De flesta terapeuter lägger mer tid på att dokumentera sessioner än de skulle vilja.
Nuance Communications fann att läkare i genomsnitt ägnade cirka 13,5 timmar per vecka åt att skapa dokumentation.
Detta händer när ditt spårningssystem motarbetar dig istället för att hjälpa dig. Men så behöver det inte alltid vara.
En mall för att spåra klientterapisessioner ger dig en färdig struktur för att logga sessionsdetaljer, spåra framsteg och hantera uppföljningar. Med dessa mallar på plats behöver du inte uppfinna ditt arbetsflöde på nytt varje gång. Och du kan använda dem oavsett om du är ensam praktiserande eller del av en gruppraktik.
Vad är en mall för att spåra klientterapisessioner?
En mall för att spåra klientterapisessioner är ett strukturerat dokument eller digitalt verktyg som hjälper terapeuter att logga sessionsdatum, klienters problem, använda interventioner och observationer av framsteg.
Det säkerställer att alla viktiga detaljer registreras konsekvent, session efter session. Med de flesta sådana mallar får du fält för att registrera
- Klientinformation
- Datum och tid för sessionen
- Presentera problem
- Tillämpade interventioner
- Klientrespons och
- Alla läxor eller uppföljningsscheman
Dessa mallar används av legitimerade terapeuter, rådgivare, socialarbetare och psykologer för att upprätthålla tydlig och organiserad dokumentation.
🤝 Vänlig påminnelse: En enkel sessionslogg kan bara spåra datum och grundläggande anteckningar, men en omfattande spårare hjälper dig att övervaka framstegen mot behandlingsmålen och mäta klienternas resultat över tid. Du kan också välja mellan specifika dokumentationsformat, såsom SOAP (Subjektivt, Objektivt, Bedömning, Plan), DAP (Data, Bedömning, Plan) eller BIRP (Beteende, Intervention, Respons, Plan), vilket gör dem anpassningsbara till din verksamhets krav.
De bästa mallarna för att spåra klientterapisessioner i ett ögonblick
| Mallens namn | Länk för nedladdning | Perfekt för | Bästa funktioner | Format/plattform |
|---|---|---|---|---|
| Mall för patienthantering från ClickUp | Få en gratis mall | Terapeuter som hanterar full beläggning | Centralisera klientjournaler, sessionshistorik och uppföljningar | Digital (ClickUp) |
| Mall för patientlista från ClickUp | Få en gratis mall | Ensamföretagare | Håll en enkel och organiserad kundlista | Digital (ClickUp) |
| Mall för fallrapport från ClickUp | Få en gratis mall | Terapeuter som skriver formella rapporter | Skapa strukturerade fallsammanfattningar för remisser eller juridiska behov | Digital (ClickUp Docs) |
| Mall för kundframgångar från ClickUp | Få en gratis mall | Målinriktade terapimetoder | Spåra framsteg mot behandlingsmål över tid | Digital (ClickUp) |
| Mall för juridisk kundhantering från ClickUp | Få en gratis mall | Rättsmedicinska eller domstolsförelagda fall | Hantera dokumentation och deadlines med hög efterlevnad | Digital (ClickUp) |
| Mall för egenvårdsplan från ClickUp | Få en gratis mall | Engagemang mellan sessionerna | Tilldela och spåra klienters hemuppgifter och rutiner | Digital (ClickUp, kan delas med klienter) |
| Mall för chefens loggbok från ClickUp | Få en gratis mall | Kliniska handledare | Övervakning av terapeuter, handledningsanteckningar och licensiering | Digital (ClickUp) |
| Mall för terapisessioner från Template.net | Ladda ner denna mall | Planering av möten | Organisera veckoscheman för terapi | Nedladdningsbart dokument |
| Utskrivbar SOAP-anteckningsmall från Goodocs | Ladda ner denna mall | SOAP-baserad dokumentation | Skriva strukturerade SOAP-framstegsanteckningar | Google Docs / Word |
| Mall för tidrapportering från Vertex42 | Ladda ner denna mall | Faktureringsfokuserade metoder | Spåra fakturerbar och icke-fakturerbar tid | Kalkylblad |
Vad du ska leta efter i en mall för att spåra klientterapisessioner
Att välja fel mall kan skapa mer arbete, inte mindre. Därför är det viktigt att leta efter ett verktyg som passar din befintliga kliniska arbetsflöde istället för att tvinga dig till ett nytt. Innan du bestämmer dig, se till att mallen uppfyller dessa viktiga kriterier.
