Toplantılar, uzaktan veya karma çalışan her takımın kaçınılmaz bir kötülüğü gibi görünür. Peki ya toplantılar, enerji tüketen takvim kara delikleri olmak zorunda olmasaydı?
Asana'nın toplantı gündemi şablonlarını kullanın. Haftalık takım senkronizasyonu, proje başlangıcı veya bire bir görüşme düzenliyor olun, bu şablonlar önceden plan yapmanıza, sorumluları atamanıza ve eylem öğelerini izlemenize yardımcı olur.
Artık garip sessizlikler, unutulan takip işlemleri veya "Bu toplantı ne hakkındaydı?" anları yok.
Bu yazıda, Asana'nın işleri gerçekten tamamlanan (ve hatta bu sırada patronunuzu etkileyebilecek) ücretsiz toplantı gündemi şablonlarını keşfedeceğiz. Toplantıları tekrar verimli hale getirelim — tek tek şablonlarla. 🤩 💪
Asana Toplantı Gündemi Şablonu nedir?
Asana toplantı gündemi şablonu, takımların toplantıları etkili bir şekilde organize etmesine, planlamasına ve yürütmesine yardımcı olan yapılandırılmış bir çerçevedir. Bu şablonlar, toplantıya hazırlanmanıza yardımcı olmak için toplantı tarihi, hedefler, tartışma konuları, zaman dağılımı ve eylem ögeleri için önceden ayarlanmış bölümler içerir.
Sıfırdan başlamak istemediğinizde ideal olan bu önceden hazırlanmış gündemler, net bir yol sunarak önceden plan yapmanıza, gündemdeki konuları paylaşımınıza, toplantıyı gerçek zamanlı olarak yönetmenize ve kararları görevlere dönüştürmenize yardımcı olur.
İyi bir Asana toplantı şablonu nedir?
İyi bir Asana toplantı gündemi şablonu, odaklanmış toplantılar için zemin ayarlar, hedefleri belirler, konuları önceliklendirir ve sorumlulukları dağıtır.
İşte aramanız gerekenler. 💁
- Amaç ve sonuçları tanımlar: Toplantıda ulaşılmak istenen hedefleri, alınacak kararları, eylem öğelerini ve ele alınacak sorunları belirtir
- Önceden görüşleri toplar: Katılımcıları gündem öğeleri önermeye ve bunların alaka düzeyini gerekçelendirmeye davet eder, ardından önemli öğeleri önce ele almak için gündem öğelerini önem sırasına göre önceliklendirir
- konuları zaman dilimlerine ayırır ve sahiplikleri atar: *Programı takip etmek için gerçekçi zaman dilimleri atar ve her konuyu bir kolaylaştırıcı ile etiketler
- Açık, eylem odaklı bir dil kullanır: Tartışmaları karar verme ve sonraki adımlara odaklanmış tutar
- Açık tartışma veya sorular için alan sağlar: Toplantının amacını veya akışını gözden kaçırmadan açık sorular veya görüşler için alan sağlar
Ücretsiz Asana Toplantı Gündemi Şablonları
Aşağıda, çeşitli toplantı stilleri ve ihtiyaçlarına uyacak şekilde tasarlanmış ücretsiz Asana toplantı gündemi şablonlarının özenle seçilmiş bir listesi bulunmaktadır.
Her şablon, çeşitli toplantı gündemleri için sağlam bir temel sağlar ve takımınızın uyumlu çalışmasına ve verimli toplantılar yapmasına yardımcı olur.
1. Asana Toplantı Gündemi Şablonu
asana aracılığıyla
Asana Toplantı Gündemi Şablonu , odaklanmış, zaman sınırlı ve takip etmesi kolay müşteri toplantıları planlamak ve yürütmek için yeniden kullanılabilir bir yapı sunar. Elektronik tablo tarzındaki proje görünümü, her şeyi liste biçiminde sunarak tartışma noktalarını belirlemeyi, sorumluları atamayı ve her konu için zaman ayırmayı kolaylaştırır.
Bu şablon, takımların açıkça belirtilmiş tartışma konuları ve zaman aralıkları ile odaklanmış toplantılar düzenlemesine yardımcı olur. Tutarlılık ve zaman yönetimi gerektiren tekrarlayan senkronizasyonlar için özellikle yararlıdır.
🌼 Bu şablonu neden seveceksiniz?
- Hedefleri, rolleri ve gündem öğelerini standartlaştırın, böylece herkes hazırlıklı gelsin
- Listeyi kullanarak tartışma konularını kolayca önceliklendirin ve filtreleyin
- Katılımcıların, paylaşım için gündem öğelerini önceden eklemelerine izin verin
- Kolayca başvurabilmek için Zoom kayıtlarını veya transkriptlerini doğrudan gündem görevlerine bağlayın
📌 İdeal kullanım alanı: Tekrar eden toplantıları odaklanmış, programa uygun ve gereksiz sapmalardan ücretsiz tutmak isteyen takım liderleri ve proje yöneticileri.
💡 Profesyonel İpucu: Her toplantı için rol atayın: bir kişi rehberlik etsin (kolaylaştırıcı), bir kişi saati takip etsin (zaman tutucu) ve bir kişi not alsın.
2. Asana Başlangıç Toplantısı Şablonu
asana aracılığıyla
Bu Başlangıç Toplantısı Şablonu'nun yapısı, gündem öğelerini düzenleyerek, toplantı rolleri tanımlayarak ve yönetici görevlerini atayarak takımınızı ilk günden itibaren uyumlu hale getirir.
