Vi har alla sett kundonboarding gå snett.
Spridda startmejl. Kontraktsdetaljer som går förlorade i en tråd. Kunder som fyller i samma formulär två gånger. Det som borde skapa förtroende slutar med att skapa friktion redan under den första veckan.
Introducera: AI-driven kundonboarding.
Från att automatiskt generera startuppgifter till att utarbeta personliga välkomstdokument och synkronisera kunddata mellan olika verktyg – AI kan automatisera repetitiva uppgifter som saktar ner kundonboardingprocessen.
Om du undrar hur du kan automatisera kundonboardingprocessen med AI är det här inlägget något för dig.
Vi delar med oss av hur du kan skapa en AI-driven onboardingprocess för kunder som sparar tid för ditt team, glädjer kunderna från dag ett och kan skalas upp i takt med att ditt företag växer. Det bästa av allt? Vi presenterar ett verktyg som låter dig göra allt under ett och samma tak. Ja, det är ClickUp!
⭐ Utvalda mallar
Använd ClickUps mall för kundonboarding för att skapa snabba onboarding-arbetsflöden, istället för att börja om från början varje gång du får en ny kund. Mallen erbjuder förkonfigurerade uppgiftssekvenser, automatiserade tilldelningsregler, kartlagda beroenden och milstolpsspårning som anpassas efter dina specifika kundkrav.
Vad är kundonboarding och varför behöver det automatiseras?
Kundonboarding är processen att välkomna nya kunder till ditt företag och guida dem från den första registreringen till en framgångsrik produktanvändning. Det innefattar att samla in kunddata, skapa konton, erbjuda utbildning och etablera kommunikationskanaler för att säkerställa att kunderna uppnår önskade resultat med din tjänst (utan ständig fram- och återkommande kommunikation).
Om din kundonboardingprocess är fragmenterad kommer det att skapa friktion och påverka den övergripande produkt- eller tjänsteupplevelsen. Du behöver en automatiserad kundonboardingprocess eftersom:
- Manuella processer är inte skalbara: Varje ny kund kräver samma tidskrävande inställningar, vilket skapar flaskhalsar som försenar lanseringar och frustrerar växande företag.
- Tidslinjerna förlängs med otydligt ansvar för uppgifterna: Utan automatiserade tilldelningsregler förblir uppgifterna otilldelade medan teammedlemmarna antar att någon annan hanterar dem.
- Upprepade datainmatningar leder till fel: Att manuellt flytta kundinformation mellan system ökar risken för stavfel, utelämnade detaljer och ofullständiga register.
- Försenade uppföljningar kostar kunderna förtroende: Inkonsekvent kommunikation kan leda till att kunden tvivlar på din professionalism och ditt engagemang för deras framgång.
- Bristande insyn hindrar framsteg: Utan ett centralt system för kundhantering är det svårt att veta vilka kunder som går framåt och vilka steg som skapar problem.
👀 Visste du att? 74 % av företagen har nu ett dedikerat onboardingteam. Företag ser inte längre onboarding som en eftertanke, utan som en viktig del av deras tillväxt- och kundbehållningsstrategi.
Fördelar med att automatisera onboarding med AI
De bästa onboarding-upplevelserna uppstår när allt går smidigt och kunderna känner sig hörda. Tyvärr får de flesta kunder inte den upplevelsen. Undersökningar visar att 90 % av kunderna tycker att företagen kunde göra bättre ifrån sig när det gäller onboarding av nya kunder.
Att automatisera onboarding-processer med AI fyller det förväntningsgapet. Så här kan automatisering bidra till den totala kundnöjdheten:
Snabbare handläggning och mindre manuellt arbete
AI-driven automatisering av arbetsflödet (som automatiserad dokumentinsamling, datainmatning och verifiering) minskar den långa kedjan av e-postmeddelanden fram och tillbaka och tiden som läggs på repetitiva administrativa uppgifter, vilket minskar onboarding från veckor till dagar.
