วิธีสร้างพอร์ทัลลูกค้าโดยใช้ ClickUp (+เทมเพลต)

ลูกค้าไม่ได้ขออะไรมาก พวกเขาแค่ต้องการความชัดเจน การอัปเดต การเข้าถึงข้อมูลที่ง่าย และวิธีติดต่อคุณเมื่อจำเป็น แต่ความต้องการที่เรียบง่ายเหล่านี้มักกลายเป็นอีเมลที่ส่งไปมาอย่างต่อเนื่อง ไฟล์ที่กระจัดกระจาย และการประชุมสถานะที่วนไปวนมา สร้างความหงุดหงิดให้กับทั้งสองฝ่าย

พอร์ทัลลูกค้าที่มีโครงสร้างดีช่วยให้ทุกอย่างรวมศูนย์ ทำให้ลูกค้าทราบเสมอว่าจะไปที่ไหนเพื่ออัปเดตเอกสาร และสื่อสาร

ในบล็อกโพสต์นี้ เราจะสำรวจวิธีการสร้างพอร์ทัลลูกค้าใน ClickUp แอปพลิเคชันครบวงจรสำหรับการทำงาน! PS: เราจะดูเทมเพลตที่พร้อมใช้งานเพื่อให้คุณเริ่มต้นได้อย่างรวดเร็ว 💁

อะไรคือพอร์ทัลลูกค้า?

พอร์ทัลลูกค้าที่เป็นระบบ ช่วยหลีกเลี่ยงอีเมลที่กระจัดกระจายและป้องกันการสื่อสารที่ผิดพลาด และ ClickUp ทำให้การตั้งค่าพอร์ทัลที่เหมาะกับกระบวนการทำงานของคุณเป็นเรื่องง่าย

ไม่ต้องกังวลอีกต่อไปเกี่ยวกับข้อมูลที่ละเอียดอ่อนอาจตกไปอยู่ในมือที่ไม่เหมาะสม ด้วย สิทธิ์การเข้าถึงที่สามารถปรับแต่งได้ใน ClickUp คุณสามารถตัดสินใจได้อย่างแม่นยำว่าลูกค้าจะเห็นและเข้าถึงอะไร ทำให้ทุกอย่างโปร่งใสโดยไม่ต้องแชร์ข้อมูลเกินความจำเป็น

ตั้งแต่การติดตามงานไปจนถึงการอัปเดตอัตโนมัติ แพลตฟอร์มนี้มีตัวเลือกที่ปรับแต่งได้เพื่อจัดการลูกค้าหลายราย

ใครใช้พอร์ทัลลูกค้า?

หน่วยงานต่างๆ เช่น บริษัทตัวแทน ที่ปรึกษา ฟรีแลนซ์ สำนักงานกฎหมาย และผู้ให้บริการทางการเงิน ใช้พอร์ทัลลูกค้าเพื่อแบ่งปันข้อมูลโดยไม่ต้องพึ่งพาอีเมลที่ส่งไปมาอย่างไม่มีที่สิ้นสุด

นี่คืออาชีพบางประเภทที่ใช้พอร์ทัลดังกล่าวเพื่อการจัดการโครงการลูกค้าที่ดีขึ้น: ⚒️

วิธีสร้างพอร์ทัลลูกค้าใน ClickUp

การตั้งค่าพอร์ทัลลูกค้าโดยใช้ClickUp CRMอาจฟังดูซับซ้อน แต่จริง ๆ แล้วมันง่ายมาก ไม่ว่าคุณต้องการพื้นที่ง่าย ๆ สำหรับการแชร์ไฟล์ หรือศูนย์กลางที่มีปฏิสัมพันธ์เต็มที่พร้อมงาน อัปเดต และระบบอัตโนมัติ แพลตฟอร์มนี้ช่วยให้คุณสร้างพอร์ทัลที่เหมาะกับคุณและลูกค้าของคุณได้

นี่คือคู่มือทีละขั้นตอนในการสร้างพอร์ทัลที่มีประสิทธิภาพ 👀

ขั้นตอนที่ 1: ตั้งค่าพื้นที่สำหรับลูกค้าโดยเฉพาะใน ClickUp

สร้าง พื้นที่ทำงาน ClickUp เฉพาะ เพื่อจัดระเบียบและเข้าถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับลูกค้าทั้งหมดได้อย่างสะดวก

