New Reach Marketing: Cách ClickUp giúp công ty chúng tôi mở rộng quy mô lên mức ARR 800.000 USD

Lindsey Rossi là Giám đốc Hoạt động của New Reach Marketing. Cô chuyên về việc xây dựng hệ thống và cải thiện hoạt động cho công ty. Trong thời gian rảnh rỗi, Lindsey thích sáng tác nhạc, hát, dạy hát và tham gia các hoạt động ngoài trời.

Khi mới kinh doanh, bạn dễ dàng “chắp vá” một hệ thống để quản lý các dự án mà không tính đến khả năng mở rộng. Có thể bạn đang sử dụng các công cụ như Google Trang tính và các ứng dụng văn bản, và hệ thống hiện tại đã không còn đáp ứng được nhu cầu của bạn.

Nếu bạn cảm thấy công việc của mình thiếu tổ chức và đang lãng phí thời gian, việc sử dụng một công cụ quản lý dự án hiệu quả có thể là giải pháp giúp hỗ trợ sự phát triển và khả năng mở rộng quy mô cho công ty của bạn.

New Reach Marketing khởi đầu là một doanh nghiệp nhỏ vào năm 2020, và lúc đó mọi hoạt động đều được quản lý hoàn toàn thông qua Google Trang tính.

Khi công ty chúng tôi ngày càng phát triển và thu hút thêm khách hàng, chúng tôi nhận ra rằng hệ thống hiện tại sẽ không thể mở rộng quy mô hay quản lý hiệu quả.

Trong vòng sáu tháng, chúng tôi đã thử nghiệm một số công cụ quản lý dự án (PM) và quyết định chọn ClickUp vì nó thân thiện với người dùng, giúp tiết kiệm thời gian và có thể tùy chỉnh phù hợp với đặc thù kinh doanh riêng của chúng tôi.

Dưới đây là cách việc chuyển sang một nền tảng quản lý dự án khác đã trở thành một trong những quyết định sáng suốt nhất mà chúng tôi từng đưa ra với tư cách là một agency.

Vấn đề: Quy trình làm việc thiếu tổ chức, khó khăn trong việc quản lý dự án và sự thiếu thông tin liên lạc

Hãy tưởng tượng bạn vừa đến nơi làm công việc thì ngay lập tức bị ngập tràn bởi tin nhắn văn bản, tin nhắn trên Slack và một danh sách công việc mà không có sự rõ ràng hay thứ tự ưu tiên theo mức độ khẩn cấp của các công việc.

Bạn dành một giờ hoặc hơn mỗi sáng để cố gắng sắp xếp công việc, nhưng vẫn không biết bắt đầu ngày mới như thế nào.

Bạn mở Google Drive để tìm Google Trang tính phù hợp và tìm kiếm các tin nhắn để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ thông tin nào.

Bạn phải lướt qua vô số hàng dữ liệu để tìm những thông tin cần thiết — hệ thống vẫn hoạt động nhưng chỉ ở mức tối thiểu.

Đây là thực trạng tại New Reach Marketing trước khi chúng tôi chuyển sang sử dụng ClickUp.

Các bảng tính của chúng tôi ngày càng trở nên khó quản lý hơn theo thời gian. Chỉ riêng bảng tính nội dung đã lên tới 648 hàng, và chúng tôi còn phải sử dụng nhiều tab trong cùng một bảng tính để quản lý các dự án khác nhau cho tất cả khách hàng của mình! 😱

Việc theo dõi mọi thứ gần như là không thể và các vấn đề liên tục bị bỏ sót.

Hệ thống quản lý dự án của chúng tôi chưa được tối ưu hóa để đáp ứng mức độ tăng trưởng mà chúng tôi kỳ vọng.

Tôi sẽ cho các bạn xem một vài ảnh chụp màn hình của Google Trang tính cũ của chúng tôi, và sau đó giới thiệu hệ thống mới để các bạn có thể thấy cách chúng tôi hoạt động trước và sau khi sử dụng ClickUp.