📌 Alumni Ventures, ett riskkapitalbolag, automatiserade sina KYC/AML-verifieringar och delar av ackrediteringsprocessen för investerarregistrering genom att samarbeta med den AI-drivna fintech-plattformen iCapital. Automatiseringen minskade inte bara investerarregistreringstiden med 66 % (från cirka 30 minuter till cirka 10), utan minskade också bortfallet tack vare förbättrad användarupplevelse.
Personlig kundupplevelse i stor skala
AI kan analysera kundprofiler, branscher och behov för att föreslå skräddarsydda resurser, välkomstpaket eller utbildningsmoduler för en smidig onboarding-upplevelse. Istället för en ”one-size-fits-all”-process känner kunderna sig sedda från första dagen.
Med Ryan Bezeneks, vice vd för IT på Ariat International, ord:
Det handlar om att skapa kopplingar genom data som du kanske inte skulle ha gjort som människa. AI har en otrolig förmåga att hitta saker om konsumenten som du kanske aldrig skulle ha tänkt på.
Det handlar om att skapa kopplingar genom data som du kanske inte skulle ha gjort som människa. AI har en otrolig förmåga att hitta saker om konsumenten som du kanske aldrig skulle ha tänkt på.
Färre fel och bättre efterlevnad
Manuell onboarding leder ofta till fel i kontrakt, KYC/AML-kontroller eller datainmatning. AI-driven validering säkerställer att dokumenten är korrekta, fullständiga och följer reglerna, vilket minskar riskexponeringen.
Proaktivt engagemang och vägledning
Chatbots och AI-assistenter kan svara på vanliga frågor direkt, guida kunder genom portaler och markera nästa steg utan mänsklig inblandning. Med andra ord är det troligt att AI-onboardingverktyg håller kunderna engagerade under hela processen.
💡 Proffstips: Använd ClickUps anpassade autopilotagenter för att automatisera specifika kundonboardinguppgifter, till exempel att automatiskt svara på vanliga frågor i kundchattkanaler eller att utlösa automatiska påminnelser baserat på vissa uppdateringar av anpassade fält.
Kontinuerlig förbättring
AI spårar avhopp och engagemangsmönster under onboarding. Ditt kundframgångsteam vet var kunderna fastnar och kan förfina flödet. Detta förvandlar onboarding till en datadriven process som kontinuerligt förbättras.
Du måste inte bara veta vad du ska automatisera, utan också vad du inte ska automatisera.
📌 Du kanske till exempel vill behålla viktiga interaktioner i kundresan, såsom kickoff-samtal, personliga check-ins och milstolpsgenomgångar, som leds av människor. Att humanisera dessa kundinteraktioner lägger grunden för långvariga relationer.
Dessutom är human-in-the-loop viktigt för gränsfall och hantering av undantag. Chatbots i din onboarding-programvara kommer bara att frustrera kunden ytterligare. Din kundansvarige (CSM) bör ingripa om kundens dokument inte passar standardformat eller om de har ovanliga onboarding-krav.
Här är några råd från Jonathan Murray, strategichef på Mad Op, om hur du integrerar AI i din upplevelsestrategi:
AI kan hantera repetitiva uppgifter, analysera data och ge snabba svar, men kunderna längtar fortfarande efter autentiska, personliga interaktioner. Mänskliga CSM-medarbetare bygger upp förtroende, förstår nyanserade behov och skapar emotionella band.
AI kan hantera repetitiva uppgifter, analysera data och ge snabba svar, men kunderna längtar fortfarande efter autentiska, personliga interaktioner. Mänskliga CSM-medarbetare bygger upp förtroende, förstår nyanserade behov och skapar emotionella band.
Viktiga steg i ett AI-drivet onboarding-arbetsflöde
Fördelarna med att införa AI i ditt arbetsflöde för kundonboarding är uppenbara. Nu är det dags att omsätta teorin i praktiken. Här är de exakta stegen du kan följa för att skapa ett automatiserat arbetsflöde för kundonboarding med hjälp av AI.
Steg 1: Intag och formulärinsamling
Det kanske mest förbisedda problemet vid onboarding är intagningsprocessen. Formulär som bara samlar in information men gör det svårare att agera på den, upprepade frågor och manuell datainmatning frustrerar kunderna och tar upp CSM:s tid. Det är grundläggande arbete, men det tillför sällan något direkt värde till kundupplevelsen.