- Kompatibilitet med dokumentformat: Mallen ska stödja din föredragna stil, oavsett om det är SOAP, DAP, BIRP eller ett enkelt berättande format, utan att kräva besvärliga lösningar.
- Anpassningsbara fält: Varje praktik är unik. Du behöver kunna lägga till, ta bort eller byta namn på sektioner för att anpassa dem efter din specialitet, oavsett om du arbetar med individer, par eller grupper.
- Framstegsuppföljning över tid: Visste du att mätningsbaserad vård i vissa fall av depressiva störningar kan halvera den genomsnittliga tiden till behandlingsrespons jämfört med standardvård? En bra mall stöder mätningsbaserad vård genom att visa mer än bara en enda session. Den gör det möjligt att se hela klientens behandlingsförlopp, vilket gör det lättare att upptäcka mönster och granska framstegen mot deras mål.
- Schemaläggningsintegration: Separata kalendrar och anteckningar skapar Work Sprawl – fragmentering av information som tvingar dig att slösa timmar på att söka i olika appar och leta efter filer. En mall som länkar sessionens dokumentation till möten och påminnelser om uppföljning håller allt på ett ställe.
- Överväganden kring säker lagring: När du hanterar känslig klientinformation måste plattformen som är värd för din mall stödja din verksamhets krav på integritet och säkerhet, särskilt med tanke på de höga genomsnittliga kostnaderna för dataintrång inom hälso- och sjukvården (10,93 miljoner dollar).
- Enkel att använda under sessionerna: När du håller utrymme för en klient är det sista du behöver en komplicerad mall som kräver din uppmärksamhet. En bra sessionsspårare är enkel att navigera, snabb att fylla i och utformad för att stödja sessionen – inte distrahera från den.
- Samarbetsfunktioner: Om du arbetar i en gruppraktik eller har en handledare bör mallen göra det möjligt för flera kliniker att på ett säkert sätt komma åt, kommentera och uppdatera klientjournaler med rätt behörigheter.
I denna sammanställning har vi de perfekta mallarna som tillgodoser dessa behov på olika sätt.
10 gratis mallar för att spåra klientterapisessioner
Låt oss visa dig några mallar som är utformade för att hjälpa terapeuter att organisera sessionsdokumentation, spåra klienters framsteg och minska administrativa uppgifter. De första sju mallarna är skapade i ClickUp. Det är världens första konvergerade AI-arbetsyta där du kan samla anteckningar, hantera uppföljningar och förvara klientinformation på ett och samma ställe. De återstående mallarna är externa alternativ som du kan utforska utifrån dina behov.
1. Mall för patienthantering från ClickUp™
Känns det som att hantera en fullständig ärendebörda är som att jonglera med för många saker samtidigt? Med klientinformation utspridd över kalendrar, anteckningsappar och separata filer slösar du tid på att leta efter information.
Vad mer? I all stress kan viktiga detaljer hamna mellan stolarna. Denna omfattande mall för patienthantering från ClickUp™ löser det genom att skapa en centraliserad hubb för all patientinformation, alla bokade tider och alla sessioner i ett arbetsutrymme.
Det är perfekt för terapeuter som behöver snabb tillgång till hela klientens resa utan att behöva växla mellan dussintals verktyg.
🌟 Varför du kommer att gilla den här mallen:
- Skapa utkast till sessionssammanfattningar från dina anteckningar eller få automatiska förslag på uppföljningsåtgärder med ClickUp Brain, din kontextmedvetna AI-assistent.
