Daha fazlasını yapmak için çabalıyor musunuz? Yapılacaklar listeniz çabalarınızı geride bırakıyor mu? Geride kalmak ve sonunda kendinizi bunalmış hissetmek kolaydır, ancak 2024 kararınız yapılacaklar listenizdeki her şeyi halletmekse, verimlilik sistemleri size yardımcı olabilir.
En iyi verimlilik sistemleri, ister kendi hayatınızı düzenlemeye ister işteki verimliliğinizi artırmaya çalışıyor olun, iş akışınıza doğal bir şekilde uyum sağlar. Dikkatinizi dağıtan unsurları ortadan kaldırmanıza, odaklanmanızı sürdürmenize ve görev listenizi tamamlamanıza yardımcı olurlar.
Hangi verimlilik sistemleri size uygun?
Verimliliğinizi artırmaya hazır olun! Bu yıl hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olacak 15 çığır açan verimlilik sistemini inceleyin.
Verimlilik Sistemleri Nedir?
Verimlilik sistemi, işlerinizi daha verimli bir şekilde tamamlamanıza yardımcı olmak için tasarlanmış bir çerçeve, yöntem veya araç olabilir.
Farklı verimlilik sistemleri, farklı engelleri aşmanıza yardımcı olmaya odaklanır. Erteleme, organize olma veya yapılacaklar listenizden bunalma gibi sorunlarla mücadele ediyor olabilirsiniz. Sizi engelleyen ne olursa olsun, size yardımcı olabilecek bir verimlilik sistemi vardır.
Ancak unutmayın, mükemmel bir verimlilik sistemi yoktur! Hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olacak bir sistem oluşturmak için farklı çerçeveleri, yöntemleri ve araçları bir araya getirmeniz gerekebilir. Birkaç sistemi denemek, sizin için neyin işe yaradığını (ve neyin yaramadığını) öğrenmenize yardımcı olacaktır.
daha Fazlasını Başarmanıza Yardımcı Olacak 15 Verimlilik Sistemi
1. Pomodoro tekniği
İşiniz sırasında odaklanmakta zorlanıyorsanız, Pomodoro tekniği size yardımcı olabilir. Bu popüler zaman yönetimi sistemi, programınızı odaklanma aralıklarına ve ardından 5 dakikalık molalara ayırır. Bu Pomodoro döngülerinden dördünü tamamladıktan sonra, daha uzun bir mola vererek işinize odaklanmış ve yenilenmiş bir şekilde geri dönersiniz.
İlginç bilgi: Pomodoro, İtalyanca'da domates anlamına gelir. Zaman yönetim sistemine neden marinara sosunda kullanılan bir şeyin adı verilmiş? Efsaneye göre, sistemin mucidi domates şeklindeki mutfak zamanlayıcısından ilham almış.
2. İşleri Tamamlama (GTD) yöntemi
David Allen tarafından oluşturulan Getting Things Done yöntemi, zihninizi boşaltmanıza ve görevlerinize odaklanmanıza yardımcı olan popüler bir verimlilik sistemidir. İşte nasıl işliyor:
- Aklınıza gelen, yapmanız gereken ve yapmak istediğiniz her şeyi not alın
- Bu öğeleri üç kategoriden birine yerleştirerek netleştirin: Bir sonraki eylem (hemen gerçekleştirilebilecek bir görev) Zaman alacak bir proje Daha sonra bakmak üzere referans malzemesi
- Bir sonraki eylem (hemen gerçekleştirilebilir bir görev)
- Zaman alacak bir proje
- Daha sonra kullanmak üzere referans materyali
- Listenizi düzenleyin ve benzer görevleri kategori ve öneme göre gruplandırın
- Listelerinizi gözden geçirerek yeni öğeler ekleyin veya hedefleriniz değiştikçe düzenlemeler yapın
- En önemli görevlerden başlayarak listelerinizle ilgilenin
- Bir sonraki eylem (hemen gerçekleştirilebilir bir görev)
- Zaman alacak bir proje
- Daha sonra kullanmak üzere referans materyali
Bu esnek verimlilik sistemini ihtiyaçlarınıza göre özelleştirebilir ve değişen önceliklerinize uyarlayabilirsiniz.
