วิธีติดตามความพยายามที่วางแผนไว้เทียบกับที่เกิดขึ้นจริงเพื่อข้อมูลเชิงลึกที่ดีขึ้น

โพสต์ใน Redditนี้สรุปรูปแบบที่ผู้จัดการโครงการเกือบทุกคนเคยพบเห็น: ช่องว่างระหว่างการวางแผนอย่างรอบคอบกับการวัดผลที่เกิดขึ้นจริงอย่างไม่ใส่ใจ

เราสร้างแผนที่แน่นหนา คาดการณ์ทุกขั้นตอน และประกาศว่างานเปิดตัวประสบความสำเร็จ จากนั้นการดำเนินการก็เริ่มต้นขึ้น และการติดตามผลก็ค่อยๆ ถูกละเลยไปอยู่เบื้องหลัง ซ่อนอยู่ในสเปรดชีตหรือถูกลืมในการอัปเดตต่างๆ แต่ช่องว่างระหว่างความคาดหวังกับความเป็นจริงนั้นคือที่ที่ข้อมูลเชิงลึกที่มีประโยชน์ที่สุดซ่อนอยู่

ในบล็อกโพสต์นี้ เราจะแสดงให้คุณเห็นอย่างชัดเจนถึงวิธีการติดตามความพยายามที่วางแผนไว้เทียบกับความเป็นจริง และระบุจุดที่การประมาณการผิดพลาด คุณยังจะได้เห็นว่าClickUpช่วยให้คุณจับความพยายามที่แท้จริงและเปลี่ยนข้อมูลเชิงลึกให้กลายเป็นการวางแผนที่ชาญฉลาดยิ่งขึ้นได้อย่างไร

มาเริ่มกันเลย! 💪

ความแตกต่างระหว่างความพยายามที่วางแผนไว้กับความพยายามที่เกิดขึ้นจริงคืออะไร?

มันพิจารณาองค์ประกอบสำคัญสองประการ:

1. ความพยายามที่วางแผนไว้

ที่รู้จักกันในนามของ 'ตารางเวลาฐาน,' ความพยายามที่วางแผนไว้หมายถึงปริมาณเวลาและทรัพยากรที่คาดว่าจะต้องใช้ในการทำภารกิจ, สปรินต์, หรือโครงการ

มันถูกกำหนดขึ้นในระหว่างขั้นตอนการวางแผนโดยพิจารณาจากปัจจัยต่างๆ เช่น ความซับซ้อน ขอบเขต ข้อมูลโครงการที่ผ่านมา และความพร้อมของทรัพยากร ค่าที่วางแผนไว้นี้ทำหน้าที่เป็นจุดอ้างอิงสำหรับการประเมินประสิทธิภาพและคาดการณ์ปริมาณงาน

2. ความพยายามที่แท้จริง

ความพยายามที่แท้จริงสะท้อนถึงปริมาณเวลาและความพยายามที่แท้จริงที่ใช้ไปในการทำภารกิจหรือโครงการให้สำเร็จ มันครอบคลุมทุกสิ่งตั้งแต่ต้นจนจบ รวมถึงงานที่ไม่คาดคิดหรือเพิ่มเติมที่เกิดขึ้นระหว่างทาง

สิ่งนี้สะท้อนให้เห็นถึงวิธีการที่งานดำเนินไปจริงในทางปฏิบัติ ซึ่งเกินกว่าข้อสมมติที่ได้ตั้งไว้ระหว่างการวางแผน

การเข้าใจความแปรปรวนของความพยายาม

ความแตกต่างระหว่างความพยายามที่วางแผนไว้กับความพยายามที่เกิดขึ้นจริงเรียกว่าความแปรปรวนของความพยายาม คุณสามารถคำนวณเป็นเปอร์เซ็นต์หรือความแตกต่างเชิงปริมาณเพื่อดูว่าประมาณการของคุณคลาดเคลื่อนไปมากน้อยเพียงใด

ความแตกต่างเล็กน้อยบ่งชี้ถึงการประมาณการที่แม่นยำและกระบวนการที่เสถียร ในขณะที่ความแตกต่างมากอาจชี้ให้เห็นถึงการประมาณการต่ำเกินไปขอบเขตงานที่ขยายเพิ่มขึ้น หรือความไม่มีประสิทธิภาพ

ความแตกต่างของความพยายามมีผลโดยตรงต่อการ:

ความแตกต่างระหว่างการประมาณการตามแผนกับความพยายามที่บันทึกไว้จริง

นี่คือการเปรียบเทียบโดยตรงเพื่อให้เห็นชัดเจน:

เหตุใดการติดตามความพยายามที่วางแผนไว้เทียบกับที่เกิดขึ้นจริงจึงช่วยปรับปรุงการส่งมอบโครงการ

นี่คือวิธีที่การติดตามความพยายามช่วยยกระดับประสิทธิภาพการส่งมอบ:

อะไรเป็นสาเหตุของความแตกต่างระหว่างความพยายามที่วางแผนไว้กับความพยายามที่เกิดขึ้นจริง

การเข้าใจว่าทำไมความพยายามที่วางแผนไว้กับความพยายามที่เกิดขึ้นจริงจึงแตกต่างกันนั้นเป็นสิ่งสำคัญ เพราะหากคุณไม่วิเคราะห์สาเหตุที่แท้จริง คุณก็จะยังคงทำผิดพลาดในการประมาณการซ้ำเดิมอยู่เรื่อยไป ➿

1. การประมาณการแบบมองโลกในแง่ดี (การวางแผนผิดพลาด)

ทีมมักประเมินความซับซ้อนหรือความเสี่ยงต่ำเกินไปเพราะพวกเขาวางแผนจากมุมมองที่ดีที่สุดแทนที่จะเป็นความเป็นจริง การวิจัยทางจิตวิทยาเรียกสิ่งนี้ว่าการวางแผนผิดพลาด ซึ่งเป็นอคติทางความคิดที่พบได้บ่อยที่ผู้วางแผนให้ความสำคัญกับความล่าช้าในอดีตน้อยเกินไป

