hoàn trả chi phí là sự cân bằng tinh tế giữa niềm tin, tuân thủ và hiệu quả. Các doanh nghiệp phải đảm bảo rằng chi phí của nhân viên là hợp pháp, chính xác và được xử lý kịp thời. Điều này bao gồm việc thiết lập chính sách rõ ràng, cung cấp công cụ thân thiện với người dùng và khuyến khích văn hóa minh bạch.
Quy trình hoàn trả chi phí dễ dàng cũng giúp doanh nghiệp nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên, cải thiện tính chính xác về tài chính và cuối cùng là nâng cao năng suất tổng thể.
Microsoft gần đây đã tự động hóa báo cáo chi phí, giúp nâng cao trải nghiệm của nhân viên.
Bạn cũng có thể đơn giản hóa việc quản lý chi phí bằng cách sử dụng các mẫu. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ khám phá những lợi ích của việc sử dụng các mẫu hoàn trả chi phí và cung cấp 10 mẫu miễn phí để bạn bắt đầu.
Cho dù bạn là freelancer, chủ doanh nghiệp nhỏ hay thành viên của một tập đoàn lớn, các mẫu này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc.
Mẫu hoàn trả chi phí là gì?
Mẫu báo cáo chi phí là các tài liệu chuẩn hóa mà nhân viên sử dụng để yêu cầu hoàn trả các chi phí liên quan đến công việc. Chúng cung cấp định dạng có cấu trúc để ghi lại các chi tiết mua hàng như ngày, tên nhà cung cấp, loại chi phí và số tiền.
Đây là cách dễ dàng để đảm bảo tất cả chi phí kinh doanh của bạn được theo dõi và ghi lại. Các nhóm tài chính sử dụng các mẫu này để ghi lại tất cả chi phí trong các danh mục chi phí khác nhau.
Bạn có thể sử dụng các mẫu báo cáo chi phí để:
- Sắp xếp hồ sơ tài chính của bạn, tức là theo dõi chi phí, phân tích xu hướng và đảm bảo bạn tiết kiệm từng đồng tiền có thể
- Sử dụng tài nguyên của bạn một cách hiệu quả bằng cách tạo mẫu cho các khoản hoàn trả chi phí
- Tiết kiệm thời gian và tiền bạc — chỉ bằng cách sử dụng mẫu, bạn đã cắt giảm chi phí và giảm thời gian lãng phí
- Cải thiện năng suất và hiệu quả của nhóm
- Theo dõi chính xác các khoản hoàn trả chi phí của nhân viên
Điều gì tạo nên một mẫu hoàn trả chi phí tốt?
Nếu bạn tìm kiếm biểu mẫu hoàn trả chi phí cho nhân viên, bạn sẽ tìm thấy rất nhiều. Nhưng làm thế nào để biết biểu mẫu đó phù hợp với bạn?
Bạn cần xác định mục tiêu của mình để chọn mẫu phù hợp nhất trong số tất cả các báo cáo chi phí có sẵn. Nếu bạn muốn đơn giản hóa chi phí kinh doanh tổng thể, đây là một số điều cần lưu ý trong mẫu:
- Trường thông tin chi tiết: Không gian để ghi chi tiết như ngày tháng, tên nhà cung cấp và chi phí chi tiết
- Tùy chọn tùy chỉnh: Khả năng điều chỉnh mẫu cho phù hợp với chính sách và yêu cầu cụ thể của công ty
- Phần tệp đính kèm: Khu vực được chỉ định để đính kèm hóa đơn hoặc các tài liệu hỗ trợ khác
- Tương thích với các công cụ kỹ thuật số: Khả năng sử dụng các nền tảng phần mềm khác nhau (ví dụ: Excel, Google Trang tính, PDF)
- Tuân thủ các quy định về thuế: Mẫu phải được thiết kế để đáp ứng tất cả các yêu cầu về thuế và quy định có liên quan
- Trường chữ ký và phê duyệt: Các phần để nhân viên ký và quản lý phê duyệt yêu cầu
- Định dạng rõ ràng và ngắn gọn: Mẫu được cấu trúc tốt với các nhãn rõ ràng cho từng loại chi phí (ví dụ: đi lại, ăn uống, lưu trú, văn phòng phẩm)
- Thiết kế thân thiện với người dùng: Bố cục trực quan và dễ điều hướng
Các tính năng này sẽ giúp bạn thực hiện quy trình hoàn trả chi phí một cách dễ dàng.
10 mẫu mẫu hoàn trả chi phí miễn phí
Mẫu báo cáo chi phí phù hợp có thể hợp lý hóa quy trình, giảm lỗi và tiết kiệm thời gian quý báu. Để giúp bạn tìm được mẫu phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình, chúng tôi đã chọn lọc 10 mẫu có thể đáp ứng các yêu cầu cụ thể của bạn.