Nhưng trước tiên, đây là một số thông tin về loại hình công ty của chúng tôi và cách chúng tôi đã tùy chỉnh ClickUp sao cho phù hợp với hoạt động kinh doanh của mình.

Việc cần làm của chúng tôi với tư cách là một agency: Cái nhìn sâu sắc về hệ thống cũ của chúng tôi

Để giúp bạn hiểu rõ hơn về cách ClickUp đã hỗ trợ chúng tôi mở rộng quy mô lên mức ARR 800.000 USD, bạn cần có cái nhìn tổng quan về hoạt động của công ty chúng tôi.

New Reach Marketing chuyên về SEO và tiếp thị nội dung. Chúng tôi có nhiều khách hàng thuộc các lĩnh vực và mục tiêu khác nhau, đồng thời quản lý ba loại khách hàng chính, bao gồm khách hàng xây dựng liên kết và khách hàng nội dung.

Khi khách hàng muốn cải thiện thứ hạng tổng thể trên các công cụ tìm kiếm, họ sẽ thuê ngoài dịch vụ xây dựng liên kết cho chúng tôi. Dưới đây là bảy chiến dịch tiếp thị mà chúng tôi lựa chọn khi xây dựng kế hoạch cho các khách hàng sử dụng dịch vụ xây dựng liên kết:

Mỗi chiến dịch đều trải qua ba giai đoạn khác nhau, bất kể đó là chiến dịch nào.

Chiến dịch phổ biến nhất của chúng tôi là viết bài khách mời — dưới đây là một bản tóm tắt nhanh về cách thức hoạt động của việc viết bài khách mời:

Bước 1: Tìm kiếm khách hàng tiềm năng

Chúng tôi tìm kiếm các trang web có blog liên quan đến các phân khúc mục tiêu của khách hàng và thu thập thông tin email của họ.

Bước 2: Cá nhân hóa

Chúng tôi xem qua blog của khách hàng tiềm năng, tìm ra điều gì đó chúng tôi thích ở đó và cá nhân hóa mẫu email. Chúng tôi cũng để lại bình luận trên blog để tạo sự thân thiện với khách hàng tiềm năng. Điều này giúp tăng tỷ lệ phản hồi vì chúng tôi đang gửi email tiếp cận lạnh.

Bước 3: Tiếp cận khách hàng

Chúng tôi gửi email đến các khách hàng tiềm năng, và khi nhận được phản hồi, chúng tôi sẽ đề xuất các ý tưởng chủ đề cho blog của họ. Sau khi đơn vị truyền thông chọn được chủ đề, chúng tôi sẽ gửi yêu cầu nội dung đến trình chỉnh sửa của mình và chèn các liên kết đến trang web của khách hàng vào các bài viết khách mời đó.

Đối với các khách hàng nội dung của chúng tôi, việc cần làm là thực hiện nghiên cứu từ khóa chuyên sâu, thiết kế đồ họa tùy chỉnh để khuyến khích liên kết tự nhiên và biên soạn bài viết nhằm vượt qua các bài viết cạnh tranh đang xếp hạng cho từ khóa mà chúng tôi nhắm đến.

Trước đây, chúng tôi thực hiện tất cả những việc cần làm trên Google Trang tính, và chúng không được quản lý như các dự án riêng biệt, do đó chúng tôi không thể mở rộng quy mô hay quản lý mọi việc một cách dễ dàng.

Hãy xem bảng tính nội dung cũ của chúng tôi ⬇️

Có vẻ hơi choáng ngợp, phải không? Đây thậm chí còn chưa phải là bức tranh toàn cảnh về tất cả thông tin mà chúng tôi đã lưu trữ qua Google Trang tính.

Trước đây, chúng tôi thực sự gặp khó khăn trong việc nắm rõ số lượng công việc đang được thực hiện cho khách hàng cũng như thời gian các công việc đó đã ở từng trạng thái cụ thể! Nhiều công việc bị bỏ sót và việc lập báo cáo cho khách hàng tốn rất nhiều thời gian.

