När du är upptagen med att hantera flera projekt är det sista du behöver extra stress på grund av att du hamnar efter i schemat.
Bakslag som felaktig resursfördelning, ändrade krav och andra oväntade störningar kan fördröja ditt projekt, ibland på obestämd tid.
Det är just därför du måste lära dig att följa projektets framsteg.
Genom att följa projektets framsteg under hela dess livscykel kan du fatta välgrundade beslut i varje skede och anpassa projektaktiviteterna för att hålla kursen.
I den här bloggen diskuterar vi några bästa praxis och strategier som du kan använda för att följa projektets framsteg.
Utmaningar vid uppföljning av projektets framsteg
Som projektledare eller teamledare har du kanske stött på flera utmaningar när du har följt upp projekt och dokumenterat statusen för olika uppgifter från start till slutförande. Några av de vanligaste utmaningarna som vi har observerat är:
- Brist på tydliga mål: Projekt kan sakna tydligt definierade mål och resultat, vilket leder till att projektets omfattning förändras, vilket i sin tur gör det svårt att hålla projektets tidsplan.
- Felaktig kommunikation: Dålig kommunikation mellan intressenter och teammedlemmar kan skapa förvirring kring projektets resultat, mål, tidsplaner och ansvarsområden.
- Inkonsekvent datainsamling: Brist på en strukturerad datainsamlingsprocess resulterar i ofullständiga framstegsrapporter, vilket gör det svårt att bedöma projektets status.
- Brist på uppdateringar i realtid: Utan regelbundna uppdateringar i realtid kan det vara svårt att identifiera och hantera problem proaktivt.
10 sätt att följa projektets framsteg
Om du vill följa och mäta projektets framsteg är här 10 steg att följa.
1. Sätt upp tydliga mål och milstolpar
Sätt dig ner med teammedlemmarna och intressenterna för att diskutera projektmålen i detalj. Dela upp dessa mål i viktiga delmål så att ditt team vet exakt vad som behöver uppnås i varje projektfas.
Om ditt mål till exempel är att lansera en e-handelswebbplats inom sex månader, kan viktiga milstolpar i projektet se ut så här:
- Månad 1: Slutför projektets omfattning och sätt ihop projektteamet
- Månad 2: Slutför marknadsundersökningen och dokumentera kraven för webbplatsen.
- Månad 3: Slutför webbplatsdesignen och utveckla en UX-strategi
I denna process fungerar milstolpar som kontrollpunkter under hela projektet, vilket gör att du kan mäta projektets faktiska framsteg i förhållande till tidsplanen.
Använd ClickUp Goals för att definiera tydliga, spårbara mål för ditt projekt. Lägg till tidslinjer och mål för varje mål så att du vet exakt hur ditt projekt fortskrider.
2. Tilldela tydliga ansvarsområden
Om du inte vill att teammedlemmarna ska använda frasen "Det var jag inte medveten om" måste du fastställa tydliga ansvarsområden för varje uppgift på projektets att göra-lista.
Börja med att dela upp ditt projekt i olika faser. Lägg till uppgifter under varje fas och gå igenom dem med intressenterna innan du slutför din uppgiftslista.
- Använd ClickUps Kanban-tavla för att skapa olika kolumner som representerar varje steg i projektet.
- Gruppera motsvarande uppgifter under varje kolumn tillsammans med deadlines och prioritetsnivåer. Du kan flytta varje uppgift över hela tavlan med hjälp av dra-och-släpp-funktionen.
- Tilldela dessa uppgifter till lämpliga teammedlemmar. De får ett meddelande när en uppgift har tilldelats, vilket innebär att det inte uppstår några oklarheter kring ansvaret.
💡Proffstips: Beräkna den uppskattade tiden för slutförande genom att ta hänsyn till olika uppgifter, aktiviteter och troliga förseningar. Använd detta som riktmärke för att fastställa realistiska tidsplaner och prioritera nödvändiga uppgifter för att effektivisera projektet och förbättra effektiviteten.