1. Mẫu báo cáo chi phí ClickUp
Khi bắt đầu hành trình quản lý tài chính, bạn cần một công cụ dễ hiểu và dễ sử dụng.
Mẫu báo cáo chi phí ClickUp chính xác là thứ bạn cần. Biểu mẫu hoàn trả chi phí này giúp bạn theo dõi chi phí của từng nhân viên. Quản lý dự án với các nhận xét, tự động hóa và tệp đính kèm dành riêng.
Hơn nữa, bạn có thể tích hợp mẫu tài liệu này vào quy trình làm việc ClickUp của mình. Xây dựng báo cáo bằng Lịch, Danh sách, Gantt hoặc hơn thế nữa. Cộng tác với các thành viên trong nhóm, ghi lại mọi chi phí liên quan đến kinh doanh, cho dù là chi phí ăn uống hay chi phí khác, đồng thời cải thiện năng suất trong khi làm việc! Tất cả những gì bạn cần là mẫu này.
✨Lý tưởng cho: Các doanh nghiệp cần theo dõi chi phí của nhiều nhóm hàm
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng tính năng Tự động hóa của ClickUp để đơn giản hóa quy trình báo cáo chi phí. Thiết lập nhắc nhở tự động về thời hạn nộp/gửi chi phí và thông báo phê duyệt để giảm nỗ lực thủ công và đảm bảo hoàn trả kịp thời.
Mọi thứ đều có tính năng! Các tính năng tự động hóa rất hữu ích và các mẫu công việc và danh sách giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian. Tôi thích bố cục và khả năng tùy chỉnh, từ trường tùy chỉnh đến chế độ xem. Tôi thấy bộ phận hỗ trợ khách hàng rất nhanh nhạy và hữu ích, gửi video và lời khuyên, và tôi chưa bao giờ gặp vấn đề nào không được giải quyết nhanh chóng.
Mọi thứ đều có tính năng! Các tính năng tự động hóa rất hữu ích và các mẫu công việc và danh sách giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian. Tôi thích bố cục và khả năng tùy chỉnh, từ trường tùy chỉnh đến chế độ xem. Tôi thấy bộ phận hỗ trợ khách hàng rất nhanh nhạy và hữu ích, gửi video và lời khuyên, và tôi chưa bao giờ gặp vấn đề nào không được giải quyết nhanh chóng.
2. Mẫu báo cáo chi phí hàng tháng của ClickUp
Các doanh nghiệp có lợi nhuận luôn theo dõi chi phí của mình. Đây là quy tắc, không có ngoại lệ. Rất khó để theo dõi tất cả các chi phí nhỏ, đặc biệt là khi các hóa đơn liên quan bị mất.
Mẫu báo cáo chi phí hàng tháng của ClickUp cho phép bạn theo dõi chi phí hàng tháng. Điều này có nghĩa là gì? Sắp tới, bạn sẽ có thể phát hiện xu hướng chi tiêu, hiểu được mình đang tiêu tiền vào đâu và cải thiện chính sách công ty để khuyến khích nhân viên minh bạch hơn.
Bằng cách hợp lý hóa quy trình hoàn trả chi phí hàng tháng, bạn có thể cung cấp ngay cho các bên liên quan một bản tổng quan.
Làm thế nào? Bạn đã có dữ liệu với Trạng thái tùy chỉnh trên các nhiệm vụ tương ứng, bạn sử dụng ClickUp Workflow để sắp xếp dữ liệu và cuối cùng, bạn có thể theo dõi thời gian và ngân sách, chia sẻ tài liệu và đặt nhắc nhở — tất cả chỉ với một mẫu hàng tháng.
✨Lý tưởng cho: Các nhóm doanh thu muốn hợp lý hóa tài chính bằng cách tiếp cận có cấu trúc
3. Mẫu báo cáo chi phí nhân viên của ClickUp
Nhân viên của bạn yêu cầu hoàn trả chi phí nhưng không muốn đính kèm hóa đơn? Đó có thể là một dấu hiệu cảnh báo; bạn nên kiểm tra tài chính của mình càng sớm càng tốt.
Một cách để đẩy nhanh quy trình là sử dụng Mẫu báo cáo chi phí nhân viên của ClickUp.
Mẫu này, được tích hợp liền mạch vào quy trình làm việc ClickUp của bạn, giúp thu thập và xử lý báo cáo chi phí dễ dàng hơn.