Liste Görünümü'nü kullanarak toplantı hazırlık kontrol listesinde konuşma konularınızı düzenleyin ve katılımcılara atayın. Ardından, netlik sağlamak için her konuya son tarihler atayın. Zoom ve Google Drive gibi yerleşik entegrasyonlar ve uygulamalarla, Asana'nın içinde sunumlar ekleyebilir, canlı notlar alabilir ve kayıtları senkronizasyon edebilirsiniz. Netlik ve ortak beklentilerle projeleri başlatmak için mükemmeldir.
🌼 Bu şablonu neden seveceksiniz?
- Kararları, açık soruları ve sonraki adımları izlemeyle net beklentiler belirleyin
- Görüşme sırasında erişilebilirlik için ilgili proje dosyalarını ve sunumları ekleyin
- Görevler aracılığıyla sunum yapan veya not alan rollerini önceden atayın, böylece herkes sorumluluklarının farkında olarak toplantıya katılsın
📌 İdeal kullanım alanları: Hızlı bir şekilde uyum sağlamak ve işe koyulmak için hazırlanan ürün pazarlamacıları, program yöneticileri ve işlevler arası lansman takımları.
💡 Bonus: ClickUp Brain Max'ın gücüyle her toplantıyı sorunsuz ve daha verimli hale getirin. İşte nasıl:
- Kolay planlama: Talk to Text özelliği ile , basit sesli komutlar kullanarak bağlı takvimleriniz ve uygulamalarınız arasında anında toplantı ayarları yapabilirsiniz — yazmaya gerek yoktur
- *otomasyonlu not alma: Anahtar tartışma noktalarını, eylem ögelerini ve kararları gerçek zamanlı olarak kaydedin, hiçbir şeyi kaçırmayın.
- Kolaylaştırılmış takip işlemleri: Talk to Metin özelliğini kullanarak görevler atayın, hatırlatıcılar gönderin ve toplantı özetlerini paylaşım yapın, böylece herkesin uyumlu ve sorumlu olmasını sağlayın
- ChatGPT, Claude ve Gemini gibi birbirinden bağımsız düzinelerce AI aracını tek bir bağlamsal, kurumsal kullanıma hazır çözümle değiştirin
ClickUp Brain MAX, işinizi bildiği için sizi gerçekten anlayan bir AI Süper Uygulamasıdır. AI araçlarının karmaşıklığını bir kenara bırakın, sesinizi kullanarak işlerinizi halledin, belgeler oluşturun, takım üyelerine görevler atayın ve daha fazlasını yapın.
3. Asana 1:1 Toplantı Şablonu
asana aracılığıyla
Yapılandırılmamış 1:1 toplantılar genellikle güncellemelerin kaçırılmasına, belirsiz geri bildirimlere ve zaman kaybına neden olur. Bu Asana 1:1 şablonu, her iki tarafa da önceden hazırlık yapmak, öncelikleri uyumlu hale getirmek ve eylem ögelerini takip etmek için ortak bir çalışma alanı sağlar. Ayrıca, daha net bir bağlam için Loom veya Vimeo aracılığıyla video da ekleyebilirsiniz.
Bu şablonu, takım üyeleriyle anlamlı bire bir konuşmalar yapmak için kullanın. Ortak hazırlık, öncelik izleme ve uzun vadeli gelişim takibini destekler.
🌼 Bu şablonu neden seveceksiniz?
- Kolay bağlam ve süreklilik için geçmiş 1:1 toplantıların geçmişini saklayın
- Tutarlılık için şablon içinde doğrudan tekrarlanan toplantı aralıkları ayarlayın
- Tutarlı bir biçimi korurken farklı doğrudan raporlar veya rol için kolayca özel hale getirin
📌 İdeal kullanım alanları: Sorumluluk bilinci oluşturmak, büyümeyi belgelemek ve doğrudan rapor verdikleri kişilerle anlamlı konuşmalar yapmak isteyen insan kaynakları yöneticileri.
⚙️ Bonus: Asana toplantı gündemi şablonundan ihtiyacınız olanı bulamıyor musunuz? ClickUp ile işleri düzenli ve eylem odaklı tutan bir toplantı gündemini nasıl yazacağınızı anlatan bu video izleyin.
4. Asana QBR Toplantı Gündemi Şablonu
asana aracılığıyla
Asana QBR Toplantı Gündemi Şablonu , bağlantılı formlar veya anketler kullanarak önceden girdi toplamak için hazır bir yapı sunar. Ardından, gündeminizi dinleyicileriniz için en önemli konular etrafında şekillendirin.
Proje toplantısı başlamadan önce, gündem, destekleyici belgeler ve her konuşmacı için net zaman aralıkları gibi her şeye erişilebilir hale gelir. Oturum sırasında, yerleşik görev izleme özelliğini kullanarak eylem öğelerini ve açık soruları gerçek zamanlı olarak kaydedebilirsiniz. Bu QBR şablonu, performans değerlendirmeleri ve müşteri başarısı uyumu için idealdir.
🌼 Bu şablonu neden seveceksiniz?
