Välkommen till världen av automatiserade arbetsflöden, där din AI-assistent aldrig sover, aldrig glömmer och aldrig dömer din kaotiska kalender.
Goda nyheter: ChatGPT kan vara den assistenten, och en väl utformad prompt kan göra det till din produktivitetsmotor bakom kulisserna. Oavsett om du är en ensam grundare, en teamledare eller någon som bara försöker tämja kaoset i din arbetsdag, är denna lista med prompts din genväg till att arbeta smartare.
I den här guiden hittar du de bästa kommandona för att automatisera arbetsflöden i ChatGPT. Dessutom kommer vi att se hur ClickUp blir ditt favoritverktyg för AI-driven automatisering av arbetsflöden. Låt oss dyka in och börja outsourca de manuella uppgifterna.
Vad är automatisering av arbetsflöden och hur kan ChatGPT hjälpa till?
Arbetsflödesautomatisering är processen att ersätta manuella, repetitiva steg i affärsprocesser med teknikdrivna rutiner som sparar tid och ökar produktiviteten.
För frilansare och små team innebär detta ofta uppgifter som att skriva utkast till e-postmeddelanden till kunder, sammanfatta anteckningar, generera bloggidéer eller fylla i formulär.
Så här hjälper ChatGPT till med automatisering av arbetsflöden. Du kan be det skriva ett uppföljningsmejl, sammanfatta en intervju, brainstorma innehåll, översätta ett meddelande eller sortera information genom att skriva en enkel prompt. Ett annat sätt att utnyttja AI-automatisering av arbetsflöden är att koppla ChatGPT till dina produktivitetsverktyg.
Med Zapier kan du till exempel skapa ett arbetsflöde där en ny formulärinmatning automatiskt sammanfattas av ChatGPT och läggs till som en uppgift i ClickUp.
📖 Läs också: Hur fungerar ChatGPT? Få ut mesta möjliga av ChatGPT
Varför automatisera arbetsflöden med ChatGPT?
Om du känner dig begravd under en berg av repetitiva uppgifter – kopiera data mellan ark, sortera igenom oändliga e-postmeddelanden eller skriva samma svar för tionde gången idag – är det smart att använda ChatGPT för att automatisera uppgifter:
Här är varför:
- Spara tid genom att automatisera datainmatning, e-postsortering och repetitiv kommunikation.
- Säkerställ noggrannhet genom att låta AI hantera detaljerna, med färre kopierings- och klistringsfel.
- Skala processer direkt och hantera större arbetsbelastningar utan extra personal.
- Svara på leads, kunder och team i realtid med hjälp av AI som alltid är igång.
- Anpassa automatiseringar snabbt och justera stegen när projekt eller behov förändras.
Vi skojar inte när vi säger att med rätt kommandon och lite kreativitet kan ChatGPT förvandla ditt dagliga arbetsflöde från en tidskrävande syssla till ett självkörande system.
Hur använder man ChatGPT effektivt för automatisering av arbetsflöden?
Här är en steg-för-steg-guide för att integrera ChatGPT i ditt arbetsflöde:
Steg 1: Identifiera automatiseringstriggers
Lista de exakta händelser som automatiskt ska trigga ChatGPT, till exempel "en ny kreativ brief har skickats in", "en lead fyller i ett formulär" eller "en uppgiftsstatus ändras till granskning". Dessa triggers blir startpunkten för din automatisering.
Steg 2: Förbered återanvändbara kommandon
Istället för att skriva ChatGPT-kommandon varje gång kan du spara strukturerade kommandomallar.
Till exempel: När en ny kreativ brief skickas in, generera en projektsammanfattning med mål, målgrupp och tidsplan i punktform.
På så sätt vet systemet alltid vad det ska köra utan att någon behöver kopiera och klistra in manuellt.
💡 Proffstips: Här är ett ChatGPT-hack för dig. Koppla ihop kommandon så att resultatet från det ena blir indata för det nästa, vilket skapar arbetsflöden i flera steg utan manuell inblandning.
Steg 3: Anslut ChatGPT till automatiseringsverktyg
ChatGPT fungerar inte på egen hand. Du behöver automatiseringsprogramvara för att binda ihop det och låta det reagera på händelser i verkligheten utan manuell inmatning.
