Máte někdy pocit, že vaše organizace je změť zamotaných procesů, které jako by žily vlastním životem? Nejste sami. Může být frustrující mít pocit, že se topíte. Nebo ještě hůře, zkoušet nové systémy a procesy, které zdánlivě nic nezmění.
Někdy je nejjednodušší způsob, jak dosáhnout změny ve vašem podnikání, ten nejzákladnější: vytvoření a optimalizace obchodních procesů, na kterých můžete stavět.
Zlepšování obchodních procesů je mnohem víc než jen čísla a tabulky. Jde o vytvoření klidného a naplňujícího prostředí nejen pro vás, ale pro všechny, kteří jsou součástí vaší organizace.
Pokud jste připraveni zjistit, jak můžete zvýšit efektivitu a zjednodušit fungování své společnosti, pokračujte ve čtení a vylepšete své znalosti v oblasti řízení podnikových procesů!
Co je to zlepšování obchodních procesů?
Zlepšování obchodních procesů, neboli BPI, může znít jako samozřejmost. Je však o něco složitější a nuancovanější, než by se na první pohled mohlo zdát. Zlepšování obchodních procesů je systematický přístup k optimalizaci současných procesů a řízení pracovních toků v organizaci.
Cílem je pomoci organizaci zjistit, co lze vylepšit, a efektivněji dosáhnout jejích obchodních cílů. 🌻
Představte si svou organizaci jako orchestr. Je tu sekce smyčců, dřevěných dechových nástrojů, žesťových nástrojů, bicích nástrojů atd. – všechny musí hrát v harmonii, aby zněly krásně. Experimentování se zlepšováním obchodních procesů je jako zajistit, aby každá sekce byla dobře nacvičená a připravená vystoupit na jevišti.
Jakákoli odchylka v jedné části může ovlivnit celý výkon, ať už v malé nebo velké míře.
Díky mapování a zlepšování obchodních procesů můžete odhalit problémy dříve, než stačí narušit výkonnost, a zároveň je vylepšit, abyste mohli odstranit neefektivitu, zvýšit spokojenost zaměstnanců a zákazníků a celkově zefektivnit celý proces organizace.
Proč je zlepšování obchodních procesů důležité?
Důvody, proč je zlepšování obchodních procesů nezbytné, se do značné míry překrývají s cíli většiny organizací, například:
- Nákladová efektivita: Jak můžete ze svých nástrojů a zdrojů vytěžit maximum? Přemýšlejte o tom jako o tom, jak udělat více s méně, a to vše bez snížení kvality, například eliminací časově náročných, opakujících se úkolů pomocí vhodných nástrojů pro automatizaci a neustálé zlepšování 🛠.
- Zlepšená kvalita: Nalezení způsobu, jak zlepšit kvalitu zboží nebo služby, může znamenat zlepšení celé zkušenosti, kterou má někdo při interakci s vaší organizací, ať už se jedná o vysoce kvalitní zboží nebo o zapojení nového klienta.
- Spokojenost zákazníků: Lepší zákaznická zkušenost, ať už díky rychlejšímu zasílání a dodávkám, kvalitnějším produktům nebo lepšímu zákaznickému servisu, může vést ke zvýšení ziskovosti.
- Spokojenost zaměstnanců: Vylepšení stávajících procesů a zavedení změn může mít pro členy týmu obrovský význam. Může snížit frustraci, zajistit lepší rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem, zlepšit komunikaci a zvýšit produktivitu.
- Udržujte si konkurenceschopnost: BPI vám pomůže přizpůsobit se změnám na trhu. Flexibilnější obchodní prostředí vám umožní v reálném čase sledovat, kde se vaše společnost nachází, abyste mohli reagovat na změny v preferencích zákazníků, zvýšit efektivitu a v případě potřeby se přizpůsobit.