- Net bir tempo sağlamak ve konuşmacıların programa uymasını sağlamak için her konuyu zaman dilimlerine ayırın
- Toplantı sırasında ortaya çıkan sorular veya büyüme fırsatları hakkında harekete geçin
- Metrikleriniz geliştikçe oturumdan oturuma uyarlayabileceğiniz bir proje planı oluşturun
📌 İdeal kullanım alanları: Performansı gözden geçirmek, içgörüleri paylaşım yapmak ve stratejiyi yeniden düzenlemek isteyen müşteri başarı takımları ve yönetici paydaşlar.
5. Asana Takım Beyin Fırtınası Şablonu
asana aracılığıyla
Bu Asana Takım Beyin Fırtınası Şablonu , her fikri tam bağlamıyla yakalamaya, bunları temaya göre düzenlemeye ve sonraki adımlar için hazırlamaya yardımcı olur. Katılımcıların toplantılar sırasında düşüncelerini eşzamansız veya gerçek zamanlı olarak ekleyebilecekleri paylaşımlı bir pano oluşturabilirsiniz. Etiketleri kullanarak fikirleri kategorilere ayırın, böylece trendleri veya tekrarları bir bakışta kolayca tespit edebilirsiniz.
Bu şablonla, ister canlı ister eşzamansız olsun, fikirleri toplamak ve düzenlemek çok kolay. Verimli bir şekilde ilerlemek için benzer fikirleri gruplandırmaya ve eylem öğelerine öncelik vermeye çalışın.
🌼 Bu şablonu neden seveceksiniz?
- Asenkron ve gerçek zamanlı girişi etkinleştirerek, programlarından bağımsız olarak herkesin katkıda bulunmasını sağlayın
- Etiketler ve temalarla fikirleri düzenleyerek kalıpları hızlıca belirleyin ve tekrarları önleyin
- Her bir fikre bağlantılar, notlar veya dosyalar ekleyerek takip için tüm bağlamı koruyun
📌 İdeal kullanım alanları: Yaratıcı takımlar, pazarlamacılar ve yapılandırılmış grup fikir üretme oturumları isteyen ürün geliştiriciler.
6. Asana Yönetim Kurulu Toplantı Gündemi Şablonu
asana aracılığıyla
Pano toplantıları genellikle birden fazla paydaşın dahil olduğu karmaşık konuları ele alır. Asana Pano Toplantı Gündemi Şablonu, gündemi takım üyelerine önceden göndermenize olanak tanıyarak, önemli konuları ele alan konuşmaları yapılandırmanıza ve netleştirmenize yardımcı olur.
Toplantı sırasında, kolaylaştırıcılar şablonun içinde doğrudan notlar alabilir ve her gündem bölümü altında her şeyi düzenli tutabilir.
Liderlik veya yatırımcı toplantıları için tasarlanan bu şablon, anahtar konuların ele alınmasını ve sonuçların belgelenmesini sağlar. Gündem dağıtımı, not alma ve yapılandırılmış takip işlemlerini destekler.
🌼 Bu şablonu neden seveceksiniz?
- Kolay erişim için yönetim kurulu panosu sunumlarını, finansal raporları veya yasal belgeleri doğrudan her gündem konusuna ek dosya olarak ekleyin
- Net bir denetim izi sağlamak için oylama sonuçlarını veya her bir öğeye ilişkin anahtar kararları izleme
- Şablonu, yeniden oluşturmaya gerek kalmadan üç aylık, yatırımcı veya danışma toplantıları için çoğaltın ve ayarlayın
📌 İdeal kullanım alanları: Netlik ve kapsamın her şey olduğu, yüksek riskli yönetim kurulu toplantılarına hazırlanan kurucular, CEO'lar ve yönetici asistanları.
💡 Profesyonel İpucu: Asana'nın tüm kullanışlı kısayollarını bilmiyor musunuz? Ctrl + / tuşlarına basarak anında erişebilirsiniz.
7. Asana Konferans Gündem Şablonu
asana aracılığıyla
Asana Toplantı Gündemi Şablonu, her oturumu planlamanıza, başlangıç ve son teslim tarihleri ile görevler atamanıza, bağımlılıkları kullanarak birbiriyle bağlantılı oturumları işaretlemenize ve yerleşik zaman takibi özelliği ile tüm bunları takip etmenize olanak tanır.
Yerleşik Liste Görünümü ve Pano Görünümü ile, zaman çizelgelerini ve lojistiği nasıl yönetmek istediğinize bağlı olarak, elektronik tablo tarzı düzenler ve Kanban panoları arasında geçiş yapabilirsiniz. Konuşmacı ayrıntıları, oda atamaları ve AV ihtiyaçları için özel alanlar ayarlayın.
Bu şablonla konferansları veya şirket dışı etkinlikleri kolayca planlayabilir ve yönetebilirsiniz. Oturumları, lojistiği ve konuşmacı koordinasyonunu harita şeklinde planlar.
🌼 Bu şablonu neden seveceksiniz?
- Konuşmacıların uygunluk durumunu, hazırlık durumunu ve oturum materyallerini tutarlı bir şekilde izleyin
- Tampon süreleri, geçişler ve yemek molalarını içeren bir ana program oluşturun
- Oturumlar için dahili POC'ler atayarak, arka planda kimin neyi yönettiğini netleştirin
📌 İdeal kullanım alanları: Etkinlik koordinatörleri, operasyon takımları veya çok parçalı etkinlikler veya hareketli parçaları olan iç zirveler planlayan pazarlama liderleri.
