В миналото аутсорсингът на административни задачи означаваше наемане на личен или административен асистент на по-висока цена. Сега можете да наемете виртуален асистент от всяка точка на света и да го включите в екипа си, за да работите по-ефективно.
Разбира се, като всеки добър член на екипа, виртуалният асистент се нуждае от подходящите инструменти, за да направи работата си по-лесна и по-ефективна. Тук на помощ идва най-добрият софтуер за виртуални асистенти.
Независимо дали наемате виртуални асистенти или сте виртуален асистент, който търси нови технологии, тук имаме най-добрите опции. Открийте най-добрия софтуер за виртуални асистенти, който да добавите към вашия набор от инструменти през 2024 г.
Какво е софтуер за виртуален асистент?
Софтуерът за виртуални асистенти е всеки инструмент или програма, която виртуалните асистенти (ВА) използват, за да оптимизират работата си и да се свързват с членовете на екипа. Макар че обикновено собственикът на бизнеса решава какъв софтуер да се използва, ако вие сами сте ВА, можете да се обърнете към вашите сътрудници с предложения за инструменти.
Повечето софтуерни приложения за виртуални асистенти включват инструменти за дистанционно сътрудничество, инструменти за комуникация в екип, приложения за напомняне и инструменти за управление на документи. Можете също да инвестирате в софтуер за изкуствен интелект (AI), като AI инструменти за срещи, AI календари и AI инструменти за управление на проекти.
Виртуалните асистенти използват тези инструменти, за да поддържат връзка, да комуникират ефективно, да управляват проекти и задачи и да създават по-добри работни отношения с клиентите си. Наличието на подходящите инструменти прави работата по-лесна, по-бърза и по-ангажираща за всички участници. ☀️
Как да изберете най-добрия софтуер за виртуален асистент за вашия бизнес
Има хиляди инструменти, които виртуалният асистент може да използва, за да работи по-продуктивно, което може да затрудни избора. Не знаете откъде да започнете? Ето какво да търсите, когато оценявате различни софтуерни инструменти за виртуални асистенти:
- Специализация: Каква е специализацията на това приложение и отговаря ли на вашите нужди, като например незабавни съобщения, фактуриране, аутсорсинг на управление на проекти или графичен дизайн?
- Функции: Приложението разполага ли с всички функции, от които се нуждаете?
- Запознатост: Вие и вашият VA вече знаете ли как да използвате това приложение или този тип софтуер?
- Цена: Инструментът или приложението достъпни ли са? Има ли безплатна версия?
- Леснота на използване: Софтуерното приложение лесно ли се използва? Вашият виртуален асистент може ли да се научи бързо да го използва?
- Оценки и рецензии: Какво мислят другите потребители за софтуера? Какво е обслужването на клиенти?
Използвайте тези въпроси, за да решите какво е най-важно, така че да разберете в кои инструменти да инвестирате и кои да пропуснете. Ако вече работите с виртуален асистент, попитайте и неговото лично мнение и наблюдения.
10-те най-добри софтуерни инструмента за виртуални асистенти
Подходящите софтуерни инструменти за виртуални асистенти оптимизират работните ви процеси и ви помагат да свършите работата по-бързо и по-ефективно. Ако искате да работите по-продуктивно тази година, обмислете тези AI инструменти и софтуерни приложения за виртуални асистенти.
1. ClickUp
Независимо дали искате платформа, която улеснява сътрудничеството на екипа с вашия виртуален асистент, или сте виртуален асистент, който търси инструмент, който да ви помогне да управлявате работата с клиенти, ClickUp е най-добрият избор на пазара.
ClickUp се отличава в управлението на проекти и може да се използва за оптимизиране на целия процес от замисъла на проекта до неговото завършване. Възлагайте задачи на вашия виртуален асистент и лесно следете напредъка им или помолете вашия VA да действа като проектен мениджър за вас.
Организирайте проекти и задачи, вижте напредъка си с един поглед и проследявайте дейността си по време на изпълнението на проекта. Създайте своя собствена персонализирана настройка или използвайте плана за управление на задачите на ClickUp, за да стартирате процеса.
ClickUp може да се превърне във вашето универсално място за всичко, свързано с проекти, задачи и продуктивност. Организирайте проекти, създавайте списъци със задачи, разпределяйте задачи, следете натоварването, сътрудничеството в ClickUp Docs и много други – всичко на едно място.
Ако все още не сте наели виртуален асистент, проверете дали ClickUp AI може да ви служи като личен асистент. Използвайте нашата нова и вълнуваща AI функция, за да обобщавате документи, да създавате задачи, да подобрявате писането си, да форматирате съдържание, да генерирате идеи и много други.
