โครงการมักมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่องตลอดวงจรชีวิตของมัน และงานรวมถึงทรัพยากรก็มีการเปลี่ยนแปลงตามไปด้วย การจัดการงานที่ไม่มีระเบียบส่งผลให้เกิดการถาโถมของอีเมลเร่งด่วน กำหนดส่งที่ใกล้เข้ามา และงานจำนวนมาก ทำให้คุณและทีมรู้สึกท่วมท้นและไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นจากตรงไหน
แต่ถ้าเป็นไปได้ที่จะเปลี่ยนรายการงานให้เป็นแผนที่นำทางเชิงกลยุทธ์สู่ความสำเร็จล่ะ?
นั่นคือเมทริกซ์ลำดับความสำคัญของการดำเนินการสำหรับคุณ!
เมทริกซ์ลำดับความสำคัญของการดำเนินการคืออะไร?
เมทริกซ์ลำดับความสำคัญของการดำเนินการ (APM) เป็นเครื่องมือการจัดการเวลาที่นำเสนอวิธีแก้ปัญหาที่ทรงพลังในการจัดลำดับความสำคัญของงานและโอกาสที่เหมาะสมในการดำเนินการ มีความแตกต่างจากเมทริกซ์การจัดลำดับความสำคัญแบบดั้งเดิมที่อิงตามความสำคัญและความเร่งด่วน โดยจะแบ่งงานตามความพยายามและผลกระทบแทน
APM แยกแยะงานและโครงการตามความพยายามที่จำเป็นและผลกระทบที่อาจเกิดขึ้น มันช่วยให้คุณจัดการเวลาและทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญของงานที่สำคัญที่สุด
โดยสรุป เมทริกซ์เป็นวิธีที่ง่ายแต่มีประสิทธิภาพในการจัดการเวลาของคุณ มันช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญของงานได้ดีขึ้น ลดความพยายามที่สูญเปล่าเนื่องจากความไม่มีประสิทธิภาพ และบรรลุเป้าหมายของคุณอย่างมีกลยุทธ์
การเข้าใจแนวคิดของเมทริกซ์ลำดับความสำคัญของงาน
APM มีพื้นฐานมาจากแนวคิดที่ว่างานแต่ละอย่างไม่ได้มีความสำคัญเท่ากัน: บางงานมีผลกระทบอย่างมากแต่ใช้ความพยายามเพียงเล็กน้อย ในขณะที่งานอื่นๆ อาจใช้เวลามากแต่มีผลกระทบโดยรวมน้อย
คำตอบอยู่ที่การจัดลำดับความสำคัญของงานตามความพยายามที่ต้องใช้และผลกระทบที่เกิดขึ้น. เมทริกซ์ประกอบด้วยสี่ส่วนแบ่งตามแกนของความพยายาม (ต่ำไปสูง) และแกนของผลกระทบ (ต่ำไปสูง).