Denemek ister misiniz? Bu ücretsiz GTD yöntemi şablonuna göz atın ve nasıl çalıştığını görün.
3. Zaman blokları
Zaman bloklama, programınızda belirli projelere veya görevlere ayrılmış zaman blokları oluşturduğunuz başka bir zaman yönetimi tekniğidir. Programınızı yapılacaklar listesi gibi ele alırsınız.
Bir verimlilik sistemi olarak, odaklanma sorunlarınız varsa bu yöntem idealdir, çünkü programınızda aynı anda yalnızca bir görev bulunur. Hedefleriniz ve enerjiniz değiştikçe görevlerin önceliğini belirlemenize olanak tanıyan bu yöntem, son derece esnektir. Bu ücretsiz program bloklama şablonunu kullanarak hemen deneyebilirsiniz.
4. O kurbağayı yiyin
Bu verimlilik yöntemi, Mark Twain'in şu sözünden esinlenerek oluşturulmuştur:
"İşiniz bir kurbağa yemekse, bunu sabahın ilk iş olarak yapın. İki kurbağa yemekse, önce en büyüğünü yiyin."
Bu yöntem, önce "kurbağayı yemenizi" veya günün en zorlu ya da en önemli görevini önce yapmanızı teşvik eder. Bu, erteleme alışkanlığı olan veya sabahları en enerjik olan kişiler için sağlam bir verimlilik sistemidir. Önce o büyük görevi başararak, kendinize bir başarı duygusu kazandırır ve günün geri kalanının gidişatını belirler.
5. Zen to Done (ZTD) sistemi
Zen to Done sistemi, verimlilik için minimalist bir yaklaşımla çalışır. Hemen karmaşık bir verimlilik sistemine geçmek yerine, zamanla yavaş yavaş verimli alışkanlıklar geliştirirsiniz.
GTD yöntemindeki bazı fikirleri kullanarak, görev listelerini kaydetmek, netleştirmek ve gözden geçirmekle başlar. Ancak bir adım daha ileri gider, farkındalığı teşvik eder ve bir sonraki adımın ne olacağı konusunda endişelenmeden tek bir göreve odaklanmanızı sağlar. Belirli görevler için işe yaramayabilir, ancak kaosunuza sükunet getirmek için mükemmel bir yoldur.
6. Eisenhower Karar Matrisi
Acil-Önemli Matrisi olarak da bilinen Eisenhower Karar Matrisi, günün en önemli görevlerini belirlemenize yardımcı olabilecek bir karar verme matrisidir. Matris dört kadrana ayrılmıştır:
- Acil ve önemli görevler: bunları önce yapın
- Acil olmayan ve önemli görevler: bunlar için daha sonra zaman ayırın
- Acil ve önemsiz görevler: mümkünse başkalarına devredin
- Acil olmayan, önemli olmayan görevler: bunları yapılacaklar listenizden kaldırın
Bu verimlilik yöntemi, önemli görevlere odaklanmanıza ve gününüzü karıştıran görevleri ortadan kaldırmanıza yardımcı olur. Bu ücretsiz Eisenhower Matris şablonuyla görev listenizin ne durumda olduğunu görün.
7. Görevleri gruplama
Görev gruplama, benzer görevleri gruplandırıp tek bir oturumda tamamladığınız bir verimlilik yöntemidir.
Telefon görüşmelerinden e-postalara ve rapor yazmaya atlamak yerine, tek bir görev türüne odaklanın. Bu, bağlam değiştirmeyi en aza indirmenin ve odaklanmanıza yardımcı olmanın harika bir yoludur. Yapılacaklar listenizi takip etmek ve benzer görevleri bir araya getirmek için bir görev yönetimi uygulaması kullanın.
8. Tek görev
Çoklu görev, size yardımcı olmaktan çok zarar veriyor olabilir. Bunun yerine, tek görev yapmayı deneyin. Tek görev, bir seferde tek bir göreve odaklanıp onu tamamlama yöntemidir. Elinizdeki göreve tüm dikkatinizi verirsiniz, bu da daha az hata ve daha kaliteli iş ile sonuçlanabilir. Ayrıca zihinsel yorgunluğunuzu ve stresinizi azaltmaya da yardımcı olabilir.