2. การเปลี่ยนแปลงขอบเขต

แม้แต่การปรับเปลี่ยนเล็กน้อยในข้อกำหนดระหว่างแต่ละขั้นตอนก็สามารถเพิ่มภาระงานโดยไม่ได้ตั้งใจ ส่งผลให้ต้องใช้ความพยายามมากกว่าที่ประเมินไว้ในตอนแรก การขยายขอบเขตงาน (Scope creep) ครอบคลุมถึงการประสานงานเพิ่มเติม งานที่ต้องทำซ้ำ และการทดสอบใหม่ทั้งหมดที่เกิดขึ้นจากการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้น

3. ความพร้อมใช้งานของทรัพยากรและการขัดจังหวะ

สมาชิกในทีมถูกดึงเข้าไปทำงานที่ไม่คาดคิด การประชุม การสนับสนุน หรือเหตุฉุกเฉิน และทุกการขัดจังหวะจะเพิ่มชั่วโมงที่ไม่คาดคิด

4. ความซับซ้อนที่ซ่อนอยู่

สิ่งที่ไม่ทราบแน่ชัด (ปัญหาการรวมระบบ, การตั้งค่าสภาพแวดล้อม, ความล่าช้าของส่วนที่ต้องพึ่งพา) มักจะปรากฏขึ้นเมื่อเริ่มทำงานเท่านั้น ซึ่งเพิ่มภาระงานจริง นอกจากนี้ ข้อกำหนดที่ไม่ชัดเจน ไม่สมบูรณ์ หรือเปลี่ยนแปลงบ่อย ยังทำให้การคาดการณ์ภาระงานได้อย่างน่าเชื่อถือเป็นเรื่องยาก

5. เทคนิคการประมาณการที่ไม่เชื่อถือได้

ความพยายามมักถูกประมาณการโดยใช้การคาดเดาอย่างคร่าวๆ การเปรียบเทียบที่ไม่สมบูรณ์ หรือวิธีการที่ไม่สอดคล้องกัน ซึ่งทำให้เกิดข้อผิดพลาดอย่างเป็นระบบก่อนที่จะเริ่มทำงาน

ทีมที่มีการจัดการเวลาโครงการไม่ดีและกระบวนการประมาณการมาตรฐานไม่ดีมักจะประมาณการน้อยเกินไปหรือมากเกินไปอย่างต่อเนื่อง

6. ประสบการณ์ของผู้ประเมินจำกัด

หากการประมาณการของคุณมาจากบุคคลที่มีประสบการณ์จำกัดในด้านโดเมน, ทางเทคนิค, หรือโครงการ จะเกิดช่องว่างที่ชัดเจน การไม่คุ้นเคยกับปริมาณงานจริงของทีม, เครื่องมือ, หรือสิ่งที่ต้องพึ่งพา ก็ทำให้การประมาณการเบี่ยงเบนไปจากความเป็นจริงเช่นกัน

ตัวชี้วัดที่ควรติดตามเมื่อเปรียบเทียบความพยายามที่วางแผนไว้กับที่เกิดขึ้นจริง

คุณค่าที่แท้จริงมาจากการติดตามตัวชี้วัดที่อธิบาย ว่าทำไม ความพยายามจึงเบี่ยงเบน อย่างไร ที่ส่งผลกระทบต่อการส่งมอบ และ อะไร ที่เปลี่ยนแปลงในกระบวนการถัดไป ครอบคลุมทั้งตารางเวลา ต้นทุน ทรัพยากร และผลลัพธ์ทางธุรกิจ

มาดูตัวชี้วัดสำคัญที่ควรติดตามกัน ⚒️

ตัวชี้วัดความพยายามหลัก

ตัวชี้วัดประสิทธิภาพเหล่านี้เปรียบเทียบสิ่งที่คุณวางแผนจะใช้ความพยายามกับสิ่งที่คุณทำจริง พวกมันสร้างเป็นฐานสำหรับการวิเคราะห์ความแปรปรวนทั้งหมด

1. ความแปรปรวนของความพยายาม (%)

ความแปรปรวนของความพยายามคือเปอร์เซ็นต์ความแตกต่างระหว่างความพยายามจริงกับการประมาณการเดิม ซึ่งทำให้ง่ายต่อการเปรียบเทียบความแม่นยำระหว่างงาน ทีม หรือโครงการที่มีขนาดแตกต่างกัน

🧮 สูตร: ความแปรปรวนของความพยายาม (%) = (ความพยายามจริง − ความพยายามที่วางแผนไว้) ÷ ความพยายามที่วางแผนไว้ × 100

👀 วิธีตีความ:

2. ชั่วโมงที่วางแผนไว้เทียบกับเวลาที่ใช้จริง

ตัวชี้วัดนี้เปรียบเทียบจำนวนชั่วโมงที่ประมาณการไว้กับเวลาที่บันทึกไว้สำหรับงาน สปรินต์ หรือโครงการต่างๆ โดยจะแสดงให้เห็นช่องว่างที่เกิดขึ้นอย่างรวดเร็วอันเนื่องมาจากการขัดจังหวะ การทำงานซ้ำ การประชุม หรือขอบเขตงานที่ไม่ชัดเจน

นี่คือวิธีการคำนวณ:

จากนั้น เปรียบเทียบทั้งสองในระยะเวลาหรือตามประเภทของงาน

💡 เคล็ดลับมืออาชีพ: ใช้ClickUp Timesheetsเพื่อตรวจสอบชั่วโมงที่วางแผนไว้เทียบกับเวลาจริงหลังจากที่มีการส่งและล็อกชั่วโมงการทำงานแล้ว เมื่อสมาชิกในทีมส่งใบเวลาทำงานของพวกเขา ข้อมูลนั้นจะถูกปิดผนึกและส่งไปยังขั้นตอนอนุมัติ ทำให้การเปรียบเทียบของคุณอิงจากข้อมูลที่สรุปแล้วและสามารถตรวจสอบได้