8. Asana Toplantı Tutanağı Şablonu
asana aracılığıyla
Bu Asana Toplantı Tutanağı Şablonu, toplantının başlığı, amacı, tarihi, katılımcıları ve lojistik bilgileri dahil olmak üzere tüm önemli ayrıntıları kapsar. Toplantı gündem öğelerini ele alındıkça izlemeyi ve tartışmaları, kararları ve atanan eylem maddelerini son tarihleriyle birlikte belgelemenizi sağlar.
Ayrıca, etkili planlama için yaklaşan toplantı tarihlerini kaydetmek için alan sağlar. Bu şablon, her toplantıdan sonra uyum ve hesap verebilirliği desteklemek için net ve düzenli kayıtlar sağlar.
🌼 Bu şablonu neden seveceksiniz?
- Slayt sunumları veya özetler gibi destekleyici belgeleri doğrudan her toplantı girişine bağlayın
- Etiyopetler veya bölümler kullanarak toplantı kayıtlarını takım, proje veya toplantı türüne göre gruplandırın
- Takımlar veya departmanlar arasında alınan kararların ve yapılan tartışmaların aranabilir bir arşivini tutun
📌 İdeal kullanım alanları: Güncellemeleri, kararları ve sonraki adımları kaydetmek için basit bir yol arayan proje koordinatörleri ve operasyon takım üyeleri.
📚 Ayrıca okuyun: Toplantı Tutanağı Nasıl Yazılır: Word, Excel, PDF ve ClickUp için Şablonlar ve Örnekler
Asana Proje Yönetimi Sınırlamaları
Asana popüler bir proje yönetimi aracı olsa da, karşılaşabileceğiniz bazı sınırları vardır ve bu da sizi Asana alternatiflerini değerlendirmeye yönlendirebilir.
Birkaç tanesine göz atalım. 👇
- büyük projelerin karmaşıklığı: *Binlerce görev içeren çok büyük veya karmaşık projeleri yönetmek Asana'yı yavaşlatabilir ve gezinmeyi zorlaştırabilir
- Sınırlı gelişmiş raporlama: Temel raporlama özellikleri, ayrıntılı analizlere veya özelleştirilebilir veri görselleştirmeye ihtiyaç duyan takımlar için yetersiz kalır
- Bağımlılık yönetimi kısıtlamaları: Karmaşık zaman çizelgeleri için otomatik yeniden planlama ve kritik yol analizi gibi gelişmiş planlama araçları bulunmamaktadır
- premium özelliklerin fiyatlandırması: *Zaman çizelgesi görünümü, özel otomasyon ve gelişmiş entegrasyonlar gibi anahtar fonksiyonlar ücretli planlar gerektirir ve daha küçük takımların erişimini sınırlar
- aşırı bildirim:* Sık bildirimler, dikkatli bir şekilde yönetilmezse kullanıcıları bunaltabilir ve gelen kutularını karıştırabilir
⚙️ Bonus: Bu eksikliklerden rahatsız mısınız? ClickUp ve Asana'yı birbirleriyle karşılaştırın ve neden daha fazla takımın daha fazla esneklik ve kontrol için geçiş yaptığını görün.
Alternatif Asana Şablonları
Asana'nın şablonlarını kısıtlayıcı buluyorsanız veya daha fazla esneklik ve gelişmiş özellikler istiyorsanız, iş için her şeyi içeren uygulama ClickUp güçlü bir alternatif sunar.
İşte gerçek bir kullanıcının yorumları:
Amirimle iki haftada bir toplantı yapıyoruz ve gündemimiz için ClickUp kullanıyoruz. Tüm etkinlik ve sunum taleplerim burada yer aldığı ve amirim de güncel durum göstergesini kontrol edebildiği için işlerimi daha iyi kontrol edebiliyorum.
Amirimle iki haftada bir toplantı yapıyoruz ve gündemimiz için ClickUp kullanıyoruz. Tüm etkinlik ve sunum taleplerim burada yer aldığı ve amirim de güncel durum göstergesini kontrol edebildiği için işlerimi daha iyi kontrol edebiliyorum.
Bu toplantı yönetimi yazılımının sunduğu bazı ücretsiz toplantı şablonlarına göz atalım. 🎯
1. ClickUp Gündem Şablonu
ClickUp Gündem Şablonu, toplantının her bir parçasını düzenleyen, kullanıma hazır bir ClickUp Belge düzeni sunar. Toplantı Ayrıntıları tablosu, yapınızı hızlı bir şekilde planlamanıza olanak tanır: toplantı türünüzü belirleyin, kapsamını tanımlayın ve tarih, saat ve konum girin.
Ayrıca, hafif bir katılım takipçisi görevi de gören Katılımcılar bölümü de bulunmaktadır. Yeni ClickUp Takvim ile birlikte kullanıldığında, daha da iyi hale gelir.
Tüm takvimlerinizi anında senkronizasyon sağlayabilir, Zoom, Google Meet veya Teams aramalarına katılabilir ve gününüzü günlük, haftalık veya aylık gibi biçimlerde görünümü sağlayabilirsiniz. Toplantı notları için yapay zeka kullanır ve bunları referans olması için doğrudan Docs'a aktarır.
🌼 Bu şablonu neden seveceksiniz?
