تخطيط القدرات لـ 100 مشروع نشط، دون الاعتماد على الحدس

لا يمكن لعدد 100 مشروع نشط أن يخبرك ما إذا كان نفس مدير المشروع أو المهندس يظهر في عدة خطط، أو ما إذا كان العمل المعتاد (BAU) يستهلك جزءًا كبيرًا من وقت الفريق، أو أي طلب جديد يجب تنفيذه أولاً. لتحديد ما إذا كان العمل الجديد مناسبًا، قم بتقدير الطلب حسب الدور لفترة تخطيط واحدة، واطرح العمل المعتاد (BAU) والالتزامات الأخرى من السعة الإجمالية، ثم اجعل المفاضلة واضحة قبل أن يتعهد أي شخص بموعد بدء.

يستخدم هذا المثال العملي فترة زمنية افتراضية مدتها أربعة أسابيع، و20 مكافئًا بدوام كامل (FTE) موزعين على أربع مجموعات وظيفية، وطلبين نموذجيين. جميع أرقام التوظيف والطلبات هي أرقام توضيحية. تصف إرشادات تنفيذ المشاريع الصادرة عن حكومة المملكة المتحدة العمل في المحفظة من خلال التصنيف، وتحديد الأولويات، وتحقيق التوازن، والتخطيط في حدود الموارد المتاحة. وقد كُتب هذا الدليل لتنفيذ المشاريع الحكومية، وليس كمعيار مرجعي للقطاع الخاص ( الفصل 12: إدارة المحفظة، نُشر في 29 يوليو 2024، وتم تعديله آخر مرة في 1 يوليو 2026).

النقاط الرئيسية

في هذه المقالة: ما أخبرتنا به الفرق · تحديد فترة مدتها أربعة أسابيع · الفصل بين سعة الأعمال الروتينية (BAU) وسعة المشاريع · مقارنة طلبات الأعمال المتراكمة · إجراء المفاضلة · أول 30 يومًا · نسخ ورقة العمل · اتخاذ القرار

ما أخبرتنا به الفرق

تصف ملاحظات مكتب إدارة المشاريع (PMO) المُقدمة والمُجهولة المصدر محفظة تضم حوالي 100 مشروع نشط مع استمرار دخول طلبات جديدة إلى قائمة المشاريع المتراكمة. كما تصف هذه الملاحظات عملية التخصيص بأنها غير رسمية وتستند إلى معرفة الفريق، إلى جانب المخاوف المتعلقة بالتبني، وتأييد المؤسسة، وتعقيد التنفيذ. هذه مدخلات نوعية مستمدة من العروض التوضيحية، وليست استطلاعًا تمثيليًّا. المحفظة والأرقام الواردة أدناه خيالية.

ابدأ بفترة زمنية مدتها أربعة أسابيع

لا تتضمن الخطوة الأولية المفيدة جدولة كل مهمة في جميع المشاريع المائة. بل تقوم بتقدير العمل المتبقي حسب الدور في نفس الفترة الزمنية التي تبلغ أربعة أسابيع، ثم تترك جدولة المهام على مستوى المهام لفرق التنفيذ. ينصح الفصل 12 بعدم استخدام مخطط جانت مفصل ومفرط الحجم للمحفظة، ويؤكد على الحفاظ على مستوى التفاصيل المفيد لاتخاذ قرارات المحفظة ( الفصل 12، نُشر في 29 يوليو 2024 وتم تعديله آخر مرة في 1 يوليو 2026).

في هذا المثال، يضم مكتب إدارة المشاريع (PMO) 20 موظفًا بدوام كامل (FTE): أربعة مديري مشاريع (PMs)، وأربعة محللين أعمال (BAs)، وثمانية مهندسين، وأربعة أشخاص في مجموعة مشتركة معنية بالجودة والبيانات والتغيير. وتبلغ فترة التخطيط أربعة أسابيع، ويساهم كل موظف بدوام كامل بـ 160 ساعة إجمالية خلال تلك الفترة. وهذه افتراضات سيناريو، وليست بيانات خاصة بالعميل أو الشركة.

