Hợp tác doanh nghiệp: Định nghĩa, chiến lược và công cụ

Các dự án lớn thường rất phức tạp. Với nhiều bộ phận chuyển động, việc theo dõi công việc, trách nhiệm và thời hạn có thể nhanh chóng trở nên hỗn loạn.

Đó là lúc hệ thống hợp tác doanh nghiệp phát huy tác dụng — không chỉ là một từ ngữ thời thượng trong kinh doanh mà là sự khác biệt giữa những con gà mất đầu và thành công có tổ chức. Khi được thực hiện đúng, nó biến những nỗ lực phân tán thành quy trình làm việc hợp lý, biến câu hỏi "Tệp đó ở đâu?" thành "Đây là những gì bạn cần. "

Hãy cùng khám phá hợp tác doanh nghiệp, lý do tại sao nó lại quan trọng hơn bao giờ hết và cách triển khai hiệu quả.

Hiểu về hợp tác doanh nghiệp

Hợp tác doanh nghiệp giúp hợp lý hóa công việc nhóm. Nó xây dựng một khung chia sẻ kiến thức vững chắc giữa các nhóm tại chỗ và từ xa, giúp hoàn thành công việc và đạt được các cột mốc một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Hợp tác doanh nghiệp là gì?

Hợp tác doanh nghiệp nhằm mục đích điều phối các nhóm, nhà cung cấp và khách hàng để làm việc liền mạch, cải thiện giao tiếp nội bộ và ngoại bộ. Điều này không chỉ liên quan đến các công cụ, mà còn liên quan đến việc tạo ra một văn hóa nơi luồng thông tin giao tiếp, ý tưởng phát triển và mọi người cùng hướng tới các mục tiêu chung.

Với các công cụ phù hợp và quy trình kinh doanh được tối ưu hóa, sự hợp tác trong nhóm trở nên liền mạch, giúp chia sẻ thông tin và tăng năng suất.

Bạn tò mò về các công cụ tốt nhất để sử dụng cho hợp tác nhóm? Hãy xem video tổng hợp của chúng tôi:

Các loại hình hợp tác doanh nghiệp

1. Hợp tác nội bộ doanh nghiệp

Tập trung vào việc cải thiện giao tiếp trong tổ chức, quản lý công việc và chia sẻ thông tin để thúc đẩy tinh thần đồng đội và quản lý dự án hiệu quả. Hợp tác nội bộ doanh nghiệp tận dụng các công cụ như phần mềm giao tiếp kinh doanh, bảng hành động và cổng tài liệu tập trung.

2. Hợp tác doanh nghiệp bên ngoài

Đảm bảo không gian an toàn, dành riêng để chia sẻ dòng thời gian, theo dõi báo cáo trạng thái và quản lý tài sản với các thực thể bên ngoài như khách hàng, nhà cung cấp và đối tác. Mục tiêu của hợp tác doanh nghiệp bên ngoài là tránh sự chậm trễ hoặc hiểu lầm.

Lợi ích của hợp tác doanh nghiệp

Hợp tác hiệu quả không chỉ cải thiện động lực của nhóm mà còn tăng năng suất và khả năng ra quyết định.

Hãy cùng tìm hiểu cách nó tạo ra sự khác biệt.

Những thách thức lớn trong việc triển khai hợp tác doanh nghiệp

Ngay cả với những ý định tốt nhất, các chiến lược hợp tác doanh nghiệp cũng phải đối mặt với những trở ngại. Dưới đây là cách giải quyết chúng.

1. Không có chiến lược chung cho toàn công ty

Các nhóm thường áp dụng các công cụ công nghệ một cách nhanh chóng, bắt đầu với ứng dụng danh sách việc cần làm, sau đó thêm nền tảng ghi chú, v.v. Theo thời gian, điều này tạo ra một hỗn hợp các công cụ hợp tác AI có thể trùng lặp nhưng không tích hợp tốt, dẫn đến sự kém hiệu quả và dữ liệu bị phân tán.

2. Sự kháng cự đối với thay đổi

Bạn đã bao giờ nghe câu "Tôi không có thời gian để thử cái mới" chưa? Những nhân viên không thấy giá trị của việc áp dụng công cụ hoặc phương pháp mới sẽ phản đối nó.

3. Thiếu cơ chế quản lý

Một trong những thách thức khó khăn nhất trong việc triển khai hợp tác hiệu quả là cân bằng giữa tính linh hoạt với quản trị, bảo mật và tuân thủ. Ví dụ: cho phép chia sẻ tệp không hạn chế mà không có kiểm soát thích hợp có thể dẫn đến vi phạm dữ liệu.