Så här fungerar det:
- Välj din automatisering: Välj en plattform som Zapier, Make eller ClickUp Automations som motor som upptäcker triggers och vidarebefordrar information till ChatGPT.
- Konfigurera utlösaren: Ställ in en åtgärd som din händelsekälla. Det kan till exempel vara "Ny formulärinlämning i ClickUp". Varje gång någon fyller i ett Creative Brief-formulär hämtar automatiseringen omedelbart den informationen och vidarebefordrar den till arbetsflödet. Genom att välja rätt utlösare säkerställer du att arbetsflödet startar precis när du behöver det, utan manuella ingrepp.
- Definiera åtgärden för ChatGPT: Skicka automatiskt de inskickade uppgifterna till ChatGPT API. Skapa en promptmall som fyller i dessa formulärfält och ber ChatGPT att ta fram en kreativ brief.
- Fånga resultatet: Svaret flödar direkt tillbaka in i ditt arbetsflöde, till exempel genom att skapa ett nytt ClickUp Doc eller lägga till en kommentar till uppgiften.
På så sätt bygger du i princip en AI-agent med ChatGPT som arbetar för dig!
Steg 4: Skapa kedjade automatiseringar
Ett enda automatiserat steg är bra, men genom att kedja ihop dem förvandlas dina briefs från statiska dokument till levande arbetsflöden.
Här är vad du kan göra:
- Första åtgärden: ChatGPT genererar automatiskt den kreativa briefen
- Andra åtgärden: En plattform som Zapier eller ClickUp publicerar sedan automatiskt den sammanfattningen i din chattkanal för granskning, eller laddar upp den automatiskt som ett dokument i ClickUp.
- Tredje åtgärd: Efter granskning (kanske märkt med "Godkänd") uppdaterar en annan regel uppgiftsstatusen, tilldelar den till rätt teammedlem eller startar nästa fas i projektet.
Du bygger i princip en dominoeffekt av logik där varje AI-genererad eller manuell åtgärd automatiskt sätter igång nästa steg.
Steg 5: Övervaka och förfina kontinuerligt
Kontrollera resultaten regelbundet för att upptäcka fel eller förbättra tonen. Uppdatera promptmallar och automatiseringsregler allteftersom dina projekt utvecklas. När systemet är stabilt kan du skala upp till avancerade användningsfall som automatiserad rapportering, kampanjsammanfattningar eller personliga kunduppdateringar.
💡 Proffstips: Testa kommandon med extrema fall för att upptäcka dolda brister innan du implementerar automatisering i stor skala.
25+ kommandon för att automatisera arbetsflöden i ChatGPT
Nedan har vi grupperat över 25 färdiga kommandon efter olika affärsprocesser så att du kan koppla in dem direkt i ChatGPT och börja automatisera uppgifter med AI. 🤖
Upptäck och planera uppgifter
1. Identifiera repetitiva uppgifter
Kommando: Agera som automatiseringskonsult. Analysera ett marknadsföringsteams dagliga arbetsflöden och identifiera repetitiva uppgifter som kan automatiseras. Presentera dem i en tabell med uppgifter, tidsåtgång, automatiseringspotential och föreslagna verktyg.
2. Bibliotek med användningsfall för automatisering
Uppmaning: Jag är [nämn det problem du står inför i detalj med bakgrundsinformation]. Skapa en lista med 5 praktiska användningsfall för automatisering för [bransch eller avdelning, t.ex. "HR-avdelningar i medelstora företag"]. För varje användningsfall, beskriv arbetsflödet, fördelarna med automatisering och föreslå lämpliga verktyg eller plattformar. Jag vill att du [nämn hur du vill ha resultatet i detalj med exempel].
3. Checklista för automatiseringsberedskap
Kommando: Agera som systemanalytiker. Skapa en checklista för att utvärdera om en process är redo för automatisering. Inkludera kriterier som repeterbarhet, regler, dataformat och hantering av undantag.
🎥 Titta på: Hur du använder AI som integreras med din arbetsplats
Val och integration av verktyg
4. Välja rätt automatiseringsverktyg
Kommando: Agera som teknikrådgivare. Rekommendera den bästa automatiseringsplattformen för att hantera [uppgift]. Jämför Zapier, Make, ClickUp Automations eller API:er i en tabell med för- och nackdelar samt kostnader.