เข้าสู่ระบบ ClickUp และสร้าง Workspace ใหม่ชื่อ 'Sample Client Portal' พร้อมโฟลเดอร์สำหรับลูกค้าแต่ละรายภายใน Workspace ที่มีอยู่ของคุณ

คุณสามารถนำเข้าข้อมูลลูกค้าหรือโครงการเข้าสู่ ClickUp ได้ในไม่กี่ขั้นตอนง่ายๆ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลได้ถูกเชื่อมโยงกับ ฟิลด์ที่กำหนดเอง ที่เฉพาะเจาะจงภายใน ClickUp เพื่อให้ข้อมูลโครงการปรากฏในรูปแบบที่สวยงามและพร้อมใช้งาน

เมื่อข้อมูลโครงการพร้อมใช้งานใน ClickUp แล้ว คุณหรือลูกค้าของคุณสามารถใช้มุมมองที่กำหนดเอง เช่น มุมมองรายการ เพื่อช่วยให้ ข้อมูลสามารถสแกนได้ง่ายขึ้น

ในทางกลับกันClickUp Custom Statusesช่วยให้คุณสามารถระบุสถานะของโครงการลูกค้า เช่น 'รอดำเนินการ' 'กำลังดำเนินการ' 'อยู่ระหว่างการตรวจสอบ' และ 'เสร็จสมบูรณ์' ได้ คุณควรพิจารณาตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงตั้งแต่เริ่มต้น เพื่อควบคุมว่าลูกค้าสามารถดูหรือแก้ไขข้อมูลใดได้บ้าง วิธีนี้จะช่วยให้พวกเขาเข้าถึงเฉพาะงานและเอกสารที่เกี่ยวข้องเท่านั้น

ขั้นตอนที่ 2: รวบรวมเอกสารลูกค้าไว้ที่ศูนย์กลาง

ทุกพอร์ทัลลูกค้าจำเป็นต้องมีฐานความรู้ที่มีโครงสร้างซึ่งลูกค้าสามารถเข้าถึง ทรัพยากรที่จำเป็น เช่น แนวทางและรายงาน เพิ่ม การดูเอกสาร ไว้ด้านบนถัดจากภาพรวม และเก็บเอกสารสำคัญทั้งหมดไว้ที่นั่น

เพียงแค่ใช้คำสั่ง Slash ภายในมุมมองเอกสารเพื่อสร้างหรือฝังเอกสารโดยใช้ClickUp Docs มันทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางแบบโต้ตอบสำหรับการจัดเก็บสัญญาของลูกค้า ข้อเสนอ คำถามที่พบบ่อย และนโยบาย ไว้ในที่เดียว คุณยังสามารถสร้างแผนงานโครงการหรือคู่มือการเริ่มต้นใช้งานเพื่อความสะดวกในการอ้างอิง

จากการฝังเนื้อหาสื่อมัลติมีเดียและลิงก์พร้อมตัวเลือกการจัดรูปแบบที่หลากหลาย ไปจนถึงการเพิ่มงานเฉพาะโครงการที่เกี่ยวข้อง Docs ช่วยรวมฐานข้อมูลของคุณให้เป็นศูนย์กลาง นอกจากนี้ คุณยังสามารถ ใช้ความสัมพันธ์ของเอกสารเพื่อเชื่อมโยงเอกสารที่เกี่ยวข้องกับลูกค้าข้ามงานและโครงการต่างๆ เพื่อการนำทางที่รวดเร็ว

ขั้นตอนที่ 3: จัดระเบียบงานและโครงการของลูกค้า

การจัดการงานลูกค้าอาจกลายเป็นเรื่องวุ่นวายได้อย่างรวดเร็ว—โครงการที่แตกต่างกัน, ลำดับความสำคัญที่เปลี่ยนแปลง, และรายการงานที่ไม่มีวันสิ้นสุด สร้างงานใน ClickUpเพื่อสร้างโครงสร้างที่ยืดหยุ่นสำหรับการ จัดระเบียบงานภายใน, โครงการ, และงานที่ได้รับมอบหมาย

สร้างงานเฉพาะสำหรับโครงการลูกค้าที่แตกต่างกันพร้อมธงความสำคัญ, ผู้รับผิดชอบ, และคำอธิบายงานเพื่อจัดสรรทรัพยากรได้อย่างง่ายดาย แต่ละงานยังมีงานย่อยและรายการตรวจสอบเพื่อช่วยให้คุณแยกงานออกเป็นขั้นตอนที่สามารถดำเนินการได้

