ทำไมเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์จึงไม่ใช่สิ่งที่คุณคิด

คุณใช้เวลาส่วนใหญ่ในแต่ละวันไปกับงานที่รู้สึกว่าเร่งด่วนแต่ไม่ได้ก่อให้เกิดผลลัพธ์ที่มีความหมาย

กล่องข้อความของคุณเต็มไปด้วย "คำถามด่วน" การประชุมเพิ่มขึ้นเหมือนกระต่าย 🐇🐇🐇🐇

งานที่สำคัญจริงๆ มักถูกเลื่อนไปทำพรุ่งนี้ อีกครั้ง

นี่ไม่ใช่ความล้มเหลวส่วนตัว—แต่มันเป็นปัญหาการเชื่อมต่อ

นักวิทยาศาสตร์เรียกสิ่งนี้ว่า "ผลกระทบจากความเร่งด่วนเพียงอย่างเดียว" กล่าวคือ ผู้คนมีพฤติกรรมราวกับว่าการทำภารกิจที่เร่งด่วนนั้นมีเสน่ห์ดึงดูดในตัวเอง โดยไม่คำนึงถึงผลลัพธ์ที่เป็นวัตถุประสงค์

กล่าวอีกนัยหนึ่ง: เราติดการแก้ปัญหาเฉพาะหน้าแทนที่จะป้องกันปัญหาตั้งแต่แรก

เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ (หรือที่รู้จักในชื่อเมทริกซ์สำคัญ-เร่งด่วน) ช่วยตัดผ่านความวุ่นวายทางความคิดนี้

อะไรคือเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์?

คิดถึง Eisenhower Matrix เป็นผู้ช่วยตัดสินใจส่วนตัวของคุณ

กรอบสี่ส่วนที่ดูเรียบง่ายนี้ (เร่งด่วนหรือไม่เร่งด่วน สำคัญหรือไม่สำคัญ) บังคับให้คุณแยกแยะระหว่างสิ่งที่รู้สึกเร่งด่วนกับสิ่งที่ขับเคลื่อนผลลัพธ์จริงๆ

แต่มีข้อแม้อยู่: ประโยชน์หลักของเมทริกซ์ไม่ใช่การทำให้คุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น

มันช่วยให้คุณควบคุมชีวิตของคุณเองแทน 👇🏼

งานวิจัยแสดงให้เห็นว่าผู้ที่ใช้กรอบการจัดลำดับความสำคัญรายงานว่ารู้สึกควบคุมเวลาของตนเองได้มากขึ้นอย่างมาก และระดับความเครียดก็ลดลง แม้ว่าผลลัพธ์โดยรวมของพวกเขาจะไม่เพิ่มขึ้นอย่างเห็นได้ชัด (จะกล่าวถึงเรื่องนี้เพิ่มเติมในภายหลัง)

ปรากฏว่าศัตรูตัวจริงไม่ใช่รายการสิ่งที่ต้องทำของคุณ สมองของคุณไม่สามารถแยกแยะความแตกต่างระหว่างเสือเขี้ยวดาบกับการแจ้งเตือนใน Slack ได้

สรุปสั้น: วิธีใช้เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์

ตกลง สมองของเรามีข้อบกพร่อง แต่เป็นความผิดของสมองทั้งหมดหรือไม่? ไม่เชิง

ชีวิตสมัยใหม่เต็มไปด้วยสิ่งรบกวน—จากโทรศัพท์ แล็ปท็อปที่ทำงาน Alexa และแม้แต่ Roomba ของคุณ! (ให้ฉันพักบ้างเถอะ?)

หากคุณอยู่ในทีมที่ต้องจัดการกับเครื่องมือมากกว่า 15 อย่าง งานวิจัยระบุว่า คุณมีโอกาสติดอยู่ในวงจรประสิทธิภาพต่ำถึงสี่เท่าไม่น่าแปลกใจเลยที่ 42% ของเวลาทำงานของเราต้องสูญเสียไปกับปัญหาการสลับบริบทและความวุ่นวาย

แล้วเราควรทำอย่างไร? เราคิดค้นเทคนิคการจัดการเวลาของเราเอง (92% ของเรา, อย่างแม่นยำ) ในขณะที่ประมาณ76% ของเราเชื่อมั่นในระบบการจัดลำดับความสำคัญส่วนตัวของเรา

อย่างไรก็ตาม65% ยอมรับว่าพวกเขาเพียงแค่ทำภารกิจที่ง่ายหรือเร่งด่วนเท่านั้นในขณะที่สิ่งที่เปลี่ยนแปลงเกมจริงๆ กลับถูกปล่อยให้ฝุ่นจับ

เข้าสู่เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์: เครื่องมือดั้งเดิม "หยุดหลอกตัวเอง"

มันตัดผ่านเสียงรบกวนทั้งหมด บังคับให้คุณเผชิญหน้ากับสิ่งที่สำคัญจริงๆ

The Matrix คือการตรวจสอบความเป็นจริงของคุณ เป็นเข็มทิศแห่งประสิทธิภาพการทำงาน และเป็นโอกาสที่ดีที่สุดในการทำให้วันทำงานของคุณมีความหมายอย่างแท้จริง

และทันใดนั้น คุณก็รู้ทันทีว่าอันไหนที่ต้องการความสนใจจากคุณ!

🛠️ ชุดเครื่องมือพร้อมใช้งาน:แม่แบบ Eisenhower Matrix ของ ClickUp ที่มีโครงสร้างสำเร็จรูปซึ่งจัดเรียงงานโดยอัตโนมัติเป็นสี่ส่วนตามลำดับความสำคัญ และปรับเปลี่ยนได้ตามการเปลี่ยนแปลงของเป้าหมายของคุณ

นอกจากนี้ คุณสามารถแปลงรายการเมทริกซ์ของคุณให้เป็นงานได้อย่างง่ายดายบน ClickUp และเจาะลึกลงไปในแต่ละควอดแรนต์ของเมทริกซ์เพื่อความละเอียดที่มากขึ้น

อะไรคือปัญหาที่เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์สามารถแก้ไขได้จริง?

เราเคยกล่าวถึงเรื่องนี้มาก่อนแล้ว: สมองของคุณมีข้อบกพร่อง

เมื่อสิ่งใดรู้สึกเร่งด่วน ระบบเตือนภัยโบราณของคุณจะหลอกให้คุณเชื่อว่ามันสำคัญเช่นกัน

ความวิตกกังวลของคุณมีมาแต่โบราณแล้ว!

นั่นแหละ เราพูดออกมาแล้ว!

สมองของคุณกำลังทำงานด้วยซอฟต์แวร์ยุคก่อนประวัติศาสตร์ในโลกที่ถูกอัปเดตด้วยความเร็วสูง

ตลอดเวลากว่า 95% ของประวัติศาสตร์มนุษยชาติ ความวิตกกังวลของบรรพบุรุษของเราเป็นระบบเตือนภัยที่ปรับแต่งอย่างละเอียด เพื่อเตรียมพร้อมให้พวกเขารอดชีวิตในป่า (Nesse, 2022;Stein & Nesse, 2016) ในสมัยนั้น เสียงกระซิบในพุ่มไม้สามารถหมายถึงผู้ล่า ดังนั้นการเพิ่มขึ้นของความวิตกกังวลจึงเป็นเรื่องที่สมเหตุสมผลอย่างยิ่ง

หากมองไปข้างหน้าถึงวันนี้ สภาพแวดล้อมของเราได้เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็วเกินกว่าที่ชีววิทยาของเราจะตามทัน—การเกษตรมีอายุเพียง 10,000 ปี ไฟฟ้าเพิ่งมีมาเพียงหนึ่งศตวรรษ และข้อมูลดิจิทัลที่ล้นหลามก็เพิ่งเริ่มเข้ามาไม่นานนี้เอง

สมองของเรา ซึ่งยังคงถูกเชื่อมโยงกับภัยคุกคามจากสัตว์ฟันดาบในอดีต ยังคงตอบสนองต่ออีเมล กำหนดเวลา และการแจ้งเตือนจากโซเชียลมีเดียด้วยความเร่งด่วนแบบดั้งเดิมเช่นเดียวกัน

ความไม่สอดคล้องเป็นเรื่องจริง: สิ่งที่เคยปกป้องเราในอดีต บัดนี้กลับทำให้เรารู้สึกถูกคุกคามจาก "ภัยคุกคาม" ที่บรรพบุรุษของเราไม่เคยจินตนาการถึง ดังนั้น หากความวิตกกังวลของคุณดูเหมือนไม่เข้ากับสถานการณ์ อย่าคิดว่านั่นเป็นข้อบกพร่องส่วนตัวของคุณ แต่มันคือสมองโบราณของคุณที่กำลังทำหน้าที่อย่างดีที่สุดในโลกใบใหม่ที่ไม่เคยมีมาก่อน

และนั่นก็นำเราไปสู่ส่วนถัดไป

ผลกระทบจากความเร่งด่วนเพียงผิวเผิน: ฉันคือปัญหา มันคือฉัน!

