Mọi người đều có kế hoạch cho đến khi họ bị đấm vào mặt.
Mọi người đều có kế hoạch cho đến khi họ bị đấm vào mặt.
Điều này cũng áp dụng cho kinh doanh — bất kể công ty của bạn có vẻ ổn định hay thành công đến đâu, sự không chắc chắn luôn rình rập.
Đó là lý do tại sao lập kế hoạch kịch bản không chỉ là một lựa chọn mà là một điều cần thiết.
Một báo cáo của Deloitte nhấn mạnh rằng lập kế hoạch kịch bản động có thể giảm đáng kể thời gian cần thiết để xác định các ưu tiên dài hạn, tăng cường sự ổn định tài chính trong thời kỳ biến động.
Bài đăng trên blog này giới thiệu chín mẫu lập kế hoạch kịch bản miễn phí giúp bạn dễ dàng tiếp cận việc lập kế hoạch kịch bản phức tạp một cách rõ ràng và nâng cao tư duy chiến lược để tạo ra các kế hoạch dự phòng khả thi.
Mẫu lập kế hoạch kịch bản là gì?
Mẫu kế hoạch kịch bản là bản thiết kế chiến lược cho tương lai. Chúng giúp bạn vạch ra các tình huống "điều gì sẽ xảy ra nếu" có thể xảy ra — những thay đổi bất ngờ của thị trường, biến động kinh tế, sự cạnh tranh mới — và lập kế hoạch cho từng tình huống.
Thay vì đoán mò về tương lai, bạn có thể sử dụng các mẫu này để dự đoán các tương lai tiềm năng khác nhau và sẵn sàng đối phó với mọi tình huống có thể xảy ra. Với các bước rõ ràng để khám phá rủi ro, xác định xu hướng, phát hiện cơ hội và vạch ra hành động, các mẫu lập kế hoạch kịch bản biến sự không chắc chắn trong tương lai thành một cuốn cẩm nang dễ quản lý.
Điều gì tạo nên một mẫu lập kế hoạch kịch bản tốt?
Mặc dù bất kỳ khung nào cũng có thể giúp tổ chức ý tưởng, nhưng một mẫu lập kế hoạch kịch bản được thiết kế tốt sẽ mang lại nhiều lợi ích hơn thế — nó cho phép các nhóm đối phó với sự không chắc chắn, khuyến khích tư duy phản biện và tạo ra những hiểu biết có thể hành động.
Hãy cùng khám phá những đặc điểm tạo nên một mẫu lập kế hoạch kịch bản tốt:
- Xác định rõ phạm vi và mục tiêu: Nêu rõ vấn đề hoặc quyết định mà quá trình lập kế hoạch kịch bản nhằm giải quyết
- Xác định các yếu tố không chắc chắn quan trọng: Tập trung vào các yếu tố quan trọng và không chắc chắn, thúc đẩy các tình huống tiềm năng trong tương lai
- Phát triển các kịch bản hợp lý: Tạo các câu chuyện mạch lạc mô tả cách các yếu tố không chắc chắn quan trọng có thể diễn ra, xem xét các điểm chuyển biến tiềm ẩn và vòng lặp phản hồi
- Phân tích tác động: Đánh giá tác động tiềm năng của từng kịch bản đối với tổ chức, các bên liên quan và môi trường xung quanh
- Xác định các chiến lược vững chắc: Phát triển các chiến lược linh hoạt và dễ thích ứng, có thể thành công trong một phạm vi tương lai hợp lý
- Thúc đẩy giao tiếp và hợp tác: Khuyến khích các góc nhìn đa dạng và tạo điều kiện cho cuộc thảo luận mở giữa các bên liên quan trong suốt quá trình
- Hãy linh hoạt và thích ứng: Cho phép điều chỉnh và hoàn thiện các kịch bản và chiến lược khi có thông tin mới
- Thúc đẩy học tập và thay đổi tổ chức: Khuyến khích các tổ chức suy nghĩ chín chắn về tương lai, thách thức các giả định và phát triển sức chứa để thích ứng với các sự kiện không lường trước được
- Dễ sử dụng và dễ tiếp cận: Cung cấp hướng dẫn và công cụ rõ ràng để hướng dẫn quá trình lập kế hoạch kịch bản, giúp các nhóm dễ sử dụng và hiểu
💡Mẹo chuyên nghiệp: Đừng chỉ tập trung vào các kịch bản có khả năng xảy ra nhất. Mặc dù những kịch bản này rất quan trọng, nhưng hãy dành sự chú ý tương đương cho các kịch bản có tác động lớn nhất, ngay cả khi chúng có vẻ ít xảy ra hơn. Những "thẻ bài bất ngờ" này là các tình huống giả định có tiềm năng tăng hoặc giảm lớn nhất; bỏ qua chúng có thể dẫn đến những điểm mù đáng kể.