5. Integrationsplan för ett specifikt team och användningsfall
Kommando: Jag använder [Verktyg A] för CRM och [Verktyg B] för e-postmarknadsföring. Utforma ett automatiserat arbetsflöde för att synkronisera kontakter mellan de två. Lista nödvändiga API:er, steg och säkerhetsaspekter.
6. Multi-verktygsorkestrering
Kommando: Agera som arbetsflödesarkitekt. Skapa en integrationsplan där ClickUp, Slack och Google Drive samverkar för [process]. Kartlägg de exakta utlösarna och åtgärderna mellan verktygen.
Skapande av arbetsflöden
7. Skapa anpassade automatiseringsarbetsflöden
Uppmaning: Ta på dig rollen som automatiseringsspecialist. Utforma ett arbetsflöde för att automatisera uppgifter som [Infoga uppgift]. Inkludera detaljerade steg för att konfigurera automatisering med hjälp av verktyg som [Infoga verktyg] och integrera dem med plattformar som [Infoga plattformar, t.ex. Excel, Google Sheets eller Trello].
📖 Läs också: Hur man använder ChatGPT för effektiv projektledning
8. Villkorliga arbetsflödesregler
Kommando: Fungera som en regelmotor. Skapa villkorlig logik för en automatisering som dirigerar nya uppgifter på olika sätt beroende på prioritet och avdelning. Presentera som ett IF → THEN-flödesschema.
9. Mall för dokumentation av arbetsflöden
Kommando: Agera som processingenjör. Skapa en dokumentationsmall för automatiseringsarbetsflöden med följande avsnitt: Översikt, Trigger, Åtgärd, Verktyg, Undantagshantering och Ägare.
🔍 Visste du att? Automatiska vägtullsystem, som E-ZPass, introducerades först i slutet av 1980-talet. Innan dess var förarna tvungna att vänta i långa köer för att betala kontant, vilket gjorde väganläggningar till en av de första mainstream-teknikerna för ökad bekvämlighet.
Automatisering av data och rapportering
10. Automatisera datainsamling och rapportering
Kommando: Agera som expert på datautomatisering. Ge en steg-för-steg-plan för att automatisera datainsamling, organisering och rapportgenerering för [Infoga syfte, t.ex. försäljningsuppföljning, prestationsövervakning]. Inkludera vägledning om hur man använder verktyg som Google Apps Script, Power Query eller API:er.
📮 ClickUp Insight: 62 % av våra respondenter förlitar sig på konversationsbaserade AI-verktyg som ChatGPT och Claude. Deras välbekanta chatbot-gränssnitt och mångsidiga förmågor – att generera innehåll, analysera data och mycket mer – kan vara anledningen till att de är så populära inom olika roller och branscher.
Men om en användare måste byta till en annan flik för att ställa en fråga till AI varje gång, ökar kostnaderna för växling och kontextbyte med tiden.
Men inte med ClickUp Brain. Det finns direkt i ditt arbetsområde, vet vad du arbetar med, förstår enkla textkommandon och ger dig svar som är mycket relevanta för dina uppgifter! Upplev en fördubblad produktivitet med ClickUp!
11. Design av automatiserade instrumentpaneler
Kommando: Agera som affärsanalytiker. Skapa ett automatiserat arbetsflöde som uppdaterar en instrumentpanel i [verktyg, t.ex. Google Data Studio, Power BI, ClickUp Dashboards ] med realtidsdata från [källor]. Beskriv utlösare, datatransformationer och uppdateringsfrekvens.
12. Arbetsflöde för kvalitetssäkring av data
Kommando: Utforma ett automatiserat arbetsflöde som validerar inkommande data för fel innan rapportering. Inkludera steg för dupliceringsdetektering, formateringskontroller och aviseringar när problem upptäcks.
Kommunikation och samarbete
13. Automatisering av e-postarbetsflöden
Kommando: Skapa ett arbetsflöde där nya kundförfrågningar automatiskt genererar en uppgift i ClickUp, utforma ett svar i Gmail via ChatGPT och skicka det för godkännande till en chef i Slack.