- Škálovatelnost: Neustálé zlepšování může pomoci vašemu podnikání růst a zvládat rostoucí složitost bez ohrožení výkonu nebo příjmů. Když jsou vaše současné procesy co nejvíce zefektivněné, vaše organizace může plynule udržovat kvalitu a efektivitu ve všech oblastech, optimalizovat zdroje, dělat méně chyb a přilákat investice 🙌
- Snížení rizik: Reorganizace procesů vám pomůže identifikovat slabá místa a najít příčiny překážek, které ovlivňují vaše podnikání, ať už se jedná o zavádění nových produktů nebo získávání nových klientů. Můžete také zjistit, kde by automatizace procesů mohla eliminovat lidské chyby, snížit právní problémy a pokuty a nastavit nouzové plány pro scénáře „co by, kdyby“.
- Zvýšená produktivita a efektivita: BPI vám pomůže vyvinout efektivnější strategie řízení projektů a identifikovat, kde implementovat procesy, jako je automatizace pracovních postupů, které mohou členům týmu pomoci dokončit jejich práci efektivněji. Může také pomoci s lepším přidělováním zdrojů, čímž ušetří čas, který lze využít pro strategičtější činnosti, jako je brainstorming dalších iniciativ pro zlepšení a inovace.
Nezapomeňte, že všechny tyto aspekty spadají do oblasti neustálého zvyšování efektivity a zlepšování procesů. Rozhodování založené na datech usnadňuje provádění potřebných úprav ve vaší organizaci.
Výhody a výzvy zlepšování obchodních procesů
Jako většina věcí, i zlepšování obchodních procesů má dvě strany mince. I když jsou jeho výhody nesporné, s novým způsobem práce přicházejí i některé výzvy.
Výhody zlepšení obchodních procesů
Jak jsme již zmínili dříve, objevování nových přístupů k řízení procesů může mít zásadní vliv na zvýšení efektivity podnikání a nalezení časově a nákladově efektivních řešení problémů a úzkých míst.
Vytvoření organizační flexibility, která se v případě potřeby dokáže přizpůsobit a změnit na trhu, je stejně neocenitelné jako vytvoření vynikajícího zážitku pro zákazníky a zaměstnance. Data a metriky vám poskytují výhodu a umožňují vám činit informovaná rozhodnutí, která mohou podpořit inovace a škálovatelnost.
Všechny tyto výhody jsou potenciálními výsledky zlepšení obchodních procesů. ✨
Výzvy spojené se zlepšováním obchodních procesů
I když jsou vyhlídky na zlepšení obchodních procesů velmi slibné, je třeba zvážit některé potenciální výzvy:
- Počáteční náklady: Ať už vaše organizace investuje do nového softwaru a nástrojů pro zlepšení obchodních procesů, nebo najme konzultanta, počáteční fáze zlepšování obchodních procesů mohou být nákladné.
- Odpor ke změnám: Vždy existuje možnost, že členové týmu a zainteresované strany nebudou nakloněni změnám v efektivitě procesů, a bez jejich souhlasu by mohly být jakékoli nově zavedené změny brzděny.
- Složitost: Složité systémy a procesy mohou vyžadovat odborníka nebo externího konzultanta, pokud váš tým potřebuje získat dovednosti potřebné k provedení změn.
- Udržování nových procesů: Jakmile zavedete změny procesů, zvažte, co bude zapotřebí k podpoře a udržení těchto změn v krátkodobém i dlouhodobém horizontu.
- Technické výzvy: S novým softwarem přicházejí nové výzvy, ať už se jedná o naučení se novým postupům pro různé členy týmu nebo potenciální zranitelnost v oblasti kybernetické bezpečnosti a ochrany soukromí.
- Výkyvy na trhu: Nově zavedený systém může být dnes pro vaši organizaci ideální, ale zítra může být nutné jej upravit a změnit. Ostražitost vám pomůže zvládnout vlnu změn uvnitř vaší organizace i navenek na obchodním trhu.