9 mẫu lập kế hoạch kịch bản
Biết được điều gì tạo nên một mẫu lập kế hoạch kịch bản tốt là hữu ích nhưng chưa đủ — bạn cần các tùy chọn phù hợp để hiện thực hóa chiến lược của mình. Đó là lúc ClickUp có thể phát huy tác dụng.
Điểm khác biệt của nó là tính linh hoạt. Bạn không bị giới hạn trong các cấu trúc cứng nhắc; bạn có thể tùy chỉnh các mẫu cho bất kỳ kịch bản nào, từ trường hợp kinh doanh tốt nhất đến kết quả kinh doanh tồi tệ nhất, và điều chỉnh chúng theo sự phát triển của tình hình.
Như Oscar Aguilar, Giám đốc Hoạt động Tiếp thị tại CEMEX, chia sẻ:
Toàn bộ nhóm có cuộc họp hàng tháng với phó chủ tịch kế hoạch chiến lược của chúng tôi và chúng tôi chia sẻ tất cả công việc và tiến độ của mình trực tiếp bằng ClickUp. Điều này đã giúp chúng tôi tiết kiệm hàng giờ chuẩn bị cho cuộc họp này và giúp chúng tôi cung cấp mức độ hiển thị mới cho ban quản lý.
Toàn bộ nhóm có cuộc họp hàng tháng với phó chủ tịch phụ trách kế hoạch chiến lược của chúng tôi và chúng tôi chia sẻ tất cả công việc và tiến độ của mình trực tiếp bằng ClickUp. Điều này đã giúp chúng tôi tiết kiệm hàng giờ chuẩn bị cho cuộc họp này và giúp chúng tôi cung cấp mức độ hiển thị mới cho ban quản lý.
Dưới đây là một số mẫu được lựa chọn để giúp bạn thực hiện điều này:
1. Mẫu Bảng trắng Kế hoạch Chiến lược ClickUp
Biến chiến lược của bạn từ ý tưởng thành hiện thực với Mẫu Bảng trắng Kế hoạch Chiến lược ClickUp — một công cụ trực quan và mạnh mẽ được thiết kế để giúp bạn hình dung và thúc đẩy thành công.
Với mẫu này, bạn có thể dễ dàng chia nhỏ các mục tiêu phức tạp thành các công việc có thể quản lý và thực hiện được.
Mọi quyết định và công việc đều phù hợp với chiến lược tổng thể của bạn, đảm bảo con đường phía trước rõ ràng.
Từ các phiên động não đến thực hiện cuối cùng, bạn có thể hợp tác liền mạch với nhóm và các bên liên quan. Thiết lập thông báo để mọi người luôn cập nhật thông tin, tổ chức các cuộc họp thường xuyên để theo dõi tiến độ và sử dụng các công cụ theo dõi tích hợp để đảm bảo nhóm của bạn luôn đi đúng hướng.
