Средата в социалните медии се развива непрекъснато. Това, което е работило вчера, може да не работи днес, а това, което работи днес, може да не работи утре. Ето защо е важно да имате работен процес за социалните медии, на който можете да разчитате, за да поддържате стратегията си за съдържание организирана и ефективна.
Няма универсално решение, подходящо за всеки бизнес, но има някои най-добри практики, които могат да ви помогнат да създадете работен процес за социалните медии, който да ви е подходящ. Ето осем от тях, които можете да приложите, за да създадете оптимизиран и успешен работен процес за социалните медии.
Какво представлява работният процес в социалните медии?
Работният процес в социалните медии е система за управление на създаването, публикуването и популяризирането на вашите публикации в социалните медии. Той се управлява от различни членове на екипа за социални медии и включва всички етапи, свързани със създаването, подготовката, публикуването и популяризирането на вашето съдържание – от генерирането на идеи до анализа.
Най-добрите работни процеси за социални медии са гъвкави и адаптивни; те могат да се коригират според нуждите, за да се приспособят към променящата се обстановка. Те трябва да са лесни за използване и разбиране, за да помогнат на екипа ви да управлява задачите си в социалните медии възможно най-ефективно.
Предимствата на оптимизирания работен процес в социалните медии
Управлението на работния процес в социалните медии предлага много предимства, сред които:
- Оптимизира процеса на създаване на съдържание, като по този начин ви спестява ценно време
- Гарантира, че цялото ви съдържание е с високо качество, без грешки и с голямо въздействие
- Помага ви да измервате по-добре резултатите от вашите кампании в (социалните) медии
- Разпределянето на ресурсите става много по-лесно
- Предотвратява излишната работа и дублирането на усилията
Преди да се впуснем в конкретните практики за работния процес в социалните медии, нека разгледаме няколко общи аспекта, които трябва да имате предвид, за да започнете:
- Дръжте нещата прости. Последното, от което се нуждаете, е сложна, заплетена система, която никой не разбира или не знае как да използва. Поддържайте работния си процес в социалните медии възможно най-прост, така че да е лесен за използване от всеки член на екипа ви.
- Направете го гъвкав и адаптивен. Работният ви процес в социалните медии трябва да е достатъчно гъвкав, за да се приспособява към постоянно променящата се среда в социалните медии и към нуждите на вашия екип. Трябва да е лесно да добавяте нови стъпки или да премахвате ненужни такива според нуждите
- Автоматизирайте, където е възможно. Автоматизацията може да ви помогне да спестите много време и усилия, когато става въпрос за работния процес в социалните медии. Търсете начини да автоматизирате повтарящи се задачи, като планиране на публикации или изпращане на напомняния
- Използвайте шаблони за социални медии . Шаблоните за работни процеси могат да ви помогнат да спестите време, като оптимизират процеса на създаване на съдържание. Създаването на шаблони за популярни видове съдържание, като публикации в блог или инфографики, може да ви помогне да създавате съдържанието си по-бързо. Добър начин да създадете шаблони е да вземете съществуващото си съдържание, да промените фона или снимката и да го запазите за бъдеща употреба. По този начин ще разполагате с набор от елементи, с които можете да експериментирате или да създавате ново съдържание.
- Проследявайте напредъка си. Уверете се, че проследявате напредъка си, за да можете да видите какво работи и какво не. Това ще ви помогне да усъвършенствате работния си процес и стратегията си за социалните медии и да направите необходимите промени.
Сега, когато вече имате обща представа за работните процеси в социалните медии, нека се запознаем с конкретни най-добри практики за създаване на такъв, който да работи за вас и вашия екип.
8 най-добри практики за създаване на ефективен работен процес в социалните медии
1. Определете ролите и отговорностите
Първата стъпка при създаването на работния процес за социалните медии е да определите кои лица ще участват в него и какви ще бъдат техните роли и отговорности. Това ще ви помогне да се уверите, че всички са на една вълна и знаят своята роля и принос в процеса.