ตัวอย่างเช่น เอเจนซี่ดิจิทัลสามารถตั้งค่ารายการตรวจสอบงาน เช่น 'การพัฒนาเว็บไซต์' พร้อมงานย่อยเช่น 'การอนุมัติการออกแบบ' 'การอัปโหลดเนื้อหา' และ 'การทดสอบขั้นสุดท้าย' คุณยังสามารถเปิดใช้งานการพึ่งพาของงานเพื่อการดำเนินการตามลำดับได้อีกด้วย ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาจากความล่าช้าและปัญหาคอขวดที่สามารถป้องกันได้ในกระบวนการทำงานของโครงการ

ขั้นตอนที่ 4: ปรับปรุงการสื่อสารกับลูกค้า

พอร์ทัลที่ยอดเยี่ยมทำให้การสื่อสารเป็นเรื่องง่าย เพียงผสานClickUp Chat ซึ่งสามารถใช้งานได้จากแถบด้านซ้ายมือ เพื่อให้การสนทนาดำเนินไปอย่างราบรื่นโดยไม่หลงอยู่ในอีเมลที่สับสน

สร้างช่องทางเฉพาะสำหรับแต่ละโครงการ อัปเดตข้อมูลอย่างรวดเร็ว แลกเปลี่ยนความคิดเห็นแบบเรียลไทม์ และใช้ความคิดเห็นแบบเรียงลำดับเพื่อเชื่อมโยงทุกสิ่งเข้ากับงานที่ถูกต้อง ด้วยระบบแจ้งเตือนในตัว ไม่มีใครพลาดทุกความเคลื่อนไหว ใช้งานง่าย ราบรื่น และลดความวุ่นวาย

นี่คือวิธีอื่น ๆ ที่คุณสามารถใช้ ClickUp Chat ได้:

ต้องการทำงานร่วมกับลูกค้าของคุณได้ดีขึ้นหรือไม่? ใช้ClickUp Whiteboards! ดูวิธีการได้ที่นี่ 👇🏼

ขั้นตอนที่ 5: สร้างแดชบอร์ดสำหรับลูกค้าเพื่อการวิเคราะห์ข้อมูลแบบเรียลไทม์

ลูกค้าชื่นชอบความชัดเจน

การให้พวกเขาเข้าถึงแดชบอร์ดลูกค้าที่ปรับแต่งเฉพาะบุคคลหมายความว่าพวกเขาสามารถตรวจสอบตัวชี้วัดสำคัญได้ตลอดเวลา—ไม่ต้องรอ ไม่ต้องส่งอีเมลไปมา เพียงแค่ข้อมูลที่จำเป็น

ClickUp Dashboardsมอบมุมมองแบบใกล้ชิดให้กับลูกค้าของคุณเกี่ยวกับโครงการของพวกเขา สร้างอินเทอร์เฟซที่กำหนดเองพร้อมแผนภูมิและเมตริกตามความต้องการเพื่อให้พวกเขาตรวจสอบการอัปเดตได้ทุกเมื่อที่ต้องการ เลือกจาก 50+ วิดเจ็ตที่กำหนดเองเพื่อแสดงเปอร์เซ็นต์การเสร็จสิ้นของโครงการและรายงานความคืบหน้า ในงานที่ใช้งานหรือกำหนดเวลา

ต้องการให้รู้สึกเป็นส่วนตัวมากขึ้นใช่ไหม? เพิ่มโลโก้ของพวกเขา ปรับสี และจัดเรียงการ์ดในแบบที่เหมาะสมกับพวกเขา นอกจากนี้คุณยังสามารถเพิ่มการ์ดติดตามเวลาเพื่อบันทึกชั่วโมงที่สามารถเรียกเก็บเงินได้ และแชร์ตารางเวลาให้กับลูกค้าได้อย่างถูกต้อง

ตัวอย่างเช่น บริษัทที่ปรึกษาสามารถสร้างแดชบอร์ดที่แสดงข้อมูลสำคัญของแต่ละโครงการ ใบแจ้งหนี้ของลูกค้า และการวิเคราะห์การมีส่วนร่วมของลูกค้าไว้ในที่เดียว

ขั้นตอนที่ 6: อัตโนมัติการทำงานซ้ำๆ ด้วย ClickUp Automations

ลองนึกถึงเวลา (และเงิน) ที่เสียไปกับการทำสิ่งเดิมซ้ำแล้วซ้ำเล่า—การมอบหมายงาน การส่งการแจ้งเตือน และการติดตามใบแจ้งหนี้ มันเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว เมื่อมีระบบการทำงานที่เหมาะสม คุณสามารถทำให้ทุกอย่างเป็นอัตโนมัติได้