⚙️ Bonus: ClickUp Email Automation Template automatiserar dina e-postarbetsflöden genom att trigga e-postmeddelanden baserat på uppgiftsstatus, förfallodatum eller kundåtgärder. Du kan ställa in sekvenser, påminnelser och uppföljningar så att kampanjer körs automatiskt, vilket minskar manuellt arbete samtidigt som alla meddelanden skickas enligt schema och når rätt målgrupp.
14. Slack-meddelanden
Kommando: Utforma en automatisering som publicerar en sammanfattning av alla ClickUp-uppgifter som flyttats till "Slutförd" klockan 17 varje dag. Inkludera uppgiftsnamn, ansvarig person och tid till slutförande.
15. Plattformsoberoende aviseringar
Kommando: Utforma en automatisering som publicerar uppdateringar från [Verktyg A, t.ex. ClickUp] i [Verktyg B, t.ex. Slack] i ett strukturerat dagligt sammandrag. Inkludera fält som uppgiftsstatus, ansvarig och förfallodatum.
🚀 ClickUp-fördel: Du har inte alltid tid att skriva in en prompt. ClickUp Brain MAX stöder Talk to text, så att du kan diktera prompts eller idéer medan du flyttar mellan möten.
En projektledare kan till exempel göra en snabb förfrågan som ”sammanfatta gårdagens teknikmöte och lyft fram hinder”, och Brain MAX kommer att skapa en skriftlig sammanfattning kopplad till rätt uppgiftslista.
Skript- och kodbaserade automatiseringar
16. Generering av anpassade skript
Kommando: Skriv ett Python-skript för att automatiskt ladda ner bilagor från Gmail och spara dem på Google Drive. Inkludera kommentarer för distribution.
17. Webhook-baserade automatiseringar
Kommando: Skapa ett webhook-skript som aktiveras när [Infoga händelse, t.ex. ny formulärinlämning] inträffar i [Verktyg]. Skriptet ska anropa ChatGPT för att sammanfatta händelsen och publicera den i [Målverktyg]. Inkludera installationsinstruktioner.
18. API-integrationsarbetsflöde
Kommando: Agera som API-expert. Skriv de API-anrop som krävs för att synkronisera [datatyp] mellan [verktyg A] och [verktyg B]. Ange autentiseringssteg, exempel på slutpunkter och strategier för felhantering.
🚀 ClickUp-fördel: När du samlar in enkätsvar via ClickUp Forms blir varje inlämning en uppgift i ditt arbetsområde. Det innebär att data redan är strukturerad och redo att utforskas.
Du kan sedan be ClickUp Brain att granska svaren, markera återkommande teman och identifiera viktiga citat. Om flera kunder till exempel nämner svårigheter under onboarding kan AI flagga den trenden och hjälpa dig att omedelbart tilldela onboardingteamet en uppföljningsuppgift.
ROI och optimering
19. ROI-beräkning för automatisering
Kommando: Jag har [beskriv problemet du står inför i detalj med bakgrundsinformation]. Hjälp mig att uppskatta avkastningen på investeringen (ROI) för att automatisera [beskriv processen, t.ex. ”inmatning av fakturauppgifter”]. Lista de faktorer som ska beaktas, ge ett exempel på en beräkningsmall och förklara hur resultaten ska tolkas. Jag vill att du [beskriv i detalj hur du vill ha resultatet med exempel].
20. Prognos för tidsbesparingar
Kommando: Skapa en tidsbesparande prognosmodell för att automatisera kvalificering av leads. Dela resultatet i ett 12-månaders prognosdiagram.
21. Scenarier för automatiseringens påverkan
Kommando: Generera tre scenarier (konservativt, realistiskt, aggressivt) som visar effekten av att automatisera kundonboarding-uppgifter på teamets produktivitet.
Felsökning och skalning
22. Felsökning
Kommando: Jag stöter på [fel] i mitt Zapier-arbetsflöde. Analysera möjliga orsaker, lista diagnostiska steg och föreslå lösningar i form av en checklista.
🧠 Kul fakta: Den första e-postautosvararen skapades 1971 för ARPANET, det tidiga internet. Den skickade enkla meddelanden om att man var "ute från kontoret" för att förklara förseningar i e-postsvar.