ClickUp Automations също пресъздава усещането да имаш личен асистент. Спестете време от ръчни, повтарящи се задачи и оставете автоматизацията да се погрижи за тях. Използвайте нашите предварително създадени автоматизации или ги персонализирайте със свои собствени тригери и правила. ⚒️
Най-добрите функции на ClickUp
- Създавайте задачи, възлагайте ги на вашия VA и следете напредъка с ClickUp Tasks.
- Организирайте всичките си контакти, за да имате лесен достъп до тях с нашия вграден CRM.
- Свържете целите си с цялостната си стратегия с ClickUp Goals.
- Сътрудничество с членовете на екипа ви с вградения чат ClickUp Chat.
- Спестете време и оптимизирайте работните си процеси с шаблоните на ClickUp.
- Опростете процеса на управление на персонала с HR функциите на ClickUp.
- Получете обща представа за случващото се с персонализираните табла на ClickUp.
- Използвайте ClickUp Integrations, за да се свържете с над 1000 други инструмента.
Ограничения на ClickUp
- Някои потребители може да намерят разнообразието от функции и опции за персонализиране затрудняващо на пръв поглед.
- Въпреки че ClickUp AI вече може да действа като ваш личен асистент, това е нова версия, така че с времето ще бъдат разкрити още функции.
Цени на ClickUp
- Безплатно завинаги
- Неограничен: 5 $/месец на потребител
- Бизнес: 12 $/месец на потребител
- Business Plus: 19 $/месец на потребител
- Предприятия: Свържете се с нас за цени
- ClickUp AI: Наличен във всички платени планове за 5 $/член на работната среда на месец
Оценки и рецензии за ClickUp
- G2: 4,7/5 (над 8900 отзива)
- Capterra: 4,6/5 (над 3800 отзива)
2. Slack
Slack е платформа за продуктивност и инструмент за комуникация в екип, който улеснява поддържането на връзка с членовете на екипа ви и изпълнението на задачите, подобно на Microsoft Teams.
Използвайте Slack, за да създадете централно място за чат на живо или асинхронно, и използвайте автоматизации, за да опростите работния си процес и да спестите време при повтарящи се задачи. ?
Най-добрите функции на Slack
- Комуникирайте с членовете на екипа си в канали
- Поддържайте връзка с фрийлансъри и подизпълнители с Slack Connect.
- Автоматизирайте рутинните действия с инструмента за създаване на работни процеси.
- Провеждайте аудио и видео разговори на живо с Huddle
Ограничения на Slack
- Броят на известията може да стане прекалено голям, ако не се управлява внимателно.
- Виртуалните асистенти с много клиенти няма да могат да виждат всичките си Slack общности в един прозорец, а превключването между тях или отварянето им в отделни прозорци може да бъде неудобно.
Цени на Slack
- Безплатно
- Pro: 7,25 $/месец на потребител
- Business+: 12,50 $/месец на потребител
- Enterprise Grid: Свържете се с нас за цени
Оценки и рецензии за Slack
- G2: 4,5/5 (над 31 900 отзива)
- Capterra: 4,7/5 (над 23 000 отзива)
3. Zoom
Zoom е софтуерен инструмент за дистанционно сътрудничество и видеоконферентна връзка, който ви свързва с членовете на вашия екип за видеоразговори, виртуални срещи, екипен чат и дигитални бели дъски. Освен като софтуер за виртуални срещи, Zoom може да се използва и за планиране на срещи, виртуални събития и онлайн уебинари. ?
Най-добрите функции на Zoom
- Накарайте вашия VA да планира разговори и срещи с клиенти
- Записвайте видеоразговори, за да можете да ги използвате за обучение и справки.
- Използвайте интелигентни разговори, за да подобрите стратегията си за продажби по телефона.
- Повишете производителността си с AI Companion на Zoom.
Ограничения на Zoom
- Някои планове имат ограничение за времето на срещите.
- Някои потребители съобщават за прекъсвания и проблеми със стабилността.
Цени на Zoom
- Безплатно
- Pro: 15,99 $/месец на потребител
- Бизнес: 19,99 $/месец на потребител
- Business Plus: 25 $/месец на потребител
Оценки и рецензии за Zoom
- G2: 4,5/5 (над 53 600 отзива)
- Capterra: 4,6/5 (над 13 600 отзива)
4. QuickBooks
QuickBooks е колекция от онлайн софтуерни инструменти за счетоводство, предназначени да улеснят счетоводството, отчитането, изчисляването на заплатите и отчитането на работното време за малките предприятия и предприемачите.
Използвайте QuickBooks, за да възложите тези задачи на виртуален асистент или виртуален счетоводител, или използвайте софтуера, за да опростите процеса на плащане на вашите изпълнители – както бихте направили с други подобни приложения като Freshbooks. ?
Най-добрите функции на QuickBooks
- Проследявайте доходите, банковите транзакции, разписките и др.