Một số lợi ích chính của mẫu này bao gồm:
- Đang theo dõi tập trung: Dễ dàng thu thập và sắp xếp thông tin chi phí từ nhóm của bạn
- Xử lý hiệu quả: Giảm thời gian xử lý với định dạng chuẩn hóa
- Tăng cường hiển thị: Hiểu rõ chi tiêu của nhân viên
- Tuân thủ tốt hơn: Đảm bảo tuân thủ các chính sách của công ty và quy định thuế
✨Lý tưởng cho: Nhân viên và doanh nghiệp để đảm bảo tính đồng nhất trong việc hoàn trả chi phí cho nhân viên
💡Mẹo chuyên nghiệp: Xây dựng các chính sách rõ ràng và ngắn gọn, nêu rõ các chi phí hợp lệ, giới hạn hoàn trả và các tài liệu cần thiết. Điều này sẽ giảm thiểu sự nhầm lẫn và đảm bảo tuân thủ nhất quán các hướng dẫn.
4. Mẫu báo cáo và chi phí kinh doanh của ClickUp
Điều hành một doanh nghiệp thành công giống như chơi cờ vua — bạn cần phải nghĩ trước ba nước cờ. May mắn thay, Mẫu báo cáo và chi phí kinh doanh của ClickUp theo dõi tiền của bạn đang được sử dụng vào đâu để bạn có thể đưa ra quyết định tốt hơn.
Giống như hầu hết các mẫu hoàn trả chi phí, mẫu này có các tính năng như biểu mẫu hoàn trả chi phí cho nhân viên, theo dõi thời gian, thêm thẻ liên quan và hơn thế nữa.
Báo cáo chi phí này cũng cho phép bạn theo dõi chi phí của các dự án. Điều này có thể cải thiện năng suất của nhóm và cho phép bạn chuẩn bị ngân sách dựa trên dữ liệu thực tế.
✨Lý tưởng cho: Các nhóm kinh doanh và kế toán muốn cung cấp cho tất cả các bên liên quan một cái nhìn tổng quan chính xác về tình hình tài chính của công ty
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng chế độ xem Hướng dẫn bắt đầu trong mẫu, cung cấp các hướng dẫn hữu ích để theo dõi chi tiêu kinh doanh.
5. Mẫu báo cáo chi phí cho doanh nghiệp nhỏ của ClickUp
Bạn phải quản lý tài chính tốt nếu là chủ một doanh nghiệp nhỏ. Với Mẫu báo cáo chi phí cho doanh nghiệp nhỏ của ClickUp, bạn có thể cập nhật, xem xét và phân tích chi phí kinh doanh.
Mẫu này, kèm theo biểu mẫu hoàn trả chi phí, cho phép bạn sắp xếp dữ liệu chi phí, tạo cảnh báo phụ thuộc và thậm chí đảm bảo tuân thủ các quy định nộp hồ sơ của chính phủ.
Đảm bảo mọi thành viên trong nhóm của bạn đều nhận được cùng một biểu mẫu hoàn trả chi phí và cập nhật dữ liệu của họ một cách thống nhất. Đây là một cách để đảm bảo bạn đang theo dõi năng suất kinh doanh của mình.
✨Lý tưởng cho: Theo dõi chi tiết các chi phí kinh doanh, được thiết kế riêng cho chủ doanh nghiệp nhỏ
6. Mẫu đề xuất ngân sách ClickUp
Cho dù bạn đang quản lý ngân sách dự án với tư cách là Trưởng nhóm hay ngân sách chi phí tổng thể của doanh nghiệp, việc dựa vào đề xuất ngân sách hiệu quả là yếu tố quan trọng để thành công.
Với Mẫu đề xuất ngân sách của ClickUp, bạn có thể hoàn thành việc đó trong một nửa thời gian.
Từ những bản tóm tắt hữu ích giúp bạn có cái nhìn tổng quan đến việc tạo ra một kế hoạch chi tiết để đo lường sự phát triển của bạn, tài chính của bạn sẽ được quản lý tốt với mẫu này. Tạo các đề xuất hiệu quả, có tác động giúp củng cố mục tiêu kinh doanh của bạn.
✨Phù hợp cho: Các chuyên gia tài chính muốn tạo và quản lý ngân sách đồng thời duy trì tính minh bạch
7. Mẫu quản lý tài chính ClickUp
Thành công về tài chính phụ thuộc vào nhiều yếu tố; đôi khi, rất khó để theo dõi tất cả các yếu tố riêng lẻ. Đây là lý do tại sao các doanh nghiệp nhỏ hoặc nhà thầu cá nhân nên dành thời gian để hiểu và thực hiện một chiến lược quản lý tài chính tốt.