APM ให้กรอบการทำงานสำหรับการจัดลำดับความสำคัญของโครงการตามการสอดคล้องทางกลยุทธ์และความต้องการของทรัพยากร. นี่คือวิธีการ:
- จุดมุ่งเน้นเชิงกลยุทธ์: APM ประเมินโครงการต่างๆ โดยพิจารณาจากผลกระทบที่มีต่อการบรรลุเป้าหมายเชิงกลยุทธ์
- การจัดสรรทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ: การดำเนินการเชิงกลยุทธ์มักต้องการทรัพยากรจำนวนมาก. การจัดการโครงการ (APM) โดยพิจารณาความพยายามควบคู่ไปกับผลกระทบ ช่วยให้สามารถตัดสินใจอย่างมีข้อมูลเกี่ยวกับการจัดสรรทรัพยากร
- การระบุโอกาส: APM ระบุโอกาสที่เป็นไปได้ในการ 'ชนะอย่างรวดเร็ว' ที่สามารถสร้างผลลัพธ์สำเร็จในระยะเริ่มต้นหลังจากการดำเนินโครงการและยืนยันทิศทางเชิงกลยุทธ์
- การจัดการความเสี่ยง: APM ช่วยให้คุณประเมินความเร่งด่วนของความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นซึ่งเกี่ยวข้องกับการดำเนินการเชิงกลยุทธ์ โดยการให้ความสำคัญกับความเสี่ยงที่มีผลกระทบสูงและมีความเร่งด่วนสูง คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่กลยุทธ์การลดความเสี่ยงเชิงรุก
- ความคล่องตัวเชิงกลยุทธ์: แผนกลยุทธ์ไม่ใช่สิ่งที่คงที่ การติดตามผลกระทบของการดำเนินการที่เสร็จสิ้นแล้วบนเมทริกซ์ช่วยให้ APM ช่วยผู้จัดการประเมินประสิทธิผลและปรับแผนตามความจำเป็น
APM ยังช่วยคุณวางแผนและตั้งเป้าหมายโดยเชื่อมช่องว่างระหว่างวิสัยทัศน์ที่กว้างขวางของคุณกับการกระทำในแต่ละวัน ด้วยการระบุภารกิจที่มีผลกระทบสูง เมทริกซ์ช่วยให้คุณแปลงเป้าหมายระยะยาวของคุณให้กลายเป็นขั้นตอนที่สามารถทำได้จริง
สิ่งนี้ช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าคุณกำลังทำงานในสิ่งที่สำคัญอย่างแท้จริง และการวางแผนประจำวันของคุณสอดคล้องกับวิสัยทัศน์โดยรวมของคุณสำหรับความสำเร็จ
อะไรที่อยู่ในเมทริกซ์ลำดับความสำคัญของกิจกรรม?
APM แบ่งออกเป็นสี่ส่วน—แกนตั้งวัดผลกระทบ และแกนแนวนอนวัดความพยายามที่จำเป็น
ผลลัพธ์ที่รวดเร็ว
การชนะอย่างรวดเร็วมีผลกระทบสูงสุดและต้องใช้ความพยายามน้อย งานเหล่านี้มอบโอกาสที่ดีในการทำความคืบหน้าอย่างรวดเร็วและรู้สึกถึงความสำเร็จ
ทำสิ่งเหล่านี้ก่อน!
ในโครงการซอฟต์แวร์ การแก้ไขข้อบกพร่องที่มีความสำคัญสูงซึ่งรายงานโดยผู้ใช้ อาจเป็นตัวอย่างของความสำเร็จที่รวดเร็ว หากทีมของคุณสามารถทำได้โดยทันที
โครงการหลัก
นี่คือภารกิจที่มีมูลค่าสูงและมีผลกระทบมาก แต่พวกมันก็ต้องใช้ความพยายามอย่างมากเช่นกัน อาจเกี่ยวข้องกับการวางแผนที่ซับซ้อน การดำเนินการ และการจัดสรรทรัพยากร