🤖 AI-tips: Använd AI-aktiverade intagningsverktyg för att förifyllda kundinformation från ditt CRM-system eller dina kontrakt, validera svar i realtid och synkronisera data automatiskt till din arbetsyta. Detta sparar kunderna från att behöva upprepa sig och ger ditt team strukturerade, tillförlitliga data från början.
Så här ser det ut i praktiken:
- Adaptiva formulär: Dynamiska formulär anpassar frågorna efter kundtyp eller bransch, så att olika kundsegment endast ser det som är relevant för dem.
- Automatisk ifyllning och validering: AI fyller i kända fält i förväg och kontrollerar uppgifter som e-postadresser eller faktureringsuppgifter för att minska antalet fel.
- Sömlös vidarebefordran: Inkommande data kategoriseras omedelbart och vidarebefordras till rätt team – ekonomi, onboarding-ingenjörer eller CSM-dashboards.
- Kundvänlig upplevelse: Processen känns smidig för kunderna och signalerar professionalism och beredskap från första dagen.
Frågan är hur du aktiverar detta i dina arbetsflöden.
Tips: Använd ClickUp, appen som klarar allt på jobbet.
ClickUp automatiserar kundonboarding genom att centralisera formulär, dokumentsamling och uppgiftsfördelning i ett konvergerat AI-arbetsutrymme. Istället för att slösa tid på ändlösa e-postkedjor eller jonglera med spridda kalkylblad får teamen ett strömlinjeformat, AI-drivet arbetsflöde med fullständig arbetskontext. Effekten? Onboardingcyklerna krymper från veckor till dagar, samtidigt som kunderna får ett smidigare och mer professionellt första intryck.
Hur hjälper ClickUp?
Med ClickUp Forms kan du använda inbyggd villkorslogik för att anpassa frågorna efter din kunds bransch, användningsfall, begränsningar och ambitioner. De insamlade uppgifterna hamnar inte i ett kalkylblad. Istället kan varje ifyllt formulär automatiskt generera en ClickUp-uppgift med anpassade fält som registrerar och visar all denna information på ett överskådligt sätt. Dessa formulär är anpassningsbara och kan enkelt skapas med ett intuitivt dra-och-släpp-verktyg.
Om du vill skapa ett intagsformulär från grunden visar den här videon hur du gör det:
Du kan också använda ClickUp Automations för att se till att data som samlas in via formulär matas direkt in i din kunddatabas som underhålls i ClickUp. Du behöver inte manuellt överföra eller hantera kundinformation mellan system eller oroa dig för att data går förlorade i e-posttrådar.
När ett formulär har skickats in (och en uppgift har skapats) kan du ställa in automatiska triggare, till exempel:
- Tilldela uppgiften till någon
- Ändra status för anpassade uppgifter. Exempel: När en uppgift markeras som slutförd (t.ex. ”Kundåtkomst skickad”) skapar eller låser automatiseringar omedelbart upp nästa uppgift, t.ex. ”Schemalägg startmöte”.
- Skicka e-postmeddelanden till berörda parter, inklusive påminnelser för att uppmana ditt interna team eller dina kunder att vidta åtgärder vid förseningar.
- Lägga till observatörer som får aviseringar om aktiviteten i uppgiften
🧠 Kul fakta: ClickUp har en AI Automation Builder, där du beskriver på vanlig engelska vad du vill automatisera, och ClickUp skapar triggarna/åtgärderna (som kan inkludera triggar för formulärinlämning).
När formulärinlämningarna omvandlas till uppgifter kan du använda ClickUp Brain, världens mest kompletta och kontextmedvetna arbets-AI, för att analysera dem. Det är också användbart för att visualisera trender eller mätvärden från formulärsvaren.
🎺 ClickUp-fördel: Eftersom alla intagsuppgifter från ditt kundonboardingformulär flödar in i ClickUps CRM, blir överlämningen från försäljning till framgång smidig. Kundinformation, kontrakt och mål finns inte bara i ett formulär. De finns i en central hubb som är tillgänglig för alla intressenter. Det innebär att du inte längre behöver jaga efter spridda kalkylblad eller saknade sammanhang, och kunderna känner att ditt team redan känner dem från dag ett.