บ่ายวันอังคาร และกล่องจดหมายของคุณเต็ม—อีเมล 47 ฉบับกำลังถกเถียงเรื่องสั่งอาหารกลางวัน คุณตอบทุกฉบับแล้ว ส่วนโปรเจกต์สำคัญที่จะสร้างเส้นทางอาชีพของคุณ? ยังไม่ได้แตะเลย ทำไมล่ะ?

มื้อกลางวันมีกำหนดเวลา แต่โครงการไม่มี สมองของคุณเลือกมื้อกลางวันทุกครั้ง

เนื่องจากปรากฏการณ์ความเร่งด่วนเพียงอย่างเดียวเกิดขึ้นซึ่งมักจะชัดเจนเป็นพิเศษสำหรับผู้คนที่มองว่าตนเองมีงานยุ่ง

สมองของคุณไม่สนใจเรื่องเงิน การเติบโต หรือผลกระทบ มันเห็นแค่เส้นตายแล้วทำงานแบบมนุษย์ถ้ำ ยิ่งคุณรู้สึกยุ่งมากเท่าไหร่ มันก็ยิ่งแย่ลงเท่านั้น ความรู้สึกท่วมท้นนำไปสู่การจัดลำดับความสำคัญที่แย่ ซึ่งทำให้คุณยุ่งมากขึ้น และทำให้คุณจัดลำดับความสำคัญได้แย่ลง เป็นวงจรอุบาทว์

นักวิจัยที่เปิดเผย "ผลกระทบจากความเร่งด่วนเพียงอย่างเดียว" พบวิธีหนึ่งในการทำลายวงจรนี้: ทำให้ผลลัพธ์ของงานสำคัญชัดเจนยิ่งขึ้น (ทำไมเราไม่คิดถึงเรื่องนี้มาก่อนนะ!)

เมื่อผู้คนสามารถมองเห็นได้อย่างชัดเจนว่าพวกเขาจะได้รับอะไรจากงานที่สำคัญ พวกเขามีแนวโน้มที่จะละเลยสิ่งที่ทำให้เสียสมาธิอย่างเร่งด่วนมากขึ้น

นี่คือสิ่งที่เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ทำอย่างแท้จริง; มันขัดจังหวะ กับดักความเร่งด่วน และบังคับให้คุณถาม:

งานที่กำลังกดดันฉันอยู่นี้มันช่วยผลักดันให้งานคืบหน้าจริงหรือเปล่า? หรือฉันแค่กำลังไล่ตามความรู้สึกดีชั่วคราวที่ได้ขีดฆ่าสิ่งที่ต้องทำออกจากรายการเท่านั้น?

เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ไม่ได้มีไว้เพื่อทำให้คุณมีประสิทธิผลมากขึ้น

ประโยชน์ที่แท้จริงของตารางไอเซนฮาวร์นั้นเป็นเรื่องทางจิตวิทยามากกว่า

เนื่องจากเมทริกซ์ช่วยเพิ่มการควบคุมเวลาที่คุณรู้สึกได้อย่างมีนัยสำคัญ ซึ่งช่วยลดความเครียดและป้องกันการหมดไฟได้อย่างมาก

ผลผลิตใด ๆ ที่เกิดขึ้นเป็นเพียงผลพลอยได้ที่น่ายินดี

ในความเป็นจริง มีงานวิจัยมากมายที่หักล้างความเชื่อที่ว่าแบบแผนความคิดในการบริหารเวลาทำให้คุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น ในความเป็นจริงแล้ว พวกมันทำสิ่งอื่นโดยสิ้นเชิง

ทำไมการรู้สึกว่าคุณควบคุมได้จึงดีกว่าการมีประสิทธิภาพ

งานวิจัยด้านการบริหารเวลาที่สำคัญที่สุดมาจากเทเรส มาคาน ในปี 1994 เธอต้องการที่จะหาว่าการบริหารเวลาช่วยให้ผู้คนทำงานได้ดีขึ้นจริงหรือไม่

คำเตือน: มันไม่ได้เกิดขึ้น

Macan ทดสอบพฤติกรรมการจัดการเวลาโดยใช้กลุ่มตัวอย่างพนักงานจำนวนมาก พบว่าผู้ที่ตั้งเป้าหมายและจัดลำดับความสำคัญรู้สึกควบคุมเวลาของตนเองได้มากขึ้น มีความเครียดน้อยลง และมีความสุขในการทำงานมากขึ้น

เจ้านายของพวกเขาไม่คิดว่าพวกเขาทำงานได้ดีขึ้น

บางทีประโยชน์หลักของการบริหารเวลาอาจไม่ได้อยู่ที่ผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงาน แต่เป็นผลกระทบต่อทัศนคติ

การศึกษาในปี 2010 โดย Häfner และ Stockได้ขยายความนี้ต่อไป

พวกเขาให้การฝึกอบรมการจัดการเวลาแก่พนักงานบางคน. กลุ่มที่ได้รับการฝึกอบรมรู้สึกควบคุมได้มากขึ้นและเครียดน้อยลง. แต่พวกเขาไม่ได้ดีขึ้นในงานของพวกเขาตามตัวชี้วัดที่สามารถวัดได้.

ผลการศึกษาของเราแสดงให้เห็นว่าการรับรู้การควบคุมเวลาที่เพิ่มขึ้นนำไปสู่การลดลงของความเครียดและเพิ่มการรายงานตนเองเกี่ยวกับประสิทธิภาพ

💁‍♀️ การแปล: กรอบการจัดการเวลาคือการบำบัด ไม่ใช่ตัวเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

ประวัติของเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์: มองในบริบท

ดไวต์ ดี. ไอเซนฮาวร์ ไม่ได้เป็นผู้คิดค้น เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ เขาไม่ได้ใช้ตาราง 2×2 ด้วยซ้ำ

สิ่งที่เขาทำคือการทำให้หลักการพื้นฐานกลายเป็นที่นิยม ซึ่งต่อมาจะกลายเป็นกรอบแนวคิดที่โปรดปรานของกูรูด้านการเพิ่มประสิทธิภาพทุกคน

การเข้าใจความแตกต่างนี้เผยให้เห็นว่าทำไมเมทริกซ์จึงทำงานได้ และทำไมบางครั้งจึงไม่ได้ผล

ผู้ชายที่มีปัญหาสำคัญจริงๆ

ก่อนที่ไอเซนฮาวร์จะดำรงตำแหน่งประธานาธิบดี เขาเคยเป็นผู้บัญชาการทหารสูงสุดฝ่ายสัมพันธมิตรในช่วงสงครามโลกครั้งที่สอง

เขาวางแผนวันดีเดย์ เขาบริหารนายพลที่คิดว่าตัวเองฉลาดกว่าเขา เขาต้องรับมือกับทั้งเชอร์ชิลล์และสตาลินในวันเดียวกัน (โอ้โห)

เมื่อไอเซนฮาวร์พูดถึงเรื่องเร่งด่วนกับเรื่องสำคัญ เขาไม่ได้กำลังเทศนาเรื่องการทำให้กล่องจดหมายว่างเปล่า

เขากำลังพูดถึงความแตกต่างระหว่างการตอบสนองต่อการเคลื่อนไหวล่าสุดของฮิตเลอร์กับการวางแผนการรุกรานที่จะยุติสงคราม

ความสามารถของเขาในการมุ่งเน้นสิ่งที่สำคัญในขณะที่โลกกำลังลุกเป็นไฟ ทำให้เขากลายเป็นตัวอย่างที่ชัดเจนของกรอบการกำหนดลำดับความสำคัญ