ClickUp Automationsช่วยให้คุณสามารถทำงานอัตโนมัติในกระบวนการทำงานของคุณ, ตั้งค่าทริกเกอร์และการดำเนินการ, และจัดการงานที่ทำซ้ำๆ เช่น การต้อนรับลูกค้าใหม่, การติดตามผล, และการส่งการอัปเดตโครงการ

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถ ทำให้กระบวนการต้อนรับลูกค้าใหม่เป็นอัตโนมัติทั้งหมด เมื่อมีลูกค้าใหม่ถูกเพิ่มเข้ามาในพื้นที่ทำงาน ClickUp จะสร้างรายการ 'การต้อนรับลูกค้าใหม่' โดยอัตโนมัติ มอบหมายงานให้กับผู้เชี่ยวชาญด้านการต้อนรับลูกค้า ตั้งค่าวันที่ครบกำหนด และเปลี่ยนสถานะงานโดยอัตโนมัติ

ฉันได้พบกับ ClickUp ตอนที่กำลังมองหา Customer Portal; ไม่เคยคิดเลยว่ามันจะกลายเป็นสำนักงานเสมือนของเราได้ เพราะมันสามารถทำได้มากกว่าที่คิดไว้ มันแทนที่ซอฟต์แวร์หลายตัวที่เคยใช้ และค่าใช้จ่ายต่าง ๆ แถมยังสามารถปรับแต่งให้เหมาะกับกระบวนการทำงานของแต่ละทีมของเราได้ ฉันใช้มันทั้งส่วนตัวและงาน และฉันได้ช่วยเหลือผู้อื่นให้ใช้เช่นกัน ClickUp for Life!

ขั้นตอนที่ 7: ผสานแอปภายนอกเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

การผสานการทำงานกับบุคคลที่สามของ ClickUp ช่วยให้คุณสามารถเชื่อมต่อพอร์ทัลลูกค้าของคุณกับเครื่องมือที่ใช้บ่อยเพื่อประสบการณ์ที่ราบรื่นยิ่งขึ้น สิ่งนี้ช่วยให้คุณซิงค์ซอฟต์แวร์ที่ลูกค้าของคุณชื่นชอบได้ในขณะที่เน้นย้ำถึงความใส่ใจในความต้องการของพวกเขา

คุณสามารถใช้ การผสานการทำงานของ ClickUpเพื่อผสานกับเครื่องมืออื่น ๆ เช่น:

ตัวอย่างเช่น บริษัทกฎหมายสามารถผสาน Google Drive เพื่อเก็บสัญญาของลูกค้าและบทสนทนา โดยเชื่อมโยงกับงานที่เกี่ยวข้องใน ClickUp โดยอัตโนมัติ

เทมเพลตพอร์ทัลลูกค้าใน ClickUp

เทมเพลตพอร์ทัลลูกค้าของ ClickUp ช่วยให้การสื่อสารและการจัดการโครงการกับลูกค้าเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ใช้งานง่ายและปรับแต่งได้ตามต้องการ เทมเพลตเหล่านี้มอบพื้นที่ส่วนกลางสำหรับลูกค้าในการเข้าถึงรายละเอียดโครงการ กำหนดเวลา และงานต่าง ๆ ได้อย่างสะดวก

มาดูตัวอย่างที่คุณสามารถใช้ได้กัน 📝

1. แม่แบบเริ่มต้นอย่างรวดเร็วสำหรับบริการลูกค้าของ ClickUp

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

เทมเพลตบริการลูกค้าเริ่มต้นอย่างรวดเร็วของ ClickUpช่วยเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการจัดการลูกค้าของคุณอย่างมีประสิทธิผล แนวทางที่ครอบคลุมในการจัดการบัญชีลูกค้าช่วยให้คุณสามารถกำหนดขอบเขตของคำขอและติดตามความคืบหน้าของโครงการได้อย่างราบรื่น

เทมเพลตนี้ประกอบด้วยตัวอย่างโครงการ ซึ่งให้ข้อมูลอ้างอิงเชิงปฏิบัติเพื่อช่วยให้คุณ มองเห็นภาพวิธีการนำแต่ละฟีเจอร์ไปใช้ในสถานการณ์จริงได้อย่างรวดเร็ว

นอกจากนี้ วิกิของทีมยังส่งเสริมการแบ่งปันความรู้ได้อย่างราบรื่น. เทมเพลตที่ใช้งานง่ายนี้มุ่งเน้นไปที่องค์ประกอบสำคัญที่มอบผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยม และเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการปรับปรุงบริการลูกค้าโดยไม่ต้องเผชิญกับการตั้งค่าที่ซับซ้อน.

