En gap-analys har många namn – effektivitetsmätare, behovsbedömning eller variansanalys.
Genom att förstå var luckorna finns i ett system kan organisationer vidta åtgärder för att överbrygga luckorna och komma närmare sina mål. Mallar för gap-analyser är ett enkelt sätt för företag att få insikt i vad som behöver förbättras och utveckla strategier för framgång.
De kan också fungera som utgångspunkt för att kartlägga processförändringar eller utveckla nya produkter och tjänster. Med mallar för gap-analys får företag ett effektivt verktyg för att följa framsteg och säkerställa ansvarsskyldighet under hela processen.
Det kan verka som en omöjlig uppgift som är avsedd för förändringsagenter som affärsanalytiker. Men med mallar för gap-analys kan vem som helst göra grundläggande förändringar inom strategi, produkt, personal och processförbättringar!
Vi har sammanställt en lista med mallar för gap-analys i ClickUp, ett allt-i-ett-verktyg för produktivitet som gör det enkelt för team och företag i olika branscher att ge feedback, kommunicera och samarbeta. Men vi har också tagit med de bästa mallarna för gap-analys i Excel och Word som du kan överväga!
Vad är en mall för gap-analys?
En gap-analys är en process där man identifierar och utvärderar skillnaderna mellan den faktiska prestandan hos en organisations tillgångar och det önskade tillståndet.
En mall för gap-analys bryter ner komplexa problem för att fatta välgrundade beslut, skapa genomförbara planer och öka produktiviteten.
När din organisation växer – anställda befordras, avdelningarnas nyckeltal (KPI) stiger och interna resurser minskar – är det viktigt att gå in på detaljerna för att kunna vidta snabba åtgärder.
Upptäck SWOT-analysmallar !
Vad kännetecknar en bra mall för gap-analys?
En bra mall för gap-analys stöder olika typer av innehåll, såsom text, bilder, videor och länkar, för att ge en fullständig bild. Den bör vara flexibel så att alla som bidrar till analysen enkelt kan lägga till eller ta bort element, så att din analys har de data som behövs för att stödja din forskning.
Det är fullt möjligt att klara sig utan en mall för gap-analys, men du bör reservera den tid du lägger på att förbereda analysen för det faktiska analysarbetet:
- Nuvarande läge: Identifiera ditt företags faktiska problemområden och områden som behöver förbättras.
- Önskat tillstånd: Fastställ ditt företags potential och skapa en vision för ditt framtida tillstånd i relation till dina mål.
- Gap: Förstå områden som kan förbättras och möjligheter till lärande
- Handlingsplan : Anpassa dina mål efter din nuvarande situation, önskad situation och gap för att skapa en bättre handlingsplan för ditt företag.
Gap-analysmallar finns i olika format – dokument, listor, tabeller – som vi har inkluderat i vår mallöversikt. De påskyndar skapandeprocessen och hjälper till att organisera informationen i strukturerade kategorier så att målgruppen kan förstå data utan förvirring.
10 gratis mallar för gap-analys i Excel, Word och ClickUp
1. Mall för konkurrensanalys i ClickUp
Konkurrensanalys är en viktig del av alla affärsstrategier, särskilt när du lanserar en ny tjänst eller produkt. Det är processen att undersöka dina konkurrenter och förstå vad de har att erbjuda så att du kan ligga steget före.
ClickUps mall för konkurrensanalys gör just det och mycket mer! Denna mall hjälper dig att:
- Identifiera dina konkurrenters styrkor och svagheter
- Få en bättre förståelse för branschlandskapet
- Utveckla smartare strategier för att ligga steget före konkurrenterna.
Oavsett om du lanserar en ny produkt eller utvecklar en befintlig produkt ger ClickUps mall för konkurrensanalys dig allt du behöver för att säkerställa att ditt företag lyckas!
2. ClickUp-mall för analys av kompetensgap inom prioriteringar
Prioritering av kompetens börjar med att bedöma den kompetensbrist som för närvarande finns hos varje anställd. Du kan göra detta genom en kompetensgranskning, och när denna är klar kan du prioritera vilka kompetenser som kräver omedelbar hjälp.
Sortera dina uppgifter efter prioritet tillsammans med din utvärdering för att se de viktigaste uppgifterna i ditt arbetsflöde och lägg till tidsuppskattningar för att planera därefter.