Sử dụng Mẫu quản lý tài chính của ClickUp, bạn có thể phân tích sự tăng trưởng tài chính của tổ chức và tạo các báo cáo liên quan. Những báo cáo này sau đó sẽ giúp bạn hợp tác giữa các nhóm để nắm bắt cơ hội tiết kiệm chi phí và đạt được mục tiêu tài chính.
Mẫu này có tới 28 trạng thái tùy chỉnh (Hoàn thành, Việc cần làm, Đã ký, v.v.) và bốn chế độ xem (Danh sách, Lịch, Bắt đầu từ đây, v.v.) để thu thập tất cả thông tin cần thiết. Phá vỡ rào cản giao tiếp và cải thiện sự hợp tác trong nhóm với một hệ thống quản lý tài chính tốt!
✨Lý tưởng cho: Các nhóm tài khoản để tối đa hóa năng suất bằng cách theo dõi chặt chẽ ngân sách và duy trì sự minh bạch về tài chính
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng tính năng Tích hợp của ClickUp và kết nối mẫu quản lý tài chính của bạn với các công cụ khác, chẳng hạn như phần mềm kế toán hoặc công cụ quản lý dự án. Điều này sẽ cung cấp chế độ xem toàn diện về hiệu quả tài chính của bạn.
8. Mẫu biểu mẫu hoàn trả chi phí Excel
Mẫu biểu mẫu hoàn trả chi phí Excel của Vertex42 khá đơn giản để sử dụng. Nó cung cấp các tùy chọn như tải lên bản sao kỹ thuật số của hóa đơn, mà bạn có thể đính kèm vào biểu mẫu hoặc chia sẻ qua email.
Đảm bảo rằng chính sách của công ty về hoàn trả chi phí cho nhân viên được tất cả các bên hiểu rõ khi lập kế hoạch tài chính công ty.
✨Lý tưởng cho: Các doanh nghiệp và tổ chức phi lợi nhuận muốn theo dõi ngân sách bằng cách sử dụng biểu mẫu để nhân viên yêu cầu hoàn trả chi phí
9. Mẫu danh sách kiểm tra hoàn trả chi phí Word / PDF
Nếu nhân viên của bạn thường xuyên đi công tác, họ phải lập báo cáo chi phí. Mỗi công ty có chính sách hoàn trả chi phí riêng, vì vậy cần tuân thủ danh sách kiểm tra để đảm bảo tất cả các bên đều thống nhất với nhau.
Với việc nêu rõ các chính sách của công ty, cùng với danh sách các yêu cầu về hóa đơn và các thông tin chính sách khác, Mẫu danh sách kiểm tra hoàn trả chi phí của Đại học Toronto (Word/PDF) là một hướng dẫn tuyệt vời về cách các doanh nghiệp có thể hiển thị thông tin cho tất cả các thành viên trong nhóm.
✨Phù hợp cho: Cá nhân muốn nộp đơn xin hoàn trả chi phí với Đại học Toronto
10. Mẫu biểu mẫu hoàn trả chi phí của Betterteam
Cho dù nhân viên của bạn chi tiêu cho văn phòng phẩm hay chi phí đi lại cần thiết cho công việc, biểu mẫu hoàn trả chi phí sẽ giúp họ trở lại công việc một cách thuận lợi.
Biểu mẫu hoàn trả chi phí cho nhân viên không chỉ giúp công ty theo dõi các khoản chi tiêu thực tế mà còn giúp công ty ổn định tài chính và ngăn chặn gian lận.
Sử dụng Mẫu biểu mẫu hoàn trả chi phí của Betterteam, một mẫu đơn giản để tùy chỉnh biểu mẫu hoàn trả theo yêu cầu của công ty bạn.
✨Lý tưởng cho: Những người muốn chuẩn hóa biểu mẫu hoàn trả chi phí cho nhân viên của mình
Quản lý tiền dễ dàng với ClickUp
Quản lý tài chính một mình không hề khó khăn như bạn nghĩ. Mặc dù ban đầu có thể thấy phức tạp và bối rối, nhưng việc sử dụng các công cụ này sẽ trở nên đơn giản hơn.
Để kinh doanh thành công, cần phải bán hàng và quản lý tiền bạc một cách thận trọng. Tìm ra nơi thích hợp để cắt giảm chi phí trong khi hoàn trả chi phí cho nhân viên một cách chính xác là một việc khó khăn, nhưng không phải là không thể.
Các mẫu mẫu chi phí của ClickUp cung cấp giải pháp đơn giản và hiệu quả để quản lý chi phí kinh doanh của bạn.
Sẵn sàng kiểm soát tài chính của mình chưa? Tham gia ClickUp ngay hôm nay và trải nghiệm sự khác biệt.