Lý tưởng cho: Các nhà chiến lược kinh doanh, giám đốc điều hành cấp cao và trưởng nhóm cần không gian trực quan và hợp tác để lập bản đồ các kịch bản chiến lược dài hạn
💡Mẹo chuyên nghiệp: Các tính năng nâng cao của mẫu bao gồm Trạng thái tùy chỉnh để theo dõi tiến độ, Trường tùy chỉnh để thêm các thuộc tính độc đáo và tạo chế độ xem tùy chỉnh cho kế hoạch của bạn, và Chế độ xem tùy chỉnh để điều chỉnh quy trình làm việc của bạn — cho dù bạn thích bố cục Danh sách, Biểu đồ Gantt, Lịch hay Khối lượng công việc.
2. Mẫu kế hoạch hành động kịch bản ClickUp
Việc duy trì sự tổ chức và tiến độ có thể khiến bạn cảm thấy quá tải khi khởi động một dự án. Mẫu Kế hoạch hành động theo kịch bản của ClickUp ra đời để đơn giản hóa quá trình đó. Đây là mẫu dễ sử dụng, có thể tùy chỉnh hoàn toàn, giúp bạn chia nhỏ mục tiêu thành các nhiệm vụ có thể thực hiện, phân công trách nhiệm và theo dõi tiến độ — tất cả chỉ trong một nơi.
Nó cung cấp một cấu trúc rõ ràng để tổ chức công việc, cài đặt ưu tiên và đáp ứng thời hạn. Ngoài ra, nó được xây dựng với tính năng theo dõi thời gian thực, để bạn có thể giám sát tiến độ và điều chỉnh khi cần thiết.
Điều làm cho mẫu này trở nên hiệu quả là khả năng chia mục tiêu lớn thành các công việc nhỏ hơn, dễ quản lý hơn.
Với các trạng thái tùy chỉnh, bạn có thể theo dõi tiến độ công việc, cho dù đó là 'Đang tiến hành', 'Hoàn thành' hay 'Bị chặn'. Các trường tùy chỉnh cho phép bạn thêm thời hạn, mức độ ưu tiên và người được giao, đảm bảo mọi thứ được thống nhất.
Lý tưởng cho: Quản lý dự án, trưởng nhóm và người ra quyết định muốn biến các kịch bản tiềm năng trong tương lai thành các bước hành động rõ ràng, có thể thực hiện được
👀 Bạn có biết? V4 Company, một công ty tiếp thị dịch vụ chuyên nghiệp, đã báo cáo mức tăng trưởng kinh doanh ấn tượng 30% kể từ khi tích hợp nền tảng ClickUp vào hoạt động của mình.
3. Mẫu bảng trắng đánh giá kịch bản rủi ro của ClickUp
Quản lý rủi ro không phải là chờ đợi vấn đề phát sinh, mà là xác định vấn đề sớm và kiểm soát vấn đề. Mẫu Bảng trắng Đánh giá rủi ro ClickUp cung cấp cho bạn một phương pháp có cấu trúc và trực quan để đánh giá, sắp xếp thứ tự ưu tiên và giải quyết các rủi ro tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến thành công của tổ chức hoặc dự án của bạn.
Mẫu giảm thiểu rủi ro này giúp đẩy nhanh quá trình, cho phép bạn nhanh chóng đánh giá mức độ nghiêm trọng và khả năng xảy ra rủi ro bằng các trường và trạng thái tùy chỉnh.
Nó cũng cho phép bạn:
- Sử dụng các trường tùy chỉnh và trạng thái trực quan để đánh giá mức độ nghiêm trọng và khả năng xảy ra của tất cả các rủi ro, từ những vấn đề nhỏ đến những trở ngại lớn.