7 nejúčinnějších technik pro zlepšení obchodních procesů
Můžete si vybrat z několika metodik zlepšování obchodních procesů, které vám pomohou zefektivnit fungování vaší organizace. Místo toho, abyste věnovali čas a zdroje hašení požárů, můžete jim předcházet tím, že zavedete techniky vhodné pro vaše podnikání. 📚
Pokud jste tedy připraveni přejít od reaktivního řešení problémů k proaktivnímu zlepšování, podívejte se na tento seznam sedmi nejúčinnějších technik, které můžete ve své organizaci použít.
1. Komplexní řízení kvality
Komplexní řízení kvality (TQM) je komplexní a detailní přístup ke zlepšování obchodních procesů zaměřený na zlepšování kvality zboží a služeb. Toho je dosaženo prostřednictvím neustálého zdokonalování na základě zpětné vazby a vštěpování smyslu pro kvalitu do všech aspektů organizace.
Dalším zásadním aspektem TQM je zapojení všech zaměstnanců na všech úrovních organizace. Od nejnižších zaměstnanců až po management a vedení, všichni spolupracují na vytváření kvalitních zkušeností, jejichž konečným cílem je spokojenost zákazníků.
Zlepšením procesů lze identifikovat neefektivnosti a úzká místa, takže organizace může eliminovat plýtvání a optimalizovat své operace.
Podívejte se, jak můžete ClickUp využít pro časové blokování. Plánujte, sledujte a spravujte svou pracovní kapacitu, stanovte jasné časové rámce pro projekty a sledujte všechny úkoly, na kterých členové týmu pracují, pomocí zobrazení Dashboard.
TQM také využívá nástroje jako Six Sigma a Lean production (více o nich brzy).
2. Kaizen
Japonská obchodní filozofie neustálého zlepšování, která se na rozdíl od totálního řízení kvality méně zaměřuje na kvalitu a více na neustálé změny a zlepšování prostřednictvím eliminace plýtvání a zdokonalování procesů.
Považujte Kaizen za přístup, který zohledňuje malé změny, které lze provést nyní, aby měly později největší dopad. 👀
Kaizen je nejznámější díky spojení se společností Toyota, kde vytvořil hluboce sebereflexivní kulturu, která je spíše způsobem bytí a jednání než konkrétním přístupem.
3. Six Sigma
Six Sigma, vyvinutá inženýrem Billem Smithem ve společnosti Motorola v 80. letech, je technika zlepšování obchodních procesů zaměřená na zvyšování kvality odstraněním příčin chyb a minimalizací variability. Díky kombinaci metod řízení a statistických metod pomáhá rámec Six Sigma členům týmu v organizaci stát se odborníky na tuto metodiku.
S využitím terminologie z bojových umění se tito odborníci označují jako „zelené pásy“, „černé pásy“ a „mistrovské černé pásy“.
4. Lean Manufacturing
Další strategie obchodních procesů spojená se společností Toyota, štíhlá výroba (také označovaná jako lean), je přístup, který se zaměřuje na maximální efektivitu při minimalizaci plýtvání, a to vše bez snížení produktivity.
Konečným cílem je spokojenost zákazníků.
Identifikací hodnoty lze provést příslušné úpravy, jako je odstranění všech zbytečných kroků, které této hodnotě brání, a vytvoření toku nezbytného pro efektivní provedení.
Funkce Mind Maps v ClickUp vám pomůže plánovat a organizovat vaše nápady, projekty a úkoly. Snadno zmapujte pracovní postupy a propojte nápady, které vám a vaší organizaci pomohou být co nejefektivnější.
5. Teorie omezení
Teorie omezení je technika zlepšování obchodních procesů, která se zaměřuje na hledání úzkých míst nebo omezení v organizaci a maximalizaci efektivity těchto problémových oblastí. Ať už se jedná o problém ve výrobní lince nebo neefektivní softwarový nástroj, organizace se může přizpůsobit tak, aby dosáhla maximální efektivity.