- Spåra viktig kunddemografi, diagnoskoder, försäkringsinformation och specifika behandlingsmål genom att skapa dedikerade anpassade fält i ClickUp.
- Se dina ärenden i en klassisk att göra-lista med ClickUp List View, visualisera kundens olika stadier från intag till utskrivning med ClickUp Board View, eller planera kommande möten med ClickUp Calendar View.
- Koppla samman hela kundens arbetsflöde till en enda arbetsyta. Med ClickUp Task Dependencies kan du säkerställa att intagningsbedömningar är klara före den första sessionen och att utskrivningsplaneringen är kopplad till de sista besöken.
2. Mall för patientlista från ClickUp™
Har du svårt att välja mellan ett enkelt kalkylblad och ett fullfjädrat kundhanteringssystem?
Valet kan vara extremt frustrerande, särskilt för en enskild praktiker. Ett enkelt kalkylblad kan kännas för klumpigt och osammanhängande. Ett komplext system kan å andra sidan vara överdrivet, med funktioner som du kanske aldrig kommer att använda. Patientlistmallen från ClickUp™ erbjuder en bra medelväg.
Använd den för att skapa en enkel, organiserad kundlista med viktig information tillgänglig på ett ögonblick. Det är en perfekt utgångspunkt som kan växa med din verksamhet. Du kan lägga till mer detaljerad uppföljning senare utan att behöva bygga om ditt system från grunden.
🌟 Varför du kommer att gilla den här mallen:
- Använd snabbfilter för att sortera din kundlista efter status, till exempel aktiv, på väntelista eller avslutad, så att du kan fokusera på dem som behöver uppmärksamhet.
- Spåra sessionstypen för varje klient, oavsett om det är individuell terapi, parterapi, familjeterapi eller gruppterapi, med ClickUp Custom Fields.
- Skapa påminnelser när en klient inte har setts inom en viss tidsram och slipp manuella kalenderkontroller med ClickUp Automations.
3. Mall för fallrapport från ClickUp™
Att sammanställa fallrapporter för remitterande läkare, skolor eller juridiska personer innebär ofta en mödosam process med kopiering och klistring från spridda sessionsanteckningar. Detta manuella arbete är inte bara tidskrävande utan också benäget för fel, vilket riskerar ofullständig eller felaktig dokumentation. Denna fallrapportmall från ClickUp™ effektiviserar hela processen genom att integrera dina anteckningar och rapporter i ett enda, sammanhängande system.
Den är utformad för kliniker som behöver ta fram strukturerad, professionell dokumentation för externa parter.
🌟 Varför du kommer att gilla den här mallen:
- Skriv detaljerade rapporter direkt i ditt arbetsutrymme och koppla dem till klientens sessionshistorik med ClickUp Docs.
- Skapa separata avsnitt för intagningsbedömning, anteckningar om framsteg per session och sammanfattning av slutresultatet genom att organisera dina rapporter med Nested Pages.
- Få feedback från en handledare eller rådgör direkt med en kollega i dokumentet med samarbetsfunktioner som kommentartrådar och @mentions.
- Skapa en första sammanfattning av fallet genom att samla viktiga detaljer från tidigare terapinoter i en sammanhängande rapport med ClickUp Brain.
📮 ClickUp Insight: En genomsnittlig yrkesverksam person spenderar mer än 30 minuter om dagen på att söka efter arbetsrelaterad information – det är över 120 timmar om året som går förlorade på att leta igenom e-postmeddelanden, Slack-trådar och spridda filer. En intelligent AI-assistent inbyggd i din arbetsyta kan ändra på det. Presentera ClickUp Brain. Den ger omedelbara insikter och svar genom att visa rätt dokument, konversationer och uppgiftsdetaljer på några sekunder – så att du kan sluta söka och börja arbeta. 💫 Verkliga resultat: Team som QubicaAMF har återvunnit mer än 5 timmar per vecka med hjälp av ClickUp – det är över 250 timmar per år och person – genom att eliminera föråldrade kunskapshanteringsprocesser. Tänk dig vad ditt team skulle kunna åstadkomma med en extra produktiv vecka varje kvartal!
