"Giao tiếp là chìa khóa" là điều mà tất cả chúng ta đều đã nghe trong cuộc sống. Mặc dù giao tiếp hiệu quả là nền tảng của mọi mối quan hệ cá nhân, nhưng nó cũng quan trọng không kém, nếu không muốn nói là quan trọng hơn, trong môi trường chuyên nghiệp.
Một nơi làm việc thành công phát triển nhờ giao tiếp ngang hàng lý tưởng. Vì vậy, cho dù bạn đang nói chuyện với đồng nghiệp về một công việc hay gửi email, bạn nên thực hành các nguyên tắc giao tiếp ngang hàng hiệu quả.
Nhưng trước khi đi sâu vào chi tiết của khái niệm này, hãy cùng tìm hiểu xem giao tiếp ngang hàng là gì và nó ảnh hưởng như thế nào đến các tương tác trong môi trường làm việc.
Giao tiếp ngang hàng là gì?
Giao tiếp ngang bao gồm các tương tác giữa những người hoặc các bộ phận làm việc ở cùng cấp trong một tổ chức. Nó còn được gọi là giao tiếp bên ngang và cũng quan trọng đối với công ty như giao tiếp bên ngoài.
Trong cuốn sách Organizational Communication của Michael J. Papa, giao tiếp ngang được định nghĩa là "luồng thông tin giữa các lĩnh vực chức năng" ở một cấp độ cụ thể của tổ chức. Khi mọi người giao tiếp trực tiếp và hiệu quả với đồng nghiệp, việc "giải quyết vấn đề, chia sẻ thông tin giữa các nhóm công việc khác nhau và phối hợp công việc giữa các bộ phận hoặc nhóm dự án" sẽ trở nên dễ dàng hơn
Cho dù bạn làm việc trong một doanh nghiệp nhỏ hay lớn, luồng giao tiếp nội bộ về cơ bản sẽ quyết định bầu không khí văn phòng và giúp xây dựng mối quan hệ giữa các cá nhân tại nơi làm việc.
Giao tiếp này có thể diễn ra trực tiếp hoặc qua điện thoại và email. Nhưng dù bằng cách nào, nó cũng ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất và hiệu quả kinh doanh. Đó là lý do tại sao chúng ta phải hiểu và thực hành giao tiếp hiệu quả trong công việc.
*Hiểu về giao tiếp ngang hàng (lateral communication)
Mọi môi trường làm việc đều cần giao tiếp thường xuyên để hoạt động trơn tru.
Mặc dù các tương tác cá nhân không chính thức giúp xây dựng mối quan hệ giữa các đồng nghiệp, nhưng giao tiếp hiệu quả trong công việc là chìa khóa cho sự phát triển của bất kỳ tổ chức nào.
Luồng giao tiếp chính thức có thể bao gồm hướng dẫn công việc, email cập nhật dự án, yêu cầu trợ giúp, v.v. Trong bối cảnh không gian làm việc, những điều này thuộc phạm vi giao tiếp ngang hàng.
Ví dụ, bộ phận đồ họa của công ty bạn cần thông báo cho bộ phận copywriting về những thay đổi trong biểu tượng và chủ đề cho chiến dịch quảng cáo tiếp theo. Họ có thể tổ chức một cuộc họp để thảo luận về vấn đề này và gửi email nêu rõ các tiêu chuẩn mới.
Về cơ bản, một tương tác được coi là giao tiếp ngang hàng nếu nó:
- Xảy ra giữa các cá nhân hoặc đơn vị ở cùng một cấp bậc trong hệ thống phân cấp
- Mang tính chất không chính thức và ít cấu trúc hơn
- Mục tiêu đạt được sự hợp tác và giải quyết vấn đề
- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc phối hợp, chia sẻ thông tin và giải quyết xung đột
Chuỗi giao tiếp trong những trường hợp này có thể dài, tốn thời gian và gây mất tập trung. Trước khi bạn nhận ra, bạn đã dành nửa ngày làm việc chỉ để gửi và nhận email, ghi nhớ, v.v.
Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng tính năng Quản lý email và hiệu đính của ClickUp để đảm bảo giao tiếp của bạn luôn được tổ chức và dễ dàng truy cập. Tính năng này hoạt động như một trung tâm để giữ mọi thứ được sắp xếp hợp lý và ở một nơi, thay thế cho việc phải chuyển qua lại giữa hộp thư đến và các công cụ hiệu đính khác nhau. Bạn thậm chí có thể sử dụng tính năng này để biến các email cụ thể thành nhiệm vụ trong ClickUp.
Các đặc điểm chính của giao tiếp ngang hiệu quả
Giao tiếp ngang hàng hiệu quả có một số đặc điểm nổi bật:
- Rõ ràng: Giao tiếp rõ ràng và dựa trên mục tiêu, với định dạng dễ hiểu và dễ hiểu đối với người nhận
- Lắng nghe tích cực: Mục tiêu là lắng nghe kỹ và thảo luận trước bất kỳ nghi ngờ hoặc trở ngại nào
- Tính minh bạch: Phương thức, nội dung và mục đích của giao tiếp khuyến khích xây dựng lòng tin, tính minh bạch và trách nhiệm giải trình
- Hợp tác: Giao tiếp ngang hàng nhằm tối ưu hóa nỗ lực hợp tác và loại bỏ sự cô lập trong quy trình làm việc để hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ
- Thúc đẩy sự đổi mới: Bằng cách giúp các nhóm dễ dàng chia sẻ ý tưởng, nó giúp thúc đẩy sự đổi mới và các phương pháp tiếp cận sáng tạo
- Theo dõi: Những người tham gia rút ra kết luận từ quá trình giao tiếp và tiến hành thảo luận hoặc thực hiện các hành động cần thiết
- Hỗ trợ: Các nhóm quản lý giao tiếp ngang hiệu quả sẽ tạo ra một không gian an toàn để các thành viên tự tin chia sẻ suy nghĩ và ý tưởng của mình
Trong trường hợp tốt nhất, giao tiếp ngang hàng khuyến khích tinh thần đồng đội, tăng cường trách nhiệm và tạo sự hiển thị giữa các đồng nghiệp. Nó củng cố cảm giác làm việc hướng tới một mục tiêu chung trong tổ chức, điều này trở nên dễ dàng hơn với các công cụ giao tiếp phù hợp.
Các công cụ giao tiếp tại nơi làm việc giúp bạn tập trung tất cả các tương tác và giữ cho các nhóm thống nhất, tập trung vào các đặc điểm khóa của giao tiếp hiệu quả.
Trước hết, giao tiếp ngang khác biệt so với hai loại giao tiếp còn lại trong môi trường làm việc: giao tiếp chéo và giao tiếp dọc.
Giao tiếp ngang hàng so với giao tiếp chéo
Trong khi giao tiếp ngang diễn ra giữa các cá nhân hoặc bộ phận cùng cấp, giao tiếp chéo là hình thức kết hợp.
Nó bao gồm cả giao tiếp xuống (với nhân viên ở cấp dưới trong phân cấp) và giao tiếp lên (với những người ở cấp trên trong phân cấp), bất kể họ thuộc bộ phận nào.
Giả sử bạn là một giám đốc bán hàng được giao nhiệm vụ thực hiện một chiến dịch theo mùa. Bạn cần hợp tác với các chuyên gia và giám đốc marketing để tạo ra các bản sao quảng cáo và bản tin thường xuyên cho chiến dịch này. Tất cả các luồng giao tiếp của bạn liên quan đến việc này sẽ được coi là giao tiếp chéo.
Thực hành giao tiếp chéo hiệu quả có thể cải thiện năng suất của công ty và sự hài lòng của nhân viên. Điều này cũng có thể áp dụng cho giao tiếp dọc.
Giao tiếp ngang hàng so với giao tiếp dọc
giao tiếp dọc xảy ra giữa những người thuộc hai cấp bậc trong phân cấp tổ chức. Biểu mẫu giao tiếp này có thể là từ trên xuống dưới hoặc từ dưới lên trên.
Ví dụ, ban lãnh đạo cấp cao của công ty bạn tổ chức một cuộc họp toàn thể để thảo luận về ngân sách và kế hoạch của công ty cho năm tài chính tiếp theo. Họ chia sẻ tầm nhìn và quyết định của mình với tất cả mọi người trong công ty, kể cả những nhân viên cấp thấp nhất trong phân cấp.