23. Resiliensplanering
Kommando: Agera som en tillförlitlighetsingenjör. Föreslå failover-strategier om ett automatiseringssteg misslyckas (t.ex. API-timeout). Skriv ut som ett beslutsträd.
24. Skala automatiseringsarbetsflöden
Kommando: Jag är [nämn aktuell automatiseringskonfiguration]. Föreslå en färdplan för att skala upp detta arbetsflöde över flera avdelningar. Inkludera beroendemappning, verktygskonsolidering och styrningsöverväganden.
Bransch-/användningsspecifika kommandon
25. Automatisering av HR-arbetsflöden
Kommando: Jag är [nämn HR-teamets sammanhang]. Föreslå fem automatiserade arbetsflöden för HR som omfattar rekrytering, introduktion, löner och efterlevnad. Ge detaljer om verktyg och steg för implementering.
📖 Läs också: Hur man använder ChatGPT-4o på jobbet
26. Automatisering av marknadsföringsarbetsflöden
Kommando: Agera som konsult inom marknadsföringsautomatisering. Utforma fem automatiserade arbetsflöden för kreativa briefs, godkännande av tillgångar, kampanjrapportering och uppdateringar till intressenter. Skapa ett bibliotek med användningsfall.
🚀 ClickUp-fördel: Supportteam spenderar ofta timmar på att svara på samma frågor, till exempel om återställning av lösenord eller faktureringsfrågor. ClickUps förkonfigurerade Autopilot Agent hämtar korrekta steg från dina hjälpdokument och svarar direkt till kunden.
När flera kunder till exempel begär uppdateringar av sina betalningsuppgifter ger agenten omedelbart instruktioner, så att ditt team kan fokusera på att hantera frågor som kräver en personlig touch.
Använda ChatGPT-projekt för långsiktig automatisering av arbetsflöden
ChatGPT-projekt är smarta digitala arbetsrum som är tillförlitliga för allt som är komplext eller långvarigt.
Du samlar alla dina chattar, referensfiler och projektspecifika instruktioner i en mapp så att AI-samarbetsverktyget kan bilda sig en uppfattning om vad du arbetar med och hålla sig till ämnet.
Det erbjuder också Deep Research, som låter dig köra flerstegsundersökningar på webben, och Voice Mode, som låter dig brainstorma handsfree eller ställa frågor om en PDF genom att trycka på mikrofonikonen.
Bästa metoder för att optimera ChatGPT-automatisering
Här är några bästa metoder för att optimera ChatGPT-automatisering:
- Ha en reservplan redo för när något går fel. Se till att ha någon som kan hoppa in, eller skapa enkla svar som "Jag återkommer" som ger dig tid att lösa problemet.
- Skapa ett dokument med 5–10 exempelmeningar som visar hur ditt företag kommunicerar, och klistra sedan in detta i varje automatiseringsprompt för arbetsflöden. På så sätt låter dina svar som om de hade skrivits av ditt team.
- Planera regelbundna träningssessioner där du matar ChatGPT med dina bästa mänskligt skrivna svar på liknande förfrågningar, så att det lär sig din önskade stil och förbättras med tiden.
- Använd begränsande kommandon genom att tala om för ChatGPT vad det INTE ska göra tillsammans med vad det ska göra. Säg "använd inte jargong, nämn inte konkurrenter, ge inga löften om leveranstider" för tydligare gränser.
- Implementera gummiandmetoden genom att låta ChatGPT förklara sitt resonemang innan det ger det slutgiltiga resultatet, och använd sedan endast det slutgiltiga svaret. På så sätt upptäcker du logiska fel innan de når dina kunder.
🔍 Visste du att? De gamla grekerna skapade några av de tidigaste automatiserade enheterna. Hero av Alexandria konstruerade en ångdriven maskin under 100-talet e.Kr., som ofta anses vara det första dokumenterade exemplet på en programmerbar enhet.
⚙️ Bonus: Låt dig inspireras av dessa arbetsflödesexempel för att ge ditt team friheten att klara av stora projekt.
Finns det några begränsningar för automatisering av arbetsflöden med ChatGPT-prompter?
ChatGPT kan automatisera många textbaserade uppgifter, men det finns gränser för dess kapacitet.
Dessa begränsningar innebär att företag måste utforma arbetsflöden med säkerhetsåtgärder och mänsklig övervakning, och till och med överväga alternativ till ChatGPT för specialiserade behov:
- Tillförlitlighet: Ger oförutsägbara eller inkonsekventa svar som måste valideras innan de kan användas.
- Komplexa resonemang: Svårigheter med flerstegslogik eller specifika uppgifter som kräver exakta beräkningar.
- Informationsnoggrannhet: Genererar trovärdiga men felaktiga detaljer (så kallade hallucinationer), vilket riskerar att leda till felaktig information.
- Kvalitetskrav på kommandon: Kräver detaljerade, välstrukturerade kommandon för att upprätthålla noggrannhet och relevans.
🧠 Kul fakta: Den första industriroboten hette Unimate och började arbeta på en General Motors-fabrik 1961. Dess uppgift? Att flytta heta pressgjutna metallbitar. Folk var så rädda för den i början att de tvingade företaget att hålla den bakom ett säkerhetsbur.
Integrera ChatGPT med produktivitetsappar
Moderna arbetsflöden kombinerar ofta programvara för automatisering av uppgifter med AI. När ChatGPT används på ett smart sätt passar det perfekt in i denna konfiguration. Låt oss bryta ner det med två effektiva metoder. ⚒️
1. Använda Zapier (eller liknande iPaaS-plattformar)
Zapier ansluter ChatGPT till över 8 000 appar och utlöser AI-drivna åtgärder baserade på händelser på andra platser.
När ett nytt svar i Google Form anländer kan du till exempel aktivera ChatGPT för att skapa ett utkast till ett e-postmeddelande och sedan spara det som ett utkast i Gmail.
Frilansare har också utvecklat smarta automatiseringar för projektledning, till exempel när ett inkommande meddelande skickas via ChatGPT, som sedan kategoriserar det (närvaro, avbokning eller fråga) och uppdaterar Airtable därefter, allt drivet via Zapier.
2. Synkronisering med projektledningsprogramvara som ClickUp
ClickUp integreras med Zapier så att ChatGPT-genererat innehåll smidigt kan läggas in som åtgärdsbara objekt i din arbetsyta. Du kan starta uppgiftsskapande från kommandon, flagga olämpliga kommentarer eller automatiskt sammanfatta uppdateringar av uppgifter med hjälp av AI.
Så här omvandlar du AI-insikter till strukturerade PM-arbetsflöden:
- Be ChatGPT i ClickUp Brain (via Zapier) att skapa en att göra-lista eller kampanjplan.
- Skapa automatiskt matchande uppgifter i ClickUp, var och en med titlar, beskrivningar och tilldelningar.
- Använd ChatGPT för att sammanfatta uppdateringar och lägga upp dem i uppgiftskommentarer eller dokument för tydlighetens skull.
📌 Exempel: Låt oss anta att en bloggare lägger till idéer i ett Google Sheet.
En Zap övervakar nya rader och, via Zapier, triggar ChatGPT att förfina konceptet till en bloggdisposition. Därefter skapas en ClickUp-uppgift med mappade fält som titel, författare och förfallodatum. På så sätt går du direkt från att brainstorma idéer till hanterat, tilldelat arbete.
Hur ClickUp möjliggör smartare automatisering av arbetsflöden
Team förlorar ofta timmar varje vecka på uppgifter som inte driver projekten framåt: att skriva om samma kommandon, leta efter sammanhang i olika appar eller ställa in uppgiftsfördelningar manuellt.
Resultatet blir oftast långsammare utförande och frustrerade kollegor.
ClickUp, en konvergerad AI-arbetsplats, gör en verklig skillnad här genom att kombinera projektledningsmallar, automatisering och AI för att effektivisera hela arbetsflödet.
Dessutom får ClickUp AI-användare full tillgång till de senaste premium-AI-modellerna, inklusive ChatGPT, Gemini och Claude!
Låt oss titta närmare på hur. 💁
Gå direkt från planering till genomförande
Insikter har föga värde om de fastnar i planeringsstadiet. ClickUp Automations håller arbetet igång genom att utlösa nästa steg utan manuella insatser.
När ett produktteam till exempel kopierar en plan för lansering av en funktion från ChatGPT till en ClickUp-uppgift kan Automations omedelbart tilldela ingenjörer, skapa testuppgifter och meddela QA när utvecklingsmilstolparna är klara.
