Med ökande konkurrens och marknadstryck söker organisationer ständigt efter sätt att minska redundans och optimera produktiviteten på arbetsplatsen samtidigt som de uppnår bättre affärsresultat. Att automatisera dagliga, repetitiva, manuella uppgifter är det bästa sättet att göra detta.
Det är här artificiell intelligens kan revolutionera branschen. Enligt en studie från McKinsey kan processautomatisering öka den globala produktivitetstillväxten med 0,8–1,4 % per år.
Artificiell intelligens och automatisering går hand i hand för att förbättra företagets effektivitet och underlätta vinstskapande genom att sänka kostnaderna. Medan AI använder avancerade algoritmer och maskininlärning för att analysera data och fatta beslut, utför implementering av AI-arbetsflödesautomatisering fördefinierade uppgifter utan manuell inblandning.
AI kan betraktas som en avancerad form av automatisering, men det är också sant att AI-verktyg kan användas för att ytterligare effektivisera arbetsflöden och automatisera repetitiva uppgifter. De flesta organisationer är redan på väg mot digital transformation genom att integrera automatisering och AI i sina arbetsflöden. Låt oss lära oss mer!
Vad är automatisering av AI-arbetsflöden?
AI-arbetsflödesautomatisering innebär att man använder AI-programvara och arbetsflödesverktyg för att utföra uppgifter utan manuella ingrepp. Genom att eliminera mänsklig inblandning i repetitiva uppgifter kan man minska felmarginalerna, öka effektiviteten avsevärt och ge företagen en konkurrensfördel.
AI-arbetsflödesautomatisering kan till exempel användas inom marknadsföring och försäljning för att generera leads, spåra försäljningspipeline, skapa riktade kampanjer och skicka personliga försäljningsmejl.
För bästa resultat kan artificiell intelligens användas för att optimera befintliga affärsprocesser och tidskrävande uppgifter. Intelligent automatisering av manuella processer frigör dina resurser så att du kan fokusera på mer komplexa och affärscentrerade aktiviteter.
Vilka arbetsflödesproblem kan AI-arbetsflödesautomatisering lösa?
AI-arbetsflödesautomatisering kan lösa problem med flera affärsprocesser som involverar rutinuppgifter, såsom datainmatning och analys. Det kan förbättra effektiviteten, minska felmarginalen, förbättra beslutsförmågan, effektivisera processer och minska tiden till marknaden.
På så sätt kan du få mer gjort på kortare tid samtidigt som du minskar omkostnaderna och skulderna.
Här är några områden där AI-verktyg för automatisering av arbetsflöden kan vara till hjälp:
Kundservice
Du kan använda AI-arbetsflödesautomatisering för kundtjänstuppgifter som:
- Skicka svar på frågor
- Skapa och stänga ärenden
- Lösa problem
- Placera och avbryta beställningar.
Detta minskar svarstiden och förbättrar kundupplevelsen. Anpassningsbara chattbottar kan vara avgörande för framgången med din automatisering av AI-arbetsflöden.
Datahantering
Uppgifter som att extrahera data från dokument och mata in dem i kalkylblad eller databaser kan automatiseras med hjälp av AI. Manuell datainmatning leder till fel, vilket ett automatiserat arbetsflöde kan undvika. Detta gäller även för:
- Datainsamling
- Beräkningar
- Big data-analys
- Rapportskapande
Aktiviteter i leveranskedjan
Även uppgifter inom leveranskedjan och orderhantering har stor nytta av AI-arbetsflöden och robotiserad processautomatisering. Du kan till exempel eliminera manuella ingrepp från:
- Orderhantering
- Lagerhantering
- Spårning av leveranser
- Dokumentgenerering
Försäljning och marknadsföring
Som nämnts tidigare är försäljnings- och marknadsföringsuppgifter perfekta för att införa automatisering. Detta beror på att du behöver hantera en omfattande databas med leads, kunder, affärsmöjligheter etc. AI-automatisering kan:
- Skapa innehåll för försäljning och marknadsföring
- Hantera enkla kundfrågor
- Följ upp leads
- Analysera din kampanjprestanda
- Skicka uppföljningsmejl
Konton
Ekonomiavdelningar kan automatisera grundläggande uppgifter som:
- Utgiftsuppföljning
- Fakturagenerering och -hantering
- Markera betalningsstatus
På så sätt kan du frigöra tid för dina anställda att utveckla finansiella strategier och hantera komplicerade problem om de uppstår. Alla avdelningar med processbaserade uppgifter kan dra nytta av automatiserade arbetsflöden. Det enda du behöver tänka på är att ditt AI-automatiserade arbetsflöde ska ha effektiva funktioner.
