Cách chúng tôi sử dụng ClickUp Chat để khắc phục tình trạng giao tiếp lộn xộn cho nhóm làm việc từ xa của mình

Hầu hết các nhóm không gặp vấn đề về giao tiếp.

Họ gặp phải vấn đề tình trạng phân tán thông tin.

Cập nhật thông tin ở Slack. Quyết định được thảo luận qua tin nhắn riêng tư (DMs). Tài liệu được gửi qua email. Trạng thái công việc nằm trong đầu ai đó. Và điều kỳ lạ là, thứ duy nhất bạn luôn không thể tìm thấy chính là tin nhắn mà bạn thực sự cần.

Giới thiệu về tôi: Chuyên gia tư vấn ClickUp được chứng nhận và Chuyên gia kiến trúc giải pháp.

Tôi là Christopher Day, người sáng lập và kiến trúc sư trưởng của Upicent , một công ty kiến trúc giải pháp chuyên xây dựng Không gian Làm việc ClickUp cho các doanh nghiệp có kích thước khác nhau.

Trong một webinar cộng đồng ClickUp gần đây, tôi đã chia sẻ cách nhóm của tôi sử dụng ClickUp Chat để giải quyết tình trạng phân tán thông tin.

Góc nhìn này dựa trên nhiều năm kinh nghiệm xây dựng không gian làm việc và mẫu ClickUp cho các nhóm thực tế, không chỉ lý thuyết—vì vậy cách tiếp cận của chúng tôi đối với trò chuyện được xây dựng dựa trên thiết kế quy trình làm việc.

Vấn đề: Tình trạng phân tán giao tiếp qua các công cụ và kênh khác nhau.

Giống như nhiều nhóm khác, công ty của chúng tôi ban đầu sử dụng Slack làm nền tảng chính. Các tin nhắn, cập nhật và quyết định được trao đổi qua lại giữa các chủ đề trò chuyện, trong khi công việc thực tế lại được thực hiện ở nơi khác.

Điều đó có nghĩa là:

Phương pháp tiếp cận: Chuyển đổi sang nền tảng giao tiếp và hợp tác thống nhất cho nhóm.

Khi ClickUp Chat ra mắt, tôi đã tiến hành đánh giá kỹ lưỡng và nhanh chóng nhận ra tiềm năng của việc đưa giao tiếp vào cùng một nền tảng với các công việc, tài liệu và mẫu. Chúng tôi đã chuyển sang ClickUp Chat từ Slack một cách chủ động—và chúng tôi không bao giờ hối hận về quyết định đó.

Nếu bạn tò mò, đây là cái nhìn nhanh về cách ClickUp Chat hoạt động:

Tuy nhiên, thành công thực sự của chúng tôi không chỉ đến từ việc có "trò chuyện bên trong ClickUp". Không, nó còn nhiều hơn thế.

Với sự bổ sung của Trí tuệ nhân tạo bối cảnh ClickUp ( ClickUp Brain), không gian làm việc của bạn không còn chỉ là nơi lưu trữ thông tin. Đó là nơi AI thực sự hiểu, tóm tắt và giúp nhóm của bạn hành động nhanh hơn dựa trên thông tin đó.

Đó là sự khác biệt giữa một ứng dụng để trò chuyện đơn giản và một ứng dụng được thiết kế để loại bỏ tình trạng phân tán thông tin ngay từ gốc rễ.

Làm đúng cách: Bắt đầu với kiến trúc Không gian Làm việc, không phải kênh trò chuyện.

Cấu trúc không gian làm việc chính là điểm khởi đầu và kết thúc của trải nghiệm ClickUp của bạn.

Triết lý cốt lõi của tôi rất đơn giản: cấu trúc không gian làm việc của bạn nên định hướng chiến lược trò chuyện của bạn.

Nếu bạn chưa phải là người dùng thành thạo ClickUp, đây là cách đơn giản nhất để hiểu về kiến trúc của ClickUp (hoặc Phân cấp dự án ):

Hầu hết các nhóm lại làm ngược lại. Họ bắt đầu với trò chuyện trước tiên. Họ tạo ra một danh sách dài các kênh như #announcements, #bugs, #ngẫu nhiên, #client-requests… và chỉ sau đó mới cố gắng kết nối các cuộc hội thoại đó trở lại với công việc.

Đó là cách tình trạng lộn xộn trong giao tiếp bắt đầu.

Kết hợp Phân cấp Dự án tích hợp sẵn của ClickUp với Trò chuyện

Trong ClickUp, Hệ thống phân cấp và ClickUp Trò chuyện được tích hợp chung trong một thanh bên.