Steg 2: Automatisering av uppgifter och tidsplaner
Traditionellt skulle du granska intagningsformulären och manuellt bestämma nästa steg, till exempel att skicka ut åtkomstlänkar, förbereda onboarding-dokument eller konfigurera verktyg. Dessa åtgärder måste sedan omvandlas till uppgifter och tilldelas rätt teammedlemmar med deadlines.
Arbete som är repetitivt, inkonsekvent och utsatt för mänskliga fel.
🤖 AI-tips: AI tar bort detta från ditt teams arbetsbörda. Hur då? Det gör att du kan skapa uppgiftslistor, tilldela ägare och lägga till tidslinjer automatiskt från kunddata.
Så här ser vi att det fungerar:
- Automatiskt genererade uppgiftslistor: AI-agenter kan skapa checklista för onboarding baserat på kundtyp, bransch eller kontraktsstorlek, vilket säkerställer att inga steg missas.
- Smarta uppdrag: Uppgifter dirigeras automatiskt till rätt ägare – implementeringsingenjörer, faktureringsspecialister eller CSM – så att ansvaret är tydligt från början till slut.
- Automatisering av tidslinjer: Deadlines och beroenden kartläggs omedelbart, vilket minskar den fördröjning som ofta uppstår när team manuellt skapar scheman.
- Dynamiska uppdateringar: När kunderna når milstolpar kan AI justera tidslinjer och omfördela prioriteringar i realtid.
För att genomföra detta i praktiken behöver du automatiseringsverktyg och agentiska AI-verktyg som kopplar samman intagningen direkt med genomförandet under onboardingprocessen.
Hur hjälper ClickUp?
Vid det här laget vet du att ClickUp använder formulärsvar för att starta onboarding-arbetsflöden. När en kund skickar in ditt intagsformulär omvandlar ClickUp Automations de mottagna svaren till genomförbara uppgifter.
📌 Till exempel kan ett ifyllt intagningsformulär automatiskt generera en projektmapp med alla nödvändiga onboarding-uppgifter. När statusen för en uppgift ändras (t.ex. "Kundåtkomst skickad") kan uppföljningsuppgifter som "Schemalägg kickoff" eller "Skicka utbildningsdokument" skapas automatiskt.
För att lära dig mer om hur du använder automatiseringar, titta på den här videon.
För att säkerställa konsekvens i alla kundonboardingprocesser finns det mallar för uppgiftshantering. Du kan ladda fördefinierade checklistor för onboarding med fördefinierade deluppgifter, ansvariga, förfallodatum och till och med beroenden.
En SaaS-kund får alltså en mall för ”teknisk implementering” med API-inställningar, SSO-konfiguration och sandlådetestning. En konsultkund får däremot en mall för ”kickoff och upptäckt” med workshopplanering, intervjuer med intressenter och uppgifter för att anpassa omfattningen.
Dessutom lägger ClickUp Brain till ett intelligenslager ovanpå automatiseringar och mallar. Det kan:
- Analysera svaren i intagningsformuläret för att rekommendera vilken mall eller uppgiftslista som ska användas.
- Tilldela ägare automatiskt baserat på arbetsbelastning, expertis eller kundtyp
- Upptäck risker, såsom försenade uppgifter, upprepade hinder eller långsamma beroenden, så att CSM-teamet kan ingripa proaktivt.
AI-fält och Autopilot Agents i ClickUp kategoriserar, sammanfattar och extraherar åtgärdspunkter så att människor inte behöver läsa varje svar i sin helhet.
📌 Efter att ett formulär har sorterats, baserat på ett fält som "kundtyp" eller "förfrågans komplexitet", kan AI Assign Field i ClickUp välja en lämplig ansvarig. Eller baserat på arbetsbelastningsvyn (vem som är minst upptagen) kan det tilldelas någon med kapacitet. På samma sätt hjälper AI Prioritize Field också till att prioritera vilka intagsuppgifter som behöver åtgärdas först.
🤔 Visste du att? Den genomsnittliga onboardingprocessen för nya företagskunder kan ta upp till 100 dagar. Med automatiserade arbetsflöden minskar ledande företag onboardingtiden med minst 30 %.