Dưới đây là cách chúng tôi quản lý trạng thái các chiến dịch đang hoạt động của khách hàng. Đây cũng là nơi chúng tôi lưu trữ các bản sao lưu chiến dịch (tất cả thông tin chi tiết về từng chiến dịch đang triển khai) và bảng tính của khách hàng ⬇️

Và đây là bức tranh tổng quan đầy đủ về các khách hàng của chúng tôi, mục tiêu của họ và tỷ lệ tiến độ so với mức độ hoàn thành trong tháng. Báo cáo này dành riêng cho các khách hàng dịch vụ xây dựng liên kết, vì trước khi sử dụng ClickUp, chúng tôi thậm chí còn chưa có hệ thống đang theo dõi dành cho các khách hàng làm việc trực tiếp tại văn phòng.

Như bạn có thể thấy, chúng tôi đã có một hệ thống, nhưng nó chắc chắn không thể mở rộng quy mô. 😬

Người quản lý dự án đầu tiên của chúng tôi đã chọn Asana làm giải pháp, nhưng nó thậm chí còn không thể giải quyết được vấn đề—nó chỉ khiến tình hình trở nên tồi tệ hơn.

Vấn đề đầu tiên là họ đã cố gắng chuyển dần từ Google Trang tính sang Asana thay vì thực hiện một quá trình chuyển đổi rõ ràng và trơn tru. Điều này đã gây ra thêm nhiều vấn đề về giao tiếp vì cùng một dự án lại được quản lý ở nhiều nơi khác nhau.

Do đó, nhóm của chúng tôi đã lãng phí nhiều thời gian hơn so với khi chỉ sử dụng Google Trang tính, và nói thật thì mọi người thậm chí còn không sử dụng nền tảng này nhiều.

Nhóm của chúng tôi cũng gặp rất nhiều khó khăn trong việc nắm bắt luồng làm việc, và nền tảng này không đủ linh hoạt để đáp ứng nhu cầu của công ty chúng tôi. Chúng tôi đã tốn rất nhiều thời gian để tìm hiểu cách sử dụng Asana, và thời gian là tiền bạc, nên chúng tôi cũng đã lãng phí rất nhiều tiền.

Nhưng mà, đó chính là bản chất của một startup — đầy rẫy những khó khăn trong quá trình phát triển và những bài học kinh nghiệm.

Giải pháp: Chuyển đổi sang nền tảng quản lý dự án tất cả trong một

Cuối cùng, ClickUp đã đáp ứng đầy đủ mọi nhu cầu của chúng tôi để mở rộng quy mô nhanh chóng. Chúng tôi đã có thể chuyển đổi hệ thống vốn có trên Google Trang tính sang ClickUp, điều này giúp quá trình chuyển đổi trở nên dễ dàng hơn rất nhiều cho nhóm. Chúng tôi không thay đổi quy trình, mà chỉ tối ưu hóa hoạt động.

ClickUp rất thân thiện với người dùng, sở hữu hệ thống phân cấp tuyệt vời và hỗ trợ hợp tác nhóm, tùy chỉnh và tự động hóa — đây chính là tất cả những gì chúng tôi đang tìm kiếm.

Chúng tôi đã chuyển đổi nhóm sang sử dụng ClickUp một cách suôn sẻ chỉ trong hơn một tháng. Điều này chứng tỏ ClickUp thân thiện với người dùng và trực quan đến mức nào, cũng như họ cung cấp bao nhiêu tài nguyên hữu ích cho người mới bắt đầu. Vì vậy, nếu bạn đang lo lắng về việc chuyển đổi, đừng lo. Nếu tôi làm được, bạn cũng làm được. 😊

Cách chúng tôi sử dụng ClickUp với tư cách là một agency: Cái nhìn sâu sắc về hệ thống mới của chúng tôi

Giờ thì bạn đã biết cách làm cũ rồi, hãy để tôi giới thiệu cách chúng tôi sử dụng ClickUp tại công ty hiện nay.

Hãy bắt đầu với không gian nội dung của chúng tôi!