คำพูดที่ทุกคนเข้าใจผิด

ประโยคที่มีชื่อเสียงเกี่ยวกับปัญหาที่เร่งด่วนและสำคัญ? ไอเซนฮาวร์เป็นคนพูด แต่เขาได้กล่าวอ้างถึงคนอื่น

ฉันมีปัญหาอยู่สองประเภท คือเรื่องเร่งด่วนกับเรื่องสำคัญ เรื่องเร่งด่วนไม่ใช่เรื่องสำคัญ และเรื่องสำคัญไม่เคยเร่งด่วน

เขาได้กล่าวถ้อยคำนี้ในระหว่างการปราศรัยเมื่อปี 1954โดยระบุอย่างชัดเจนว่าเป็นผลงานของอดีตอธิการบดีมหาวิทยาลัยที่ไม่เปิดเผยชื่อ ต่อมาบุคคลดังกล่าวได้รับการระบุว่าเป็น ดร. เจ. รอสโค มิลเลอร์ จากมหาวิทยาลัยนอร์ธเวสเทิร์น

คำพูดของไอเซนฮาวร์เองจากคำปราศรัยในปี 1961 สะท้อนให้เห็นถึงความท้าทายที่แท้จริง:

ใครสามารถกำหนดให้เราได้อย่างถูกต้องว่าความแตกต่างระหว่างระยะยาวกับระยะสั้นคืออะไร! ยิ่งเมื่อกิจการของเราดูเหมือนจะอยู่ในภาวะวิกฤต เราแทบจะถูกบังคับให้ให้ความสนใจเป็นอันดับแรกกับสิ่งที่เป็นปัจจุบันและเร่งด่วนมากกว่าสิ่งที่มีความสำคัญในอนาคต

รายละเอียดที่สำคัญที่สุด? แม้แต่ชายผู้วางแผนการปลดปล่อยยุโรปยังรู้สึกถึงแรงดึงดูดของภารกิจที่เร่งด่วนแต่ไร้จุดหมาย

เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์: จากปรัชญาสู่อุปกรณ์เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

สตีเฟน โควีย์ ได้นำแนวคิดของไอเซนฮาวร์มาพัฒนาเป็นตารางสี่ช่องที่เราคุ้นเคยกันในปัจจุบัน

ในหนังสือของเขาที่ตีพิมพ์ในปี 1989ชื่อว่า 7 นิสัยของคนที่มีประสิทธิภาพสูง โควีได้สร้างกรอบความคิดที่ช่วยให้แนวคิดนี้ติดอยู่ในใจผู้อ่าน

ไอเซนฮาวร์มอบภูมิปัญญา โควีย์มอบแบบฝึกหัด

การวิเคราะห์เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์

แต่ละควอดแรนต์ในเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์เป็นเขตยุทธศาสตร์ที่มีคำสั่งการกระทำเฉพาะและสภาวะทางจิตวิทยา

นี่คือภาพรวมอย่างรวดเร็วว่าแต่ละควอดแรนท์เหล่านี้ส่งผลต่อพฤติกรรมของคุณอย่างไร:

เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์: ภูมิทัศน์ทางอารมณ์ของแต่ละควอดแรนต์

ควอดแรนท์ 1: ควอดแรนท์แห่งวิกฤต

นี่คือที่สำหรับรายการที่ต้องดำเนินการอย่างเร่งด่วนและสำคัญทั้งหมด

คิดถึงเหตุฉุกเฉินที่แท้จริง ปัญหาที่เร่งด่วน และโครงการที่ถึงกำหนดเส้นตายสุดท้ายแล้ว

ควอดแรนท์ 2: ควอดแรนท์ของคุณภาพและกลยุทธ์

ยินดีต้อนรับสู่บ้านของงานที่ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ ที่ซึ่งความสำเร็จระยะยาวถูกออกแบบและสร้างขึ้น

ควอดแรนท์ 3: ควอดแรนท์แห่งการหลอกลวง

ที่นี่เราพบกับพวกชอบทำตัวยุ่ง: งานเร่งด่วนทั้งหมดที่ไม่สำคัญ 🌚

ลองนึกภาพโซนเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานปลอมที่เต็มไปด้วยงานที่เรียกร้องความสนใจแต่ไม่ได้ช่วยพัฒนาเป้าหมายหลักของคุณเลย

ควอดแรนท์ 4: ควอดแรนท์ของของเสีย

สวัสดี ถังขยะ? 🗑️

บางทีอาจจะรุนแรงไปหน่อย แต่ภารกิจเหล่านี้ไม่ได้ให้คุณค่าที่แท้จริงและกลับทำให้ชีวิตที่ดำเนินไปอย่างดีด้อยค่าลง

วิธีใช้เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์อย่างมีประสิทธิภาพ

วิธีการไอเซนฮาวร์ทำงานได้ดีที่สุดเมื่อใช้เป็นกิจวัตรประจำวัน ไม่ใช่การฝึกฝนเพียงครั้งเดียว

ขั้นตอนที่ 1: ระบายความคิดทุกอย่างออกมา

ใช้เวลา 10 นาทีในการเขียนทุกงาน ทุกโครงการ และทุกภาระหน้าที่ที่แย่งความสนใจของคุณออกมา อย่ากรองข้อมูลในตอนนี้ แค่เขียนออกมาทั้งหมด

ขั้นตอนที่ 2: กำหนดความหมายของคำว่า "สำคัญ" ของคุณ

นี่คือขั้นตอนที่สำคัญที่สุด จดเป้าหมาย 3-5 ข้อที่สำคัญที่สุดของคุณสำหรับไตรมาสปัจจุบัน งานจะถือว่า "สำคัญ" ก็ต่อเมื่อมันมีส่วนช่วยโดยตรงต่อเป้าหมายใดเป้าหมายหนึ่งเหล่านี้เท่านั้น สิ่งอื่น ๆ ทั้งหมดไม่สำคัญตามคำจำกัดความ

ขั้นตอนที่ 3: แยกประเภทอย่างเด็ดขาด

ตรวจสอบข้อมูลที่อยู่ในหัวของคุณและจัดวางแต่ละรายการในควอดแรนต์ที่เหมาะสม โปรดซื่อสัตย์ อีเมลที่ "เร่งด่วน" จากเพื่อนร่วมงานของคุณอาจเป็นการขัดจังหวะในควอดแรนต์ที่ 3 ที่แฝงตัวมาในรูปแบบของงาน

ขั้นตอนที่ 4: แบ่งเวลาสำหรับไตรมาสที่ 2 ของคุณ

งานในไตรมาสที่ 2 ไม่มีกำหนดส่งที่เร่งรัด ทำให้ถูกเลื่อนออกไปเรื่อยๆ จัดสรรเวลาเฉพาะสำหรับงานที่สำคัญที่สุดในไตรมาสที่ 2 และให้ความสำคัญกับช่วงเวลาเหล่านั้นเหมือนกับการประชุมกับลูกค้า

ขั้นตอนที่ 5: สร้างระบบป้องกันของคุณ

งานในไตรมาสที่ 3 เป็นศัตรูของความก้าวหน้าในไตรมาสที่ 2 สร้างระบบเพื่อลดงานเหล่านี้ให้น้อยที่สุด:

4 ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยเมื่อใช้เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์

เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์มักล้มเหลวด้วยเหตุผลที่คาดการณ์ได้เสมอ

(ไม่ต้องกังวล—แต่ละอันมีวิธีแก้ไขด้วย!)

1. คุณคิดว่าคุณเก่งในการประมาณเวลามากกว่าที่คุณเป็นจริง

ทุกคนคิดว่าโครงการต่อไปของพวกเขาจะแตกต่างออกไป

คราวนี้คุณจะเสร็จเร็ว คราวนี้จะไม่มีความประหลาดใจ

คุณผิด คุณเคยผิดมาก่อนแล้ว และคุณก็จะผิดอีก

การวางแผนผิดพลาดเป็นเรื่องจริง: คุณประเมินเวลาที่ใช้ในการทำงานต่ำเกินไป แม้ว่าคุณจะมีข้อมูลที่พิสูจน์แล้วว่าคุณมักจะประเมินเวลาต่ำเกินไปก็ตาม

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณใส่ "เขียนกลยุทธ์การตลาด" ในไตรมาสที่ 2 และกำหนดเวลาไว้สำหรับบ่ายวันศุกร์ ความเป็นจริงคือ? มันต้องการข้อมูลจากสามแผนก ต้องผ่านการอนุมัติสองรอบ และต้องผ่านการตรวจสอบทางกฎหมาย สองสัปดาห์ต่อมา มันกลายเป็นวิกฤตในไตรมาสที่ 1 เพราะการประชุมคณะกรรมการมีขึ้นในวันพรุ่งนี้

ทันใดนั้น คุณก็ตระหนักว่านี่ไม่ใช่ภารกิจสำหรับบ่ายวันศุกร์

2. "สำคัญ" คือสิ่งที่เจ้านายของคุณคิดว่าสำคัญ

ความเร่งด่วนเป็นเรื่องของวัตถุประสงค์. กำหนดเวลาคือวันศุกร์ หรือไม่ก็ไม่ใช่.