Mỗi Không gian, Thư mục và Danh sách công việc đều có thể có kênh trò chuyện riêng biệt.

Nó "không hoạt động" theo mặc định — nó luôn sẵn sàng khi bạn cần. Nhưng ngay khi bạn nhấp vào Thêm kênh, địa điểm đó sẽ có một luồng cuộc hội thoại tập trung liên kết với công việc thực tế.

Đây là lý do tại sao điều đó quan trọng:

Khi xây dựng hệ thống trò chuyện dựa trên cấu trúc công việc, các nhóm sẽ dành ít thời gian hơn để phân loại tin nhắn và nhiều thời gian hơn để thúc đẩy dự án tiến triển.

Chuyển các địa điểm quan trọng thành các kênh tập trung

Trong webinar, chúng tôi đã trình diễn điều này bằng cách sử dụng khu vực Sản phẩm số trong không gian làm việc của chúng tôi—nơi mà nhóm xây dựng và duy trì các mẫu ClickUp của chúng tôi.

Thông thường, các nhóm sẽ giải quyết vấn đề này bằng cách tạo một kênh rộng #product-announcements trên Slack (hoặc bất kỳ công cụ trò chuyện nào họ sử dụng). Vấn đề là kênh này nằm xa khỏi công việc thực tế. Nó trở thành một luồng thông tin cập nhật mà mọi người lướt qua, bỏ lỡ hoặc quên kết nối lại với các công việc.

Thay vào đó, chúng tôi đã thực hiện một giải pháp đơn giản hơn trong ClickUp:

Giờ đây, mọi thông báo về các sản phẩm kỹ thuật số của chúng tôi đều xuất hiện tại cùng một nơi mà công việc phát triển sản phẩm thực tế được tổ chức.

Đảm bảo thành viên kênh phù hợp với những người có thể xử lý tin nhắn.

Vì các kênh được liên kết với địa điểm, những người có thể xem và theo dõi một kênh đã được xác định bởi cài đặt chia sẻ của không gian làm việc. Chúng tôi sử dụng điều này để đảm bảo giao tiếp vừa định hướng vừa dễ dàng tìm kiếm:

💡 Mẹo chuyên nghiệp: Khi có thành viên mới tham gia kênh, đừng bắt họ phải cuộn qua hàng tuần tin nhắn để tìm hiểu thông tin. Sử dụng AI CatchUp trong ClickUp Trò chuyện để tóm tắt ngay lập tức những gì họ đã bỏ lỡ—các quyết định quan trọng, ưu tiên hiện tại và các chủ đề đang mở—giúp họ nhanh chóng nắm bắt bối cảnh và bắt đầu đóng góp mà không cần phải nhắn tin cho nhóm để tóm tắt lại.

Cách giữ các cuộc hội thoại liên kết với công việc thông qua mối quan hệ tác vụ trong ClickUp

Chúng tôi dựa vào mối quan hệ giữa các công việc để đảm bảo trò chuyện luôn kết nối với công việc liên quan.

Nếu bạn mới sử dụng ClickUp, đây là phiên bản đơn giản: một mối quan hệ tác vụ chỉ là cách để liên kết hai phần công việc với nhau để bối cảnh vẫn được kết nối. Thay vì một cuộc hội thoại tồn tại độc lập trong công cụ trò chuyện, ClickUp cho phép bạn liên kết cuộc hội thoại đó trở lại công việc mà nó ảnh hưởng – để tin nhắn không bị mất đi ngay khi chủ đề im lặng.

Trong webinar này, bạn sẽ thấy tôi tham gia vào một không gian làm việc phiên bản alpha nơi nhóm của tôi đang xây dựng các mẫu nâng cao cho thị trường sắp ra mắt của chúng tôi – từ môi trường Scrum linh hoạt với lộ trình và các buổi họp định kỳ đến hệ thống vé nội bộ và trung tâm hỗ trợ.

Khi một thành viên trong nhóm ghi lại video cập nhật về một mẫu (ví dụ: hướng dẫn bắt đầu chi tiết cho mẫu dự án Scrum linh hoạt), chúng tôi:

Điều đó có nghĩa là bất kỳ ai mở công việc sau này sẽ thấy:

Đây là một trong những cách đơn giản nhất để giảm thiểu tình trạng phân tán thông tin lâu dài. Nó biến cuộc trò chuyện từ một cuộc hội thoại tạm thời thành bối cảnh bền vững gắn liền với công việc.