Ето няколко роли, които могат да работят заедно в управлението на социалните медии:
- Мениджър на социалните медии: Мениджърите на социалните медии отговарят за управлението на ежедневните дейности в каналите в социалните медии, създаването на ефективни стратегии за социалните медии и осигуряването на гладък работен процес за екипа. Това може да включва задачи като публикуване на съдържание, отговаряне на коментари и проследяване на аналитичните данни (макар че, отново, това зависи до голяма степен от организацията).
- Създател на съдържание: Тази роля е за онези, които помагат за превръщането на идеите за съдържание в реалност и създават съдържание за маркетинговите екипи. Тя не трябва да се ограничава конкретно до съдържание за социалните медии, тъй като те могат също така да преработват друго съдържание, като например публикации в блога, за социалните медии. Един пример би бил разделянето на публикация в блога на кратки части за Instagram Stories.
- Мениджър на общността: Мениджърът на общността отговаря за изграждането на общността. Той постига това чрез модериране на профилите в социалните медии, подпомагане на създаването на силно присъствие в социалните медии и взаимодействие с общността. Той отговаря за изграждането на връзка с аудиторията на различни платформи, отговаряне на коментари и съобщения, наблюдение за негативни настроения и отговаряне на въпроси, като през цялото време използва гласа на марката.
- Дизайнер: Дизайнерите създават визуално съдържание за публикации в социалните мрежи и могат да участват и в заснемането и монтажа на видеоклипове. За по-голяма ефективност дизайнерът трябва да работи в синхрон с копирайтъра и създателя на съдържание, а в повечето организации тези две роли са силно взаимосвързани
- Аналитик: Аналитикът отговаря за анализирането на ефективността на всяка кампания в социалните медии и на маркетинговите дейности. Това включва задачи като проследяване на показателите, провеждане на проучвания, предоставяне на ключови данни на екипа ви и изготвяне на доклади.
Не всички тези роли ще са подходящи за всеки бизнес, затова ще трябва да съставите екипа си така, че да отговаря на вашите конкретни нужди. След като определите кои лица ще участват, е време да започнете да създавате работния си процес за съдържание в социалните медии.
Оптимизирайте работния си процес с инструменти за социални медии, базирани на изкуствен интелект!
А как стои въпросът с конкретните ситуации?
Има няколко конкретни ситуации, които може да се наложи да вземете предвид при създаването на работния си процес за социалните медии. Ето няколко примера:
- Ако работите с няколко членове на екипа, ще трябва да определите кой отговаря за всяка задача. Този въпрос заслужава да бъде повторен, тъй като много екипи за социални медии пренебрегват този аспект и не отделят необходимото внимание на разпределението на отговорностите
- Когато сътрудничите с външни изпълнители, ще трябва да установите ясни насоки за тяхната работа — срокове, резултати, очаквания и т.н. Тези насоки трябва да включват и такива елементи като стил и тон на марката. Малко неща отнемат толкова много време и забавят производителността, колкото необходимостта постоянно да редактирате и контролирате съдържанието, за да се запази последователността на марката
- Вероятно ще работите с няколко профила в социалните медии, така че ще трябва да създадете отделни работни процеси за всеки от тях. Това не означава да създадете един всеобхватен работен процес за всеки профил — по-скоро той трябва да отчита (игра на думи) спецификите на всяка страница. Страницата за обслужване на клиенти няма да има същите изисквания като, да речем, страницата на марката
А какво да кажем за правния отдел, отдела по човешки ресурси и другите заинтересовани страни? Кога трябва да бъдат включени?
В тази секция ще се обърне повече внимание на процесите на одобрение, отколкото на самия работен процес в социалните медии, но все пак те заслужават отделни пояснения.
И така, трябва ли отделите по човешки ресурси и правният отдел да бъдат включени във вашия работен процес? Всичко зависи от размера на организацията, общите цели на цялата организация и обхвата на съдържанието. Ако целта на съдържанието е изграждане на имиджа на работодателя, тогава отделът по човешки ресурси определено трябва да бъде включен от самото начало, поради своя опит и познания за организацията. Правният отдел трябва да се включи, за да гарантира, че съдържанието е защитено от гледна точка на авторското право и е юридически издържано.