มุ่งเน้นไปที่โครงการใหญ่หลังจากจัดการกับงานที่สำเร็จได้อย่างรวดเร็วแล้ว
ตัวอย่าง: การพัฒนาคุณสมบัติหลักใหม่ในผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ของคุณอาจเป็นการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่สำหรับฟังก์ชันการทำงานของมัน แต่จะต้องใช้เวลาและความพยายามในการดำเนินการ
งานที่ต้องกรอกข้อมูล
งานแทนเป็นงานที่มีความสำคัญต่ำและส่งผลกระทบเพียงเล็กน้อย ซึ่งต้องการความพยายามเพียงเล็กน้อย แม้ว่างานเหล่านี้อาจไม่สำคัญมากนัก แต่ก็สามารถช่วยให้ทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่น
พิจารณาการมอบหมายหรือจัดตารางงานที่ต้องทำในช่วงเวลาว่าง ตัวอย่างเช่น การทำความสะอาดโค้ดหรือตัวแปรที่ไม่ใช้งานในซอฟต์แวร์ของคุณ ซึ่งจะช่วยรักษาความเรียบร้อยของโค้ดเบส แต่ไม่จำเป็นต้องสำคัญต่อการทำงานในปัจจุบัน
งานที่ไม่มีใครขอบคุณ
งานที่ไม่มีใครขอบคุณคืองานที่มีผลกระทบต่ำแต่ต้องใช้ความพยายามสูง งานเหล่านี้ต้องใช้แรงงานมากแต่ให้ผลตอบแทนน้อย
ดำเนินการเพื่อขจัดหรือปรับปรุงงานดังกล่าวให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
ตัวอย่าง: สำหรับทีมซอฟต์แวร์ การรักษาโค้ดเก่าที่ไม่ใช่ฟังก์ชันหลักอีกต่อไปอาจมีความจำเป็นสำหรับการดำเนินงานอย่างต่อเนื่อง แต่ไม่สำคัญในเชิงกลยุทธ์สำหรับอนาคต
วิธีสร้างเมทริกซ์ลำดับความสำคัญของงาน
APM ช่วยให้ทีมของคุณมุ่งเน้นไปที่งานที่สำคัญที่สุด เป็นเครื่องมือที่มีคุณค่าสำหรับการมองเห็นและจัดการงาน
ใช้แม่แบบเมทริกซ์การจัดลำดับความสำคัญที่เชื่อถือได้หรือเครื่องมือการจัดการโครงการเฉพาะ เช่นClickUpสำหรับการฝึกนี้:
1. กำหนดเป้าหมายของคุณ
ก่อนที่จะลงมือทำภารกิจแต่ละอย่าง ให้ถอยกลับมาคิดสักนิด คุณมีภาพใหญ่ที่คุณต้องการให้เกิดขึ้นคืออะไร? อาจเป็นการเสร็จสิ้นโครงการ, การเปิดตัวสินค้า, หรือเป้าหมายใด ๆ ที่คุณต้องการให้ทีมของคุณบรรลุถึง
มุ่งเน้นที่เป้าหมายที่ชัดเจนเพื่อเป็นแนวทางในการจัดลำดับความสำคัญของงานของคุณ
สร้างเอกสารร่วมกันใน ClickUpเพื่อระดมความคิดเกี่ยวกับเป้าหมายของคุณและเลือกเป้าหมายที่สำคัญที่สุด
2. แยกย่อยเป้าหมาย
ตอนนี้ที่คุณทราบเป้าหมายปลายทางของคุณแล้ว ถึงเวลาที่จะวางแผนกลยุทธ์ของคุณ ด้วยเป้าหมายในใจ ให้แยกมันออกเป็นงานย่อยที่สามารถทำได้จริง
การใช้ClickUp Tasksสำหรับขั้นตอนนี้สามารถช่วยให้คุณระบุรายการทุกอย่างที่จำเป็นสำหรับการบรรลุเป้าหมายของคุณได้ง่ายขึ้น