3. För detaljerad dokumentation
Om du har ägnat tid åt att förbereda och uppdatera projektledningsdokumentation – projektplaner, ändringsloggar, riskregister och projektstatusrapporter – vet du hur dessa detaljer vanligtvis är utspridda över e-posttrådar, anteckningar, chattar och oändliga kalkylblad.
När viktiga dokument inte är centraliserade i ett gemensamt utrymme kan det vara svårt och tidskrävande att komma åt dem. Du måste be flera intressenter om åtkomst och söka igenom flera verktyg (Word, PowerPoint, MS Teams, Google Docs osv.), och ändå kanske du inte kan hitta de senaste versionerna av dessa dokument.
Tänk om vi berättade att du kan samla alla projektrelaterade dokument och all information i ett centralt arkiv med hjälp av ClickUp Docs?
Använd de inbyggda formateringsalternativen för att strukturera dokumentet på ett överskådligt sätt, lägga till avsnitt, ladda upp bilder och bädda in videor så att det blir lätt för alla att förstå. Dessutom gör samarbetsdetekteringen det möjligt för intressenterna att redigera dokumentet i realtid, vilket säkerställer att informationen alltid är uppdaterad.
Betrakta Docs som en enda källa till sanningen som hjälper alla att arbeta utifrån samma information, vilket minimerar förbiseenden och minskar förseningar.
💡 Proffstips: Överväg att använda mallar för projektförloppsuppföljning som en fördefinierad plan för att övervaka framstegen, organisera viktig information centralt och spara värdefull tid utan att äventyra projektets integritet.
4. Planera regelbundna statusmöten
Regelbundna teammöten gör det möjligt för alla att diskutera sina framsteg och ge uppdateringar om statusen för sina uppgifter. Det är ett sätt för dina teammedlemmar att få reda på vad som har åstadkommits, vad som återstår och hur mycket tid som finns kvar.
Som chef är det nu du identifierar varningssignalerna innan de utvecklas till fullblåsta problem och förhindrar förseningar i schemat. Regelbundna avstämningar hjälper alla i teamet att samordna bättre och uppmuntrar till gemensam problemlösning.
Du kan ha ett dagligt standup-möte på 15–20 minuter, där alla delar med sig av uppdateringar om vad som gått bra, vad som gått fel och vad de planerar att uppnå idag.
Å andra sidan omfattar veckomöten på 30–60 minuter diskussioner om långsiktiga mål, projektutmaningar och statusrapporter.
💡Proffstips: Använd mallar för projektstatusrapporter för att övervaka projektets hälsa och framsteg. Dessa mallar kan anpassas efter typ av projekt och de detaljer du vill följa upp, så att du snabbt kan börja hantera projektets tidsplan.
5. Implementera lämpliga metoder för att följa projektets framsteg
Att följa projektets framsteg utan att bestämma vilka uppföljningsmetoder som ska användas är som att köra bil utan GPS.
Använd en kombination av kvalitativa och kvantitativa metoder för att effektivt följa upp framstegen i dina uppgifter och aktiviteter:
- Kvantitativa metoder omfattar övervakning av numeriska data såsom uppgiftsgenomförandegrad, tidsspårning, budgetavvikelser och genomströmningsdata.
- Kvalitativa metoder inkluderar feedback från intressenter, kundobservationer, mötesanteckningar, feedback och projektdokumentation.
Om du vill ha ett fördefinierat ramverk för att följa projektets framsteg kan du använda ClickUp Project Tracker Template.
Det erbjuder en omfattande struktur med flera anpassade vyer som hjälper dig att följa de olika uppgifterna i ett projekt och visualisera tidslinjer. Det ger dig också en snabb översikt över dina framsteg och visar uppgifter efter kategori, ansvarig och förfallodatum.
💡 Proffstips: Använd ClickUp Project Time Tracking för att följa upp den tid teammedlemmarna lägger på enskilda uppgifter och aktiviteter. Samla dessa insikter i en tidrapport för att identifiera vilka uppgifter som tar upp teamets tid och hur de kan optimeras.
6. Använd agila metoder
Projektledare använder agila metoder för att dela upp komplexa projekt i mindre iterationer som kallas sprints.