- Yerleşik öncelik etiketleri ve sahip atamalarıyla yapılandırılmış, zaman sınırlı gündemler oluşturun
- Konuları alt görevlere ayırarak kapsamı netleştirin ve toplantının konudan sapmasını önleyin
- Hızlı başvuru için belgeleri veya sunumları doğrudan tartışma öğelerine ek dosya olarak ekleyin
- Toplantı sırasında tamamlanan konuları işaretlemek için ClickUp Görev Kontrol Listelerini kullanın
📌 İdeal kullanım alanı: Tek bir özelleştirilebilir gündem belgesinde açık, rol tanımlı bir toplantı çerçevesi ihtiyacı olan takım liderleri ve proje koordinatörleri.
📮 ClickUp Insight: Toplantı etkinliği anketimize göre, ankete katılanların yaklaşık %40'ı haftada 4 ila 8'den fazla toplantıya katılıyor ve her toplantı bir saate kadar sürüyor. Bu, kuruluşunuz genelinde toplantılara ayrılan toplam sürenin şaşırtıcı bir miktara ulaştığı anlamına geliyor.
Bu zamanı geri kazanabilseydiniz ne olurdu? ClickUp'ın entegre AI Notetaker özelliği, anlık toplantı özetleri sayesinde verimliliğinizi %30'a kadar artırmanıza yardımcı olurken, ClickUp Brain otomatik görev oluşturma ve optimize edilmiş ş Akışı ile saatler süren toplantıları eyleme geçirilebilir içgörülere dönüştürür.
2. ClickUp Tüm Çalışanlar Toplantısı Şablonu
ClickUp Tüm Ekip Toplantısı Şablonu, her gündem öğesi bir görev ve her güncelleme izlenebilir olan gerçek bir proje planı gibi çalışır. Böylece, tüm ekip hazırlıkları işbirliğine dayalı ve izlenebilir hale gelir.
Bu, Planlama, Lojistik ve Tanıtım gibi net aşamalara ayrılmış bir Liste şablonudur ve her aşamanın kendi zaman çizelgesi, sahipleri ve Etkinlik Aşaması ve Departman gibi Özel Alanları vardır.
En büyük kazanç nedir? Gruplandırılmış Etkinlik Aşaması görünümü, toplantı hazırlıklarınızı son teslim tarihleri olan mini bir projeye dönüştürür. Hangi takımın hangi parçadan sorumlu olduğunu bilmek ister misiniz? Departman özel alanına bir göz atmanız yeterlidir. Görsel son teslim tarihi uyarıları sayesinde, İK, Tasarım veya Pazarlama departmanlarının görevlerini yerine getirip getirmediğini ve kimlerin geride kaldığını öğrenebilirsiniz.
🌼 Bu şablonu neden seveceksiniz?
- Şirket hedeflerini, takım metriklerini ve takdirleri tek bir merkezi görünümde öne çıkarın
- Sunum yapanları ve zaman aralıklarını atayarak oturumların odaklanmış ve kapsayıcı olmasını sağlayın
- Haftalık, aylık veya üç aylık genel toplantılar için düzeni yeniden kullanın
📌 İdeal kullanım alanı: Sıkı zaman çizelgeleriyle şirket çapında senkronizasyonları yürüten yöneticiler veya departman başkanları.
🎥 İzleyin: ClickUp'ın AI Notetaker özelliği ile toplantı verimliliğini en üst düzeye çıkarmayı öğrenin:
3. ClickUp Offsite Toplantı Gündemi Şablonu
Şirket dışı toplantılar, strateji, bağlantı ve netlik sağlamak için düzenlenir. ClickUp Şirket Dışı Toplantı Gündemi Şablonu, şirket dışı planlamanızı izlenebilir bir sürece dönüştüren görev tabanlı bir şablondur.
Saha dışı uygulamalar için tasarlanmış beş benzersiz Özel Alanlar sunar: Not Tutan, Yazman, Kolaylaştırıcı, Not Bağlantısı ve Zaman Tutucu. Her gündem öğesi için özel bir sorumlu kişi, bağlantılı belgeler için bir yer ve zaman damgası bağlantısı bulunur. Stratejik oturumlar sırasında yapılandırılmış tartışmalar ve etkili belgeleme sağlar.
🌼 Bu şablonu neden seveceksiniz?
- Katılımcıların durumunu ve oturum kayıt ol durumlarını takip ederek katılımı yönetin
- Seyahat programları, haritalar veya slayt sunumları gibi destek belgeleri ek dosyasını ekleyin
- Tek bir yerden oturumları, takım oluşturma etkinliklerini ve lojistiği planlayın
📌 İdeal kullanım alanları: Roller, zamanlama ve not alma işlemlerinin tek bir dış mekan hazırlık kontrol listesinde toplanmasını isteyen geri çekilme planlayıcıları veya strateji kolaylaştırıcıları.
💡 Profesyonel İpucu: ClickUp AI Notetaker, toplantı tartışmalarını, eylem ögelerini ve anahtar kararları gerçek zamanlı olarak otomatik olarak kaydeder, böylece önemli ayrıntıları asla kaçırmazsınız. Bunu toplantı gündemi şablonlarıyla birleştirerek, her toplantının net bir yapıya sahip olmasını, katılımcıların odaklanmasını ve gözden geçirilmesi ve paylaşım kolay, düzenli ve eyleme geçirilebilir notlar elde edilmesini sağlayabilirsiniz.
4. ClickUp Toplantı Şablonu
ClickUp Toplantı Şablonu, her toplantıyı bağımsız bir konuşma yerine izlenebilir bir iş akışına dönüştürür. Gündem öğeleri ve gerçek zamanlı güncellemelerden sahiplik ve takip işlemlerine kadar toplantı döngüsünün her aşamasını birbirine bağlar.