- Управлявайте сметки, разходи и данъчни облекчения
- Настройте автоматично изчисляване на заплати, данъци и формуляри
- Работете в движение: преглеждайте и одобрявайте работни графици и използвайте мобилни инструменти за отчитане на работното време.
Ограничения на QuickBooks
- Мобилното приложение не винаги е лесно за използване за задачи, според някои потребители.
- Някои потребители съобщават за проблеми със скоростта и стабилността.
Цени на QuickBooks
- Премиум: 20 $/месец за 1 администратор (8 $/месец за всеки допълнителен потребител)
- Elite: 40 $/месец за 1 администратор (10 $/месец за всеки допълнителен потребител)
Оценки и рецензии за QuickBooks
- G2: 4,0/5 (над 3100 отзива)
- Capterra: 4,3/5 (над 6300 отзива)
5. Google Календар
Google Calendar е онлайн календар, който може да се споделя и който можете да използвате, за да бъдете организирани и продуктивни, когато работите самостоятелно или с вашия виртуален асистент. Използвайте Google Calendar, за да планирате задачи, да видите обзор на вашите срещи и да планирате срещи с други хора. ?
Най-добрите функции на Google Calendar
- Споделете календара си с вашия VA, за да му улесните организирането на срещи.
- Като виртуален асистент добавяйте срещи, ангажименти и събития в календарите на вашите клиенти, за да бъдат те организирани и в крак с актуалните събития.
- Сложете няколко календара в един изглед, за да видите бързо наличността
- Персонализирайте изгледа на календара си с различни цветове
- Достъпни като основна част от останалите продукти на Google или като част от бизнес ориентираните платени планове на Google Workspace.
Ограничения на Google Calendar
- Лесно е да затворите случайно прозореца „Създаване на среща“, което означава, че губите напредъка си и трябва да започнете отначало.
- Потребителите съобщават, че не можете да маркирате задачите като ниско или високо приоритетни, както можете в други инструменти, като ClickUp.
Цени на Google Календар
- Безплатно
- Business Starter: 6 $/месец на потребител
- Бизнес стандарт: 12 $/месец на потребител
- Business Plus: 18 $/месец на потребител
- Предприятия: Свържете се с нас за цени
Оценки и рецензии за Google Calendar
- G2: н/д
- Capterra: 4,8/5 (над 3000 рецензии)
6. Calendly
Calendly е софтуерен инструмент за насрочване на срещи и планиране, който опростява процеса на аутсорсинг на управлението на срещите. Дайте на вашия виртуален асистент достъп до Calendly, за да споделяте свободното си време с другите, да организирате срещи и да настроите системи за входящи потенциални клиенти, за да планират разговори с вас. ?
Най-добрите функции на Calendly
- Оптимизирайте процеса на планиране на срещи, ангажименти и събития.
- Вградете Calendly във вашия уебсайт, за да позволите на другите да планират разговори с вас.
- Добавете въпроси за подбор на страницата за предварителна резервация, за да квалифицирате кандидатите или да се подготвите за срещите с тях.
- Създайте последователност, в която можете да изпращате подробности за срещата по имейл преди нейното провеждане.
Ограничения на Calendly
- Не всички функции са достъпни на мобилни устройства.
- Всички връзки на Calendly идват от домейна на Calendly – няма опция да го маркирате с ваша собствена марка.
Цени на Calendly
- Безплатно
- Стандартен: 12 $/месец на потребител
- Екипи: 20 $/месец на потребител
- Предприятия: Свържете се с нас за цени
Оценки и рецензии за Calendly
- G2: 4,7/5 (над 1900 отзива)
- Capterra: 4,7/5 (над 2900 отзива)
7. LastPass
LastPass е софтуерно приложение за управление на пароли и хранилище, което ви позволява да споделяте безопасно данни за вход и пароли с вашия виртуален асистент и други членове на екипа. Този софтуер елиминира необходимостта от споделяне на поверителни данни за вход, като дава на двете страни чувство за сигурност. ?
Най-добрите функции на LastPass
- Споделяйте безопасно пароли и данни за вход за инструменти с вашия виртуален асистент.
- Автоматично попълване на пароли на различни устройства
- Останете в безопасност с най-доброто криптиране в своя клас и глобални сертификати за сигурност.
- Съхранявайте защитени данни за множество клиенти и проекти на едно място.
Ограничения на LastPass
- Можете да имате достъп и да попълвате автоматично пароли само ако сте онлайн.
- Подобно на други мениджъри на пароли, приложението е имало проблеми със сигурността в миналото.
