty nelze brát na lehkou váhu, protože standardy PMI jsou velmi vysoké. Certifikace PMP je akreditována jak na národní úrovni podle norem ISO/ANSI 17024, tak na mezinárodní úrovni podle norem ISO 9001.

Aby projektoví manažeři získali tuto nejvyšší certifikaci, musí předem splnit konkrétní požadavky. Musí také složit zkoušku PMP s 180 otázkami, aby prokázali důkladné znalosti metodik, procesů a oblastí projektového řízení. 🧑‍🎓

Pojďme se podívat na některé z prvků, které jsou součástí tohoto procesu.

Metodiky PMBOK

Jedním z nejdůležitějších rozhodnutí, které každý projektový manažer činí, je volba metodiky, kterou bude používat. Tato volba ovlivní vše, od vašeho přístupu k projektovému řízení až po plánování a realizaci.

Existují dvě hlavní kategorie metodik: sekvenční a agilní. Většina konkrétnějších přístupů z nich vychází a některé jsou hybridy obou.

Sekvenční metodiky

Sekvenční metodiky jsou tradičním způsobem práce – postupují krok za krokem. Tento přístup předpokládá, že musíte dokončit první krok, než můžete přejít k dalšímu, a tak dále, až dosáhnete výsledku, na kterém jste pracovali. 💯

Tato metodika je snadno srozumitelná a dobře funguje u předvídatelných procesů, jako je vytváření fyzických produktů. Není však příliš flexibilní, takže pokud dojde k nějaké změně – například změně priorit zainteresovaných stran nebo náhlé nedostupnosti kritických zdrojů – může být ohrožen úspěch celého projektu.

Mezi oblíbené typy sekvenčních metodik patří vodopádová metoda a metoda kritické cesty.

Agilní metodiky

Agilní metodiky upřednostňují flexibilitu a spolupráci v rámci týmu i s ostatními zúčastněnými stranami. Práce probíhá v kratších, iterativních cyklech, přičemž dokumentace je až na druhém místě. Výsledky se vyhodnocují na konci každého cyklu. 🔁

Tento modernější způsob práce často vede ke změnám v dodávkách, protože tým objevuje lepší způsoby, jak věci dělat, a reviduje původní plán.

Mezi oblíbené agilní metodiky patří Scrum, Kanban a adaptivní projektový rámec.

Další metodiky

Mezi další metodiky projektového řízení patří:

Jakmile si stanovíte metodiku, je čas zaměřit se na fáze projektu.

PMBOK Procesní skupiny

Řízení velkého projektu – nebo i malého – může být velmi náročné. Je v něm zapojeno mnoho prvků, včetně lidí, procesů a zdrojů. Přidejte k tomu časové a finanční omezení a každému projektovému manažerovi se dá odpustit, že chce vzdát ještě předtím, než začne. 👀

Abyste tomu zabránili, rozdělte projekt vždy na menší, lépe zvládnutelné části. To vám pomůže promyslet vše do detailu. Poté se můžete věnovat jedné části po druhé podle jejích konkrétních termínů. Díky tomuto postupu budete mít jasný směr s konkrétními milníky, které vám pomohou efektivně spravovat zdroje a rizika.

PMBOK specifikuje pět skupin procesů, neboli fází projektu:

Každá z těchto fází je důležitým prvkem životního cyklu projektového řízení. Pokud některou z nich opominete, pravděpodobně se setkáte s problémy. Pokud však budete postupovat podle jednotlivých kroků procesu, vše bude pravděpodobně probíhat hladce. 🧘

1. Proces zahájení projektu

V této fázi procesu PMBOK definujete účel projektu a ujasníte si, jaké jsou vaše výstupy. To obvykle zahrnuje diskuse a někdy i jednání, aby se všichni shodli. Možná budete muset provést analýzu nákladů a přínosů a možná i některé studie proveditelnosti, abyste se ujistili, že projekt stojí za to.