4. Mall för kundframgångar från ClickUp™
När du fokuserar på anteckningar från enskilda sessioner kan det vara svårt att se helheten i en klients framsteg över tid. Detta gör det svårt att upptäcka långsiktiga mönster, justera behandlingsplaner effektivt eller visa terapeutiska framsteg för klienten. Denna målinriktade mall för klientframgångar från ClickUp™ flyttar fokus från enskilda sessioner till hela behandlingsprocessen.
Även om den ursprungligen skapades för CRM-system kan du enkelt anpassa den till sessionens framsteg genom att ändra standardinställningarna för anpassade statusar efter dina önskemål.
🌟 Varför du kommer att gilla den här mallen:
- Övervaka framstegen mot specifika behandlingsmål, såsom ”minska ångestsymtom” eller ”utveckla strategier för att hantera problem”, med hjälp av ClickUp Milestones.
- Se hur klienterna närmar sig sina mål med framstegsindikatorer som uppdateras mellan sessionerna.
- Inkludera resultatmätningar, såsom självrapporterade klientbetyg eller standardiserade bedömningspoäng, med ClickUp Custom Fields.
- Skapa automatiskt diagram och grafer för att visualisera klientens framstegstrender utan att behöva skapa manuella rapporter med hjälp av ClickUp Dashboards.
🎥 Bonus: För att se hur du kan skapa en anpassad klientpanel som visualiserar dina terapidata och spårar viktiga mätvärden för hela din verksamhet, titta på (och anpassa) denna steg-för-steg-guide.
5. Mall för juridisk kundhantering från ClickUp™
Mallen för juridisk klienthantering från ClickUp™ är en gudagåva för ärenden som medför en tung börda av efterlevnad och dokumentation. Ja, vi pratar om rättsmedicinska ärenden, klienter som ålagts av domstol och så vidare.
Det är verktyget du behöver i din verktygslåda när en enda missad deadline eller en dåligt dokumenterad interaktion kan få allvarliga juridiska och professionella konsekvenser. Du kan lita på att det ger den noggranna dokumentation som krävs i dessa situationer med höga insatser.
Även om den är utvecklad för jurister, passar dess struktur perfekt för terapeuter som behöver detaljerad, försvarbar dokumentation.
🌟 Varför du kommer att gilla den här mallen:
- Registrera varje kundinteraktion med detaljerade aktivitetsloggar som inkluderar automatiska tidsstämplar för efterlevnad och granskning.
- Spara samtyckesformulär, domstolsbeslut och all relaterad korrespondens direkt i klientens journal.
- Spåra viktiga deadlines, såsom domstolsdatum eller rapportinlämningar, med integrerad uppgiftshantering i ClickUp.
- Ge kontrollerad, skrivskyddad åtkomst till specifika register när advokater, arbetsledare eller andra parter behöver insyn med anpassningsbara behörigheter i ClickUp.
6. Mall för egenvårdsplan från ClickUp™
Här är ett scenario som nästan alla terapeuter känner till alltför väl: du ger klienterna hemuppgifter mellan sessionerna – dagboksanteckningar, grundande övningar, humörspårning eller exponeringsuppgifter – så att de kan göra framsteg utanför terapirummet. Men vid nästa session är arbetet antingen ofullständigt eller helt bortglömt.
Resultatet? Du fortsätter att spendera värdefull sessionstid på att förklara uppgifter på nytt istället för att bygga vidare på dem. Denna mall för självomsorgsplan från ClickUp™ löser det genom att ge dig och dina kunder ett gemensamt, digitalt utrymme för arbete mellan sessionerna.
Det hjälper dig att utvidga den terapeutiska processen till dina klienters vardag, så att de förblir engagerade och ansvarstagande.