Cách triển khai thành công chiến lược hợp tác doanh nghiệp

Thành công trong hợp tác không chỉ phụ thuộc vào việc lựa chọn công cụ, mà còn cần sự thống nhất về mục tiêu, quy trình có cấu trúc và sự đồng lòng của nhóm.

Hãy phân tích các bước để thực hiện điều đó.

1. Thiết lập mục tiêu tổ chức rõ ràng

Trước khi bắt tay vào các công cụ hoặc quy trình, hãy tự hỏi mình:

Sử dụng Mục tiêu ClickUp để hoàn thành nhiệm vụ này.

Với các tính năng như "Mục tiêu công việc", bạn có thể liên kết các công việc hoặc danh sách công việc với một mục tiêu, cho phép tiến độ được cập nhật tự động khi các thành viên trong nhóm hoàn thành công việc.

Tương tự, 'Mục tiêu số' và 'Mục tiêu tiền tệ' giúp bạn theo dõi các mục tiêu như "Tạo 5 email quảng cáo sản phẩm trong một tuần" hoặc "Đạt doanh số 50.000 đô la trong tháng này"

Đối với các công việc đơn giản hơn, như kiểm tra xem các hành động quan trọng đã được hoàn thành hay chưa, 'Mục tiêu Đúng/Sai' đảm bảo không có gì bị bỏ sót. Bạn có thể thực hiện các cuộc khảo sát hoặc phỏng vấn ngắn với các nhóm hoặc khách hàng của mình để phát hiện các vấn đề chung và xác định mục tiêu phù hợp.

Chúng tôi cần đảm bảo các quy trình nội bộ được trang bị đầy đủ để thành công. ClickUp được giới thiệu cho chúng tôi — giá cả rất hợp lý, việc thu thập thông tin chính xác là những gì chúng tôi cần và nó có vẻ như là một nền tảng có thể phát triển cùng với công ty.

2. Chọn phần mềm hợp tác doanh nghiệp phù hợp

Công nghệ bạn chọn có thể quyết định sự thành công hay thất bại của chiến lược hợp tác doanh nghiệp.

Sử dụng các mẹo sau để thành công: 🎯

✅ Chọn một nền tảng hợp tác doanh nghiệp phù hợp với mục tiêu, quy trình làm việc và khả năng mở rộng của tổ chức để chuẩn bị cho thành công.

✅ Tìm kiếm các công cụ tích hợp trơn tru với các hệ thống hiện có, cung cấp quyền truy cập di động và bao gồm các tính năng quan trọng như theo dõi thời gian, đồng bộ hóa lịch và lưu trữ đám mây.

✅ Chuyển sang các giải pháp email tiên tiến cho giao tiếp kinh doanh, chẳng hạn như hội nghị video và công cụ chia sẻ màn hình, để giao tiếp rõ ràng và hiệu quả hơn

✅ Sử dụng Bảng trắng ClickUp để tạo, sắp xếp và thực hiện ý tưởng trong một không gian. Chúng kết nối trực tiếp với Nhiệm vụ, Tài liệu và Trò chuyện của bạn. Bạn có thể nhúng tài liệu vào Bảng trắng để cập nhật trực tiếp, liên kết nhiệm vụ để theo dõi tiến độ hoặc thảo luận ý tưởng về hiệu suất của nhóm thông qua các cuộc trò chuyện tích hợp.

✅ Tối ưu hóa quy trình xem xét hình ảnh, video và PDF với ClickUp Proofing. Bạn có thể ghi chú trực tiếp trên các tệp này, cung cấp phản hồi rõ ràng và có thể thực hiện được. Điều này đặc biệt hữu ích cho việc cập nhật hợp đồng pháp lý hoặc phê duyệt nội dung tiếp thị, nơi mà sự hợp tác chính xác giữa các doanh nghiệp là rất quan trọng.

✅ Sử dụng Mẫu Bảng trắng Kế hoạch Truyền thông của ClickUp để chỉ định các thông điệp bạn cần truyền tải, đối tượng mục tiêu và kênh truyền thông cần sử dụng. Bạn có thể xác định tần suất truyền thông và liệu có cần theo dõi để mọi người được cập nhật thông tin hay không.

Tải xuống mẫu này

Mẫu kế hoạch truyền thông này giúp tăng cường hiển thị giữa các nhóm và bộ phận, đảm bảo mọi người cùng nhau hợp tác để đạt được mục tiêu dự án và mục tiêu tổ chức.

✅ Xác định vai trò và trách nhiệm cho từng dự án, thiết lập hướng dẫn cho các cuộc họp thường kỳ và tạo dòng thời gian cho các dự án sắp tới với Mẫu Ma trận Cuộc họp và Giao tiếp Nhóm của ClickUp.

3. Đào tạo và huấn luyện nhóm của bạn

Bạn đã bao giờ cảm thấy khó khăn khi triển khai một công cụ mới, chỉ để nhóm của bạn phải vật lộn với nó?