Steg 3: Välkomstmejl och generering av dokument
Den utmaning som de flesta team står inför när det gäller automatisering av onboarding är att antingen använda en mall som passar alla eller att manuellt anpassa varje meddelande för varje kund. Om detta görs på rätt sätt kan det försäkra kunden om att de har gjort rätt val.
Men det är mycket troligt att CSM-medarbetarna kommer att spendera timmar på att försöka anpassa e-postmeddelanden och uppdatera onboarding-guider manuellt. Om det går fel kommer du bara att få kunden att ifrågasätta om ditt team förstår deras behov.
Värre än så är att kunderna märker när meddelandet har skrivits i hast eller kopierats och klistrats in.
🤖 AI-tips: AI förändrar denna dynamik genom att göra personalisering och konsistens skalbar mellan dokument. Det frigör dina kundansvariga så att de kan fokusera på kundrelationer istället för att skriva e-postmeddelanden och dokument.
Så här ser vi att det kommer att fungera:
- Personliga välkomstmejl: Skrivs automatiskt, med språk anpassat efter bransch, kundstorlek eller region med hjälp av AI-mejlskrivare.
- Onboarding-dokument i stor skala: AI skapar och uppdaterar guider eller handböcker genom att hämta information direkt från din kunskapsbas – inga fler föråldrade PDF-filer.
- Anpassade framgångsplaner: Baserat på data från intagningsformuläret genererar AI en kundspecifik färdplan som beskriver milstolpar, ansvariga och förväntade resultat.
- Konsekvent varumärkesröst: Även med AI-genererat innehåll kan teamen träna modellerna i ton och stil så att varje meddelande känns varumärkesmässigt och professionellt.
För att detta ska fungera smidigt måste du koppla samman intagskontexten med AI-driven innehållsgenerering och dokumentation.
Hur hjälper ClickUp?
ClickUp Brain integreras sömlöst med ClickUp Docs för att förbättra ditt innehåll med AI. Du kan skapa och lagra ditt onboarding-innehåll på ett och samma ställe. Tänk på välkomstmejl, serviceavtal, onboarding-guider, teknisk dokumentation och mycket mer.
Du kan också bädda in uppgifter direkt i Docs, så att kundens välkomstguide blir praktiskt användbar (t.ex. länkar "Slutför sandbox-installationen" direkt till en ClickUp-uppgift). Alla, inklusive supportteamet, tekniker och kunder, kan kommentera, redigera och följa framstegen tillsammans.
Med inbyggd versionskontroll uppdateras dokumenten omedelbart i alla länkade vyer. Med andra ord, när ditt interna team uppdaterar en process ser alla kunder den senaste vägledningen utan att filerna behöver skickas om.
ClickUp Brain arbetar tillsammans med Docs för att ta onboarding-materialet bortom statiska mallar. Baserat på data från intagsformuläret kan Brain skapa kundspecifika onboarding-dokument.
Brain kan också skapa en kundspecifik framgångsplan eller utbildningsguide med hjälp av din kunskapsbas som källa. Du kan till och med sammanfatta komplex information till ett kundvänligt språk. Till exempel kan det kondensera tekniska installationsinstruktioner till en tydlig, icke-teknisk checklista för affärsanvändare.
Steg 4: Planera uppstartsmöte
Det är vid kickoff-samtalet som onboarding går från planering till handling. Det är då kunden träffar hela ditt team och lägger grunden för ett framgångsrikt samarbete. Men ironiskt nog är det också ett av de svåraste stegen att få rätt.
Schemaläggningen i sig kan vara en mardröm med missade e-postmeddelanden över tidszoner, konflikter i sista minuten och förseningar som försenar onboarding med flera veckor.
🤖 AI-tips: AI smidigare dessa flaskhalsar genom att automatisera hela processen – från bokning till förberedelse till uppföljning.
Så här ser vi att det kommer att fungera:
- AI-schemaläggningsassistenter: Automatiserade schemaläggningsverktyg kan skanna kalendrar över olika tidszoner och föreslå den bästa tiden för alla, vilket eliminerar behovet av att skicka e-post fram och tillbaka.