Det är enkelt att göra med ClickUps mall för prioriterad kompetensgapanalys! Den visar en lista över alla teammedlemmar grupperade efter prioriteringar med deras avdelning, kompetensnamn, betyg, totalpoäng, målpoäng, åtgärdssteg, prestationsgap och prioritetsnivå.
Det finns fyra prioritetsnivåer i ClickUp: Brådskande, Hög, Normal och Låg. Hur du definierar och använder varje prioritet i en kompetensgapanalys är upp till dig! Här är några standardprioriteringar som inspiration:
- Brådskande: Det här är dina viktigaste kompetensluckor som kräver din uppmärksamhet just nu.
- Hög: Kompetensgap med ett föreslaget slutdatum för slutförande
- Normalt: Kompetensgap som du kan åtgärda när det passar dig
- Låg: Kompetensgap som kanske inte tar så lång tid att åtgärda eller som inte behöver åtgärdas omedelbart.
3. Mall för gap-analys i ClickUp
De strategiska planeringsverktygen i ClickUp Gap Analysis Template hjälper till att representera gruppens tankar och främja bättre samtal! Alla kan bygga vidare på varandras bidrag i en avslappnad miljö.
Denna nybörjarvänliga ClickUp Whiteboard- mall täcker alla strategiska fokusområden – policyer, vinst, produkt eller befintliga processer – för att omvandla idéer till genomförbara uppgifter. Mallens flexibilitet (en oändlig arbetsyta) ger teamet utrymme att utveckla en grundlig förståelse för de luckor som hindrar ett fokusområde från att nå sin fulla potential.
Använd dessa enkla tips för ClickUp-mallar för att snabba på din gap-analysprocess:
- Anpassa whiteboardtavlan med de fyra nyckelområdena i gap-analysramverket: Nuläge, önskat läge, gap och handlingsplaner.
- Bjud in teammedlemmar gratis för att samarbeta (gäster är tillgängliga på alla ClickUp-abonnemang ).
- Inkludera relevanta filer, webbplatslänkar eller media för att ge sammanhang.
- Lägg till färgade textblock eller klisterlappar till ditt innehåll.
4. Mall för gap-analys av ClickUp-produkter
Att hitta marknader där efterfrågan är större än utbudet görs med hjälp av tekniken produktgap-analys. Detta är ett utmärkt tillvägagångssätt för företag som vill dra nytta av underförsörjda marknader och identifiera varor och tjänster som efterfrågas men som inte är lättillgängliga.
Produktgapanalys är ett viktigt verktyg för alla produktteam. Det gör det möjligt att identifiera svagheter i dina produkter och prioritera funktioner för att förbli konkurrenskraftig på marknaden. Men att organisera, samla in och analysera data kan vara en komplex och tidskrävande process.
ClickUps mall för produktgapanalys underlättar arbetet genom att hjälpa dig att:
- Analysera kundfeedback visuellt för att identifiera luckor
- Prioritera luckor utifrån deras inverkan och hur lätta de är att implementera.
- Skapa en handlingsplan för att snabbt och effektivt åtgärda dessa brister.
Med ClickUps mall för produktgapanalys kan du snabbt få den information du behöver för att ligga steget före konkurrenterna!
5. Mall för gap-analys av avdelningens kompetens i ClickUp
Om du behöver se på kompetensgapen för hela teamet kan du växla till avdelningslistan i ClickUps mall för kompetensgapanalys! Detta verktyg hjälper dig att utvärdera din nuvarande personals expertis och erfarenhet för att fastställa vilka kompetenser som krävs för ett välfungerande team.
Använd den här mallen för att undersöka anställningstrender inom branschen och samla in feedback från ditt team och ledningen. När dessa specifika färdigheter har identifierats kan du jämföra dem med befintliga färdigheter och identifiera rekryterings- eller utbildningsinitiativ för att fylla dessa luckor.
Genom att ta sig tid att prioritera kompetens kan organisationer säkerställa att de är väl positionerade för framgång både idag och i framtiden!
Lär dig hur personalutbildning och utveckling kan bidra till resultatet!