Så här konfigurerar du denna programvara för automatisering av arbetsflöden och maximerar dess potential:
1. Använd färdiga automatiseringsmallar
ClickUp erbjuder över 100 fördefinierade mallar för automatisering av arbetsflöden som är utformade för att hantera vanliga arbetsflöden, så att du inte behöver börja från scratch.
Så här tillämpar du ett färdigt automatiseringsexempel:
- Öppna utrymmet, mappen eller listan där du vill lägga till automatiseringen.
- Gå till Automatiseringar → Bläddra
- Välj en mall som är relevant för ditt arbetsflöde
- Anpassa triggers och åtgärder efter behov (t.ex. tilldela en specifik teammedlem, uppdatera ett anpassat fält).
- Aktivera automatiseringen med ett klick
2. Skapa anpassade automatiseringar
För arbetsflöden som kräver mer flexibilitet kan du med AI Automation Builder skapa anpassade automatiseringar med hjälp av enkla engelska kommandon:
- Beskriv helt enkelt ditt arbetsflöde: t.ex. ”När en ny kreativ brief skickas in, tilldela den till marknadsföringschefen, meddela Slack #creative-kanalen och flytta uppgiften till ”Under granskning””.
- ClickUp Brain översätter detta direkt till en fungerande automatisering med triggers och åtgärder.
- Du kan redigera och finjustera automatiseringen innan du publicerar den, så att den uppfyller dina exakta krav.
📣 Kundens röst: Jodi Salice från United Way Suncoast berättar:
Jag kan inte säga nog bra saker om det. Med automatisering, mallar och alla olika typer av spårning och vyer kan man helt enkelt inte gå fel med ClickUp.
Jag kan inte säga nog bra saker om det. Med automatisering, mallar och alla olika typer av spårning och vyer kan man helt enkelt inte gå fel med ClickUp.
3. Distribuera färdiga och anpassade AI-agenter
ClickUps AI-agenter är AI-agenter som självständigt kan utföra komplexa, flerstegsaktioner, fatta beslut och interagera med din arbetsyta med hjälp av naturligt språk och sammanhang.
Om du lägger timmar på att sammanställa uppdateringar för intressenter kan du använda Weekly Report Agent för att hantera det åt dig. Den samlar uppgifter, framsteg och deadlines i en tydlig sammanfattning och publicerar den automatiskt.
Eller när dagliga avstämningar börjar ta tid från produktivt arbete, skapar Daily Standup Agent snabba sammanfattningar av framsteg, prioriteringar och hinder, så att ditt team får klarhet utan att behöva spendera 30 minuter i ett möte.
Om ditt team ständigt ställer samma frågor som "Vem ansvarar för den här uppgiften?" eller "När ska den vara klar?", kan Auto-Answers Agent hjälpa till genom att hämta data direkt från ClickUp, så att svaren blir omedelbara och korrekta utan att någon behöver leta efter informationen.
Du kan också använda AI för produktivitet för att utforma ClickUp Custom Autopilot Agents.
Du kan till exempel omvandla röriga mötesanteckningar till praktiska uppgiftsöversikter, automatiskt vidarebefordra formulär till rätt person eller till och med kedja ihop flera åtgärder, som att skapa en kreativ sammanfattning och skicka den direkt till Slack och e-post för godkännande.
🎥 Titta på: Hur konfigurerar du din första AI-agent?
⚙️ Bonus: Du kan också prova ClickUps ChatGPT-prompter för innehållsmarknadsföring och skapande av mallar. De finns lagrade direkt i ClickUp Docs och är fyllda med färdiga prompter för att skapa bloggar, inlägg på sociala medier eller reklamtexter.
Hitta svar utan att lämna din arbetsplats
Även med dokumenterade resurser har team ofta svårt att sätta ihop sammanhanget.
ClickUp Brain löser detta genom att ansluta till uppgifter, dokument, chattar och integrerade appar, så att svaren kommer direkt.
Anta att en marknadschef förbereder en månatlig resultatrapport. Hen kan fråga AI-uppgiftshanteraren vilka kampanjer som genererade högst engagemang under den senaste månaden och få en sammanfattning kopplad till uppgifter, kampanjbeskrivningar och kreativa tillgångar.