Jakmile organizace identifikuje a odstraní překážku, přestane být cokoli, co bránilo efektivitě, limitujícím faktorem.
6. Agilní
Podobně jako jiné techniky zlepšování obchodních procesů na našem seznamu, agilní učení a metodika klade důraz na provádění menších, postupných změn namísto kompletní přestavby systému.
Každá změna je považována za „sprint“, přičemž na konci každého sprintu se vyhodnocuje dopad změny. Vzhledem k tomu, že se věci hodnotí v každé fázi, je pro organizaci snadné provádět úpravy a přizpůsobovat se za běhu.
Dalším prvkem agilního přístupu je spolupráce s členy týmu v rámci celé organizace a zvažování, jak mohou různé pohledy pomoci najít nejúčinnější řešení problémů, kterým organizace čelí. Pokud vás agilní přístup zaujal, vyzkoušejte funkce agilních týmů ClickUp.
S touto komplexní platformou snadno spravujte produktové plány, backlogy, sprinty, design UX a mnoho dalšího.
7. Kanban
Kanban, další přístup pocházející z Japonska, je účinným způsobem optimalizace obchodních procesů, který usnadňuje vizualizaci pracovního toku, postupné zlepšování procesů a odhalování úzkých míst v organizaci.
Stejně jako vývojový diagram umožňuje metodika Kanban snadno sledovat, kde se organizace nachází v reálném čase a jak postupuje v procesu zlepšování. Omezením počtu úkolů souvisejících se zlepšováním konkrétního obchodního procesu se členové týmu soustředí na dokončení úkolů spojených s tímto cílem, než přejdou k novým, což vede k ještě větší efektivitě organizace. 🌻
A protože Kanban funguje na principu pull systému, nové úkoly související s optimalizací se vytvářejí pouze v případě potřeby, což z něj činí přístup BPI, který je v souladu s požadavky organizace.
Vyzkoušejte rozložení Kanban s pohledem na tabuli ClickUp, kromě více než 15 dalších pohledů, které vám pomohou přizpůsobit vše potřebám vaší organizace a vizualizovat váš pracovní postup a zlepšení procesů podle vašich představ.
5 šablon, které vám pomohou s zlepšením obchodních procesů
Existuje mnoho softwarových řešení pro dokumentaci procesů, která vám pomohou zlepšit obchodní procesy vaší organizace. Jedním z mimořádně univerzálních nástrojů pro vše od SWOT analýzy po řízení projektů, sledování návyků a zlepšování obchodních procesů je ClickUp.
Vytvořte jasné časové osy, měřitelné cíle a automatické sledování pokroku pomocí funkce Cíle v ClickUp. Navíc automatizace v ClickUp usnadňují automatizaci opakujících se úkolů.
Díky šablonám, které jsou dokonale přizpůsobené zlepšování obchodních procesů, můžete vyvinout svou strategii a realizovat ji pomocí jediného nástroje. Zde je pět šablon pro zlepšování procesů, které můžete využít vy i vaše organizace.
1. Šablona pro hodnocení výkonu ClickUp
Hodnocení výkonu je nezbytným aspektem podpory členů týmu, protože jim pomáhá získat cennou zpětnou vazbu, ať už jde o nabídku pohledu na oblasti, které je třeba zlepšit, nebo o uznání zaměstnanců, kteří překračují očekávání.
Hodnocení výkonu však může být z hlediska organizace a sestavování zdlouhavé. S šablonou pro hodnocení výkonu od ClickUp můžete snadno sledovat výkonnost zaměstnanců v průběhu času a zajistit, aby členové týmu plnili cíle a úkoly, a to díky přizpůsobeným polím a stavům, které jsou přizpůsobeny vaší organizaci.