🌟 Varför du kommer att gilla den här mallen:
- Ge klienterna åtkomst för att visa eller redigera sina egna framsteg (om det är lämpligt för din verksamhet) genom att dela planen med dem.
- Dela upp självvårdens rutiner i små, genomförbara moment som klienterna kan bocka av varje dag med ClickUp Checklists.
- Hjälp kunderna att konsekvent öva på nya copingstrategier och bygga upp hälsosamma vanor med ClickUp Recurring Tasks och ClickUp Reminders.
- Klienterna kan komma åt och uppdatera sin plan var som helst med hjälp av ClickUp Mobile App, vilket gör det enkelt att hålla sig uppdaterad.
👀 Visste du att? Terapeutens välbefinnande påverkar klienternas resultat: I en kohortstudie från 2024 var patienter som behandlades av terapeuter som led av utbrändhet mindre benägna att uppvisa kliniskt meningsfulla förbättringar av PTSD-symtom jämfört med dem vars terapeuter inte var utbrända.
Se till att du också tar hand om dina egna behov, samtidigt som du hjälper dina kunder med deras!
7. Mall för chefens loggbok från ClickUp™
Den här är avsedd för kliniska handledare eller praktikchefer som övervakar flera terapeuter.
När information om övervakning finns spridd i olika e-postmeddelanden, kalkylblad och konversationer försämras översikten. Det är svårt att jämföra ärendemängder, anteckningar om övervakning är lätta att missa och viktiga datum, som förnyelse av licenser, blir lätta att missa.
Denna mall för chefens loggbok från ClickUp™ centraliserar all din övervakning och administrativa kontroll i ett organiserat system. Du kan spåra terapeuters arbetsbelastning, logga övervakningssessioner, dokumentera feedback och åtgärdspunkter samt övervaka milstolpar för efterlevnad på ett och samma ställe. Du behöver inte jaga uppdateringar eller pussla ihop sammanhang från flera olika verktyg.
Kort sagt hjälper det dig att upprätthålla vårdkvaliteten och efterlevnaden utan att behöva detaljstyra ditt team.
🌟 Varför du kommer att gilla den här mallen:
- Dokumentera diskussioner och åtgärdspunkter genom att skapa loggposter för varje handledningssession du har med enskilda kliniker.
- Missa aldrig licensieringskrav, fortbildningspoäng eller förnyelsedatum för hela ditt teams certifieringar.
- Få en tydlig översikt över fördelningen av ärenden för att säkerställa att arbetet är balanserat inom hela verksamheten.
- Visualisera mått för hela verksamheten, såsom totalt antal aktiva kunder, genomsnittligt antal sessioner per vecka eller nya intag, med ClickUp Dashboards.
8. Mall för terapisessioner från Template.net
Denna mall för terapisessioner är ett enkelt men kraftfullt verktyg för att organisera dina möten och strukturera din vecka på ett överskådligt sätt. Den visar veckodagar, tidsintervall, klientnamn, typ av terapi och målsättningar för sessionerna, så att du kan planera sessionerna medvetet istället för att försöka komma ihåg alla detaljer.
🌟 Varför du kommer att gilla den här mallen:
- Visualisera din arbetsbelastning och undvik överlappningar.
- Gör plats för pauser och förberedelsetid mellan kunderna.
- Anpassa den enkelt till ditt arbetsflöde, oavsett om du arbetar med individuell terapi, grupparbete eller blandade format.
- Minska stressen kring den dagliga logistiken och frigör mer tid för kliniskt arbete.
9. Utskrivbar SOAP-anteckningsmall för terapisessioner från Goodocs
Många kliniker är utbildade i att använda SOAP-dokumentationsformatet och föredrar TheGoodocs SOAP-anteckningsmall för terapisessioner, eftersom den är speciellt utformad för formatet. En SOAP-anteckningsmall organiserar patientinformationen i fyra olika avsnitt:
- Subjektivt: Vad klienten rapporterar om sina känslor, symtom och upplevelser.