- Có cái nhìn tổng quan rõ ràng về tất cả các rủi ro đã được xác định, đồng thời Hướng dẫn bắt đầu đảm bảo nhóm của bạn luôn thống nhất với nhau
- Dễ dàng đánh giá rủi ro, phân công công việc giảm thiểu rủi ro và theo dõi tiến độ thực tế. Mẫu này giúp tạo/lập các chiến lược giảm thiểu rủi ro hiệu quả và phân công trách nhiệm rõ ràng
- Tập trung tất cả các hoạt động đang theo dõi vào một địa điểm để giám sát liền mạch. Tận dụng các nhiệm vụ lặp lại của ClickUp để chủ động theo dõi và điều chỉnh kế hoạch giảm thiểu rủi ro khi cần thiết
Lý tưởng cho: Các nhà quản lý rủi ro, nhóm tuân thủ, nhà phân tích tài chính và trưởng bộ phận vận hành muốn đánh giá rủi ro tiềm ẩn và phát triển các chiến lược giảm thiểu rủi ro hiệu quả
Đọc thêm: Cách lập kế hoạch tổ chức hiệu quả
4. Mẫu tường thuật kịch bản dự án ClickUp
Một bản tường thuật dự án mạnh mẽ không chỉ giải thích những việc bạn đang làm, mà còn làm rõ lý do tại sao nó quan trọng và cách bạn sẽ đạt được mục tiêu.
Mẫu tường thuật dự án ClickUp cung cấp cho bạn các công cụ để xây dựng sự rõ ràng ngay từ đầu. Nó sắp xếp các yếu tố khóa như mục tiêu, dòng thời gian, ngân sách và cột mốc thành một kế hoạch gắn kết, hướng dẫn nhóm của bạn từ đầu đến cuối.
Mẫu này giúp bạn loại bỏ sự phỏng đoán trong lập kế hoạch dự án bằng cách giúp bạn xác định cốt lõi của dự án: mục đích, mục tiêu và dòng thời gian.
Trạng thái tùy chỉnh cho phép bạn phân tích dữ liệu phức tạp, theo dõi tiến độ bằng chế độ xem tùy chỉnh và trực quan hóa các cột mốc bằng biểu đồ Gantt và lịch.
Lý tưởng cho: Các nhà quản lý dự án và các bên liên quan muốn tạo ra các bản tường thuật chi tiết về các kết quả tiềm năng để điều chỉnh mục tiêu và kỳ vọng
💡Mẹo chuyên nghiệp: Thu thập thông tin dự án cần thiết — mục tiêu, mục đích và dòng thời gian. Sử dụng mẫu để phác thảo và cấu trúc câu chuyện của bạn, đảm bảo mọi chi tiết đều được đề cập. Khi câu chuyện dần hình thành, hãy hợp tác với nhóm của bạn, chia sẻ thông tin cập nhật và tinh chỉnh tài liệu của bạn bằng Nhiệm vụ ClickUp.
5. Mẫu phân tích kịch bản PESTLE của ClickUp
Các yếu tố bên ngoài là chìa khóa để định hình chiến lược kinh doanh của bạn, nhưng việc xác định chúng có thể rất phức tạp.
Mẫu phân tích PESTLE của ClickUp đơn giản hóa quá trình này bằng cách xác định các động lực bên ngoài — chính trị, kinh tế, xã hội, công nghệ, pháp lý và môi trường — đang ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của bạn.
Với mẫu kế hoạch hoạt động này, bạn có thể tổ chức và đánh giá từng yếu tố một cách có hệ thống. Cho dù là ra mắt sản phẩm, mở rộng sang thị trường mới hay đánh giá điều kiện ngành, phân tích PESTLE cho phép bạn nắm bắt và sắp xếp các thông tin quan trọng theo mức độ ưu tiên.
Nó cũng cho phép bạn:
- Đánh giá những thay đổi trong bối cảnh chính trị và quy định pháp luật
- Dự đoán và phản ứng với những thay đổi công nghệ đột phá và xu hướng mới nổi
- Hợp lý hóa quy trình lập kế hoạch chiến lược, từ xác định các mối đe dọa đến phát triển các chiến lược giảm thiểu hiệu quả
Lý tưởng cho: Các nhà phân tích, tư vấn và chiến lược gia sử dụng PESTLE để đánh giá các yếu tố kinh doanh bên ngoài và cung cấp thông tin cho quá trình ra quyết định
6. Mẫu phân tích tác động kinh doanh của ClickUp
Mọi doanh nghiệp đều phải đối mặt với rủi ro, nhưng không phải tất cả các sự cố đều giống nhau. Mẫu phân tích tác động kinh doanh của ClickUp cho phép bạn đánh giá mức độ ảnh hưởng của từng rủi ro tiềm ẩn đối với các quy trình và nguồn lực quan trọng.