ความสำคัญเป็นเรื่องของมุมมองส่วนบุคคล บ่อยครั้งที่มันถูกยึดครองโดยคนที่พูดเสียงดังที่สุดหรือมีตำแหน่งสูงที่สุด

คำถาม "สั้น ๆ" ของเจ้านายคุณอาจรู้สึกสำคัญเพราะมาจากเจ้านายของคุณ แต่มันช่วยผลักดันเป้าหมายของคุณไปข้างหน้าจริง ๆ หรือไม่? อาจไม่

3. คุณไม่สามารถมอบหมายงานอะไรได้จริง ๆ

เมทริกซ์การตัดสินใจแบบไอเซนฮาวร์ระบุว่างานในไตรมาสที่ 3 ควรมอบหมายให้ผู้อื่น

เยี่ยม ไปกับใคร?

หากคุณเป็นผู้ก่อตั้งคนเดียว นักเรียน หรือใครก็ตามที่ไม่มีผู้ใต้บังคับบัญชาโดยตรง คำว่า "มอบหมายงาน" เป็นคำแนะนำที่ไม่สมจริง มันเหมือนกับการถูกบอกให้ "จ้างใครสักคน" เมื่อคุณกำลังเริ่มต้นธุรกิจด้วยเงินทุนของตัวเอง

การประชุมครั้งนี้สามารถส่งอีเมลแทนได้ไหม? คุณช่วยตั้งค่าอีเมลตอบกลับอัตโนมัติได้ไหม? คุณช่วยรวบรวมการขัดจังหวะทั้งหมดนี้ให้อยู่ในหนึ่งชั่วโมงแทนที่จะปล่อยให้มันทำลายทั้งวันของคุณได้ไหม?

งานส่วนใหญ่ในไตรมาสที่ 3 ไม่จำเป็นต้องมีอยู่จริง พวกมันเป็นเพียงนิสัยที่แฝงตัวมาในรูปแบบของงาน เช่น การตอบคำถามเดิมซ้ำเป็นครั้งที่ 10! แค่ตั้งค่าตัวแทนตอบคำถามที่ใช้ AI อย่างเช่นตัวนี้ที่นี่ 👇🏼

4. คุณกำลังใช้เครื่องมือแบบคงที่สำหรับงานที่มีความเปลี่ยนแปลง

ลำดับความสำคัญของคุณเปลี่ยนไป งานในไตรมาส 2 วันนี้อาจกลายเป็นวิกฤตในไตรมาส 1 พรุ่งนี้

และรายการสิ่งที่ต้องทำบนกระดาษ? มันล้าสมัยทันทีที่คุณเขียนมันลงไป

นอกจากนี้ อย่างที่ผู้ใช้ Reddit คนนี้พูดว่า:

ฉันมีงานมากมายจนไม่รู้จะจัดวางอย่างไรในเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ ฉันชอบแนวคิดนี้มาตลอด แต่ไม่เคยสามารถนำไปใช้ได้เลย

🧠 วิธีแก้ไข: ใช้ระบบแบบไดนามิก ตัวอย่างเช่น ด้วย ClickUp คุณสามารถสร้างเมทริกซ์ลำดับความสำคัญที่ปรับเปลี่ยนและใช้งานได้จริง:

• ตั้งค่าฟิลด์ที่กำหนดเอง สำหรับ "ความเร่งด่วน" และ "ความสำคัญ"
• ใช้มุมมองกระดานที่จัดกลุ่มตามฟิลด์เหล่านี้เพื่อสร้างการแสดงผลแบบสี่คอลัมน์ที่มองเห็นได้
• เมื่อลำดับความสำคัญเปลี่ยน ให้อัปเดตฟิลด์ที่กำหนดเอง และงานจะย้ายไปยังควอดแรนต์ที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติ

ใครควรใช้เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์

ทุกคนคิดว่าพวกเขาต้องการ Eisenhower Matrix แต่ไม่ใช่ทุกคนที่จริงๆ แล้วต้องการ

แต่ถ้าคุณกำลังจมอยู่กับความต้องการที่แข่งขันกันและไม่สามารถแยกแยะระหว่างเหตุฉุกเฉินจริงกับการวางแผนที่ไม่ดีของคนอื่นได้ โปรดอ่านต่อไป

สำหรับซีอีโอและผู้บริหารระดับสูง

ศัตรูที่ใหญ่ที่สุดของคุณไม่ใช่คู่แข่ง แต่เป็นภาพลวงตาที่คิดว่าทุกสิ่งที่ผ่านโต๊ะของคุณมีความสำคัญเท่าเทียมกัน

ในฐานะซีอีโอ คุณได้รับค่าตอบแทนเพื่อคิดเชิงกลยุทธ์ ไม่ใช่เพื่อตอบอีเมลจากผู้ขายทุกฉบับหรืออนุมัติโพสต์บนโซเชียลมีเดียทุกโพสต์ด้วยตัวเอง วิธีการไอเซนฮาวร์จะบังคับให้คุณปกป้องทรัพยากรที่มีค่าที่สุดของคุณ นั่นคือเวลาสำหรับการเป็นผู้นำที่แท้จริง

👉🏽 ตรวจสอบความเป็นจริง: หากคุณใช้เวลาในไตรมาสที่ 1 (โหมดวิกฤต) มากกว่าไตรมาสที่ 2 (การวางแผนกลยุทธ์) คุณไม่ได้เป็นผู้นำ—คุณเป็นเพียงนักดับเพลิงที่ได้รับค่าตอบแทนสูงสุดในอาคารเท่านั้น

👉🏽 จุดที่ลงตัวในไตรมาสที่ 2 ของคุณ: การเตรียมความพร้อมของคณะกรรมการ กลยุทธ์ระยะยาว การวางแผนสืบทอดตำแหน่ง และการคิดอย่างลึกซึ้งที่ไม่สามารถเกิดขึ้นได้ระหว่างการประชุม

🤔 ต้องการเพิ่มพลังให้กับการคิดเชิงกลยุทธ์ของคุณหรือไม่?Kyle Coleman, GVP ที่ ClickUp, อธิบายว่าเขาจัดลำดับความสำคัญอย่างไร!

สำหรับผู้ประกอบการเดี่ยวและฟรีแลนซ์

คุณสวมหมวกทุกใบในธุรกิจของคุณ บริการลูกค้า การตลาด การบัญชี การพัฒนาผลิตภัณฑ์—ทุกอย่างล้วนตกมาอยู่บนโต๊ะของคุณ

เมทริกซ์ช่วยให้คุณแยกแยะระหว่างงานที่ช่วยขยายธุรกิจของคุณ (Q2) กับงานที่ทำให้คุณรู้สึกยุ่งแต่ไม่เกิดผล (Q3 และ Q4)

ตัวอย่างเช่น การตอบอีเมลของลูกค้าภายใน 30 วินาทีไม่ได้ทำให้คุณดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น แต่มันทำให้คุณกลายเป็นระบบตอบสนองที่ผ่านการฝึกฝนมาอย่างดีในการขัดจังหวะ

👉🏽 กลยุทธ์การเอาตัวรอดของคุณ: จัดกลุ่มงานไตรมาส 3 ให้อยู่ในช่วงเวลาที่กำหนด ตรวจสอบอีเมลวันละสองครั้ง ไม่ใช่ 200 ครั้ง

สำหรับนักเรียน

โรงเรียนถูกออกแบบมาเพื่อให้ทุกสิ่งทุกอย่างรู้สึกเร่งด่วน ทุกงานมีกำหนดส่ง ทุกการทดสอบมีความสำคัญต่อเกรดเฉลี่ยของคุณ ทุกกิจกรรม "ดูดีในใบสมัครเข้ามหาวิทยาลัย"