Hızlı tempolu satış ekipleri için bu satış toplantı gündemi şablonu, planlanmış görüşmeler ile ani senkronizasyonlar arasında sorunsuz geçiş yapmanızı sağlar. Haftalık tekrarlanan takım toplantı görevleri oluşturmanıza olanak tanıyan toplantı merkezi ClickUp Meetings ile sorunsuz bir şekilde bağlantı kurar.
🌼 Bu şablonu neden seveceksiniz?
- Farklı takımlar ve fonksiyonlar için yeniden kullanılabilir bir yapı ile toplantıların yürütülme şeklini standartlaştırın
- Özel izleme bölümleri ile toplantılar boyunca çözülmemiş konuşma konularını takip edin
- ClickUp Gösterge Panellerinde her bir eylem öğesi için harcanan zamanı ve tamamlanma eğilimlerini inceleyerek toplantıların etkinliğini analiz edin
📌 İdeal kullanım alanları: Hızlı, karma biçimli toplantılar düzenleyen satış takımları veya operasyon grupları.
💡 Profesyonel İpucu: ClickUp Otomasyonlarını kullanarak özet veya hatırlatıcı gönderin. Örnek, "Toplantılar" listesindeki bir görev tamamlandı olarak işaretlendiğinde, atanana kişilere "Takip görevlerini kontrol etme hatırlatıcı" şeklinde bir yorum gönderin
5. ClickUp Toplantı Katılımcı Listesi Şablonu
ClickUp Toplantı Listesi Şablonu, tekrarlayan kontrol toplantıları veya daha büyük takım senkronizasyonları için komuta merkeziniz gibi çalışır. Proje, Kolaylaştırıcı, Not Tutucu, Zaman Tutucu ve Toplantı Tarihi gibi ayrıntıları anında belirlemenizi sağlar.
Yerleşik Yapılacaklar Bölümü, ş akışlarına doğrudan bağlantıda bulunur, böylece ortaya çıkan eylem öğelerini buraya ekleyebilirsiniz. Bu özellik, dönüşümlü rolleri yönetirken veya takım katılımı için raporlar hazırlarken özellikle kullanışlıdır. 🌼 Bu şablonu neden seveceksiniz?
- Tekrarlayan senkronizasyonlarda kolay görev dağılımı için açılır menüleri kullanarak toplantı rolleri otomatik olarak değiştirin
- Geçmişteki katılım, katılım ve sorumlulukların görünümü tek bir merkezi günlükte görünür
- Rol dağılımını bir bakışta görebilmek için rolleri veya departmanları renk kodlarıyla işaretleyin
📌 İdeal kullanım alanı: Katılımcıların rolleri ve katılım düzenleri izlemeyi anahtar olarak gördüğü, düzenli kontrol toplantıları veya standup toplantılarından sorumlu liderler.
6. ClickUp Toplantı Kontrol Listesi Şablonu
ClickUp Toplantı Kontrol Listesi Şablonu, her toplantıda saniyeler içinde doldurabileceğiniz kullanıma hazır bir kontrol listesi sunar. Öne çıkan bir özelliği mi? Kontrol listesine iç içe alt görevler ekleyerek önemli tartışma noktalarını mikro görevlere bölebilir, bunları atayabilir ve önceliklendirebilirsiniz.
Ve zaman açısından hassas bir durum varsa? Yorum tepkileri ve durum güncellemeleri, dikkat edilmesi gerekenleri kolayca işaretlemenizi sağlar. Ayrıca, alt görevler ve öncelik atamalarıyla tartışma noktalarının ayrıntılı bir dökümünü de sunar.
🌼 Bu şablonu neden seveceksiniz?
- Dağınık referanslardan kaçınmak için kontrol listesi öğelerine doğrudan bağlamsal notlar ve bağlantılar ekleyin
- Tekrar kullanılabilmesi için toplantı türüne göre (standup toplantıları, bire bir toplantılar, müşteri görüşmeleri) kontrol listesi bölümlerini özel olarak özelleştirin
- Filtreler uygulayarak toplantılar sırasında tartışılan tamamlanmamış, gecikmiş veya yüksek öncelikli görevlerin görünümünü anında görünür hale getirin
📌 İdeal kullanım alanları: Hafta ortasında senkronizasyon ve yinelenen güncellemelerle iç içe alt görevleri düzenleyen, birden fazla sahip atayan ve gündem öğelerini işaretleyen takımlar.
7. ClickUp Toplantı Takip Şablonu
ClickUp Toplantı Takip Şablonu, toplantılardaki her ayrıntıyı düzenlemek için kullanabileceğiniz bir araçtır. Liste Görünümü şablonu olarak tasarlanan bu şablon, gündemleri düzenlemek, notları kaydetmek ve takipleri izlemek için merkezi bir yol sunar.
Toplantı Türü, Konum, Zaman Tutucu, Not Tutucu ve Lider gibi Özel Alanlar, tekrarlanan operasyonel toplantıların ve müşteri onboarding işlemlerinin doğru şekilde kategorize edilmesini sağlar.
🌼 Bu şablonu neden seveceksiniz?