Cho dù đó là sự cố hệ thống, thiên tai hay mối đe dọa an ninh mạng, mẫu này đảm bảo bạn luôn sẵn sàng với kế hoạch xác định rủi ro tiềm ẩn và giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động và tổn thất.
Sử dụng mẫu này để xác định các lĩnh vực chính trong kinh doanh có thể bị ảnh hưởng bởi sự gián đoạn. Bằng cách đánh giá tác động tài chính, hoạt động và dịch vụ khách hàng của từng rủi ro, bạn sẽ biết chính xác nơi cần tập trung nỗ lực.
Mẫu kế hoạch dự phòng cung cấp các tính năng dễ sử dụng để theo dõi rủi ro, phân công công việc và tạo chiến lược giảm thiểu rủi ro trong không gian làm việc ClickUp của bạn.
Từ việc tạo kế hoạch hành động đến theo dõi trạng thái của từng rủi ro, mẫu này giúp bạn duy trì hoạt động kinh doanh ngay cả trong điều kiện không chắc chắn.
Lý tưởng cho: Các nhà lập kế hoạch kinh doanh liên tục và quản lý vận hành đánh giá cách các kịch bản và sự kiện trong tương lai có thể ảnh hưởng đến các quy trình kinh doanh, nguồn lực và doanh thu quan trọng
7. Mẫu kế hoạch dự phòng ClickUp
Mẫu Kế hoạch dự phòng của ClickUp cung cấp một cách linh hoạt để trực quan hóa và theo dõi kế hoạch dự phòng với chế độ xem Danh sách và Bảng.
Nó đảm bảo rằng các nhóm có thể ghi chép rủi ro, xác định giải pháp và phát triển chiến lược ứng phó hiệu quả trong trường hợp khẩn cấp, từ thiên tai đến đại dịch.
Tất cả các tính năng của nó được thiết kế để đơn giản hóa việc quản lý rủi ro:
- Trạng thái tùy chỉnh: Theo dõi tiến độ công việc với các trạng thái như 'Hoàn thành', 'Đang tiến hành' và 'Việc cần làm'
- Trường Tùy chỉnh: Phân loại rủi ro và các bước giảm thiểu rủi ro bằng các trường như 'Khả năng xảy ra', 'Tác động' và 'Kế hoạch dự phòng'
- Chế độ xem tùy chỉnh: Sắp xếp kế hoạch theo nhiều chế độ xem (Rủi ro theo giai đoạn, Kế hoạch, Ưu tiên, Hướng dẫn bắt đầu) để phù hợp với nhu cầu của bạn
- Công cụ quản lý dự án: Sử dụng thẻ, việc con lồng nhau, nhiều người được giao và nhãn ưu tiên để quản lý kế hoạch của bạn một cách hiệu quả
Lý tưởng cho: Các nhà quản lý rủi ro, trưởng nhóm và các tổ chức thuộc mọi kích thước cần một giải pháp có cấu trúc, có thể tùy chỉnh để lập kế hoạch dự phòng
8. Mẫu kế hoạch chiến lược sự kiện ClickUp
Việc lên kế hoạch cho một sự kiện có thể nhanh chóng trở nên quá sức với tất cả các yếu tố thay đổi liên quan. Giữ mọi thứ được tổ chức là điều cần thiết để thành công, từ cài đặt tầm nhìn và mục tiêu đến quản lý công việc, lịch trình và ngân sách.