2. Šablona pro audit a vylepšení procesů ClickUp
Vyhodnocení efektivity vašich současných procesů pomocí šablony ClickUp pro audit a zlepšování procesů vám pomůže zjistit, s čím vaše organizace pracuje. Na základě toho můžete identifikovat, které obchodní procesy by bylo možné zlepšit, a mít jasné další kroky pro implementaci příslušných změn ve správný čas.
Pravidelným kontrolováním stavu vašich obchodních procesů můžete snadno a včas odhalit oblasti, které je třeba upravit, a udržet kvalitu nově zavedených procesů v průběhu času.
3. Šablona ClickUp Process FMEA Lean Six Sigma
Další možností, jak rychle identifikovat mezery v procesech a získat potřebný přehled k jejich efektivnímu řešení, je šablona Process FMEA Lean Six Sigma od ClickUp. Tato komplexní šablona usnadňuje identifikaci oblastí pro neustálé zlepšování napříč obchodními procesy a zároveň umožňuje vytvořit akční plán s koordinací týmu, aby bylo možné provést potřebné změny.
Zlepšením nových i stávajících procesů z hlediska bezpečnosti a efektivity může organizace snadno minimalizovat nespokojenost zákazníků a zvýšit kvalitu produktů.
4. Šablona ClickUp DMAIC
DMAIC je zkratka pro Define (definovat), Measure (měřit), Analysis (analyzovat), Improve (zlepšovat) a Control (kontrolovat) a pomáhá při zlepšování procesů.
Šablona DMAIC od ClickUp definuje rozsah projektu s jasně stanovenými a srozumitelnými cíli. Měřte klíčové ukazatele výkonnosti podle cílů, určete základní příčiny a přímo zlepšete své operace řízení obchodních procesů. Můžete dokonce sledovat i průběžné výsledky.
Účinnost je klíčovým faktorem při zlepšování obchodních procesů a tato šablona vám k tomu pomůže. Rychle identifikujte a upřednostněte obchodní cíle vaší organizace, vypracujte systematický přístup ke zvýšení účinnosti, získejte poznatky pro informovaná a na datech založená rozhodnutí a sledujte měřitelné výsledky v průběhu času.
5. Šablona ClickUp Kanban
Správná šablona Kanban představuje ideální rovnováhu mezi strukturou a flexibilitou. S šablonou Kanban od ClickUp můžete přesně toho dosáhnout.
Snadno rozdělte projekty na zvládnutelné části a připravte svůj tým na úspěch, a to vše při vytváření jasných komunikačních kanálů, aby všichni byli ve stejnou dobu na stejné vlně. Díky lepší komunikaci, větší přehlednosti o kapacitách a pokroku týmu a efektivnějšímu využití zdrojů máte recept na úspěch při zavádění nových procesů pro zlepšení podnikání.
Vylepšete své nástroje pro neustálé zlepšování procesů
Zlepšení obchodních procesů může být zásadní pro to, aby vaše organizace našla cestu k udržitelnému růstu a zároveň zůstala konkurenceschopná na trhu.
Schopnost neustále optimalizovat procesy a přizpůsobovat se změnám v obchodním prostředí má přímý dopad na nákladovou efektivitu. Zlepšení obchodních procesů umožňuje organizaci nabídnout zákazníkům lepší hodnotu a zároveň být co nejvíce zefektivněná a efektivní. 🙌
Jste připraveni začít s vylepšováním obchodních procesů? ClickUp má vše, co potřebujete. Naše platforma typu „vše v jednom“ zjednodušuje vaši práci tím, že vašemu týmu poskytuje prostor pro brainstorming nápadů, sledování cílů, organizování úkolů, vytváření dokumentů a komunikaci mezi sebou v reálném čase.
Díky více než 1 000 integracím můžete centralizovat všechny ostatní nástroje, které udržují váš tým v chodu. Lepší a snadnější pracovní postup můžete začít využívat ještě dnes, když se zaregistrujete do ClickUp – je to navždy zdarma.