9. Ivy Lee yöntemi
Ivy Lee yöntemi, bu listedeki en eski verimlilik sistemlerinden biridir, ancak hala harika bir zaman yönetimi tekniğidir. Ivy Lee yöntemini kullanmak için şunları yapmanız gerekir:
- Altı görevi yazın
- Önem sırasına göre sıralayın
- Güne, yalnızca ilk göreve odaklanarak başlayın
- Bir sonraki göreve ancak bir önceki görevi tamamladıktan sonra geçin
- Bitmemiş görevleri bir sonraki güne aktarın
Günde sadece altı göreve odaklanmak, yapılacaklar listenizi öncelik sırasına koymak ve kendinizi bunalmış hissetmemek için harika bir yol olabilir. Bu, görevlerinizi daha bilinçli bir şekilde yerine getirmenizi sağlayan basit ve uyarlanabilir bir sistemdir.
10. Kanban yöntemi
Kanban yöntemi, görsel düşünenler için en iyi verimlilik sistemi olabilir. Görevleri düzenlemek ve yönetmek için bir pano ve kartlar (veya yapışkan notlar) kullanır. Görevler, Kanban panosundaki kategoriler arasında hareket ederek iş akışınızı görsel olarak temsil eder.
Kişisel projeler ve iş görevleri için işe yarayan kullanışlı bir verimlilik aracıdır ve süreçlerinizdeki darboğazları belirlemenize yardımcı olabilir. Ayrıca, herkes panodaki görevleri görebilir ve çalışırken bunları kategoriler arasında taşıyabilir, bu da takımlarla işbirliği yapmak için harika bir yoldur. Bu, sanal ortama uyarlanması kolay bir verimlilik sistemidir.
11. Gelen Kutusu Sıfır yöntemi
E-postalar sizi boğuyor mu? Gelen Kutusu Sıfır Yöntemi imdadınıza yetişiyor!
Bu verimlilik stratejisi, e-posta gelen kutunuzu mümkün olduğunca boş (veya neredeyse boş) tutmanızı teşvik eder. Gelen kutunuzu ara sıra temizlemek yerine, gelen e-postaları geldikçe yanıtlayarak birikmelerini önlersiniz.
Bu zor bir görev gibi mi geliyor? Gelen kutunuzu bir depo yerine bir aktarma istasyonu olarak düşünmek daha kolaydır.
Gelen her e-postayı yanıtlayarak, delege ederek, planlayarak, arşivleyerek veya silerek nasıl işleyeceğinize siz karar verin. Her ping sesine yanıt vermek yerine e-postalarınızı kontrol etmek için zaman ayırın, böylece e-postalar ş Akışınızı kesintiye uğratmaz.
12. En Önemli Görevler (MIT)
En Önemli Görevler verimlilik sistemi, günün en etkili görevlerini belirlemenizi ve bunlara odaklanmanızı sağlar. Birçok öğeyi tamamlamaya çalışmak yerine, en etkili olanları tamamlamaya odaklanırsınız.
Basitçe söylemek gerekirse, bu nicelikten çok niteliğe önem vermektir. Bu verimlilik sistemini kullanmak için, daha büyük hedeflerinizi önemli ölçüde etkileyen birkaç temel görev seçin, ardından zamanınızı bu görevleri tamamlamaya ve dikkatinizi dağıtan unsurları ortadan kaldırmaya odaklayın.
Ardından, günün sonunda MIT'nizi gözden geçirip yarın yapılacakları belirleyebilirsiniz. Bu, zamanınızı odaklamak ve kişisel sorumluluklarınızda daha fazla etki yaratmak için harika bir yol olabilir.
13. Bullet journaling
Verimlilik sistemlerinizi biraz yaratıcılıkla harmanlamayı seviyorsanız, bullet journaling'e bayılabilirsiniz. Her şeyi dijital olarak yapmak yerine, kağıt ve kalem kullanarak tüm yapılacaklar listenizi takip edin, düşüncelerinizi, planlarınızı ve görevlerinizi bullet listeleri halinde yazın.