Ngược lại, khi một nhân viên báo cáo tiến độ dự án cho cấp trên của mình. Báo cáo này sau đó sẽ được chuyển đến phó giám đốc bộ phận để đưa ra quyết định tốt hơn.
Cả hai đều là ví dụ thích hợp về giao tiếp dọc.
Không giống như cấu trúc giao tiếp ngang, giao tiếp dọc có kênh phản hồi mạnh mẽ và rõ ràng hơn, ít có khả năng tranh cãi về cùng một vấn đề.
Tuy nhiên, giao tiếp ngang đang trở nên phổ biến trong môi trường doanh nghiệp hiện đại nhờ tính minh bạch, linh hoạt và tác động tích cực đến văn hóa nơi làm việc.
Tầm quan trọng và mục đích của giao tiếp ngang hàng
Có thể nghe có vẻ lặp đi lặp lại, nhưng giao tiếp ngang hàng là chìa khóa để tạo ra môi trường làm việc lành mạnh và hợp tác. Nó củng cố bốn trụ cột chính của văn hóa nơi làm việc tích cực: làm việc nhóm, hiệu quả, giải quyết vấn đề và sự hài lòng trong công việc.
Hãy cùng tìm hiểu thêm về mục đích và lợi ích của giao tiếp ngang hàng:
Tăng cường hợp tác và tinh thần đồng đội
Sự thành công của bất kỳ dự án nào đều phụ thuộc vào sự hợp tác thời gian thực giữa các nhân viên và các bộ phận. Các vấn đề trở nên đơn giản hơn để giải quyết và thông tin dễ dàng chia sẻ hơn. Bạn có thể giảm bớt các trở ngại và đạt được kết quả nhanh hơn để tăng năng suất.
Ví dụ, nếu nhiều người đang làm việc trên một tệp cùng lúc, tốt nhất là có một phiên bản trực tuyến của tệp đó với quyền truy cập, để họ có thể hợp tác khi cần và hoàn thành công việc nhanh chóng.
Cho phép luồng thông tin nhanh chóng và hiệu quả
Luồng thông tin không chỉ có nghĩa là chia sẻ thông tin qua trò chuyện hoặc email; nó còn bao gồm chia sẻ dữ liệu giữa các quy trình và công cụ trong tổ chức. Các công cụ quản lý giao tiếp thông minh khuyến khích hợp tác hiệu quả và chia sẻ thông tin trong khi duy trì phân cấp báo cáo và sự tham gia của tất cả các bên liên quan.
Bạn có thể theo dõi các kênh thông tin của mình và tham khảo lại bất kỳ chủ đề nào khi cần thiết.
Cải thiện khả năng giải quyết vấn đề và xử lý xung đột
Xung đột và trở ngại trong quy trình làm việc là điều không thể tránh khỏi trong bất kỳ tổ chức nào. Duy trì một kênh giao tiếp ngang có tổ chức sẽ giúp bạn dễ dàng đối phó với những tình huống như vậy.
Bạn có thể giữ cho mọi người và các nhóm khác nhau luôn cập nhật thông tin và giao tiếp giữa các nhóm công việc. Bạn cũng có thể tìm ra những cách minh bạch hơn để giải quyết xung đột bằng quy trình ra quyết định công bằng và sáng suốt dựa trên giao tiếp hiệu quả.
Với giao tiếp ngang hiệu quả, bạn có thể khuyến khích sự cởi mở trong giao tiếp và mời mọi người chia sẻ ý tưởng và quan điểm của họ. Điều này tạo ra một bầu không khí làm việc thân thiện hơn và cải thiện mối quan hệ giữa nhân viên và công ty một cách đáng kể.
ClickUp Whiteboards là nơi lý tưởng để bạn và các thành viên trong nhóm cùng nhau lên ý tưởng, hình dung và lập kế hoạch. Mọi người trong nhóm của bạn có thể cùng nhau làm việc trên Bảng trắng bất kể họ đang ở đâu.
Giao tiếp ngang hàng trong tổ chức phẳng
Cấu trúc tổ chức của bạn thường quyết định mức độ hiệu quả của việc giao tiếp giữa các bộ phận. Nó có thể tạo ra và ảnh hưởng đến tình trạng tắc nghẽn thông tin, các "vùng cách ly thông tin", sự chậm trễ trong doanh nghiệp, và nhiều vấn đề khác.