- Mål: Terapeutens faktiska observationer, såsom klientens känslomässiga tillstånd, utseende eller beteende.
- Bedömning: Terapeutens kliniska tolkning av subjektiv och objektiv information.
- Plan: Nästa steg i behandlingsplanen, inklusive interventioner och hemuppgifter.
Denna Goodocs-mall är tillgänglig gratis i både Google Docs och Microsoft Word, så att du enkelt kan anpassa och skriva ut dina sessionsanteckningar. Du får färdiga platshållare för varje avsnitt, så att du kan fokusera på att dokumentera meningsfulla framsteg istället för att skriva om dina anteckningar från grunden.
🎥 Bonus: Vill du lära dig att skriva bättre SOAP-anteckningar? Få våra bästa tips genom denna korta informationsvideo:
10. Mall för tidrapportering från Vertex42
Om du fakturerar per timme eller behöver spåra tid som läggs på icke-fakturerbart arbete som dokumentation och övervakning, kan denna tidsspårningsmall från Vertex42 vara till hjälp. Använd den för att spåra tid som läggs på klientsessioner, fallanteckningar, telefonkonsultationer och andra administrativa uppgifter. Den förenklar korrekt fakturering för privatpraktik och uppfyller försäkringsdokumentationskraven.
💡 Proffstips: Även om det finns fristående mallar för tidrapportering i form av kalkylblad eller specialappar, är detta ett annat område där ett integrerat verktyg kan minska friktionen. Logga sessionens längd direkt i kundens register utan att behöva ett separat verktyg genom att använda den inbyggda tidrapporteringsfunktionen i ClickUp för varje ClickUp-uppgift.
Struktur som skapar utrymme för bättre vård
Rätt mall för terapisessioner gör mer än att förenkla dokumentationen. Den formar hur tid och uppmärksamhet visas i din praktik.
Mallarna för klientterapisessioner som listas i detta blogginlägg skyddar din tid med klienterna. De minskar den kognitiva belastningen och förbättrar uppföljningen mellan sessionerna. Resultatet blir en tydligare kontinuitet för både kliniker och klienter.
Och hur väljer du rätt mall?
Kom ihåg att bra dokumentationssystem inte känns som administrativt arbete. De försvinner i bakgrunden och låter terapin fokusera på det som är viktigast. Och de bästa? Jo, de gör det möjligt att samla anteckningar, scheman, hemuppgifter och framstegsuppföljning i ett enda stödjande system. Precis som ClickUp gör.
Prova själv. Registrera dig gratis på ClickUp!
Vanliga frågor (FAQ)
En mall för terapinoter (ofta kallade psykoterapinoter) är avsedd för klinikerns personliga observationer och intryck – dessa hålls separata från den officiella journalen och omfattas av särskilda sekretesskydd enligt HIPAA. En mall för framstegsnoter är en del av den formella klientakten och dokumenterar behandlingsdetaljer, klientens respons och planer som kan delas med försäkringsgivare, handledare eller andra kliniker som är involverade i vården.
De flesta digitala mallar låter dig byta namn på eller lägga till anpassade fält för att matcha ditt önskade format. Du kan skapa sektioner för varje komponent (t.ex. subjektivt, objektivt, bedömning, plan för SOAP) och ta bort alla fält som inte passar din dokumentationsstil.
ClickUp erbjuder säkerhetsfunktioner på företagsnivå och kan underteckna affärspartneravtal (BAA) för organisationer som kräver HIPAA-efterlevnad. Du bör alltid rådgöra med din egen compliance-ansvarige och granska ClickUps säkerhetsdokumentation för att bekräfta att den uppfyller din verksamhets specifika krav.
Digitala spårningsverktyg erbjuder sökbara register, automatiska säkerhetskopior och enklare samarbete med handledare. De gör det också möjligt att länka anteckningar från sessioner direkt till schemaläggning och uppföljningsuppgifter, vilket minskar den spridda dokumentationen som uppstår när man använder papper eller separata kalkylblad.