ตัวชี้วัดด้านกำหนดการและเวลา

ตัวชี้วัดเหล่านี้ช่วยให้คุณเชื่อมโยงความแตกต่างของความพยายามกับประสิทธิภาพของไทม์ไลน์โครงการได้ดังนั้นคุณจึงสามารถเห็นได้ว่ามีการทำงานไปมากน้อยเพียงใด และผลกระทบต่อการจัดตารางเวลาและการส่งมอบงานเป็นอย่างไร

3. ความแตกต่างของตารางเวลา (SV)

ความคลาดเคลื่อนของตารางเวลา บอกคุณว่างานที่คุณทำเสร็จไปแล้วนั้นอยู่ข้างหน้าหรือตามหลังแผนที่คุณวางแผนไว้ ณ จุดเวลาใด ๆ ในอนาคต เป็นส่วนหนึ่งของ การจัดการมูลค่าที่ได้รับ (EVM) ซึ่งเป็นวิธีการวัดความคืบหน้าเทียบกับฐานข้อมูลอ้างอิง

🧮 สูตร: SV = มูลค่าที่ได้ (EV) − มูลค่าตามแผน (PV)

👀 วิธีตีความ:

4. ดัชนีประสิทธิภาพตามกำหนดการ (SPI)

SPI นำแนวคิดของ SV มาแปลงเป็นอัตราส่วน แทนที่จะเปรียบเทียบความคืบหน้าที่วางแผนไว้กับความคืบหน้าจริง มันแสดงให้เห็นว่าคุณกำลังก้าวหน้าอย่างมีประสิทธิภาพเพียงใดเมื่อเทียบกับแผน

🧮 สูตร: SPI = มูลค่าที่ได้ตามแผน (EV) ÷ มูลค่าตามแผน (PV)

👀 วิธีตีความ:

5. ระยะเวลาในการหมุนเวียน

เวลาวงจรวัดเวลาที่ผ่านไปจริงซึ่งต้องใช้ในการดำเนินการงานหนึ่งๆ ตั้งแต่เริ่มต้นจนเสร็จสิ้นเมื่อเริ่มทำงานแล้ว แสดงให้เห็นว่างานเคลื่อนผ่านกระบวนการทำงานของคุณได้เร็วเพียงใด เวลาวงจรที่สั้นกว่ามักหมายถึงการเกิดคอขวดน้อยลงและการส่งมอบที่คาดการณ์ได้มากขึ้น

นี่คือวิธีการทำงาน:

🚀 ข้อได้เปรียบของ ClickUp: ติดตามระยะเวลาของวงจรควบคู่กับความพยายาม ความคืบหน้าและตัวชี้วัดการส่งมอบด้วยแดชบอร์ดของ ClickUp

คุณสามารถรวมมุมมองหลาย ๆ แบบไว้ในแดชบอร์ดเดียวและดูว่าความแตกต่างของความพยายามส่งผลต่อการไหลของงานอย่างไรแบบเรียลไทม์ สิ่งนี้ช่วยให้ผู้นำสามารถมองเห็นงานที่หยุดชะงัก จุดคอขวดที่กำลังเกิดขึ้น หรือความล่าช้า ก่อนที่จะกลายเป็นความล้มเหลวในการส่งมอบงาน

6. ปริมาณงานหรือความเร็ว

ปริมาณการผลิตและอัตราความเร็วต่างก็ใช้วัดผลลัพธ์ แต่ทั้งสองมีมุมมองที่แตกต่างกันเล็กน้อย:

รู้สึกท่วมท้นกับงานใช่ไหม? เรียนรู้วิธีง่ายๆ เจ็ดขั้นตอนเพื่อจัดการงานของคุณอย่างมีประสิทธิภาพด้วย ClickUp 👇🏼

ตัวชี้วัดด้านต้นทุนและงบประมาณ

เมื่อความพยายามเกินความคาดหมาย ค่าใช้จ่ายมักจะตามมา ตัวชี้วัดเหล่านี้เชื่อมโยงความแตกต่างของความพยายามกับผลกระทบทางการเงิน

1. ความแปรปรวนของต้นทุน (CV)

ค่าความแปรปรวนของต้นทุนวัดว่ามูลค่าของงานที่เสร็จสิ้นแล้วนั้นสมเหตุสมผลกับเงินที่ใช้จ่ายไปกับงานนั้นหรือไม่

🧮 สูตร: CV = มูลค่าที่ได้ (EV) – ต้นทุนที่เกิดขึ้นจริง (AC)

👀 วิธีตีความ:

2. ดัชนีประสิทธิภาพต้นทุน (CPI)

ดัชนีนี้วัดประสิทธิภาพการใช้จ่ายเงินเมื่อเทียบกับมูลค่าที่ได้รับ CPI มีประโยชน์ในการคาดการณ์ต้นทุนโครงการสุดท้ายหากแนวโน้มปัจจุบันยังคงดำเนินต่อไป

🧮 สูตร: CPI = EV/AC

👀 วิธีตีความ:

ตัวชี้วัดทรัพยากรและประสิทธิภาพ

ตัวชี้วัดเหล่านี้อธิบายว่าความแปรปรวนของความพยายามเกิดจากภาระงานที่ไม่สมดุลหรือปัญหาด้านขีดความสามารถ

1. อัตราการใช้ทรัพยากร

กำลังใช้ความสามารถที่มีอยู่เท่าใด

🧮 สูตร: การใช้งาน = ชั่วโมงทำงานจริง/กำลังการผลิตที่มีอยู่ x 100

👀 วิธีตีความ:

💡 เคล็ดลับมืออาชีพ: เพิ่มมุมมองปริมาณงานของ ClickUpลงในพื้นที่ทำงานของคุณและมองเห็นความพยายามที่ได้รับมอบหมายเทียบกับความสามารถที่มีอยู่สำหรับบุคคลหรือทีม แทนที่จะพึ่งพาเพียงเปอร์เซ็นต์การใช้งาน ผู้จัดการสามารถเห็นภาพได้ว่าเมื่อใดที่พนักงานรับภาระงานมากเกินไปหรือมีภาระงานไม่เท่ากัน