Mẫu kế hoạch chiến lược sự kiện ClickUp giúp bạn vạch ra từng bước, đảm bảo bạn luôn kiểm soát và đạt được kết quả mong muốn, bất kể quy mô sự kiện.
Cho dù đó là hội nghị công ty, buổi tiệc gây quỹ hay buổi nghỉ dưỡng của nhóm, mẫu kế hoạch chiến lược sự kiện cho phép bạn sắp xếp các trách nhiệm chính, theo dõi tiến độ và điều chỉnh mọi thứ cho phù hợp với mục tiêu tổng thể. Bạn có thể theo dõi mọi thứ, từ đặt địa điểm đến các hoạt động sau sự kiện, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào.
Với mẫu kế hoạch chiến lược này, bạn có thể tạo kế hoạch có cấu trúc cho từng giai đoạn của sự kiện, chia nhỏ quy trình thành các công việc rõ ràng, dễ quản lý.
Mẫu này cũng cho phép bạn tránh các rủi ro và thách thức tiềm ẩn bằng cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc, đảm bảo sử dụng nguồn lực hiệu quả và theo dõi tiến độ ở tất cả các giai đoạn.
Lý tưởng cho: Các nhóm lãnh đạo và chuyên gia tư vấn muốn phác thảo và thống nhất các mục tiêu và sáng kiến chiến lược theo định dạng bảng trắng hợp tác
9. Mẫu tài liệu lập kế hoạch kịch bản ClickUp
Các dự án thành công bắt đầu từ một kế hoạch vững chắc. Mẫu tài liệu lập kế hoạch kịch bản ClickUp được thiết kế để giúp bạn đặt nền tảng cho dự án bằng cách nắm bắt tất cả các yếu tố khóa — từ mục tiêu và mục đích đến các bước hành động và dòng thời gian.
Bằng cách cấu trúc kế hoạch dự phòng cho dự án, bạn đảm bảo mọi chi tiết đều được tính đến, cho phép nhóm của bạn làm việc hiệu quả và luôn thống nhất trong suốt quá trình thực hiện.
Mẫu này cho phép bạn chia dự án thành các công việc nhỏ hơn, có thể thực hiện được và đặt thời hạn rõ ràng cho từng công việc. Cho dù là khởi động một sáng kiến mới, triển khai một chiến dịch tiếp thị hay xây dựng một dòng sản phẩm mới, bạn sẽ có chế độ xem toàn diện về tất cả các công việc và cột mốc.
Phương pháp lập kế hoạch kịch bản cũng cho phép bạn dự đoán những thách thức và điều chỉnh kế hoạch một cách chủ động.
Lý tưởng cho: Các nhà hoạch định và chiến lược gia cần một phương pháp có cấu trúc để ghi chép và đánh giá các kịch bản kinh doanh khác nhau nhằm đưa ra quyết định sáng suốt
Sử dụng Mẫu lập kế hoạch kịch bản ClickUp để định hướng tương lai
Bằng cách lồng ghép phân tích kịch bản vào kế hoạch kinh doanh, bạn không chỉ dự báo mà còn định hình lại cách thức đối phó với những điều chưa biết. Quá trình lập kế hoạch kịch bản thúc đẩy bạn chấp nhận sự mơ hồ, biến sự hỗn loạn tiềm ẩn thành không gian cho sự đổi mới.
Các mẫu này không phải là kết quả cuối cùng — chúng chỉ là nguồn cảm hứng. Chúng cung cấp khung sườn, nhưng bạn có thể suy nghĩ xa hơn, thách thức các giả định và định hình những tương lai khác biệt để tạo ra sự khác biệt cho mình.
Sau cùng, điều quan trọng không phải là dự đoán tương lai, mà là chuẩn bị cho doanh nghiệp của bạn sẵn sàng đón nhận bất kỳ thay đổi nào, bất kể tương lai sẽ ra sao.
Bước tiếp theo? Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và bắt đầu xây dựng chiến lược phát triển cùng bạn.