- Automatiskt genererade dagordningar: Svaren i intagsformuläret matas direkt in i strukturerade dagordningar.
- Skapande av uppgiftslista: Åtgärder som diskuterats vid kickoffen omvandlas automatiskt till uppgifter med ansvariga och förfallodatum.
- AI-anteckningar : Med transkribering och sammanfattning i realtid dokumenteras varje diskussion för framtida referens.
Hur hjälper ClickUp?
ClickUp erbjuder en AI-driven kalender som anpassar sig efter dina prioriteringar och planerar ditt perfekta schema baserat på dina uppgifter och händelser. Till skillnad från fristående schemaläggningsverktyg integreras ClickUp Calendar direkt med ditt projektledningsarbetsflöde.
Så här kan funktionerna i ClickUp Calendars hjälpa till vid automatisering av kundonboarding:
- Länkar för automatisk schemaläggning: Be ClickUp Brain att schemalägga ett samtal, så hittar det en tid som passar båda parter och skickar inbjudan.
- Kalendersökning: Hitta alla schemalagda möten, uppgifter eller händelser direkt i ClickUp-kalendern.
- Plattformsoberoende synkronisering: Hämta möteslänkar och samtalsinformation från Zoom, Google Meet och Microsoft Teams automatiskt och delta i möten direkt från ClickUp.
Mötena blir ännu smidigare med ClickUps AI Notetaker. Den ansluter sig till ditt kickoff-samtal, spelar in och transkriberar det för att skapa ett sökbart transkript som du snabbt och enkelt kan referera till.
Den här videon visar hur du använder AI för att ta anteckningar och omvandla diskussioner till genomförbara uppgifter med ClickUp AI Notetaker och Kalender.
Så här kopplar ClickUp samman dina mötesanteckningar med resten av ditt arbete:
| Destination | Vad händer med Notetaker? |
| Mötesanteckningar + dokument | Spara fullständig transkription, mötesreferat och video i ett ClickUp Doc-dokument. |
| Mötesanteckningar + uppgifter | Omvandlar åtgärdspunkter från ditt möte till tilldelade uppgifter med ett förfallodatum. |
| Mötesanteckningar + chatt | Automatiskt publicera samtalssammanfattningar direkt i ClickUp Chat med hjälp av AI |
🌟 Bonus: Med Talk to Text i ClickUp kan du göra mer än bara transkribera. Denna röstassistent hjälper dig att bli fyra gånger mer produktiv än när du skriver.
Den finns tillgänglig i Brain MAX, din AI-superapp för datorer. Den omvandlar omedelbart muntliga diskussioner till strukturerad text – sammanfattningar, åtgärdspunkter eller till och med fullständiga onboarding-dokument.
Steg 5: Uppföljning av framsteg och aviseringar
Kundonboarding involverar vanligtvis flera team. Säljarna överlämnar kunduppgifter, onboarding-specialister konfigurerar verktyg, kundansvariga guidar införandet och support- eller driftteam hanterar undantag.
Utan en gemensam syn på saken kan dessa överlämningar lätt bryta samman, vilket leder till felaktiga förväntningar, missade beroenden och förseningar som frustrerar både kunder och interna team.
🤖 AI-tips: AI-drivna verktyg för kundonboarding hjälper dig att spåra slutförandegraden och identifiera flaskhalsar som bromsar implementeringen. Denna typ av insyn gör att du kan ingripa tidigt, innan friktionen ökar.
Hur hjälper ClickUp?
ClickUp Dashboards ger centraliserad insyn i varje kunds onboarding-resa genom anpassningsbara kort (dvs. genomsnittlig slutförandetid och kundnöjdhetspoäng) och framstegsindikatorer som uppdateras i realtid när kunderna slutför uppgifter och går igenom arbetsflödesstadierna.
📌 Till exempel kan chefer spåra milstolpar, se försenade uppgifter och upptäcka flaskhalsar, medan CSM-team och supportteam vet exakt när de ska ingripa. Resultatet är en transparent onboardingprocess där kunderna hålls informerade, teamen håller sig samordnade och projekten går framåt utan de vanliga silos eller rapporteringskostnaderna.