Dưới đây là chế độ xem Bảng hiển thị trạng thái của từng bài viết mà chúng tôi đang thực hiện. Nếu bạn tham khảo bảng tính cũ của chúng tôi, bạn sẽ nhận thấy rằng trước đây không có cách nào để biết số lần chúng tôi đã theo dõi các bài viết hoặc xác định có bao nhiêu bài viết ở từng giai đoạn. Chúng tôi cũng không có ngày đáo hạn hay hệ thống tổ chức thực sự.

Phần thưởng: Phần mềm dành cho công ty tiếp thị

Giờ đây, khi đã sử dụng ClickUp, chúng tôi có thể xem có bao nhiêu bài viết đang được thực hiện cho khách hàng bằng cách lọc các chế độ xem. Chỉ cần một cú nhấp chuột, chúng tôi đã có cái nhìn tổng quan về tình hình công việc. Chúng tôi cũng có thể theo dõi các ngày đáo hạn và quản lý nhóm dễ dàng hơn rất nhiều.

Chúng tôi có rất nhiều trạng thái tùy chỉnh, nhưng cách này phù hợp với chúng tôi vì chúng tôi thường phải đối mặt với nhiều tình huống liên quan đến các trang web khác nhau. Chúng tôi đã cài đặt quy trình tự động hóa cho từng trạng thái để hiển thị ngày đáo hạn chính xác khi dự án di chuyển qua các giai đoạn trong quy trình làm việc, và chúng tôi đang nỗ lực cải thiện luồng nội dung ngày càng hiệu quả hơn khi mở rộng quy mô hoạt động.

Dưới đây là cái nhìn sâu hơn về cách chúng tôi quản lý nội dung trên trang web trong ClickUp ⬇️

Dưới đây là một cái nhìn tổng quan về cách chúng tôi quản lý các chiến dịch của khách hàng bằng ClickUp ⬇️

Các chiến dịch sẽ luân chuyển qua ba trạng thái này lặp đi lặp lại cho đến khi kết thúc, điều này thường chỉ xảy ra nếu chúng tôi quyết định chuyển sang hướng khác hoặc khách hàng chấm dứt hợp đồng. Việc quản lý điều này thông qua ClickUp thực sự rất dễ dàng.

Bây giờ, hãy cùng xem danh sách khách hàng mới và được cải tiến của chúng tôi ⬇️

Thật tuyệt vời phải không? Tại đây, chúng tôi có đầy đủ thông tin cần thiết về khách hàng và đã liên kết các chiến dịch đang hoạt động với từng khách hàng. Chúng tôi cũng có thể dễ dàng chuyển trạng thái cho khách hàng.

Chúng tôi đã cài đặt một số quy trình tự động hóa để giảm bớt các công việc quản trị viên. Ví dụ, khi số giờ làm việc dành cho khách hàng mỗi tuần tăng lên, ClickBot sẽ viết một bình luận đề cập và thông báo cho thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm phân bổ thời gian cho từng dự án (tìm kiếm khách hàng tiềm năng, cá nhân hóa, tiếp cận khách hàng).

Trước khi sử dụng ClickUp, mỗi khi khách hàng muốn tạm dừng công việc, thông tin này sẽ được truyền đạt qua Slack và đôi khi gây ra sự nhầm lẫn. Giờ đây, chỉ cần một cú nhấp chuột là toàn bộ nhóm đã nắm được trạng thái công việc của khách hàng.

Chúng tôi cũng có danh sách công việc dành cho từng loại khách hàng mà tôi đã đề cập trước đó. Về lâu dài, chúng tôi có kế hoạch mở rộng quy mô hơn nữa và tin rằng có thể thực hiện được điều này nhờ vào những tiềm năng vô hạn mà ClickUp mang lại.

5 lợi ích yêu thích nhất của ClickUp

1. Dễ sử dụng đối với người dùng

Một trong những điều chúng tôi yêu thích nhất ở ClickUp chính là tính thân thiện với người dùng. Ứng dụng này cực kỳ dễ sử dụng và rất trực quan. Dưới đây là bốn yếu tố đã giúp quá trình chuyển đổi sang ClickUp diễn ra suôn sẻ:

2. Cung cấp một hệ thống phân cấp rõ ràng

Chúng tôi thực sự thích cấu trúc phân cấp của ClickUp vì nó giúp việc sắp xếp công việc trở nên dễ dàng. Với ClickUp, bạn có thể:

Bạn cũng có thể lọc các chế độ xem theo người được giao nhiệm vụ, thẻ, Trường Tùy chỉnh và nhiều tiêu chí khác!