تقوم المرحلة الأولى من ورقة العمل بفصل الأعمال الجارية بالفعل، والأعمال الروتينية المتكررة (BAU)، والأعمال المقترحة التي لم تتم الموافقة عليها بعد. يبدأ السيناريو بـ 100 مشروع نشط وقائمة متراكمة مستمرة من المشاريع الواردة.

افصل العمليات التشغيلية العادية (BAU) عن قدرات المشروع

استخدم نفس الحساب لكل مجموعة أدوار:

القدرة الصافية للمشروع = إجمالي الساعات - الأعمال الروتينية (BAU) - الإجازات أو التدريبات المخطط لها - الإدارة والدعم - الاحتياطي

تشمل الأعمال الاعتيادية (BAU) الأعمال المتكررة التي تستهلك نفس الموارد البشرية التي تستهلكها المشاريع. قم بتسجيلها قبل مقارنة الطلب على المشاريع بالقدرات. تغطي إرشادات إدارة الموارد الخاصة بتنفيذ المشاريع الحكومية العرض والطلب، واحتياجات الأدوار والمهارات، والتوافر الفعلي، والتوقعات المتجددة، وتعديلات الجدول الزمني، وإعادة ترتيب الأولويات عند تغير الافتراضات ( الفصل 28: إدارة الموارد، نُشر في 29 يوليو 2024، وتم تعديله آخر مرة في 1 يوليو 2026).

يوصي دليل Planisware الصادر في سبتمبر 2026 بمراعاة الأعمال غير المتعلقة بالمشاريع عند مقارنة الطلب بالموارد البشرية والمهارات والوقت المتاح. ونظرًا لأن هذه الإرشادات صادرة عن مزود خدمات، فيجب التعامل معها على أنها مقارنة بين الأساليب وليس معيارًا مرجعيًا ( كيفية إدارة تخطيط القدرات عبر المشاريع، نُشر في 21 سبتمبر 2026).

يُعتبر «الاحتياطي» في هذا المثال مخصصًا تخطيطيًا صريحًا، وليس نسبة مئوية قياسية. استبدله بالاحتياطي الذي يوافق مكتب إدارة المشاريع (PMO) على توفيره. ولا يكون التقدير مفيدًا إلا إذا وافق كل مسؤول عن دور على أن يتم احتساب «الأعمال المعتادة» (BAU)، والإجازات، والدعم، والاحتياطي مرة واحدة فقط.

قارن الآن السعة الصافية مع أعمال المشاريع الملتزم بها خلال الأسابيع الأربعة المقبلة:

تحتوي المحفظة على 120 ساعة من السعة الإجمالية المتاحة، لكن مديري المشاريع يتجاوزون السعة المحددة بمقدار 20 ساعة. ولا يمكن أن تحل الساعات المخصصة لدور ما محل الساعات المخصصة لدور آخر تلقائيًا. ويؤكد مقال الممارسين المنشور في موقع House of PMO بتاريخ 23 سبتمبر 2026 أن معلومات الموارد يجب أن توجه التوقيت والتسلسل. ويستند المقال إلى نموذج محدث للممارسين وندوة عبر الإنترنت، وليس إلى دراسة ذات نتائج محكومة ( إدارة الموارد لمكاتب إدارة المشاريع: استخدام منظور المحفظة لتحديد أولويات ما هو أكثر أهمية ).

للحصول على نظرة عامة على فئات البرامج، راجع «أفضل 13 أداة لتخطيط القدرات لإدارة الموارد». تركز هذه المقالة على قرار واحد تم تنفيذه بدلاً من مقارنة الموردين.

ضع طلبات الأعمال المتراكمة بجانب مجموعة الأدوار نفسها

يصبح من الممكن مقارنة الأعمال المتراكمة عندما يستخدم كل طلب نفس نافذة التخطيط وفئات الأدوار. هذان الطلبان النموذجيان خياليان. وتعد تقديراتهما افتراضات أولية على مستوى الأدوار، وليست خططًا على مستوى المهام.

قبل الموافقة، يتحقق مكتب إدارة المشاريع (PMO) من نتيجة كل طلب، والجهة الراعية، والتوقيت، والتبعيات، ومستوى الثقة في التقديرات، والطلب على الأدوار. ثم يطبق القادة معايير الاستثمار المتفق عليها. يصف الفصل 12 التصنيف، وتحديد الأولويات، وتحقيق التوازن، والتخطيط كأجزاء من إدارة المحفظة. ولا يزال الطلب المصنف بحاجة إلى جدول زمني وفحص ملاءمة الموارد. يدعم مقال الممارسين في «House of PMO» استخدام معلومات الموارد لتحديد التوقيت والتسلسل، بدلاً من التعامل مع كل مبادرة على أنها التزام بتاريخ بدء ثابت.

اجعل المفاضلة واضحة

الطلب (A) لا يتناسب مع الخطة الحالية كما هي مكتوبة. فقد تجاوز مديرو المشاريع ساعات العمل المحددة بـ 20 ساعة، ولا يتوفر لدى قسم الهندسة سوى 12 ساعة متاحة. في هذا المثال، تقوم لجنة إدارة المحفظة بنقل 40 ساعة من ساعات عمل مديري المشاريع و20 ساعة من ساعات عمل المهندسين الخاصة بالأعمال ذات الأولوية الأقل إلى النافذة الزمنية التالية. يتم إعادة ترتيب العمل، وليس إلغاؤه، ولا تزال المحفظة تحتوي على 100 مشروع نشط. في هذا السيناريو، افترض أن النافذة الزمنية التالية يمكنها استيعاب الـ60 ساعة التي أعيد ترتيبها؛ وتأكد من سعتها قبل تنفيذ هذا التغيير.

مع هذه المفاضلة، يتناسب الطلب «أ» مع القدرات المتاحة، حيث يستهلك كل القدرات المتبقية لمديري المشاريع والمهندسين خلال الفترة المحددة. أما الطلب «ب» فلا يزال غير متناسب: فإضافته سترفع ساعات عمل مديري المشاريع إلى 345 ساعة مقابل 320 ساعة، وساعات عمل المهندسين إلى 672 ساعة مقابل 592 ساعة. ويمكن لمكتب إدارة المشاريع (PMO) تأجيل هذا الطلب، أو تقليص نطاقه على المدى القريب، أو إيجاد قدرات معتمدة، أو عرض مفاضلة مختلفة في المحفظة على مجلس الإدارة. ويجب ألا يقوم المكتب بحساب نفس الأشخاص مرتين دون الإشارة إلى ذلك.

يغطي هذا الدليل الحالي النقاش الأوسع نطاقًا حول المحفظة: إدارة المشاريع المؤسسية: كيفية إدارة كل مشروع كجزء من محفظة واحدة.

يمكن أن تكون مذكرة القرار الموجهة إلى القادة موجزة: «يمكننا استيعاب الطلب «أ» في هذه الفترة التي تمتد لأربعة أسابيع إذا قمنا بتأجيل 40 ساعة عمل لمديري المشاريع و20 ساعة عمل للمهندسين من الأعمال ذات الأولوية الأقل إلى الفترة التالية. وهذا لا يترك أي هامش متاح لمديري المشاريع أو المهندسين. ويظل الطلب «ب» مؤجلاً حتى المراجعة التالية أو حتى الموافقة على تغيير في النطاق أو التوظيف أو التسلسل. » يجب أن تسجل لوحة العمل من وافق على هذا النقل، والأعمال التي تم نقلها، وتاريخ القرار، وموعد مراجعة التوقعات مرة أخرى.

يمكن أن يساعد هذا الدليل الحالي في الإجابة عن السؤال الأوسع نطاقًا المتعلق بإعداد التقارير: كيفية إنشاء لوحة معلومات لمحفظة المشاريع من أجل إدارة المشاريع.

حوّل الأيام الثلاثين الأولى إلى دورة عمل

الأيام من 1 إلى 7: قم بجرد المشاريع والطلبات النشطة. بالنسبة لكل منها، حدد المسؤول، والنتيجة، والحالة الحالية، والطلب في الفترة الزمنية التالية حسب الدور الوظيفي، والتبعيات، ومستوى الثقة في التقدير. قم بتمييز الطلبات المكررة أو التي لا يوجد مسؤول عنها بدلاً من التخمين بشأن حالتها.