6. Mall för kompetensgapanalys i ClickUp
En kompetensgapanalys analyserar kompetensen hos en organisations befintliga personalstyrka jämfört med den kompetens som krävs för att uppnå dess nuvarande och framtida mål. Denna typ av utvärdering identifierar kompetensgap som måste åtgärdas för att en organisation ska kunna gå vidare med sina affärsmål.
När kompetensluckor har identifierats kan organisationer erbjuda sina anställda utbildningsprogram och andra möjligheter till lärande för att hjälpa dem att utveckla de färdigheter de behöver. Organisationer kan också anställa ytterligare medarbetare med erforderlig kompetens eller outsourca arbete när expertis inte finns internt – eller om teamen har fullt upp med sin arbetsbelastning.
Använd ClickUp Skills Gap Analysis Template för att centralisera alla dina teammedlemmar grupperade efter kompetens med deras avdelning, kompetensnamn, betyg, totalpoäng, målpoäng, åtgärdssteg, gap och prioritetsnivå. Målpoängen är som standard 0 som lägst och 25 som högst, men du kan anpassa denna poäng efter dina önskemål!
Lär dig hur du hanterar kapacitetsplaneringsprocessen !
7. Mall för kartläggning av färdigheter i ClickUp
Kompetenskartläggning är en process som används för att identifiera kompetens- och kunskapsluckor inom en organisation eller arbetsstyrka. Genom att utvärdera individers kompetens kan organisationer få insikt i sina anställdas förmåga att fylla kompetens- och kunskapsluckor. Kompetenskartläggning innebär att man analyserar kompetens, förmågor och kvalifikationer mot jobbkrav och identifierar avvikelser.
Kompetenskartläggning hjälper också organisationer att öka produktiviteten genom att säkerställa att medarbetarna är väl lämpade för sina roller och har möjlighet att prestera sitt bästa. När medarbetarna har rätt kompetens för sina roller uppmuntras samarbete mellan team, processer effektiviseras, resurser optimeras och organisationens totala prestanda förbättras!
Mallen för kompetenskartläggning i ClickUp har förformaterade anpassningsbara fält som du kan använda för att börja betygsätta ditt teams kompetens: Ledarskap, kommunikation, tidshantering, problemlösning, datorkunskap, dataanalys, teknisk skrivning och projektledning.
Bonus: Mallar för konkurrensanalys
8. ClickUp-mall för allmän kompetensmatris
En kompetensmatris, även känd som kompetensinventering, är ett verktyg som används för att bedöma och spåra kompetensen hos en individ eller ett team. Den visar visuellt anställdas kvalifikationer, färdigheter och förmågor i förhållande till de kompetenser som krävs för att utföra specifika arbetsuppgifter. Det är ett referensverktyg för chefer att bedöma anställdas kompetensluckor och planera utbildningar därefter.
Dessutom hjälper det arbetsgivare att anpassa sin personal till olika affärsmål på ett mer effektivt sätt genom att säkerställa att individerna utför alla relevanta uppgifter på ett effektivt sätt.
Den allmänna kompetensmatrisen i ClickUp innehåller en legendskala som du kan använda som utgångspunkt för din kompetensgapanalys:
- 4: Expert
- 3: Medelnivå
- 2: Genomsnitt
- 1: Grundläggande
9. Excel-mall för gap-analys
Vid första anblicken kan denna mall för gap-analys verka överväldigande, men dess färdiga struktur och design hjälper dig att skissa upp dina mål och syften för alla typer av gap-analysprocesser!
De viktigaste funktionerna i denna mall är:
- Tabell för att specificera uppgifter, mål, nuvarande status, önskad status och korrigerande åtgärder
- En prioriteringsstatusfördelning och diagram över prioritering kontra gap för att fastställa höga, medelhöga och låga prioriteringsnivåer.
10. Mall för gap-analys i Microsoft Word
Denna kostnadsfria mall för gap-analys i Word är särskilt utformad för utvärdering av programvara. Även om mallen inte är avsedd att användas som ett arbetsdokument (för att till exempel registrera uppgifter eller anteckningar) kan du snabbt byta ut platshållartexten mot ditt eget innehåll, göra några färgjusteringar och dela mallen med ledningen.
Mallen för gap-analys har tre huvudkolumner: Nuvarande status, Mål och Gap-analys. Längst ner finns ett utrymme för en sammanfattning.
Innan du använder en mall på en sida rekommenderar vi att du använder en ClickUp-mall för att utföra arbetet i en gap-analys. Låt oss gå igenom hur man utför en gap-analys!