- Liste, Pano veya Takvim Görünümleri arasında geçiş yaparak toplantıları zaman çizelgesine, duruma veya kategoriye göre izleyin
- Tekrarlanan tüm toplantıları tek bir takipçide merkezileştirerek yinelemeleri ve yanlış anlaşılmaları azaltın
- Geçmiş yapıştırılmış girdileri hızlı bir şekilde çoğaltarak yapıyı koruyun ve yalnızca anahtar oturum ayrıntılarını güncelleyin
📌 İdeal kullanım alanları: Tüm toplantıları, türleri, katılımcıları ve ilerlemeleri tek bir arama yapılabilir liste üzerinde merkezi olarak kaydetmek isteyen proje yöneticileri veya operasyon takımları.
📮 ClickUp Insight: ClickUp, ankete katılanların %27'sinin takip edilmeyen toplantılarla mücadele ettiğini ve bunun da eylem öğelerinin kaybolmasına, görevlerin çözülememesine ve nihayetinde verimliliğin düşmesine yol açtığını ortaya koydu.
Bu sorun, takımların işlerini nasıl izledikleriyle daha da karmaşık hale geliyor. Takım iletişimi anketimiz, profesyonellerin yaklaşık %40'ının eylem öğelerini manuel olarak izlediğini, bu işlemin zaman alıcı ve hataya açık olduğunu, %38'inin ise yanlış iletişim ve kaçırılan son tarih riskini artıran tutarsız yöntemlere güvendiğini ortaya koyuyor.
ClickUp, bu eylem öğesi kaosunu ortadan kaldırır! Toplantı kararlarını anında atanan görevlere dönüştürün — hepsi işin yapıldığı aynı platformda.
8. ClickUp Proje Başlangıç Toplantısı Şablonu
ClickUp Proje Başlangıç Toplantısı Şablonu, en önemli konularda takımları uyumlu hale getirmek için mükemmeldir: kim neyi, ne zaman ve neden yapıyor. Proje Yöneticisi, Konum, Zaman Tutucu, Katılımcılar ve Not gibi Özel Alanlar ile eksiksiz bir toplantı çerçevesi içerir, böylece tanıtımlarda hiçbir şey atlanmaz.
Görev yönetimi yazılımı içinde oluşturulan bu şablonlarla, oturumu iç içe alt görev içeren uygulanabilir bir kontrol listesine dönüştürebilir, birden fazla atanmış kişi kullanarak öğeleri anında atayabilir ve herkesin uyumlu çalışmasını sağlamak için öncelik etiketleri ekleyebilirsiniz.
🌼 Bu şablonu neden seveceksiniz?
- Şablona önceden doldurulmuş rol alanları ve proje bağlamı ile takımları anında uyumlu hale getirin
- Öncelik etiketlerini ve bağımlılıkları kullanarak proje zaman çizelgesinin erken aşamalarında engelleri ortaya çıkarın
- Toplantı sırasında gündem maddelerini görevlere ve alt görevlere dönüştürerek takip gecikmelerini önleyin
📌 İdeal kullanım alanı: Net hedefleri belirlemek, sahipliği dağıtmak ve anahtar başlangıç kararlarını almak isteyen proje liderleri.
9. ClickUp Toplantı Tutanağı (MoM) Şablonu
ClickUp Toplantı Tutanağı (MoM) Şablonu, önemli olan her şeyi belgelemek için pratik bir yapı sunar. Şablona entegre edilmiş Toplantı Tarihi, Saat, Katılımcılar, Gündem Konuları ve Eylem Maddeleri gibi Özel Alanları kullanarak, toplantı sırasında tüm resmi yakalayabilirsiniz.
Gerçek dünyadaki takım ş Akışlarına uyacak şekilde yapılandırılmıştır, bu da özellikle yüksek riskli veya işlevler arası toplantılarda hesap verebilirliği ve şeffaflığı korumayı kolaylaştırır. Öne çıkan bir özelliği, doğrulama alanlarını kullanarak katılımcıların onaylarını izleme yeteneğidir, bu da kararların tartışılmasını ve onaylanmasını sağlar.
🌼 Bu şablonu neden seveceksiniz?
- Önceden ayarlanmış alanları kullanarak nihai kararları sorumlu sahiplerle birlikte kaydedin
- Toplantı sonrası netlik için gündem maddelerini tartışma kategorilerine göre gruplandırın
- Çözülmemiş öğeleri vurgulayın ve otomasyonlu takip ile ilerletin
📌 İdeal kullanım alanları: Anahtar kararları, katılımcıları ve eylemleri kaydetmek için resmi onay ve denetlenebilir kayıtlara ihtiyaç duyan takımlar.
💡 Profesyonel İpucu: Lean Coffee yöntemini deneyin: herkes konuları önerir, en önemli olanlara oy verir ve zamanlı bölümler halinde tartışır. Son derece demokratik ve odaklanmış bir yöntemdir.
10. ClickUp Toplantı Notları Şablonu
ClickUp Toplantı Notları Şablonu, özellikle toplantılar hızlı ilerlediğinde veya tekrarlandığında, tartışılanları hızlı bir şekilde belgelemek için tutarlı bir biçime ihtiyaç duyan takımlar için tasarlanmıştır. Genel not belgesi gibi bir belgenin aksine, bu toplantı notları şablonu, günlük standup toplantılarından müşteri incelemelerine kadar farklı toplantı türlerinin akışına uygun ayarlanabilir bölümler sunar.
Bu şablonu öne çıkaran özelliği, tekrarlanan toplantı desteği olmasıdır. Önceki notları kopyalayabilir, tutarlı bir biçim koruyabilir ve tüm geçmiş toplantıların aranabilir bir arşivini oluşturabilirsiniz.