Bạn đã đầu tư thời gian và tiền bạc, nhưng nếu không có đào tạo thích hợp, công cụ này sẽ giống như một rào cản hơn là một giải pháp. Đó là lúc ClickUp Brain có thể giúp bạn bằng cách tạo các hội thảo đào tạo có cấu trúc. Bạn có thể thiết lập các nhiệm vụ cho từng mô-đun đào tạo, theo dõi tiến độ và chỉ định các mục tiêu học tập cụ thể cho các thành viên trong nhóm.

Cho dù bạn đang tạo hội thảo hay thông báo cho nhóm về thử nghiệm tính năng sáng tạo, nó đều giúp bạn dễ dàng xây dựng nội dung. Bạn cũng có thể sử dụng các mẫu để nhanh chóng tạo các phiên đào tạo có thể lặp lại và sắp xếp chúng trong một không gian làm việc dành riêng.

4. Theo dõi và đo lường sự hợp tác của bạn

Việc triển khai các công cụ chỉ là phần nổi của tảng băng chìm trong hợp tác doanh nghiệp. Bạn cần biết liệu chúng có mang lại sự khác biệt hay không. Mọi người có chấp nhận chúng không? Công việc có được hoàn thành nhanh hơn không? Sử dụng tính năng phân tích tích hợp sẵn trong công cụ của bạn để đo lường tiến độ. Sau đó, kết hợp các con số với phản hồi của nhân viên.

Sử dụng Chế độ xem biểu mẫu của ClickUp để thu thập phản hồi từ nhóm của bạn một cách nhanh chóng. Sử dụng cùng một nền tảng, bạn có thể tạo các biểu mẫu tùy chỉnh để theo dõi tiến độ hoặc thu thập thông tin chi tiết về khóa đào tạo của mình.

Xây dựng văn hóa hợp tác: Khung hướng dẫn cho doanh nghiệp của bạn

Xây dựng văn hóa hợp tác không chỉ cần ý định tốt; nó đòi hỏi một phương pháp có cấu trúc.

Hãy cùng khám phá một số khung làm việc có thể hỗ trợ bạn.

1. 5 điểm yếu của một nhóm

Theo cuốn sách The Five Dysfunctions of a Team (Năm rối loạn chức năng của một nhóm) của Patrick Lencioni, thiếu tin tưởng, sợ xung đột, thiếu cam kết, trốn tránh trách nhiệm và thiếu chú ý là những rào cản phổ biến khiến các nhóm hoạt động riêng lẻ, làm phân mảnh các quy trình trong toàn doanh nghiệp.

Vậy làm thế nào để bạn có thể quản lý công việc hợp tác?

➡️ Bằng cách đánh giá động lực hiện tại của nhóm và tận dụng các công nghệ phù hợp để thu hẹp khoảng cách. Ví dụ: nếu nhóm của bạn thiếu sự tin tưởng, hãy giới thiệu các công cụ giao tiếp như phản hồi ẩn danh để mọi người có thể tự do bày tỏ ý kiến.

2. Mục tiêu, vai trò, quy trình, mô hình tương tác

Hợp tác bắt đầu từ sự rõ ràng — xác định mục tiêu, phân công công việc, hợp lý hóa quy trình làm việc và đảm bảo giao tiếp thông suốt. Đó là bản chất của mô hình GRPI.

Vì vậy, khi khởi động một dự án, hãy lập kế hoạch hành động dựa trên bốn trụ cột này.

➡️ Bắt đầu với một phiên điều chỉnh nhóm để xác định rõ mục tiêu của bạn.

Ví dụ: nếu mục tiêu của bạn là 'Tăng 15% tỷ lệ giữ chân khách hàng trong sáu tháng', hãy chia nhỏ mục tiêu thành các công việc có thể thực hiện được:

➡️ Xác định vai trò và trách nhiệm dựa trên chuyên môn và kinh nghiệm của từng cá nhân.

Tạo kho lưu trữ có cấu trúc, dễ điều hướng để chia sẻ kiến thức, chẳng hạn như wiki hoặc tài liệu lồng nhau với ClickUp Docs. Sử dụng các tùy chọn định dạng nâng cao như dấu trang, bảng và tiện ích để hiểu nhanh hơn.

➡️ Thu thập thông tin về quy trình để mang lại sự nhất quán và khả năng tiếp cận cho quá trình ra quyết định, quy trình làm việc và báo cáo vấn đề.

Sử dụng tính năng Cộng tác tức thì và Trực tiếp trên ClickUp để nhận thông báo khi một thành viên trong nhóm đang xem đồng thời một nhiệm vụ hoặc thêm nhận xét vào Tài liệu. Chia sẻ phản hồi, phân công nhiệm vụ và theo dõi ý tưởng một cách liền mạch.