Có thể nói rằng cấu trúc tổ chức bị phân chia nghiêm ngặt sẽ cản trở giao tiếp hiệu quả. Giải pháp thay thế là tổ chức phẳng, trong đó các công ty bãi bỏ phân cấp bộ phận. Bằng cách này, mọi giao tiếp trong một tổ chức phẳng đều diễn ra theo chiều ngang.
Một số ví dụ phổ biến về tổ chức phẳng là Amazon, Netflix và Spotify. Các công ty này đã cố gắng loại bỏ tầng quản lý cấp trung để đổi mới và ra quyết định nhanh hơn, dẫn đến việc giải quyết vấn đề nhanh hơn.
Nói một cách đơn giản, công việc liên chức năng là bỏ qua các cấp phân cấp. Thay vì chờ sếp kết nối, bạn có thể liên hệ trực tiếp với các bộ phận khác và hợp tác để giải quyết vấn đề nhanh hơn.
Trong những trường hợp này, phân cấp tối thiểu thúc đẩy giao tiếp hợp tác, tham vọng của nhân viên, học hỏi ngang hàng và tư duy sáng tạo hơn. Nhân viên đưa ra quyết định độc lập, từ đó thúc đẩy quyền sở hữu và củng cố kho kiến thức của công ty.
Giống như mọi thứ khác, giao tiếp ngang hàng không phải lúc nào cũng hoàn hảo; nó cũng có những ưu và nhược điểm riêng.
Ưu và nhược điểm của giao tiếp ngang hàng
Nếu được thực hiện tốt, giao tiếp ngang hàng sẽ thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm hiệu quả, nâng cao năng suất và giảm chi phí hoạt động. Nó cũng truyền tinh thần đoàn kết cho nhân viên, khiến họ cảm thấy như đang làm việc vì một mục tiêu chung.
Nếu không được quản lý đúng cách, giao tiếp ngang hàng có thể tạo ra tắc nghẽn trong kinh doanh. Nhân viên bị mắc kẹt trong những cạm bẫy của giao tiếp đa kênh, mất dấu mục tiêu và gây ra sự chậm trễ trong quy trình làm việc.
Hãy tưởng tượng sẽ mất bao lâu để đọc và trả lời hàng trăm email, lập danh sách công việc quan trọng, kết nối để phản hồi và thực hiện các thay đổi trong một dự án. Khối lượng giao tiếp không hiệu quả càng lớn, càng khó đạt được kết quả tích cực.
Ưu điểm
Trong trường hợp lý tưởng, giao tiếp ngang hàng mang lại nhiều lợi ích:
- Nâng cao sự hài lòng trong công việc: Nhân viên cảm thấy có động lực hơn trong một văn hóa làm việc linh hoạt, nơi họ có thể tự do giao tiếp chéo trong một dự án
- Giảm thời gian giải quyết vấn đề: Giao tiếp trực tiếp với những người liên quan giúp giảm đáng kể thời gian giải quyết vấn đề
- Ra quyết định nhanh hơn: Giảm bớt các cấp quản lý có nghĩa là bạn ra quyết định nhanh hơn và giải quyết vấn đề trong thời gian thực
- Cải thiện giao tiếp: Giao tiếp ngang hàng giúp cải thiện mối quan hệ công việc và tạo điều kiện hợp tác suôn sẻ hơn
- Giảm thiểu sai sót trong giao tiếp: Khi tất cả các bên liên quan giao tiếp một cách cởi mở, nguy cơ xảy ra hiểu lầm sẽ được giảm thiểu đáng kể
Cons
Những nhược điểm của giao tiếp ngang hàng xuất phát từ việc không được sử dụng hoặc tổ chức một cách có hệ thống, dẫn đến các vấn đề sau:
- Thiếu kiểm soát: Quản lý và giám sát viên có ít quyền kiểm soát hơn trong việc ra quyết định trong phương pháp ngang hàng
- Nguy cơ xung đột cao hơn: Nguy cơ xung đột tăng cao khi giao tiếp diễn ra giữa các đơn vị cùng cấp bậc trong hệ thống phân cấp
- Lãng phí thời gian: Nếu giao tiếp ngang hàng không được tổ chức và theo dõi hiệu quả, nó có thể dẫn đến tiêu tốn nhiều thời gian hơn cho các vấn đề nhỏ nhặt
- Sự nhầm lẫn gia tăng: Khi có nhiều kênh giao tiếp cần duy trì, nhân viên có thể bị nhầm lẫn hàng ngày
- Sự cô lập thông tin: Không có gì đảm bảo rằng tất cả thông tin liên quan đã được chia sẻ với các bên liên quan, điều này có thể dẫn đến mất mát kiến thức và tạo ra sự cô lập
- Cách tiếp cận không chính thức: Giao tiếp ngang hàng thường mang tính không chính thức và có thể không tuân thủ các chính sách của công ty trong một số trường hợp
Cách giảm thiểu thách thức
Những nhược điểm có vẻ đáng lo ngại, nhưng có những biện pháp đơn giản bạn có thể thực hiện để giảm thiểu rủi ro của giao tiếp ngang hàng.