Dưới đây là một ví dụ về cách chúng tôi tận dụng tính năng Phân cấp của ClickUp:

Dưới đây là chế độ xem về các không gian khác nhau của chúng tôi. Nếu bạn nhấp vào “Everything”, bạn sẽ thấy mọi hoạt động đang diễn ra trong ClickUp cho kinh doanh của bạn. Từ đó, bạn có thể xem các không gian riêng lẻ của mình.

Ví dụ, nếu bạn nhấp vào Không gian “Nội dung”, bạn sẽ có thể xem mọi hoạt động diễn ra trong Không gian đó. Tôi đã sắp xếp theo màu sắc, nên khi xem toàn bộ nội dung của chúng tôi ở chế độ xem dạng danh sách, chúng sẽ được phân loại theo màu sắc.

Nếu bạn nhấp vào thư mục “Guest Post Content”, bạn sẽ thấy tất cả nội dung bên trong thư mục đó.

Khi mở Thư mục, bạn có thể xem tất cả các danh sách công việc trong Thư mục đó. Như bạn có thể thấy, nội dung của chúng tôi được chia thành hai Thư mục và mỗi thư mục đều có các danh sách giúp chúng tôi duy trì sự tổ chức. Chúng tôi cũng có thể xem số lượng công việc trên mỗi danh sách. Tôi đã thực sự hiểu rõ phân cấp của ClickUp sau khi hoàn thành khóa học giới thiệu về ClickUp trên ClickUp University.

3. Hỗ trợ sự hợp tác trong nhóm

ClickUp khuyến khích sự hợp tác trong nhóm. Chúng tôi rất thích khả năng:

4. Có khả năng tùy chỉnh cao

Việc tìm kiếm một nền tảng có nhiều tùy chọn tùy chỉnh là yếu tố then chốt đối với kinh doanh của chúng tôi. ClickUp cho phép bạn tùy chỉnh thiết lập của mình bằng cách:

5. Các tính năng tự động hóa hữu ích

ClickUp có nhiều tính năng tự động hóa mà bạn có thể triển khai ở bất kỳ cấp độ nào — không gian làm việc, thư mục hoặc danh sách công việc. Tự động hóa:

Giải quyết các vấn đề nan giải và mở rộng quy mô với ClickUp

ClickUp đã giúp công ty chúng tôi mở rộng quy mô và mang lại khả năng tiếp nhận thêm nhiều khách hàng và công việc.

Nhờ chuyển sang sử dụng ClickUp, chúng tôi đã giải quyết được phần lớn những khó khăn mà công ty đang gặp phải. Điều này đã mở ra nhiều cơ hội hơn để mở rộng hoạt động kinh doanh và tiếp tục phát triển quy mô. Trước khi chuyển sang ClickUp, chúng tôi chỉ cung cấp một gói dịch vụ duy nhất cho khách hàng, nhưng giờ đây chúng tôi đã có ba gói.

Điều này cũng giúp chúng tôi có khả năng tiếp nhận khách hàng mới và tuyển dụng nhân viên mới. Chúng tôi đã hệ thống hóa mọi thứ và lưu trữ nhật ký về tất cả các công việc đang thực hiện cho từng nhánh của công ty tại một nơi duy nhất.

Vì vậy, nếu bạn thấy câu chuyện của chúng tôi có liên quan đến mình hoặc đơn giản là đang có kế hoạch mở rộng quy mô kinh doanh, thì chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng ClickUp để tập trung mọi công việc vào một nơi duy nhất, giúp quy trình làm việc của bạn luôn được tổ chức khoa học, nhất quán và dễ quản lý, đồng thời loại bỏ những rắc rối không cần thiết do việc sử dụng nhiều ứng dụng khác nhau gây ra. 🙏