💡 Proffstips: Använd ClickUps fördefinierade autopilotagenter för att ta spårningen av framsteg ännu längre. Agenter som Daily Report eller Weekly Report kan automatiskt publicera uppdateringar i chatten eller via e-post – med en sammanfattning av slutförda uppgifter, uppnådda milstolpar och flaggade risker.
Verkliga användningsfall kring AI-driven onboarding
Låt oss nu titta på några verkliga exempel på företag som automatiserat sina onboarding-arbetsflöden med AI:
Pigment användningsfall för automatiserad onboarding av anställda
Pigment, en plattform för affärsplanering, omvandlade sin onboarding av anställda med hjälp av ClickUps automatiserade arbetsflöden efter att ha tredubblat sin personalstyrka på sex månader. Företaget ersatte fragmenterade e-postkedjor och statiska checklistor för onboarding med centraliserade, AI-drivna onboardingsekvenser som automatiskt aktiverades baserat på profilerna för nyanställda.
ClickUps automatisering kopplade samman befintliga verktyg, såsom Salesforce, Outreach och Gong, till enhetliga arbetsflöden, vilket säkerställde ett smidigt samarbete mellan avdelningarna.
Resultat:
Pigments onboardingtid minskades till 2 dagar (från 30 dagar) och deras onboardingeffektivitet ökade med 88 %. Kommunikationssilos mellan teamen minskade och skalningen blev enklare.
Använd ClickUp CRM-mallen för att få ett förstrukturerat kundhanteringssystem med automatiserade arbetsflödesutlösare och rapporteringspaneler. Denna mall eliminerar månader av installationstid och levereras färdig med spårning av försäljningspipeline och arbetsflöden för kundkommunikation.
Med CRM-mallen kan du centralisera all kontaktinformation i sammankopplade trackers så att när en lead konverteras till en kund flödar all information automatiskt in i ditt onboarding-arbetsflöde utan att du behöver byta system.
RBC Wealth Management
Finansiella rådgivare på RBC behövde tidigare använda 26 olika system för att registrera kunder. Att öppna ett nytt konto tog då mellan tre och sju dagar. Denna fragmenterade metod skapade dåliga upplevelser och gjorde rådgivarna frustrerade. Så pass mycket att företaget förlorade 25 % av sina nyanställda till företag med bättre teknik.
För att åtgärda silos implementerade RBC ett lågkodsbaserat, AI-drivet automatiseringssystem som konsoliderade onboarding-arbetsflödet till en enhetlig plattform.
Resultat:
Tiden för att öppna ett konto minskade dramatiskt från 7 dagar till bara 24 minuter. Rådgivarnas nöjdhet förbättrades, kundlojaliteten ökade och kundonboarding blev en konkurrensfördel för företaget.
📮 ClickUp Insight: ”Det faller alltid på samma personer!” är en åsikt som delas av 65 % av arbetstagarna när det gäller osynliga uppgifter.
(Som att stödja den nyanställde under den första veckan eller jobba övertid för att slutföra viktiga uppgifter. 👀)
Men denna ojämna fördelning kan snabbt bli en grogrund för missnöje, utbrändhet och en dålig teamdynamik.
Lösningen? Samla ditt team för en snabb brainstorming-session och kartlägg alla supportuppgifter via ClickUp Tasks. Skapa en lista med tydliga ansvariga (som har kapacitet att ge support) och du är redo att sätta igång!
Vanliga misstag att undvika
Även med de bästa avsikter gör de flesta team förutsägbara misstag när de automatiserar onboarding. Dessa fel (om de inte korrigeras) kan förvandla dina tidsbesparande automatiseringar till en källa till frustration hos kunderna och förvirring internt.
1. Överdriven automatisering
Team försöker ofta bygga komplexa arbetsflöden med flera utlösare och villkor utan att först testa enklare versioner eller köra betatester. När du automatiserar hela onboardingprocessen på en gång (särskilt om det finns flera kontaktpunkter i kundresan) är det omöjligt att hitta problemet när något går fel.