วิธีติดตามความพยายามที่วางแผนไว้เทียบกับที่เกิดขึ้นจริง: ขั้นตอนต่อขั้นตอน

ตอนนี้ที่คุณเข้าใจแล้วว่าทำไมการติดตามความพยายามจึงมีความสำคัญ อะไรคือสาเหตุของช่องว่าง และควรติดตามตัวชี้วัดใดบ้าง ก็ถึงเวลาที่จะนำความรู้ไปปฏิบัติจริง

ส่วนนี้จะอธิบายวิธีการปฏิบัติที่เป็นขั้นตอนอย่างละเอียดในการติดตามความพยายามที่วางแผนไว้กับที่เกิดขึ้นจริงในกระบวนการทำงานจริง

ตลอดเส้นทางนี้ คุณจะได้เห็นด้วยว่า ClickUp สนับสนุนคุณอย่างไรในฐานะConverged AI Workspace แรกของโลก ความสามารถด้าน AI ของมันถูกสร้างขึ้นโดยตรงในงานของคุณ เพื่อให้งาน เอกสาร การแชท และเวิร์กโฟลว์ของคุณเชื่อมต่อกันช่วยคุณหลีกเลี่ยงการสลับบริบท 🤩

ขั้นตอนที่ 1: กำหนดความพยายามที่วางแผนไว้ให้ชัดเจน

ก่อนที่การดำเนินการจะเริ่มต้น คุณจำเป็นต้องมีคำตอบที่ชัดเจนสำหรับคำถามหนึ่งข้อ: เราเชื่อว่างานนี้จะใช้ความพยายามมากเพียงใด?

ความพยายามที่วางแผนไว้คือการมุ่งมั่นที่บันทึกไว้เป็นลายลักษณ์อักษร ซึ่งแสดงออกในรูปแบบของเวลา ความสามารถ หรือความพยายามสัมพัทธ์ ที่สามารถนำมาเปรียบเทียบกับความเป็นจริงในภายหลังได้ ดังนั้น หากไม่มีการประมาณการที่ชัดเจน การเกินงบประมาณจะดูเหมือนเป็นเรื่องที่ไม่คาดคิดแทนที่จะเป็นสัญญาณเตือน

ความพยายามที่วางแผนไว้ควรเป็น:

รับเทมเพลตฟรี

ก่อนที่จะกำหนดเวลาหรือคะแนน ทีมมักต้องการความชัดเจนว่างานใดควรได้รับการประมาณการอย่างละเอียดมากขึ้นแม่แบบ ClickUp Effort Impact Matrixจะช่วยให้คุณวางแผนงานใน ClickUpที่จะมาถึงได้อย่างชัดเจนตามความคาดหมายของความพยายามและผลกระทบที่คาดว่าจะเกิดขึ้น

ใช้เพื่อระบุงานที่มีผลกระทบสูงและต้องใช้ความพยายามสูงซึ่งต้องการการแยกย่อยที่ลึกขึ้นและการประมาณการที่แม่นยำยิ่งขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการใช้เวลาในการประมาณการมากเกินไปกับงานที่มีผลกระทบต่ำหรืองานที่ต้องสำรวจ

ใช้เพื่อ:

🚀 ข้อได้เปรียบของ ClickUp: บันทึกระยะเวลาที่คาดว่าจะใช้สำหรับงานก่อนเริ่มทำงานด้วยClickUp Time Estimates คุณสามารถเพิ่มการประมาณเวลาได้โดยตรงในแต่ละงานของ ClickUp กำหนดจำนวนชั่วโมงทำงานต่อวัน และเลือกวิธีการแสดงการประมาณเวลาได้

ขั้นตอนที่ 2: ให้แผนเริ่มต้นเป็นฐานข้อมูล

เมื่อเริ่มทำงานแล้ว ความพยายามที่วางแผนไว้ต้องคงอยู่ครบถ้วน การเปลี่ยนแปลงประมาณการระหว่างการดำเนินงานจะซ่อนความแตกต่างและลดความรับผิดชอบจากกระบวนการวางแผน

แน่นอนว่าแผนสามารถเปลี่ยนแปลงได้ แต่การเปลี่ยนแปลงควรถูกติดตามแยกต่างหาก ไม่ควรถูกเขียนทับ

สำหรับทีมที่ใช้ Agile หรือแม้แต่รอบการส่งมอบแบบกึ่งโครงสร้างClickUp Sprintsถูกออกแบบมาเพื่อล็อกความพยายามที่วางแผนไว้ในช่วงเวลาที่เหมาะสม ในตอนเริ่มต้นของสปรินต์ ความพยายามจะถูกกำหนดโดยใช้ Sprint Points หรือ Time Estimates

จากนั้น ClickUp จะให้คุณล็อกการคาดการณ์นี้ โดยใช้วิธีใดวิธีหนึ่งจากสองวิธีต่อไปนี้:

สำหรับทีมที่ไม่ใช้ระบบ Agile,ClickUp Audit Logsให้ประวัติที่ชัดเจนเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงและเวลาที่เปลี่ยนแปลง. มันบันทึกการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญ รวมถึง:

ขั้นตอนที่ 3: บันทึกความพยายามที่เกิดขึ้นจริงในขณะที่ทำงาน

หนึ่งในวิธีที่เร็วที่สุดที่ความพยายามที่แท้จริงถูกบิดเบือนคือเมื่อทีมพึ่งพาความจำตอนสิ้นสุดสปรินต์แทนที่จะใช้ข้อมูลสด ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่คุณต้องบันทึกความพยายามให้ใกล้เคียงกับเวลาจริงและมีแรงเสียดทานน้อยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

นี่คือวิธี:

การติดตามเวลาของ ClickUpได้รับการออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับการบันทึกแบบเรียลไทม์เช่นนี้ สมาชิกในทีมสามารถเริ่มและหยุดตัวจับเวลาได้จากงานใน ClickUp โดยตรง ใช้ตัวจับเวลาทั่วไป หรือเพิ่มเวลาในภายหลังเมื่อจำเป็น

สามารถติดตามเวลาได้จากเดสก์ท็อป, มือถือ, เว็บ, หรือส่วนขยายของ Chrome,คุณสามารถคำนวณชั่วโมงที่ทำงานได้ไม่ว่าคุณจะทำงานที่ไหน

รับฟังจาก Alistair Wilson, ที่ปรึกษาด้านการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล,Compound, เกี่ยวกับวิธีที่ ClickUp ช่วยพวกเขา:

เราได้ตรวจสอบตัวเลือกหลายตัว และรู้สึกว่าโดยรวมแล้ว ClickUp มอบการผสมผสานระหว่างพลังและความยืดหยุ่นที่เหมาะสมให้กับเรา เราต้องการแก้ไขปัญหาการติดตามเวลาเพื่อวัดและติดตามบันทึกเวลาของผู้รับเหมาภายนอกโดยไม่ต้องใช้แอปและบริการภายนอกเพิ่มเติม การติดตามเวลาแบบเนทีฟของ ClickUp ทำงานได้อย่างราบรื่นระหว่างมือถือ แท็บเล็ต และเดสก์ท็อป

💡 เคล็ดลับมืออาชีพ: บันทึกการเปลี่ยนแปลงของความพยายามที่เกิดขึ้นตลอดสปรินต์โดยใช้ClickUp Sprint Task Report Card บางครั้งเรียกว่ารายงานการปฏิบัติตามคำพูด มันจะแสดงการเปลี่ยนแปลงของความมุ่งมั่นเดิมของคุณในระหว่างการทำงานอย่างชัดเจน

ขั้นตอนที่ 4: เปรียบเทียบความพยายามที่วางแผนไว้กับที่เกิดขึ้นจริงในระดับที่มีความหมาย

การเปรียบเทียบแผนกับผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นจริงจะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อคุณวิเคราะห์ในระดับความพยายามที่เหมาะสมเท่านั้น การดูผลรวมของโครงการเดียวมักจะทำให้เรื่องราวที่แท้จริงถูกซ่อนไว้ ดังนั้นควรแยกความพยายามออกเป็นส่วนย่อยเพื่อให้สามารถระบุได้ว่าการประมาณการผิดพลาดตรงไหน ทำไมจึงผิดพลาด และควรเปลี่ยนแปลงอะไรในครั้งต่อไป

เริ่มต้นที่ระดับงาน และมองหาลวดลายเหล่านี้:

ถัดไป ให้รวบรวมข้อมูลงานขึ้นไปยังระดับเฟสหรือโครงการ เช่น การค้นพบ การออกแบบ การพัฒนา การทดสอบ และการนำไปใช้งาน

ที่นี่ เป้าหมายคือการเปิดเผยปัญหาด้านการส่งมอบเชิงโครงสร้าง:

เมื่อใดก็ตามที่เฟสใดเฟสหนึ่งดำเนินเกินเวลาอย่างต่อเนื่อง คุณสามารถตอบสนองด้วยการแก้ไขที่ตรงจุด เช่น การกำหนดขอบเขตให้แคบลง การกำหนดเกณฑ์การสิ้นสุดให้ชัดเจนขึ้น และการกำหนดระยะเวลาสำหรับแต่ละเฟส แทนที่จะปล่อยให้งานดำเนินไปอย่างไม่มีกำหนด

สุดท้าย เปรียบเทียบความพยายามในระดับทีมหรือระดับบทบาท รวบรวมความพยายามที่วางแผนไว้เทียบกับความพยายามที่เกิดขึ้นจริงโดย:

👀 โบนัส: ลองใช้เทมเพลตนี้!

เมื่อคุณเริ่มเปรียบเทียบความพยายามที่วางแผนไว้กับที่เกิดขึ้นจริงในแต่ละงาน แต่ละขั้นตอน และแต่ละบทบาท ตัวเลขดิบเพียงอย่างเดียวอาจทำให้รู้สึกท่วมท้นได้เทมเพลตการวิเคราะห์เวลาของ ClickUpช่วยให้คุณจัดระเบียบข้อมูลเหล่านั้นเพื่อเผยให้เห็นรูปแบบที่ซ่อนอยู่

รับเทมเพลตฟรี

ด้วยเทมเพลตนี้ คุณสามารถ:

• ติดตามความก้าวหน้าของความพยายามด้วยสถานะที่กำหนดเองใน ClickUp เช่น ดำเนินการอยู่, เสร็จสิ้น, และ ต้องดำเนินการต่อ เพื่อให้เห็นชัดเจนว่างานใดหยุดชะงัก, ใช้เวลานานเกินกำหนด, หรือต้องทำใหม่
• บันทึกข้อมูลด้วยฟิลด์ที่กำหนดเอง เช่น ชั่วโมงที่ไม่ได้ใช้งาน, ต้นทุนแรงงานต่อชั่วโมง, แผนก, และ จำนวนแรงงาน เพื่อทำความเข้าใจว่าทำไมงานหรือบทบาทบางอย่างถึงใช้เวลานานเกินกำหนด
• วิเคราะห์การเกินเวลาด้วยมุมมองที่สร้างขึ้นเฉพาะ เช่น มุมมองปัญหาเวลาว่าง, มุมมองสถานะการดำเนินการ, และ รายการเวลาว่าง

🚀 ข้อได้เปรียบของ ClickUp: เมื่อคุณทราบวิธีการเปรียบเทียบความพยายามที่วางแผนไว้กับที่เกิดขึ้นจริงแล้วClickUp Sprint Cardsจะช่วยให้คุณวิเคราะห์ความพยายามในระดับงาน ระยะงาน และระดับทีม โดยใช้ข้อมูลแบบเรียลไทม์ที่เชื่อมต่อกับงานโดยตรง