Vaším cílem v této fázi je vytvořit projektovou chartu, která dokumentuje vizi, rozsah, cíle a výstupy projektu, včetně odpovědností jednotlivých členů týmu. 📃

2. Proces plánování

Plánování je nezbytné pro udržení kontroly nad projektem a zabránění jakémukoli rozšiřování jeho rozsahu. Při konzultacích s ostatními zúčastněnými stranami rozdělíte celkový obraz na milníky, poté na jednotlivé úkoly a rozhodnete, kdo co bude dělat. Poté vypočítáte, jak dlouho bude každý úkol trvat – s přihlédnutím k případným závislostem – a vytvoříte časový plán projektu. 📌

V této fázi také naplánujete všechny potřebné zdroje, například vybavení a nástroje, než přejdete k nákladům, přičemž budete mít na paměti případná rozpočtová omezení. Nakonec identifikujte všechna potenciální rizika, abyste byli připraveni se s nimi v případě potřeby vypořádat.

Vaším cílem je vytvořit jasný plán projektového řízení, který budou všichni následovat. Většina projektových manažerů zde používá nástroj pro projektové řízení, aby mohli plánovat a sledovat průběh projektu.

3. Proces realizace

Během fáze realizace projektu je čas uvést svůj plán do praxe. Váš tým bude pracovat na úkolech, zatímco vy budete dohlížet na to, aby vše probíhalo podle plánu a bylo provedeno správně.

Pravidelné neformální schůzky s týmem a formálnější podávání zpráv vám pomohou udržet si přehled o projektu, včas odhalit problémy a usnadnit případné změny. Součástí vaší práce je také oslavovat úspěchy a udržovat motivaci týmu. 🙌

V této fázi je klíčová komunikace, a to jak s vaším týmem, tak se zainteresovanými stranami. Pokud jsou všichni vždy v obraze, děláte svou práci dobře.

4. Proces monitorování a kontroly

V této fázi PMBOK pečlivě sledujete své metriky během provádění. Pokud se něco odchýlí od původního plánu, čím dříve si toho všimnete, tím lépe. ⏱️

Stanovení klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI) vám poskytne měřítko, podle kterého se můžete řídit. Můžete například sledovat postup úkolů podle časového plánu a náklady podle rozpočtu. Nebo můžete sledovat, jak dlouho trvá řešení problémů. Díky tomu snáze zjistíte, co funguje a co ne, a můžete postupně vylepšovat procesy nebo provádět korekce.

5. Proces uzavření projektu

Tato fáze je často uspěchaná – nebo dokonce zcela opomíjená –, ale je velmi důležitá, protože představuje úspěch a pomáhá vám pochopit, co by se příště dalo udělat jinak. Stojí za to si udělat čas a ujistit se, že vše bylo provedeno tak, jak mělo, a dotáhnout všechny nedokončené záležitosti.

Můžete použít šablony pro hodnocení projektu, abyste zhodnotili, jak dobře vaše plány fungovaly, analyzovali výkon týmu a jednotlivců a dokončili veškeré nevyřízené papírování. Nakonec budete chtít poděkovat svému týmu a oslavit dokončení projektu. 🎉

PMBOK Oblasti znalostí

Příručka PMBOK Guide® také dokumentuje 10 oblastí znalostí projektového řízení. Jedná se o aspekty, se kterými musí každý projektový manažer pracovat během pěti fází životního cyklu.

Tipy pro implementaci principů PMBOK

Nyní, když jsme objevili některé složitosti projektového řízení, pojďme prozkoumat několik způsobů, jak zefektivnit váš pracovní postup a ušetřit čas a úsilí, když to opravdu potřebujete. ✨

Tajemstvím rychlejšího a lepšího zvládání úkolů je mít po ruce správné nástroje. Ačkoli existuje několik bezplatných softwarových řešení pro projektové řízení, s ClickUpem rozhodně neuděláte chybu.

ClickUp je komplexní platforma pro projektové řízení, která je v souladu s principy PMBOK a usnadňuje správu projektů od začátku do konce. Zde je několik příkladů, jak můžete tento software využít ke zkrácení času stráveného opakujícími se manuálními úkoly a posunout své projektové řízení na vyšší úroveň.

Využijte kreativní nástroje pro brainstorming

Zmapujte své počáteční nápady pomocí ClickUp Mind Maps a ClickUp Whiteboards. ClickUp usnadňuje spolupráci s vaším týmem a poskytuje vám nástroje pro práci na stejném dokumentu ve stejnou dobu, i když nejste ve stejné místnosti.

Používejte nástroje projektového řízení k plánování, řízení a monitorování úkolů

Jakmile budete mít počáteční návrh, ujasněte si, kam směřujete, pomocí ClickUp Goals. Rozdělte je na milníky a jednotlivé úkoly ClickUp.