✅ Lösning: Börja med att automatisera mindre uppgifter, t.ex. konvertera formulärinlämningar till uppgifter och automatisera onboarding-mejl. Bygg gradvis upp komplexiteten i ditt arbetsflöde allteftersom varje del visar sig vara tillförlitlig.
2. Att inte sätta upp återkopplingsloopar
Automatiseringar är inte något engångsprojekt. Du kan inte bara ställa in dem och gå vidare till andra projekt utan att övervaka prestandan eller samla in feedback från kunderna.
Du kan nämligen aldrig veta var kunden stöter på problem, vilka steg som orsakar förseningar eller om du går miste om potentiella uppsäljningsmöjligheter under onboardingfaserna.
✅ Lösning: Skapa dashboards för att spåra onboarding-arbetsflödet. Några viktiga saker att övervaka är slutförandegraden, kundnöjdhetspoäng och tid som spenderas per steg.
🧠 Kul fakta: Är du inte så bra på siffror? Tänk om din instrumentpanel kunde prata med dig på vanlig engelska? Kolla in AI-kort i ClickUp-instrumentpaneler som lyfter fram de viktigaste trenderna, sammanfattar slutsatser och ger dig koncentrerade insikter utan att du behöver anstränga dig!
3. Att inte utbilda teamet
Automatiseringar fungerar bara så bra som de personer som hanterar dem. Om ditt team inte är utbildat i att använda AI-verktyg, granska automatiserade arbetsflöden eller ingripa när undantag inträffar, kommer onboardingprocessen snabbt att bryta samman.
Resultatet? CSM-medarbetarna tappar förtroendet för systemet, kunderna får en ojämn upplevelse och värdefull tid går åt till att åtgärda fel.
✅ Lösning: Utbilda ditt team så att de inte bara förstår hur automatiseringar fungerar, utan också när de ska åsidosättas. Skapa onboarding-handböcker för internt bruk som täcker hantering av förväntningar och kundkommunikation. De måste också veta hur man övervakar automatiseringar.
4. Ta bort människor från processen
Automatisering sparar tid, men att helt ta bort människor gör onboarding-processen robotlik och opersonlig. Kunderna vill ha försäkran om att det finns en expert som guidar dem, inte bara en serie automatiserade meddelanden.
✅ Lösning: Utforma ett hybridarbetsflöde där AI hanterar det repetitiva arbetet och människor kliver in när det verkligen behövs. Till exempel:
- AI schemalägger samtal, utarbetar dagordningar och sammanställer lägesrapporter.
- Människor leder kickoff-möten, förtydligar komplexa beslut och bygger relationer.
- Även om AI hanterar uppdateringar bör du schemalägga regelbundna avstämningar för att personligen hålla kontakten med kunderna.
5. Generisk personalisering
Ironiskt nog faller många team i fällan att kalla sin onboarding för ”personlig” när det bara är en mall med kundens namn på. I så fall kan man lika gärna låta bli.
✅ Lösning: Använd kontextuell AI som ansluter till ditt CRM-system, dina formulär och dina projektledningssystem. På så sätt kan den hänvisa till specifika projektplaner, affärsutmaningar och anpassade krav i varje kommunikation.
📍 Kom ihåg: 90 % av konsumenterna är villiga att betala mer när onboarding känns personlig. Som företag har du inte längre råd att fortsätta med en standardiserad onboarding. Hyperpersonifiera dina interaktioner med kunden.
📚 Läs också: Hur du skapar ditt CRM i ClickUp
Automatisera kundonboardingprocesser med ClickUp
Låt oss avsluta med att upprepa det viktigaste: När du automatiserar kundonboardingprocessen, börja i liten skala. Det kan vara så enkelt som att automatisera onboarding-mejl. När du har fått kläm på det, gå vidare till nästa steg.
ClickUp är ett nybörjarvänligt verktyg som hjälper dig att komma igång med AI-driven kundonboarding steg för steg, ett arbetsflöde i taget. Det samlar dina uppgifter, formulär, kunddata, kommunikation och projektledning på ett ställe, så att din AI (ClickUp Brain) har all den kontext den behöver och inte arbetar isolerat.
Registrera dig gratis på ClickUp och börja automatisera kundernas onboarding-process.