Vilka funktioner bör du leta efter när du skapar ett automatiserat arbetsflöde?
Varje organisation har sitt unika sätt att fungera, så kraven för att bygga ett automatiserat arbetsflöde är också subjektiva. Innan du letar efter tillämpliga funktioner måste du vara tydlig med de mål du försöker uppnå med det automatiserade arbetsflödet.
Med detta sagt är det klokt att ha några grundläggande funktioner i åtanke varje gång du letar efter en automatiseringslösning för din organisation:
- Lätt att använda: Ditt team skulle inte uppskatta att behöva arbeta med ett komplicerat verktyg som tar veckor att lära sig. Du vill inte behöva googla lösningar varannan timme eller titta på långa instruktionsvideor för att förstå deras funktioner. Leta därför efter programvara med ett användarvänligt gränssnitt och en smidig inlärningskurva eller med inbyggda guidade handledningar.
- Budgetvänligt och skalbart: Tänk på verktygets skalbarhet när du fastställer budgeten. Det ska inte bli en ekonomisk belastning när din användarbas växer eller du behöver utöka verksamheten. Din AI-lösning för automatisering av arbetsflöden ska stödja dina långsiktiga affärsfunktioner inom budgetramen.
- Avancerade AI-funktioner: Om du behöver införa automatisering i leadgenerering och kundsupport, se till att du hittar en allt-i-ett-lösning som uppfyller båda dessa krav.
- Enkel integration: Verktyget ska kunna integreras smidigt med företagets övriga programvara. Målet bör vara att få ut så många funktioner som möjligt med så få verktyg som möjligt. Välj därför verktyg som fungerar bra tillsammans för att skapa automatiserade arbetsflöden för din organisation.
När bör du överväga att implementera AI-automatiserade arbetsflöden?
Företag fastnar ofta i beslutet om var och när automatisering ska implementeras. Till att börja med bör du implementera AI-automatiserade arbetsflöden i alla affärsprocesser med:
- Repetitiva uppgifter
- Hög tidsförbrukning
- Låg produktivitet
- Låga krav på beslutsfattande
- Stora datamängder
Identifiera de avdelningar i ditt företag som är överbelastade av sådana uppgifter och behöver lägga ner timmar på manuellt arbete för att få saker gjorda. När du väl har identifierat behoven på ett adekvat sätt blir det lättare att hitta områden som kan automatiseras.
För bättre planering kan du skapa listor, strategier och flödesscheman för att kartlägga de nödvändiga stegen i ditt AI-arbetsflöde. Detta kan göras bättre med flödesschemamallar för att säkerställa att stegen är i rätt ordning och att de viktigaste uppgifterna får högre prioritet.
Effektiva arbetsflödesmallar gör det enklare att identifiera lämpliga affärsprocesser för automatisering av AI-arbetsflöden och hjälper till att optimera hela processen i en organisation.
Fastställa vilka affärsprocesser som är lämpliga för automatisering av AI-arbetsflöden
Det finns ett standardiserat sätt att avgöra vilka affärsprocesser i ditt företag som är lämpliga för verktyg för automatisering av uppgifter:
Processutvärdering
Gör en grundlig utvärdering av alla dina befintliga processer för att identifiera flaskhalsar och långsamma arbetsflöden. Detta inkluderar allt från kommunikationsflöden till rekryteringsuppgifter. Generellt sett är det processer med stora volymer och datadrivna processer som gynnas mest av automatisering av arbetsflöden.
Regelbaserade uppgifter
Vissa uppgifter i företaget kräver manuell inmatning och innovation, men många är strikt regelbaserade och monotona. Dessa är utmärkta kandidater för automatisering eftersom de har förutsägbara mönster och styrs av grundläggande regler som kan utföras av programvara. Ett exempel är att skicka bekräftelsemejl till nyregistrerade kunder.
Mänskligt beroende
Uppgifter som är starkt beroende av manuella ingrepp, särskilt sådana som utförs av människor men inte kräver komplexa beslut eller hög innovationsförmåga, är bra mål för automatisering. Automatisering av dessa processer kommer att påskynda slutförandet avsevärt.
Feedback och kommunikationsloopar
Att automatisera insamling och analys av feedback hjälper avsevärt till att samla in insikter om företagets prestanda och kundnöjdhet. Du kan också införa AI i kommunikationskanaler för att snabbt skapa och skicka relevanta svar, till exempel genom att skriva e-postmeddelanden med AI-förslag eller spara automatiska svar för specifika scenarier.
Efterlevnad och rapportering
Regelefterlevnad och rapporteringsuppgifter kan automatiseras för att säkerställa att du följer branschstandarder och följer alla protokoll med precision. Ofta skapar regelefterlevnadsfrågor hinder för organisationer om de inte följs eller upprätthålls på rätt sätt. Det är därför ett smart val att överlåta sådana processer till automatisering.
Övervakning och varningar i realtid
AI-automatiserade arbetsflöden kan övervaka processer och kampanjer i realtid. Du kan ställa in svar på specifika händelser eller utlösare så att snabba och effektiva åtgärder vidtas utan att tid går till spillo, och berörda personer varnas för vidare beslutsfattande.
ROI-analys
Innan du väljer att ersätta manuella uppgifter med AI-arbetsflöden bör du göra en kostnads-nyttoanalys för att förstå hur det påverkar din avkastning på investeringen (ROI). Väg budgetpåverkan mot fördelarna och bestäm hur mycket pengar och tid du sparar, vilken felmarginal du eliminerar och andra liknande faktorer.
Exempel på automatisering av arbetsflöden med AI
Flera företag runt om i världen har börjat utnyttja AI-teknik för automatisering av arbetsflöden för att förbättra produktiviteten och effektivisera processerna i organisationen. Från uppgifter som att skriva e-post till att spåra leveranskedjans flottor – automatisering kan hjälpa till med allt om du bestämmer dig för det.
AI-arbetsflöden har också en betydande inverkan på kundorienterade aktiviteter, såsom försäljning, service eller marknadsföring. Tekniska innovationer som big data-analys och prediktiv analys gör automatisering av AI-arbetsflöden mer effektiv för moderna affärsverksamheter.
Låt oss fördjupa oss mer i detta.
Fallstudier om automatisering av arbetsflöden med AI
Företag från flera branscher har använt AI-arbetsflödesautomatisering för att förbättra produktiviteten och kvaliteten på verksamheten. Här är några exempel:
- Hälso- och sjukvård: Hälso- och sjukvårdsbranschen har integrerat AI-arbetsflödesautomatisering för flera uppgifter, såsom tidsbokning, rapportskapande, uppföljningar etc. Företag som PathAI går ett steg längre genom att använda AI för att hjälpa patologer att analysera vävnadsprover mer exakt. Sammantaget bidrar AI-arbetsflöden till att skapa mer personanpassade hälsoplaner och analysera individuella hälsodata på ett effektivt sätt.
- Finans och bank: AI-arbetsflöden hjälper till med chatbots, algoritmhandel, betalningshantering, beräkning av försäkringsberättigande och till och med finansiell planering. Det är också ett utmärkt sätt att hantera kundtjänstuppgifter. Till exempel efterliknar Morgan Stanley Assistant mänsklig interaktion och är utformat för att tolka och svara på frågor i hela meningar, vilket förbättrar användarupplevelsen.
- Marknadsföring och försäljning: Marknadsföringsuppgifter som kampanjspårning, kundengagemang, e-postmarknadsföring, optimering av innehåll och meddelanden, analys av resultat etc. kan automatiseras med hjälp av AI för bättre och mer riktade resultat. E-handelsjätten Alibaba använder AI för att generera produktbeskrivningar och förutsäga kundernas köpbeteende för personliga rekommendationer.
- Affärsverksamhet: Automatisera flera dagliga operativa uppgifter som schemaläggning, fördelning av arbetsbelastning, skapande och skickande av mötesinbjudningar och så vidare. Generali, en ledande global försäkrings- och kapitalförvaltningsleverantör, använder automatiseringsprogramvara i hela sin affärsverksamhet för att förbättra produktiviteten.
Integrera automatisering av AI-arbetsflöden i marknadsföringskanaler
Du kan integrera AI-arbetsflödesautomatisering i marknadsföringskanaler som e-post och sociala medier. Ja, grundläggande automatiseringsprogramvara kan skicka schemalagda e-postmeddelanden, men en AI-driven programvara kan göra så mycket mer:
- Ger dig information om de bästa tidpunkterna att skicka meddelanden baserat på e-postens prestanda.
- Hjälper till att utforma e-postmeddelanden, skriva ämnesrader och hålla meddelandena konsekventa.
- Split-testa dina e-postmeddelanden för att avgöra vilka element som fungerar bäst.
- Hjälper till med målgruppssegmentering, omriktning och personliga rekommendationer.
- Hjälper till att skapa och redigera e-postlistor
Även inom marknadsföring på sociala medier erbjuder AI och automatisering dataanalys och insikter för mer riktade inlägg. Det kan läsa stora mängder data i realtid, så att du kan få insikter om målgruppens beteende och preferenser. Det håller också reda på tidigare och framtida inlägg, skapar video- och textinnehåll och mycket mer.
AI-arbetsflödesautomatisering för kundkontaktpunkter
Samma koncept med personalisering och datadriven kommunikation kan utnyttjas i stor utsträckning för kundkontaktpunkter och för att förbättra kundernas upplevelse av varumärket. AI-drivna kanaler kan:
- Spela in tidigare kundinteraktioner för att ge kontextuella svar
- Skapa och lösa ärenden i realtid
- Spela in och analysera samtalsutskrifter
- Ge automatiserade svar etc.
Med naturlig språkbehandling och maskininlärning är det enkelt att emulera verkliga mänskliga interaktioner med kunder för att öka engagemanget och förbättra kundnöjdheten.
Big data och prediktiv analys i automatisering av AI-arbetsflöden
Big data och prediktiv analys omfattar en rad processer som använder big data från olika källor för att identifiera mönster och korrelationer. Med hjälp av dessa mönster och korrelationer kan du:
- Fastställ marknadstrender, kundpreferenser och marknadsföringsresultat
- Få praktiska insikter
- Fatta rätt affärsbeslut
- Förutse finansiella resultat
- Fördela budgetar och resurser
Med tiden har företag insett fördelarna med att kombinera AI med big data, där maskininlärning hjälper till att extrahera värdefull information från analysen av big data för att skapa prediktiva rapporter. Detta hjälper till att få en 360-graders bild av kunden, optimera priser och prognoser, förbättra kundlojaliteten, identifiera och minska potentiella risker för affärsresultaten etc.
Utmaningar inom automatisering av AI-arbetsflöden
AI-arbetsflödesautomatisering har en rad universella fördelar som kan gynna alla organisationer. Den ersätter repetitiva manuella uppgifter med maskinutförda aktiviteter, vilket automatiskt innebär att det tar mindre tid att utföra mer arbete. Den minskar också risken för manuella missförstånd, slarvfel och förbiseenden. Även om det finns några områden som ger anledning till oro, uppväger fördelarna långt nackdelarna.
Nackdelar
- Datakvalitet och tillgänglighet: Den data som behövs för att träna AI-system är inte alltid tillgänglig och av hög kvalitet. Detta kan hanteras genom att implementera en datahanteringsplan i organisationen innan AI införs.
- Kompetent personal: Du behöver högkvalificerade medarbetare för att identifiera möjligheterna med automatisering av AI-arbetsflöden och genomföra dem. Ett företag måste kompetensutveckla sin personal eller välja plattformar utan eller med få kodningskrav för att tillgodose sina automatiseringsbehov.
- Integrationsutmaningar: Det är ett problem om AI-lösningen inte kan integreras med dina nuvarande system. Din AI-arbetsflödeslösning måste vara kompatibel med dina befintliga system, så välj med omsorg och integrera först den plattform som kräver minimala ändringar innan du kan gå vidare med en fullständig migrering.
Hur du väljer rätt AI-verktyg för automatisering av arbetsflöden för ditt team
Det finns flera verktyg för automatisering av AI-arbetsflöden på marknaden. Men du måste ta reda på vilken lösning som bäst passar ditt företags behov. För att göra det måste du ta hänsyn till vissa faktorer och undvika vanliga fallgropar.
Här är några aspekter att tänka på:
Fastställ dina automatiseringsbehov
Innan du bestämmer dig för en lösning, ta reda på vilka avdelningar och processer som behöver automatiseras. Prioritera de som har mest redundans och basera din lösning på dina specifika behov.
ClickUp Automations är en smart och enkel allt-i-ett-funktion som låter dig ställa in fördefinierade regelbaserade automatiserade uppgifter. Du kan lägga till specifika händelseutlösare för uppgifterna i ClickUp.
Denna lösning erbjuder mer än 100 typer av automatiserade arbetsflöden som kan integreras i dina dagliga processer för att öka produktiviteten. Du kan också skapa anpassade automatiserade arbetsflöden för att effektivisera nödvändiga uppgifter i din organisation.
Kolla in funktionerna
AI-automatiseringsplattformen kommer att användas för flera uppgifter i din organisation, så kontrollera att den har funktioner som täcker alla behov. Titta efter funktioner som drag-and-drop-skapande, innehållsgenerering, chattalternativ, e-postsupport, visuell redigerare, lösningar med lite eller ingen kodning etc.
ClickUp Brain är ett mycket avancerat neuralt nätverk som kopplar samman ditt företags uppgifter, dokument, medarbetare och kunskap med AI för bästa resultat. Med denna plattform kan du automatisera uppgifter, få svar på dina frågor och generera uppdateringar utan manuella ingrepp eller kodning.
Med ClickUp Brain får du en AI-projektledare som hanterar och uppdaterar dina regelbundna uppgifter och processer, en AI-kunskapshanterare som svarar på dina frågor genom att hänvisa till dokument, uppgifter och personer, samt en AI-skribent som skapar anpassat och insiktsfullt innehåll.
Automatiserade uppgifter, uppdateringar och stand-ups gör dagliga aktiviteter enklare och snabbare genom att eliminera repetitiva manuella inmatningar med hjälp av AI-drivna lösningar.
Kontrollera kompatibiliteten
Kontrollera om den lösning du önskar är kompatibel med dina befintliga system, eftersom du behöver den för tvärfunktionellt samarbete. Om så inte är fallet är det bättre att hitta en lösning som passar dina system än att hålla fast vid en inkompatibel lösning och göra allt för att integrera den.
Eftersom ClickUp integreras med över 1000 applikationer är det osannolikt att du stöter på kompatibilitetsproblem med ClickUp Brain. Dessutom finns det ett offentligt ClickUp-API tillgängligt för alla anpassade integrationer du vill bygga.
Testa användargränssnittet
Om din automatiseringslösning är användarvänlig blir det mycket enklare att snabbt vänja din personal vid den. Kontrollera om användargränssnittet är lättnavigerat och lämpligt för testning och implementering.
ClickUps AI-assistent är intuitiv och superenkel att använda. Eftersom den baseras på NLP behöver du inte ta reda på komplexa kommandon eller koder. Beskriv bara vad du behöver göra, så förstår Brain.
För att spara tid och ansträngning kommer det med över 100 rollbaserade AI-prompter som du kan använda direkt. Använd ClickUps AI-textbaserade prompter för flera tillämpningar, som att skriva frågesporter, användartester och mycket mer. Du kan också skapa innehåll, bedriva forskning, sammanfatta data och generera andra typer av information med ClickUp Brain.
Förbered dig för framtiden med automatisering av arbetsflöden med AI
AI-arbetsflödesautomatisering ger flera affärsmässiga fördelar, såsom effektivitet, hög produktivitet, skalbarhet och förbättrad avkastning på investeringen. Därför är det alltid klokt att investera i AI-automatiseringsplattformar. Dessa kan förenkla affärsprocesser, minska fel och upprätthålla en konkurrensfördel på den aktuella marknaden.
Att införa automatiseringsverktyg hjälper också till att göra ditt företag framtidssäkert. Med tiden kommer innovation och AI-integration bara att växa ytterligare i takt med att fler och fler företag fortsätter att integrera AI i sina arbetsflöden för att uppnå bättre resultat. För att säkerställa att du inte hamnar på efterkälken, prova ClickUp gratis nu !
Vanliga frågor (FAQ)
Hur automatiserar man arbetsflöden i AI?
För att automatisera arbetsflöden med hjälp av artificiell intelligens kan du identifiera förbättringsområden och sedan välja ett AI-automatiseringsverktyg som uppfyller dina behov. Skaffa en centraliserad lösning för alla dina behov av automatisering av affärsprocesser och automatisera alla processer du behöver med kontrollerade villkor.
Vad är AI-processautomatisering?
AI-processautomatisering är ett koncept som kombinerar artificiell intelligens och automatiseringsteknik för att eliminera manuella uppgifter från affärsprocesser. Du kan använda AI:s maskininlärnings- och självkorrigeringsfunktioner för att automatisera processer i ditt arbetsflöde och därmed förbättra produktiviteten, öka retentionen och minska tidsåtgången och kostnaderna.
Hur kan AI användas för automatisering?
AI kan använda maskininlärning och naturliga språkprocesser för att analysera stora datamängder och identifiera mönster. Den lär sig av denna nya information för att förbättra prestandan över tid. Denna form av intelligent automatisering kan användas i uppgifter som användartestning, dataanalys och affärsprocesshantering för att uppnå högre produktivitet och snabbare svar.