Můžete nastavit priority a závislosti a naplánovat kritickou cestu. Poté přiřaďte a sledujte tyto úkoly až do jejich dokončení. Vizuální nástroje, jako jsou ClickUp Gantt Charts a ClickUp Board View, usnadňují přehled o tom, co se děje. 🔎

Mějte vše na jednom místě

Uchovávejte všechny dokumenty týkající se projektů na jednom místě pomocí ClickUp Docs. Dokumenty lze propojit s pracovními postupy, což vám a vašemu týmu usnadní rychlé vyhledání potřebných informací. 📝

Ušetřete čas tím, že začnete s šablonami

Díky řadě bezplatných šablon pro projektové řízení už nikdy nebudete muset začínat od nuly.

Od šablon pro přehled projektů po možnosti pro agilní řízení Scrum a šablonu pro rozpočtovou zprávu – ClickUp vám poskytne vše, co potřebujete.

Sledujte své metriky

ClickUp vám usnadní sledovat, co se děje s vaším projektem. Nastavte si vlastní stavy úkolů ClickUp pro jednotlivé úkoly a sledujte a spravujte pracovní vytížení týmu pouhým kliknutím myši.

Sledujte průběh úkolů a projektů v reálném čase na svém přizpůsobeném panelu ClickUp, abyste nic nezmeškali. 📈

Integrace s dalšími nástroji

Integrace ClickUp vám pomůže sladit všechny části vaší technologické infrastruktury. Pořádejte schůzky nebo webináře o agilním řízení projektů z Microsoft Teams nebo Zoom. Získejte přístup k firemním dokumentům přes Google Drive nebo OneDrive nebo sledujte čas s Everhour.

Synchronizujte schůzky týmu s vaším kalendářem Google nebo si nainstalujte rozšíření ClickUp pro Chrome, které vám pomůže přidat cokoli z webové stránky, kterou právě prohlížíte, do úkolu.

Zůstaňte v kontaktu se svým týmem

ClickUp nabízí několik způsobů, jak zůstat v kontaktu se svým týmem a zlepšit spolupráci. Komunikujte s nimi prostřednictvím integrace Slack nebo Outlook nebo použijte ClickUp Chat pro spojení přímo na platformě. Zapojte kolegy do konverzace pomocí @zmínek nebo použijte přiřazené komentáře k vyžádání akce. 👪

Aplikujte zásady PMBOK pro úspěšné řízení projektů

PMBOK (Project Management Body of Knowledge) byl vytvořen za účelem standardizace postupů v oblasti projektového řízení. Je zdokumentován v příručce PMBOK® a tvoří základ pro akreditaci profesionálního projektového řízení.

Příručka PMBOK® je průběžně aktualizována v souladu s vývojem odvětví. V současné době se zaměřuje na aplikaci různých metodik na fáze životního cyklu projektu a na mnoho oblastí znalostí souvisejících s projektovým řízením.

Jako zkušený projektový manažer je na čase zefektivnit své pracovní postupy pomocí ClickUp. Můžete plánovat, vytvářet a spravovat úkoly, komunikovat se svým týmem a sledovat pokrok z jedné centrální a pohodlné platformy.

Zaregistrujte se ještě dnes do ClickUp a začněte šetřit čas a úsilí v každém kroku. 🤩

Časté dotazy

Pokud jste s PMBOK nováčkem a zajímá vás, o co se jedná, mohou vám pomoci odpovědi na tyto často kladené otázky.

1. K čemu se PMBOK používá?

PMBOK je zkratka pro Project Management Body of Knowledge (Soubor znalostí o projektovém řízení), jak jej definuje Project Management Institute. Jedná se o soubor základních principů a osvědčených postupů, které používají projektoví manažeři po celém světě. Popisuje metodiky, oblasti znalostí a fáze životního cyklu projektu, známé jako skupiny procesů.

2. K čemu se používá příručka PMBOK Guide®?

Příručka PMBOK Guide® je kniha, která dokumentuje znalosti v oblasti projektového řízení. Slouží jako každodenní reference pro projektové manažery a je také základem pro získání profesionálních certifikátů v oblasti projektového řízení. Příručka je pravidelně aktualizována, aby zohledňovala vývoj metodik a technologický pokrok.

3. Jakých je 10 oblastí znalostí PMBOK?

Oblasti znalostí PMBOK jsou: