إن إعطاء شخص ما ملاحظات سلبية بنّاءة حقًا يمثل تحديًا للكثير منا. من الصعب تحقيق التوازن الصحيح بين الصراحة والتشجيع، خاصةً عندما نريد أن تؤدي كلماتنا إلى التغيير الإيجابي، وليس إلى الدفاع.
في هذه المدونة، سوف نشارك أكثر من 30 مثالاً على الملاحظات السلبية لمساعدتك في تقديم ملاحظات مثمرة وتمكينية في آن واحد. سواء كنت متخصصًا في الموارد البشرية أو قائد فريق أو مديرًا، ستتعلم كيفية تحويل الملاحظات الصعبة إلى فرص للنمو - دون إحراج.
هل أنت مستعد لجعل الملاحظات سلاحك السري؟ لنبدأ!
لماذا تعتبر الملاحظات السلبية مهمة؟
لا أحد يحب إعطاء أو تلقي الملاحظات السلبية. ولكنها مثل السبانخ في مكان عملك: ليست دائماً ألذ ما يكون، ولكنها ضرورية للنمو. سواء كنت متخصصًا في الموارد البشرية أو قائد فريق أو مديرًا، فإن معرفة كيفية استخدام الملاحظات السلبية بفعالية يمكن أن تصنع المعجزات.
أنواع الملاحظات السلبية
قبل أن نرى سبب أهميتها، دعنا نتحدث عن النوعين الرئيسيين:
التغذية الراجعة التصحيحية
هذا النوع هو "مرحبًا، نحن بحاجة إلى إصلاح هذا الأمر". ويتناول سلوكيات أو إجراءات محددة تحتاج إلى تحسين. فكر في الأمر كما يقول نظام تحديد المواقع العالمي (GPS)، "إعادة الحساب" بعد منعطف خاطئ.
التغذية الراجعة التطويرية
يركز هذا على النمو على المدى الطويل. إنه مثل إعطاء شخص ما الأدوات التي يحتاجها للتحسن بمرور الوقت، وليس فقط تصحيح المشكلات الفورية. أشبه بتدريب شخص ما على سباق الماراثون، وليس فقط إخباره بربط حذائه.
اقرأ المزيد: ما هو التقييم بزاوية 360 درجة؟
لماذا تعتبر التغذية الراجعة السلبية مهمة؟
لا يتعلق الأمر بتوجيه أصابع الاتهام أو جعل شخص ما يشعر بالسوء؛ بل يتعلق بتوجيهه للقيام بعمل أفضل. وإليك سبب أهميتها:
يوضح التوقعات
إذا كان الناس لا يعرفون أنهم يفعلون شيئًا خاطئًا، فكيف يمكنهم إصلاحه؟ على سبيل المثال، إذا استمر أحد الموظفين في عدم الالتزام بالمواعيد النهائية، فإن الملاحظات التصحيحية تساعدهم على فهم ما هو متوقع منهم ولماذا هو مهم. وبدون هذا الوضوح، سيستمرون في الاصطدام بنفس الحائط.
يعزز المساءلة
تشجع الملاحظات البناءة الناس على امتلاك أفعالهم. لنفترض أن حملات مدير التسويق لا تعمل بشكل جيد. من خلال الإشارة إلى مجالات محددة للتحسين - مثل الاستهداف الخاطئ للجمهور - من المرجح أن يتحملوا المسؤولية ويجروا تغييرات.
يزيد من التحفيز (بشكل مدهش!)
صدق أو لا تصدق، بعض الموظفين يقدّرون التعليقات السلبية - خاصةً عندما تأتي مع حل. تخيل أن تخبر أحد ممثلي خدمة العملاء أن أسلوبه مع العملاء يحتاج إلى العمل ومتابعته بتمارين لعب الأدوار لمساعدته على التحسن. فجأة، لم يعد الأمر مجرد نقد، بل هو مفتاح النمو الشخصي والمهني.
دور القائد في الملاحظات السلبية
إليك هذا الأمر- إبداء الرأي مثل استخدام سيف ذو حدين. ولكن بالنسبة للقائد، لا تزال هذه الملاحظات واحدة من أهم الأدوات في ترسانته لقيادة الأداء والنمو. فالأمر لا يتعلق فقط بالإشارة إلى الأخطاء، بل يتعلق بتوجيه فريقك للتحسين والنجاح.
تساعد الملاحظات النقدية الفعالة على وضع توقعات واضحة، وتحميل الموظفين المسؤولية، وتوفر خارطة طريق للتحسين. بدونها، قد لا يكون الموظفون على دراية بأماكن تقصيرهم، مما قد يؤدي إلى الركود والإحباط.
عندما يتم تقديم الملاحظات السلبية بشكل بنّاء، فإنها تبني أيضًا الثقة والشفافية، وتظهر أنك تستثمر في تطويرهم. وباختصار، فإن القادة الذين يقدمون ملاحظات تقييمية مدروسة وفي الوقت المناسب يخلقون ثقافة التحسين المستمر ويعززون فرق عمل أقوى وأكثر مرونة.
اقرأ المزيد: كيف تجري جلسة تغذية راجعة مدروسة؟
أمثلة على الملاحظات السلبية
التغذية الراجعة السلبية - تبدو مخيفة، أليس كذلك؟ ولكن لا يجب أن يكون كذلك! عندما تقدم ملاحظاتك السلبية بشكل صحيح، فإنها تكون بمثابة تنبيه في الاتجاه الصحيح أكثر من كونها نقدًا لاذعًا.
دعنا نلقي نظرة على بعض الأمثلة البسيطة والعملية للملاحظات السلبية.
أمثلة على التغذية الراجعة من المدير إلى الموظف
بصفتك مديرًا، ربما اضطررت على الأرجح إلى تقديم ملاحظات يصعب تقبلها بعض الشيء. إليك بعض الأمثلة الواقعية أمثلة على ملاحظات الموظفين التي تجعل الأمر أسهل
- المواعيد النهائية الفائتة
"مرحبًا، لاحظت أننا فوّتنا الموعد النهائي الأسبوع الماضي. دعونا نفكر في كيفية تقسيم هذا المشروع إلى مهام أصغر حتى نتمكن من البقاء على المسار الصحيح في المرة القادمة."
- ضعف مهارات التواصل
"مرحبًا، لم يكن تقرير أداء الحملة لعيد الميلاد بالوضوح الذي كان يمكن أن يكون عليه. ما رأيك في أن نعمل على تحسين الهيكلية من أجل وضوح أفضل في المرة القادمة؟
- إنتاجية منخفضة
"لقد لاحظت انخفاضاً في إنتاجيتك مؤخراً. هل هناك شيء ما تعاني منه؟ دعنا نكتشف بعض الاستراتيجيات لإعادة الأمور إلى مسارها الصحيح."
- غياب متكرر
"هل كل شيء على ما يرام؟ لقد لاحظت أنك تغيب كثيراً في الآونة الأخيرة، وقد بدأ ذلك يؤثر على الفريق. دعنا نجد حلاً حتى نتمكن من ضمان حضور أكثر انتظاماً."
- أخطاء في العمل
"هناك بعض الأخطاء في تقاريرك. دعونا نركز على الدقة وربما حتى ننفذ قائمة مرجعية لاكتشاف هذه الأخطاء قبل تقديمها."
- عمل غير مكتمل
"تبدو مقالة العلاقات العامة التي أرسلتها غير مكتملة. دعنا نجري مكالمة هاتفية للتأكد من تغطية جميع النقاط المهمة في المقالة."
- عدم المشاركة في الاجتماعات
"لقد بدوت غير مشارك في الاجتماعات الأخيرة. أود أن أراك تشارك بشكل أكبر، حيث أن مساهمتك ذات قيمة للفريق."
- عدم اتباع الإجراءات
"مرحباً، لاحظت أن نسخة البريد الإلكتروني مكتوبة حالياً بخط جورجيا. هل يمكنك تحديثه إلى أحد الخطوط المدرجة في إرشادات النسخ؟ شكراً لك!"
أمثلة على ملاحظات من موظف إلى مدير
تقديم ملاحظات إلى مديرك؟ نعم، هذا شيء موجود أيضًا! إنه ليس مجرد طريق أحادي الاتجاه.
- عدم وجود توجيه واضح
"أعاني أحيانًا في معرفة المهام التي يجب تحديد أولوياتها. هل يمكنني الحصول على مزيد من الوضوح بشأن أهداف المشروع حتى أتمكن من التركيز بشكل أفضل؟
- التنظيم
"أود تولي مشروع الروبوتات الجديد بشكل مستقل. أتفهم المخاوف المتعلقة بالجدول الزمني، وأنا ملتزم بالتسليم كما هو متوقع. سأحرص على أن نبقى على تواصل معكم من خلال مكالمة تحديث أسبوعية لإطلاعكم على التقدم المحرز."
- دعم غير كافٍ
"أواجه مشكلة في الوصول إلى الموارد التي أحتاجها. هل يمكننا العمل معاً لإيجاد حلول أو أدوات أفضل؟"
- توزيع عبء العمل بشكل غير عادل
"لاحظت أنني أتولى مهام أكثر من زملائي. هل يمكننا إعادة تقييم عبء العمل للتأكد من أن الأمور متوازنة؟ أكره أن أصبح عنق زجاجة للفريق."
- ملاحظات متكررة
"أود الحصول على المزيد من الملاحظات المنتظمة حول عملي. فهذا يساعدني على البقاء على المسار الصحيح ومعرفة ما أحتاج إلى تحسينه."
- عدم التقدير
"في الآونة الأخيرة، كنت أشعر بقليل من الإحباط لأن عملي نادرًا ما يحصل على أي تقدير. لذا سيكون من الرائع أن تعطيني بعض المدخلات حول كيفية التميز أكثر. أردت أيضًا أن أفهم ما إذا كان لدينا أي برامج للمكافآت والتقدير هنا وكيف يمكنني التأهل لذلك. "
- تواصل غير واضح
"البريد الإلكتروني الذي أرسلته يوم الجمعة الماضي لا ينقل الموجز بشكل صحيح. هل يمكنك مساعدتي بموجز أكثر تفصيلاً لتجنب أي لبس في هذه الحملة؟
أمثلة على ملاحظات الأقران
في بعض الأحيان تأتي الملاحظات من داخل الفريق. إليك كيف يمكن للأقران تقديم نقد بنّاء دون التسبب في أي إحراج:
- عدم التعاون
"لقد لاحظت أنك تعمل بمفردك في المهام التي يجب أن نتعاون فيها. آمل ألا أكون قد أوحيت لك بفكرة أنك بحاجة إلى القيام بكل العمل الشاق. هل تعتقد أن بإمكاننا أن نتواصل أكثر لتقسيم العمل بشكل عادل؟"
- موقف سلبي
"مرحبًا، لقد لاحظت أن تعليقاتك في الاجتماعات أصبحت سلبية بعض الشيء مؤخرًا. إنها تؤثر على معنويات الفريق. هل يمكننا العمل على إبقاء الأمور أكثر إيجابية؟
- مواعيد نهائية ضائعة
"مرحبًا، لقد لاحظت أنك فوّت بعض المواعيد النهائية في آخر تسليم. هل هناك أي طريقة يمكنني أنا أو أي من أعضاء الفريق الآخرين المساعدة بها؟ أعلمني إذا كنت تواجه أي مشاكل في سير العمل الحالي."
- تعطل التواصل
"كما تعلم، كان لدينا اجتماع مهم لأصحاب المصلحة اليوم. حاولت الاتصال بك ومراسلتك بالأمس لأنني كنت بحاجة إلى بعض البيانات الأساسية للعرض التقديمي، لكنك كنت خارج المكتب. هل يمكنك إبلاغنا بعدم تواجدك مسبقًا حتى نتمكن من التخطيط لعملنا بشكل أفضل؟
- تجاوز الحدود
"رأيت أنك أجريت تغييرات في العرض التقديمي الذي أعمل عليه. أنا أقدر أفكارك، ولكن كان من الأفضل لو شاركتها معي بدلاً من تعديل العرض التقديمي. أود أن ننسق بشكل أوثق في المستقبل لضمان توافقنا وتجنب أي تداخل."
- قلة المبادرة
"لقد لاحظت أنك نادراً ما تتحدثين خلال جلسات العصف الذهني التي نعقدها. لا تتردد في طرح الأسئلة أو اقتراح أفكار للحملة. أنا واثق من أن مساهماتك ستضيف قيمة حقيقية!"
- عدم الوفاء بالالتزامات
"لقد لاحظت أن تقرير وسائل التواصل الاجتماعي الذي تعمل عليه معلق من الأسبوع الماضي. دعنا نلتقي اليوم لنفهم كيف يمكننا تسريع عملية هذه المهمة والمهام القادمة."
أمثلة على ملاحظات العملاء
يقدم العملاء أيضًا ملاحظات العملاء - في بعض الأحيان، لا تكون جميلة في بعض الأحيان، ولكنها مفيدة لتحسين جودة المنتج أو الخدمة.
- خدمة العملاء السيئة
"لم يكن الممثل الذي تحدثت إليه متعاوناً. كنت أتوقع دعمًا أفضل من شركتكم."
- مشاكل في المنتج
"لقد طلبت مقاس 10 واستلمت مقاس 8\. هل يمكنكم رجاءً الترتيب لاستبداله أو استرداد ثمنه؟"
- وقت استجابة بطيء
"لقد استغرق فريقك وقتاً طويلاً للرد على مشكلتي. آمل أن تكون الاستجابة أسرع في المرة القادمة."
- تسعير غير واضح
"يقول موقعكم الإلكتروني أن هناك فترة تجريبية مجانية لمنتجكم. ولكن عندما شرعت في اختيار الفترة التجريبية، طُلب مني الدفع. هل يمكنكم من فضلكم توثيق عملية التسعير والفترة التجريبية المجانية بطريقة أفضل حتى لا يختلط الأمر على الناس."
- لا متابعة
"بعد أن أبلغت عن مشكلتي، لم يتابعني أحد. التواصل الأفضل من شأنه تحسين رضا العملاء."
- تجربة مستخدم معقدة
"تجربة مستخدم الموقع الإلكتروني معقدة للغاية، ومن الصعب العثور على ما أحتاج إليه. تبسيط التصميم من شأنه تحسين سهولة الاستخدام."
- عيب في المنتج
"المنتج الذي استلمته معيب، وهذه هي المرة الثانية التي يحدث فيها ذلك. سأكون ممتنًا حقًا إذا ساعدتموني في استرداد أموالي وحاولتم تحسين الجودة للعملاء في المستقبل."
أمثلة على ملاحظات المدير لفريق العمل
تحتاج أحيانًا إلى تقديم ملاحظات إلى فريق بأكمله. إليك بعض الأمثلة لمساعدتك في التعامل مع هذه المواقف:
- عدم التعاون
"لقد لاحظت انخفاضًا في العمل الجماعي والتعاون في هذا الفريق مؤخرًا. دعونا نحرص على التواصل أكثر والعمل معًا لتحقيق أهدافنا."
- قلة الإبداع
"كان نهج الفريق في حل المشاكل متوقعا بعض الشيء في الآونة الأخيرة. أود أن أرى المزيد من الحلول الإبداعية خلال جلسات العصف الذهني."
- أداء منخفض
"تراجع أداء الفريق خلال الربع الأخير. دعونا نحدد مكامن الاختناقات وكيف يمكننا تحسينها."
- المواعيد النهائية الضائعة
"لقد فوّتنا بعض المواعيد النهائية، وأعتقد أن السبب في ذلك هو عدم وضوح الأولويات. دعونا نضع بعض الأهداف الأكثر تحديداً لنبقى على المسار الصحيح."
- روح معنوية منخفضة
"هناك انخفاض في الروح المعنوية. أريد أن أسمع منك إذا كان هناك مشكلة ما حتى نتمكن من حلها كفريق واحد."
اقرأ أيضًا: إتقان حلقات التغذية الراجعة لتحسين رضا العملاء أو الموظفين
استخدام قوالب ClickUp للحصول على ملاحظات أفضل
لنكن واقعيين - قد يكون تقديم الملاحظات أمرًا شاقًا. ولكن الحصول على أدوات التغذية الراجعة الصحيحة تجعل الأمر أسهل. قالب ملاحظات الموظفين في ClickUp يجلب الهيكلية والوضوح لجمع الملاحظات.
قالب ملاحظات الموظفين الخاص بـ ClickUp
إليك كيف يساعد هذا القالب في الارتقاء بتجربة ملاحظات فريقك:
- محادثات متسقة وموجهة: يوفر القالب مطالبات تضمن تغطية الملاحظات للمجالات الرئيسية، من رؤى الأداء إلى الأهداف المستقبلية، مما يضمن أن تكون كل جلسة ملاحظات شاملة ومتوازنة
- جمع الملاحظات بشكل انسيابي: التقط الملاحظات بسهولة عبر الفريق بتنسيق واحد متسق، مما يقلل من سوء التواصل ويضمن توثيق رؤى الجميع وقابليتها للتنفيذ
يساعدك هذا القالب على تنظيم جميع الردود في مكان مركزي واحد. فهو يبسط عمليات المتابعة ويساعدك على تتبع الأنماط بمرور الوقت لدعم التطوير المستمر لفريقك.
وعندما يحين وقت إجراء مراجعة أكثر رسمية، راجع نموذج مراجعة الأداء الخاص ب ClickUp . إنه يجعل عملية تقييم أداء الموظف أكثر سلاسة ويضمن تغطية كل المجالات المهمة، من الإنجازات إلى مجالات التحسين.
الملاحظات السلبية ليست وحشًا كبيرًا ومخيفًا. إنها مجرد أداة للنمو. وسواء كانت ملاحظات من مدير إلى موظف، أو من نظير إلى نظير، أو حتى من عميل، فإن الهدف دائمًا هو نفسه - التحسين.
مكافأة: 15 نموذجًا مجانيًا لمراجعة أداء الموظفين (بالإضافة إلى نصائح)
كيف تقدم ملاحظات سلبية بشكل بنّاء؟
بالنسبة لمحترفي الموارد البشرية وقادة الفرق والمديرين، فإن المفتاح ليس فقط ما تقوله ولكن كيف تقوله. دعونا نوضح كيفية تقديم الملاحظات السلبية للموظفين بشكل بنّاء وكيف يمكن لأدوات مثل ClickUp أن تجعل العملية أكثر سلاسة وكفاءة وإنتاجية.
ركز على السلوك وليس الشخص
افصل الفرد عن الفعل. بدلاً من قول: "أنت دائمًا غير منظم"، قل: "لم يتم تنظيم ملفات المشروع بشكل صحيح، مما تسبب في حدوث تأخير" هذا يجعل الملاحظات تبدو وكأنها هجوم شخصي أقل.
كن موجهًا نحو الحلول
اعرض خطوات قابلة للتنفيذ للتحسين. على سبيل المثال، إذا كان الموظف يفوت المواعيد النهائية، اقترح أدوات أو تقنيات لإدارة الوقت لمساعدته على البقاء على المسار الصحيح.
قم بإشراك الموظف في الحل من خلال طرح السؤال التالي: "ما الذي تعتقد أنه يمكن أن يساعدك على الوفاء بالمواعيد النهائية بشكل أكثر اتساقًا؟
المتابعة وتقديم الدعم
لا تنتهي الملاحظات بالمحادثة. اعرض الدعم المستمر والمتابعة لمعرفة كيف تتقدم الأمور. وهذا يُظهر لمتلقي الملاحظات أنك ملتزم بتحسينه، وليس فقط الإشارة إلى العيوب.
استخدم ### استخدم ClickUp لتتبع وإدارة الملاحظات السلبية
يقدم ClickUp مجموعة من الميزات التي تجعل إدارة الملاحظات وتتبعها ليس فقط بسيطًا ولكن أيضًا فعالاً. إليك كيف يمكنك استخدام أدوات ClickUp لإتقان فن الملاحظات السلبية البناءة:
نماذج #### لجمع الملاحظات نماذج ClickUp سيساعدك على جمع الملاحظات من أعضاء الفريق أو العملاء بطريقة منظمة. يتيح لك ذلك جمع كل الملاحظات في مكان واحد، مما يضمن لك عدم تفويت أي معلومات أساسية.
استخدم قالب نموذج ملاحظات ClickUp لإنشاء نماذج مخصصة تستهدف مجالات ملاحظات محددة مثل الأداء أو التواصل أو العمل الجماعي. بهذه الطريقة، يمكنك تصفية الملاحظات ومعالجتها بشكل أكثر فعالية.
جرب نموذج نموذج الملاحظات الخاص ب ClickUp لتسجيل وتتبع جميع الملاحظات لفريقك
Docs لتجميع الملاحظات في مكان واحد
مع مستندات ClickUp يمكنك تجميع كل الملاحظات في مستند واحد يسهل الوصول إليه. استخدمه لتتبع الملاحظات لكل موظف أو مشروع، مما يسهل الرجوع إلى المناقشات السابقة أثناء مراجعات الأداء أو المتابعة.
المهام والأهداف لاتخاذ إجراء بشأن الملاحظات
مع مهام النقر فوق المهام يمكنك تحويل الملاحظات إلى مهام قابلة للتنفيذ. بعد تقديم الملاحظات، أنشئ هدفًا باستخدام أهداف ClickUp مع بنود عمل واضحة للموظف للعمل عليها. تتبع التقدم المحرز وتحقق منه بانتظام لإبقائه مسؤولاً.
استخدم الملاحظات لتعيين الأهداف وتتبعها باستخدام ClickUp Goals
ClickUp Brain لكتابة الملاحظات
قد تكون صياغة الكلمات المناسبة لكتابة الملاحظات أمراً صعباً. مع ClickUp Brain يمكنك الحصول على المساعدة في كتابة ملاحظات مدروسة وبناءة. يمكن أن ترشدك هذه الميزة في صياغة ملاحظاتك بطريقة موجهة نحو الحلول وغير تصادمية.
عرض الدردشة لمحادثات الملاحظات غير الرسمية
في بعض الأحيان، لا يجب أن تكون الملاحظات رسمية. مع عرض الدردشة في ClickUp يمكنك إجراء محادثات سريعة وغير رسمية حول نقاط الملاحظات الصغيرة. وهذا يقلل من ضغط الاجتماع الرسمي ويحافظ على تدفق التواصل.
تعاون في الوقت الفعلي باستخدام ClickUp Chat للحفاظ على مهامك ومحادثاتك في مكان واحد
حقول مخصصة لتمييز مجالات التعليقات المختلفة
استخدام الحقول المخصصة في ClickUp لتمييز الملاحظات بناءً على فئات مثل التواصل أو إدارة الوقت أو العمل الجماعي. هذا يجعل من السهل تصفية ومعالجة نقاط ملاحظات محددة أثناء مناقشات المتابعة.
المفكرة للملاحظات السريعة
الملاحظات انقر فوق المفكرة مثالية لتدوين نقاط الحديث السريع أو عناصر العمل أثناء محادثة الملاحظات. لا مزيد من التدافع لتذكر ما ناقشته!
👀مكافأة: 11 نموذج مجاني لنماذج الملاحظات
مزايا استخدام ClickUp لتعزيز ثقافة التغذية الراجعة
يستغرق بناء ثقافة النقد البناء بعض الوقت، ولكن ClickUp يجعل الأمر أسهل بكثير. فيما يلي بعض المزايا الرئيسية لاستخدام ClickUp لإدارة الملاحظات:
- الشفافية: من خلال استخدام ClickUp لتتبع جميع الملاحظات، الإيجابية والسلبية على حد سواء، فإنك تخلق ثقافة الانفتاح. يعرف الجميع ما هو متوقع ويمكنهم رؤية تقدمهم نحو التحسين.
- الكفاءة: بدلاً من البحث في رسائل البريد الإلكتروني أو الملاحظات المبعثرة، يحتفظ التطبيق بجميع الملاحظات في مكان مركزي واحد. وهذا يضمن عدم ضياع أي شيء، ويمكنك الوصول إلى الملاحظات السابقة بسرعة عند الحاجة.
- رؤى قابلة للتنفيذ: بفضل ميزات مثل الأهداف والحقول المخصصة، يساعدك ClickUp على تحويل الملاحظات إلى خطوات واضحة وقابلة للتنفيذ. يمكن للموظفين تتبع تقدمهم بسهولة ومعرفة كيف يتحسن عملهم بمرور الوقت.
- تحسين التواصل: سواء كان ذلك بشكل رسمي أو غير رسمي، يوفر ClickUp قنوات متعددة لتقديم الملاحظات، مما يضمن أن يكون التواصل واضحًا ومستمرًا. باستخدام أدوات مثل عرض الدردشة والنماذج، يمكنك تعديل طريقة تقديم الملاحظات حسب الموقف.
- التعاون والمساءلة: من السهل التعاون في تقديم الملاحظات وإنشاء خطة مشتركة للتحسين، وذلك بفضل ميزات ClickUp التي تتيح لك مشاركة المستندات وميزات التتبع. كما أنه يجعل كلاً من المديرين والموظفين مسؤولين عن متابعة الملاحظات المقدمة.
- تعزز الروح المعنوية: يمكن للتغذية الراجعة البناءة، خاصة عندما تقترن بأداة تسهّل تتبع التحسينات، أن ترفع الروح المعنوية. سيشعر الموظفون بمزيد من الدعم في رحلة نموهم عندما يرون أن ملاحظاتهم تؤخذ على محمل الجد ويتم العمل بها.
استخدم مستندات ClickUp Docs لتوثيق الملاحظات وتحليلها بشكل منهجي
التحديات والمزالق التي يجب تجنبها أثناء تقديم الملاحظات السلبية
ليس من الضروري أن يكون تقديم الملاحظات السلبية والبناءة مثل المشي على حبل مشدود فوق بركة مليئة بأسماك القرش! عندما يتم ذلك بشكل صحيح، يمكن أن يعزز الأداء ويلهم النمو ويبني علاقات أقوى. ولكن عند تقديمها بشكل سيء، فإنها وصفة لكارثة.
لذا، دعنا نستكشف كيفية التغلب على تحديات تقديم الملاحظات البناءة وتجنب بعض المزالق الشائعة على طول الطريق.
الجانب المظلم من سوء تقديم الملاحظات البناءة
دعنا نواجه الأمر - لا أحد يستمتع بالملاحظات السلبية عندما تبدو وكأنها ضربة في الأمعاء. إليك ما يمكن أن يحدث إذا لم تنقل ملاحظاتك بشكل بنّاء:
- الإحباط: الكثير من الانتقادات دون أي دور إيجابي؟ إنه مثل سكب الماء البارد على نار التحفيز لدى شخص ما. قد ينتهي بهم الأمر بالشعور بالهزيمة بدلاً من التشجيع
- الإضرار بالعلاقات: إذا كانت الملاحظات قاسية جدًا أو اتهامية، فقد يؤدي ذلك إلى توتر علاقتك بالموظفين. الثقة هي مفتاح المحادثات المثمرة!
- انخفاض في الإنتاجية: إذا كان الموظفون لا يعرفون كيفية إصلاح المشكلة، فسوف يدورون في حلقة مفرغة في محاولة لمعرفة الخطأ الذي حدث، مما قد يؤدي إلى تراجع أدائهم
كيف تحسن مهاراتك في تقديم الملاحظات؟
والآن بعد أن عرفنا ما لا يجب فعله، دعنا نركز على ما ينبغي أن تفعله أثناء تقديم الملاحظات السلبية.
- التوقيت هو المفتاح: لا تنتظر حتى المراجعة السنوية لإلقاء الملاحظات السلبية. يجب أن تكون الملاحظات في الوقت المناسب ومرتبطة بالإجراءات الأخيرة. على سبيل المثال، إذا ارتكبت سارة خطأً يوم الثلاثاء الماضي، فقم بمعالجته بعد فترة وجيزة. فبهذه الطريقة، يكون الخطأ حديثًا في ذهنها ويسهل إصلاحه.
- تجنب الغموض: كن محددًا. بدلاً من قول "أنت لا تقومين بعمل جيد"، قولي: "لقد لاحظت أنك فوّت آخر موعدين نهائيين للمشروع، وهذا يؤثر على تقدم الفريق"
- كن منفتحًا للمناقشة: الملاحظات ليست مناجاة؛ إنها محادثة. بعد مشاركة أفكارك، اطرح أسئلة مثل "ما رأيك في ذلك" أو "ما الذي تعتقد أنه يمكن أن يساعد في تحسين هذا الأمر؟ هذا يفتح الباب لمحادثة ثنائية الاتجاه تبدو تعاونية أكثر من كونها مواجهة.
- لا تكن سلبيًا أو قاسيًا: من المزالق الشائعة الأخرى عندما يتعلق الأمر بتقديم ملاحظات سلبية هي الإشارة فقط إلى العيوب. فقد يكون ذلك محبطًا. وبالتالي من المهم أيضًا تسليط الضوء على نقاط القوة للحفاظ على منظور متوازن.
تطبيق العبقرية
طريقة الشطيرة.
ردود الفعل السلبية تنخفض بسهولة مع القليل من ردود الفعل الإيجابية على كلا الجانبين. ابدأ بشيء قاموا به بشكل جيد، ثم قم بضربهم بالمشكلة، وانتهي بملاحظة إيجابية.
مثال: "لقد قمت بعمل رائع في الحفاظ على تنظيم الفريق، لكنني لاحظت أن التقارير كانت متأخرة بعض الشيء. دعنا نعمل على بعض الاستراتيجيات لتسريع هذه العملية. بشكل عام، أعلم أن لديك المهارات اللازمة للتعامل مع هذا الأمر!"
التعامل مع الاختلافات الثقافية في التغذية الراجعة
هنا حيث تصبح الأمور صعبة بعض الشيء - فالثقافات المختلفة لها طرق مختلفة في التعامل مع الملاحظات. ما يصلح لشخص ما قد لا يصلح لشخص آخر، لذلك من المهم أن تكون على دراية بهذه الفروق الدقيقة.
- الملاحظات المباشرة مقابل الملاحظات غير المباشرة: في الثقافات الغربية، يقدّر الناس الملاحظات المباشرة. فهم يريدون أن يعرفوا بالضبط ما الخطأ الذي حدث، دون الحاجة إلى تلطيف الكلام. ولكن في الثقافات الأخرى، مثل الثقافات الآسيوية أو العديد من دول أمريكا اللاتينية، يتم تقديم الملاحظات بمهارة أكبر لتجنب إحراج شخص ما. اعرف جمهورك وعدّل أسلوبك وفقًا لذلك!
- الملاحظات الخاصة مقابل العامة: تفضّل بعض الثقافات (وحتى بعض الأفراد)تلقي الملاحظات بشكل خاص. إذا كنت تعمل مع فريق ينتمي إلى ثقافة ذات سياق عالٍ، احتفظ بهذه الانتقادات خلف الأبواب المغلقة.
- التسلسل الهرمي ومسافة القوة: في الثقافات ذات التباعد الكبير في السلطة (فكر في آسيا)، قد لا يشعر الموظفون بالراحة في تقديم الملاحظات لرؤسائهم أو حتى الاستجابة للنقد بشكل علني. في هذه الحالات، كن أكثر حذرًا في كلماتك، وشجع الحوار المفتوح دون أن تشعر أي شخص بعدم الارتياح.
اقرأ أيضًا: كيفية تحليل ملاحظات العملاء لتحقيق النجاح المطلق
تحويل ردود الفعل السلبية إلى فرص للنمو
الملاحظات السلبية الفعالة ضرورية لتعزيز النمو وتحسين الأداء. سواء كنت تعالج المواعيد النهائية الفائتة أو مشاكل التواصل أو غيرها من ثغرات الأداء أثناء اجتماعات الفريق، استخدم أمثلة محددة، وحافظ على موقف إيجابي، وقدم حلولاً قابلة للتنفيذ.
كما أن دمج التعزيز الإيجابي إلى جانب الملاحظات يضمن أيضًا أن تظل المحادثة داعمة. تُعد اجتماعات الفريق بيئة مثالية لتحقيق التوازن بين الملاحظات الإيجابية والسلبية على حد سواء لخلق نهج شامل.
لذا لا تتجنب تقديم الملاحظات السلبية؛ وبدلاً من ذلك، أتقن فن تقديم الملاحظات. سيؤدي التدخل الصحيح إلى تمكين فريقك. اشترك في ClickUp للوصول إلى مستويات أداء أعلى مع الحفاظ على ثقافة عمل إيجابية ومنفتحة.