🌼 Bu şablonu neden seveceksiniz?
- Toplantı türüne göre düzenlenmiş bağlantılı not geçmişi ile geçmiş konuşmalara kolayca başvurun
- Not yapılarını çoğaltarak tutarlı ve sürekli toplantı konular oluşturarak verimli bir şekilde hazırlık yapın
- Hızlı kararları veya konuşma konularını, ortaya çıktıkça Görev Kontrol Listeleri ile kaydedin
📌 İdeal kullanım alanı: Sık sık standup toplantıları veya müşteri görüşmeleri düzenleyen ve notları hızlı bir şekilde yapılandırmak isteyen takımlar.
11. ClickUp Toplantı Tutanağı Şablonu
ClickUp Toplantı Tutanağı Şablonu, takım genelinde not almayı standartlaştırmak için özel talimat sayfaları sunar.
Resmi onaylar ve eylem zaman çizelgelerini izlemek için daha yapılandırılmış olan ClickUp MoM Şablonu'nun aksine, bu şablon size gerçek zamanlı olarak açabileceğiniz, güncelleyebileceğiniz ve paylaşabileceğiniz esnek bir belge biçimi sunar. Katılımcılar, Gündem Öğeleri, Tartışma Konuları ve Eylem Öğeleri bölümleri önceden yüklenmiş olan bu şablon, notları düzenleme zahmetinden kurtarır.
🌼 Bu şablonu neden seveceksiniz?
- Toplantı ilerledikçe anında güncelleyebileceğiniz bir belgeye canlı girdileri yakalayın
- Kullanıma hazır, düzenleme bölümleriyle gündemleri ve tartışmaları düzenli tutun
- Her konunun altına yerleştirilen hafif eylem öğesi açıklamalarıyla sonraki adımları hızlıca gözden geçirin
📌 İdeal kullanım alanı: Katılımcıları, kararları ve sonraki adımları minimum kurulumla belge formunda paylaşım hazır bir toplantı özeti isteyen herkes.
💡 Profesyonel İpucu: ClickUp Belge'de kullanabileceğiniz bazı klavye kısayolları:
- bir kişiyi @bahsetme: *@
- Bir görev hakkında @bahsetme: @@
- @bahsetme a belgeyi: @@@
- Metin sola hizala: Cmd + Shift + L (Mac) ve Ctrl + Shift + L (PC)
- Metin ortaya hizala: Cmd + Shift + E (Mac) ve Ctrl + Shift + E (PC)
- Metin sağa hizala: Cmd + Shift + R (Mac) ve Ctrl + Shift + R (PC)
- madde işareti liste oluşturun: *Cmd + Shift + 9 (Mac) ve Ctrl + Shift + 9 (PC)
- Kontrol listesi oluşturun: Cmd + Shift + 8 (Mac) ve Ctrl + Shift + 8 (PC)
12. ClickUp Takım İletişimi ve Toplantı Matrisi Şablonu
ClickUp Takım İletişimi ve Toplantı Matrisi Şablonu, kimin kiminle, ne zaman ve neden konuşacağını yapılandırmanıza yardımcı olur. Önceden oluşturulmuş görünümler içeren liste tarzı bir şablondur ve hangi konuşmaların ne zaman yapılması gerektiğini 360° bir bakış açısıyla gösterir.
Tekrarlayan senkronizasyonları planlayabilir, iletişim temas noktalarını harita edebilir ve Devam ediyor, Tamamlandı veya İptal edildi gibi özel durumlarla her bir konuşmanın ilerlemesini takip edebilirsiniz. Dağıtım takımları içindeki konuşmaların planlanmasını, izlenmesini ve yönetilmesini kolaylaştırır.
🌼 Bu şablonu neden seveceksiniz?
- Önceden oluşturulmuş iletişim matris görünümüyle önemli takım etkileşimlerini haritalandırın
- Genellikle takvimlerden kaçan gayri resmi senkronizasyonları ve check-in'leri kaydedin
- İletişim döngülerindeki boşlukları, proje uyumunu etkilemeden önce işaretleyin
- Sıklık etiketlerini özel olarak özelleştirerek, hangi konuşmaların tek seferlik, hangilerinin tekrar eden olduğunu netleştirin
📌 İdeal kullanım alanı: Stratejik iletişim planına ihtiyaç duyan dağınık takımlar.
ClickUp Şablonlarıyla Toplantıları Eğlenceli ve Uygulanabilir Hale Getirin
Asana'nın toplantı gündemi şablonları yapılandırılmış bir başlangıç noktası sunar, ancak ClickUp birkaç adım daha ileri gider. Gündem planlama, gerçek zamanlı işbirliği, dokümantasyon ve takip işlemlerini tek bir alanda birleştirir.
Bire bir görüşmelerden sprint incelemelerine kadar, her şablon konuşmaları yapılandırılmış, görevleri belgelenmiş ve takipleri net bir şekilde tutmak için tasarlanmıştır.
Her şey bağlantıda: şablonlar doğrudan görevlere, belgelere ve takvimlere bağlanır, böylece görüşmeden sonra hiçbir şey kaybolmaz. Yerleşik AI planlama, senkronizasyon takvimler ve düzenleyebilir belgeler sayesinde, bağlam değiştirmeden toplantıları hazırlamak, yürütmek ve izleme çok kolaydır.