Hur man genomför en gap-analys eller utvärdering
Din uppgift blir tydlig.
Gör en gap-analys för att svara på frågan: Varför uppnår vi inte specifika mål, och vad är handlingsplanen?
Okej, det är två frågor, men den här steg-för-steg-guiden hjälper dig att besvara båda!
Steg 1: Definiera tydliga mål
Det är viktigt att fastställa tydliga mål och syften innan man påbörjar en gap-analys. Syftet med detta steg är att lista exakt vad organisationen hoppas uppnå i slutändan, vilket kommer att fungera som ett riktmärke för jämförelse senare i processen.
Steg 2: Utvärdera aktuell prestanda
I detta steg är det viktigt att utvärdera hur väl organisationen presterar jämfört med sina uppsatta mål. Detta innefattar att samla in data från flera källor, såsom kundundersökningar, interna revisioner och finansiella rapporter. Därefter bör du utvärdera dessa data mot fastställda standarder eller riktmärken för jämförelseändamål.
Steg 3: Identifiera grundorsakerna till problemen
När all relevant data har samlats in och analyserats är det dags att utvärdera eventuella befintliga problem som hindrar organisationen från att uppnå sina mål. Att analysera både styrkor och svagheter i detta skede hjälper till att identifiera områden som behöver förbättras eller vidareutvecklas inom organisationen, till exempel processer, system eller resurser, som du kan ta itu med senare i processen.
Använd dessa mallar för grundorsaksanalys!
Steg 4: Sätt upp SMART-mål
När du har identifierat potentiella förbättringsområden sätter du upp specifika, mätbara, uppnåbara, realistiska och tidsbaserade ( SMART ) mål som hjälper dig att uppnå högre prestationsnivåer genom strategiska planeringsinitiativ som är möjliga att uppnå inom givna tidsfrister eller tidsramar.
Steg 5: Utveckla en handlingsplan
När du har fastställt tydliga mål och mätbara målsättningar kan du utveckla en handlingsplan med detaljerade lösningar. Denna plan innefattar en kommunikationsstrategi och kontakt med alla viktiga teammedlemmar som behövs för att förändringarna ska genomföras smidigt.
Steg 6: Övervaka framstegen och utvärdera resultaten
När implementeringen är klar övervakar du regelbundet framstegen mot förutbestämda riktmärken och mål. Nyckeln till långsiktig framgång är att aktivt utvärdera förändringarnas effektivitet och samtidigt regelbundet utvärdera de resultat som uppnås på löpande basis.
Efter att ha gått igenom denna process kan du med självförtroende avsluta en framgångsrik gap-analys!
Vem har nytta av att använda en mall för gap-analys?
En mall för gap-analys är ett värdefullt verktyg som kan vara till nytta för alla som vill utvärdera sin nuvarande situation och identifiera områden som kan förbättras. Det gör den användbar för en rad olika individer, företag och organisationer. Ta en titt på dessa mallar och se om de kan hjälpa dig att nå dina mål:
Marknadsförare: Oavsett om du är småföretagare eller arbetar i ett marknadsföringsteam kan en mall för gap-analys hjälpa dig att utvärdera dina nuvarande marknadsföringsstrategier och identifiera områden som kan förbättras. Genom att identifiera luckor i din målmarknad, ditt budskap eller din taktik kan du skapa en mer effektiv och målinriktad marknadsföringsplan.
Projektledare: Att hålla koll på projektets framsteg och identifiera potentiella hinder kan vara en svår uppgift. En mall för gap-analys gör det möjligt för projektledare att jämföra aktuella prestationsmått med önskade resultat, vilket gör det lättare att identifiera områden som behöver korrigeras och förbättras.
Utvärdera ditt företag med mallar för gap-analys
En mall för gap-analys i ClickUp sänker tröskeln för dig att komma förbi den blinkande markören och snabbt komma igång med praktiska lösningar. Du sparar tid genom att bryta ner komplexa problem för att fatta välgrundade beslut, skapa praktiska planer och öka produktiviteten.
ClickUp erbjuder ett funktionsspäckat gratisabonnemang som du kan behålla för alltid, så att du kan fokusera på det arbete som ger resultat och spara en dag i veckan. Skapa ett konto idag!