เมทริกซ์การตัดสินใจแบบไอเซนฮาวร์ช่วยให้คุณแยกการเรียนรู้ที่แท้จริง (Q2) ออกจากงานวิชาการที่ไม่ก่อให้เกิดประโยชน์ (Q3)

ตัวอย่างเช่น ใช้เวลาสามชั่วโมงในการปรับรูปแบบเอกสารให้สมบูรณ์แบบแทนที่จะเข้าใจแนวคิดจริงๆ การปรับรูปแบบให้สมบูรณ์แบบคือ Q3 การเข้าใจอย่างลึกซึ้งคือ Q2

สำหรับผู้จัดการและผู้นำทีม

คุณติดอยู่ตรงกลาง ผู้บริหารโยนเป้าหมายเชิงกลยุทธ์มาให้คุณ ทีมของคุณยกระดับการตัดสินใจเล็กๆ น้อยๆ ทุกอย่างมาให้คุณ ลูกค้าต้องการอัปเดตทุกๆ ห้านาที

เมทริกซ์ด่วน-สำคัญ ช่วยให้คุณแยกแยะว่าอะไรที่สมองของคุณต้องจัดการจริง ๆ กับอะไรที่ต้องการลายเซ็นของคุณ

ตัวอย่างเช่น ผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณสามารถจัดการกับการโทรเช็คอินลูกค้าที่ "เร่งด่วน" ได้ (ไตรมาส 3) คุณไม่สามารถมอบหมายการประเมินผลการปฏิบัติงานรายไตรมาสที่กำหนดว่าใครจะได้รับการเลื่อนตำแหน่ง (ไตรมาส 2)

👉🏽 กับดักของผู้จัดการ: คิดว่าคุณไม่สามารถถูกแทนที่ได้. งานส่วนใหญ่ในไตรมาสที่ 3 ของคุณมีอยู่เพราะคุณยังไม่ได้ฝึกอบรมทีมของคุณให้สามารถรับมือกับงานเหล่านั้นได้.

นี่คือสิ่งที่Gaurav Agarwal, COO ของ ClickUp กล่าวเกี่ยวกับกับดักนั้น!

เมื่อเร็ว ๆ นี้ฉันได้ปรับเปลี่ยนวิธีการเตรียมเนื้อหาสำหรับการทบทวนธุรกิจรายไตรมาสของฉัน: ก่อนหน้านี้: ฉันใช้เวลา 20 ชั่วโมงในการรวบรวมข้อมูลด้วยตัวเอง, สร้างเรื่องราว, และทำสไลด์ ตอนนี้: ทีมของฉันใช้เวลา 30 ชั่วโมง และฉันใช้เวลา 5 ชั่วโมง นั่นคือทั้งหมด 35 ชั่วโมงเมื่อเทียบกับ 20 ชั่วโมงก่อนหน้านี้

ดูเหมือนไม่มีประสิทธิภาพใช่ไหม? แต่แนวทางนี้: • ปลดปล่อยเวลา 15 ชั่วโมงของฉันไปทำงานที่มีมูลค่าสูงกว่า • สร้างผลลัพธ์สุดท้ายที่ดีกว่าที่ฉันสามารถทำได้เพียงลำพัง • ช่วยให้ทีมของฉันพัฒนาความเข้าใจที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้นเกี่ยวกับธุรกิจ • ครั้งต่อไปที่เราทำสิ่งนี้ เวลาทั้งหมด 35 ชั่วโมงจะกลายเป็น 25 ชั่วโมง นี่คือปริศนาแห่งการผลิตผลของการขยายตัว: สิ่งที่ดูเหมือนลดประสิทธิภาพในระดับหน่วยจริง ๆ แล้วสร้างผลประโยชน์แบบทวีคูณในระดับระบบ

เมทริกซ์ไอเซนฮาวเวอร์สำหรับทีมเทียบกับบุคคล

เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ เทียบกับกรอบแนวคิดเพิ่มประสิทธิภาพอื่นๆ

Eisenhower Matrix ไม่ใช่เครื่องมือเดียวที่มีอยู่

แม้ว่าจะเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี แต่บางสถานการณ์ก็ต้องการวิธีการที่แตกต่างกัน

คิดถึงทางเลือกเหล่านี้เป็นเครื่องมือเฉพาะทางในชุดเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพของคุณ—แต่ละชิ้นถูกออกแบบมาเพื่อแก้ไขปัญหาเฉพาะที่เมทริกซ์ไม่สามารถจัดการได้

เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ vs. หลักการพาเรโต (กฎ 80/20)

หลักการพาเรโตทำงานบนความเข้าใจที่เรียบง่ายแต่ทรงพลัง: 80% ของผลลัพธ์ของคุณมาจาก 20% ของความพยายามของคุณ มันไม่ได้เกี่ยวกับการจัดเรียงงาน แต่เป็นการค้นหาจำนวนกิจกรรมเล็กๆ ที่สร้างคุณค่าอย่างไม่สมส่วน

✅ เมื่อพาริโตชนะ: คุณกำลังจมอยู่ในงานที่ยุ่งเหยิงแต่ไม่แน่ใจว่ากิจกรรมใดที่ส่งผลจริง กฎ 80/20 บังคับให้คุณมองผลลัพธ์และทำงานย้อนกลับ 20% ของลูกค้าใดที่สร้างรายได้ 80% ของคุณ? 20% ของคุณสมบัติใดที่สร้างการมีส่วนร่วมของผู้ใช้ 80%?

ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการฝ่ายการตลาดตระหนักว่า 80% ของลูกค้าที่มีคุณสมบัติเหมาะสมมาจากเพียง 2 ช่องทางจากทั้งหมด 10 ช่องทาง แทนที่จะพยายามปรับปรุงทั้ง 10 ช่องทางอย่างเท่าเทียมกัน (การคิดแบบไอเซนฮาวร์) เธอเลือกที่จะทุ่มเทให้กับสองช่องทางที่ได้ผลและยกเลิกช่องทางที่เหลือ (การคิดแบบพาเรโต)

✅ เมื่อไอเซนฮาวเออร์ชนะ: คุณรู้ว่าอะไรสำคัญ แต่ไม่สามารถหยุดวอกแวกกับงานเร่งด่วนแต่ไร้ประโยชน์ได้ การวิเคราะห์แบบพาเรโตจะไม่ช่วยให้คุณเพิกเฉยต่อการแจ้งเตือนใน Slack แต่เมทริกซ์จะทำได้

เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ vs. วิธี MoSCoW

ไม่ใช่เมืองนะ จริงๆ แล้วมันคือตัวย่อ: ต้องมี, ควรมี, อาจจะได้, จะไม่มี

กรอบการทำงานนี้เกิดขึ้นในด้านการพัฒนาซอฟต์แวร์เพื่อแก้ปัญหาเฉพาะอย่างหนึ่ง: การตัดสินใจว่าจะสร้างฟีเจอร์ใดเมื่อคุณไม่สามารถสร้างทุกอย่างได้

✅ เมื่อ MoSCoW ชนะ: คุณกำลังบริหารโครงการที่มีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายคนซึ่งทุกคนคิดว่าคำขอของตน "เร่งด่วนและสำคัญ" ทั้งหมด วิธีการ Eisenhower จะไม่สามารถใช้ได้เพราะคำจำกัดความของ "สำคัญ" ของแต่ละคนแตกต่างกัน

MoSCoW บังคับให้มีการสนทนาอย่างจริงจังเกี่ยวกับสิ่งที่จำเป็นจริงๆ คุณสมบัติที่ "ต้องมี" เป็นสิ่งที่ไม่สามารถต่อรองได้—หากไม่รวมไว้ โครงการจะล้มเหลว คุณสมบัติที่ "ควรมี" มีความสำคัญแต่ไม่ใช่เงื่อนไขที่ต้องมี คุณสมบัติที่ "อาจจะ" มีเป็นโบนัสที่ดี คุณสมบัติที่ "ไม่มี" อยู่นอกขอบเขตอย่างชัดเจน

นี่คือความอัจฉริยะของ "จะไม่ทำ" (หมวดหมู่นี้ไม่มีอยู่ใน Eisenhower Matrix): มันเป็นวิธีที่เป็นทางการในการพูดว่า "ไม่ทำตอนนี้ อาจจะทำทีหลัง" ซึ่งช่วยป้องกันการขยายขอบเขตงานและจัดการความคาดหวัง