ตัวอย่างเช่นการ์ด ClickUp Sprint Burnupเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการทำความเข้าใจว่าความเป็นจริงเบี่ยงเบนจากแผนเดิมอย่างไรในแต่ละวัน

จากนั้น,การ์ด ClickUp Sprint Burndownจะขยายให้เห็นถึงวินัยในการดำเนินงาน โดยแสดงว่างานที่วางแผนไว้เสร็จสิ้นไปอย่างมีประสิทธิภาพเพียงใดภายในสปรินต์

ที่จุดเริ่มต้นของสปรินต์ แผนภูมิจะเริ่มต้นด้วย 100% ของความพยายามที่วางแผนไว้คงเหลือ เมื่อมีการทำงานเสร็จสิ้น เส้นแสดงความพยายามที่เหลือจะเคลื่อนลงสู่ศูนย์

ขั้นตอนที่ 5: ตรวจสอบความแตกต่างระหว่างการดำเนินการ

ความแตกต่างของความพยายามจะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อมันส่งผลต่อการตัดสินใจเท่านั้น เมื่อทีมรอจนถึงสิ้นสุดสปรินต์หรือโครงการเพื่อทบทวนความพยายามที่วางแผนไว้กับที่เกิดขึ้นจริง พวกเขาก็ได้สูญเสียโอกาสในการมีอิทธิพลต่อผลลัพธ์ไปแล้ว

ข้อได้เปรียบที่แท้จริงมาจากการทบทวนความแปรปรวนในขณะที่งานยังคงดำเนินอยู่ เมื่อยังมีโอกาสที่จะปรับเปลี่ยนขอบเขต ลำดับขั้นตอน หรือความคาดหวังได้

ความแปรปรวนในช่วงแรกไม่ได้แสดงออกมาเสมอในรูปแบบของการพลาดกำหนดเวลา บ่อยครั้งกว่านั้น มันจะปรากฏเป็นสัญญาณการดำเนินการที่ละเอียดอ่อน:

การทบทวนความแตกต่างเหล่านี้ระหว่างการดำเนินการช่วยให้ทีมสามารถ:

💡 เคล็ดลับมืออาชีพ:ใช้การ์ด ClickUp Velocityเพื่อตรวจสอบว่าสิ่งที่คุณเห็นเป็นปัญหาที่เกิดขึ้นเพียงครั้งเดียวหรือเป็นส่วนหนึ่งของรูปแบบการส่งมอบที่ใหญ่กว่า แทนที่จะตอบสนองต่อความแปรปรวนในลักษณะแยกส่วน ให้เปรียบเทียบความคืบหน้าของสปรินต์ปัจจุบันกับค่าเฉลี่ยความเร็วที่เคลื่อนที่ของทีมคุณในช่วง 3-10 สปรินต์ที่ผ่านมา

นี่คือวิธีที่ช่วยเพิ่มความชัดเจนระหว่างการทบทวนกลางสปรินต์:

• หากเวลาที่คาดว่าจะแล้วเสร็จต่ำกว่าค่าเฉลี่ยเคลื่อนที่อย่างชัดเจน ปัญหาน่าจะเกี่ยวข้องกับการดำเนินการ
• หากค่าความเร็วเฉลี่ยเคลื่อนที่อย่างต่อเนื่องต่ำกว่าความพยายามที่คาดการณ์ไว้อย่างต่อเนื่อง ปัญหาชี้ไปที่ปัญหาเชิงระบบ เช่น การประเมินค่าสูงเกินไป
• หากแถบที่คาดการณ์ไว้ยังคงสูงในขณะที่งานที่เสร็จสมบูรณ์ยังคงคงที่ในหลายสปรินท์ แสดงว่ามีคอขวดในการส่งมอบที่ต่อเนื่อง

ขั้นตอนที่ 6: ใช้ข้อมูลความพยายามในอดีตเพื่อปรับปรุงการประมาณการในอนาคต

นี่คือจุดที่การติดตามความพยายามที่วางแผนไว้เทียบกับที่เกิดขึ้นจริงให้ผลลัพธ์ที่คุ้มค่าในที่สุด

หากไม่มีวงจรการให้ข้อมูลย้อนกลับที่เหมาะสม ทีมจะยังคงใช้สมมติฐานที่มองโลกในแง่ดีซ้ำแล้วซ้ำเล่า และมองการประมาณการที่พลาดเป็นเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นโดดๆ แทนที่จะเป็นสัญญาณเตือน เมื่อคุณมองข้ามโครงการหรือสปรินต์หลายๆ โครงการ คุณจะเริ่มเห็นแนวโน้มที่ไม่ได้ปรากฏให้เห็นในการส่งมอบงานเพียงครั้งเดียว:

ใช้ข้อมูลนี้เพื่อปรับประมาณการประสิทธิภาพในอนาคตให้ถูกต้องยิ่งขึ้น กำหนดขีดจำกัดความสามารถที่สมจริงมากขึ้น ตัดสินใจว่างานใดควรแบ่งย่อยเพิ่มเติม และเพิ่มระยะเวลากักเก็บ (buffer) อย่างมีจุดประสงค์

ClickUp's AI ที่รับรู้บริบทได้ถูกสร้างขึ้นโดยตรงในเวิร์กสเปซของคุณ.ต่างจากเครื่องมือจัดการเวลา AI ทั่วไป, มันเข้าใจงานของคุณ, ประมาณเวลา, สถานะ, ข้อมูลสปรินต์, และประวัติกิจกรรมของคุณ.