2. แม่แบบ CRM ของ ClickUp

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

เทมเพลต CRM ของ ClickUpช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า โดยมอบวิธีการที่เป็นระบบในการจัดการลูกค้าเป้าหมายและดูแลความสัมพันธ์กับลูกค้า

ไม่ว่าคุณจะเป็นสตาร์ทอัพหรือบริษัทที่มีชื่อเสียงแล้ว เทมเพลตนี้มอบวิธีการที่มีโครงสร้างแต่ยืดหยุ่นในการติดตามการติดต่อกับลูกค้า ความคืบหน้าในการขาย งานที่เสร็จสมบูรณ์ และการติดตามผล โดยไม่ต้องยุ่งยากกับสเปรดชีตที่กระจัดกระจายหรือเครื่องมือที่ไม่เชื่อมต่อกัน

จัดระเบียบรายชื่อลูกค้าเป้าหมายและลูกค้าปัจจุบัน และ ติดตามกระบวนการเปิดตัวแคมเปญของคุณผ่านมุมมองแผนภูมิที่ยืดหยุ่นได้เทมเพลต CRMนี้ยังช่วยให้คุณติดตามความสัมพันธ์กับลูกค้าผ่านตัวชี้วัดต่างๆ เช่น คะแนนความพึงพอใจ สัญญาที่ต่ออายุ และคำถามที่ได้รับการแก้ไข

3. แม่แบบความร่วมมือความสำเร็จของลูกค้า ClickUp

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

ClickUp Client Success Collaboration Template ติดตามการเดินทางของคุณตั้งแต่การคิดค้น, การดำเนินการ, และการทบทวนประสิทธิภาพไปจนถึงมาตรการการรักษาลูกค้า

คุณสามารถเพิ่มการ์ดและงานย่อยภายในงานเพื่อจดบันทึกในขั้นตอนต่าง ๆ ของการทำงานร่วมกัน เช่น ระหว่างการปฐมนิเทศ การตรวจสอบประจำเดือน หลังการลงนามสัญญา และอื่น ๆ

ติดตามอัตราการได้ลูกค้าใหม่และอัตราการต่ออายุของลูกค้า และแจ้งให้ทีมของคุณทราบถึงจุดที่ควรปรับปรุงเมื่อต้องรับมือกับลูกค้าเฉพาะราย คุณยังสามารถเพิ่มแบบฟอร์มเพื่อเก็บข้อมูลลูกค้าในระหว่างขั้นตอนต่าง ๆ ของโครงการ และสร้างคู่มือเพื่อช่วยให้เข้าใจโครงการได้ดีขึ้น

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดการพอร์ทัลลูกค้า

นอกเหนือจากการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องแล้ว พอร์ทัลลูกค้าที่มีประสิทธิภาพยังรวมถึงกลยุทธ์การจัดการลูกค้าในรูปแบบดิจิทัลและการปรับแต่งที่ไม่จำกัด

นี่คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการสร้างพอร์ทัลลูกค้าที่มีประสิทธิภาพ:

เปิดประตูสู่ความสำเร็จด้วย ClickUp

พอร์ทัลลูกค้าที่ออกแบบมาอย่างดีช่วยส่งเสริมความโปร่งใสและการมีส่วนร่วมของลูกค้าที่ดีขึ้น เครื่องมือเช่น ClickUp แอปทุกอย่างสำหรับการทำงาน มอบความยืดหยุ่นสูงสุดในการสร้างศูนย์กลางที่ปรับแต่งได้และมีประสิทธิภาพสูงสำหรับลูกค้าหลายราย

คุณสมบัติของมัน เช่น ClickUp Docs สำหรับการจัดการความรู้, แผงควบคุมแบบกำหนดเองสำหรับการติดตาม KPI, และแชทสำหรับการสื่อสารภายในและภายนอก, ช่วยให้ทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่น

คุณยังได้รับเทมเพลตสำเร็จรูปเพื่อรักษาความสัมพันธ์กับลูกค้าได้อย่างง่ายดาย

ลงทะเบียนใช้ ClickUpฟรีวันนี้ ✅