I stället för att leverera resultat i slutet av projektet fokuserar agila metoder på att leverera stegvis värde i slutet av varje projektfas eller sprint. Kortare leveranscykler gör det mycket enklare att följa framstegen och göra justeringar i rätt tid.
De tre största fördelarna med att använda agila projektledningstekniker är:
- Förmågan att hantera förändrade prioriteringar
- Förbättrad synlighet för intressenter
- Förbättrad affärsanpassning
Två av de mest använda agila ramverken är Scrum och Kanban.
Scrum
Arbetet är uppdelat i tidsbegränsade iterationer, som är regelbundna kontrollpunkter för att mäta framstegen. Varje iteration varar i cirka 1–4 veckor, och en specifik uppsättning aktiviteter måste slutföras inom denna tidsram.
ClickUp Agile Scrum Management Template erbjuder ett anpassningsbart arbetsflöde för att hantera din Agile Scrum-utvecklingsprocess. Du kan använda anpassade statusar för att skapa olika projektstadier och förstå hur en uppgift fortskrider genom dessa stadier.
Kanban
Arbetet visualiseras som olika steg i ett arbetsflöde. Stegen kan vara "Att göra", "Pågående" och "Under granskning". Begränsa antalet uppgifter i varje steg för att upprätthålla ett jämnt arbetsflöde.
Använd ClickUp Kanban-mallen för att visa ditt projekts arbetsflöde. Med anpassade fält kan du kategorisera uppgifter efter deras stadium och lägga till detaljer om uppgiften för att förbättra översikten över vad som är klart och vad som återstår.
7. Använd Gantt-diagram för att visualisera tidslinjer
Gantt-diagram används för att visualisera start och slut för ett projekt över en tidslinje.
När ditt projekts tidsplan har flera milstolpar som markerar projektets framsteg tillsammans med uppgifter, leveranser och tidsplaner, ger Gantt-diagram en tydlig bild av projektets tidsplan och visar alla när en uppgift måste påbörjas och när den måste vara klar.
- Använd ClickUp Gantt Chart View för att organisera dina uppgifter längs en tidslinje och ange prioriteringar för varje uppgift.
- Skapa uppgifter längs tidslinjen och lägg till beroenden så att du vet exakt vilka deluppgifter som måste slutföras och hur lång tid det kommer att ta.
- Dela tidsplanen med ditt team så att alla får uppdateringar i realtid när en uppgift är klar eller när projektets tidsplan ändras.
💡 Proffstips: Använd projektövervakning för att förutse potentiella risker, förseningar och budgetöverskridanden och vidta snabba åtgärder för att korrigera dem. Det säkerställer att projektet håller sig på rätt spår, vilket ökar chanserna till framgångsrika resultat av hög kvalitet.
8. Använd konsekvent rapportering
Teammedlemmar kan ofta sammanställa rapporter med inkonsekventa eller felaktiga data, vilket kan leda till felaktiga beslut och göra det svårt att identifiera problem i projektets leveranstider.
Undvik detta genom att:
- Upprätta tydliga riktlinjer för rapportering
- Betoning på vilka projektmått och nyckeltal som behöver följas upp, samt format, frekvens och informationskällor.
- Se till att samma kriterier används konsekvent för att mäta framsteg så att det inte uppstår oklarheter eller förvirring.
Lösningen? Skapa och använd standardiserade mallar för alla rapporter. Utbilda dina teammedlemmar om vikten av standardiserad rapportering för bättre uppföljning av framstegen.
Till exempel innehåller ClickUps mall för projektförloppsrapport allt du behöver för att hålla intressenter och teammedlemmar uppdaterade om projektets framsteg.
Mallen erbjuder flera vyer för att visualisera ditt arbete på olika sätt. Med anpassade vyer kan du lägga till viktiga detaljer för att enkelt hantera och följa upp uppgifter. Du kan även ställa in realtidsaviseringar för att få uppdateringar varje gång en åtgärd eller uppgift slutförs.
9. Sammanställ effektiva projektrapporter
En omfattande rapport kan ge en tydlig bild av projektets status och resultat. Den belyser hur olika resurser används och tillhandahåller data om viktiga KPI:er (nyckeltal) för projektet. Dessa mått mäter projektets prestanda och spårar varje teammedlems ansvar.