Giữ cho quản lý và cấp trên luôn được cập nhật
Cách tốt nhất để điều chỉnh giao tiếp ngang là giữ cho cấp trên luôn được cập nhật thông tin. Điều này đảm bảo cấp trên của bạn được cập nhật về trạng thái công việc và được tiếp cận với thông tin trao đổi. Điều này cũng có thể giúp bạn trong những tình huống khó xử khi bạn cần sự tham gia của cấp trên. Nó cũng cho phép cấp trên tạo báo cáo về dự án và giao tiếp với các nhóm khác nếu cần thiết.
Giảm thiểu email quá mức bằng cách sử dụng các kênh nhắn tin
Phần mềm giao tiếp tập trung giúp tránh tình trạng quá tải thông tin bằng cách thay thế hầu hết các email bằng trò chuyện thời gian thực thông qua nền tảng nhắn tin. Phương pháp này hiệu quả hơn và tiết kiệm thời gian hơn — mọi người thường trả lời tin nhắn ngắn nhanh hơn email. Vì vậy, nếu bạn cần sự giúp đỡ nhanh chóng từ một chuyên gia về một khái niệm nào đó, bạn không cần phải chờ email trả lời của họ. Nhắn tin thông minh hơn và nhanh hơn.
Chế độ xem trò chuyện của ClickUp cung cấp một giải pháp hợp lý cho nhu cầu giao tiếp tại nơi làm việc của bạn với các tính năng nâng cao như gán nhận xét và gắn thẻ người. Tạo phòng trò chuyện cho các dự án, nhóm hoặc chủ đề cụ thể, giữ cho các cuộc hội thoại được tổ chức và tránh quá tải thông tin.
Xác định thời gian làm việc của bạn
Điều quan trọng là phải duy trì giờ làm việc nghiêm ngặt khi chủ yếu dựa vào giao tiếp ngang hàng. Đồng nghiệp của bạn có thể nghĩ rằng bạn luôn sẵn sàng làm việc và có thể liên hệ với bạn vào những giờ không thích hợp để hỏi han và yêu cầu công việc. Hãy tránh điều đó bằng cách cài đặt ranh giới rõ ràng về thời gian làm việc của bạn và thiết lập lịch thông báo để bạn chỉ nhận được tin nhắn trong giờ làm việc.
Hầu hết các nền tảng nhắn tin đều có tính năng "không làm phiền" cho phép bạn tạm dừng thông báo trong một khoảng thời gian nhất định mỗi ngày. Hãy sử dụng tính năng này cùng với các tùy chọn tắt âm và im lặng để cân bằng tốt hơn giữa công việc và cuộc sống.
Đặt mục tiêu giao tiếp
Mục tiêu giao tiếp của bạn phải SMART:
- Cụ thể
- Có thể đo lường được
- Có thể đạt được
- Liên quan
- Có thời hạn
Sử dụng Mục tiêu ClickUp để đặt mục tiêu rõ ràng cho giao tiếp của bạn để đảm bảo bạn luôn đi đúng hướng, hoàn thành công việc đúng hạn và tối ưu hóa năng suất của bạn. Các mục tiêu lớn hơn có thể dễ dàng chia nhỏ thành các Nhiệm vụ ClickUp để đạt được kết quả tốt hơn. Các nhiệm vụ này có thể nêu bật các nhu cầu giao tiếp, như tạo báo cáo hoặc chia sẻ cập nhật với các bên liên quan.