2. Планирайте предварително: знайте какво искате да публикувате и кога
Следващата най-добра практика е свързана с планирането. Трябва да имате първоначални идеи за това какъв вид съдържание искате да публикувате и да знаете кога да го публикувате навреме. Това ще ви помогне да бъдете организирани, да не се отклонявате от плана и да сте подготвени.
За да направите това, ще трябва да създадете календар за съдържание. Календарът за социални медии е инструмент, който ви помага да планирате и организирате съдържанието си. Той може да бъде нещо толкова просто като електронна таблица или онлайн инструмент като Google Calendar или изглед „Календар“ в ClickUp.
Използвайте шаблона за управление на съдържание на ClickUp, за да създадете изгледи на календара със съдържание за целия ви маркетингов екип. Предоставете конкретни изгледи за екипа, отговарящ за имейлите, социалните мрежи и блога, които всички да използват поотделно, но същевременно да имат достъп до цялостния календар със съдържание.
Ще разгледаме това по-подробно по-нататък в статията, така че засега ето няколко съвета за създаване на календар за съдържание:
- Започнете с мозъчна атака за идеи за съдържание в социалните медии. Това може да включва публикации в блога, изображения, инфографики или видеоклипове
- След като имате няколко идеи, започнете да определяте графика и планирайте кога искате да ги публикувате. Вземете предвид фактори като новинарския цикъл, празниците и други събития, които биха могли да повлияят на съдържанието ви
- След като имате план, можете да започнете да разпределяте задачи за създаване на съдържание и да планирате публикациите в социалните медии в календара си, както и друго визуално съдържание. Това може да включва писане на публикации в блога, дизайн на визуални елементи за различни социални платформи или заснемане на видеоклипове
- Не забравяйте да оставите малко гъвкавост в календара си. Нещата се променят и може да се наложи да коригирате плановете си. Винаги е добра идея да оставите малко резерв за събития, за които не сте знаели. Да речем, че е 7 август и разбрахте, че 8 август е Международният ден на котката, но календарът ви е пълен с публикации, свързани с марката. Наистина не искате да сте онзи човек, който трябва да се превива като пружина, за да вмъкне няколко сладки снимки на котки между публикациите за марката, нали?
3. Изградете стратегията си за социалните медии въз основа на работния си процес
Стратегиите за социалните медии се изграждат въз основа на работния процес на екипа, а не обратното. По принцип трябва да вземете предвид логистичните аспекти, като създаване, разпространение и мониторинг на съдържанието, преди да изготвите стратегия. Причината е съвсем проста — по този начин ще можете да създадете стратегия, съобразена с нуждите, силните страни и ограниченията на вашия екип.
Най-основният пример в този смисъл би бил планирането на инициатива със съдържание, наситено с визуални елементи, без да разполагате с необходимия капацитет за нейната реализация. „Капацитет“ не означава непременно Х брой дизайнери за Y брой визуални елементи. За съжаление, за това няма формула. Това означава също така работа с копирайтъри, редактори, лица, отговорни за одобрение, и т.н. Помните ли симбиозата между дизайнера и копирайтъра, за която споменах по-рано? Тя играе роля и тук.
А ето и няколко общи съвета за създаване на стратегия за социалните медии, съобразена с вашия работен процес, които трябва да имате предвид:
- Определете целите си: Какво искате да постигнете със стратегията си за социалните медии?
- Проучете аудиторията си: Към кого се обръщате със стратегията си?
- Изберете подходящите платформи: На кои канали в социалните медии трябва да се съсредоточите и как ще използвате всеки от тях за социални кампании?
- Създавайте ангажиращо съдържание: Какъв вид съдържание ще резонира с вашата аудитория и как ще създавате публикациите си?
- Планирайте разпространението си: Как ще представите съдържанието си в социалните медии пред аудиторията си?
- Наблюдавайте и коригирайте. : Как ще проследявате и измервате успеха на вашите маркетингови кампании в социалните медии?
