Mặc dù hầu hết mọi người đều từng đảm nhận vai trò lãnh đạo ở một thời điểm nào đó, nhưng công việc của một quản lý dự án đi kèm với những trách nhiệm độc đáo và đôi khi khó lường trước.
Là một quản lý dự án và trưởng nhóm, bạn cần tuân thủ các quy trình và hoạt động được công ty chấp nhận, nhưng bạn cũng cần cởi mở với các phản hồi và điều chỉnh quy trình làm việc của mình khi cần thiết.
Đó là lúc các mẫu quản lý dự án trở nên hữu ích!
Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về một số phương pháp và mẹo quản lý dự án để giúp bạn vượt qua mọi thách thức trên con đường của mình. Đồng thời, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một mẫu quản lý dự án tuyệt vời trong ClickUp để thực hiện việc này.
1. Xác định trách nhiệm của bạn
Đó là sáng thứ Hai và bạn có ba cuộc phỏng vấn với các ứng viên tiềm năng.
Bạn còn có 13 cuộc họp với các nhân viên hiện tại, và số lượng email trong hộp thư đến của bạn đang tăng lên đến mức không thể kiểm soát được.
Làm thế nào để bạn giữ được sự thẳng thắn?
Đầu tiên, hãy hình dung những điểm trọng tâm của bạn với tư cách là một nhà quản lý. Phân chia vai trò tổng thể của bạn thành những phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn một cách có hệ thống.
Hệ thống phân cấp của ClickUp giúp quá trình này trở nên đơn giản. Bạn có thể tạo Dự án cho từng nhóm mà bạn quản lý trong một Không gian trung tâm. Sau đó, sử dụng Danh sách công việc trong mỗi Dự án để chia nhỏ các thành phần khác nhau của Dự án. Dưới đây là một ví dụ:
Không gian: Quản lý > Dự án: Nhân viên > Danh sách công việc: Nhân viên 1, Nhân viên 2, v.v.
Nền tảng này thậm chí còn có các mẫu Dự án sẵn sàng để bạn có thể thêm ngay vào Nhóm của mình để bắt đầu:
2. Theo dõi tiến độ của bạn trong thời gian thực
Đôi khi, cài đặt ngày đáo hạn cho một dự án hoặc công việc là không đủ. Khi bạn cần quản lý nhiều nhiệm vụ được giao cho một nhóm lớn người, có thể rất khó để biết mọi việc đang tiến triển đến đâu.
Giải pháp? Tìm cách nhận thông tin cập nhật ngay lập tức từ toàn bộ nhóm khi có thay đổi.
Trong ClickUp, bạn có thể dễ dàng thiết lập điều này bằng các trường tùy chỉnh.
Tạo các cột công việc độc đáo để quản lý thông tin liên hệ, trạng thái tiến độ, liên kết đến các tài liệu quan trọng và hơn thế nữa.
Khi những người được giao công việc cập nhật các mục nhập trong trường này, bạn sẽ có thể có cái nhìn tổng quan về quy trình làm việc của mọi người ở một nơi:
Bạn thậm chí có thể tạo quy trình công việc trạng thái tùy chỉnh cho từng Dự án của mình. Các thành viên trong nhóm có thể chuyển công việc từ giai đoạn này sang giai đoạn khác để bạn luôn biết mọi việc có đang diễn ra theo đúng kế hoạch hay không:
Một tính năng quan trọng khác của ClickUp mà bạn nên xem là Báo cáo.
Báo cáo giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ của các thành viên trong nhóm từ nhiều góc độ khác nhau, trong một khoảng thời gian nhất định. Xem những công việc đã được thực hiện, ai có mục công việc quá hạn và hơn thế nữa:
Cuối cùng, đừng quên xem tính năng Danh mục đầu tư của ClickUp. Danh mục đầu tư cho phép bạn tổng hợp tất cả các kế hoạch tuyệt vời này thành một bản tổng quan cấp cao, để bạn có thể dễ dàng theo dõi tiến độ và tình trạng của mọi thứ trong nhóm.
3. Luôn lập kế hoạch trước
Một phần của công việc quản lý là xử lý nhiều yêu cầu khác nhau. Cho dù bạn chịu trách nhiệm tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới, giám sát nhóm bán hàng hay lên kế hoạch cho một sự kiện lớn, bạn có thể sẽ ở vị trí mà nhiều đồng nghiệp trông chờ vào bạn để hành động.
Vậy làm thế nào để bạn có thể đáp ứng tất cả các yêu cầu này một cách kịp thời, đồng thời vẫn cung cấp sự rõ ràng và quyết đoán mà đồng nghiệp của bạn cần?
Bạn cần suy nghĩ trước và dành thời gian cần thiết để hoàn thành công việc. Xác định thời điểm bắt đầu, kết thúc dự án và mọi việc cần làm trong khoảng thời gian đó.
Với Chế độ xem thời gian của ClickUp, bạn có thể kéo và thả các công việc chưa được lên lịch để thêm ngày bắt đầu và ngày đáo hạn trực tiếp vào lịch của mình.
Bạn cũng có thể mã hóa màu sắc theo trạng thái hoặc lọc lịch theo người được giao để xem ai đang làm việc gì.
Bạn không chắc khi nào nên lên lịch cho một công việc nhất định?
Hãy thử thêm ước lượng thời gian để cho biết bạn dự kiến sẽ mất bao lâu để hoàn thành công việc. Điều này sẽ giúp bạn sắp xếp công việc vào lịch của mình một cách hợp lý hơn khi bạn đã sẵn sàng.
Kết luận
Bất kể phạm vi trách nhiệm quản lý của bạn là gì, luôn có những công cụ bạn có thể triển khai để giúp bạn hoàn thành nhiều việc hơn, nhanh hơn. Thay vì cố gắng theo dõi mọi công việc và cuộc họp trên giấy ghi chú (hoặc tệ hơn là trong đầu), tại sao không đồng bộ hóa quy trình làm việc của bạn trong một nền tảng thống nhất?