นี่คือคู่มือแนะนำขั้นตอนโดยละเอียดเพื่อช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายของคุณ ส่วนที่ดีที่สุดคือ คุณสามารถใช้สถานะงานที่กำหนดเอง และฟิลด์ที่กำหนดเอง ของ ClickUpเพื่อสร้างและติดตามเวิร์กโฟลว์ที่ปรับแต่งตามความต้องการของคุณสำหรับการทำงานให้เสร็จสิ้น
3. จัดลำดับความสำคัญและกำหนดเส้นตาย
กำหนดลำดับความสำคัญ (สูง กลาง ต่ำ) และกำหนดเส้นตายให้กับแต่ละงานในขั้นตอนนี้ คุณสามารถกำหนดลำดับความสำคัญและกรอบเวลาที่เป็นไปได้สำหรับงานที่สำคัญที่สุดโดยใช้แผนภูมิแกนต์ใน ClickUp
4. จัดหมวดหมู่ภารกิจ
ใช้แม่แบบการจัดลำดับความสำคัญในการจัดหมวดหมู่และจัดลำดับความสำคัญของงานตามความพยายามและผลกระทบ
แม่แบบไวท์บอร์ดเมทริกซ์ลำดับความสำคัญของงานของ ClickUpมีสี่หมวดหมู่: วิเคราะห์แต่ละงานและจัดหมวดหมู่ให้เหมาะสมที่สุดตามความพยายามที่ต้องใช้และผลกระทบที่มีต่อการบรรลุเป้าหมายของคุณ
- ผลกระทบสูง ความพยายามต่ำ (ทำก่อน): งานเหล่านี้ต้องการความพยายามเพียงเล็กน้อยแต่ให้ผลลัพธ์ที่สำคัญ–ให้ความสำคัญกับงานเหล่านี้ก่อน
- ผลกระทบสูง ความพยายามสูง (เชิงกลยุทธ์): สิ่งเหล่านี้เป็นการลงทุนระยะยาวที่สำคัญ ควรประเมินความพยายามที่จำเป็นอย่างรอบคอบก่อนดำเนินการ
- ผลกระทบต่ำ ความพยายามต่ำ (มอบหมาย): งานเหล่านี้อาจไม่สำคัญมากนัก พยายามมอบหมายงานเหล่านี้ให้ผู้อื่นหรือยกเลิกไปเลย
- ผลกระทบต่ำ ความพยายามสูง (พิจารณาการยกเลิก): งานเหล่านี้ใช้พลังงานสูงและต้องใช้ทรัพยากรมากแต่ให้ผลลัพธ์น้อย ควรมุ่งเน้นการยกเลิกงานประเภทนี้
5. มอบหมายงานและทำงานร่วมกัน
ขั้นตอนต่อไปคือการมอบหมายงานให้กับสมาชิกทีมที่เฉพาะเจาะจง
การจัดหมวดหมู่ของงานช่วยส่งเสริมการจัดการทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพโดยลดโอกาสที่ทรัพยากรของทีมจะถูกใช้มากเกินไปในขณะที่ทรัพยากรอื่น ๆ ไม่ถูกใช้ประโยชน์อย่างเต็มที่ สำหรับการวางแผนทรัพยากรที่ดีที่สุดคุณอาจพิจารณาใช้มุมมอง Workload ของ ClickUp
6. ติดตามความคืบหน้าและปรับให้เหมาะสม
ตั้งค่าการแจ้งเตือนความคืบหน้าของงานเพื่อให้คุณได้รับข้อมูลและช่วยรักษาความต่อเนื่องในการทำงาน จัดการประชุมเป็นประจำเพื่อหารือเกี่ยวกับความคืบหน้า แก้ไขปัญหาที่พบ และจัดหมวดหมู่ใหม่หากลำดับความสำคัญมีการเปลี่ยนแปลง
จำไว้ว่า การปรับตัวให้เข้ากับสถานการณ์ได้คือกุญแจสู่ความสำเร็จ
หากคุณต้องการปรับปรุงวิธีการจัดลำดับความสำคัญของคุณให้ดียิ่งขึ้น, แพลตฟอร์มการจัดการเวลาของ ClickUpมีชุดคุณสมบัติการจัดการเวลาที่แข็งแกร่ง