✅ เมื่อ Eisenhower ชนะ: คุณกำลังทำงานคนเดียวหรือกับทีมขนาดเล็กที่มีความเห็นตรงกัน ซึ่งขอบเขตงานไม่ใช่ปัญหาหลัก MoSCoW จะเพิ่มความซับซ้อนที่ไม่จำเป็นสำหรับการจัดลำดับความสำคัญของงานที่ง่าย

เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ เทียบกับ วิธี ABCDE

วิธีการ ABCDE คือ เมทริกซ์ไอเซนฮาวเวอร์ ที่ถูกเสริมประสิทธิภาพ—และสิ่งที่มีประสิทธิภาพสูงมักมาพร้อมกับผลข้างเคียง

นี่คือวิธีการทำงาน: ทุกงานจะได้รับตัวอักษร

และนี่คือกฎหลัก: คุณห้ามทำงานประเภท B ในขณะที่ยังมีงานประเภท A อยู่ ห้ามทำงานประเภท C ในขณะที่ยังมีงานประเภท B อยู่ และเช่นนี้ต่อไป

✅ เมื่อ ABCDE ชนะ: คุณเป็นคนชอบผัดวันประกันพรุ่งเรื้อรังที่มักจะเลือกทำงานง่าย ๆ ที่มีคุณค่าต่ำ กฎ "A ก่อนเสมอ" ที่เข้มงวดช่วยสร้างวินัยที่เมทริกซ์ขาดไป

ตัวอย่างเช่น รายการของคุณมี "ตอบกลับข้อเสนอของลูกค้า" (A), "อัปเดตโปรไฟล์ LinkedIn" (B), และ "จัดระเบียบไฟล์ในคอมพิวเตอร์" (C).

กับ Eisenhower คุณอาจใช้เวลาช่วงเช้าในการจัดระเบียบเอกสารเพราะรู้สึกว่ามันมีประสิทธิภาพ แต่กับ ABCDE นั่นถือว่าผิดกฎโดยสิ้นเชิงจนกว่าข้อเสนอจะเสร็จสมบูรณ์

✅ เมื่อไอเซนฮาวร์ชนะ: สภาพแวดล้อมการทำงานของคุณไม่แน่นอน มีเหตุฉุกเฉินจริงเกิดขึ้น ความสำคัญเปลี่ยนไป ความเข้มงวดของวิธีการ ABCDE กลายเป็นภาระเมื่อคุณต้องการความยืดหยุ่น

ความท้าทายที่ใหญ่ที่สุดของวิธีการ ABCDE คือมันสมมติว่าคุณมีคนที่สามารถมอบหมายงานให้ หากว่าคุณเป็นผู้ประกอบการคนเดียว ฟรีแลนซ์ หรือพนักงานระดับเริ่มต้น งานประเภท "D" จะกลายเป็นงานประเภท "B" หรือ "C" ซึ่งอาจทำให้เกิดภาระงานที่จัดการไม่ได้

เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ vs. เมทริกซ์ลำดับความสำคัญของการดำเนินการ

เมทริกซ์ลำดับความสำคัญของการดำเนินการ คือญาติที่ผ่านการศึกษามาจากโรงเรียนธุรกิจของ เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ แทนที่จะใช้คำว่า "เร่งด่วน" และ "สำคัญ" มันจะใช้คำว่า "ความพยายาม" และ "ผลกระทบ"

สี่ส่วน:

ความแตกต่างที่สำคัญคือ แม่แบบลำดับความสำคัญของการกระทำคิดในแง่ของผลตอบแทนจากการลงทุน ในขณะที่ Eisenhower คิดในแง่ของกำหนดเวลาและเป้าหมาย

✅ เมื่อลำดับความสำคัญของงานชนะ: คุณกำลังบริหารทรัพยากร (งบประมาณ, เวลาของทีม, ชั่วโมงการพัฒนา) และจำเป็นต้องอธิบายการตัดสินใจให้ผู้นำทราบ "สิ่งนี้ส่งผลกระทบสูงและใช้ความพยายามน้อย" จะน่าเชื่อถือกว่า "สิ่งนี้สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน"

ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการผลิตภัณฑ์ที่เลือกคุณสมบัติอาจใช้เมทริกซ์เช่นนี้:

✅ เมื่อไอเซนฮาวร์ชนะ: คุณกำลังจัดการกับงานที่มีความเร่งด่วนจริง ๆ ซึ่งกำหนดเวลาเป็นสิ่งที่สำคัญกว่าการคำนวณผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) ลูกค้าที่ประสบปัญหาฉุกเฉินไม่สนใจการวิเคราะห์ผลกระทบหรือความพยายามของคุณ

แล้วเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์กับวิธีการแบบ Agile ล่ะ?

เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์และอไจล์ช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญของงาน—แต่ทั้งสองมีหน้าที่แตกต่างกันและทำงานบนกรอบเวลาที่แตกต่างกัน

Agile เป็นวิธีการส่งมอบงานที่เน้นการทำงานเป็นทีม โดยแบ่งงานออกเป็นรอบสั้นๆ ที่มีโครงสร้างชัดเจน และส่งมอบงานเป็นระยะๆ โดยใช้กรอบการทำงาน เช่น Scrum เพื่อช่วยทีมวางแผนงาน (ผ่านการวางแผนสปรินต์) ทบทวนงาน (ผ่านการทบทวนย้อนหลัง) และรักษาลำดับความสำคัญให้ยืดหยุ่น (ผ่านบักล็อก) Agile ให้ความสำคัญกับการทำงานร่วมกัน ความรวดเร็ว และการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

ในทางกลับกัน เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์เป็นเครื่องมือในการจัดลำดับความสำคัญส่วนบุคคล ช่วยบุคคลในการจัดลำดับงานตามความเร่งด่วนและความสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อสิ่งรบกวนในชีวิตประจำวันอาจทำให้ความก้าวหน้าในระยะยาวต้องสะดุด

สรุปย่อ: เปรียบเทียบเฟรมเวิร์ก

คุณควรใช้กรอบการทำงานแบบใดจริง ๆ?

➡️ เริ่มต้นด้วย Eisenhower หากคุณเพิ่งเริ่มจัดลำดับความสำคัญหรือรู้สึกหนักใจ มันจะสอนทักษะพื้นฐานในการแยกสิ่งที่เร่งด่วนออกจากสิ่งที่สำคัญ

➡️ เพิ่มการวิเคราะห์พาเรโตเป็นรายไตรมาสเพื่อระบุ 20% ของกิจกรรมที่สร้างผลลัพธ์ 80% ของคุณ

➡️ ใช้ MoSCoW สำหรับโครงการทีมที่มีปัญหาการขยายขอบเขตงานเกินกำหนดและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต้องการความสอดคล้อง

➡️ ลองใช้ ABCDE หากคุณมีวินัยมากพอที่จะปฏิบัติตามกฎระเบียบอย่างเคร่งครัดและกำลังประสบปัญหาการผัดวันประกันพรุ่ง

➡️ เปลี่ยนไปใช้ลำดับความสำคัญตามการดำเนินการเมื่อคุณกำลังจัดการทรัพยากรและจำเป็นต้องตัดสินใจโดยอิงจากผลตอบแทนจากการลงทุน

➡️ นำ Agile มาใช้เมื่อคุณทำงานกับทีมในผลงานที่พัฒนาเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา Agile ช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญและส่งมอบงานในวงจรสั้นๆ ที่ทำซ้ำได้—เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการทำงานร่วมกันข้ามสายงาน การรับข้อเสนอแนะอย่างรวดเร็ว และการปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลง

แต่อย่าลืมว่าไม่มีกรอบการทำงานใดที่เป็นทางลัดวิเศษ พวกมันเป็นเพียงเครื่องมือช่วยในการตัดสินใจที่บังคับให้คุณตั้งคำถามที่ดีขึ้นเกี่ยวกับจุดที่คุณเสียเวลาไปโดยไม่รู้ตัว

กรอบการทำงานที่ดีที่สุดคือกรอบที่คุณจะใช้อย่างต่อเนื่อง

เคล็ดลับการใช้เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ (พร้อม ClickUp)