มันช่วยโดย:

คุณยังสามารถใช้ClickUp Docsเพื่อบันทึกการทบทวนสปรินต์ การตรวจสอบ สรุป และตัดสินใจเกี่ยวกับบัฟเฟอร์ การเปลี่ยนแปลงขอบเขต หรือการแบ่งงานได้อีกด้วย จากนั้น ClickUp Brain สามารถดึงข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญจากเอกสาร สรุปข้อมูลในอดีต และเน้นประเด็นที่เกิดขึ้นซ้ำได้

นี่คือวิธีที่คุณสามารถใช้ความสามารถของ AI จาก ClickUp ได้:

ตัวอย่างจากโลกจริงของการติดตามความพยายามที่วางแผนไว้เทียบกับความพยายามที่เกิดขึ้นจริง

การติดตามความพยายามที่วางแผนไว้เทียบกับที่เกิดขึ้นจริงจะมีความหมายก็ต่อเมื่อคุณเห็นว่ามันส่งผลอย่างไรในสถานการณ์การส่งมอบจริง

ตัวอย่างต่อไปนี้แสดงให้เห็นว่าทีมต่างๆ ใช้การเปรียบเทียบความพยายามอย่างไรเพื่อค้นหาความเสี่ยงในการส่งมอบ อธิบายแผนที่พลาด และปรับปรุงความแม่นยำในการประมาณการเมื่อเวลาผ่านไป

การเปรียบเทียบคะแนนเรื่องราวที่วางแผนไว้กับความเร็วจริงในทีม Agile

ในการส่งมอบแบบ Agile, คะแนนเรื่องราว (story points) แสดงถึงความพยายามหรือความซับซ้อนที่ทีมประเมินไว้สำหรับชุดของเรื่องราวผู้ใช้หรือรายการในแบ็กล็อก ในทางกลับกัน ความเร็ว (velocity) วัดว่าทีมสามารถทำคะแนนเรื่องราวเหล่านั้นได้กี่คะแนนภายในหนึ่งสปรินต์

หากคะแนนเรื่องราวที่ทีมวางแผนไว้เกินกว่าความเร็วที่ทำได้จริงอย่างต่อเนื่อง แสดงว่าการประมาณการนั้นมองโลกในแง่ดีเกินไป ซึ่งก่อให้เกิดความเสี่ยงต่อกำหนดการและการให้คำมั่นที่ไม่มั่นคง

การติดตามชั่วโมงที่วางแผนไว้เทียบกับชั่วโมงที่บันทึกไว้ในตารางโครงการ

หากมีการวางแผนโครงการเป็นชั่วโมง การเปรียบเทียบการประมาณเวลานั้นกับเวลาที่บันทึกจริงจะแสดงให้เห็นว่าการดำเนินงานสอดคล้องกับแผนมากน้อยเพียงใด

การแยกความแตกต่างนี้แสดงให้เห็นว่าการทดสอบเป็นช่องว่างในการประมาณการที่ใหญ่ที่สุด หากชั่วโมงที่ใช้จริง< planned hours, you may be overestimating and compressing capacity unnecessarily. And if actual hours > ชั่วโมงที่วางแผนไว้ คุณอาจจำเป็นต้องทบทวนกระบวนการวางแผนของคุณใหม่หรือตรวจสอบหมวดหมู่การทำงานที่ซ่อนอยู่

🚀 ข้อได้เปรียบของ ClickUp: การเปรียบเทียบระหว่างแผนงานกับความพยายามจริงจะขาดความแม่นยำเมื่อการทำงานจริงไม่ถูกบันทึกไว้ClickUp BrainGPTฟีเจอร์Talk to Text ช่วยลด ช่องว่างนี้ด้วยการเปลี่ยนข้อมูลอัปเดตที่พูดออกมาให้กลายเป็นข้อมูลที่มีโครงสร้างและสามารถติดตามได้ ตรงจุดที่งานเกิดขึ้นจริง

ระหว่างการประชุมแบบยืน การทบทวนสปรินต์ หรือการตรวจสอบระหว่างสปรินต์ สมาชิกทีมสามารถพูดเกี่ยวกับอุปสรรค ความคืบหน้า การทำงานซ้ำ หรือขอบเขตงานที่เปลี่ยนแปลงได้อย่างง่ายดาย Talk to Text จะแปลงบทสนทนาเหล่านั้นเป็นข้อความที่ชัดเจนและสอดคล้องกับบริบทภายใน ClickUp โดยอัตโนมัติ จัดรูปแบบบันทึก เชื่อมโยงงานใน ClickUp ที่เกี่ยวข้อง และเพิ่มการกล่าวถึงหรือการติดตามผลตามที่คุณพูด

ตัวอย่างเช่น ในระหว่างการตรวจสอบความคืบหน้าของสปรินต์ ผู้จัดการการส่งมอบสามารถใช้ Talk to Text เพื่อบรรยายสิ่งที่เปลี่ยนแปลงระหว่างสปรินต์ เช่น 'รอบ QA เพิ่มเติม' และ 'ความล่าช้าจากผู้ขาย' BrainGPT จะแปลงสิ่งนั้นให้เป็นเอกสารที่มีโครงสร้างซึ่งเชื่อมโยงกับสปรินต์นั้นทันที เมื่อเวลาผ่านไป บันทึกการสนทนาเหล่านี้จะกลายเป็นข้อมูลที่มีคุณค่าสำหรับการปรับปรุงการประมาณการในอนาคต การวิเคราะห์ความเร็ว และการคาดการณ์การส่งมอบ

การระบุรูปแบบการประเมินค่าต่ำเกินไปอย่างต่อเนื่องในทีมต่าง ๆ

ในหลายทีมและหลายรอบการทำงาน งานบางประเภท (เช่น การผสานระบบ การแก้ไขข้อบกพร่อง และการจัดทำเอกสาร) มักจะใช้เวลาเกินกว่าที่ประมาณการไว้เดิมอย่างสม่ำเสมอ เมื่อคุณรวบรวมข้อมูลความพยายามทั้งหมดในช่วงเวลาหนึ่ง รูปแบบเหล่านี้จะปรากฏชัดเจนและสร้างโอกาสในการปรับปรุงอย่างเป็นระบบ