Като добра отправна точка, изображението по-долу показва някои от въпросите, които можете да си зададете при разработването на стратегията си за социалните медии:
4. Запознайте се с платформите за социални медии
Когато става въпрос за социални медии, има много различни платформи, от които да избирате. Всяка платформа има свои силни и слаби страни, затова преди да започнете да създавате съдържание за социалните медии, трябва да изберете подходящата платформа за вашата стратегия.
Ето няколко неща, които трябва да имате предвид при избора на платформа за социални медии:
- Цели: Какво искате да постигнете със стратегията си за социални медии? Конверсии? Познаваемост на марката? Привличане на потенциални клиенти? Например, ако целта ви е да увеличите конверсиите, Twitter може да не е подходящата платформа. Или пък може да е, в зависимост от това кого попитате.
- Аудитория: Към кого се обръщате със стратегията си за социални медии? Целевата ви аудитория прекарва ли времето си в Twitter или LinkedIn? Или може би в Reddit?
- Съдържание: Какъв вид съдържание ще намери отклик сред вашата аудитория? Инфографики? Аналитични доклади? Публикации в блога? Инфографиките, аналитичните доклади и публикациите в блога се споделят като Instagram Stories
Този подход ще ви спести много главоболия в дългосрочен план. Колкото и да е изкушаващо да сте навсякъде, един екип може да създаде само ограничено количество висококачествено съдържание. Не се разпилявайте – фокусирайте се върху силните страни на екипа си и местата, където знаете, че се събира вашата целева аудитория.
5. Използвайте инструмент за управление на социалните медии за планиране на публикациите
И сега стигаме до една от най-интересните части на нашия блог поглежда напред и забелязва, че остава още повече от половината статия – логистиката на публикуването в социалните медии!
Може да се каже, че планирането на публикациите е един от стълбовете на стабилния работен процес в социалните медии, и то с основателна причина. Най-очевидната от тях е, че по този начин ще можете да гарантирате, че съдържанието ви е последователно и се публикува редовно. Напълно логично, нали?
Planable за управление на социалните медии
Въпреки че някои платформи поддържат вградена функция за планиране на публикации, има силни аргументи в полза на използването на специализиран инструмент за управление на социалните медии като Planable. Причината е, че инструментът за планиране ви позволява да планирате публикации за всичките си страници на едно място, вместо да влизате във всяка платформа поотделно и да правите това ръчно.
Освен това, планирането на публикациите ви предварително е чудесен начин да гарантирате, че съдържанието ви е последователно и се публикува редовно. Важно е обаче да не забравяте, че трябва да сте подготвени да публикувате и в реално време вмъкнете анекдот за Международния ден на котката.
И така, как Planable може да ви помогне да създадете идеалния работен процес? По много начини, но засега нека се съсредоточим само върху два: системата за одобрение и функциите за сътрудничество на Planable.
Planable предлага 4 работни потока за одобрение („Няма“, „По избор“, „Задължително“ и „Многостепенно“), предназначени за екипи от всякакъв размер. Тази система за одобрение гарантира, че нито едно съдържание няма да бъде публикувано, преди да е 100% готово, и че то ще стигне до съответните лица, вземащи решения, преди да бъде пуснато в обръщение. Това може да направи разликата между публикация, заседнала в лимбото на одобрението, и такава, публикувана навреме.
Освен това има и функции за сътрудничество. Тъй като Planable имитира усещането и потока в социалните медии, обратната връзка се показва точно до публикациите, които изискват внимание, под формата на коментари и отговори. Там можете да маркирате членове на екипа и клиенти, за да споделят своите мнения и да качват материали (визуални елементи, текстове и т.н.).
ClickUp за оптимизиране на работата ви със съдържание и проследяване на кампаниите
Друг също толкова чудесен инструмент за разработване на оптимизиран работен процес за екипа в социалните медии е ClickUp. ClickUp е инструмент за управление на проекти, който помага на екипите да поддържат организация и ефективност. Той предоставя на членовете на екипа място, където да следят работата си, да общуват помежду си и да си сътрудничат по проекти.