คุณเข้าใจพื้นฐานแล้ว

ตอนนี้เรามาพูดถึงเทคนิคขั้นสูงที่แยกความแตกต่างระหว่างมือใหม่กับผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดลำดับความสำคัญที่แท้จริงกัน

ด้วย ClickUp คุณสามารถเปลี่ยนตาราง 2×2 ที่เรียบง่ายนี้ให้กลายเป็นระบบที่มีพลวัตซึ่งเรียนรู้จากพฤติกรรมของคุณและปรับตัวให้เข้ากับความเป็นจริงของคุณ

1. ระบบการแบ่งสี

สมองของคุณประมวลผลข้อมูลภาพได้เร็วกว่าข้อความถึง 60,000 เท่า หยุดทำให้ Eisenhower Matrix ของคุณยากเกินความจำเป็น

แทนที่จะทำเช่นนั้น ให้ใช้ลำดับความสำคัญของงานใน ClickUpเพื่อจับคู่กับช่องของเมทริกซ์ด้วยตัวบ่งชี้ที่มองเห็นได้

ตั้งค่างานเร่งด่วนและสำคัญด้วยธงสีแดง, งานสำคัญแต่ไม่เร่งด่วนด้วยสีเหลือง, งานเร่งด่วนแต่ไม่สำคัญด้วยสีน้ำเงิน, และงานที่ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญด้วยสีเทา

✅ ทำไมถึงได้ผล: คุณสามารถสแกนรายการงานของคุณได้ในไม่กี่วินาทีแทนที่จะต้องอ่านรายละเอียดทั้งหมด งานที่มีสีแดงจะโดดเด่นขึ้นมาทันที งานที่มีสีเหลืองจะเตือนให้คุณจัดสรรเวลาไว้ งานที่มีสีน้ำเงินจะเหมือนตะโกนว่า 'มอบหมายให้ฉันเถอะ' งานที่มีสีเทาคือตัวเลือกสำหรับการลบ

2. กระบวนการทำงานแบบตัวแทนและกฎการทำงานอัตโนมัติ

ความล้มเหลวของเมทริกซ์ที่ใหญ่ที่สุดคือเมื่อภารกิจสำคัญถูกทิ้งไว้ใน Q2 จนถึงกำหนดเส้นตาย ซึ่งทำให้กลายเป็นงานเร่งด่วนClickUp Automationsสามารถป้องกันสิ่งนี้ได้

สร้างกฎที่ทำการย้ายงานจาก Q2 ไปยัง Q1 โดยอัตโนมัติตามวันที่ครบกำหนด ตัวอย่างเช่น "เมื่อวันที่ครบกำหนดเหลือ 3 วัน ให้เปลี่ยนความสำคัญเป็นเร่งด่วนและแจ้งเตือนผู้รับผิดชอบ"

ระบบอัตโนมัติขั้นสูง: ตั้งค่าขั้นตอนการทำงานที่สร้างงานประจำไตรมาสที่ 2 โดยอัตโนมัติ การทบทวนกลยุทธ์รายเดือน การประเมินเป้าหมายรายไตรมาส และการตรวจสอบทีมรายสัปดาห์ ควรปรากฏในไตรมาสที่ 2 ของคุณโดยอัตโนมัติ โดยที่คุณไม่ต้องคอยเพิ่มเอง

3. การจัดลำดับความสำคัญอย่างชาญฉลาดด้วย AI

นี่คือจุดที่น่าสนใจ

ClickUp Brainสามารถวิเคราะห์ประวัติการทำงานของคุณและค้นหาแบบแผนที่คุณอาจมองข้าม

ตัวอย่างเช่นหนึ่งในคำสั่ง AI ที่เราชื่นชอบสำหรับ Eisenhower Matrixคือ:

"วิเคราะห์งานที่ฉันทำเสร็จในเดือนที่ผ่านมา กิจกรรมใด 20% ที่สร้างผลลัพธ์ 80% ของฉัน? งานในไตรมาสที่ 2 ใดที่ฉันเลื่อนทำอย่างต่อเนื่อง และผลลัพธ์ที่ตามมาคืออะไร?"

ClickUp Brain สามารถระบุได้:

และนั่นแหละครับทุกท่าน คือพลังของAI ที่เข้าใจบริบท

4. "การขัดจังหวะบล็อก"

งานไตรมาสที่ 2 เสียหายเพราะบาดแผลเล็ก ๆ น้อย ๆ นับพัน—อีเมล ข้อความใน Slack "คำถามสั้น ๆ"

ทางออกไม่ใช่ความตั้งใจ แต่เป็นสถาปัตยกรรม

การตั้งค่า ClickUp:ใช้ปฏิทิน ClickUpเพื่อสร้างบล็อกเวลาสองประเภท:

5. แบบทดสอบ "ตัวตนในอนาคต"

คนส่วนใหญ่แยกแยะสิ่งสำคัญกับสิ่งเร่งด่วนได้แย่มาก เพราะพวกเขาคิดถึงแต่ความรู้สึกของตัวเองในตอนนี้ ไม่ใช่ผลลัพธ์ที่จะตามมา

สำหรับแต่ละงาน ให้ถามตัวเองว่า: "หากตัวฉันในอนาคตสามารถส่งข้อความมาหาฉันได้ พวกเขาจะขอบคุณฉันที่ทำสิ่งนี้ หรือเสียใจที่ฉันใช้เวลาไปกับมัน?"

ใน ClickUp,คุณสามารถเพิ่มฟิลด์แบบกำหนดเองชื่อว่า"การให้คะแนนตัวเองในอนาคต" พร้อมตัวเลือกเช่น "จะขอบคุณตัวเอง," "ไม่สำคัญ," หรือ "จะเสียใจ"

หรือใช้การให้คะแนนแบบตัวเลข เช่น 0 = สิ่งนี้ไม่เป็นไปตามแผนที่วางไว้ 🙄

สิ่งนี้บังคับให้คุณคิดให้ไกลกว่าแรงกดดันในทันที

6. การตรวจสอบความถูกต้องของเมทริกซ์

ในแต่ละสัปดาห์ เปรียบเทียบเวลาที่ใช้ในแต่ละควอดแรนต์กับการจัดสรรที่คุณตั้งใจไว้ คนส่วนใหญ่พบว่าพวกเขาใช้เวลา 60% ของเวลาทั้งหมดในควอดแรนต์ที่ 3 ในขณะที่ตั้งใจจะใช้เวลา 60% ในควอดแรนต์ที่ 2

ถามคำถามเหล่านี้:

การติดตามเวลาโครงการของ ClickUpเปิดเผยความจริงอันโหดร้ายเกี่ยวกับเวลาที่คุณใช้ไปจริง ๆ เทียบกับที่คุณวางแผนไว้ ใช้ข้อมูลนี้เพื่อปรับปรุงการประมาณเวลาของคุณและระบุงานในไตรมาสที่ 3 ที่ต้องการวิธีแก้ปัญหาอย่างเป็นระบบมากกว่าการให้ความสนใจอย่างต่อเนื่อง

7. ชั่วโมงพลังงานไตรมาสที่ 2

ติดตามเวลาที่คุณมีประสิทธิภาพมากที่สุดในการทำงานประเภทต่างๆ

เป็นเวลาสองสัปดาห์ ให้บันทึกระดับพลังงานของคุณ (1-10) ทุกชั่วโมงโดยใช้บันทึกการติดตามเวลาของ ClickUp เปรียบเทียบกับคุณภาพและความมีประสิทธิภาพในการทำงานให้เสร็จสิ้น

คนส่วนใหญ่พบว่าพวกเขามีเวลา 2-4 ชั่วโมงที่มีพลังงานสูงสุดสำหรับการทำงานเชิงกลยุทธ์ในไตรมาสที่ 2 คุ้มครองเวลาเหล่านี้อย่างไม่ปรานี

การเพิ่มประสิทธิภาพ ClickUp: กำหนดเวลาทำงานที่สำคัญที่สุดของคุณในไตรมาสที่ 2 ในช่วงเวลาที่มีประสิทธิภาพสูงสุดตามสถิติ ใช้การบล็อกเวลาอัตโนมัติในปฏิทิน ClickUp เพื่อบล็อกเวลาเหล่านี้โดยอัตโนมัติตามงานค้าง ลำดับความสำคัญ และการประชุมของคุณ

การจับคู่พลังงานกับงาน:

8. ความรับผิดชอบแบบเมทริกซ์

เมทริกซ์รายบุคคลได้ผล เมทริกซ์ทีมที่มีความรับผิดชอบร่วมกันได้ผลดียิ่งขึ้น

การทบทวนเมทริกซ์รายสัปดาห์:ใช้บัตร AI ของ ClickUpเพื่อทบทวน:

ทำให้บล็อกเวลาในไตรมาสที่ 2 (Q2) มองเห็นได้สำหรับทีมของคุณผ่านปฏิทินที่แชร์ เมื่อทุกคนเห็นว่าเวลา 9-11 น. เป็นเวลาที่สงวนไว้สำหรับไตรมาสที่ 2 พวกเขาจะน้อยโอกาสที่จะขัดจังหวะ

เมทริกซ์ไอเซนฮาวเวอร์สำหรับกรณีการใช้งานที่แตกต่างกัน

เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์เป็นกรอบการตัดสินใจที่ยืดหยุ่นตามบทบาท เป้าหมาย และสภาพแวดล้อมการทำงานของคุณ

ไม่ว่าคุณจะกำลังนำโครงการข้ามสายงานหรือจัดการกับลูกค้าฟรีแลนซ์ นี่คือวิธีนำไปใช้ในบริบทที่แตกต่างกัน

สำหรับการบริหารโครงการและการจัดการผลิตภัณฑ์

ในบทบาทที่มีกระบวนการทำงานซับซ้อน—การตลาด, วิศวกรรม, การออกแบบ—ความท้าทายที่แท้จริงไม่ใช่การขาดความพยายาม; แต่เป็น ความเหนื่อยล้าจากการตัดสินใจ เมทริกซ์จะแยกการตัดสินใจเหล่านั้นออกไปภายนอกเพื่อให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่ผลกระทบได้

สำหรับการวางแผนรายวันและเพิ่มประสิทธิภาพส่วนบุคคล

ผู้ประกอบการเดี่ยว นักสร้างสรรค์ และผู้ก่อตั้งมักสับสนระหว่างแรงผลักดันกับความก้าวหน้า เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ช่วยให้คุณหลุดพ้นจากวงจรการตอบสนองต่อทุกสิ่งที่เข้ามา

เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์สำหรับทีมระยะไกลและการทำงานแบบอะซิงโครนัส

เมื่อทีมของคุณกระจายอยู่คนละเขตเวลา การจัดลำดับความสำคัญแบบเรียลไทม์จะล้มเหลว เมทริกซ์จะนำเสนอแบบจำลองทางความคิดร่วมกัน—โดยไม่ต้องตรวจสอบกันตลอดเวลา

💡เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ: อัตโนมัติการเปลี่ยนงานใน ClickUp: "หากความเร่งด่วน = สูง และวันที่ครบกำหนด < 3 วัน → ย้ายไปยัง Q1 และแจ้งเตือนผู้รับมอบหมายใน Slack"การทำงานอัตโนมัติของ ClickUpช่วยบังคับใช้สิ่งนี้ได้อย่างยืดหยุ่น

สำหรับรูปแบบการทำงานที่ใช้พลังงาน

งานบางประเภทอยู่ในไตรมาสที่ 1 (สนับสนุน, ดำเนินงาน) งานอื่นๆ เจริญรุ่งเรืองในไตรมาสที่ 2 (กลยุทธ์, ภาวะผู้นำ) ไตรมาสที่เหมาะสมที่สุดสำหรับคุณขึ้นอยู่กับ บทบาท และ จังหวะพลังงาน ของคุณ

❗️นี่หมายความว่าอย่างไร? แผนภูมิ Eisenhower ช่วยให้คุณสามารถออกแบบวันของคุณอย่างมีจุดมุ่งหมาย ความสมดุลในแต่ละส่วนควรวัดจากเป้าหมายของคุณ ไม่ใช่ปริมาณงานในกล่องจดหมายของคุณ

ตัวอย่างของเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ในชีวิตจริง

ทฤษฎีนั้นดี การนำไปใช้จริงคือจุดที่ทุกอย่างต้องพิสูจน์

ผู้จัดการฝ่ายการตลาดที่บริษัท SaaS

ซาร่าห์เปิดแล็ปท็อปของเธอเพื่อพบว่ามีอีเมลที่ยังไม่ได้อ่าน 47 ฉบับ, ช่อง Slack สามช่องที่มีป้ายแจ้งเตือนสีแดง, และปฏิทินที่แน่นขนัดยิ่งกว่าขบวนรถไฟใต้ดินในโตเกียว

การวิเคราะห์ของเธอเกี่ยวกับภาวะวิกฤตของไอเซนฮาวร์:

ซาร่าพบว่าปัญหาส่วนใหญ่ที่เธอคิดว่า "ฉุกเฉิน" ในไตรมาสที่ 1 นั้น แท้จริงแล้วเป็นงานในไตรมาสที่ 3 ที่คนอื่นติดป้ายว่าเร่งด่วน ปัญหาการรีเซ็ตรหัสผ่านนั้นเป็นงานในไตรมาสที่ 1 จริงๆ คำขอจากซีอีโอที่ต้องการ "การวิเคราะห์คู่แข่งอย่างรวดเร็ว" ที่ต้องส่ง "เร็วๆ นี้" นั้นเป็นงานในไตรมาสที่ 3 ที่แฝงตัวเป็นงานในไตรมาสที่ 1

นักออกแบบกราฟิกอิสระ

เจคมีโปรเจกต์สี่โครงการที่กำลังดำเนินการพร้อมกัน ลูกค้าสองรายเพิ่งส่งคำขอแก้ไข "ด่วน" มาใหม่ ลูกค้าใหม่ต้องการใบเสนอราคา และเว็บไซต์พอร์ตโฟลิโอของเขาต้องอัปเดต

ความเป็นจริงในเมทริกซ์ของเขา:

เจคปฏิบัติต่อทุกคำขอของลูกค้าเหมือนเป็นงานไตรมาสแรกเพราะเขากลัวว่าจะเสียลูกค้าไป ในความเป็นจริง ลูกค้าเคารพขอบเขต คนที่ไม่เคารพไม่ใช่ลูกค้าที่คุ้มค่าที่จะรักษาไว้

ผู้ปกครองที่ทำงาน

มาเรียต้องรักษาสมดุลระหว่างงานผู้อำนวยการฝ่ายการตลาด ลูกสองคนที่อายุต่ำกว่า 10 ปี และรักษาความมีสติส่วนตัวให้คงอยู่บ้าง

โครงสร้างครอบครัวของเธอ:

สำหรับมาเรีย การเป็น "พ่อแม่ที่ดี" ไม่ใช่การตอบตกลงกับกิจกรรมโรงเรียนทุกครั้ง แต่คือการอยู่ร่วมในขณะสำคัญ

เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์คือวิธีที่คุณเอาชนะความเร่งด่วน

เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ให้คุณมากกว่าแค่ประสิทธิภาพ: มุมมอง

มันไม่ใช่เรื่องของการทำมากขึ้น แต่มันคือการมองเห็นความแตกต่างระหว่างงานที่เรียกร้องเวลาของคุณกับงานที่สมควรได้รับเวลาของคุณ

เมื่อคุณกลับมาดูเมทริกซ์ของคุณทุกวัน คุณไม่ได้แค่ขีดฆ่าสิ่งที่ทำเสร็จเท่านั้น คุณกำลังเลือก:→ วิตกกังวลน้อยลง ตั้งใจมากขึ้น→ ปัญหาปลอมๆ น้อยลง ความก้าวหน้าเชิงกลยุทธ์มากขึ้น→ ใช้เวลาน้อยลงกับการตอบสนอง ใช้เวลามากขึ้นกับการสร้างสิ่งที่สำคัญ

เมื่อคุณใช้ระบบอย่าง ClickUp ตารางของคุณจะกลายเป็นแบบไดนามิก—มันเติบโตไปพร้อมกับคุณ ปกป้องเวลาของคุณในไตรมาสที่ 2 และช่วยให้คุณมอบหมายหรือลบสิ่งอื่น ๆ ทั้งหมดออกไป

เพราะคนที่ประสบความสำเร็จมากที่สุดก็แค่เก่งในการพูดว่า: สิ่งนี้คุ้มค่า ที่เหลือรอได้

ลองดูสิ หลุดพ้นกับดักความเร่งด่วน—อย่างถาวรด้วย ClickUpสร้างบัญชีฟรีวันนี้!