➡️ Khuyến khích gắn kết nhóm ngoài công việc. Đào tạo giải quyết xung đột mang tính xây dựng thông qua các cuộc thảo luận cởi mở và kiểm tra thường xuyên ngoài công việc.

3. Hình thành, Xung đột, Chuẩn hóa và Thực hiện

Để thúc đẩy hợp tác doanh nghiệp, hãy hướng dẫn nhóm của bạn qua các giai đoạn phát triển nhóm của Tuckman: hình thành, xung đột, thiết lập quy tắc và hoạt động.

Hình thành: Tuyển dụng thành viên nhóm từ các bộ phận khác nhau và làm rõ mục đích của họ. Ví dụ: điều phối bộ phận CNTT, vận hành và tiếp thị trong một dự án chuyển đổi kỹ thuật số lấy khách hàng làm trung tâm. Sử dụng nền tảng không gian làm việc chung để tập trung hóa giao tiếp.

Storming: Khuyến khích các cuộc thảo luận có cấu trúc thông qua các công cụ họp hợp tác như ClickUp Chat. Thông báo và theo dõi có thể tùy chỉnh cho phép bạn cập nhật chỉ những cuộc hội thoại quan trọng. Ghim các cuộc trò chuyện quan trọng, sắp xếp các cuộc hội thoại thành các phần và sử dụng tin nhắn trực tiếp cho các cuộc thảo luận riêng tư.

ClickUp Chat cũng đồng bộ hóa tất cả thông tin trên các thiết bị và hoạt động hoàn hảo, ngay cả khi ngoại tuyến. Ngoài ra, giảm "chi phí chuyển đổi" — sự mất năng suất do chuyển đổi giữa các nền tảng — bằng cách tổ chức các cuộc gọi âm thanh và video (với tối đa 200 người tham gia) trực tiếp trong ClickUp Chat.

Norming: Tập trung vào việc chuẩn hóa quy trình làm việc và lập danh sách các phương pháp hay nhất để hợp tác liên chức năng.

Thực hiện: Công nhận và tôn vinh các cột mốc của nhóm để củng cố ý thức về thành tựu chung.

4. 8 bước để dẫn dắt sự thay đổi

Thay đổi bắt đầu từ những nhà lãnh đạo đặt ra hướng đi. Để phá vỡ các rào cản và thúc đẩy hợp tác, hãy làm theo Mô hình thay đổi 8 bước của Kotter.

Đầu tiên, hãy tạo ra cảm giác cấp bách. Chỉ ra chi phí thực tế của sự phối hợp kém, chẳng hạn như trì hoãn ra mắt sản phẩm, để nhấn mạnh lý do tại sao thay đổi là điều quan trọng.

Tiếp theo, xây dựng một liên minh các nhà lãnh đạo giữa các bộ phận có thể thúc đẩy sự hợp tác. Trang bị cho họ các công cụ như bảng điều khiển chia sẻ hoặc mạng xã hội nội bộ để tăng cường tính minh bạch.

Cuối cùng, khuyến khích tổ chức các hội thảo chung nơi các nhóm, như R&D và marketing, hợp tác trong khi vẫn giữ dòng thời gian và nhu cầu là trọng tâm. Hãy dẫn đầu, và nhóm của bạn sẽ theo sau.

Chúng tôi từng phải dành thêm nhiều giờ để làm những việc thủ công hàng ngày, như giao dự án cho nhóm, tạo nhiệm vụ và dán liên kết. Giờ đây, chúng tôi sử dụng thời gian đó để lập kế hoạch và chuyển nhiều quy trình làm việc của nhóm sang ClickUp.

Cải thiện hợp tác doanh nghiệp với ClickUp

Hợp tác doanh nghiệp giống như điều hành một đội thể thao hàng đầu. Tài năng có thể giúp bạn thành công trong một thời gian, nhưng nếu không có sự luyện tập và phối hợp thường xuyên, hiệu suất sẽ giảm sút.

Điều này cũng áp dụng cho các doanh nghiệp. Nếu không có sự hợp tác tối ưu, các dự án sẽ bị đình trệ và chất lượng sẽ giảm sút. Đó là lúc ClickUp ra đời và đơn giản hóa sự hợp tác trong doanh nghiệp một cách dễ dàng. Cho dù bạn muốn brainstorming ý tưởng, phân công trách nhiệm hay tạo điều kiện cho các vòng phản hồi, bạn sẽ có tất cả các tính năng cần thiết để tiếp tục tiến độ.

Sẵn sàng bắt đầu? Đăng ký ClickUp miễn phí và trải nghiệm sự hợp tác trong thực tế.