Để làm được điều đó, cần có một số chiến lược sáng suốt nhằm nâng cao hiệu quả hợp tác nói chung.
Các chiến lược nâng cao giao tiếp ngang hàng
Áp dụng công cụ quản lý dự án
Một phần mềm quản lý dự án thông minh có nhiều kênh giao tiếp để hợp tác, như trò chuyện hoặc nhắn tin tức thời, tài liệu, cuộc gọi video và hộp thư đến. Nó giúp bạn tập hợp giao tiếp đa nền tảng dưới một mái nhà và cũng tự động hóa các công việc như nhắc nhở cuộc họp và thông báo vắng mặt.
Sử dụng ClickUp được hỗ trợ bởi AI để tìm giải pháp một cửa cho tất cả nhu cầu giao tiếp và hợp tác tại nơi làm việc.
Sắp xếp công việc, trò chuyện với các thành viên trong nhóm, phân công nhiệm vụ cho đồng nghiệp, nhúng và chia sẻ liên kết, chia sẻ tài liệu và chỉnh sửa thông điệp của bạn với các tính năng chỉnh sửa phong phú. Những tính năng này có thể cải thiện giao tiếp trong nhóm để quản lý hiệu suất tốt hơn.
Tận dụng sức mạnh của AI với ClickUp Brain để cải thiện giao tiếp bằng văn bản của bạn. ClickUp Brain có thể tự động tóm tắt các tài liệu, email hoặc cuộc thảo luận dài trong các nhiệm vụ ClickUp. Điều này có thể giúp các đồng nghiệp làm việc ở các bộ phận khác nhau nhanh chóng nắm bắt các điểm chính trong công việc của nhau, cải thiện sự hiểu biết và luồng thông tin.
Sử dụng mẫu kế hoạch giao tiếp
Các mẫu giao tiếp là nguồn tài nguyên vững chắc để lập kế hoạch cho các tương tác kinh doanh. Chúng có các trường tùy chỉnh, chế độ xem và tính năng quản lý dự án để giúp bạn tạo tin nhắn được cá nhân hóa và điều phối các cuộc hội thoại với các bên liên quan.
Một kế hoạch giao tiếp giúp bạn:
- Nâng cao chất lượng giao tiếp
- Tổ chức các tương tác dựa trên mục tiêu, dòng thời gian và bộ phận của tổ chức
- Tiêu chuẩn hóa thông điệp của bạn
- Tập trung vào các chỉ số quan trọng với thời gian xử lý nhanh chóng
Các mẫu kế hoạch giao tiếp có thể đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm. Mẫu giúp bạn tạo ra thông điệp hiệu quả bằng cách loại bỏ những phần không cần thiết và nhắm mục tiêu hiệu quả đến đối tượng mong muốn.
Sử dụng các mẫu có thể tùy chỉnh cho kế hoạch giao tiếp của bạn cũng cho phép bạn tập trung vào các kênh và biểu mẫu giao tiếp phù hợp với đối tượng, tạo CTA hữu ích, lập kế hoạch và tổ chức chiến lược giao tiếp xung quanh hoạt động kinh doanh, đồng thời duy trì phong cách và giọng điệu nhất quán.
Cải thiện sự hợp tác và theo dõi nỗ lực của bạn bằng cách sử dụng Mẫu Kế hoạch Giao tiếp ClickUp. Điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp với nhu cầu kinh doanh cụ thể của bạn bằng cách thêm các trường, trạng thái và chế độ xem tùy chỉnh. Các tính năng như ngày đáo hạn, nhận xét nhiệm vụ, tự động hóa, AI và hơn thế nữa giúp bạn sử dụng mẫu này một cách hiệu quả cho cả loại giao tiếp nội bộ và bên ngoài.
Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng ClickUp Brain để tạo các mẫu riêng cho chương trình họp hoặc kế hoạch hợp tác
Hợp tác với bộ phận nhân sự
Bộ phận nhân sự của công ty bạn có thể là một đồng minh hữu ích trong việc đảm bảo giao tiếp ngang diễn ra hiệu quả. Họ có thể chính thức khuyến khích các bộ phận khác nhau tương tác nhiều hơn, chia sẻ ý tưởng, đổi mới, hợp tác và giải quyết xung đột một cách xây dựng.
Mỗi công ty có chính sách riêng để xử lý các vấn đề liên quan đến giao tiếp, nhưng một số biện pháp tiêu chuẩn có thể giúp mọi việc diễn ra suôn sẻ trong tất cả các cấu trúc tổ chức:
- Thiết lập các kênh giao tiếp tiêu chuẩn như nền tảng kỹ thuật số và các cuộc họp kiểm tra thường xuyên
- Khuyến khích tất cả các bên liên quan tổ chức và tham dự các cuộc họp và buổi thuyết trình
- Liên hệ với nhân viên để xác định những vấn đề họ gặp phải và đưa ra các biện pháp giải quyết
- Phân tích các silo và nỗ lực loại bỏ chúng thông qua sự hợp tác tốt hơn
Các mẫu ClickUp cho Nhân sự và Tuyển dụng là lựa chọn lý tưởng để hỗ trợ giao tiếp ngang và xây dựng nội dung cho nhiều tình huống, chẳng hạn như báo cáo, mục tiêu hàng năm, biểu mẫu đơn xin việc, wiki công ty, v.v.
Kiểm tra giao tiếp nội bộ
Nếu bạn không theo dõi và phân tích các giao tiếp, làm thế nào bạn có thể biết được điều gì đang sai và tại sao?
Mọi tổ chức đều được hưởng lợi từ kiểm toán nội bộ. Kiểm toán nội bộ nên tập trung chủ yếu vào việc xác định các lĩnh vực có hiệu suất thấp trong quy trình làm việc và tối ưu hóa chúng để đạt được kết quả tốt hơn. Phân tích thường xuyên và thực hiện phản hồi có thể giúp tối đa hóa năng suất và loại bỏ các kênh giao tiếp không hiệu quả.
Xây dựng chiến lược giao tiếp ngang hàng hiệu quả
Các chiến lược giao tiếp có thể tùy chỉnh cao, tùy thuộc vào yêu cầu và mục tiêu của tổ chức bạn.
Xây dựng một chiến lược giao tiếp ngang hàng hiệu quả mang lại nhiều lợi ích cho môi trường làm việc, bao gồm:
- Giúp phân phối kiến thức tốt hơn bằng cách chuẩn hóa các cuộc họp theo lịch trình, bản tin, đánh giá hiệu suất, v.v
- Giúp nhân viên trau dồi kỹ năng và cung cấp cho họ các công cụ cần thiết để thực hiện công việc hiệu quả
- Đảm bảo tổ chức của bạn đạt được các chỉ số KPI quan trọng một cách đều đặn
- Khuyến khích hợp tác trong giải quyết vấn đề
- Giảm số lượng các cuộc họp dài và thừa
- Thúc đẩy sự thống nhất giữa các bộ phận và nhóm khác nhau ở các địa điểm và múi giờ khác nhau
Gia tăng hiệu quả giao tiếp ngang hàng với ClickUp
Bây giờ bạn đã có một ý tưởng rõ ràng về giao tiếp ngang và lợi ích của nó đối với văn hóa công việc, bước tiếp theo là quyết định một nền tảng hợp tác phù hợp cho tổ chức của bạn. Nền tảng phù hợp sẽ củng cố tất cả các lợi ích của giao tiếp ngang, như tính minh bạch, tính linh hoạt, tinh thần đồng đội và năng suất trong các tương tác.
Tất cả những gì bạn cần là ClickUp để mọi người cùng hiểu nhau và loại bỏ các vấn đề giao tiếp. Hãy tham gia và cách mạng hóa ngày làm việc của bạn bằng cách cải thiện sự hợp tác, tăng khả năng hiển thị, tự động hóa các công việc nhàm chán và luôn hoàn thành dự án đúng hạn.
Đăng ký miễn phí trên nền tảng ClickUp và bắt đầu giao tiếp thế hệ mới trong vài giây!