- การติดตามเวลา: ภายในงานโดยตรง สมาชิกทีมสามารถเริ่ม หยุด และติดตามเวลาที่ใช้ในแต่ละงานได้ สิ่งนี้ช่วยให้บันทึกความพยายามที่จำเป็นสำหรับแต่ละงานได้อย่างแม่นยำ
- แบบฟอร์มบันทึกเวลาและมุมมองปริมาณงาน: แบบฟอร์มบันทึกเวลาของ ClickUpให้มุมมองรวมของเวลาที่ใช้โดยสมาชิกแต่ละคนในทีม ผู้จัดการสามารถใช้มุมมองปริมาณงานเพื่อตรวจสอบความสามารถของทีมและทำให้แน่ใจว่างานได้รับการมอบหมายอย่างมีประสิทธิภาพ
- การจัดตารางเวลาและการพึ่งพา: ClickUp ช่วยให้สามารถจัดตารางงานและกำหนดการพึ่งพาระหว่างงานต่างๆ ได้ ซึ่งช่วยให้เข้าใจไทม์ไลน์ของโครงการโดยรวมได้อย่างชัดเจนและช่วยระบุจุดที่อาจเกิดปัญหาคอขวด
นี่คือคำแนะนำไม่กี่ข้อที่ควรจำไว้:
- ใช้กระดาษโน้ตแบบติดได้เพื่อการเคลื่อนย้ายและทำงานร่วมกันบนเมทริกซ์ทางกายภาพได้ง่าย
- พิจารณาใช้ระบบให้คะแนน (เช่น 1–10)เพื่อวัดลำดับความสำคัญและผลกระทบ
- โปรดจำไว้ว่า APM เป็นเครื่องมือที่ยืดหยุ่นได้ ทบทวนและปรับลำดับความสำคัญของคุณตามความจำเป็น
ตอนนี้ มาดูวิธีการนำ APM ไปใช้กับสถานการณ์ทางธุรกิจและกรณีการใช้งานต่างๆ กัน
การประยุกต์ใช้เมทริกซ์ลำดับความสำคัญของการดำเนินการ
เมทริกซ์เป็นเครื่องมืออเนกประสงค์ที่สามารถนำไปใช้ในบริบทต่างๆ ได้:
- การมุ่งเน้นการกระทำ: ใช้เมทริกซ์เพื่อระบุการกระทำหลักที่จำเป็นในการบรรลุเป้าหมายที่เฉพาะเจาะจง ให้ความสำคัญกับการเติมเต็มในช่อง 'ความสำเร็จอย่างรวดเร็ว' และ 'โครงการใหญ่' เพื่อให้มั่นใจถึงความก้าวหน้า
- การจัดการโครงการ: จัดลำดับความสำคัญของงานภายในโครงการใหญ่และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกำลังทำงานที่สำคัญที่สุดก่อน ตารางเมทริกซ์จะช่วยให้คุณระบุอุปสรรคที่อาจเกิดขึ้น ('งานที่ไม่มีใครอยากทำ') ซึ่งอาจต้องใช้ทรัพยากรเพิ่มเติมหรือการวางแผน
- การวางแผนธุรกิจ: ใช้เมทริกซ์เพื่อจัดลำดับความสำคัญของโครงการต่างๆ ภายในแผนธุรกิจ เพื่อให้แน่ใจว่าทีมของคุณมุ่งเน้นไปที่กิจกรรมที่สร้างผลกระทบมากที่สุด
ตัวอย่างเช่น APM สามารถช่วยให้คุณมองเห็นภาพรวมของปริมาณงานของสมาชิกแต่ละคนในทีมได้โดยการนำงานของพวกเขามาจัดวางบนเมทริกซ์ ซึ่งจะช่วยให้ระบุสมาชิกทีมที่อาจมีงานเร่งด่วนมากเกินไปได้ง่ายขึ้น ทำให้สามารถจัดสรรทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น งานที่ต้องใช้ความพยายามสูงแต่มีความสำคัญต่ำอาจสามารถจ้างภายนอกหรือเลื่อนกำหนดเวลาได้
APM ยังช่วยในการจัดแนวขอบเขตของโครงการให้สอดคล้องกันอีกด้วย เมทริกซ์ถูกใช้เพื่อประเมินการเปลี่ยนแปลงหรือการเพิ่มเติมที่เสนอในขอบเขตของโครงการ หากการเปลี่ยนแปลงที่เสนอมีความพยายามสูงแต่มีความสำคัญต่ำ สามารถนำไปพิจารณาในภายหลังหรือปฏิเสธไปเลยก็ได้ เพื่อให้แน่ใจว่าทีมยังคงมุ่งเน้นไปที่ผลลัพธ์หลัก