ClickUp също така предлага инструменти за управление на срокове, възлагане на задачи и проследяване на напредъка. Благодарение на гъвкавите си функции и интуитивния си интерфейс, ClickUp улеснява управлението на всеки проект, независимо дали е голям или малък. Можете също така да използвате готовите за употреба и персонализируеми шаблони, за да подобрите настоящия си работен процес в социалните медии. Като цяло, това е чудесен инструмент, който можете да използвате заедно с Planable, за да създадете безупречен работен процес за вашия екип.
6. Не пропускайте процеса на одобрение
Важно е да имате въведен процес на одобрение в рамките на работния ви процес в социалните медии. Това важи особено ако работите с екип. Чрез наличието на последователен работен процес за одобрение ще можете да гарантирате, че цялото ви съдържание е с високо качество и в съответствие с бранда.
При създаването на процес за одобрение трябва да се имат предвид няколко неща:
- Кои лица трябва да участват?
- В кой етап трябва да се проведе процесът на одобрение?
- Как процесът на одобрение ще ви помогне да постигнете целите си?
Кои лица трябва да участват в процеса на одобрение?
Отговорът на този въпрос ще варира в зависимост от вашия екип и вашите цели. Въпреки това има няколко ключови лица, които винаги трябва да бъдат включени:
- Създател на съдържание/копирайтър: Очевидно, нали? Този човек трябва да участва в процеса на одобрение, за да се гарантира, че съдържанието отговаря на всички изисквания.
- Експерт по темата: За да дава обратна връзка относно точността на съдържанието. Особено полезен при деликатни и важни кампании или когато има много съдържание, което трябва да бъде публикувано и се нуждае от задълбочена корекция.
- Редактор: Гарантира, че съдържанието е без грешки и, в някои случаи, съответства на бранда
- Лицето, вземащо окончателното решение (одобряващ): Лицето, което гарантира, че съдържанието отговаря на политиката на компанията и дава одобрение за публикуването му
7. Имайте ясни указания за публикуване
Що се отнася до социалните медии, важно е да имате ясни насоки за публикуване. Това важи особено ако работите с екип. С наличието на насоки за публикуване ще можете да гарантирате, че цялото ви съдържание е с високо качество, отговаря на политиката на компанията и отразява тона на марката.
Някои неща, които трябва да имате предвид при създаването на насоки за публикуване:
- Какъв стил на изразяване трябва да се използва?
- Какви теми трябва да бъдат обхванати?
- Какви видове съдържание трябва да се публикуват?
- Колко често трябва да се публикува съдържание?
8. Обмислете диаграми на работния процес
Като алтернатива можете да обмислите и диаграма на работния процес в социалните медии. Предимството на диаграмите на процесите е, че те не само очертават задачите, съставляващи даден процес (като списък със задачи с начало и край), но и могат да ви помогнат да визуализирате данни и публикации в социалните медии, пътя на вземане на решения и дори ключови етапи във всеки даден процес.
Страхотно, нали?
А визуализацията е само една от многото ползи. Тази документация може да помогне на всички участници да разберат процеса и да я използват при необходимост, за да ускорят работата.
Готови ли сте да накарате работния си процес да „работи“ за вас?
Работният процес в социалните медии е (и винаги трябва да бъде) жизненоважна част от всяка стратегия за социални медии.
Не забравяйте да определите ясни роли, да имате ясни насоки и винаги да изграждате стратегията си за социалните медии около работния си процес, доколкото е възможно. Като следвате тези практики в съчетание с инструменти за работния процес в социалните медии, можете да гарантирате, че екипът ви ще предоставя съдържание бързо, без да се жертва качеството.
По-конкретно, фокусът на Planable върху управлението на социалните медии и оптимизирането на процесите на сътрудничество, както и функциите и шаблоните за управление на проекти в социалните медии на ClickUp.
Приятна работа!
Марко Гиляни е специалист по маркетинг на съдържание в Planable, с опит в писането на съдържание, SEO и копирайтинг.