Cách sử dụng Tự động hóa và Trí tuệ nhân tạo để ngừng lặp lại công việc trong ClickUp Trò chuyện

Hai mô hình nổi bật:

Tài liệu được hỗ trợ bởi AI từ các đề cập

Chúng ta có thể tạo ra các "nhóm AI" nhỏ hoặc quy tắc để theo dõi việc đề cập đến một tài liệu AI cụ thể trên một công việc. Khi điều đó xảy ra, ClickUp sẽ tạo ra một tài liệu tóm tắt cho công việc đó, tổng hợp các chi tiết chính và hoạt động đã diễn ra cho đến nay.

Điều này đặc biệt hữu ích khi một công việc có nhiều trao đổi qua lại. Thay vì phải cuộn qua các cập nhật và bình luận, bạn sẽ có một tài liệu gọn gàng ghi lại những thông tin quan trọng.

Các đại lý tự động trong các kênh

Trong một số kênh (ví dụ: kênh phát triển web), chúng ta có thể kích hoạt Trợ lý Tự động để khi có tin nhắn được đăng, trợ lý sẽ trả lời tự động.

Phản hồi đó có thể:

Nhờ vậy, mọi người có thể nhận được sự trợ giúp ngay lập tức*, mà không cần ai trong nhóm phải dừng việc cần làm để trả lời.

Cách sử dụng ClickUp để khắc phục tình trạng giao tiếp lộn xộn cho các nhóm làm việc từ xa: Nghi thức Nhật ký hàng ngày

Công ty của chúng tôi hoạt động hoàn toàn từ xa, với các thành viên trong nhóm phân bố ở nhiều múi giờ khác nhau. Trong môi trường thiết lập phân tán, tình trạng giao tiếp lộn xộn xuất hiện rất nhanh. Để giảm thiểu các tin nhắn qua lại và câu hỏi "Bạn có ở đó không?", chúng tôi đã xây dựng hệ thống Daily Logs trong ClickUp.

Đây là cách thức hoạt động:

Ví dụ, nếu tôi cài đặt trạng thái của mình là "Nghỉ ngơi" trong 30 phút, hệ thống tự động hóa sẽ đăng một cập nhật thân thiện vào kênh Daily Logs với tên công việc, trạng thái và thời lượng - về cơ bản là nói: "Tôi đang nghỉ ngơi, xin đừng làm phiền."

📌 Kết quả: Tất cả thành viên trong nhóm có thể ngay lập tức xem ai sẵn sàng cho cuộc gọi nhanh, ai đang tập trung làm việc và ai đang offline — mà không cần phải tràn ngập các kênh ngẫu nhiên với các cập nhật trạng thái.

Tại sao phương pháp này lại hiệu quả đến vậy cho các nhóm làm việc từ xa

Mô hình này cung cấp cho các nhóm làm việc từ xa như chúng tôi một cách nhẹ nhàng để:

Chúng tôi thậm chí còn sử dụng các trạng thái này khi lên lịch các cuộc theo dõi trong các kênh khác. Nếu ai đó đang nghỉ ngơi hoặc vắng mặt, chúng tôi có thể lên lịch tin nhắn cho khi họ trở lại. Điều này giúp giao tiếp tập trung vào những điều cần thiết thay vì liên tục.

Từ tin nhắn phân tán đến hệ thống giao tiếp nội bộ có chủ đích: Hãy sao chép cách thiết lập ClickUp trò chuyện này.

Cách tiếp cận của chúng tôi với ClickUp Chat không chỉ là "một công cụ trò chuyện khác" mà là xây dựng một hệ thống giao tiếp có chủ đích phản ánh cách công việc của chúng tôi được tổ chức. Và bạn cũng có thể áp dụng nó!

Nhưng đừng lo lắng, bạn không cần phải áp dụng tất cả các phương pháp cùng một lúc. Hãy bắt đầu bằng cách hỏi:

Sau đó, tiếp tục phát triển từ đó.

Bắt đầu với tài khoản ClickUp miễn phí và bắt tay vào xây dựng!

Christopher là người sáng lập Upficient, một nhà cung cấp giải pháp ClickUp độc lập phục vụ các doanh nghiệp lớn nhỏ trên toàn thế giới với các giải pháp ClickUp mạnh mẽ. Họ cũng có một thị trường cho các mẫu ClickUp—từ hệ thống vận hành OKR và EOS đến môi trường dự án linh hoạt và trung tâm hỗ trợ nội bộ—dành cho người dùng Business Plus và Enterprise.