ข้อดีและข้อเสียของเมทริกซ์ลำดับความสำคัญของงาน
เมทริกซ์ลำดับความสำคัญของการดำเนินการเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการปรับปรุงการจัดการเวลาและการมุ่งเน้น นี่คือประโยชน์หลักของมัน:
- มันช่วยให้คุณทำงานได้มากขึ้นในเวลาที่น้อยลง ซึ่งส่งผลให้เกิดประสิทธิภาพและผลผลิตที่สูงขึ้น
- นอกจากนี้ เมทริกซ์ยังช่วยให้คุณจัดลำดับงานให้สอดคล้องกับเป้าหมายของคุณ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำลังทำงานที่สำคัญอย่างแท้จริง
- APMs สามารถลดความเครียดและป้องกันไม่ให้ปริมาณงานของคุณกลายเป็นภาระที่หนักเกินไป ทำให้คุณควบคุมปริมาณงานของคุณได้ดีขึ้น
แม้ว่า APM จะเป็นเมทริกซ์การจัดการเวลาที่ได้รับการทดสอบและพิสูจน์แล้ว แต่ข้อเสียที่อาจเกิดขึ้นจากการนำเมทริกซ์นี้ไปใช้ ได้แก่:
- ความลำเอียงในการให้คะแนนผลกระทบและความพยายาม: เมทริกซ์นี้ขึ้นอยู่กับการตัดสินใจของคุณเกี่ยวกับผลกระทบและความพยายาม เพื่อลดความลำเอียงให้น้อยที่สุด ควรให้ผู้อื่นมีส่วนร่วมในกระบวนการประเมินผลด้วย โดยเฉพาะเมื่อทำงานเกี่ยวกับเป้าหมายของทีม
- การทำให้โครงการซับซ้อนง่ายเกินไป: เมทริกซ์อาจไม่สามารถจับความละเอียดอ่อนทั้งหมดของโครงการที่ซับซ้อนได้ ควรแยกโครงการใหญ่เป็นงานย่อยที่จัดการได้ง่ายขึ้นเพื่อให้การประเมินมีความแม่นยำมากขึ้น
- ขอบเขตจำกัด: เมทริกซ์นี้มุ่งเน้นไปที่การจัดลำดับความสำคัญของงานแต่ละงาน อย่างไรก็ตาม การพิจารณาถึงงานที่เกี่ยวข้องซึ่งมีลำดับความสำคัญแข่งขันกันและข้อจำกัดด้านทรัพยากรที่อาจมีอยู่ก็เป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน
เริ่มจัดลำดับความสำคัญของงานของคุณด้วย ClickUp!
เมทริกซ์ลำดับความสำคัญของการดำเนินการเป็นเครื่องมือที่ทรงพลังสำหรับการจัดระเบียบงานของคุณและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณให้สูงสุด ด้วยการเข้าใจถึงผลกระทบและความพยายามที่จำเป็นสำหรับแต่ละงาน คุณสามารถตัดสินใจอย่างมีข้อมูลเกี่ยวกับการจัดสรรเวลาของคุณและการบรรลุเป้าหมายของคุณ
แม้ว่าจะมีความเป็นส่วนตัวในการให้คะแนนงานและอาจมีข้อจำกัดในการพิจารณาความเร่งด่วน แต่ประโยชน์ของการมีสมาธิและความชัดเจนนั้นมีมากกว่าข้อเสียเหล่านี้อย่างมาก
ให้ความสำคัญกับงานที่สร้างผลลัพธ์และกำจัดงานที่ไม่คุ้มค่า สร้างเมทริกซ์ลำดับความสำคัญของการดำเนินการของคุณวันนี้!ลงทะเบียนใช้ ClickUpฟรี