Med ClickUp Dashboard kan du skapa detaljerade rapporter om projektets framsteg, visa data om olika uppgifter och aktiviteter på ett och samma ställe och följa viktiga projektmått.
ClickUps instrumentpanel är helt anpassningsbar och du kan presentera viktig data på ett snyggt sätt med hjälp av diagram, grafer eller andra visualiseringsverktyg. Lägg till interaktiva knappar, till exempel knappar och rullgardinsmenyer, för att göra det enklare att filtrera data och få användbara insikter om projektets framsteg.
10. Använd ett projektledningsverktyg
När du funderar på hur du ska följa projektets framsteg på ett effektivt sätt är det bäst att använda ett projektledningsprogram.
Ett projektledningsverktyg erbjuder en centraliserad källa för lagring av all projektrelaterad information och flera funktioner för att förbättra samarbetet, automatisera uppgifter, följa projekt och hantera uppgifter.
ClickUp Project Management Software erbjuder till exempel flera robusta funktioner som gör det enklare att planera och prioritera ditt arbete.
Chelsea Benett, Brand Engagement Manager på Lulu Press, är mycket entusiastisk över hur ClickUp har effektiviserat teamets arbete:
En projektledningsplattform är oumbärlig för ett marknadsföringsteam, och vi uppskattar att den hjälper oss att hålla kontakten med andra avdelningar. Vi använder ClickUp bokstavligen varje dag, för allt. Det har varit till stor hjälp för vårt kreativa team och har gjort deras arbetsflöde bättre och mer effektivt.
En projektledningsplattform är oumbärlig för ett marknadsföringsteam, och vi uppskattar att den hjälper oss att hålla kontakten med andra avdelningar. Vi använder ClickUp bokstavligen varje dag, för allt. Det har varit till stor hjälp för vårt kreativa team och har gjort deras arbetsflöde bättre och mer effektivt.
Så här kan projektledare använda ClickUp för att förbättra sitt projektflöde.
- Skapa och tilldela uppgifter till teammedlemmar tillsammans med förfallodatum med hjälp av ClickUp Tasks.
- Samarbeta med dina teammedlemmar och ge uppdateringar i realtid på ett ögonblick med ClickUp Chat View.
- Brainstorma med team virtuellt på en digital tavla med hjälp av ClickUp Whiteboards.
- Skapa effektiva arbetsflöden för ditt team och automatisera repetitiva uppgifter genom att välja bland över 100 automatiseringar med ClickUp Automations.
- Använd ClickUp Dashboards för att skapa detaljerade projektrapporter i varje fas.
- Skapa projektuppdateringar, sammanställ mötesanteckningar och sammanfatta dokument på nolltid med hjälp av ClickUps egen AI – ClickUp Brain.
💡Proffstips: Använd projektledningsmallar för att spara tid och påskynda slutförandet av ditt projekt. Fyll bara i relevant information i de fördefinierade strukturerna så att dina team snabbt kan hantera sina uppgifter.
Det första steget mot effektiv uppföljning av projektets framsteg
Effektiv projektspårning är långt ifrån mikrostyrning. Det är en systematisk blandning av tydlig kommunikation, detaljerad dokumentation, strömlinjeformade arbetsflöden och effektiv rapportering.
Som projektledare måste du använda rätt metoder för att ha en tydlig överblick över projektets framsteg och snabbt kunna identifiera problem.
Det kan dock vara svårt att gå från noll till hundra på nolltid när man implementerar de bästa metoderna som vi har nämnt ovan. Ta istället det lugnt och ta ett steg i taget.
Det mest praktiska steget skulle till exempel vara att implementera ett flexibelt projektledningsverktyg som ClickUp, som kan anpassas efter ditt teams behov. Du kan börja med att testa grundläggande funktioner som ClickUps instrumentpaneler, vyer, fördefinierade mallar och uppgifter, och sedan gradvis gå vidare till mer avancerade funktioner när du blir van vid verktyget.
Registrera dig på ClickUp idag och upptäck hur plattformens kraftfulla funktioner gör det enkelt att följa projektets framsteg.