Bu verimlilik sistemi özelleştirilebilir, böylece hızlı kayıt, görev yönetimi ve günlük tutma özelliklerini tek bir deftere dahil edebilirsiniz. Ayrıca uzun vadeli hedef planlama, alışkanlık izleme veya benzersiz bir takvim sistemi olarak da kullanabilirsiniz. Bullet journal'ınızı güçlü bir verimlilik sistemi olarak kullanma konusunda çevrimiçi olarak birçok harika ilham kaynağı bulabilirsiniz.
14. Seinfeld Takvim Sistemi
Seinfeld Takvim Sistemi, "Zinciri Koparma" verimlilik yöntemi olarak da bilinir. Klasik sitcom dizisinden esinlenen bu verimlilik sistemi, ilerlemenizi görsel olarak izleyerek tutarlılık ve ivme oluşturmaya odaklanır.
Her gün gerçekleştirmek istediğiniz bir görev, alışkanlık veya hedef seçin, ardından bunu tamamladığınız günleri takvimde büyük bir X ile işaretleyin. Bu yöntemin ardındaki fikir, takvimdeki X'lerin zincirini kırmak istememenizdir, böylece görevinizi tamamlamak için daha motive olursunuz. Bu, kendinizi daha tutarlı olmaya motive etmek için basit ama etkili bir yoldur.
15. Günlük Üçlü Sistem
Günlük Üçlü Sistem, MIT yöntemine benzer. Bu verimlilik sistemini kullanarak, günlük olarak başarmak istediğiniz en önemli üç şeyi seçersiniz.
Seçtiğiniz görevler hedeflerinizi önemli ölçüde etkilemeli, ancak başarabilecekleriniz konusunda gerçekçi olun. Trifecta'nızı yazın, ardından programınızda bunlara çalışmak için zaman blokları oluşturun ve her seferinde bir görev üzerinde çalışın. Bu basit görev yönetim sistemi, odaklanmanıza ve yapılacaklar listenizi acımasızca önceliklendirmenize yardımcı olabilir.
ClickUp ile Verimliliğinizi Koruyun
Aralarından seçim yapabileceğiniz birçok verimlilik sistemi vardır, ancak doğru olanı kendinizi daha organize, odaklanmış ve yapılacaklar listenizin kontrolünde hissetmenize yardımcı olur. Çalışma tarzınızı ve hedeflerinizi düşünün ve bu bilgileri, verimlilikte bir güç haline gelmenize yardımcı olacak bir sistem bulmak için kullanın.
ClickUp'ın Proje Yönetimi Platformu, en popüler verimlilik sistemlerini sorunsuz bir şekilde uygulayarak size yardımcı olabilir. Zaman bloklama veya Kanban yöntemini kullanmak ya da kendi sisteminizi oluşturmak istiyorsanız, ClickUp ile yapabilirsiniz.
Ücretsiz şablon kitaplığını kullanarak, her şeyi tamamlamak için ihtiyacınız olan verimlilik araçlarını içeren, ihtiyaçlarınıza göre özelleştirilmiş bir çalışma alanı oluşturun. ClickUp'ın Beyaz Tahtalarında beyin fırtınası yapın, Belgelerde işbirliği yapın ve Notlarda araştırmalarınızı takip edin. Her şey ClickUp platformunda, böylece bağlam değiştirmeye veda edip kişisel verimliliğe merhaba diyebilirsiniz.
ClickUp AI'yı hesabınıza da ekleyebilirsiniz! AI'yı kişisel asistanınız gibi kullanın, e-posta taslakları oluşturmasını, toplantı notlarını özetlemesini ve hatta pazarlama planları oluşturmasını isteyin. Eskiden saatler süren işler artık saniyeler içinde tamamlanıyor ve birdenbire günlük görevleriniz çok daha yönetilebilir hale geliyor.
Kaosu ortadan kaldırın ve ClickUp ile organize verimliliğin keyfini çıkarın.