Chefen sparar timmar av manuell granskning och kan presentera insikter som stöds av direkta referenser till teamets arbete.
Använd avancerad AI när arbetet kräver mer
Snabba sammanfattningar hjälper, men vissa situationer kräver en djupare analys.
ClickUp Brain MAX skapar en dedikerad skrivbordsmiljö för detta, som kopplar samman arbetsytedata, externa verktyg och flera AI-modeller som GPT, Claude eller Gemini. Det innebär att du inte längre behöver hoppa mellan olika AI-verktyg. Med Brain Max undviker du helt och hållet AI-spridning. Så här fungerar det:
En HR-chef som förbereder sig för årliga utvärderingar kan till exempel be Brain MAX att analysera anställdas prestationsanteckningar, slutförda uppgifter och feedback från kollegor.
Systemet genererar en detaljerad rapport som belyser varje teammedlems styrkor, förbättringsområden och anmärkningsvärda prestationer. Med denna samlade information kan HR-chefen genomföra utvärderingar mer effektivt och ge meningsfull feedback som stöds av data.
🎥 Titta: Utnyttja den gränslösa potentialen i Brain MAX
Ha kommandon redo att användas
Att återanvända information känns ofta svårare än att skapa den från grunden. Ett team kan ha en bra ChatGPT-prompt för att sammanfatta kundfeedback, men om den finns i någons anteckningar kan ingen annan dra nytta av den.
ClickUp Docs löser detta problem genom att låta team lagra återanvändbara promptmallar där alla kan hitta dem.
Ett kundsupportteam kan till exempel skapa ett dokument med återanvändbara kommandon för att skriva svar på supportärenden, sammanfatta kundfeedback och eskalera problem.
När det är en hektisk dag öppnar agenterna dokumentet, hämtar en beprövad prompt och producerar korrekta svar som överensstämmer med teamets standarder. Med tiden utvecklas dokumentet till en kunskapsbas som nya agenter kan använda från första dagen, vilket avsevärt minskar utbildningstiden.
Från chatt till handling med ClickUp
I slutändan är ChatGPT ett briljant verktyg för att väcka kreativa idéer, utforma innehåll eller svara på frågor direkt.
Men när det gäller att automatisera arbetsflöden och samla uppgifter, dokument, kommunikation och rapportering under ett och samma tak är ClickUp ledande.
Varför växla mellan olika verktyg när ClickUp samlar AI, projektledning och automatisering på ett och samma ställe? Med ClickUp Brain och ClickUp Automations får du svar och kan omvandla dem till handling utan att lämna din arbetsyta.
Börja automatisera med ClickUp redan idag!
Vanliga frågor
1. Hur säkert är det att använda ChatGPT för automatisering av arbetsflöden i företag?
ChatGPT underlättar säker databehandling enligt OpenAI:s standarder, men säkerheten beror på din implementering när du integrerar AI i dina arbetsflöden. Använd alltid säkra API-anslutningar, begränsa åtkomsten genom autentisering och undvik att dela känslig eller personligt identifierbar information direkt med AI.
2. Vilka färdigheter behöver jag för att implementera dessa ChatGPT-automatiseringskommandon?
Du behöver inte vara en expert på kodning, men det hjälper om du är bekant med grundläggande promptskrivning och förstår de viktigaste stegen i ditt arbetsflöde. Kunskap om de verktyg du integrerar (som ClickUp, Zapier eller API:er) och viss erfarenhet av automatiseringsplattformar kan påskynda installationen.
3. Hur mycket tid kan jag spara med ChatGPT:s automatisering av arbetsflöden?
Tidsbesparingen varierar beroende på uppgiftens komplexitet, men många användare rapporterar att de sparar timmar på repetitiva uppgifter som att skriva innehåll, sammanfatta data och uppdatera status.
4. Kan ChatGPT automatisera komplexa beslutsprocesser?
ChatGPT är utmärkt för att generera förslag och analysera textbaserade inmatningar, men det är inte utformat för att helt ersätta mänskligt omdöme i komplexa beslut. För beslut med hög insats eller komplexa beslut används det bäst som ett stödverktyg i kombination med regelbaserad automatisering och mänsklig övervakning.