การใช้ความแปรปรวนของความพยายามเพื่อปรับปรุงการวางแผนกำลังการผลิตในอนาคต

เมื่อพิจารณาเพียงลำพัง ความแปรปรวนของความพยายามสามารถอธิบายผลการดำเนินงานในอดีตได้ แต่เมื่อใช้อย่างต่อเนื่องเป็นระยะเวลานาน มันจะกลายเป็นหนึ่งในปัจจัยที่เชื่อถือได้มากที่สุดสำหรับการจัดสรรทรัพยากร สองทีมที่มีเวลาว่างเท่ากันอาจมีความสามารถเพียงพอที่แตกต่างกันอย่างมาก หากทีมหนึ่งมักจะเกินประมาณการหรือทำงานเสร็จล่าช้าในวงจรเนื่องจากข้อจำกัดด้านเวลาต่างๆ

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการติดตามความพยายามอย่างถูกต้องและการลดความคลาดเคลื่อน

มาสำรวจนิสัยปฏิบัติและพฤติกรรมการวางแผนที่ช่วยให้คุณสร้างการประมาณการที่น่าเชื่อถือมากขึ้น และลดความประหลาดใจในการส่งมอบ เพื่อการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

ข้อผิดพลาดทั่วไปที่นำไปสู่การติดตามความพยายามที่วางแผนไว้กับที่เกิดขึ้นจริงอย่างไม่ถูกต้อง

แม้โครงการที่วางแผนไว้อย่างดีก็ไม่สามารถติดตามความพยายามได้อย่างถูกต้อง

ที่นี่ เราจะแยกแยะข้อผิดพลาดที่ทำให้ความพยายามที่วางแผนไว้กับที่เกิดขึ้นจริงแตกต่างกัน และวิธีแก้ไขเพื่อขับเคลื่อนการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องในความมั่นใจของการประมาณการและการส่งมอบ

ลดความพยายามในการวางแผนด้วย ClickUp

การประมาณการความพยายามที่วางแผนไว้กับที่เกิดขึ้นจริงล้มเหลวเพราะข้อมูลอยู่ในหลายที่เกินไป ถูกอัปเดตช้าเกินไป หรือไม่เคยเชื่อมต่อกลับไปยังแผนเดิม

ClickUp นำการวางแผน การดำเนินการ และการวิเคราะห์ที่เกิดขึ้นจริงมาไว้ในระบบที่เชื่อมต่อกัน คุณจะได้รับ ClickUp Sprints เพื่อรักษาคำมั่นสัญญาเดิมของคุณ และ ClickUp Time Tracking สำหรับการบันทึกความพยายามที่เกิดขึ้นขณะทำงาน

แดชบอร์ดเปลี่ยนข้อมูลดิบให้กลายเป็นภาพรวมแบบเรียลไทม์ที่ครอบคลุมงาน ทีมงาน และไทม์ไลน์ต่าง ๆ ได้อย่างชัดเจน และ ClickUp Brain ยังเชื่อมโยงทุกส่วนเข้าด้วยกันด้วยการสรุปแนวโน้ม แสดงรูปแบบความแตกต่าง และเปลี่ยนความพยายามในอดีตให้กลายเป็นแนวทางที่มีประสิทธิภาพ

สมัครใช้ ClickUpฟรีวันนี้! ✅

คำถามที่พบบ่อย

คำถามที่พบบ่อยที่สุดเกี่ยวกับ TOPIC

ความพยายามที่วางแผนไว้เทียบกับความพยายามที่เกิดขึ้นจริง คือการเปรียบเทียบระหว่างความพยายามที่คุณประมาณการไว้สำหรับงาน (เป็นชั่วโมง, คะแนนเรื่องราว, หรือหน่วยอื่น ๆ) กับความพยายามที่ใช้จริงเมื่อทำงานเสร็จแล้ว ซึ่งจะช่วยชี้ให้เห็นว่าประมาณการตรงกับความเป็นจริงในจุดใด และจุดใดที่การดำเนินงานแตกต่างจากแผนที่วางไว้

ความถูกต้องของความพยายามวัดโดยการเปรียบเทียบความพยายามที่วางแผนไว้กับความพยายามที่เกิดขึ้นจริง โดยมักแสดงเป็นเปอร์เซ็นต์ของความแตกต่าง: '(ความพยายามที่เกิดขึ้นจริง – ความพยายามที่วางแผนไว้) ÷ ความพยายามที่วางแผนไว้ x 100' ความแตกต่างที่น้อยกว่าบ่งชี้ถึงความสอดคล้องที่ใกล้เคียงกันระหว่างการประมาณการกับความเป็นจริง

ระบบการจัดการโครงการและการติดตามเวลา เช่น ClickUp ช่วยให้คุณสามารถบันทึกการประมาณการ บันทึกเวลาที่ใช้จริง และรายงานความแตกต่างในแดชบอร์ดหรือรายงานได้

การประมาณการมักแตกต่างกันเนื่องจากอคติในแง่ดี ความซับซ้อนที่ซ่อนอยู่ การขัดจังหวะ ความพึ่งพาอาศัยกัน หรือความเสี่ยงที่ไม่ทราบล่วงหน้า ผู้คนมักจินตนาการถึงสภาพการณ์ในอุดมคติและมองข้ามความแปรปรวนในโลกความเป็นจริง ซึ่งเป็นปรากฏการณ์ที่เรียกว่าการวางแผนผิดพลาด

ทีมสามารถปรับปรุงการประมาณการได้โดยการใช้ประโยชน์จากข้อมูลการส่งมอบในอดีต, การนำมุมมองจากหลากหลายหน้าที่มาผสมผสาน, และการปรับปรุงเทคนิคการประมาณการ. นอกจากนี้ยังดีที่สุดที่จะทบทวนความแตกต่างในอดีตเพื่อให้ข้อมูลสำหรับการประมาณการในอนาคต. การเรียนรู้อย่างต่อเนื่องและการวิเคราะห์ย้อนหลังสามารถช่วยปรับปรุงความถูกต้องได้.