الأيام من 8 إلى 14: اطلب من أصحاب الأدوار التحقق من إجمالي الساعات والخصومات. افصل بين الأعمال الاعتيادية (BAU)، والإجازات المعروفة، والتدريب، والدعم، والاحتياطي. احتفظ بنطاق أو علامة ثقة عندما لا يزال التقدير تقريبيًا.

الأيام من 15 إلى 21: قم بمراجعة المحفظة الحالية والطلبات المقترحة معًا. اختبر تسلسلًا واقعيًا واحدًا على الأقل، مثل نقل حزمة عمل ذات أولوية أقل لحماية طلب مرتبط بموعد نهائي. سجل التأثير على كل دور يخضع لقيود.

الأيام من 22 إلى 30: اعرض التوازن بين الأولويات على الأشخاص الذين يتمتعون بسلطة اتخاذ القرار. سجل التسلسل المقبول، والبنود المؤجلة، والافتراضات، والمحفز للتوقعات التالية. أعد فتح القرار في حالة حدوث تغييرات في النطاق أو التوظيف أو الإجازات أو الأولويات.

إذا كان فريقك يخطط بالفعل لأعمال محددة التواريخ في ClickUp، فإن عرض «عبء العمل» (Workload) يمكنه تصور عمل الفريق وقدرته على مدار الوقت. تظهر المهام التي لها تاريخ بدء أو تاريخ استحقاق وتجميع مطابق على اللوحة، ويمثل عبء عمل المهمة الجهد المقدر. تستخدم التوافر واستخدام السعة أيام وساعات العمل في مساحة العمل، مع اعتبار أيام العطلات صفرًا ( إدارة الموارد، وإضافة المهام وإدارتها في عرض "عبء العمل"، وقياس التوافر أو السعة في عرض "عبء العمل"، تم التحقق من كل ذلك في 5 نوفمبر 2026). يعكس هذا العرض العمل الذي تم إدخاله؛ ولا يتحقق من صحة تقديرات الأدوار أو يوافق على المفاضلة في المحفظة.

يمكن لمكتب إدارة المشاريع (PMO) أن يبدأ بورقة عمل والبيانات التي تحتفظ بها الفرق بالفعل. لا تختر نظامًا إلا بعد أن تعرف الحقول والقرارات والمسؤولين عن التحديثات التي تتطلبها العملية. للحصول على نظرة عامة أوسع، راجع «أفضل 10 أدوات لمكتب إدارة المشاريع (PMO) لعام 2026 من أجل إدارة مشاريع فعالة». تركز هذه المقالة على قرار القدرات، وليس على تصنيف الموردين.

انسخ ورقة العمل حقلًا حقلًا

استخدم صفًا واحدًا للقدرات لكل دور وفترة تخطيط، ثم صفًا واحدًا للطلب لكل مشروع حالي أو طلب مقترح. استبدل القيم الافتراضية بتقديرات محلية.

حقول السعة

حقول الطلب

يجب على الشخص الذي يقوم بإعداد ورقة العمل أن يحتفظ بمصدر التقدير ومستوى الثقة بجانب كل طلب. يجب أن يؤدي التقدير ذو الثقة المنخفضة إلى تحديد نطاق أو متابعة، وليس إلى رقم دقيق مختلق. يجب على مالك المحفظة تسجيل القرار والمفاضلة، بينما يقوم قادة المشاريع بتحديث الطلب للفترة التالية عند تغيير الخطط.

اختتم الجلسة بقرار يمكن للفريق تكراره

يكون تخطيط القدرات لمحفظة كبيرة ناجحًا عندما تشير الأرقام إلى خيار يمكن لأحد اتخاذُه. في هذا المثال، يترك الإجمالي مجالًا، لكن مسارات مديري المشاريع والهندسة لا تترك مجالًا. والخطوة التالية هي الموافقة على إعادة ترتيب الأولويات أو نقل الطلب المرتبط بموعد نهائي. يمكن أن يساعد نموذج القدرات أو عبء العمل في نقل حقول ورقة العمل إلى المراجعة التالية، لكن عليك مراجعة حقوله مقارنةً بالأدوار والقرارات التي يحتاجها مكتب إدارة المشاريع (PMO) قبل اعتماده.

احصل على النموذج.

المصادر