Цени на LastPass
- Екипи: 4 $/месец на потребител (до 50 потребители)
- Бизнес: 7 $/месец на потребител (неограничен брой потребители)
Оценки и рецензии за LastPass
- G2: 4. 4/5 (над 1200 отзива)
- Capterra: 4,6/5 (над 2700 отзива)
Разгледайте тези алтернативи на LastPass!
8. Google Drive
Google Drive е инструмент за споделяне на файлове и управление на съдържание в облака, който ви дава достъп до вашите файлове от всяко място, подобно на Dropbox. Използвайте Google Drive за съхранение на вашите текущи проекти, създаване на уики за споделяне с членовете на виртуалния екип или просто за съхранение на цифрови файлове. ?
Най-добрите функции на Google Drive
- Споделяйте и сътрудничете по файлове от мобилни и настолни устройства
- Намирайте файловете си по-бързо с функцията за търсене, задвижвана от изкуствен интелект.
- Останете в безопасност с вградена защита от спам, зловреден софтуер и ransomware.
- Интегрирайте с Google Docs, Google Sheets и Google Slides за сътрудничество в приложението.
Ограничения на Google Drive
- Някои потребители смятат, че потребителският интерфейс и организацията на файловете по подразбиране са „неподредени“.
- Качването и достъпът до документи понякога може да бъде бавно, според някои потребители.
Цени на Google Drive
- Безплатно
- Business Starter: 6 $/месец на потребител
- Бизнес стандарт: 12 $/месец на потребител
- Business Plus: 18 $/месец на потребител
- Предприятия: Свържете се с нас за цени
Оценки и рецензии за Google Drive
- G2: н/д
- Capterra: 4,8/5 (над 27 200 рецензии)
9. Hootsuite
Hootsuite е инструмент за управление на социални медии, който опростява процеса на работа с всичките ви профили в социалните медии – подобен на Buffer, но с повече функции. Дайте на вашия виртуален асистент достъп до Hootsuite, за да планира съдържанието в социалните медии, да взаимодейства с клиентите, да следи споменаванията на марката и да пуска реклами в социалните медии. ?
Най-добрите функции на Hootsuite
- Планирайте и планирайте публикации в социалните медии за различни канали на едно място
- Създавайте персонализирани потоци, за да следите тенденциите и споменаванията на марката.
- Получете информация за най-подходящото време за публикуване в социалните ви медийни акаунти.
- Взаимодействайте с аудиторията си в социалните медии в реално време
Ограничения на Hootsuite
- Понякога е трудно да маркирате акаунти, когато използвате този инструмент за планиране за платформи като Instagram.
- Някои потребители съобщават, че планираните публикации не винаги се публикуват както се очаква.
Цени на Hootsuite
- Професионална версия: 99 $/месец за 1 потребител (до 10 социални профила)
- Екип: 249 $/месец за 3 потребители
- Предприятия: Свържете се с нас за цени
Оценки и рецензии за Hootsuite
- G2: 4. 1/5 (над 4000 рецензии)
- Capterra: 4,4/5 (над 3500 рецензии)
10. Process Street
Process Street е инструмент за управление на процеси, който опростява работните ви потоци и процеси. Използвайте този инструмент, за да създадете списъци за проверка, работни потоци и стандартни оперативни процедури (SOP), които вашият виртуален асистент и другите членове на екипа да следват. ?
Най-добрите функции на Process Street
- Създайте работни процеси, които проследяват и автоматизират изпълнението на задачите.
- Събирайте информация лесно с персонализирани формуляри и анкети
- Създавайте и споделяйте SOP с вградения редактор на документи.
- Използвайте Process AI, за да създадете персонализирани работни процеси и да увеличите производителността.
Ограничения на Process Street
- Създаването на процес може да бъде сложно за нови потребители.
- Някои потребители споделят, че не винаги е лесно да се видят незавършените задачи.
Цени на Process Street
- Стартиращи компании: 100 $/месец за 5 потребители
- Pro: От 415 $/месец
- Enterprise: От 1660 $/месец
Оценки и рецензии за Process Street
- G2: 4,6/5 (над 300 отзива)
- Capterra: 4,7/5 (над 600 отзива)
Организирайте се с тези софтуерни инструменти за виртуален асистент
Има хиляди софтуерни опции, но тези са наистина най-добрите в своя клас за планиране, съхранение на файлове, управление на проекти и всичко, от което се нуждае един виртуален асистент.
Използвайте този списък, за да намерите подходящите софтуерни инструменти за виртуален асистент и да оборудвате своя суперзвезден екип с най-добрите възможни ресурси и оборудване. ✨
Ако сте готови да промените начина, по който управлявате проекти, задачи и членовете на екипа си, опитайте ClickUp безплатно.
Нашата всеобхватна платформа за продуктивност разполага с всичко необходимо, за да успешно наемете, обучите, управлявате и мотивирате вашите виртуални асистенти да работят на най-високо ниво.